学生在论文写作时面临的一大问题在于, 大量的时间精力花费在论文的版面调整、表格的格式纠错, 挤占了本应集中精力撰写论文内容的时间。
在学院及学校两级管理的层面上, 也面临非标准化的论文带来的问题——数据的收集、汇总并非自动完成的, 并且存在对汇总的数据进行分析较为困难的情况。
利用Word、Acrobat等软件内嵌功能, 设置模板、添加格式保护等约束性措施, 在不提高师生过多学习成本的前提下, 上述问题能够得到较好的解决。在整个论文写作周期中能够给师生提供更多便利, 可以降低在格式调整上的时间成本。基于规范化的数据, 进行数据挖掘, 对论文的各项数据统计、质量分析、选题趋势、未来选题参考等都提供了可能性。
在基本不改变现有师生在毕业论文写作整体流程习惯的同时, 通过技术手段约束, 将论文板式、表格板式加以规范;在上述基础上, 进行自动化的数据收集;进而进行数据分析, 给论文管理和论文指导方面提供数据支撑。
本科学生数量多, 论文管理工作因其数据量大, 数据庞杂, 规范性较难统一等问题, 需要大量的人力进行数据规范。运用论文撰写时常用的文字处理软件, 进行约束性模板的设置, 将其提供给师生, 可以较好地解决上述难点, 有较高的可行性和效用。这种方法在论文管理中主要发挥的作用是:规范论文板式、规范论文配套表格板式、自动提取论文及表格数据、自动汇总相关数据、对汇总数据进行数据挖掘。
现有研究多停留在网站系统建设等层面, 并未较好的从实践层面提供整体解决方案。基于网站系统的管理模式, 基本还停留在信息填写收集层面, 存在较多的重复性工作, 并且无法将数据收集工作融入论文写作过程中, 需要较高的学习成本和时间成本。
现有的写作模式, 是通过学校提供规范的范例模板进行统一, 规范具体的论文格式、排版等, 都是参照标准模板, 进行比照设置。但是同一种格式, 有多种实现方法, 在最终实现效果上有一定差异, 学生往往使用较为简单的方法去对照, 但在论文不断修改的过程中, 会因为使用了较为简单的方法, 使排版整个混乱, 这种情况在论文写作后期尤为明显。
论文的数据, 在规范性上, 本身就存在着较为庞杂的问题, 难以规范。加之其在学生不甚规范的格式和排版的前提下, 导致了论文在版面上, 面临数据元素多, 定位困难, 需要人工收集统计的问题。在此情况下, 也难以生成规范的数据集。
本科毕业论文因其作者本身的学识和写作经历, 操作文字处理软件的能力较弱, 大多数只能利用文字处理软件的基本功能写作、排版, 稍显复杂的功能, 如脚注、分节、段落标题、自动生成目录等, 对于学生来说, 较为困难, 也难以在短时间内习得。尤其现在面临移动端代替计算机的浪潮, 使得学生接触计算机的机会越来越少、愿望越来越低, 这也在另一维度上导致了学生操作计算机水平较低, 基本的文字处理软件操作也难以胜任。
由于上述几个问题, 学生往往在论文写作的过程中, 不断地耗费精力去调整格式, 但限于个人软件操作水平, 又无法完全达到学校格式的要求, 同时导师在收到论文时, 也会调整大量的格式问题或提出与其相关的修改意见。这就导致了论文写作这一活动, 耗费了大量的精力在格式调整这一问题上, 挤占了对论文内容修改的精力。
主要通过建立约束型论文模板, 以及约束型论文表格模板, 通过在写作和填写的过程中直接将学校规范的格式加以限定, 从而避免出现论文、表格板式和格式出现问题的情况。上述内容得以实施, 是实现数据自动收集的基础。上述模板被师生填写完毕后, 自动成为规范的论文及表格, 在此基础上, 以此两种文件作为数据源, 进行自动数据收集, 形成规范化数据。数据收集完毕后, 进行数据分析, 其结果可供教学活动和教学管理工作参考。
由于毕业论文工作面向的主要是普通师生, 对专业化或定制化的数据收集工具, 操作存在难度, 故而本项目计划使用普及率较高的轻量化文字处理系统, 如现有论文撰写时使用的常规工具 (Microsoft Office Word、Adobe Acrobat等) , 进行数据规范和收集, 一方面提供更好地易用性, 另一方面提供较高的兼容性。通过上述工具, 建立相应的模板, 一方面为后期数据收集建立起良好的基础, 同时也为论文及表格的规范化提供了便利。
(1) 建立基础模板, 将论文格式的主体进行规范。
(2) 将稍显复杂的操作, 直接建立符合规范格式要求的宏, 通过设置相应的宏快捷按钮快速调用。
(3) 对主体格式进行“限制编辑”, 对不需要修改的部分, 进行格式保护, 以避免误操作。
使用Word制作一个规范的表格, 并导入Adobe Acrobat, 规范设置需要填写的域, 分发表单, 由学生完整填写后, 收集表单。
在设置好表单域后, 应当对文档进行限制编辑, 以防止板式和格式被更改。
在模板被广泛使用后, 可以对撰写完毕的论文和填写完毕的表格进行自动化的数据收集, 主要使用的工具仍然为Microsoft Office Word、Adobe Acrobat等普及率较高的软件工具。使用的方法有:针对Word建立宏 (通过VBA语言编写代码实现数据自动化收集) ;使用Abode Acrobat内建表单收集工具。
数据收集应当包含学生姓名、学号、学院、年级、专业、指导教师姓名、职称、论文题目、摘要、关键词、英文题目、英文摘要、英文关键词、指导教师评分、评审人评分、答辩委员会评分等元素, 将上述内容收集整理后, 形成Excel文件或数据库文件, 进行规范化处理。
在数据被收集后, 进行汇总并从各个维度进行数据挖掘, 得出可以供教学工作和论文管理工作参考的结论。
在前述规范化数据的基础上, 可以有效统计出该年论文的各项基础数据, 如论文总数、分专业数量、指导教师通过率等, 形成汇总数据, 为年鉴、汇总统计提供数据支撑。通过各种筛选、透视, 可生成各类汇总表, 便于论文管理归档、报送。
前述统计的数据, 也包含分数等质量控制的内容, 可以基于该数据, 汇总并对数据进行透视, 各指导教师、各班级、各专业等分类的平均分数、标准差、统计各分项数据都更加便捷。
对论文题目进行文本语义分析, 并进行领域相关性汇总, 可分析论文细分研究领域占比。收集的数据中还包含关键词一项, 该数据可形成频次统计数据, 并结合大数据进行各关键词的领域相关性分析。
在此基础上, 可以汇总各学年数据, 形成选题趋势的总结, 并与学界主流关注的领域进行对比, 可将上述趋势与教学相结合, 也可为次年论文指导工作提供参考。
上述各项应用, 均可将各项数据进行可视化处理, 柱状图、饼状图、散点图等可视化形式, 有利于数据的分析和使用, 为教学和论文指导工作提供数据基础。
通过上述的技术及实现方法, 可以提供给师生经过格式约束的论文模板和表格模板, 也能够使以往要花费较多精力调整的格式、板式, 得以在较短的时间内准确、规范的调整, 节省了师生大量的精力, 得以留出更多时间专注于论文内容。
在此基础上, 使论文数据收集过程自动化, 减少人工干预, 以大幅增加论文管理工作的准确性和效率。同时也可以收集到较以往更为全面的数据, 为论文分类提供了依据, 为数据规范化提供了解决方案。
摘要：本科毕业论文因学生数量大, 学生操作文字处理软件技能薄弱, 导致了论文格式不规范, 学生在格式调整的过程中也耗费了大量精力, 挤占了本应专注于论文内容的时间。同时这种情况, 也给论文管理工作带来了较大困难。通过运用文字处理软件的限制编辑、宏、表单等手段, 可以较好地规范论文及其配套表格的格式和数据的标准性。通过技术手段, 给学生和教学管理人员都提供了便利。
关键词：毕业论文,数据收集,格式,表单
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