行政流程再造
[摘 要] 随着我国社会经济的快速发展，政府部门的工作模式也在更新。电子政务改革，是推动政府部门由初级阶段发展到高级阶段的重要途径。文章立足于电子政务发展现状，主要分析了其中存在的一些问题，并提出了几点解决对策。
[关键词] 行政流程再造；电子政务；问题；对策
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行政流程再造，是电子政务改革的重要内容。要想对政府部门的行政流程进行再造，就需要关注影响电子政务改革的各项因素。结合具体的工作内容优化工作流程，再造政府组织结构，才能推动电子政务模式的广泛应用。
1 电子政务应用中行政流程再造问题
1.1 领导者的管理观念问题
对行政流程进行再造，其主要目的是促进政府为公民、社会提供快捷、高效服务水平的提高。目前来看，许多政府部门的领导人员与管理者还没有转变个人管理观念，对行政流程再造没有全面的认知，不了解行政流程再造对于政府部门社会功能开发的意义。有些部门的领导者认为行政流程再造，就是将政府的公文性文件或者法律法规都抛到网络上，政府网站会因此而没有任何实用性的信息，更不能向社会以及大众提供服务。电子政务改革，要对行政流程进行再造，必然会涉及到权利与利益的变化，加强各项工作的监督力度。这会造成一些管理者产生抵触思想，让行政流程再造变得更加困难。
1.2 政府职能变化问题
政府，对于国家与社会发展负责，承担着一定的职能，发挥着特定的作用。电子政务中的行政流程再造，会受到政府职能变化的影响。
首先，在不同的历史发展阶段，政府部门的职能是不尽相同的，无论是工作的内容、重点还是权利行政的方式都有一定区别。要属于政府现在的职能，需要对政务流程进行再造。其次，在政府部门的实际工作中，信息技术可谓是第一生产力。只有将电子政务与日常的政务活动结合在一起，才能改变上层建筑问题。社会的进步，让政府工作从依赖资源向依赖信息转变，获取与利用信息成为政府工作的第一生产力，这一难题无法解决，行政流程再造工作就无法实施。
2 电子政务应用中行政流程再造方法
2.1 对行政流程再造管理思想进行更新
首先，政府领导人员应当将服务社会大众作为工作的出发点。在对行政流程进行再造时，要建立全新的工作理念。政府部门的政务流程涉及到许多方面，行政流程的再造会影响到各个部门与各位工作人员的切身利益。部分政府工作人员自身的惰性，会抵触行政流程再造工作。领导者要转变行政流程再造思想，明白政府部门工作的含义与意义。转变每一位政府工作人员的工作观念，从管理职能理念向服务职能理念转变，才能打造一个服务型的政府。
其次，政府领导者要带领工作人员确定行政流程的中心地位。电子政务的行政流程再造工作不以某一个部门为核心，而是重视行政流程工作整体性的提高。各个部门之间相互配合，建立协调工作的理念，为社会大众创造更多有益的服务，才能打破传统流程模式的限制，去除传统政府工作中的不足之处。
2.2 重视政府部门工作流程的再造
行政流程的再造，应当提高政务工作的规范性。政务流程是政府部门完成行政工作目标的所有流程，这一流程由多个工作环节组成，每一个环节都有明确的指向与固定的顺序，工作流程的逻辑性很强。不讲究行政流程的逻辑性，会让非政府流程行为产生，影响政府工作的实际效率。在实际工作中，政府行政工作的流程也不是一成不变的，当政府的工作目标发生变化，所依据的政策发生变化时，工作人员需要对工作流程进行简化与整理，构造规范化的行政工作流程。另外，要积极利用信息化手段去整合政府部门的政策流程，借助网络技术将不同的管理环节与流程作业线有机结合在一起，让政府职能更清晰。
2.3 对政府部门的组织结构进行再造
一直以来，我国的政府部门组织结构呈金字塔状，由政府部门的领导者牵头，下属的中间环节较多。政府部门与机构冗杂的情况十分普遍，政府工作中，最高层与最低层之间的信息流、资金流的流行以速度较慢，无限制地传递会加大行政工作的成长。这种传统的组织机构形式对于政策的行政工作是有负面影响的，会影响政府工作信息的真实性。电子政务改革过程中，对行政流程进行再造，需要政府部门将传统的金字塔结构转变成为扁平化结构，拉近政府部门最高层与最低层之间的距离。最高层与最低层之间可以进行直接沟通，去除中间不必要的工作环节，才能让信息的传递更加安全可靠，减少行政工作的成本。对组织结构进行再造，是行政流程再造的重要环节，也是促进当代政府信息化建设的手段。
3 结 语
综上所述，做好电子政务改革工作，对行政流程进行再造，需要各方面力量的努力。明确电子政务应用过程中行政流程再造存在的问题，并在管理思想与工作能力等方面加以提高，才能改变政府部门的工作环境与氛围，促进电子政务工作模式的普及。
作者：陶明
规章制度管理
(一)概述
本部分规定了物业公司规章制度的设立、审核、评价等工作程序，相关制度包括《规章制度管理办法》。
(二)风险控制矩阵
1.规章制度管理规范
风险事项描述：公司规章制度文件的制定、审核、发布程序不明确，可能导致公司规章制度管理不规范，影响经营绩效。
风险控制措施：物业公司应根据《公司法》、《公司章程》，结合公司经营实际，制定《规章制度管理办法》，以提高规章制度的合规性和可操作性，促进各项管理工作的规范化、制度化。
风险控制痕迹：《规章制度管理办法》文本。
2.规章制度设计
风险事项描述：公司制度文件体系设计不合理，可能导致制度体系出现重大遗漏或制度层次不清晰，给公司带来损失。
风险控制措施：公司规章制度的制定应当遵循四大基本原则，一是依法合规原则，即规章制度应当符合国家法律法规和《公司章程》的要求;二是操作可行原则，即规章制度应条理清晰、便于操作、切实可行;三是依据职责原则，即规章制度的立项、起草、征询、审查、审议、签发等各项工作应依据公司治理结构、经营管理层次和各个职能部室的职责分别进行;四是体系统一原则，即公司各项规章制度应具有系统性、逻辑性、针对性，其格式框架、章节层次、语意表达等均应保持统一。
风险控制痕迹：规章制度设计说明。
3.规章制度审核
风险事项描述：公司制度文件未经相关协调部门和主管领导审核，可能导致制度内容与国家相关法规条例规定不符。
风险控制措施：通过征询和审查的规章制度草案，由公司分管领导审核同意后，提交党政联席会会议审定;进入发文程序的规章制度，经有关职能部室会签、办公室核稿及公司分管领导审定后，统一由总经理签发。
风险控制痕迹：新颁发规章制度、相关审批文件。
4.规章制度评价
风险事项描述：未对制度恰当性进行定期评估，可能导致制度文件因环境改变而不符合经营需要，影响制度的可操作性。
风险控制措施：办公室应当建立规章制度的评价机制，及时评估公司规章制度的合法性、合规性，组织各职能部室对规章制度的执行状况进行检查。
风险控制痕迹：年度定期对规章制度的评估报告。
档案管理
(一)概述
本部分规定了物业公司日常档案的处理及销毁等工作程序，旨在降低和避免公司档案管理中存在的风险，相关制度包括《档案管理规定》。
(二)风险控制矩阵
1.档案管理规范
风险事项描述：公司未制定档案管理制度，或制度中未对资料归类等工作予以明确，可能影响公司档案管理的工作质量。
风险控制措施：物业公司应根据国家关于档案资料管理的有关要求及集团相关规定，结合自身实际情况，制定《档案管理规定》，进一步加强公司档案管理工作，提升經营效率效果。
风险控制痕迹：《档案管理规定》文本。
2.档案归档程序
风险事项描述：未对各部门的资料归档程序予以明确，可能导致各部门未将重要资料归档，影响档案资料的完整性。
风险控制措施：办公室应明确各部门档案资料的归档范围;各部门档案资料管理员应及时收集本部门档案资料，由部门负责人核对后整理立卷、装订成册;各部门档案管理员于每年3月底前向档案信息室移交上年资料及目录清册，由档案资信息室进行类目编号，统一管理。
风险控制痕迹：各单位档案规整目录、档案交接手续。
3.档案室安全管理
风险事项描述：档案室硬件条件差，温度、湿度等不适宜档案存放，可能造成档案资料受损。
风险控制措施：档案库房应具有防火、防盗、防尘、防虫害、防高温、防潮湿、防污染等防护措施，确保档案资料的安全保管;档案资料负责人每月对档案室的环境现状进行检查，形成包括影像记录在内的检查测试资料数据记录。
风险控制痕迹：档案室环境检查测试记录表。
4.档案外借程序
风险事项描述：档案的使用、外借未经适当审批，可能导致档案资料遗失、受损。
风险控制措施：因工作需要确需外借档案的，人事、行政、财务档案资料须经总经理批准，物业管理类资料(除业主资料)须经分管领导批准;档案资料借用时间不得超过三天，对超期借用资料应及时追收;外来单位查阅有关资料，须持有单位介绍信和查阅人的有效身份证件，并需要根据查阅内容由总经理或分管领导批准。
风险控制痕迹：档案使用申请审批表、档案外查申请审批表。
作者：王士民 王延岩
[摘要] 行政审批服务中心已成为电子政务建设的一道亮丽风景线,但现有从电子商务移植过来的流程改造方法对于支持行政审批显示得脆弱乏力。该文分析存在问题的原因,提出改进行政审批流程构造方法的建议,并通过比较,指出这种构造方法的特点。
[关键词] 行政审批 流程再造 方法创新
当今,全国各地纷纷建设行政审批服务中心,成为电子政务建设的一道亮丽风景线。其中,项目流程再造是支撑中心业务运作的核心服务链,功不可没。其贡献主要表现在以下几个方面:一是首创电子服务政务的流程模式,为集中审批、一站式审批和开发网上审批创造了业务基础条件;二是支持了审批制度改革,对于调整和整合政府内部职能、精简审批事项、压缩审批时限、实行政务公开、强化行政监督和社会监督等起到重要促进作用;三是为电子政务的普及、行政审批规范化网络化打下了一定基础。然而,笔者在参观了一些国内行政审批服务中心后发现,现有这种从电子商务移植改造过来的“客户式”、“扁平化”的流程再造方法,尚不能完全适应现有的行政管理体制和行政审批制度改革渐进趋势,对于进一步整合政务资源实现网上审批目标也显得脆弱乏力,需要改进和创新。
1 现有行政审批流程在实践中面临种种尴尬
尴尬之一,现有的行政审批流程再造与行政管理组织结构完全脱节,与审批制度改革不同步。一方面,我们进行行政审批改革的依据是《行政许可法》,《行政许可法》原则界定的各级政府审批权限,要通过我国现有并将长期存在的金字塔式、矩阵型的行政管理组织结构的各个部门来贯彻行使;另一方面,我们推行电子政务支持行政审批改革的依据也是《行政许可法》,政务流程再造目的在于支持电子政务的同时也支持《行政许可法》实施,而按现在的流程再造方法造出来的流程组合的综合构成是扁平化“虚拟政府”。两方面比较可见,双方存在交错矛盾,即“虚拟政府”支持《行政许可法》,但与实体政府分离。
尴尬之二,《行政许可法》的不完全实施制约现有政务审批流程再造的实现。贯彻落实《行政许可法》是我国行政机关的一场革命,在实施中暴露出不少疑难问题,在电子政务方面,主要有两个问题,一是《行政许可法》原则性、概括性的规定,不能为每一种审批不同情况提供具体答案,这就赋予了行政机关不设定许可的自由量载权(其中有来自自身集团利益的因素),从而给政务流程再造带来困难;二是《行政许可法》规定,行政机关应当推行电子政务,但电子政务推进尚缺乏实施的社会条件和配套改革措施,难以完全操作。如不少地方依据《行政许可法》推行网上办理许可证制度,实际上受社会诚信和资源共享等多种因素制约而卡壳。因此虚拟政府的审批事项是非常有限的。
尴尬之三,“虚拟政府”面对群众和实务政府,显得操作能力严重不足。直接表现在窗口服务人员身上。窗口服务人员的审批操作权是由“虚拟政府”授予的,就能力而言,对一般简单的审批事项(同政府部门之间的一般业务)尚可处理,但无能力处理重大复杂的事项(条理结合的业务)审批,很多事项必须返回到部门内部完成审批。由于“虚拟政府”无实际能力,为达到审批时限要求,有的地方政府部门已建或筹划成立审批科,整建制迁入服务大厅,这又给机构改革带来新问题。且有的地方为了达到一站式审批,只允许一些相对简单的项目业务进厅(个别窗口一年到头没几项业务可办),导致服务面缩窄、不能达到阳光政务便民服务的目的。
2 改进行政审批流程构造方法的建议
上述困难对我们业界提出了挑战,迫使我们回到电子服务政务的源思路上来,检查的结果发现,问题出在电子与政务的结合部——流程再造的服务链条。根源在于构造方法有些脱实、不够适用。从电子商务移植改造过来的再造方法存在缺陷,它重视了每单个业务链、每单个平流层的再造,忽视了综合层、对流层再造,导致服务链难以完整,形成断层脱节现象(条块分离)。由于我们偏重于用电子考虑政务的视角来研究制作服务链,用电子商务移植改造的办法企图扁平化政务流程(行政体制改革难度远大于企业体制改革),结果是遭到政务体制的反弹,以上的几种尴尬表现就是反弹现象。既然现有的流程再造方法是科学成果,就应该继承和充分运用,既然现有的行政审批流程不完全适用,就应该找出适用的渠道和方法。于是,研究提升流程构造方法的任务就落在我们从业人员的身上,成为我们不可回避的任务。
笔者设想,架构矩阵式的行政审批流程可以排除现有存在的多种阻力,且对实现信息资源共享和推进网上审批将发生重要作用。基本思路是,根据我国行政分级管理的金字塔式结构,分层制作不同的由政务项目链条流程组成的块块板块,根据不同条条的系统管理结构,制作条条项目链组成的流程板块,所有的项目业务链均按现有客户关系式扁平化制作,所有的板块均预留有事项信息的进出口和进出综合信息平台的通道,所有的板块按进口出通道联接构架成矩阵型的流程结构。思路的核心是按扁平化链条构架流程版块,组成矩阵综合应用流程。预设的结果是,各政务信息业务流在矩阵中的对应的系统渠道中有序流动,在同一个内网综合平台(各级政府有自己的平台)上运行,在各自的外网上发布。
这种思路并非空穴来风,而是从实践中发现得来的。现在许多地方都建立了市、县两级行政审批中心,即分层的块块系统,这些行政审批中心在处理条块结合问题上普遍感到棘手,有的采用保留专线的办法处理,有的干脆把条条审批系统移入大厅,在综合平台上运作,只是没有系统化规范化按矩阵结构的方法去构架和运作而已。
3 矩阵型行政审批流程的特点:
3.1 更加贴近实际政务
它继承了现有行政审批流程再造方法的成果,是现有流程再造方法的整合和提升,虽然这种方法再造的流程结果也是“虚拟政府”,但它更加贴近于我国政务管理的组织结构,贴实于行政审批的各种事项,也适应行政审批渐进改革的需求,成为依附在政务实体上的思维和灵魂。
3.2 可灵活组合各种条块审批事项
这种流程再造方法在梳理中具有灵活性和机动性,可减少条块间和部门间争权现象,增加条块适用空间,可大大减轻有关工作人员梳理审批事项的压力,增加审批事项上厅上网;有利于《行政许可法》的逐步实施和审批制度改革的分步推进,能较充分发挥电子服务政务的作用,使各级政府有序步入新公共管理,逐步从划桨型政府转向掌舵型政府。
3.3 可有效整合条块信息资源,直接为网上审批提供必要有力的支撑
按这种新方法架构起来的行政审批流程,可促进条块政务信息资源得到整合共享和诚信社会建设,起到了电子促政务的作用;这种方法架构的流程,具有“三通”(上下直通、左右灵通、内外互通)的特征,可使上下级政府审批互通联动,直接支持了网上审批推进,还有利于网络资源集约利用(部门内网可利用于审批),避免盲目建设和重复建设的现象再生。
3.4 要求IT技术创新应用
按照这种流程构造方式构造成的每一项目审批流程曲线,由于较多节点留有对接口,拐点增多呈明显鱼刺状,且链条网状交接,条块板块系统交汇等,对IT技术也提出了新的要求。
作者：黄德明
******有限公司 行政部工作流程
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1招聘计划制定管理工作流程图、招聘计划制定工作流程图
招聘计划制定管理工作流程图各部门流程开始提出用人需求汇总人员需求信息否确定招聘需求人员资格要求管理行为确定费用确定时间编写招聘计划书确定招聘方式及渠道审核否审批编码执行者行政部流程名称行为实施环节监控者行政部经理总经理流程结束
招聘管理工作流程图
2、招聘管理工作流程图
流程名称行为实施环节招聘管理工作流程图编码执行者行政部否监控者行政部经理否审核是否审批总经理流程开始制定招聘计划根据计划发布招聘对简历进行筛选管理行为初试复试否背景调查办理入职试用人员需求部门经理参加面试通知面试审核审核流程结束
招聘录用工作流程图
3、招聘录用工作流程图
流程名称行为实施环节招聘录用工作流程图各部门编码执行者行政部流程开始对面试合格人员发出入职通知办理入职手续监控者行政部经理管理行为业务培训入职培训带新员工到相关部门报到新员工工作安排试用期管理考核是办理转正手续办理辞退手续流程结束
合格否
4、培训计划管理工作流程图
培训计划定制管理工作流程图流程名称行为实施环节培训计划定制管理工作流程图各部门编码执行者行政部监控者行政部经理总经理流程开始培训需求调查培训需求管理行为汇总培训需求否制定培训计划审核否审批培训实施流程结束 劳动合同管理工作流程图
5、劳动合同管理工作流程图
流程名称行为实施环节劳动合同管理工作流程部门经理编码执行者行政部流程开始监控者总经理整理新入职人员及劳动期满者资料审核管理行为否是审核否办理离职手续是签订合同存档流程结束
6、考勤管理工作流程图
流程名称行为实施环节考勤管理工作流程各部门编码执行者行政部监控者行政部经理总经理流程开始制定考勤管理制度员工打卡/补签单等执行考勤管理制度审核批准出勤记录汇总否编制员工考勤报告审批处理考勤结果报财务部流程结束 办公设备购买管理工作流程
7、办公用品申请及采购工作流程图
流程名称行为实施环节办公设备购买管理工作流程各部门编码执行者行政部监控者行政部经理总经理流程开始否办公设备购置清单管理验收行为登记汇总申请审核否审批购买入库使用发放流程结束
办公用品领用管理工作流程图
8、办公用品领用管理工作流程图
流程名称行为实施环节办公用品领用管理流程各部门编码执行者行政部监控者行政经理开始填写办公用品领用单否管理行为否是审核审批是发放办公用品签字记录相关信息领用办公用品结束
值班管理工作流程图
9、值班管理工作流程图
流程名称行为实施环节值班管理工作流程图编码执行者值班人员监控者行政部流程开始否审批行政部经理制定值班方案是执行值班方案管理行为明确工作内容处理临时任务落实任务处理来电来函整理文件并及时报告听取报告并作出指示登记汇报接待协助安全保卫换班流程结束
车辆使用管理工作流程图
10、车辆使用管理工作流程图
流程名称行为实施环节车辆使用管理工作流程各部门编码执行者行政部否审核办理车辆使用手续查询车辆使用信息监控者行政部经理流程开始车辆使用申请否审核管理行为确认车辆状况车辆调配驾驶员安排车况确认提供车辆车辆使用车辆使用完毕登记信息流程结束
车辆维修管理
11、车辆维修管理工作流程图
流程名称行为实施环节车辆维修管理维修机构编码执行者行政部流程开始车辆日常检查监控者行政部经理发现维修需要否审核是提出维修申请管理行修理为通知提车检查验收费用结算送修登记维修车辆信息维修信息登记流程结束
宿舍管理工作流程图
12、食堂管理工作流程图
流程名称行为实施环节宿舍管理工作流程图餐厅编码执行者行政部经理否审核监控者总经理否审批流程开始制定餐厅管理制度执行餐厅管理制度售饭前检查管理行为发现问题并解决问题执行服务标准执行餐厅卫生管理标准执行餐厅物品管理标准接受考核流程结束
宿舍管理工作流程图
13、宿舍管理工作流程图
流程名称行为实施环节宿舍管理工作流程图编码执行者行政部否监控者行政部经理否审批审核总经理流程开始制定宿舍管理制度填制住宿一览表发放宿舍意见表管理行为定期检修宿舍物品制定宿舍安全管理措施填制登记管理表获取反馈信息记录宿舍物品存档流程结束
行政事业部事务工作流程
一、 办公用品领用
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要（见附表1），向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。
2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。
3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。
4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。
5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。
二、 印签管理
1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总裁批准。
3、各部门印章由各部门指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。
4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
5、经分管副总裁在该表上签批后方可盖印。
三、 复印
1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。
3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。
4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。
四、 传真收发
1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。
2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。
五、 信件收发
1、 公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
2、 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、 收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、 对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。
5、 对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。
六、 名片管理
1、 公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、 印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、 名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。
4、 公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
5、 自确认名片内容起，一周内到行政部领取。
6、 名片印制费用每季度摊销一次。
七、 公司设备申请流程
为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费；参照《行政事业单位国有资产管理办法》（国管财字【2000】32号）规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：
（一）原则：
讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：
1. 配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别；
2. 要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上；
3. 要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。
（二）、具体流程:
1．各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。
2．行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。
3．如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施；
4．如果采取“购买”程序，行政部将参照“江苏×大×××软件股份有限公司财务审批流程暂行规定”（苏股财字〖02〗第003号）有关规定具体执行。
5．采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。
6．所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。
八、 午餐饭票
1.员工到职，由本部门内勤根据其到职日期向行政部领取饭票。
会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。
5. 会议室使用费用按部门使用比例每季度摊销一次。
十
三、 车辆管理
1、 公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：
2、 公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
3、 公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。
4、 “派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。
5、 车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。
6、 行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时（指不正常）应送请调整修理。
7、 公司车辆内部使用费用如下:
①市内用车：普通轿车里程费1.5元/公里；面包车里程费2元/公里。
等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按0.5元/分钟计费。
②长途用车：普通轿车里程费1.0元/公里；面包车里程费2元/公里。
直接费用（如汽油费、过桥过路费、停车费等），由各用车部门自理。
③各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。
十四、设备维修流程
1．报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员；
2．部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》（提供设备编号和故障现象），部门经理批准后送交行政部；
3．行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修；
4．通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用；
5．机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用；
6．涉及到的维修费用，由各部门承担。
十五、电子屏使用规范
（一）原则
电子屏是公司对内对外的信息传递载体。为更好的使用电子屏，做到使用主体合格，信息确认有效，发布时间合理等，特制定本使用规范。
一、 使用主体
1、行政事业部享有电子屏的操作及管理权。
2、行政事业部设专人负责电子屏的使用、维护、修理。
3、电子屏责任人的职责包括：及时实施公司信息发布，制定信息发布时间表，制定信息更新计划，电子屏信息发布的汇总整理，电子屏日常维护，电子屏故障排除，电子屏修理配合等。
一楼接待文秘、信件收发、办公配合
40
5文印、传真信件的办公配合
40
3印章管理、研究生管理、档案管理
40
3一楼接待文秘、图书室管理
40
3固定资产管理（含设备申购）、保安保洁管理、各种维修服务
40
5宣传、文秘、宣传品和礼品发放、
40
5会议接待、培训、活动策划（含工会活动）
一、 办公用品领用
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向本部门兼职内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。
2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。
3、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。
二、 复印
1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自拿到公司外复印。
2、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
3、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。
三、传真收发
1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。
2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
四、名片管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。
4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
五、车辆管理
1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：
2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
3、公司车辆的使用实行“出车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。
4、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。
行政事业部事务工作流程
一、办公用品领用
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向本部门内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。
2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。
3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。
4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。
5、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。
二、印签管理
1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经部门经理及总经理批准。
3、各部门印章由各部门指定专人负责保管;印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。
4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
5、经分管总经理在该表上签批后方可盖印。
三、复印
1、公司所有复印文档工作由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自复印或拿到公司外复印。
2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。
3、复印用纸、用墨费用根据实际用量每月随办公用品摊销，复印机维修费用根据比例每季度摊销。
4、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直至落实责任及相关处罚。
5、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。
四、传真收发
1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。
2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。
3、行政部每月或每季度根据传真使用比例摊销费用至各部门。
五、信件收发
1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。
5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。
六、名片管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。
4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。
6、名片印制费用每季度摊销一次。
七、公司设备申请流程
为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费;参照《行政事业单位国有资产管理办法》(国管财字【2000】32号)规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：
(一)原则：讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：
1.配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别;
2.要考虑实际可能的收益(对工作的推动)，而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上;
3.要使库存保持合理的限度(基本上无闲置的资产)，注意提高资金的有效利用率。
(二)、具体流程:
1.各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求(内容具体翔实、理由充分)，经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。
2.行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见(调拨或购买)。
3.如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施;
4.如果采取“购买”程序，行政部将参照有关规定具体执行。
5.采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查;固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。
6.所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。
八、订餐、订票、订房申请流程为方便公司全体员工，体现行政部的服务性。现将有关订餐、订票、订房的申请流程汇总如下：
1、各部门根据各部门的实际需要，提出订餐、订票、订房申请，并填写相应的申请表(内容具体详实)，部门经理签字确认。
2、各部门在订餐、订票、订房之前，先行申请好费用，交予行政部代办，在行政部办好后立即将现金或支票交与行政部结款。
3、各部门承担在订餐、订票、订房时过程中由于自身失误带来的风险，例如承担退票费、退房费等。
4、费用超过500元以上，申请需要其部门主管副总签字确认。
5、订餐、订票、订房工作需一定的提前量(订票一般提前2～3天知会行政部，订餐、订房一般提前1～2天)。
6、各部门申请不得提高出实际需要的要求。
九、礼品
1、礼品由行政部负责根据不同档次选择订购，选择原则为高雅、大方、实用,能体现公
司形象。
2、各部门根据礼品清单(见附表2)领用公司礼品，需向本部门经理提出申请，填写礼品领用单，签字确认费用来源。
3、各级部门经理(必要时由总裁或分管行政副总)签字后到行政部领取礼品。
4、礼品费用每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。
十、宣传品
1、公司宣传品包括手提袋(长、短)、宣传彩页、公司简介和产品说明书等。
2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记。
3、领用宣传品在5份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。
4、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。
十一、会议管理
1.公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。
2.会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等(见附表3)，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。
3.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
4.会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备。
十二、车辆管理
1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：
2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
3、公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。
4、“派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。
5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。
6、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时(指不正常)应送请调整修理。
7、公司车辆内部使用费用如下:
①市内用车：普通轿车里程费1.5元/公里;面包车里程费2元/公里。等候计费：等候时间在半小时内，免计费用，超过半小时部分，按0.5元/分钟计费。
②长途用车：普通轿车里程费1.0元/公里;面包车里程费2元/公里。直接费用(如汽油费、过桥过路费、停车费等)，由各用车部门自理。
③各部门车辆使用费每季度结算，并由部门经理签字确认后交财务部。
十三、设备维修流程
1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员;
2.部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》(提供设备编号和故障现象)，部门经理批准后送交行政部;
3.行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修;
4.通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用;
5.机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用;
附表一：办公用品申请单
行政事业部事务工作流程
一、办公用品
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向本部门内勤提出申请，由内勤统一向行政部签字领取。
2、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门领导及主管副总签字同意后另行购买。
3、办公用品费用每月摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放办公用品，并在下一期预算中扣除超出部分。
4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。
5、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作
6、公司办公用品每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取办公用品须部门经理签字确认。
7、领用的非易耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀等)应列人移交品。 如重复申领，应说明原因并凭损毁原物(带有办公用品发放标签的)以旧换新。
8、 属借用的办公设备，需填写借用单，用完后及时归还。归还时应保持完好 无损，如出现损坏，应给予经济赔偿。
9、办公设备出现丢失，直接责任人按价赔偿。
采购工作要增强透明度，按需采购。采购过程中，应做好市场调查，对其质量、性能、价格及附加优惠条件进行比较，尽量以最低的价格购买到最好的物品。采购特殊办公用品，必须经公司主管领导审批。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，保障供给。避免不必要的积压。
二、会议管理
1.公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。
2.会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等(见附表3)，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。
3.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。
4.会议结束后由行政部派人清理会场，查收设备
三、印签管理
1、公司印章刻制均须报总裁批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经部门经理及总经理批准。
3、各部门印章由各部门指定专人负责保管;印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。
4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
5、经分管总经理在该表上签批后方可盖印。
四、档案管理
(1) 归档范围：
公司的规划、计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
( 2 )档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
(3)档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
五、办公室卫生管理细则
总则：为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。
办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。
六、文件收发
办公室环境卫生的管理由办公室人员负责，所有人员按照卫生安排表，每天一小扫，两天一大扫，消除卫生死角。
1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。
2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。
4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。
5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。
七、名片管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。
3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。
4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。
5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。
6、名片印制费用每季度摊销一次。
八、公司设备申请流程
为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费;参照《行政事业单位国有资产管理办法》(国管财字【2000】32号)规定，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程：
(一)原则：讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成：
1.配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别;
2.要考虑实际可能的收益(对工作的推动)，而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上;
3.要使库存保持合理的限度(基本上无闲置的资产)，注意提高资金的有效利用率。
(二)、具体流程:
1.各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求(内容具体翔实、理由充分)，经部门经理和分管副总签字同意后，抄送给行政部。
2.行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见(调拨或购买)。
3.如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部主管副总签字确认后实施;
4.如果采取“购买”程序，行政部将参照有关规定具体执行。
5.采购由行政部统一申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和市场部组织验收核查;固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。
6.所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。
九、礼品
1、礼品由行政部负责根据不同档次选择订购，选择原则为高雅、大方、实用,能体现公司形象。
2、各部门根据礼品清单(见附表2)领用公司礼品，需向本部门经理提出申请，填写礼品领用单，签字确认费用来源。
3、各级部门经理(必要时由总裁或分管行政副总)签字后到行政部领取礼品。
4、礼品费用每季度摊销一次，如费用超出预算，由财务部通知行政部暂停向该部门发放礼品，并在下一期预算中扣除超出部分。
十、宣传品
1、公司宣传品包括手提袋(长、短)、宣传彩页、公司简介和产品说明书等。
2、领用宣传品在5份以下的，由领用人在行政部宣传用品领用台帐上登记。
3、领用宣传品在5份以上的，需填写宣传用品领用申请单，由部门经理签字确认后，在宣传用品领用台帐上登记后领用。
4、如行政部发现其未填写或领用数目超过填写数目，行政部除责成其重新填写外，并向其部门经理投诉及进行相关处罚。
。
十一、车辆管理
1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：
2、公司车辆由行政部门负责管理，分别按车号设册登记管理。
3、公司车辆的使用实行“派车单”制度。员工应认真填写“派车单”，交由所在部门一级部门经理签字。若有预计用车需要，应提前2—3天向行政部门提交“派车单”申请。
4、“派车单”经行政部汇总后，由行政部经理负责车辆统一调度。
5、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况记录单”，交行政部备案。
6、行政部门每月将耗油量及行驶旅程记录签报分管副总查核一次，以防浪费，如超过耗油标准时(指不正常)应送请调整修理。
十二、设备维修流程
1.报修人员先将报修信息反馈给各部门的设备管理员;
2.部门设备管理员初步检查后，填写《设备报修单》(提供设备编号和故障现象)，部门经理批准后送交行政部;
3.行政部设备管理员根据编号，联系厂商，组织及时维修;
4.通过暂借、调拨等方式，将暂时不用的设备给报修者使用;
5.机器设备维修完毕，行政部登记备案，发还给报修者使用;
附表一：办公用品申请单
文函流程 对外文函：行政部统一文函格式各部门到行政部领取所发文件编号(如领取编号后 各部门领取编号后编写文件文件编写完成上交项目经理审核签字 行政部加盖项目公章按所发单位下发收文单位签收后行政部存档保管
办公用品流程
办公用品领用：办公用品实行包干制由行政部统计下发，各部门领取办公用品需填写办
公用品登记表，如各部门需包干物品中以外及增加包干物品数量需到行政部领取办公用品计划表 填写完成后需申请人、系统领导、项目书记签字 申请人将已确认签字的计划表交予行政部 行政部将各部门上交计划表统计完成后统一进行采购，采购完成后行政部通知各部门按办公用品领用程序领用
车辆使用流程
班车使用：项目班车发车时间为早7：30晚8：30两趟(送饭时间：中午11:10下午17:10)，除以上班车例行使用以外，各部门如需使用班车应提前一天到行政部填写班车使用登记表填写完成后行政部合理安排班车(如有一天之中有到同一地点的行政部进行沟通是否可以调节时间通行办理)
人事管理流程
配置人员流程：各系统如需配备人员，应先上报项目经理、项目书记经同意后方可后续工作。已落实的人员各系统将其行程安排告知行政部，行政部安排接人准备 新员工进场后，其所属部门应将新员工先带到项目经理、项目书记处报到。而后带至行政部处填写个人信息及相关资料
行政部将项目未签订合同人员人数统计安排其准备好签订合同时所需资料行政联系易才集团成都智联易才人力资源顾问有限公司统一办理合同签订
公章管理流程
公章使用流程：需加盖项目公章的文件必须经项目经理同意或签字，各部门将需加盖公章文件带到行政部，行政部看到已有项目经理签字方可使用公章，如项目经理不在或无需签
字文件行政部需打电话确认方可使用，申请加盖公章人员需登记公章使用登记表。加盖公章文件如作废必须交与行政部予以销毁
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