企业是相关利益者为了从资本市场获取经济利益而设立,其经营目的是盈利最大化,而盈利构成主要是收入与成本,随着市场份额增速下降及市场定价到达上限,多数企业将目光转向成本最小化,因而管理效益成为企业经营新的目标。作为信息化技术的产物,ERP系统实现了企业的加速转换与升级,大大提升了企业整体的工作效率。但基于企业经营的综合性,印刷企业对ERP系统的应用及优化有利于促进企业既快又好的发展,并且提供积极的理论及现实意义。
ERP系统介绍:
ERP是20世纪90年代美国Gartner Group公司提出,是企业资源计划(Enterprise Resource Planning)的简称,是基于MRP II(企业制造资源计划)而发展的新一代资源几乎软件。其除了MRP II已有的功能以外,还有质量管理、存货与人力资源管理等,核心为供应链管理。该系统融合了传统的财务管理会计与财务决策、生产与采购等模块,相较于传统财务工作,ERP系统使整体工作水平与工作效率得到提升,对于公司经营与企业发展具有积极的意义,同时也使得未来企业的财务管理工作正向发展。
作为传统业务代表的印刷业,其主营业务包括出版物印刷、包装、纸质装订在内的多项业务,这一类企业固定资产、原材料、化工材料、低值易耗品、设备备件等材料齐全,并且每一种材料的数量规模庞大,因而如何配置企业资源成为企业经营决策的重中之重。
传统财务处理工作过于烦琐,且一旦出错则需要花费大量时间精力用于纠错;另外,若花费大量精力却仍未找到错误,则财务报表预期使用者会根据错误的财务信息做出错误的决策,从而使得自身利益受损。而在ERP系统上线之后,财务工作流程烦琐程度大幅度下降,财务信息的准确性与相关性大幅度提高,使得企业可以更加致力于分析与管理企业,从而实现财务转型。因此,财务人员工作的观念也需要与时俱进,积极学习财务相关的计算机技能,使得会计信息化工作流程更加符合标准,从而降低财务工作误差的产生,提高准确性,使得企业的发展更加稳定与健康。
ERP系统通过调整企业组织结构使得信息传达速度较以往更快,不会出现传统意义的信息传导滞后现象——组织结构扁平化使得信息传递不会因部门层级太多而使时效信息失去参考价值。ERP系统使企业管理者在掌握企业实际经营状况的情况下根据未来发展方向制定决策并在此期间准确分析企业财务状况,使企业实现最低成本化下的效益最大化原则,这就需要ERP系统优化企业内部信息沟通。
传统财务工作主要以烦琐的核算为主,在大量人力资源投入的情况下产出较低,工作效率低下、成本收益极其不对,对企业经营产生负面影响。并且,因为财务工作的计算较多且要求精确,因此出现计算出错的现象在所难免,且错误的累计会给企业财务工作带来较大的风险,甚至有可能使得企业经营财务信息失真而误导管理者进行决策,给企业发展造成阻碍。ERP系统的广泛运用可以在很大程度上降低甚至是消除这一现象的影响,从而大大提高了企业的整体效率,并且基于一人可以操作多个流程(不相容流程除外)的情况,极大地降低了人力资源成本的支出,同时也使得企业财务出错现象得到改善。但是ERP系统作为会计信息化的产生而出现的成果,其对于财务人员计算机与专业知识要求必然很高,且财务人员必须懂得相关互联网知识才能在工作中获得较大提升。这就要求企业财务人员必须提高自己的职业素养,通过各种途径适应新技术。
SAP(Systems Applications and Products in DataProcessing),即企业管理解决方案。通过连接外部业务软件,通过从源头上控制业务,从而形成事前、事中和事后的有效控制,对整个业务流程实现实时控制,从而更便捷的控制财务风险。
ERP系统通过与市场部业务人员市场模块、生产部订单开单生产模块的对接,物资部采购人员在ERP系统中填制采购申请单,仓储人员则根据采购申请单按实物分别进行材料核对与验收入库。财务人员则是根据供应商提供的发票或发票清单、公司仓储部门的验收单等在系统中进行核对,有效简化了采购部门的统计核算工作。
印刷企业由于生产订单非常多(企业业务多的单位年订单量多达5万张),种类各不相同,为更好地进行订单盈亏核算,成本核算工作尤其重要,只有订单成本核算准确了才能考核订单的盈亏与业务人员的绩效考核。因此成本的核算要根据订单进行归集,按订单分别核算纸张成本与生产加工成本,因此订单成本法成为印刷企业成本核算的首选。
做好订单成本法首先要统计归集订单各工序生产产量,再把各订单各工序的产量由ERP系统汇总到一起完成产量基础报表数据;再根据财务部门核算确定的各工序单位成本数据分别配比到各订单的单位成本中计算得出每张订单的生产加工成本,月末则根据订单完成册数数据核算在产品与产成品成本数据。因此,在系统中可以实时查询到各个订单的具体生产进度情况,各个订单的生产加工成本情况,有效推动了企业订单盈亏核算中生产加工成本工作与相关加工费收入绩效考核工作的开展。
由于印刷企业的成本中纸张成本占到订单总生产成本的60%以上,因此纸张成本的核算准确与否对企业财务核算数据的重要性不言而喻。ERP系统每月根据每个订单实际出库领用数量与每种纸张单价成本自动归集到每个订单的料价成本中,纸张成本数据的准确性对推动订单盈亏核算工作起到了基础性作用。
通过系统中销售管理模块与其他各项业务流程的链接。加强各个流程的信息自动化及财务数据的对接,从而避免重复录入财务数据,从而减少了财务部门审核的时间,提升了财务处理效率。公司根据订单核算的加工费收入及纸张费收入分别与加工成本及料价成本进行对比分析可得出每个订单的盈亏结果,为企业管理提供了准确的数据支持,并且为推动企业新增业务事前报价模块的审核工作提供了样本。
多数企业在引用新系统、新技术的时候往往是根据市场口碑而决定是否引进,其往往没有对自身的需要进行分析,盲目的根据市场潮流而引进ERP系统,没有根据自身需求而选用合适的ERP系统,因此,企业在运用ERP系统对其功能认识不够全面从而难以发挥其功能。其次,多数企业在应用ERP系统的时候并没有考虑到企业内部员工自身的因素,对于企业ERP系统的引进,其财务必然会从传统手工转向会计信息化,因而财务人员的观念也应当转变,但在当前印刷企业中多数领导并没有转换观念而仍然坚持使用人工进行操作。并且在行动中,很多的企业管理者并没有意识到ERP系统的优越性,从而使得ERP没有发挥应有的作用。
ERP系统的引进需要有完善的财务规划及整体衔接内部管理各个环节。而出现企业未用好ERP系统的很大程度上是因为企业在进行规划过程中考虑不够全面。例如企业核算过程不应仅仅核算成本,而是应当结合采购、入库、产品销售等诸多环节计算成本支出,通过对系统及操作流程的完善,实现生产销售的双向管理,为企业提供生产的参考数据。而企业缺乏这一思路,很难发挥ERP的正向作用。
另外,企业内部控制影响因素多样,这些控制因素多数会对ERP的应用产生极大影响。但部分企业内部制度松散,管理不严,即使运用ERP系统得出相关数据却没有重视数据的使用,更有甚者是财务数据在应用过程中被篡改,使得信息失真及资金管理出现问题,其根本在于内部控制不完善。因此,内部控制完善有利于ERP系统的应用,而当前ERP应用问题的出现很大程度是因为内部控制出现漏洞导致的。
虽然ERP系统可以加速企业内部财务处理,但最终还是以人力操作为根本,这也对企业内部人员的素质提出了更高的要求,但不少企业财务人员队伍的整体素质并未得到提高,并且管理人员极少参与ERP的运行。另外,很多企业员工在运用ERP系统的过程中所掌握的技能不完全,对ERP系统的信息处理功能仍有待完善。
企业全体员工应当重视ERP系统的运用,首先要明白ERP系统是什么及其优势是什么;其次,应当在优化企业工作方面适应内外部环境变化,提升工作效果与效率。随着经济与科技的发展,传统手工频繁出现问题,为解决这类问题并提高企业综合水平。在实践中,应当使得ERP适应企业发展,提供便捷的发展。
ERP系统最终由工作人员完成,员工的素质决定了企业的发展。因此,应当采用各种有效的措施提升人员素质,使得加快企业创新工作。集团应当加强培训企业员工,加深对ERP系统的认识,高效创新企业管理。
作为企业管理过程中的关键要素,业务流程结合ERP系统进行优化是大势所趋。因此,企业应当遵循其自身业务及战略规划,结合ERP系统的运行方式,重新规划企业业务流程,以满足自身业务需要。同时,企业应当加强业务数据的统一,完成企业内部信息的共享。
另外,企业应当完善内部制度的建设,加强企业内部控制制度的建设与管理,重视企业数据的使用,防止在财务数据使用过程中被篡改继而出现信息失真及资金管理问题的出现。
ERP系统为印刷企业带来了极大的改变,其推动了企业管理理念的升级,对企业发展具有重要的影响,它简化了操作流程,强化了成本管理,促进了内外部管理的结合,为企业决策提供依据。即使如此,ERP系统中仍然存在许多问题,因此需要在运用过程中不断优化管理、提升人才素质,创新发展目标,才能为ERP运用及公司发展带来活力。
摘要：作为经济与科技飞速发展的产物,ERP系统受到了处于竞争激烈中的有远见的企业的青睐。基于其拥有的高效、及时、准确提取信息与数据的优越性,可以整合企业资源,提升企业综合能力,最终促进市场竞争力的提升。本文结合印刷企业ERP系统的应用现状,分析并阐述ERP应用过程中的问题,探索ERP应用的优化路径,以完善业务流程、提高印刷企业财务管理水平。
关键词：财务管理,ERP,印刷企业,应用,优化
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