浅谈高职院校教学秘书的岗位职责和能力要求
摘 要：教学秘书在高职院校中扮演着承上启下的作用，他能让领导充分的了解学生想法。也能让学生随时知道学校的教育方针，随着社会的发展，知识经济体系的不断成熟，教学秘书在高职院校中逐渐成为了与各科班主任同样重要的存在。教学秘书需要承担着很多的学校日常工作，接下来让我们去了解一下成为一名高职院校教学秘书需要拥有什么样的能力、做些什么工作吧。
关键词：高职院校;教学秘书;岗位职责;能力要求
教学工作是高职院校所有工作的重心，由辅导员和教学秘书深入到同学中维护着院校教学管理的基层工作，教学秘书的工作职责和工作能力都需要特别优秀，因为教学秘书的工作复杂，既需要与上级领导沟通有需要与下级同学处理好沟通关系，如果教学秘书的能力不够就会使教学秩序出现问题。所以呢，教学秘书一定要时刻学习，不断地熟悉教学工作，提高自己的能力。
1 高职院校教学秘书的日常工作解读
高职院校教学秘书的工作十分的清晰，就是做好学校与学生意志相互传达的工作，所以教学秘书的工作内容分为以下几个方面、
1.1教学服务的工作职责
参与教学服务是教学秘书日常的工作职责之一，在教学服务的过程中，教学秘书需要清楚地认识到自己的工作定位，对于每个学期的教学任务都了如指掌。教学秘书需要辅助教务处制定并通知学生每学期全校学生的学习任务和时间以及全校教师的教学任务和时间。在辅助制定教学任务的工作中，教学秘书需要向教务处提交多份人才的培养计划，这份人才培养计划内容通常是教学秘书从学生那里收集到的学生意向，然后由教学秘书统一的整理并写成计划书。教务收到教学秘书的人才培养计划之后，会进行适当的取舍并最终确定该学期学生的学习课程以及实践课程的内容。在确定教务安排后，教学秘书还需要辅导教务处进行教学任务的学时、学分、开课时间、开课性质(比如必修和选修)以及学科的考试方式(笔试或者实践)。在协助教务处进行教学安排后，教学秘书就开始着手将这些信息录入到教学系统中，并在联系个学科教师和学生进行课程查看和答疑。如果教学课表出现冲突情况，教学秘书需要及时的修正和改进各科目的任课教师和任课时间。教学秘书还需要面向学生服务，协助教务处向学生进行课本教材的分发与收费工作。教学秘书还需要面向任课教师，对任课教师调、停、请假工作进行收集与协助审批，教学秘书需要通知教师调、停、请假的流程和注意事项，协助教师完成调、停、请假工作，并将教师的请假时间、请假理由录入到教师个人的工作档案中，以作存档。除了这些日常基本的服务工作之外，教学秘书还需要在一些特定的情况下面向师生进行服务工作。学校每一年的秋季都会迎来新生、每一年的夏季都会送走一批毕业生，新生的入学通知和入学后的活动安排繁琐复杂，需要教学秘书紧跟教学流程做好新生的管理工作。毕业生的毕业手续也十分的复杂，教学秘书需要对每一个毕业生进行毕业资质的审查，逐个的查看档案并向上级进行汇报工作，严格按照学校的毕业标准对毕业生进行筛选，然后准备学生的毕业证和毕业资格证书等。
1.2 教学档案工作职责
教学档案资料的收集和整理工作对与整个学校的教学秩序和教学水平有重要的影响，而教学档案工作也是教学秘书的主要工作任务之一。高职院校的教学档案主要分类有，教学资料和教学信息。其中教学信息主要包括各学年各个年级段的学期安排表，因为不同年级的相同学期学生学习的课程会有部分的不同，所以教学秘书需要每个年级的每个学期课程进行档案的整理和存档。校历、教学计划以及教师和学生之间的人员变动都需要教学秘书进行教学信息的整理和存档，作为对学生学习成绩的考核以及对教师个人绩效的审核依据。教学资料的内容比较琐碎，并且内容多，主要包括考试试卷、考试资料、学生个人的成绩档案、学生的实习认证、学生和教室在学期间发表的刊物、各年级学生的花名册、各年级教师的档案等。这些教学资料对学生和教师的影响重大，在进行教学资料整理的时候需要教学秘书有耐心，进行细心的整理，不能出现一点失误。
1.3 教学监督工作职责
在师生的教学过程中，往往会出现一些违背学校校规校纪的事情，需要教学秘书进行教学监督工作。教学秘书负责的教学监督工作分为三种情况，第一种是针对教学质量的监督，在教学质量的监督工作中教学秘书的服务重心会倾斜到任课教师的身上，教学秘书需要针对教师的教案、教学计划做出监督分析，督促教师认真工作，防止教学事故的发生。其次教学秘书还应该对教师的课堂进行监督，组织不定期的课堂检查工作，查看教师课堂是否存在教学松散、学生上课出小差的行为。最后教学秘书安排教师的学期听课任务，根据各位教师的相互评价来进行教学质量的监督。第二种是考试监督。学生考试作弊的现象屡禁不止，教学秘书一定要保证教学的公平工作，安排专职的考试监督人员进行监督，协助教务处制定考试作弊的惩罚，向学生和教师宣传考试作弊的严重性。第三种是管理监督，教学秘书需要针对学校各年级对学生管理进行监督，重视学生的心理和生理健康，做好学生的日常行为监督。
2 教学秘书应该具备的工作能力和意识
2.1 具有强大的灵活应变能力和沟通能力
教学秘书是教务处的决策执行者和沟通者，需要拥有良好应变能力和沟通能力，因为教学秘书需要频繁的與学生和领导打交道，然而学生和领导是两个不同的阶层，教学秘书需要强大的沟通能力和灵活应变能力在学生和领导的沟通过程中扮演不同的角色，得到双方的信任，为自己进行工作做好纽带的联系。
2.2 具有学习意识和责任感
教学秘书的每一个工作过程一旦出现失误就有可能造成学校教学秩序的紊乱，所以教学秘书需要拥有很强的责任意识，这样的话教学工作才会很少出现问题。同时教学秘书必须要具有很强的学习意识，时代在进步，教学管理也在不断的进步，在不同的教学时期教学秘书需要根据学校教学管理的改变做出调整，所以需要教学秘书具有很强的学习能力，否则就是能被进步的管理制度淘汰。
3 结束语
现代教学管理已经不同于以往，它对教学秘书的工作职责和能力要求制定了更高的水平。一个优秀的高职院校教学秘书需要拥有强大的责任心和服务意识，还应该拥有极强的沟通能力和表达能力，这样才能做好学生和学校高层之间的信息传递工作。为了更加适应现代教学管理，教学秘书需要不断的学习，不断的进步。
参考文献
[1] 吴学翠.高职院校教学秘书岗位职责分析—以应天职业技术学院为例[J].轻工科技，2019(02)：137-138.
作者：蒋影
[摘 要] 教学秘书担负着高校教学管理职责，对提高学校教学和人才培养质量有着一定的促进作用。透过教学秘书工作内容，探讨其职责、素质及作用，以期为高校教学秘书队伍建设提供一定的借鉴。
[关 键 词] 高校;教学管理;教学秘书
[
在知识经济时代，社会发展不再单纯地需求人才，而是为其加上了新的限定词语，例如：创新型、复合型、一专多能等。面对人才需求的新形势，高校作为人才培养的基地，如何提高教育教学质量，培养新时期社会所需人才，成为高校改革的新命题。高校教学质量的提高，与教学管理工作有着紧密的联系，教学秘书作为教学管理工作的主要实施者，在高校教学管理工作中具有重要的影响作用。
一、教学秘书的职责
教学秘书服务于高校院、系教学管理工作，事务繁杂，时间节点明确，其主要职责包括以下三个方面。
(一)认真施行上级教学主管部门的教学决策
主要包括按规定参加教学管理工作会议，领会会议精神，并积极地在具体工作中落实。对于与院、系教学管理工作相关的文件及时传达和处理，其中需要教学秘书办理的，要及时、有效地完成。
(二)做好常规的教学管理工作
按照学校教学管理文件要求，协助教学主任，结合所在院、系专业特点，完成常规的教学管理工作。包括教学改革方案的制定、人才培养计划的完善、课表的编排、教材的收订、考试工作等。参加相关教学调研活动、审查毕业生资格，安排毕业生论文相关工作，并做好与其他院、系的教学管理工作联络。
(三)教学档案管理
对于不同时间、不同事件的教学管理工作文件要及时的归档，妥善保存。包括上级教学管理部门下发的教学管理文件、不同时期的教学计划书、学生实习文件、学生成绩档案、科研立项书等，要认真整理，并分类保存。
二、教学秘书应具备的基本素质
(一)科学的思想，创新的思维
教学秘书作为教学管理工作的最直接实施者，要用科学的思想去指导自身的行动。宏观方面，要具备崇高的思想政治觉悟，崇尚教育事业;自身方面，应具备优良的品质，要以服务意识指导教学管理工作。在工作中，要敢于创新工作思路，创新管理方式，以期给教学管理工作带来新的内涵，收获更好的效果，促进高校教学质量的提高。
(二)知识内涵丰富，理论与实践结合
教学管理工作虽然繁杂，但不能定义为事务性工作。在工作中，需要广博的理论知识去支撑工作实践。首先，要具备相应的学科专业知识。一名教学秘书，必须对所在院、系的专业有所认知，熟悉学科架构、知识体系、人才培养计划，以便为领导提供更直接的教学管理意见。其次，要具备管理学知识。教学秘书要积极地学习相关的管理学理论知识，用理论指导实践，这样才能提高管理工作效率，按时保质地完成工作。
(三)较强的综合能力，严谨的工作作风
教学秘书负责的工作内容较广，除了要用科学的思想指导实践外，还应当具备较强的综合能力。首先，要保证每一学期、每一月份、每一教学周的教学事务有序进行，则需要具备统筹规划能力。其次，要与学校上级教学管理部门、同级教学管理部门及时沟通，避免工作漏洞，则需要沟通协调能力。第三，要完成教学通知、教学简报等教学公文的撰写，则需要具备文字组织和书写能力。此外，进行教学管理调研的科学研究能力，完成教学工作需要的现代化办公设备的实用能力，也是一名高校教学秘书所必需的。
由于教学秘书所负责的教学管理工作与教学质量的提高、教学工作的顺利进行密切相关，所以，严谨的工作作风是保证工作顺利完成的前提条件。教学秘书作为教学管理工作的实施环节，就如人体大脑的中枢系统，任何细微的失误都有可能导致教学事故的发生。因此，教学秘书面对繁杂的教学管理工作，应该保持耐心、细心、恒心，用全局意识把控工作，细致严谨，以保证整个教学过程顺利完成。
三、教学秘书的作用
(一)不是决策者，而是参谋者
教学秘书作为高校基层的教学管理工作者，直接面对教师和学生，是教学管理工作的参谋者，而不是决策者。高校教学秘书参与教学计划的制定，而不决定人才培养的方向;参与教学改革，而不决定教学改革的内容。此外，教学秘书的参谋作用还体现在维持教学工作的有序进行中，可以及时发现教学工作中存在的问题，使上级教学管理部门领导能够作出正确的应对。
(二)不是指挥者，而是服务者
教学管理工作的本质是提高教学质量，也可以说，教学管理工作是服务于教学的。教学秘书作为教学管理工作者，不是指挥者，而是服务者，服务于教学，服务于教师，服务于学生。作为教学管理工作的基层服务者，教学秘书应积极发挥岗位的“上传下达”作用，及时将教学管理信息对上级教学管理部分、教师、学生进行传达，保障教学管理工作的清晰、明确的完成。
综上，教学秘书在高校教学管理中起到了举足轻重的作用，面对人才培养的新局面，教学秘书必须努力提升自身的业务素养，以适应高校改革和时代发展的新要求，为新时期高校人才培养贡献力量。
参考文献：
郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其基本素质[J].吉林工程技术师范学院学报(教研版)，2003(4).
作者：刘凯
摘要:目前针对职业教育项目课程理论的研究日渐成熟，项目课程开发成为我国职教课程改革的重要课题。本文在阐述高职秘书英语项目课程的内涵及对秘书职业岗位英语能力进行分析的基础上，对高职秘书英语项目课程的设计进行了探讨。
关键词：秘书英语;项目课程;秘书岗位; 英语能力
项目课程的内涵
理解秘书英语项目课程的关键是要先理解“项目”与“项目课程”。何为项目?职业教育课程中的“项目”指的应当是有结构的项目，即具有相对独立性的客观存在的工作任务模块，在这一工作任务中，要求制作出符合特定标准的产品或提供符合特定标准的服务，即制作的产品要有一定的尺寸、包含特定的材料、能发挥特定的功能、满足规定的质量标准，提供的服务要具备行业性的国际化标准等。因此，职业教育中的项目课程是以工作任务为中心选择、组织课程内容，并以完成工作任务为主要学习方式的课程模式，其目的在于加强课程内容与工作之间的相关性，整合理论与实践，提高学生职业能力培养的效率。上述便是广义的项目课程。那么，何为狭义的项目课程?狭义的项目课程则特指某门具体科目(如本文研讨的秘书英语项目课程)，它是以项目为中心选择、组织课程内容，并通过完成项目的形式进行学习的科目。换言之，也可以是指学生围绕某一特定的主题(项目)，在教师的指导下，通过该项目的实施自主学习的一种课程形式。
秘书岗位英语能力分析
对区域经济发展目标下企业秘书职业岗位群的具体工作任务进行调研，是秘书英语项目课程建设迈出的第一步。通过对广东珠三角地区和河源本土一些中小型企业的调研，笔者了解到，广东省中小型企业中多数秘书都属于管家型的，其工作领域涉及面较广，可以归纳成如下四个方面：行政事务管理、企业内务管理、人事管理及技术服务。因此，企业秘书的工作任务除了传统的文书处理、会议管理、事务管理、信息管理、档案管理、人事管理外，还新增了辅助决策、信息传播、关系协调、招聘与培训、策划与咨询等。这就决定了秘书英语项目课程建设必须以“使学生熟悉办公室中常见的秘书岗位工作和涉外业务，提高交际能力和商务英语运用能力，能熟练地驾驭英语处理日常工作和涉外事务，具备良好的职业道德和个人修养，成为能满足区域经济发展需要的管家型秘书人才”为宗旨。当然，完成了企业秘书职业岗位群的具体工作任务的分析，只是落实了秘书英语项目课程建设的总体目标，而要确定秘书英语项目课程内容的具体要求则必须完成重中之重的第二步——对秘书岗位英语能力进行分析。调研的数据显示，在秘书职业岗位能力排行榜中，商务英语的运用能力已居中靠前，排名仅次于办公自动化能力。那么，企业秘书的商务英语运用能力要达到何种程度?调研统计结果表明：企业秘书在特定的商务情境中应能够正确地使用英语，其中包括撰写常用的英文函电的能力，能用英语撰写工作日志、请示、批复、通知、会议纪要、商业函电、差旅安排表等应用文书的能力，运用英语进行口头交际的能力，用英语接听电话、与各部门协调沟通、接待外宾、会议口译的能力等。对近几届我院文秘毕业生的职业岗位能力进行就业后的跟踪调查时，发现上述商务英语的运用能力正是他们所欠缺的。所以，作为培养企业秘书人才的高职秘书英语课程，就要重点加大商务英语写作、英语口语及听力等项目课程内容的培训。
秘书英语项目课程设计
高职教育按项目课程实施教学，必须进行项目课程的开发。项目化课程的开发应当由“教育专家主导”转变为“社会需求主导”，其开发主体必须坚持多元化，即由行业专家、学校教师及课程专家(教师)组成，在课程开发的不同环节中三部分人员的作用各有主次。项目化课程的内容设计应更多地来自企业，课程专家(教师)则对来自企业的工作任务(项目)依据教育教学规律和学生心理特点作教学分析。
秘书英语项目课程的基本框架首先，在对区域经济发展目标下企业秘书职业岗位群的具体工作任务进行调研、对企业秘书岗位英语能力分析的基础上，确定课程的总目标，也就是确定文秘专业学生应具备的秘书工作岗位或岗位群所需要的商务英语知识和技能、职业态度和情感等要求，使项目课程融理论与实践于一体，融技能、职业态度及情感于一体;然后，要把总目标分解成单个项目目标，每个项目可由若干模块组成。其次，确定各个项目或模块的工作任务、相关性实践知识、相关性理论知识和拓展性知识，以及需要进行的实践练习。再次，秘书英语项目课程的基本框架便可以直观地演绎成这样：课程目标→项目目标→模块目标→工作任务→相关性实践知识→相关性理论知识→拓展性知识→实践练习。
以工作过程为导向重组课程结构为实现秘书英语项目课程内容结构的职业活动化、工作过程化，可将全部课程的内容结构设计成“秘书英语1”和“秘书英语2”两部分，并按秘书职业活动情境中的工作过程进行项目化整合，用“10个项目+1个定岗定位实践”来涵盖课程内容。“秘书英语1”是前期的基于项目的知识介绍和模拟培训，采用任务驱动的形式在校内实训室进行，此部分共设计了10个项目，介绍秘书岗位职责以及相关服务，如：如何描述秘书岗位工作、如何制定工作日志、如何处理电话、如何接待客户、如何进行差旅安排、如何处理客户投诉等，让学生对秘书行业有清晰的了解，并掌握一些基本技能。“秘书英语2”则是后期实习以定岗定位的形式在校外实习基地完成，以参加具体秘书职业活动为工作情境，按真实的职业情境和工作过程设计教学内容，让学生在真实的工作岗位参与顶岗实习，并以企业绩效考核的形式对学生进行评估。此举可以让学生在真实的工作场景中，将自己所学的知识与实际工作过程结合起来，在工作中学习，提高专业水平，培养综合职业技能。“秘书英语1”和 “秘书英语2”的教学组织与安排如表1所示。
以秘书岗位英语能力为依据设计课程教学内容以当代企业(公司)秘书行业所需要的技能为指导，进行秘书英语项目课程内容设计，课程内容尽可能取材于职业岗位活动，所有内容安排都要围绕项目学习任务的完成，并以具体化的工作项目(行动化的学习项目)为载体，每一个项目都包括实践知识、理论知识、职业态度及情感等内容。在内容的选择和安排上，注重秘书行业中实际应用的经验、能力和策略的习得，即以过程性知识为主，强调学生对知识的构建过程，将理论知识介绍与职业情境和工作过程结合起来，使学生将知识构建与工作过程中的行动融合起来，融“教、学、做”于一体，从而实现隐性实践知识的生成与构建，并力求在人本性原则的基础上将学生获得的隐性实践知识内化为能力。职业岗位英语能力训练必须以项目为载体，即通过设计一个或几个贯穿整个课程的大型综合项目，作为训练学生职业岗位英语能力的主要载体，这样可以大大缩短人才培养的时间和毕业生与实际工作岗位的距离，有利于培养学生从事外企秘书的职业岗位能力。“秘书英语1”拟通过一位文秘毕业生进入公司碰到的各种问题为主线展开各种能力训练项目。需要强调的是，这条主线必须始终围绕学生在公司“接触问题，然后解决问题”这一最终目的不断深化。根据课程的能力目标设计“秘书英语1”课程教学内容时，需要将表2中的10个项目逐个分解成若干个子任务。课程教师在设计所有要求学生做的子任务时，必须确定自己事先做过，并充分了解实践过程中的问题、难点及要点，同时也要确定各个项目模块的重要性和难易程度，以便在学时安排中体现。此外，还要做好相关的知识准备。
建议
课程评价应实现开放化，主要体现在评价标准、评价主体及评价过程三方面。其中，评价标准要立足行业需求，做到课程标准与职业资格标准接轨，实现课程标准与学生职业生涯发展的协调;评价主体不仅是学校和教师，还有学生、企业、行业协会等;评价过程不仅要落实教师评价和学校评价环节，还要着重落实学生自评、互评和社会评价环节，并建立学生自评、互评和社会评价的规范程序与方法体系。
参考文献：
[1]蒋庆斌，徐国庆.基于工作任务的职业教育项目课程研究[J].职业技术教育(教科版)，2005，(22).
[2]路姝娟.职业教育项目课程开发的思考[J].石油教育，2007，(3).
[3]来保卫.从社会需求看高职文秘专业设置[J].企业科技与发展，2007，(11).
[4]郝超，蒋庆斌.试论高职教育项目课程的基本内涵[J].中国高教研究，2007，(7).
[5]戴士弘，毕蓉.高职教改课程教学设计案例集[M].北京：清华大学出版社，2007.
作者简介：
刘月梅(1965—)，女，广东省河源市人，广东河源职业技术学院英语讲师，研究方向为职业英语课程的教学。
(本文责任编辑：尚传梅)
作者：刘月梅
一份岗位，如果想做好，不仅需要努力更重要的是准备好，因为想胜任就需要先了解清楚，如果对行政秘书有兴趣的小伙伴，可能需要了解乔布简历的小编为大家介绍的行政秘书是做什么的，行政秘书岗位职责。
行政秘书主要是以公司运营为保障，工作内容也比较多样化，包括比较基础的文书写作、档案管理，能够数量使用办公室的自动化设备，比如计算机、打印机、传真机、复印机等。具体的岗位职责如下：
1、领导勤务：承担公司行政的服务工作，包括公司内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排，受委托时管理领导及公司印章、签名章，承担公司行政领导接待、晤谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供公司行政领导公务活动信息;
2、内部事务：承担公司领导和办公室设备、家具、办公用品的采购、保管、分发、领用、登记、维护维修、处置和消耗性材料领用、固定资产管理等工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作;
3、负责公务活动场所(办公楼、会议室及奠基厅)的日常管理、调度、维护保养，做好会议服务工作，负责党委会、办公会议以外的校级会议的人员通知;
4、负责办理公司行政领导、协管的离退休人员、校办工作人员的医疗保险、失业保险、养老保险、住房公积金等社会保障项目和津贴、工会福利等待遇的登记造册、报批、领取、分发等手续，负责上述人员中在编人员及临时工的考勤。
以上就是乔布简历的小编为大家整理的有关行政秘书岗位职责的相关内容，希望对大家有所帮助。
本文来源
实习 http://cv.qiaobutang.com/knowledge/articles/5640678d0cf242327c23362b
根据公司领导意见编写公司中长期发展计划;
根据公司现状以及市场前景写调研报告，供公司领导决策参考;
根据财务、生产、销售提供资源，编制公司年、季、月度生产经营计划 表;
协调上下级关系，帮助推行公司规章制度;
完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报;
接听电话做留言记录、讯息处理负责;
办公室的文秘、信息收集工作，做好会议纪要;
做好办公室档案(包括销售相关文档)的收集、分类、归档、保管工作; 做好公司宣传工作组稿;
管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理;
暂时负责公司后勤员工考勤
公司办公用财物(手机、电脑等登记、使用情况、采购计划申报等。 对公司车辆使用情况(各公司车辆去向)做登记。
负责公司公文的分送;
协助库存、销售盘点工作。
1.对内关系协调
帮助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作;按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。
2.对外关系协调
配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，包括地方政府、工商局或其他政府部门;协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位(包括客户单位)的关系;按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。
3.会议管理
按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文件，及时完成会议记录、记要工作;对企业总部的会议室会议设备进行管理。
4.文书档案管理
制定文件管理制度，根据管理制度制定文件编码，对各种文件进行登记、归档并负责管理;负责企业内、外各种往来文件的核对、颁布和下发工作。
5.打字复印
及时完成上级领导交办的文件打印、复印工作妥善管理传真机、复印机等办公设备。
6.接待
妥善、礼貌地接待国内国外有关单位、人员的来访。
一、 负责院文件、函件等材料送领导签发。
二、 草拟年度工作计划、总结、报告、清算统计、批复等文档。
三、 负责行政档案的收集、整理、归档以及上报工作。
四、 负责来客来访接待的服务工作。
五、 负责学校、院各种会议的通知、组织、签到和核实等会务工作。
六、 负责会议记录，起草会议纪要、简报等工作。
七、 负责院电话、复印机、传真机、投影仪和影像设备等办公设备的使用管理;负责办公设备、器材等的订购;负责公用固定财产的登记造册和维修，建立借用和归还审核登记制度。
八、 负责学院教学工作量及酬金的计算和发放。
九、 负责学院经费的报销，建立经费使用明细帐。
十、 办理教职工病假、事假、养育假、婚丧假的上报汇总等工作。 十
一、定期组织安全检查，做好节假日的值班和资料室的安全工作。 十
二、做好教职工考勤、考核、奖惩，安全保卫和保密等工作。 十
三、 协助院领导督促各项工作任务贯彻落实。 十
四、 必要时，协助教学秘书的工作。
十五、 处理办公室其他日常事务，做好学院领导交办的其他工作。
职责一：学校行政秘书岗位职责
在院长、书记领导下，具体负责学院的日常行政管理工作和服务工作。具体细则如下：
(一)行政管理
1.学院办公室日常内务工作;
2.公章管理;
3.有关会议的组织和安排，会议记录和考勤。
4.学院内部财务的管理;
5.与校、院及相关部门的协调、配合;
6.各种行政文件、材料的归档，数据的统计、上报等;
7.教职工工作信息收集及整理;
8.教师职称评审的具体工作;
9.学院组织的各种活动的记录、资料采集等;
10.具体负责学院综合治理工作、消防安全工作及治安工作;
11.负责学生档案的管理。
12.离退休教职工具体工作;
13.办公室勤工助学学生的管理及工时记录、计算;
14.学院固定资产及设备的具体协调管理
15.报纸、信件的征订与收发等;
16.工会活动的具体组织工作;
17.完成领导交办的其他工作任务。
(二)公益活动
1.教学秘书不在时，协助院领导做好教学秘书岗位的应急工作; 2.提出关于学院发展、建设方面的意见、建议等;
3.为教职工提供帮助和服务;
4.承担学院公益工作。
(三)自身建设
1.实行坐班制，根据需要及时到岗;
2.参加校、院组织的各种会议、活动等;
3.用自己的言行、科学规范的管理和优质的服务为教职工和学生树立良好形象。
职责二：学校行政秘书岗位职责
1、协助分管主任处理办公室日常行政事务，参与学院综合性行政事务的实施。
2、草拟学院行政工作报告、总结、规划和决议、决定等综合性文字材料文件;草拟重要会议文稿和重要文件;草拟及整理院级干部讲话稿及有关资料。
3、领取行政机要文件。接受、管理院内平行文件、做好院级领导及各种机要文稿、各类公文的制作印发;负责上级行政机关发来的文件、简报、通知、信函的登记、编号、发放和传阅工作。定期检查文件的管理和保密情况;学院一级来往信件、文书、报刊及院内行政公文的拆封、登记、传阅、督办、归档工作;负责编制、分发一周、一月、一年收文目录。
4、负责学院党政领导出行的交通安排和联络等服务保障工作。
5、协助分管主任做好学院涉及各部门和单位的综合协调工作，对外联系工作。包括内外宾的接待工作安排和费用预算，对内对外的迎来送往工作，办公室来往礼品纪念品的策划设计、开发、采购管理工作，负责上级领导、兄弟院院的来访接待工作。
6、负责全院性重要会议、大型活动的会务工作。如会议名称、人数、对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，会场的布置，会议日程、程序的安排，会务文书和生活管理等。
7、负责学院办公楼会议室的管理与使用。
8、负责学院行政大事记的记录，建立健全大事记记录制度，保证记录的及时、准确、完整。
9、负责院领导、学院办公室固定资产、办公用品、会议室办公用品的配送，设备的使用和管理。
10、协助分管主任处理日常财务工作，负责办公室常规性财务工作的实施。负责院领导、学院办公室的财务管理工作。
11、协助分管主任搞好学院车辆的使用和管理工作。
12、完成领导交办的各项临时工作。
职责三：学校行政秘书岗位职责
一、行政秘书在部主任领导下负责处理公共教学部办公室的日常行政工作。
二、负责党政文件的收发，及时送部领导阅示，并妥善保存。
三、负责接待并处理校内外来人、来访、来电等有关事宜，
四、做好文秘和会务工作，协助部门领导做好会议的通知、会务和会议记录工作。
五、负责部门工作简报及有关的宣传报道、影像等工作。
六、协助部主任做好二级管理的各项工作。
七、协助部主任做好财务管理工作，保证各项费用的合理支付。
八、负责办公用品和物资的保管工作，建立并严格执行对办公用品的登记签字制度，杜绝浪费。
九、协助部主任做好对教师考核工作。
十、运用办公自动化系统处理好各种电子资料、图片资料及保存工作。
十一、负责行政公章的使用、管理工作。
十二、负责部门的档案收集管理工作。
十三、认真完成学院、部门领导交办的工作。
一、做好学院工作计划和各系(部)工作计划制定的催办工作和各阶段工作的汇总。负责起草、印发学院各类文件和函件;
二、协助院领导组织召集有关会议和活动，并做好记录;
三、做好学院物资管理和开支帐目管理;
四、协助做好学院的安全保卫工作，做好节、假日值班的安排落实工作;
五、协助做好学院离退休人员的管理工作;
六、负责本学院在管理过程中形成的文件材料的积累、收集、整理、归档和移交工作;
七、协助院长做好对外交流与合作联系与组织工作;
八、做好教职工的考勤管理和统计工作。
九、完成院领导和办公室主任交办的其他工作。
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