秘书科职责范围（精选13篇）
二、负责以学校名义发文的核稿和在有关单位的配合下做好文稿校对工作。
三、协助办公室领导做好院长办公会议议题收集工作和有关会议的材料准备工作。
四、协助学校领导和办公室领导做好政策研究和调查研究工作，为领导提供决策依据。
五、编制学校周程安排表。
六、在有关单位的配合下，负责全校的对外交流和合作工作。
七、会同党委办公室负责编印出版《茂名学院信息》。
八、负责校内各单位（部门）或教职工的有关请示、报告等的转办工作。
九、遵守保密纪律，做好保密工作。
国企秘书应具备“政研员”职责。“政研员”即政策研究员。秘书最突出的职责就是帮助领导进行战略研究和辅助决策, 结合实际开展市场调查, 制定企业发展需要的方针、政策和工作思路, 并采取一系列具体措施确保工作目标的实现。这要求秘书要加强对上级机关生产经营政策的研究, 灵活运用政策, 把政策中的有利因素发挥至极限。超前开展市场调查, 明确市场发展动向, 及时向企业领导提交调查报告。同时, 积极主动地在企业内部进行调查研究, 系统分析得失, 调整对策, 堵塞漏洞, 进一步调动员工积极性, 为实现工作目标提供保障。
秘书要时刻牢记:自己只是辅助决策者、政策研究员。日常工作中, 一定要进一步强化学习, 不断提高政策理论水平, 增强分析判断能力, 多投精力, 力求全面准确地对上级政策、市场发展动向、企业内部情况作出解释, 在提供可行性报告时做出多套方案, 供领导优选, 不断强化其“助手化”和“参谋化”作用。
国企秘书应具备“书记员”职责。“书记员”就是书写记录员, 是“笔杆子”。秘书为决策服务、对决策产生影响的最佳手段和媒介是文字工作, 反复进行文字推敲的过程就是科学辅助决策的过程。因此, 秘书必须具有决策思维能力, 最直接、最常见的表现方式即提供大量观点正确、符合实际、科学、超前、可操作性强的文字材料。
秘书涉及的文字材料大体有两类:一类是处理和制发公文。在公文处理上, 要坚持及时高效的原则, 迅速制定拟办意见, 并根据批示尽快处理, 提高工作效率。在公文制发上, 要严把发文关、政策关、格式关和文字应用“四关”, 力求做到公文观点明确、言简意赅, 确保其质量和严肃性。另一类是领导的讲话材料和调研报告。领导讲话政策性强, 影响力大, 涉及内容广泛, 起草难度大。秘书要坚持做到观其行、阅其文, 全面考虑问题, 精心收集和整理领导平时在各种场合的谈话及阐述的观点, 并深入研究, 反复推敲, 力求使观点进一步明朗化, 增强材料的个性特点。同时, 要注重把握材料观点的方向性, 提高领导讲话内容的政策水平和针对性。工作中, 要结合企业改革与发展中的重点、难点和热点问题加强调查研究, 及时发现问题并采取对策, 协助领导想大局、议大事、抓重点, 确保生产经营活动顺利进行。
国企秘书应具备“信息员”职责。信息工作对企业有着举足轻重的作用, 一条好信息救活一个企业不再是天方夜谭, 秘书作为领导的“千里眼”、“顺风耳”, 应具备“信息员”职责, 即收集整理企业内外信息, 综合分析, 提出具有指导性、建设性、合理性的意见或建议, 加快信息向生产力的转化。
秘书要培养深入敏锐的观察感知能力和洞察力, 既要掌握本企业的信息动态, 更要深入观察本系统、同行业和企业外部信息, 要围绕信息工作, 充分利用计算机网络, 建立一个有活力的完整的信息网络系统, 全面、准确、快捷地收集各种有价值的信息, 再综合分析、筛选, 提炼出符合决策目标的信息提供给领导, 为领导的经营决策提供咨询和信息服务。同时, 要擅长及时地将本企业的好信息输送出去, 树立良好的企业形象。
国企秘书应具备“协调员”职责。秘书作为领导的左膀右臂, 应具备“协调员”的职责, 从而增强职工队伍的凝聚力。
一是协调企业与上级领导机关的关系。秘书人员处于承上启下、联系内外、沟通左右的地位, 上级机关的指示精神和下属单位的情况很多是通过秘书传递的, 上下协调通气是秘书职责所在。
二是协调秘书自己与领导的关系。秘书的职能是辅助决策、服务管理, 因此, 秘书要自觉地站在领导立场上去思考和处理问题, 以取得最佳办事效果。只有与领导保持和谐, 取得信任, 自己所提出的建议、方案和意见才能被领导采纳。
三是协调领导成员之间的关系。企业的领导班子在年龄、文化程度、性格等方面都存在差异, 且分工不同, 交流机会也有多有少, 这就需要秘书进行中间传递, 协调整体工作的向前开展。
四是协调职能部门之间的关系。秘书要准确地传达领导意见, 协调好各部门工作。尤其是在“扯皮”问题上, 秘书要利用自己的特殊地位, 理顺关系, 协调矛盾, 共同开展工作。当然, 要坚持原则, 防止出现“拿鸡毛当令箭”、“拿领导压人”等现象。
五是协调督察重点工作部署的落实执行情况。秘书要采取全面督察、重点协调、跟踪落实等形式, 加强对企业重大工作部署和重要决策的协调督察, 对重要而紧急的决策事项, 要一抓到底, 抓出结果, 并及时向领导做出汇报或专题报告。
国企秘书应具备“办事员”职责。领导在日常工作中无法事必躬亲, 往往把一些事务性工作交给秘书来做, 这要求秘书具有“办事员”职责。待人接物、洽谈业务、联系工作是秘书的日常工作。对领导交办的、组织需要和安排的事务要仔细办好, 要搞明白干什么, 怎么干。秘书要搞好公关工作, 培养冷静敏捷的应变能力, 为自身树立好形象。秘书就是企业的精神面貌、管理水平和企业精神方面的“缩影”和外在体现。
国企秘书应具备“服务员”职责。秘书必须具备“服务员”职责, 解除领导工作上的后顾之忧。秘书要掌握领导的作息规律, 熟悉和了解领导的性格、习惯和工作方法, 察言观色、随机应变, 善于捕捉细节, 勤思考, 实现三个转变:一是变被动服务为主动服务, 善于寻找工作切入点;二是变应付服务为学习服务, 学习领导的渊博知识和丰富的工作经验, 提高自身水平;三是变简单重复服务为改革创新服务, 挖掘服务工作的新内涵, 力求有新创意、新变化和新提高。
在众多的国外秘书教育中，我认为法国国家行政学院的秘书教学模式最为特殊，也最为人性化和实际化。法国学生的秘书课并不是在学校里的课堂上而是被安排到各级行政机构去担任见习行政人员。学生担任时有职有权，甚至可以在上司不在时，有自行处理公务的权利，也可以根据相关规定去签署法令和决定等一些文书。并且在一年的实习结束后，每个学生都要写一篇实习论文，来总结一年中所遇到的重大问题并且是如何处理的，再从法律、政治、经济等角度进行高度的概括，真正的做到了从实践中得出理论再由理论去实践的原则，符合应用学科的教学特点，能在较短的时间内培养出和知识扎实、理论水平和动手能力较强的高级秘书人才。在我国的秘书教育实习中也要将我们学生所学的知识应用到实践中，做到真正的学以致用，而不是空学理论知识，空有“纸上谈兵”是无法在今后的工作中胜任为一名合格的秘书。
而在其他国家的秘书教育中，日本秘书工作较很多国家不存在的优点，就是细致。无论是工作中，还是个人行为的举手投足，日本秘书工作的细致体现在各个方面，这是我国在秘书教育中应该重点学习和强调的地方。并且日本秘书的教育也有着许多优点。以高级秘书教育为例，日本人认为，秘书的知识面要宽，为人处世的经验要丰富；作为一名合格的秘书要熟悉官场，能独立处理大事件。因为秘书是为上司服务的，而上司，不论是政府的核心人物还是商界的大人物，都必然要经历大场面，都必须要有各种应酬。所以他们对秘书的要求非常严格，只有经验丰富，处理问题冷静，做事细致的秘书才能称为一名合格的秘书。并且日本对于秘书的教育课程充满了日本特色，所以他们培养出来的秘书，不仅知识渊博，还精通各个专业与领域的文化，既有日本国粹根底，又能适应现代社会。这样的秘书虽然不是很多，但是这种培养的方式是好的。这种秘书概念已经完全现代化，而不是陈旧的对秘书人才培养的概念了。
而我国的港台地区由于行政机构规模较小，所以公司秘书在整个秘书队伍中占绝大多数，而机关秘书只占总数的百分之五左右。因为香港是经济发展繁荣，所以对于秘书人员的需求量也很大。香港不少大学开设有秘书专业，在职人员也可全职或半职攻读一年制的秘书课程和接受专业训练，更有120所左右的中专程度的学校、疏远，开设约十六七门课程，专门培训求职或在职的秘书人员。一些小公司招聘秘书的条件并不高，一般高中程度即可应聘，但应聘者求职前必须先在商专、书院之类的秘书学校学习一定的商业知识和秘书实务技能，或在培训班、短训班接受一定的专业训练。而且香港十分重视对在职秘书人员的培训。培训机构一般有公司自办、社会联办，或者是大专院校利用假期和课余时间开办的为多。这不仅强调了就业前的教育，同时还贯彻了终身学习的理念，加大各方面的培训，使秘书及其工作更能与时俱进，更好地辅助领导，提供服务。这对我国大陆的秘书和秘书工作就业后实行培训和再教育有很大的启发。同时要充分利用社会资源，不断提高秘书人员自我管理、追求自我进步的意识。
而在美国，秘书教育学校主要有三类：第一类，高等学校设立的秘书系或秘书学专业。这类学校达1300多所，主要是两年制的大专技术学院或商学院，四年制本科的较少。据统计，1990年度四年制大学毕业获秘书学学士学位的有2178人。第二类，高中。美国的许多普通高中均开设秘书课程，还设有与秘书职业相关的选修课，以许梿秘书人员必备的技能。第三类，成人学校，有的叫秘书学校，有的是在商业、技术学校内设立秘书系。美国的秘书教育实行双学位制，不但要有秘书专业的学位，而且要有另一门专业的学位。美国的秘书教育更侧重培养技术型人才，而且国家对秘书人才也是相对比较重视，这其实我们在秘书专业地位的确立，尤其是本科秘书学专业的地位的确定都有很好地借鉴作用。同时，应将秘书课程开设设置更加合理化，不单单是设置与秘书相关的课程，而且扩展性的开展与秘书职业相关的选修课程，从而不断提高我国秘书教育的质量与水平。
在英国，对秘书人员的要求很高，因而对秘书教育及秘书人员的能力培养也十分重视。英国有不少机构负责从事秘书职业教育，如商业和技师教育委员会，伦敦工商会，彼特门考试学院和皇家艺术学院等。 与美、英、日等国家一样，法国也十分重视秘书教育，开展了广泛的秘书职业教育和秘书在职教育。而独具特色的是，它开办了法国国立行政学院，把培养高级秘书人才与培养合格的行政官员结合在一起，在教学模式方面颇具特色。总体说来，法国国立行政学院对“秘书→文官→中高级官员”培养一体化的思路，对优秀青年进行专门教育的体制、理论密切联系实际的教学方式等，有很多地方是值得我们借鉴的。
秘书工作内容
1、作好公司重要会议的记录及___的整理;
2、起草、打印、登记和存档总经理签发文件;
3、协助行政部经理做好公司来宾的接待工作;
4、组织筹备公司总经理会议、专题研讨会议等公司会议，安排会议议程，准备会议文件，主动掌握有关决议的执行情况;
5、协助总经理对公司内部发布重要信息、通知、通告工作;
6、负责总经理的对外联络、来电、来访记录及礼仪;
7、负责总经理商务旅行的各项准备工作;
8、负责总经理文件，信件，函电的接收与转达，维护总经理名片簿和总经理交待的相关物品。
秘书岗位职责
1、起草公司工作总结及总经理讲话稿;
2、起草公司股东会和董事会的会议材料;
3、作好公司重要会议的记录及___的整理;
4、起草、打印、登记和存档总经理签发文件;
5、协助行政部经理做好公司来宾的接待工作;
6、接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录;
7、掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作;
8、收发传真，并及时交给总经理处理;
9、完成总经理或行政经理交办的其他工作。
秘书岗位要求
1、良好的组织沟通协调能力;
2、良好的中英文写作、口语、阅读能力;
3、熟练使用办公软件及办公自动化设备;
4、性格沉稳，公关交际能力强;
5、形象仪表出色，有特长;
6、本科以上学历，行政管理或相关工作经验者优先考虑;
2、负责撰写酒店综合性的业务报告总结、计划等公文函件负责审核由各部门起草的对外文函
3、负责组织安排总经理办公会和行政例会做好会议记录撰写决议和会议纪要
4、检查酒店的各项决议和总经理工作指令的贯彻执行情况及时了解和反馈信息
5、负责业务资料和信息的收集、分析、研究掌握酒店行业市场动态为领导当好参谋
6、负责来往文件及书报、信件的收发工作处理有关来电、来信等信息分类整理做好记录及时上传下达
（2）协助领导制定决策。秘书机构或秘书工作人员在领导机关制定决策的过程中，可以在以下几个方面发挥作用：一是协助有关职能部门提出决策的几种可行性方案，供领导选择；二是向领导汇报各种可行性方案及其依据，并比较各种方案的优劣；三是在领导班子确定决策方案后，秘书要把决定记录在案，并形成文字材料；四是以会议或文件形式把决策下达给有关单位，责成认真执行；五是协助领导检查决策的执行情况，做好住处反馈工作。秘书工作人员和秘书机构要把决策执行过程中的情况、成绩、经验，特别是工作中发生的错误和出现的新问题，及时反馈给领导，以便领导采取措施或制定新的决策。
（3）协助领导起草文件。
（4）做好上级、下级平行机关发来的各种文书的处理工作。不论是本机关起草的文件，或是其他机关送来的文件，除了当时发挥作用外，有的还在相当长时间内起着重要作用。因此，秘书工作人员和秘书工作机构要做好文书立卷存档工作。
（5）协助领导处理群众来信来访和接待工作。处理群众来信来访和接待工作，是党委联系群众的一条重要渠道。秘书工作人员通过协助领导处理群众的来信来访和接待工作可以了解群众的思想情况、愿望要求和批评建议，同时也要从群众的来信来访中检查党的方针政策的执行情况、领导机关决策的贯彻情况以及基层工作中出现的新问题，及时向领导反映，帮助领导改进工作。
（6）协助领导做好各种会议和组织工作。
（7）负责管理本部门和印章、介绍信、证明信。
一、电网企业秘书工作的主要职责和权限
(一) 秘书工作的主要的职责。在企业中, 秘书的工作职责主要是在部门主管的领导下参与政务的管理, 做好服务, 综合协调, 发挥出参谋助手的作用;收集信息并进行相关的调查研究, 为领导的工作提供可靠的分析;在领导作出任何决策的过程中都要积极地为领导提供具有真实性和实用性的相关信息, 为领导的决策提供有效的建议。领导批办的事项和公司的重要工作安排的落实和执行, 抓好督查和督办的职责;负责起草具有全局性的各类综合性的文件和材料, 参加企业总经理的办公会议、企业相关的专业会议等行政上的例会, 并且做好会议的组织、记录、协调和纪要整理工作。
(二) 秘书工作的主要权限。企业的秘书工作主要的权限就是要求企业的各个部室和公司所属的单位提供出各方面的工作情况、信息和资料;并且有权利向企业的有关领导和总经理工作部领导报告工作并提出合理的工作建议, 有权利对于有疑问的工作情况和信息进行调查和核实, 并且得到有关方面和工作人员的协助;有权利按照领导的指示和意见督查本部各部室和企业的重点工作的落实情况并提出相关的意见和建议。
二、电网企业秘书工作内容
秘书工作首先应该做到及时、准确、全面。在高效、务实的基础上积极参与企业的行政例会, 参加总经理的办公会议, 企业本部的专业会议, 并且在这些会议上做好必要的会议记录和整理会议的纪要, 还要参加生产、基建、经营等各个专业的协调会议, 督促牵头起草部门的会议纪要;下达相关会议的通知, 检查并且报告到会的情况, 会议的决定事项如果涉及到并未参会的部门, 会议之后要立即通知有关部门的负责人关于会议的决定;政策和法律上没有错误, 符合领导的要求。
三、电网企业秘书工作的创新发展
(一) 服务理念上的创新。随着社会经济的发展, 电网企业的工作也面临越来越复杂的形势和问题, 秘书工作作为企业内部的协调和管理的工作部门, 首先就要以服务的经营管理理念来开展工作, 用一种积极的思维方式来进行决策和思考, 从而提高企业管理层的决策能力和执行的力度, 把传统和创新的服务理念相互融合, 提高秘书工作的执行力度。
(二) 服务机制的创新。服务机制的创新是秘书工作创新一个重要的方面, 创新的过程中, 对于各项工作的流程, 工作的标准和工作的规范都要进行创新, 要理顺各种关系, 形成科学合理的协调工作程序, 保证事有人管, 人有专职, 每一项工作都能落到实处。要处理好重点和全面之间的关系, 工作中没有小事, 在工作中不允许存在一点的闪失和纰漏, 秘书人员应该具备大局意识, 拿出高度负责的精神去做好各项工作。在做好对上服务的基础上, 还要突出工作的细节, 不断改进秘书的工作作风, 做到以礼待人, 以诚待人。
(三) 服务方式的创新。秘书工作服务方式上的创新就是要突出工作的超前性、全局性和细节方面的针对性, 体现出秘书工作的服务方式转变:一是由被动服务向主动服务转变。工作要以事物的发展趋势为立足点, 对于工作的内容和性质作出超前的把握, 争取对工作做到早分析、早实施, 将工作化被动为主动。二是从传统的单项决策向全面决策方面过渡。办公室作为企业的综合管理和协调部门, 单项工作满足不了全面的决策发展需要, 在领导进行决策之前要对决策的预案进行准确的参谋和决策, 向领导的决策项目提供全面的建议和关系, 提供决策的参考意见。
四、新时期电网企业秘书工作的综合素质培养
秘书工作对于办公室工作的正常运行起着至关重要的作用, 在整个企业的运行中也起着无法替代的作用。一个优秀的秘书必须是综合素质和职业能力过硬, 在发现和处理问题的时候一定要善于利用灵活性的思维模式。对于企业的相关规定一定要带头去执行, 对企业的决策要做到亲自参与, 要具备很高的职业素质, 企业的秘书工作不仅仅是为领导服务, 也是为企业的员工服务, 秘书工作要做好和职工的沟通交流, 做好信息的调查和研究工作, 协助企业的领导做好相关的决策。要在实际的工作当中不断提高自身的业务能力和理论水平, 并且不断更新自身的知识结构, 从而不断提高自身的综合素质。
五、结语
在电力企业的发展过程中, 秘书工作具有极其重要的作用, 特别是现在电力企业发展改革的关键时期, 对于企业的秘书工作提出更高的要求, 秘书工作人员要在实际的工作中不断创新并且提升自身的综合素质, 不断适应企业对于秘书人才的要求。
摘要：随着我国经济的不断发展, 随着电力行业体制的不断改革和完善, 电力行业的发展也到了新的阶段和时期, 对于新时期电网企业秘书的工作也应该有更加清楚和明确的认识。
关键词：电网企业,秘书,策略
参考文献
[1]陈生军.新时期企业办公室秘书工作探析[J].科技资讯, 2014, 12 (17) :190
辞职不久的某一天，我接到好朋友辛宁的电话，她激动地告诉我，八月八日她就要成为别人的新娘了。她的父母和亲戚都远在青海无法来参加婚礼，在这个城市里她也没有别的好朋友，特别希望我能帮她一起准备一下出嫁前的所有准备事宜，并且做她的伴娘。伴娘我已经做过N次了，绝对不是问题。可其它准备工作，我还真没实践过，大不了就是挑选婚纱、预约化妆之类的吧。不想好朋友在一生最重要的时刻觉得孤单，我爽快地答应了。
我专门上网查了很多婚礼计划、新娘装扮、新娘礼仪之类的细节问题，并且打印出来仔细研究，一时恍惚有自己要做新娘的感觉，所以也格外卖力。
在婚礼还差一个月的时候，我一边建议辛宁定期去做婚礼前的皮肤保养，一边抽时间去替还在忙碌公司业务的她考察婚纱。在把全市所有上档次的婚纱店都逛得差不多时，我给辛宁盯上了一件白色婚纱、两套红色长裙和一套黄色晚礼服。果然，那天在我的带领下，辛宁去试装时，旁边的准老公眼里全是惊喜的目光。是啊，这几件长裙都巧妙地掩饰了辛宁身材的不足，同时又把她的纤长衬托得风情而俏丽。那晚，两位准新人非要请我吃大餐表示感谢。
之后我还把我上镜时的化妆师小韦推荐给辛宁，小韦是这个城市这个行业里比较有名的大牌。看在我的面子上，小韦特别细心地研究了辛宁的脸型和五官以及皮肤的类型，甚至询问了她的性格等很多问题，最后确定了一套喜庆而欢快的彩妆方案，并提前试妆。看着镜子里如花般快乐而娇艳开放的脸蛋，辛宁前所未有的自信。
终于迎来那个幸福的日子。那天的我成了辛宁周全而可靠的全职秘书，一步不离左右。到婚宴现场时我抢先下花车，帮她托起婚纱；在举行仪式时，我替她接过大捧的花束；更换礼服时，我为她保护发型并拉起后背上的拉链；还时时注意着她的头发和头纱是否松动，彩妆是否有脱落等等。
那天虽然很累，但看着好友幸福而信任的目光，心里竟然也有一种成就感。晚上离开时，新郎的父母非把一个包好的红包塞到我手里，竟然有一千块!而更没想到的是第二天我接到一个陌生的电话，是那场婚礼婚庆公司老板打来的，他说听了公司里的职员说起我出色的表现，问我有没有兴趣尝试一种全新的职业——“新娘秘书”。我爽快地答应下来。
盛夏虽然是结婚淡季，但我的生意还是一个接一个来。这时我才知道，其实这个职业在我们这个小城市是一直不曾有过的，就像当年没有专职的婚庆司仪一样。也许这是我另一个起点。因此，我会替她们注意每个细节。
记得有一次，一位新娘穿了一件低V领白色婚纱，却戴了一条没项坠的铂金项链，松松垮垮得挂在胸前，总感觉有些空挡。我悄悄给新娘建议，并摘下朋友从香港给我买的那只精致挂坠，挂在新娘的铂金项链上，正好驻留在V领的中间，浑然天成的美丽。新娘自然非常高兴。
还有一次，在新人互相交换戒指时，竟有个冒失鬼大声问新娘的戒指钻石几克拉。那钻石其实很小，看到女孩的脸上掠过一丝尴尬，我连忙灵机一动说：“其实，这戒指是新郎的祖母留下的传家宝，有着非同一般的意义呢。”宾客中立刻传来一阵赞叹。
两个月后，我们公司接到的“新娘秘书”业务远远不是我一个人就能忙得过来的。我建议老板在电视台打广告招聘。那一次，我和老板一起在50多个报名者中，经过交谈面试，最终确定了5位温柔利索而懂得礼节的应聘者。然后我用自己编写的有针对性的教材抽空对她们培训。元旦那天，六名“新娘秘书”挂了我们婚庆公司的胸牌分别去六场婚礼现场，大大提高了公司的知名度。
终究是给别人打工，为什么不自己做呢?看着其他几个姐妹已经能够很轻松地独自完成工作，再三考虑后，我向老板提出辞职的请求。年轻的老板很开明，感谢我这一段时间以来对他的帮助，并且鼓励我创建自己的“新娘秘书”专业服务公司，还帮我张罗着看门面。
2005年3月份，我自己的“新娘秘书”专业服务公司在噼里啪啦的鞭炮声和朋友们的祝福声中开业了。9位亮丽而得体的姑娘成为我的第一批员工。作为这个城市一个新兴的行业，当天，我们公司的开业还上了当晚的电视新闻呢!
负责总经理办公室日常管理工作，对公司机密文件进行保管，做好各高层领导者的辅助性工作及文秘档案管理工作。
1.2.负责总经理办公室综合性事务工作；
3.对公司重要文件的编档及保管工作；
4.对总经理办公室的来访人员的接待工作；
5.对总经理办公室待交打印文件进行打印、复印工作； 总经理临时交办的其它工作。
1.负责公司员工的日常招聘工作。
2.负责执行和规划员工培训工作。
3.确保有关人事规章制度规定，遵循政府相关部门的劳动法规。
4.负责起草公司人事方面的规章制度，草拟有关人事薪资等文件。
5.负责员工档案资料的建设，办理员工的劳动合同签订、职务任免、调配、解聘等手续。
6.做好员工社会保险的缴纳工作。
7.完成领导临时交办的其他任务。
8.人力资源花名册的建立健全。
9.新入场员工的人事手续的办理。
10.离职员工的人事手续的办理。
11.每月各部门员工考勤表的汇总统计及报送。
12.统计每月员工的人事变化情况并汇总上报相关领导有部门。
13.在职员工的请销假、休假手续的办理。
14.公司人力资源库的收集及建档。
15.协助员工劳动合同的签订及建档。
16.做好员工人事档案的建立与日常的管理。
17.做好员工胸卡的发放、制做与管理。
18.做好领导交办的其它事宜。
一、主持本室的政治业务学习、教学和各项活动等全面工作。
二、带领全科室人员努力完成学校所分配的各项工作任务。
三、制订教研室学期和学年工作计划和总结。协助系（部）和教务处检查教学计划执行情况。
四、合理安排和分配教学任务,按规定的时间将教学任务下达给教师,定期检查教学情况，不断改进教学工作。
五、认真组织教研活动，每学期不少于20学时。组织教师观摩教学，提高教学水平。主任每学期听课不少于8节，并提出合理性建议。
六、审阅教师学期授课计划，按时送交系（部）审核。
七、检查教师的教案和作业批改情况，每学期检查教案2次。
八、审阅考试命题方案、试卷，按规定报送学生成绩表。变更上报成绩须凭主任签字批准。
九、向实验中心提出实验室建设规划和新开实验项目。协助有关部门做好实验室建设和设备的使用和管理。
十、制定教师进修计划，安排老教师指导新教师。
十一、指导、协调学生的第二课堂学习活动。
十二、带领科室人员开展科研工作，组织教师参与教材、实验指导和教学有关资料的编写
十三、负责教学档案的整理、保管工作。
任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？
关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。
模拟测试：总经理要秘书安排会议。
总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事中，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议，来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？
下面是一至九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段呢？
一段秘书的做法：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实。发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查。发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法：勤准备。发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几月几日（或是周几）几点到几点有会议。
五段秘书的做法：细准备。发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备；同时呢，还主动了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
六段秘书的做法：做记录。发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。
七段秘书的做法：发记录。会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
八段秘书的做法：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法：做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！
从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。这种做事的理念和方法，不仅仅是针对做秘书这个职务的人需要学习，其实是我们每个人都应该学习的。
因此，在日常工作中，有这样两个问题是我们需要不停自省的：
1．我想要的结果是什么？
自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。
国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。
《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。
二、《秘书实用手册》所存在的主要问题
与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。
(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。
《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。
(二) 内容设置过泛、过于庞杂。
从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。
(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。
手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。
该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。
(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。
《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。
用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。
物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :
(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。
秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。
另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。
(六) 语言生硬, 排版太密。
《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。
《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。
(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。
《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。
而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。
(八) 服务意识不够强。
这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。
三、改进建议
上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:
一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?
二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。
三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。
四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。
五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。
六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。
七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。
八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。
摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。
关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比
参考文献
[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.
[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.
[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.
[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.
商务行政秘书之我见
我认为商务行政秘书的主要职能有以下几点：
1.处理办公室的日常事务，包括办公室的环境卫生、办公设备的使用保养；各类电话的接听、公司对外事物的电话联系。
2.对现有客户资源的管理。行政秘书首先要了解自己的客户源，客户所属的范围、特点。要有一套完整的客户数据库，就是建立起每一位客户的档案资料，包括公司名称、性质、所属行业、人员的构成、我们与之以前相关一切合作内容，我们为期提供的服务（包括服务内容、方式、参与的人员、时间等）以及客户的反映（包括满意度、意见、建议、效果等）。这些都应该做出详细的纪录，作为公司一种重要的资源保存下来，使公司工作条理化、标准化。同时也是检验公司业务发展的一项依据，我们可以通过对客户资料的分析，找出本公司的优势和不足，可以扬长避短，使公司发展的更好。
3.参与公司一些重大工作的讨论，包括人员的招聘；业务的扩展；新项目、新领域的讨论研究等。虽然不起决策性的作用，但也可以为公司的发展出谋划策。
4.协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、拜访其他客户的预约工作；代经理起草一些简单的公文文书；将职员及客户反映的情况及时的反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难。做好上下级之间的沟通工作。
以上是我对商务行政秘书职能的一些观点，下面作为一名新人，我想谈谈自己对这一职业具体工作的一些看法。
1.作为新人首要解决的是尽快的了解公司的员工构成、业务范围、运行模式、发展方向、客户资料的掌握。即便更快更好的投入工作中去。
2.建立起以上所提及的客户数据库，并根据业务的发展，不断的对其进行充实完善。
3.每天要对自己的工作做总结，回顾当天工作的内容，将需要第二天解决的问题，一一列出来，并对第二天的工作做一个大体的规划。
4.定期的写工作心得，找出这段时间自己工作中的不足以及比较好的地方，跟同事或经理进行沟通，不断的改进自己的工作方法，提高工作效率。
5.踏踏实实的做好自己的本职工作，在工作中不断的学习；在学习中不断的提高自己的能力。
6.商务行政秘书的一项重要职能就是跟客户的沟通。这就要求行政秘书要保持一份良好的心态，灵活的应变能力，高度的敬业精神和对本公司业务的了解程度。只有这样才能有效的跟客户进行沟通，作为咨询服务业的公司，让客户满意是我们最大的目标。
对于公司业务的一种扩展，因为是新成立的公司，我又是一名新人，我只能就我的想象谈一谈看法。
1.对于新公司来说，头几份订单是至关重要的，我们要尽全力去做好，这并不是说以后的业务不重要。只是说在公司成立初期，还没有创出自己的名牌的时候，让我们的“顶极理念、顶极训练、顶极顾问”的经营理念，通过我们的优质服务，先被一些客户所接受，慢慢的占有自己的市场。客户的客户、客户的朋友可能会是一种重要的客户源。同时要积极的利用广告效应。比如在互联网上建一个自己的网站，推广自己服务理念，让更多的人了解我们。同时通过报纸杂志的宣传，提高自己的知名度。利用现有的资源，出版一些相关的图书，创建自己的企业文化。我觉得我们的服务应该深入到社会的各个层面，不应该只是面向企业，也许可以面向教育界，面向老师甚至是学生，对他们进行一些培训，给即将步入社会或已经步入社会的大学生一些建议、忠告，使他们能够更加自信、更加成熟。
2.在扩展新业务的同时，要注意对已开展业务的不断充实、完善。
公司刚成立，一切都有待慢慢完善。电脑的数量好像达不到需要，办公桌显得有点乱。其实对于“无忧管理”，我想说的只有感激，谢谢“无忧”给我这样一次机会，给我这样一个舞台，让我能够自由的展示自己，让我能够重新的认识自己。我想我一定会同“无忧”一起茁壮成长。
这两天的面试让我有很多的感悟，我自己写了一些不能说是散文更不能说是诗的文字，算是对这两天面试的一点总结。我希望自己能够尽快的投入工作，尽早的进入角色，不辜负“无忧管理”对我的期望。
无忧管理
我的心始终朝着罗马的方向
但四周很黑我看不清哪条路能够通向那里
于是我在黑暗中不断的摸索、苦苦的追寻
很久以后才发现其实自己又回到了开始的地方
突然一轮太阳在我的身后升起
于是我看到了自己的影子
当我慢慢面向她的时候
影子被我抛在了身后我看到了一片灿烂的阳光
太阳微笑着对我说来吧孩子一直朝着我走你就会找到你想要的那条路
于是我背起行囊有幸成为了一缕阳光
虽然现在我的光芒还很微弱
但我相信在不久的将来
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