总裁办公室业务规定

第1篇：总裁办公室业务规定

总裁办公室业务规定汇总

X X有限公司总裁办公室业务规定

第一章

总

则

(目的)

第一条

本规定的目的是，为了加强本公司在业务处理和运行过程中，总裁对部门的指示、命令和希望的传达，以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。使整个公司的上传下达工作能够及时、准确，保证整个公司的命令与报告系统正常运行，并使公司的人事总务与后勤工作有序化，提高办事效率，保障公司日常经营活动的正常进行。

第二章

命令、指示与决策等管理

(综合管理) 第二条

命令、指示、决策、报告、实施等综合管理，用统一规定的“命令管理簿”进行。总裁的命令、指示，采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。具体事宜由秘书处理、传递。

(命令管理簿的整理)

第三条

“命令管理簿’’按“办公室”、“项目部”，财务部…‘研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。

(总裁指示单)

第四条

“总裁指示单”由总裁或秘书填定，递交给执行者。

(总裁指示单一式两份)

第五条

“总裁指示单”一式两份，一份递交给执行命令者，一份留在总裁办公室秘书处。

(总裁指示、决策事项的处理)

第六条

总裁指示或决策事项，按“总裁指示单”进行，并逐项填写在“命令管理簿”之中，执行完毕后，“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。

(向总裁报告)

第七条

执行者除特殊情况外，应在接到指示或命令后，在规定完成的期限内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。“总裁指示单”留在秘书处存。如果在执行过程中遇到问题与变化，在执行之后，必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。

(执行命令或指示的过程管理)

第八条

组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。确定会议内容和程序，向总裁提示需要解决的问题顺序。

(口头命令与指示的处理)

第九条

一些简单而不重要的命令与指示事项，通常以口头的方式传递，没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿’’或“总裁指示单”，但是，办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来，填写进“业务处理预定表’’中。另外，在紧急事件发生时，总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递，在这种情况下，事后秘书必须把这些重要的指示与命令，填写进“业务处理预定表”，进入“命令管理簿”之中。

(业务处理预定表的检查)

第十条

秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查，提请总裁对重要的命令事项过目，并告之当日的业务处理事项。

第三章

秘书事务

(收发事务)

第十一条

往来的公函收发，以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。

(接待事务)

第十二条

接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者，安排与总裁会晤的时间和地点，以及准备会晤所必需的资料和文件。

(预约事务)

第十三条

预约和安排来访者与总裁的会晤，并对会晤日程时间表作出安排。

(会议事务)

第十四条

安排总裁出席的各种重要会议，如董事会、部门经理会议、股东大会、宴会、高级会谈、谈判等等，制定日程时间表，准备各种记录文件，与各方进行联系和联络，布置会场，安排各种设施，准备各种资料，以及对会议实施记录和整理会议纪要。

(整理事务)

第十五条

秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料;清扫房间、接待室、会议室和门厅;保持室内干净和空气新鲜;调节室内温度与湿度等等。

(代理事务)

第十六条

代替总裁出席婚丧仪式，前往祝贺与吊唁;如实传达总裁的指示、命令与意见;传递总裁的文件、书信与物品。

(调查事务)

第十七条

按总裁的指示和命令，展开对有关企业内外的专项调查，包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面的资料和信息情况收集。

(文书事务)

第十八条

起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案;负责印刷、打印、编辑和校对。

(联络事务) 第十九条

掌握总裁的行踪;确定与总裁保持联系的方式，如电话、电传、电报和信件;并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。

第四章

印章事务

(印章的制作与废止)

第二十条

印章的制作与废止由办公室主任提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。

(废止印章保存年限) 第二十一条

除特殊情况外，废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。

(遗失、损坏和被盗)

第二十二条

印章被盗、遗失和损环时，保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告，并书面具明理由，办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。

(印章登记)

第二十三条

所有公司印章都必须注册登记，由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。

(印章的出借)

第二十四条

公司印章带出公司时，必须经责任管理者同意进行登记，由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。

(印章使用范围)

第二十五条

印章使用范围，按有关规定执行。

(手续)

第二十六条

印章加盖由管理责任者负责;他人使用印章，必须提出申请，并由秘书填写“公司印章申请单。”

第五章

日常事务管理

(信件) 第二十七条

信件包括总公司、各分子公司之间以及同社会各部门的往来信件、电报、传真、包裹、传票、文件等。

第二十八条

信件接收及转交由前台秘书承担。

(信件的接收)

第二十九条

除指名某某亲启信件之外，所有普通信件一律由办公室及时开封，并在信件右上角上注有开启日期。

(登记)

第三十条

被开封信件，设专人在“接收信件簿”上逐一登记，写明开封时期，发寄单位，发寄人，信件名称，内容概要，收信部门或科室，与“接收信件簿”一起，交给办公室主任。

(接收信件处理)

第三十一条

办公室主任根据信件内容和“接收信件簿”提示，交付有关人员处理信件，并让处理信件的责任者在“接收信件簿”上签名或盖章。

(信件发送)

第三十二条

公司对外信件一般由办公室统一寄出或发送。

(发送信件处理)

第三十三条

办公室有关人员在“发送信件簿”上逐一填写每一发送件的地址，收信(件)人，发送人，所属部门(科室)，内容概要之后，方能投寄。发送人应将邮局存根注明内容后贴在发信簿后页反面，以确认发出并备查。

(定期杂志、报刊的定阅收发)

第三十四条

办公室前台秘书负责所有报刊的订阅和接受、分发工作并及时送达各部门及个人。

(文件的保管)

第三十五条

办公室文件保管包括所有官方文件、法律文件、重要的往来文件、信函、通知书、报告书、传票、契约合同(副本)、证明书、决议书、调查报告、统计分析报告、各种提案、议案、备忘录、议事纪要、帐簿、投讼文件、决策书、判决书等一切业务书类和文件。

(文件保存年限)

第三十六条

文件保存年限分五等级：

一、永久保存

二、保存十年

三、保存五年

四、保存三年

五、保存一年

(文件保存责任者)

第三十七条

办公室设机要秘书负责对各类文件的保存。在特殊情况下，移交别部门或委托社会专门机构保存。

(保存期间的变更)

第三十八条

在必要的情况下，经部门经理会议讨论之后决定，或延长，或缩短保存期。

(保存责任的移交)

第三十九条

保存责任的移交，须经总裁认可，重要文件原则上准带出本公司，在必要情况下，必须有总裁的指示。

(废除)

第四十条

文件保存期到后，经办公室会议决定予以废除。废除原则上采用焚烧方法。

(接待事务)

第四十一条

除非常熟悉的来访者外，前台秘书必须弄清来者身份、地位、所在单位、姓名、来访目的、有无事先约定等等，然后按下列方式进行接待事务处理。

一、如果是政府要员或其他公司经理、专家学者，通知办公室，由总裁办公室作指示。

二、如果是一般来访者，则先与有关部门联系，作出接待安排。

三、如果求见者不在，或正在会议之中，或正在处理事务，由办公主任指示或出面作出解释和安排。

(电话事务)

第四十二条

接通电话后，首先问好并告诉对方“这里是X X公司办公室”，然后询问对方姓名、单位、身份以及有何事宜。按第四十一条执行。

第六章

后勤保障事务

(安全保卫)

第四十三条

负责全公司的保安、防灾、减灾等全部事务。

(事故)

第四十四条

在发生事故或非常事件时，直接与公安部门联系，及时向总裁作出报告，组织警戒、减灾力量，稳定秩序，积极寻求减灾对策，妥善处理。

(前台)

第四十五条

做好前台工作，包括总机值班，了解来访者，制止未经许可者进入办公区。清洁大厅卫生、保障饮水供应，大会议室维护;调整打卡机;打长途登记。

(保安)

第四十六条

任何公司外人员，未获准许不得进入公司，一旦发现，立即向办公室报告。

(防止火灾)

第四十七条

对火种、火源和火灾易发生环节严格防范和查询;检查消防器械，保证消防器械处于良好状态。

(风雨时的处置)

第四十八条

在大风暴雨来临时，进行特别检查与防范。

(值日) 第四十九条

每天下班后，设专人负责关闭大门，切断除传真机以外的电源。

(工作现场的安全)

第五十条

办公室负责对整个公司工作现场和集体宿舍设备、设施和工作场所的安全检查、维修和保养工作。

(防止对社会的危害)

第五十一条

办公室对公司内物品及车辆，要实施监察，防止对社会危害的发生。

(卫生)

第五十二条

对工作现场环境进行监督，保持工作现场环境的监察，保持工作现场干净、清洁和空气新鲜。对公司职工进行卫生和健康教育，对职工的心理健康和服饰卫生实施监督。

(就业限制)

第五十三条

被医生诊断有下列疾病者不得在公司工作现场继续工作，或不得招聘录用。

一、精神分裂患者。

二、梅毒、淋病等性疾病患者。

三、结核病患者。

四、病毒性肝炎患者。

五、癌病患者。

六、接触性传染皮肤病患者。

七、其他医生认为不宜就业者。

第七章

物品管理

(事务用品管理)

第五十四条

控制办公事务用品开支，办公用品由办公室统一购买、保管和分发。

(事务用品类别)

第五十五条

办公事务用品类别规定如下：

一、办公用品(桌椅等)

二、事务器具(文件夹、度量衡器具等)

三、印刷品

四、纸张(复印纸、打印纸等)

五、电器、电料

六、杂物器具(杯、盘、碟等)

七、办公自动化用品(电脑、打印机、复印机等)

八、车辆

九、其他

(购买申请与调查)

第五十六条

除日常低值易耗办公事务用品外，一项500元以上的办公事务用品购买，必须由使用部门提出申请，由办公室核实与调查，上报总裁。

(购买决策)

第五十七条

一项500元以上的办公事务用品购买权限在总裁，由总经理作决策，一项500元以下的办公事务用品购买权限在办公室主任，由办公室主任决策。

(台账) 第五十八条

所有购入办公事务用品都必须填写台账，作好记录。

(物品保管与领用)

第五十九条

办公事务用品设专人保管，用品的领用必须向办公室提出申请，由办公室签字后方能领取。

(事务用品维修)

第六十条

办公事务用品损坏、污染的维修，由各部门向办公室提出申请，由办公室负责维修。

第六十一条

办公事务用品原则上谁使用，谁管理，各使用者负责避免办公事务用品的遗失、被盗、损坏和污染。在办公事务用品遭受损失时，办公室有权追究使用者的经济责任，

(管理责任的转移)

第六十二条

遇到人员离职，事务用品管理责任需转移时，有关部门必须通知办公室，及时办理办公事务用品管理责任转移手续。

(废除)

第六十三条

一切办公事务用品的报废处理权限，原则上在办公室，任何办公事务用品的报废处理都必须经办公室同意。

第八章

固定资产管理

(固定资产管理)

第六十四条

固定资产的转移、让渡、废除、担保、出借的管理责任与权限如下。

一、决策权限在总裁及董事会。

二、固定资产价值管理责任在财务部。

三、固定资产实物管理责任在办公室。

(固定资产实物管理)

第六十五条

固定资产实物管理责任者的确定，由办公室主任指定。

(实物核查)

第六十六条

实物管理责任者，必须每半年按财务部固定资产台帐，逐一对公司内固定资产实物进行对照核查，并把结果分别报告财务部经理和办公室主任。

第九章

车辆管理

(清扫)

第六十七条

必须保证车辆的清洁、卫生。清扫责任者为车辆驾驶员

(使用)

第六十八条

公司内车辆使用，由办公室统一调度与安排。

(交通事故)

第六十九条

车辆违章和发生交通事故，由办公室出面协商、谈判、解决和处理，

第十章

改善提案管理

(目的)

第七十条

通过合理化建议和改善提案管理，提高工作效率，节约开支，提高职工的工作能力以及职工参与经营意识，谋求企业的发展。

(条例) 第七十一条

改善提案管理条例另有规定。

第十一章

人事决策与人事管理

(人事决策与人事管理)

第七十二条

人事决策的最高权限者是总裁，以下是专务董事、常务董事和总裁助理。人事管理由办公室主任负责进行，下设人事秘书。人事决策涉及到各部门时，必须征得各部门主管的认可。

(档案的保存)

第七十三条

办公室全权负责保管和整理、复制有关人事的档案与人事资料。

(报告义务)

第七十四条

各部门必须对每一项人事决策和人事管理工作的实行结果，及时报告给办公室主任。

(定期报告)

第七十五条

各部门负责人必须就所在部门职工的在册人数、出勤情况、调迁以及其他情况，定期向办公室作出报告。

(特殊业务处理)

第七十六条

本规定以外的其他特殊事宜由总裁作出指示与命令。

(权责)

第七十七条

为明确划分各层人员的人事权责，以加强管理，制定了“人事权限划分表”表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得以任何借口加以推诿。实施时如遇困难或特别情况发生，得向上一级人员请示后处理之。

(编制)

第七十八条

根据业务处理需要，确定人员编制以及人员数额编制表。

(人力资源研究)

第七十九条

依据编制，定期召开人力资源研讨会，就现有人员称职与否，现有人员流动率，缺勤情况及应储备的人力资源进行评价分析，也作为办公室研究制定人力规划，开拓人力资源来源的依据。

(人员增补申请)

第八十条

人员增补申请程序如下：

一、各单位如需增补人员，先到办公室领取“人员增补申请单”，填妥后，交人事秘书办理。

二、办公室接到申请单后，应调查所申请的人员是否为编制内所需求的，其职位工资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。

三、办公室调查后，即就申请的人员来源做正确的拟办建议，提请总裁核准后，根据指示办理招聘预备工作。

四、人员增补申请单经指示完毕后，均应转回申请单位，办公室凭副本办理。

第十二章 征 聘

(人员征聘)

第八十一条

人员征聘程序如下：

一、办公室收集人员增补申请单，到了一定时候，就开始拟订征聘计划，内容包括如下项目：

1.征聘职位的名称、名额。

2.资格条件限制。

3.职位的预计工资。

4.预定的用人时间。

5.征聘启事或广告稿的拟定。

6.资料的审核方式及办理日期，截止日期。

7.考试方式及日程安排(包括上级主管面试的安排)。

8.场地安排。

9.准备事项(通知、海报、公司宣传材料等)。

二、宣传：即把征聘消息告诉给求职者及大众。如：

1.登报征聘——先拟广告稿，估计广告费用，决定何时登，登在何报上，然后与报社联系。

2.同仁推荐——以海报或公告的形式发布消息。

三、应征信处理

1.发出征聘消息后，会收到应征资料，经审核后，对合格的应征者发出“初试通知单”及“甄选报告单”，通知前来公司应试。

2.不合格者的材料，给予归档，一个月后销毁，但有要求退还的，应予以归还。为了给社会大众一个好印象，对所有未录取者发出“感谢信”。

四、甄选考试：新进人员甄选考试分笔试及面试。

1.笔试包括以下内容：

(a)专业测验(由申请单位拟定试题)。

(b)性向测验。

(c)领导能力测验(适合管理干部级)。

(d)智力测验。

2.面试：由申请部门主管与办公室主任及人事秘书分别或共同面谈。面谈时应注意：

(a)要尽量使应征人员感到亲切，自然，轻松。

(b)了解自己所要获得的答案及问题。

(c)了解要告诉对方问题。

(d)要尊重对方的人格。

(e)将口试结果随时记录于“面试记录表”。

3.如初次面试不够详尽，无法得出有效的判断，可再发出“复试通知书”，安排再次面试。

五、背景调查： 经甄选考试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

六、结果评定：

经评定未录取的人员，先发出感谢信，而后将其资料归入储备人才档案中，以备其他时候需要。经评定录取的人员，由办公室及用人主管共同协商，确定进用日期后发给“报到通知单”，并安排职前培训等有关准备工作。

七、注意事项：

应征资料的处理及背景调查时尊重应征者的个人隐私权，注意保密工作。

第十三章

录

用

(录用) 第八十二条

经核定录用的人员，由办公室依据甄选报名单发给报到通知单，请其在报到时携带下列材料。

一、保证书。

二、服务自愿书。

三、员工资料卡。

四、照片资料卡(半身免冠近期的)。

五、户口复印件。

六、身份证复印件。

七、医院体格检查表。

八、学历证明复印件。

(聘任)

第八十三条

干部人员的任用，视情况签发给“聘任书”。

第八十四条

新进人员报到之日，人事秘书就应发给“报到程序单”。

(报到)

第八十五条

人事秘书随后应亲切礼貌地引导新进人员依据报到程序单的顺序，逐项协助办理下列内容。

一、领取员工手册及识别证。

二、制订考勤卡并解释如何使用。

三、若有需要，填写“住宿申请单”。

四、登记参加福利保障及参加工会。

五、视情况引导参观各部门。

(到职通知)

第八十六条

前条函项办理完毕后，人事秘方而填制“新进人员简介及到职通知”，引导新进人员向部门主管报到，由部门主管收存其到职通知后，依“职前介绍表”函项给予说明，关于报到程序平日签字后，交回办公室，表示人员报到完毕。

第八十七条

人事秘书依据报到程序单随后应办理下列事项：

一、填写“人员异动记录簿”。

二、登记“人员状况表”。

三、干部人员发布“干部到职通报”。

四、登记对保名册，安排对保。

五、填制“工资单”，办理核定工资。

六、收齐应交资料，连同甄选报名单建立个人档案，编号管理。

第十四章

对

保

(对保)

第八十八条

新进人员报到上班后，应实施第一次对保，以后每年度视必要复对一次，并予以记录。

(对保形式)

第八十九条

对保采用亲自对保及通信对保。

(催告)

第九十条

被保人如无故离职，移交不清，由办公室负责以本公司名义发出“对保函件”。

(对保规定) 第九十一条

有关对保作业，应另对照有关规定办理。

第十五章

试

用

(试用考核)

第九十二条

新进人员试用期为3个月(作业人员为40天)，届满前一周由办公室提供“考核表”，并登记被考核人试用期间的出勤资料，依人事权限分表之顺序，逐级进行考核。

(试用期满)

第九十三条

办公室根据考核表发给“试用期满通知”。

(试用期满手续)

第九十四条

办公室发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下列事项：

一、试用不合格者，另发给通知单。

二、调(升)职者，由办公室办理异动作业。

三、工资变更者，由办公室填制“工资通知单”，办理调资。

(归档)

第九十五条

前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。

(中止)

第九十六条

新进人员在试用期中，表现不合要求的，部门主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人事异动申请单，报请办公室核定停止试用。

第十六章 异 动

(异动申请)

第九十七条

晋升(升职、升等、升级)及降级，由申请人填写“人事异动申请单”及办理临时考核，转办公室签注意见后，呈报办公室主任批示。

(调职) 第九十八条

由申请人填写“人事异动申请单”送调职单位会签，转办公室签注意见后，呈报部门主管核定批准。

(调职决定)

第九十九条

未批准的升降、调职申请单退回申请单位，经批准的申请单则由办公室依据发布“人事异动通知”，副本抄送申请单位及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职，若职称异动或单位异动，副本应抄发给会计部门，通知变更工资册。

(异动调资)

第一百条

经批准异动事例，涉及调资的，人事秘书应根据人事异动申请的批示，填制“工资通知单”，办理调资，呈报上级审核后转会计部门办理。

(资遣)

第一百零一条

一、凡符合资遣规定的，由办公室与部门主管共同商议后填写人事异动申请单，签注原因后转呈总裁核准，然后发给“资遣通知单”(副本抄送会计部门核发资遣费)及“离职通知单”，通知办理离职手续，办妥后才可发给资遣费。

二、资遣作业应另参照有关规定办理。

(免职) 第一百零二条

一、凡符合免职规定的，由部门主管或办公室填写人事异动申请单并签注意见后，呈总裁批准，发给离职通知单、通知办理离职手续并核发工资。

二、免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。

(停薪)

第一百零三条

经批准之离职，办公室应填写“工资通知单”办理停薪，转财务部办理。

(异动记录)

第一百零四条

人事秘书应依据人事异动申请表逐日办理以下工作：

一、填写人员异动记录簿。

二、登记个人资料卡(离职人员的资料归档另行保管)。

三、修正办公室所掌握的人员状况表。

第十七章

请

假

(请假)

第一百零五条

员工因故请假，应到人事秘书处领取个人专用请假卡，按照人事权限划分表逐级呈核，再转回办公室登记考勤表。

(请假手续)

第一百零六条

请假应另参照有关规定办理。

第十八章

考

勤

(考勤记录)

第一百零七条

本公司除特定人员外，均须由前台设置打卡单。

(出勤时间表)

第一百零八条

各部门主管应于月终前将下月份本部门的工作时间表送办公室备查;人事秘书收集各部门一级主管干部人员出勤时间表呈总裁查阅。

(出勤时间调整)

第一百零九条

如需要变更出勤时间，或补充新进人员出勤时间，应填写“出勤时间调整单”，经主管核准后，转人事科登记备查。

(加班)

第一百一十条

员工因故延长上班时间或于节假日出勤的，先到人事秘书领取“加班报告单”，经主管核准后转人事秘书查核，并登记于考勤表上。

(公出)

第一百一十一条

员工因公于上班时外出，应征得部门主管同意。

(部级公出)

第尸百一十二条

部级主管因公外出，应向上级主管说明。

(检查)

第一百一十三条

人事秘书应每日检查考勤表，遇到异常情况或违反规章的，应立即主动处理，并与部门主管联系。

(考勤与工资)

第一百一十四条

员工出勤情况，人事秘书应于每个月的月底，编制两份统计表，一份送会计部门核查计算增减工资，一份公布，限三日内接受更正申请。

一、缺勤统计表。

二、全勤人员名单。

三、加班(勤)统计表。

四、夜间值班人员统计表。

(考勤统计)

第一百一十五条

人事秘书应建立一份每一员工考勤统计表(印在个人资料卡里)，逐月依据考勤表给予登记，登记后的考勤表可以销毁作废。

(考勤与奖金)

第一百一十六条

每一年度结束前，人事秘书应该根据年度考勤统计表，统计是否有休完特别假的人员，以计入十二月份加班统计表内，换算成奖金。

(特别假)

第一百一十七条

每一年度结束前，人事秘书应立即编制第二年度享有特别假的人员的名单，造册呈请批准后公布实施。

(考勤作业)

第一百一十八条

有关考勤作业，请参照有关规定办理。

第十九章

出

差

(出差)

第一百一十九条

员工因公出差，应到办公室领取“出差申请单”，经过总裁批准后向财务部门申请预支差旅费并转人事秘书备案。

(报销)

第一百二十条

出差结束后三天内，须依照实际情况填写旅费报告表，连同各种单据一同上交报销。

(出差作业)

第一百二十一条

出差作业，应参照有关规定办理。

第二十章 奖

惩

(奖惩申请)

第一百二十二条

员工若有功过奖惩时，得由建议人填报“奖惩建议申请单”，办公室签注意见后，转呈总裁批准。

(奖惩通知)

第一百二十三条

办公室批准后的奖惩建议申请单发布“奖惩通知单”，副本抄送本人单位及本人，另一份送财务部增减工资奖金。

(存档)

第一百二十四条

人事秘书应按月将人事奖惩通知单登记入个人资料卡。

(奖惩规定)

第一百二十五条

奖惩应另外参照有关规定办理。

第二十一章

(分类)

考

核

第一百二十六条

考核分年度考核和临时考核两种，其基本情况如下：

一、年度考核每年度结束时，由办公室提供考核表，在登记了年度出勤情况、奖惩情况后，按照人事权限划分表，逐级度评定等级，作为年终奖金发放以及定期晋级的参考依据。

二、为了申请升降职，应办理临时考核，以作为上级指示决策的参考依据。

(存档)

第一百二十七条

考核表办理完毕之后，存入个人资料袋，并登记之。

(考核制度)

第一百二十八条

考核应另参照有关规定办理。

第二十二章

工

资

(工资核算)

第一百二十九条

人事秘书应于每月二十五日整理上月二十六日以后到职的所有新进人员的甄选报名单，根据它来填写“工资通知单”办理核算工资，并与部门主管一同签注意见后，转交总裁批准，再登记入工资花名册，最后转给财务部门处理。

(工资审核)

第一百三十条

人事秘书应于每月二十五日整理本月份涉及调资的人事异动申请单及考核表，根据它们来填写“工资通知单”，办量调资登记，由办公室主任审核签单，并与部门主管共同签注意见后，登记入工资花名册，转财务部门处理。

(核准)

第一百三十一条

经批准的离职，人事秘书应填写工资通知单通知停薪，由办公室主任审核签章后，登记入工资花名册转财务部门处理。

(归档)

第一百三十二条

核资与调资，应登记入个人资料卡归档。

(备案)

第一百三十三条

除办公室应备一份全公司人员工资花名册外，各个一级部门也应准备一份所属人员的工资花名册。

(工资管理制度)

第一百三十四条

工资还应参照有关规定办理。

第三十三章

培

训

(职前培训)

第一百三十五条

新进人员在报到之后，办公室应办理以下职前培训：

一、介绍公司的沿革、经营方针、工作环境。

二、简介各部门组织、职责、作业情况。

三、出勤规定及注意事项。

四、介绍各部门办公室及主管。

(在职培训)

第一百三十六条

一、办公室在年度开始时，依所需培训的目的、对象、课程、教材、预算拟定培训计划。

二、培训期间，严格考核并检查出勤。

三、员工在培训后，视情况需要，上交心得报告，成绩优劣列入考核依据。

(专业培训) 第一百三十七条

一、专业知识，视情况需要办理专门培训。

二、汇集专业报导或讲座教材，并印发给每位员工学习或公布之。

三、各个一级主管必自行申请或由公司指派参加国内外各种培训机构举办的讲座、观摩、培训。

(培训规定) 第一百三十八条

培训应另参照有关规定办理。

第二十四章

辞

职

(辞职申请)

第一百三十九条

正式任用的员工若感觉工作不合适或其他原因想辞职的，应于十五天前提交辞职申请书，由部门主管及办公室主任签署意见后，呈总裁批准。再转回办公室，人事秘书依之填写工资通知单，通知办理停薪，转财务部门办理。

(离职通知)

第一百四十条

人事秘书依据辞职申请发给“离职通知单”，通知本人于规定离职日当天，依离职通知单上应办理的事项，逐项办理移交。办理完毕后，由办公室主任审核无误后，签章转给财务部门核算当日工资(除特别批准外，均于下次发薪日归给)。

(离职手续)

第一百四十一条

人事秘书根据离职通知单于当日即办理下列事项：

一、登记员异动记录簿。

二、注销办公室掌握的人员状况表内的有关登记。

三、登记个人资料卡，注销个人资料档案。

(面谈)

第一百四十二条

办公室主任视情况应与离职人员约定面谈，并将有关情况向总裁报告。

第二十五章

福利补助

(福利补助申请)

第一百四十三条

员工符合福利补助条件的，到办公室填写“福利补助申请单”，由办公室主任签注意见，交总裁批准后，副本抄发财务部门发给福利补助。

(福利规定)

第一百四十四条

福利补助申请应另参考“福利规则”的有关规定办理。

第二十六章

人事档案管理

(人事命令)

第一百四十五条

各种人事命令、通知公布一周后，连同该命令批准凭据(申请单或批条)合并归档。

(人事异动)

第一百四十六条

每月初依据人员异动记录簿编制“人事异动月报表”，交上级批阅后，列入人事流动率检讨的依据。

(主管花名册) 第一百四十七条

人事秘书应于每月十日编制主管名册，送给前台备查(如未异动可依旧报知)。

(证明文书) 第一百四十八条

员工若需要“服务证明书”或“离职证明书”，可以到办公室说明申请理由，由经办人填写证明，转办公室盖章。

(其他) 第一百四十九条

人事秘书应备档案包括：

一、人事异动档案。

二、人事奖惩档案。

三、人事考核档案。

四、人事培训档案。

五、人事规章档案。

六、人事勤务档案。

七、人事报表档案。

八、福利档案。

九、文体活动档案。

十、涉外事务档案。 十

一、收发文登记簿。

第二十七章 附 则

(解释与修正)

第一百五十条 对规定如有疑问，由办公室主任负责解释，如有未尽事宜，得另行补充修正。

(实施) 第一百五十一条

本规定于

年 月 日实施。

第2篇：轿车业务部办公室内务管理规定

尊敬的轿车业务部各位同事：

由于办公环境限制，小胎部各位同事都在很狭小的空间内办公，为了大家都有一个舒适安逸的办公环境，现特制定以下内务管理规定。

一. 个人物品管理

所有个人物品必须放置在各自储物箱内不得放置在办公桌上，资料柜上如储物箱内放置不下请妥善保存好，不得乱丢乱放。 二. 水杯

小胎部员工不得使用公司一次性水杯，(没有水杯的25号前找冯姐领取)各自水杯放置在个人储物箱内或自己背包内，放在办公室的必须在下班前把水倒干，把茶叶冲掉放置在桌上。 三.座椅板凳

自己座的座椅板凳请下班之前，归回原位，不能横在路上。、 三. 品牌资料及宣传资料

每次出差之前请检查公司资料柜中是否有新的宣传资料，自己管辖的客户是否都已经给过新的资料，公司内部的资料取用后请整齐放置在资料柜中。 四. 办公室卫生

1. 严格按照办公室值日表打扫卫生，烟灰缸，垃圾必须倒掉，桌面必须擦干净(未倒烟灰缸，未到垃圾，未擦桌面皆视为未打扫卫生)。

2. 如值日期内出差在外，由办公室每天最后下班的同事负责打扫卫生。 五. 办公室内吸烟

原则上不提倡在办公室吸烟，在办公室吸烟的同事，烟灰，烟头必须扔到烟灰缸内，能出去抽尽量出去抽。 六. 其他

所有人皆不得在办公室内用餐，如特殊情况用完餐后也必须把餐具及扔到外面的公共垃圾桶中，不得扔到办公室内。 七. 处罚

以上条款如有违反，公司将视情节给予20-100元的处罚，在工资内直接扣除。

为了所有大家都能有一个干净，卫生，舒适的工作环境，请各位自觉遵守该规定!

本规定从2013年12月18日开始执行

轿车业务部

2013-12-18

第3篇：会务管理、业务接待、公务用车、办公用房规定

阳泉煤业集团平定化工有限责任公司 关于会务管理、业务接待、公务用车、

办公用房的规定

一、会务管理

(一)会议审批

公司的大中型会议，如公司“两会”等，必须经公司主要领导批准，由主办部门具体组织实施。

(二)会议通知

1、公司层级各类大中型会议，由公司综合管理部统一下达会议通知。

2、各专业会议等，经公司分管领导审批后，由会议主办部门下达会议通知，公司办公室负责对公司副处级以上领导的会议通知及座次安排。

(三)会场布置

1、公司综合管理部负责各类大中型会议的会前准备、会中服务等工作，会议主办部门具体协调配合。

2、会场布置要严格遵守中央“八项规定”，严格按照党的群众路线教育实践活动中提出的“反四风”要求，杜绝形式主义、享乐主义、官僚主义和奢靡之风，严禁摆放鲜花、水果、香烟和瓶装水，严禁对会场进行豪华装饰。

(四)会场纪律的监督

1

1.参会人员要严肃会议纪律，自觉维护会场秩序。 2.会议主办部室要对会场纪律进行督促检查，包括：是否按照会议要求参会;是否存在他人替代参会现象;是否将手机调至震动或静音状态;是否存在交头接耳，随意出入会场现象;是否存在随地抛洒杂物，对会场干净整洁造成破坏的现象;是否存在提前离场现象;是否存在各类视频会议分会场秩序混乱现象等。

3.公司办公室要不定期对各类会议参会情况进行统计，并纳入部门月度考核范畴。

(五)会议记录及会议确定事项的跟踪落实

1.会议主办部室负责安排专人对各类会议进行准确完整记录，并根据会议实际情况，撰写相关会议纪要。

2.会议主办部室负责对各类会议议定事项进行跟踪落实，确保会议真正落到实处、收到实效，切实解决实际问题。

二、业务接待

(一)审批制度

综合管理部是业务接待的承办部门，同意管理和协调业务接待事宜;计划财务部、审计专员负责过程监督，对制度执行情况进行检查，处理违纪问题。

(二)费用支付

公司领导出席或安排的接待，费用纳入公司领导业务招待费支出;各个部室对口业务范围内的日常接待，费用纳入分管领导费用统计。

2

(三)审批程序

办公室在业务接待前需填制“业务接待登记(审批)表”，公司领导出席或安排的接待由本人签字确认;机关部室牵头的接待由部室负责人签字确认后，经公司分管领导签字审批。接待活动结束后，由接待单位负责人和承办人在“就餐结算单”上对接待标准、金额等事项进行签字确认。

(四)结算程序

由接待单位根据“就餐结算单”逐月统计接待费用发生情况，制作“三项费用统计表”，每月底由办公室会同财务审计、工会对上月的业务接待费支出进行审核后报财务部结算。当月支出必须当月会审、挂账，不得拖延。

(五)接待标准

内部接待。集团公司内部单位之间，在组织调研、检查时一般不得安排就餐，确需就餐时，必须安排在公司内部食堂、餐厅，标准上限为每人每餐40元，不得提供烟、酒;

公务接待。公司在接待国家部委、省、市、县党政领导及有关部门调研、指导人员就餐时，必须安排在内部食堂或餐厅，标准上限为每人每餐60元，接待用酒必须为本省地方酒，不得提供香烟;中午接待，一律不得饮酒。

商务接待。在合作单位、客户、科研院所、金融和中介机构等商业接待就餐时，尽量安排在内部食堂或餐厅，标准上限为每人每餐120元，接待用酒必须为本省地方酒，不得提供香烟;中午接待，一律不得饮酒。

接待用餐。严格执行工作餐或自助餐制度，以家常菜为3

主，不得提供燕、鲍、翅等高档菜肴和用野生保护动物制作的菜肴，不得使用私人和企业会所、高消费餐饮场所，不得以任何名义用公款相互宴请或赠送礼品(包括土特产)、有价证券等。

公务接待陪餐人数。接待对象在10人以内的，陪餐人员不得超过3人;超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。

住宿标准。省部级干部可安排普通套间，厅局级干部可安排单间，处级及以下人员一律安排标间。住宿不得额外配发洗漱用品，不得摆放高档睡衣等生活用品，不得摆放鲜花、香烟、水果等物品。

简化迎送程序。业务接待不得在机场、车站组织迎送活动，不得跨地区迎送，不得张贴悬挂标语横幅，不得铺设地毯，不得摆放鲜花绿植，不得组织到营业性娱乐场所活动。

公务用车管理

一、公务车辆用于保障公司公务活动的正常运转。车辆调度遵循先急后缓、同方向拼车、合理安排、优先保障领导公务的原则。

二、 综合管理部指定专人负责车辆统一调度工作和节假日封存制度。除公司主要领导相对固定用车外，公司副总及公司各部门负责人、其他人员工作用车均实行派车制度。

三、公务用车需填写《行车命令单》，200公里内由各部门负责人在用车部门签字，综合管理部负责人签发，公司4

分管领导批准后由综合管理部统一安排。200以外由各部门负责人在用车部门签字，综合管理部负责人签发，公司主要领导批准后由综合管理部统一安排。

四、 公务用车的申请范围和级别

(一)因下列情况可申请用车：

1、到外地出差：公司部门以上负责人出差，综合管理部合理调派车辆。其他人员出差一律乘坐公共交通工具。

2、存取大额款项;

3、办理公司重要资质;

4、公司各部门业务;

5、员工遇有紧急情况或有其它公务等需要用车的。

(二) 公务用车级别

1、公司正职：奥迪车、大众车、途观、别克商务车。

2、公司副总：大众车、别克商务车、途观，特殊情况下用东风风行。

3、公司部门负责人：大众车、东风风行。

4、公司各业务办事人员：东风风行、金杯、皮卡、五十铃工具车。

五、 各部门要结合工作实际合理申请公务用车，尽量避免同时申请二车次或二车次以上用车。各部门用车安排调度不开的，依用车申请先后顺序安排先申请部门用车，后申请部门根据工作实际自行解决，且不得耽误工作。

六、 驾驶员出车前要认真、如实填写《出车登记表》，作为车辆管理的重要书面凭据，然后领取车钥匙;返回到公5

司在确认车辆没有问题后，要及时完善《出车登记表》(注明返回时间)，并交回车钥匙。

七、严禁公车私用。

严禁将公务用车用于接送子女上下学、入托和接送配偶、家属、亲友上下班等非公务活动;严禁违反规定将公务用车用于婚丧嫁娶、喜庆宴席、扫墓、旅游或接亲访友等非公务活动;严禁将车辆停放在学校、超市、饭店、娱乐场所、旅游景点等容易引起监督及舆论关注的地点;严禁用公款和单位车辆学习驾驶技术;严禁擅自将公务用车借予他人使用;严禁违反规定酒后驾车。

八、公务用车更新标准

公司正职为排气量1.8升(含)以下，购车价格在23万元以内。应当选用国产汽车，优先选用新能源汽车，不得增加高档配置或豪华内饰。

企业因抢险救灾等配备的特殊工作用车(非工程用车)，原则上排气量在2.5升(含)以下，购车价格(不含车辆购置税)在38万元以内。

四、办公用房

(一)各级干部办公用房使用面积标准

1、公司党政正职不超过45平方米;其他副职不超过35平方米。

2、各部室科级干部实行集中办公，确需单独配备办公室的，地点、面积和结构必须经所在单位党政正职同意后方6

可配置。

(二)整改工作要求

各级干部现有办公用房使用面积，在标准基础上浮5%范围内，可暂时继续使用。待办公用房整体改造或职务变动时进行调整，不应造成新的浪费。办公用房使用面积未达标准的，维持现状继续使用，不得借机新增或扩建办公用房。

驻外单位，如无集体宿舍，可使用套间(含卧室)办公室，卧室面积不超过15平方米。

严格按标准配置办公用房，对现有超标腾退的办公用房，实行封闭式管理，不得变相使用。

严禁超标新建办公用房，严禁豪华装饰办公用房、配置高档办公家具。严禁未经集团公司批准租用宾馆、酒店作为办公用房。

对职务任免、组织处理、重处分干部，按照调整、处分后职级待遇配备办公用房;对已办理退休手续干部，一律腾退办公用房。

7

第4篇：总裁办公室人员职责

总裁办公室

总裁办主任责任

1. 具有良好的服务意识和安全意识，仪表端庄，干净整洁，谈吐清晰，礼貌待人。

2. 合理计划，统筹安排，有效监控，做好上传下达、下情上报工作，保障公司行政工作有

序进行，深入调查发现问题，及时、准确向董事长汇报，为领导决策提供可靠的依据，充分发挥总裁办管理枢纽作用。

3. 收集公司内外环境调查信息，进行分析研究;

4. 帮助拟定公司规划和、季度、月度综合性计划初稿，提交总裁办公会审议修改后报

总裁审定。

5. 将公司规划、、季度、月度综合计划下达到各有关部门分解落实。

6. 每月根据计划组织进行跟进、检查、考核，并进行协调、传递信息。

7. 负责起草公司的(半)工作总结。

8. 协助总裁建立良好的组织文化与工作文化。

9. 协助总裁策划、组织公司的社会公共关系活动，树立良好的企业形象

10. 处理好总裁办的公关事务，负责对外联系工作。

11. 负责董事长后勤保障工作。包括：董事长的生活起居、行程安全及人身安全等。

12. 负责董事长的内外公务活动联络，布置形成用车、票务、食宿费用等。

13. 协助总裁处理公司各类突发事件，遇事不慌张、平衡心态、要有服务大局的意识。做好

秘书处员工的培训及人员分工奖惩措施等工作。

14. 做好外来客人的接待工作，对外来客人的接待标准必须先请示董事长后，根据董事长的

意见是否安排客饭和宴请的类别。

15. 针对董事长召开的会议及会议议程下达通知等。

16. 要有24小时待岗意识，手机保持畅通。

17. 办好董事长交代的其他工作。

秘书职责

1. 具有良好的服务意识和安全意识，仪表端庄，干净整洁，谈吐清晰，礼貌待人。

2. 董事长办公室的内、外红头文件和内部的其他文件信函等整理好后放置文件夹内，便于

董事长翻阅、待董事长翻阅完毕后登记编号、归档，以便董事长以后查阅。

3. 做好董事长召开的座谈、会议等内容记录工作，对董事长的讲话要记录完整不得遗漏。

待会议结束后要及时形成会议纪要编号存档。

4. 做好会议前的文件起草及发放和到会人员的签到记录。

5. 做到会议、办公文件无积压。

6. 熟练掌握office及电脑网络，及时向董事长上报网络时政信息、公司报表等。

7. 保证董事长的茶水供应，对外来客人要彬彬有礼，笑脸相迎、茶水相待。

8. 要有24小时待岗意识，手机保持畅通。

9. 办好董事长交代的其他工作。

第5篇：总裁办公室工作职责

1 目的：

建立科学的“三定”方案(定岗、定编和定员)，明确总裁办公室的部门组织结构、岗位名称、人员编制以及各岗位的工作职责。

2 范围：

适用于总裁办公室各岗位的工作职责描述，包括办公室主任、预算管理副主任(兼职)、绩效管理副主任(兼职)、绩效管理专员、系统工程师、文控管理员、预算管理专员、成本管理专员、内审专员和秘书共十个岗位。

3 定义

无。

4 相关文件

4.1总裁办公室各岗位《职务说明书》(系列)

5 内容：

5.1 总裁办公室组织结构图

5.1.1 总裁办公室为公司一级部门，隶属于公司总裁领导，其下设四个功能组和一个虚拟组，分别是绩效管理组、系统管理组、预算管理组、内部稽核组、秘书管理组和项目管理组(虚拟组)。

5.1.2 总裁办公室设一名专职的办公室主任和两名兼职的办公室副主任(其中一名分管预算管理、一名分管绩效管理)，其下四个功能组共定编八人，项目管理组(虚拟组)不设定编人员。

5.2 总裁办公室的岗位工作职责

5.2.1 总裁办公室主任工作职责

在公司总裁的领导下，总裁办公室主任的主要工作职责如下：

1) 组织召开公司年度战略会议，协助公司总裁及经营管理团队确定公司整体战略目标、部门战略目标，以及重大(公司级)的绩效改进行动计划;

2)协助公司总裁及经营管理团队确定各部门的发展目标，包括：各部门的使命、工作职责、关键绩效指标和组织结构图等;

3)负责组织战略实施步骤和路径的分解，及战略实施过程中的部门协调，以保证战略正确实施;

4)组织分解年度经营目标、会同各部门确立年度关键绩效指标和目标值，形成各部门年度业绩合同和考核方案，经批准后跟踪执行情况;

5)组织公司全面预算管理体系的建立，按照经营管理的需要，建立预算指标体系，设置预算控制台账，编制年度经营管理预算，并保证预算编制质量;

6)组织公司重大绩效改进项目的立项评审，指导各部门编制项目实施方案，协调解决项目实施中存在的问题，确保项目实施能够实现预期目标;

7)组织公司各部门组织架构的设计、核心流程的确立和各部门职能的划分、并定期进行审视和完善，以确保公司运作的顺畅和高效;

8)指导、督促、推动并协助运营、财务、人力资源、质量、采购、资讯等关键部门，以及其他相关部门进行业务规划，以保证其部门规划与公司规划的一致性;

9)组织建立基于ISO31000和《企业内部控制基本规范》的内部控制与风险管理体系，并定期开展内部控制评价，以保证公司的各类风险控制在合理水平;

10)组织建立公司级绩效数据库，定期召开战略回顾会议，向管理层报告战略目标及实施方案的实现状况，为管理层的战略决策或调整提供决策支持;

11)组织开展各类各项专项审计工作(例如：质量审计、工程审计以及重大项目审计等)，以有效监控公司业务活动中的各类高风险事项;

12)组织公司层面的年度绩效考核工作，开展年度绩效审计，系统评价各部门年度经营管理成效，协助管理层开展中高层管理人员的绩效评价工作。

5.2.2办公室(预算管理)副主任工作职责

在公司总裁领导下，作为总裁办同财务部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导财务部建立健全公司全面预算管理体系，具体工作职责如下：

1)建立健全公司及部门级的预算管理网络体系，包括建立预算管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制;

2)建立健全公司预算管理制度，包括预算管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司预算管理工作的专业质量;

3)合理划分预算责任单位，根据公司经营战略以及绩效考核的要求，将公司所有部门按照职能的不同进行利润中心、费用中心、资金中心或投资中心的划分;

4)建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够细化分解到各预算责任部门甚至个人;

5)建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务，每月提供各部门预算执行完成情况的数据，作为分析和考核的依据;

6)建立预算执行分析制度。负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报公司总裁和董事会;

7)建立预算例会制度。负责组织各预算责任部门每季召开一次预算分析检讨会议，年末进行全面报告总结分析和检讨。

5.2.3 办公室(绩效管理)副主任工作职责

在公司总裁领导下，作为总裁办同人力资源部之间的纽带，协助总裁办主任、并指导人力资源部建立公司基于战略的绩效管理体系，具体工作职责如下：

1)建立健全公司绩效管理的组织保障体系，包括建立绩效管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制;

2)建立健全公司绩效管理制度，包括绩效管理政策、规则、流程及作业指导书，提升公司绩效管理工作的专业质量;

3)建立基于战略的绩效目标体系，按照“公司战略→组织KPI→部门(或团队)KPI→岗位KPI”的路径进行目标分解，形成各部门及个人的KPI;

4)建立健全公司绩效管理过程体系，实现从绩效计划、到绩效实施与辅导、绩效评价和绩效反馈的全过程闭环管理;

5)建立战略性人力资源数据库，定期向管理层提交比较性人力资源数据，包括员工薪酬信息、人员流失率、劳动生产率等，为管理层决策提供依据。

5.2.4 绩效管理组绩效专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及绩效管理副主任的指导下，具体负责如下工作：

1)根据公司年度战略目标，起草各一级部门负责人年度绩效合同和考核方案，组织各部门负责人审议，并报总裁批准;

2)在一级部门年度绩效考核方案框架下，指导人力资源部、各部门制订二级部门负责人绩效合同和考核方案，并进行逐级分解;

3)指导各部门编制公司级绩效改进项目的项目实施方案，协调解决仙姑实施中存在的问题，跟进项目实施进展，组织项目结案验收;

4)定期(每季度)组织公司层面的绩效回顾会议，组织开展一级部门负责人年度绩效评价工作，并为二级部门负责人的年度绩效评价提供指导;

5)组织建立公司级关键绩效数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。

5.2.5 系统管理组系统工程师工作职责

在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：

1)负责公司基于ISO31000的风险管理体系的建立、维护和持续改进，包括文件管理、内部审核、管理评审等;并对现有ISO17025等质量、环境和安全管理体系进行有效整合;

2)负责制订公司风险评价准则，组织各部门开展风险识别和评价，指导各部门针对重大风险制订风险控制计划，并跟踪实施;

3)负责组织各部门依据《内部控制基本规范》及《配套指引》开展对标诊断，识别管理“真空”和“盲点”，指导各部门建立健全相关规章制度;

4)负责公司各类重大(或核心)流程的建立、梳理或优化，例如研发管理流程、供应商管理流程、分包流程等，并确保流程运作顺畅、高效;

5)组织各部门编制部门工作职责，确定各部门组织结构图，落实各部门“三定”方案，编制“职责与权限分配表”。

5.2.6 系统管理组文控管理员工作职责

在系统管理组工程师的直接领导下，具体负责如下工作：

1)负责制订文件管理制度，对需要受控管理的各类规章、制度、程序、操作细则、以及通知、公告等文件和资料制订统一的规则和程序，并对各分/子公司及各部门文件的管理工作进行监督、指导和检查;

2)负责制订档案管理制度，对需要建档保存的各类资料规定相应的保密等级、保存部门和保存期限，并对各部门档案的管理工作进行监督、指导和检查;

3)负责公司级管理制度标准化审查和发布工作，并维护公司文件管理系统，及时上传、更新各类管理文件或技术文件，确保各使用部门及时获得最新版本;

4)负责总裁办公室有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护一级统计等工作，严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5)组织公司下属各分/子公司以及各部门文件管理员的业务学习与培训，并对其工作进行业务指导。

5.2.7 预算管理组预算管理专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：

1)组织公司及各部门年度预算编制、审核及发布工作，并对预算执行的全过程进行跟踪，发现重大异常或偏离时，负责及时向管理层汇报;

2)组织建立公司预算管理的各项规章制度，包括预算管理基本原则、规则、编制流程及作业指导书等，以提高各部门预算编制质量;

3)组织财务部、各利润中心、费用中心建立预算指标体系，形成各部门的预算甚至是个人预算，确保各项预算指标能够满足经营管理的需求;

4)组织建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中，以预算管理为核心设置账务;对财务部提供的P&L报表进行审核，确保各项数据的准确性和可靠性。

5)开展预算执行成效分析，负责每月对预算执行情况进行统计，分析预算执行差异，找出原因，提出解决方案，形成综合分析报告，报管理层决策参考。

5.2.8 预算管理组成本管理专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下，具体负责如下工作：

1)负责建立公司的成本核算体系，按照业务流程进行单元划分，组织编制成本核算的相关规则、制度和作业文件;

2)负责检测、指导财务部及各运营部门的成本核算和成本管理工作，落实经营计划和成本管理办法的执行;

3)统计、分析公司及各运营部门的全要素生产率以及各单项(如设备、人员、材料、厂租)生产率及其趋势，进行成本总和分析;

4)根据核算结果，分析比较公司绩效和竞争力，定期编制“成本分析报告”，提出相应改进方案，为管理层决策提供支持;

5)建立公司级成本管理数据库，完善数据收集分析系统，提高数据的准确性、及时性和有效性，为管理层决策提供有效依据。

5.2.9 内部稽核组内审专员工作职责

在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：

1)配合内审部开展基于财务报表的各类审计工作(例如财务报表、募集资金、对外投资、购买或出售资产、关联交易、信息披露等)，以满足证监局对上市公司的监管要求;

2)开展各项专项审计工作(例如：经济合同审计、采购/分包审计、分/子公司审计、质量审计、工程审计以及重大项目审计等)，以有效监控各类高风险事项;

3)开展内部控制审计，针对公司各业务环节的管理制度，开展定期/不定期的检查工作，督促各部门建立健全内部控制制度，提高制度执行效果;

4)配合绩效管理组开展经营绩效审计，对公司各事业部负责人、职能部门负责人绩效考核指标完成情况、财务年度经营业绩作出鉴证和评价;

5)其他公司领导交办的任务，例如经济责任审计(包括任期审计、离任审计和离职审计)、反舞弊调查调查等。

5.2.10秘书管理组秘书工作职责

在公司总裁办主任领导下，具体负责如下工作：

1)根据公司领导要求，召集总裁会议及其他专题或临时性会议，并负责会务的前期组织和准备，整理会议记录，起草会议纪要;

2)负责根据各项会议纪要(决议)以及公司领导指示进行相关事项的跟踪和督办，并定期(或不定期)向公司领导反馈跟踪结果;

3)负责为公司高管人员提供文秘工作支持与服务，包括起草文稿和业务函电，办理出国签证、订购机票/酒店等服务;

4)负责公司总监及以上人员的行程管理，按月发布相关人员工作行程并及时更新，确保发布行程与实际行程保持一致;

5)负责公司高层主管人员的考勤管理，每月十日前编制高管人员考勤表，报公司总裁审核后提交至董事长办公室。

5.3总裁办公室各岗位的职位说明书

总裁办公室各岗位的任职资格要求、职责与权限等规定参见相关岗位的《职务说明书》(另行制定)。

第6篇：总裁办公会议制度

一、职权和议事范围

(一)总裁办公会是总裁在职权范围内，对所属各部门、人员和工作实行全面领导，对重要事项进行集体议事的会议。

(二)总裁办公会讨论和决定下列事项：

1.公司战略规划、经营计划、预算管理等重大经营管理议题。

2.公司预算执行调整及其他阶段性重点工作安排。 3.重大人事安排或机构调整。

4.重要的投资计划、资产处置实施方案。 5.对内部制度的重要修改建议。 6.沟通传达公司经营管理重要信息。 7.临时性、突发性事务。

8.总裁以为需要审议决定的其他事项。

二、会议组织程序和要求

(一)总裁办公会开会固定时间一般为每月7日召开，非固定时间为总裁以为有必要召开时随时召开。

(二)总裁办公会参会人员为总裁班子成员及由总裁指定的相关人员参加，由总裁办公室提前通知。

(三)总裁办公会由总裁主持，与会人员应提前搞好与会议议题相关的调查研究，进行科学论证，明确具体方案建议。

(四)总裁办负责总裁办公会的文书整理、信息传递和会议记录等保障服务工作。

(五)会议实行签到制，所有参会人员必须签到。参会人员不得请假，不得由他人代替参会，遇有极特殊情况不能到会时需经总裁批准。

三、会议纪要的落实情况

(一)总裁办公会作出的决议，在一个工作日内由总裁办公室负责形成会议记要，经总裁审批后下发相关人员或部门。

(二)总裁办公会作出的会议决议应落实到具体责任人(包括获得授权的副总裁、总裁助理、下属各分公司负责人)并组织认真贯彻执行。

(三)具体责任人需对各自落实的决议内容进行细化和分解，明确负责人、完成时限和标准，统一调度力量，形成整体合力。

(四)参会人员要严守会议纪律，对会议内容除按规定的范围传达外，不得以任何形式向外泄露，不得在公司散布不同意见和不满情绪。

(五)总裁办公室对决议落实情况及时检查督促，确保总裁办公会决议的贯彻落实。