随着我国信息技术的快速发展, 信息技术已经广泛应用于各行各业, 特别是在“互联网+”战略越来越受到重视的大背景下, 事业单位档案管理工作应当朝着信息化的方向发展, 只有这样, 才能使其更具有成效。目前我国一些事业单位在开展档案管理工作的过程中, 尽管已经对信息化有了一定的认识, 并且在硬件系统和软件建设方面取得了一定成效, 但按照信息化的要求来看, 还存在很多薄弱环节, 需要引起高度重视, 特别是要运用更具有创新性的思维和举措, 大力推动档案管理信息化建设步入创新发展轨道。
加强事业单位档案管理信息化建设具有十分重要的价值, 要求事业单位对此给予重视。一方面, 有助于提升事业单位档案管理水平, 通过档案管理信息化建设, 可以使档案管理更上新台阶, 比如通过信息化建设可以使档案的保存得到优化, 同时也能够使各类档案资料进行数字化处理, 进而使档案管理工作效率得到进一步提升。另一方面, 还有助于拓展档案工作职能, 比如通过建立档案管理信息化平台, 可以使档案管理与使用紧密结合起来, 进而实现档案管理工作职能的有效拓展;再比如通过加强档案管理信息化建设, 可以构建具有较强分析功能的“大数据系统”, 为事业单位改革、创新和发展提供一定的决策参考。总之, 加强事业单位档案管理信息化建设不仅是时代发展的需要, 而且也是促进档案管理工作上水平以及拓展档案管理职能的需要, 事业单位应当在档案管理信息化建设方面进行积极实践和探索, 努力提升整体水平。
对于事业单位来说, 开展档案管理信息化建设, 必须拥有良好的基础和条件, 否则档案管理信息化根本无法实现。从当前一些事业单位来看, 尽管已经对档案管理信息化建设有了一定的认识, 但在具体实施的过程中仍然没有引起高度重视, 导致档案管理信息化建设整体水平不高、作用发挥不明显。比如个别事业单位对档案管理信息化建设的缺乏不够到位, 还没有将信息化、网络化乃至智能化进行有效结合, 无论是硬件建设还是软件建设都无法满足信息化建设的需要;再比如还有个别事业单位缺乏对档案管理信息化建设的优化和完善, 而且在人才建设方面也比较薄弱, 很多档案管理人员都缺乏创新意识和创新能力, 在推动档案管理信息化发展方面无法发挥积极作用。
健全和完善的建设机制, 对于促进档案管理信息化建设具有重要的支撑作用。当前一些事业单位在档案管理信息化建设机制方面相对比较薄弱, 导致信息化建设整体水平受到一定的影响。比如一些事业单位在开展档案管理的过程中, 尽管在信息化投入方面较大, 而且也具有很强的支撑作用, 但由于没有对档案管理信息化建设机制进行深入的研究, 导致档案管理信息化只是各种档案的“数字化”存储, 制约了档案管理工作的深入开展;还有一些事业单位没有将“互联网+档案管理”作为重要的发展模式, 档案管理工作与其他工作的融合度不高, 比如在开展档案信息收集的过程中, 没有建立各个机构、各个部门的协同机制, 导致档案数据化水平相对较低, 对档案管理信息化建设水平的提升十分不利, 需要引起事业单位的重视。
对于档案管理信息化建设来说, 要将建设与管理紧密结合起来, 大力推动档案管理信息化的有效应用, 只有这样, 才能使档案管理信息化发挥更加多元化的功能和作用。但从当前一些事业单位档案管理信息化建设的整体运行情况来看, 普遍存在应用不够到位的问题, 比如一些事业单位还没有建立比较完善的档案管理信息化应用平台, 对于一些可以开放的档案信息还没有通过信息化、网络化平台进行开放, 档案信息的应用受到极大制约;还有一些事业单位缺乏对档案管理信息化应用的深入研究, 尽管也对一些档案进行了开放, 但相应的平台管理不够到位, 同时也没有正确处理好应用与创新的关系, 在档案管理信息化应用方面还缺乏系统化、科学化和效能化, 这已经成为制约事业单位档案管理信息化建设的重要瓶颈之一, 要求事业单位在这方面进行改革和创新, 以期取得更好成效。
事业单位在开展档案管理信息化建设的过程中, 要想使其取得实实在在的成效, 最重要的就是要提高对档案管理信息化建设的重视程度, 既要加大投入力度, 也要不断改革和创新运行机制, 努力使其更发挥积极作用。在具体的实施过程中, 事业单位应当根据自身档案管理工作的实际情况, 在全面分析和论证的基础上, 进一步加大硬件建设和软件建设, 有条件的事业单位应当根据自身档案管理工作职能, 在购置相应硬件设备的基础上, 自主开发相应的档案管理信息化软件, 努力使其符合自身的发展需要。提高档案管理信息化建设重视程度, 还要求事业单位要构建更加完善的组织机构, 比如可以建立档案管理信息化建设协调机构, 专门负责档案管理信息化建设与管理工作, 推动档案管理信息化步入科学化轨道。
创新是进步的灵魂。对于开展档案管理信息化建设来说, 必须不断改革和创新运行机制, 努力使档案管理信息化建设水平不断提升。在这方面, 事业单位除了要建立相应的组织机构之外, 重中之重的就是要着眼于提升档案管理信息化整体水平, 大力加强对各个机构、各个部门的组织和协调, 比如可以成立档案管理信息化协调机制, 各个机构、各个部门都参与到档案管理信息化建设中来, 在事业单位内部形成强大的工作合力, 使各个方面的力量都能够为档案管理信息化献计出力。构建档案管理信息化创新机制, 还要大力加强档案管理信息化制度建设, 对于与档案管理信息化建设相关的常规工作, 都要以制度的形式进行规范, 并且要加大档案管理信息化建设与管理制度的执行力, 建立相应的激励约束机制, 共同推动档案管理信息化建设不断上新台阶。
事业单位在开展档案管理信息化建设方面, 最重要的就是要使其更具有应用性。因而, 一定要不断拓展档案管理信息化建设领域, 使档案管理信息化应用取得实实在在的成效, 努力在促进事业单位发展方面发挥有效功能和作用。这就需要事业单位要更加重视档案管理信息化平台建设, 比如为了能够使事业单位的档案信息更具有开放性, 应当建立专门的应用平台, 将可以公开的档案信息上传到平台上, 应用单位和应用人员通过注册登录的方式就可以对事业单位档案信息进行应用;要更加高度重视事业单位之间的战略合作, 比如从行业的角度可以建立事业单位档案管理信息化战略合作平台, 相互之间通过共建、共用、共享的模式, 实现事业单位档案信息使用效率的显著提升。要高度重视大数据技术在档案管理信息化建设中的应用, 既要建立相应的大数据平台, 同时也要强化档案信息的收集、分析和整理, 并为事业单位发展提供具有参考价值的分析数据。
综上所述, 对于事业单位来说, 档案管理工作至关重要, 特别是“互联网+”已经与各行各业紧密联系的新形势下, 事业单位应当着眼于推动档案管理工作与“互联网+”的深度融合, 大力加强档案管理信息化建设。在具体的实施过程中, 要求事业单位坚持问题导向, 着眼于破解档案管理信息化建设方面存在的突出问题, 切实加大档案管理信息化建设的投入力度, 努力在提高档案管理信息化重视程度、构建档案管理信息化创新机制、创新档案管理信息化应用模式等诸多方面取得新的更大的突破, 推动事业单位档案管理信息化建设步入科学、健康、持续发展轨道, 为事业单位科学和健康发展创造条件。
摘要：档案管理是事业单位内部管理工作的重要组成部分。在当前信息技术快速发展的背景下, 推动档案管理信息化建设至关重要, 对于提升档案管理工作质量和效率具有重要支撑作用, 但目前一些事业单位档案管理信息化建设仍然存在诸多不到位的方面, 需要认真加以改进。本文对此进行了研究和分析, 在简要分析事业单位档案管理信息化建设重要性的基础上, 着重分析了存在的问题, 并就如何推动事业单位档案管理信息化建设上新台阶提出对策。
关键词：事业单位,档案管理,信息化,构建策略
[1] 王俊.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].智库时代, 2018 (48) .
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