常用公文和文种的写法
基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有:述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我局实际,主要讲以下几种:
一、决定的写法
1.表彰决定:这类知照性决定,就是把决定事项简要地传达给有关单位,极少有要求执行的具体意见,它的内容比较单纯,主要是决定依据和决定事项,即使有号召或者鼓动性的结尾,也很简短。在写法上往往开门见山,直接陈述,篇段合一,语句简练、明快。
2.处分决定的写法有所不同,应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项,一经发出,震动较大。如:《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻,以便尽可能地统一认识,增强执行决定的自觉性。
4、变更或撤消性决定。如:《关于撤消xx厂“文明单位”称号的决定》。
二、通知的写法
通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文,有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是:依据—目的—文种承启语—事项—要求。
按《办法》通知可以分为批转和转发性通知,传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题:一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况;二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此,我们在拟制通知时应当注意以下几点: 1.标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成,只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如:《甘肃省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。在起草层层转发的通知时,要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决:一是对各个转发通知都提出了具体要求的,可以综合改写为一个新的“通知”,贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件,几个转发通知又无新要求的,可以减少中间层次,直接转发。如:关于转发市计委“关于转发省计委‘关于转发国家计委办公厅《关于批转(<××日报&)发行工作会议纪要的通知》的通知’的通知”,如果改写为:××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知,就简明多了。 2.批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的,通知成了主件,原公文成了附件,正件、附件一起,组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分:转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语,可长可短,应看具体情况而定。有的照批照转,只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如:“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。”有的强调重点,在写明态度、评价和要求之后,再结合实际情况,对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神,突出加以强调,以引起重视。有的补充完善,对所转发的公文除作出基本肯定外,还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下,批语和按语不易过多,以免与转发、批转文件内容重复。
3.要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
4.要根据转发公文的不同情况,恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语;提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。
5.任免通知。除法定机关的主要领导人外,其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定,任命(或免去)某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。
三、通报的写法: 通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。
(一)表扬性通报:正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中,这部分内容直接在通报中叙述,写得详细些。在转述式通报中,这部分内容已出现在通报的附件中,就不必再重叙述先进事迹了,只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时,应做到:第一,要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二,要实事求是,不能任意夸大、渲染。第三,要重点突出,涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的,就把事实写得详细些,无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验,是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报,应在介绍事迹的基础上,说明其意义。
表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定,它通常写在通报的末尾部分。
希望和要求,既包括对被表彰者的勉励和期望,又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神,针对当时形势需要有感而发,力求符合实际,有针对性,概括、鲜明、不千篇一律。“
(二)批评性通报:这类通报的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外,着重是要从被通报的事件中吸取教训,以典型事例对群众进行教育,以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报,有的是批评错误、公布处分决定,行文较短。有的除批评错误、宣布处分外,侧重于分析情况,总结教训,指导改进工作,篇幅就要长些。正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
(三)情况通报:分为叙述情况;分析情况,阐明意义;提出意见和要求。情况通报也是我们在工作中使用较多的一种通报种类。如《关于2004年度探矿权年检有关情况的通报》。
四、报告的写法
报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告(如《关于上报年度会计报表的报告》)等。 1.工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上,每一部分可标出序数分项写,或列出小标题来写。根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可以写成专题性的。
综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。如《xx局xx年工作总结》
专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写,常常是在工作进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转。如《关于x省清理整顿公司工作的报告》以及我局地质灾害现场会经验材料。
2.情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后,向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。向上级提出工作建议的报告,也属这一类。如《xx市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告》。 3.答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。有的先写依据,后答复;有的边写依据,边答复。如《xx市财政局关于市民政干部学校有关情况的报告》。
五、请示的写法
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结,习惯用的有”以上意见是否妥当,请批示“、”妥否?请指示“、”当否?请批复“、”以上意见如可行(或如无不妥),请批转有关单位执行“等。撰写请示应注意: 第一,要控制使用,当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决,确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示,把矛盾上交。
第二,要一文一事为宜,切忌把不相关联的问题放在一个请示里,使上级无法批复,影响工作。
第三,要按级请示,确实必须越级请示的,也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关,应当以主管此项请示的上级机关为主送单位,其他为抄送单位,避免职责不明,耽误处理时间。除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,也不要同时抄送同级和下级机关。
第四,它的格式也包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由,不能光写”请示“,以提请上级机关注意,及时处理。
注意:写请示,语言要谦逊,态度要诚恳;原因要说明,不批准的后果要表达,要让上级感到不批准就说不过去。
六、意见的写法
意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文,也可以是下行文。作为上行文,可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文,可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。
意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法,可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾,对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
七、函的写法
函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间,涉及各方面的公务联系,都可使用。
较为正规的公函,格式可分为三部分: 开头,包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。
正文是函的主要部分,要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚,以便得到对方的支持、理解或回答。复函,要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复,不能含糊其词,模棱两可,不着边际。
结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的”为要“、”为盼“、”为感“、”为荷“,复函的”待此复函“、”此复“等。也可不写结束语,正文写完即结束。
撰写函件应注意: 第一,要写得内容专
一、集中、中心突出,一般要一函一事。
第二,要有分寸。对上应尊重,对下应谦逊,对平行或不相隶属机关,应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。
第三,恰当使用习惯用语。
八、会议纪要的写法
办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如:关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如:甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。如:专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法;若多项议题,可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意: 第一,会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,因此,要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料,全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织好材料。
第二,纪要篇幅不宜过长,语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述,如”会议认为“、”会议强调“、”会议指出“、”会议号召“、”会议决定“之类。
第三,会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内容必须真实、准确。因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努力作好会议记录。
九、述职报告的写法 (一)述职报告的特点
述职报告是党政机关,人民团体、企事业单位的干部,向主管领导部门、人事部门或选区的选民,或本单位的职工群众,陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。主要特点是:自述性、自评性、报告性。
自述性,就是要求报告人,自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此,必须使用第一人称。
自评性,就是要求报告人,依据岗位规范和职责目标,对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况,作自我评估、自我鉴定、自我定性。对工作的走向,前因后果,要叙述清楚,评得恰当;所叙述的事情,要概叙,让人一目了然,并从中引出自评。但要强调:切忌浮泛的空谈,切勿引经据典的论证,定性分析必须在定量证明的基础上进行。
报告性,就是要求报告人,明白自己的”身份“,以被考核、要接受评议、监督的身份,履行职责做报告。语言必须得体,应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸,不可夸夸其谈,哗众取宠。
要注意将”工作总结“同述职报告区别开来。工作总结,可以是单位的、集体的、也可以是个人的,其写作角度是全方位的,即凡属重大的工作业绩,出现的问题,经验教训,今后工作设想等都可以写,而述职报告却不同,它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况,往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。 (二)述职报告的写法
述职报告一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。 1.标题
述职报告的标题,常见的写法有三种: ①文种式标题,只写《述职报告》。
②公文式标题,姓名 时限 事由 文种名称,如《××19××至19××试聘期述职报告》、《19××年至19××年任商业局长职务的述职报告》。
③文章式标题
用正题,或正副题配合,如《19××年述职报告》、《思想政治工作要结合经济工作一起抓——××造纸厂厂长王××的述职报告》。 2.抬头 ①书面报告的抬头,写主送单位名称如”××党委“、”××组织部“或”××人事处“等。
②口述报告的抬头,写对听者的称谓如”各位代表“、”各位委员“、”各位同志“,或”各位领导,同志们“。 3.正文
述职报告的正文,由开头、主体、结尾三部分组成。
①开头
开头,又叫引语,一般交代任职的自然情况,包括何时任何职,变动情况及背景;岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识;对自己工作尽职的整体估价,确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要,给听者一个大体印象。
②主体
主体,是述职报告的中心内容,主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题,要强调写好以下几个方面: 对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况;对上级交办事项的完成情况;对分管工作任务的完成情况;在工作中出了哪些主意,采取了哪些措施,作出哪些决策,解决了哪些实际问题,纠正了哪些偏差,做了哪些实际工作,取得了哪些业绩;个人的思想作风、职业道德,廉洁从政和关心群众等情况;写出存在的主要问题,并分析问题产生的原因,提出今后改进的意见和措施。
这部分,要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这部分内容涉及面广,量多,所以宜分条列项写出。”条“、”项“要注意内在逻辑关系安排好。
③结尾
结尾一般写结束语。用”以上报告,请审阅“、”以上报告,请审查“、”特此报告,请审查“、”以上报告,请领导、同志们批评指正“等作结。 4.落款
述职报告的落款,写上述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下,也可以放文尾。
十、调查报告的写法:(毛泽东〈兴国调查〉) 调查报告大致可分为三类:综合调查报告(社情调查)、专题调查报告(研究型、总结型、探讨型、披露型)、考察报告。特点是:以事喻理,重在说明;材料求实,刻意求真;形式多样,适应性强。
在调查研究,获取大量材料数据的基础上,可以着手写调查报告。一般分为前言、正文、结语三部分。
(一)前言。包括的内容:一是说明调查的缘起和目的—调查什么,解决什么问题;二是说明调查的对象和范围;三是调查的经过—时间、地点、过程等。 (二)正文。可分为横式结构和纵式结构两种: 一是横式结构,将内容概括为若干平列的部分,分别说明和阐述。
二是纵式结构,将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织,前面的内容是后面的前提和条件,后面的内容是前面的发展和结果,次序不能颠倒。
在写作时要注意做到:既要实事求是,全面反映情况,又要有鲜明的倾向性,防止材料罗列;要详略得当,点面结合,有概述、有典型,防止以偏盖全;要以说明、叙述为主要表达方式,用事例和数据说话,防止过多的议论和说理。 (三)结语。可以是前面内容的概括和补充,也可以是对策和建议。文字可长可短,但要提供有实际价值的东西。
调查报告,重在事实清楚,说明充分,观点突出,对策有效。
十一、工作总结的写法 总结,就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价,以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是”做了什么“、”怎么做“、”做到什么程度“的问题,是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。
综合性总结又叫全面总结,展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。
专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结,内容单纯、集中、详尽、具体,有一定的思想深度,往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。 (一)总结的结构形式。常见的有:
1、分点式。将内容按性质和主次分点平列,各点之间有一定的逻辑关系,有事例、有分析、有结论,优点是行文简洁、生动活泼,但很难把握。一般用于带全局性的专题总结。
2、小标题式。将内容分为若干个小标题,按成功的原因、经验,或者阶段性标志来写。多用于专题总结。
3、条目式。内容以工作项目分列为一个条目,每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。
4、板块式。这是我们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分,按照”总—分—总“的思路进行安排。目前,我局年度总结采用的是这种格式。
5、全文贯通式。既不分条列项,也不用小标题,而是按一定的顺序全文贯通、一气呵成,多用于专题总结。但也难以把握,写不好就成了大杂烩。
(二)总结的组成。不论那种格式,都包括标题、正文、落款,而正文也包括开头、主体、结尾三部分。
1、开头。也叫前言、导语,主要概述基本情况、总的评价,给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。
2、主体。主要包括: 一是过程和做法。讲清楚原计划做什么?采取的办法和措施,工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结,起到启迪和借鉴的作用。
二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果,经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物;要条理清楚,或按逻辑关系、因果关系、时间顺序,或以主次轻重为序。既有一般情况,又有典型事例、统计数据、对比说明;要力求上升到一定的理论高度。
三是问题和教训。写问题时,要注意找准一些明显的”瓶颈“问题,也要找准一些关系全局的深层次问题。
(三)写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作?这些工作在全局中的地位?各个方面的关系等等,然后再列提纲;二要抓住关键,通过对大量材料的研究,找出带有规律性的东西。而不能罗列材料,记流水帐,这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚:x年x月x日干什么,x年x月x日干什么;三要叙议得当,准确清楚,善于安排和摆布材料。也就是说,要把材料放在最能说明观点的位置上。
十二、领导讲话的写法
时下,不少人感到领导讲话稿越来越难写。这个难,我体会一是难在”多“上。随着思想的解放,发展的加快,开放的扩大,领导方式的转变,领导的公务活动越来越多,涉及的领域越来越宽,撰写领导讲话的任务也就越来越重。二是难在”新“上。由于一些新的事物、新的观点探讨的性质较强,可供参考的内容不多,比较难写。三是难在”度“上。有些命题,有时感到难以把握,或难以准确把握。这个难,充分说明领导的思维越来越活,听众的口味越来越高,形势发展越来越快。我觉得下面几句话,可能会给我们一些帮助: 第一句话,关门”当领导“。一篇文稿的成功与否,首先取决于领导是否认可,是否满意。可以说,这是文稿的”生命线“。这就要求我们在文稿的立意上,尽可能地领会领导意图,体现领导意图,实现领导意图。具体地讲,就是要求我们在写作构思过程中,一定要进入”忘我“境界,忘记自己的身份,关起门来做领导,从领导的角度去思考问题。如何把握领导的意图呢?一是从党和国家的大政方针中学习。特别要注意了解每个时期突出强调的方针政策,因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现,把握住这个方面就会把握住领导的总体思路。二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。领导活动是领导意图的具体体现,了解领导活动动态,有助于加深对领导意图的理解,同时有利于把领导意图具体化。三是从领导者思考的热点问题中发掘。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点,并对其连贯思索,这样对领导的思想情况就会有系统、整体的理解。四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。根据个人的思维习惯、讲话习惯写作,使文稿与讲话者的特征基本吻合起来,以求达到更好的效果。最好是当面征询领导对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施,澄清一些模糊问题。这样可避免写出文稿后再作较大改动,甚至推倒重来。
第二句话,少说”普通话“。领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。权威性可以说是固有的,因而思想性、鼓动性如何,是一篇文稿成功与否的关键环节。思想越丰富,听者就越入神;鼓动性越强,领导就越满意。文稿要体现较强的思想性、鼓动性,必须少说”普通话“。就像”烧菜“一样,必须有特点、讲口味,才能赢得”消费者“。少说”普通话“,就是要讲领导想说的话。有的领导喜欢文风平实,语言纯朴;有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整;有的注重文稿的思辩性、逻辑性;有的强调文章内容的实在。作为文秘人员,一定要对领导的文风爱好透彻了解,因人而宜,写出符合领导”口味“的文稿来。少说”普通话“,就是要讲群众想听的话。在考虑领导身份的同时,也不能忽视听众的身份。要针对听众的不同身份,注意运用符合听众身份的语言,并适当地穿插一些符合听众习惯的事例,这样才能使讲者”动情“、听者”入神“。如在机关干部会议上的讲话,要讲究点文采,理论性、逻辑性可以强一些。如果听众是基层干部和群众,就要注意语言的平实,必要时引用一些民谚俗语,这样,才有可能拉近与听众的心理距离,收到较好的效果。少说”普通话“,就是要讲反映真实情况的话。这里有两点必须把握住:一是分寸的把握。不讲没有做或做不到的话,不讲夸大的话,不讲”过头话“。二是场合的把握。领导讲话必须考虑效果。只适宜在一定范围或部分人员中讲的,就不要在全体人员大会上讲。
第三句话,执笔”三分主“。有了这”三分主“,我们展示才华就有了机会、就有了空间。做好这”三分主“,重在创新。创新是一切工作进步的动力,是事物发展的要求。起草领导讲话稿也不例外。讲话稿只有创新,才能打动读者,才能发人深省,才能更好地传达意旨。具体来说,一要注重观点的创新。观点是讲稿的生命和灵魂。绝不能当”二道贩子“,贩卖别人的东西。要善于思考,在理论与实践的结合中,在上级决策部署与本地实际的结合中发现问题,提练观点。要善于”沙里淘金“,面对浩瀚的材料,善于鉴别,善于去伪存真,去粗取精。要善于从老问题中挖掘新内容,从多角度去分析它、把握它,从中挖掘出新的观点,”化腐朽为神奇“。二要注重结构的创新。讲话稿起草不同于文学创作,它在结构上有一定的模式和规范。但结构是为主题服务的,为了满足主题的需要,在结构安排上就不能凝固僵化,而要有所创新,让听众容易把握脉络,给听众产生一种美感。三要注重语言的创新。讲话稿固然要求平实、朴素,但这绝不等于排斥语言生动和创新;固然不需要像纯文学创作那样讲究辞藻华丽、讲究绘声绘色、讲究灵活动感,但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。适当运用一些修辞手法,可以大大增强文稿的可持续性、新鲜感。
第四句话,”秘密地抄书“。有人讲,”秘书,秘书,就是秘密地抄书“。这句话大有讽刺的味道,但我们也可以把它从另外一种角度去理解。”秘密地“就是要”暗暗地下功夫“,”抄书“就是学习和积累。这两条对我们来说至关重要。第一位的是学习。不学习必定落后于形势,落后于领导,落后于同事;第二是积累。积累永无止境。有时积累的一些材料可能平时用不上,但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话,就实现它的价值了。积累的重中之重是储备观点,要注意积累一些有战略性的思想,有备无患,需则用之。比如,王义政市长在现场会上的致辞,是我在参考其他领导讲话基础上拿出来的;第三是功夫。古人说”功夫在诗外“,就是要热爱文稿工作,有热情才有激情,有激情才有灵感,有灵感就有好文稿了;要苦下功夫,耐得住寂寞、吃得了苦;要有责任心,比如说核对校正问题,文稿写得再好,如果校核上出现一两处错漏,效果就会大打折扣。
第三讲 怎样写好机关公文
对于经常与文字打交道的人说,掌握文章写作的一般规律,具备各种常用文体写作的基本能力,把握公文写作的具体细节,是我们必备的素质。咱们局长对如何写文章讲了两句话,我觉得十分精辟:第一句是:”万变不离其宗“,就是说,写文章的目的是表达观点、说明问题,因此应围绕观点和主题运用多种有效的构思;第二句是:”把握时代语言“,就是说在语言的组织上,必须紧跟形势,体现出时代特征。比如每年都有工作总结,如果仅仅变些数字,材料的谋篇布局没有新意,语言表达还是老生常谈,这样的文章就不会有吸引力。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。
一、做好准备
”巧妇难为无米之炊“。只有准备充分,起草公文才能奋笔疾书,一气呵成,反之就只能不知从何处入手,”十步九回头“,写了撕、撕了写,别别扭扭,很难写出”高屋建瓴,势如破竹“的公文来。那么,起草公文需要做好哪些准备呢? 二要掌握领导意图、语言风格。所谓”领导意图“,就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前,不了解领导意图,只能是自作主张,瞎写一气。所以,在公文写作前,必须把领导意图搞清楚。对领导意图,了解得越具体越好,越透彻越好。当然,有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻,这要靠平时对近期领导关注问题的掌握程度了,要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图,写作就有了”尚方宝剑“,就知道写些什么了。”语言风格“就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格,讲话稿写的再好,与领导行不成共同语言,领导也不会欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。
三要学习有关文件和报刊,深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神,是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南,工作就能沿着正确方向前进;离开了这个指南,就会迷失方向,甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央和上级党委指示精神,才能在公文里正确体现,才能保证上级指示精神的贯彻和落实。所以,在起草公文前,我们必须通过学习,把近期中央和上级党委指示精神领会深透,把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。
四要了解实际情况。各级机关的任务,就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况,才能做好上下结合这篇文章,才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际,就要多翻阅一些资料,经常深入下去,搞些调查研究,事物是不断发展变化的,现代化建设日新日异,新情况、新问题、新事物层出不穷,这就需要我们经常地了解当地实际,把握新鲜事物,否则,就容易犯”照抄、照搬、照传“的毛病,就容易发生”言之无物,空话连篇“的弊端。这是公文写作的大忌。
五要统筹兼顾,科学组织。在遇到写大材料,一人准备汇报材料来不及的时候,就需要多人合作,共同完成。经验的做法就是采取”统—分—统“的组织写作方法,即:统一研究写作提纲,分头去写,最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。
二、谋篇布局
文章谋篇布局的好坏,直接影响表达效果,所以在确立了公文的主题后,就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局,考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系,使其”首位开阖,繁简奇飞,各极其度。“ (一)基本要求
一是完整连贯,首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾,首尾对应,通篇一体。要求文章的部分与部分之间,片断与片断之间,前言与后语之间,都要紧密连接,以一贯之,结构严谨、完美。二是疏密相间,错落有致。我们在安排层次和段落时,长短要适当搭配,其密度不要均等,要根据公文主题表达的需要,有详密、有疏落,使全篇布局疏密相间,错落有致。总之,要有的放矢,合理安排,才能使公文错综其势,舒缓自如,给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏,曲折变化。”文似看山不喜平。“文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化,反映了客观事物的错综复杂和发展变化,同时,也能满足读者、听者的审美要求。但是,必须合乎法度,既要出人意外,又要在情理之中,要使开合、起落、曲直、伸缩等等,恰到好处。
(二)基本内容
文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构。所谓文章的内部结构,就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里,称之为”线索“;议论性、说理性文体里,称之为”脉络“。不管什么文体,只要有一贯到底的思路,一脉贯通的逻辑,它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础;线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索,如《项链》以项链这一事物为线索,《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等,线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物,构成严谨的艺术整体。作为我们行政机关,平时处理的公文主要是说理性质的文体,基本遵循”提出问题——分析问题——解决问题“的脉络形态,它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性,即:分清先后顺序,有条不紊地表达思想;合乎逻辑,合乎人们的思维形式,使文章流畅贯通;思想脉络细密周严,没有缝隙,没有漏洞。 (三)如何谋篇布局
要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式,所以,我们写文章要提高谋篇布局的能力,根本的是要认真锻炼思路,加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说:”写文章要讲逻辑,就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构,开头、中间、尾巴要有一种关系,要有一种内在联系,不要互相冲突。“只有对内容经过精心思考,对文章的谋篇布局做到胸有成竹,再动笔写作,才能写出结构严谨,逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲,或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子,有许多好处:可以帮你组织材料;可以使你想问题更周到;免得一面写一面想,吃力不讨好。列提纲,一定要在掌握领导意图和吃透”两头“的基础上进行。提纲列的越细致越好,不要光列大题目,还要列小题目,就连每个小题目里各写几层意思,哪一层意思放在哪一个题目里面,每一层意思用哪些材料也要考虑清楚。比较简短的公文,可以不列提纲,但一定要打好腹稿。打腹稿,虽然不一定形成文字,但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿,文章等于完成了一半,起草公文就会得心应手。
三、语言的锤炼
准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。
准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见,不准确,含糊不清,摸棱两可,执行的标准就不好把握,就不好执行。
简洁。毛泽东同志说:”文字要简短,使他们顷刻之间能看完;要精警,使他们一看起一个印象。“公文必须简短扼要,特别是领导讲话一定要注意多用短句,忌用长句子,不要用过多修饰,把意思讲明白就可以。
鲜明。公文,表达要清楚、明白,无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么,都要非常确切地表述和说明,使人心领神会,一目了然。还要简洁易懂,不能用那些华丽而不易懂的辞藻;不能用那些自己生造的语言;不能有”学生腔“、”文学腔“;不讲空泛的”普通话“,多讲实实在在的”地方话“,多用群众语言。
有文采。我们说,一般情况下公文的语言风格讲究简洁、平实。但并不是说一定要形成那种干巴生硬、缺乏生气的八股文章。古人讲:言而无文,行之不远,就是这个道理。马克思《共产党宣言》中开篇一句:”一个幽灵,共产主义的幽灵在欧洲游荡“就极其生动;毛泽东的着作,唐诗、宋词、汉文章信手拈来,恰到好处,各种排比句、比喻运用自如,使所要表达的思想更深刻、更生动。所以,我们在追求内容到位的同时,也要努力写出富有文采的好文章来。
四、日常公文写作需注意的几个细节问题
1、公文写作的标题。标题实际上就是公文的题眼,是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分,标题可以划分为大标题、小标题,一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立,一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意,不能跑题、偏题和以偏盖全,又要求语言简洁精练,有些公文,比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求。在公文写作中,有时公文的内容较多,人们看起来、听起来,留下印象的内容并不多,所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题,所以公文好的标题或标题群,能引人入胜,起到事半功倍的效果。
3、资料、语言方面的取舍。修改过程中的取舍。对于初稿,一定要进行修改,通过缜密的思考,根据公文的性质,进行语言锤炼,看看哪些材料可以去掉,哪些必须保留,哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格。对于引用的材料,关键把握一点:拿来主义,以”有用“为原则,吸其精华,去其糟粕。简单的引用,无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁,补丁虽好,但影响了整体的和谐。所以,对借鉴的材料一定要加以认真改造,根据公文主旨和文章的逻辑结构,对引用的材料进行再加工,与实际情况结合起来,与公文的整体逻辑结构和语言、语气统一起来,做到天衣无缝、锦上添花
请示——
这是机关经常使用的文种,这里需要特别注意几个事项:一是请示只能一事一请,不能在一个请示里夹带多个请示事项,要资金就只写要资金的请示,需要某个政策性决定的,就写成单一的请示。二是一请一报,一个请示只能报一个主送机关,不能多头报送。三是一般不越级请示,但特殊情况除外(如经费请示,在实践中本着解决问题的原则,不僵化、不教条。四是要简短精炼,简洁明了地讲明原因、困难,对请求事项要明确,要多少钱,要什么政策,至于人家怎么批是人家的事,还要讲明你要的钱主要是用作哪个方面。
报告——
报告是典型的上行公文,是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。报告的特点是阅知性,不是批复、答复性,看的人可以签署意见,也可以不签署意见或表态。所以,在选择这个文种的时候,要选择那些只需要上级知道的工作或事件,或者向就某项工作提意见建议,但不一定需要批复。
分类:一是工作报告,是按照上级机关要求做作的报告,如政府工作报告;二是情况报告,即在工作中遇到了问题,或觉得应该让上级知道某个重要事项的当前情况(贯彻落实会议精神的报告;三是回复性报告,回答上级问询、落实上级临时交办的某
项工作(关于审计意见整改情况的报告;四是备案报告(规范性文件备案。 通知——
通知的应用范围很广泛。传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等,都需要印发通知。通知以红头文件和白头文件印发都行。属下行文,要下级机关(或受文对象明确做什么、怎么做(这与请示、报告不同,比意见要细,要具有操作性。例如写一个会议通知,开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等,要
一、
二、三逐一说清楚,让看的人一看就明白。通知可以不写结束语。此外,标题中不要过多出现“通知”两个字,一般只有一个“通知”。
函——
函是机关之间用于商洽工作、询问和答复问题的一种公文。函分为便函和公函,这里主要是公函,公函是正式文件,应按正规形式的公文处理。在一般情况下,函是用于不隶属的机关之间商洽工作、咨询和答复问题的公文,不具备指导作用,也无批准效力。函一般分为标题、正文和结尾。函的结尾一般是“此函”,如果请求帮忙,应客气一些为“特此函请”。还有回复函,末尾要用“特此函复”或“此复”。
总结的写法
一、标题。写清部门、时间，如：生活自律部三月份工作总结。
二、情况概述。简要地交代一下工作的时间、背景、大体过程和成绩、效果等。
三、主要做法、经验和体会。这部分是总结的重点，可以先讲做法，后讲体会、经验;也可以根据内容分成几个问题，一个一个地写，每个问题既有做法，又有体会;还可以把工作或学习分成几个阶段，按时间顺序来介绍情况，谈体会。
四、存在的问题和教训。问题要提得准确，以便今后去解决;教训则侧重今后要注意避免和克服的方面。
五、今后的努力方向。努力方向要写明确，对下一步工作或学习的设想、安排意见要提得切实可行。
六、落款。格式为“农业与园林学院xx部,xxxx年x月x日(日期另起一行)。如果是个人总结，要另起一行写上姓名。
写总结最要紧的是要提出规律性的东西。如果只罗列几条成绩和缺点，那是不够的。一定要下工夫好好分析一下成绩是怎么得来的，缺点是怎么产生的，根本原因是什么，有哪些基本经验和教训，这样把规律性的东西弄清楚了，就能自觉地发扬成绩，克服缺点，使今后的工作或学习更上一层楼。这是写好总结的关键。
以上几个部分也不必一一都写到。有的可以合并，有的可以突出，有的还可以省略，这要根据总结的写作目的和要求来确定，灵活安排。
活动计划的写法
一. 情况概述。简单的交代下活动或工作的目的、时间、背景、举办单位或部门
二. 活动举办的主要流程。其中包括参与人员、活动细节。 三. 工作安排
四. 活动需注意事项或要求 五. 活动经费
六. 落款(跟总结的落款要求一样)
月份或计划的写法
由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都比较具体、详细。一般包括以下几方面内容：(1)开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要;(2)主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”(目标、任务)、“做到什么程度”(要求)和“怎样做”(措施办法)三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”(任务、措施分说)。(3)结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。(4)落款。
材料若为打印稿，文档，大标题须用二号宋体加粗，小标题须用四号宋体加粗，正 文须用五号宋体。落款须用五号宋体。
请假条的写法
1.标题。 2.称谓。 3.请假原因(因······不能出席或参加······)。 4.请假起止时间。 6.请假人签名(写明部门)。 7.请假时间。
注意一定要有批准人签名
会议记录
1、 标题。
2、 时间。
3、 地点。
4、 出席人。
5、 流程(分点列出，每一点最好主、谓、宾语齐全)。
6、记录人签名。
7、签到
(1)思想汇报的基本写法
要求入党的同志为了使党组织更好地了解自己，接受党组织的教育和监督，要积极主动地向党组织汇报自己的思想、学习和工作情况。这是培养自己的组织观念、提高思想觉悟的有效途径。最好能够根据学习情况经常向党组织汇报思想。为了便于党组织更加全面、系统地了解申请入党人员的思想状况，提倡写书面思想汇报。当然，也可以进行口头汇报。
思想汇报的基本书写格式及内容通常如下：
①标题。居中写“思想汇报”。
②称谓。即汇报人对党组织的称呼，一般写“敬爱的党组织”。顶格书写在标题的下一行，后面加冒号。
③正文。写思想汇报，是结合自己的学习、工作和生活情况，向党组织反映自己的真实思想情况。具体内容根据每个人的不同情况而定。如果对党的基本知识、马克思主义的基本理论的学习有所收获，便可以通过思想汇报的形式，将学习体会、思想认识上新的提高及存在的认识不清的问题向党组织说明;如果对党的路线、方针、政策或一个时期的中心任务有什么看法，可以在思想汇报中表明自己的态度，阐明自己的观点;如果参加了重要的活动或学习了某些重要文章，可以把自己受到的教育写给党组织;如果遇到国内外发生重大政治事件时，则要通过学习提高对事件本质的认识，旗帜鲜明地向党组织表明自己的立场;如果在自己的日常生活中遇到了个人利益同集体利益、国家利益产生矛盾的问题，可以把自己有哪些想法，如何对待和处理的情况向党组织汇报;为了使党组织对自己最近的思想情况有所了解，就要把自己的思想状况，有了哪些进步，存在什么问题以及今后提高的打算写清楚，等等。
④结尾。思想汇报的结尾可写上自己对党组织的请求和希望。一般用“恳请党组织给予批评、帮助”或“希望党组织加强对自己的培养和教育”等作为结束语。
在思想汇报的最后，要署名和注明汇报日期。一般居右书写“汇报人×××”，下一行写上“××××年×月×日”。
(2)写思想汇报应注意的问题
①思想汇报应是真实思想的流露，最重要的是真实，切忌空话、套话、假话，做表面文章。
②写思想汇报应根据不同时期的思想认识状况，集中新体会和认识深刻的
一、二个方面的问题谈深谈透，不要罗列多个方面的问题泛泛而谈。
③写思想汇报要密切联系自己的思想实际，不要长篇大段地抄录党章、报告、领导讲话和报刊文章的内容，防止形式主义。
④写思想汇报要实事求是，对自己做一分为二的评价，不但要对自己的成长进步进行肯定，而且要找准存在的不足，敢于向党组织暴露缺点和问题。
另外，党组织不能简单地用思想汇报次数的多少衡量一个人是否积极靠近党组织，但是对于要求入党的人来讲，经常、主动地向党组织汇报思想是加强同党组织联系，增强组织观念的一条有效途径，因此，申请入党的人应积极主动地向党组织汇报思想。
思想汇报参考例文
思想汇报
敬爱的鼓楼区温泉街道党组织：
胡锦涛总书记在党的十七大报告中指出：“先进性是马克思主义政党的生命所系、力量所在，要靠千千万万高素质党员来体现。要扎实抓好党员队伍建设这一基础工程，坚持不懈地提高党员素质。”
党的先进性是党的生命。一个政党，如果丧失了先进性，就丧失了存在和发展的根本前提，就失去了广大人民群众信任和拥护的基本条件，就失去了执政的基础和能力。先进性也是马克思主义政党区别于其他一切政党的本质特征，是马克思主义政党的灵魂和根本。中国共产党作为马克思主义政党，在理论上具有最高意义上的先进性。这是因为，我们党以马克思主义的科学理论作为自己的理论基础，由当代中国社会中最进步最有前途的工人阶级的先进分子所组成，坚持民主集中制的根本组织原则和领导制度，制定和执行代表人民根本利益的纲领和路线，以全心全意为人民服务作为根本宗旨。在实践上，我们党成立86年来，团结和带领人民取得了革命、建设、改革的伟大胜利。这一历程，是党代表中国先进生产力的发展要求、代表中国先进文化的前进方向、代表中国最广大人民的根本利益的历程，就是始终保持党的先进性的历程。在新的历史条件下，继续保持党的先进性，关系党执政能力的提高和执政地位的巩固，关系党和人民事业的兴旺发达和长治久安。做到了这一点，我们党就能够在世界形势深刻变化的历史进程中始终走在时代前列，在应对国内外各种风险和考验的历史进程中始终成为全国人民的主心骨，在建设中国特色社会主义的历史进程中始终成为坚强的领导核心。
党的先进性要通过党员的先锋模范作用来体现。新的形势和任务，对保持共产党员的先进性提出了新的更高的要求。党对广大入党积极分子的要求自然也更
严格、标准也更高了。作为一名入党积极分子，必须自觉地响应党的号召，认真向广大党员学习，对照党章严格剖析和提高自己，以自己的实际行动保持自身的先进性，争取早日加入党组织。
第一，要更加自觉地学习邓小平理论和“三个代表”重要思想，永远保持思想政治上的先进性。理论上的清醒和坚定是政治上清醒和坚定的基础。因此，作为入党积极分子，首先要在思想上理论上保持自身的先进性，认真学习党的指导思想，自觉地用马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想武装头脑。邓小平理论和“三个代表”重要思想作为当代中国的马克思主义，是当代中国共产党人的马克思主义世界观和建设中国特色社会主义的方法论。邓小平理论的主题是“什么是社会主义、怎样建设社会主义”，它科学规定了我们党在社会主义初级阶段的整个历史时期乃至以后更长的历史时期的思想理论上的和工作实践上的根本任务，是党必须长期坚持的根本指导思想。在实践的基础上推进对这个主题的回答，是中国共产党人的神圣使命和不懈追求。这个过程，本质上也就是党代表中国先进生产力的发展要求、代表中国先进文化的前进方向、代表中国最广大人民根本利益的过程。正是在这个意义上，邓小平理论和“三个代表”重要思想是一致的，是有机统
一、相辅相成、不可分割的。作为入党积极分子，只有真正在思想上理论上把握住邓小平理论和“三个代表”重要思想的根本要义，才能真正明确加入中国共产党的目的和意义之所在，才能在党的统一领导下，按照党的要求，积极主动地投身于全面建设小康社会的伟大实践中去，为当代中国经济社会发展和民族的伟大复兴作出自己应有的贡献。
第二，要进一步坚定共产主义理想和中国特色社会主义信念，永远保持理想信念的先进性。坚定的理想信念是有所作为、成就一番事业的宝贵精神动力。马克思主义提出的共产主义的美好理想不是无法实现的乌托邦，而是建立在洞悉人类社会发展规律基础之上、经过科学理论严密论证了的社会发展的必然趋势，是全人类的最终归宿。马克思主义唯物史观告诉我们，在当代中国，建设中国特色社会主义，这不是哪个政党、哪个人物随心所欲的选择和创造的结果，这是近代中国历史发展的必然和人民群众的历史与现实选择。只有社会主义才能救中国，也只有社会主义才能发展中国，这是已经被中国近现代历史反复充分证明并将被当代中国生动现实继续证明的光辉真理。广大入党积极分子只有在思想上真正学懂弄通这样一个深刻的社会发展道理，才能自觉顺应当代中国社会发展的历史大趋势，把握我国社会发展的时代潮流，施展才华，奋发有为，全身心投入到我国社会主义现代化建设之中去，为全面建设小康社会添砖加瓦，创造无愧于时代的业绩。
第三，要充分发挥自身先锋模范作用，不断为改革开放和社会主义现代化建
设作出贡献，永远保持工作实践的先进性。先进性不仅是理论上的问题，更是一个实践上的问题。保持先进性，最终必须要体现到自己的实际行动上。作为入党积极分子，保持自身的先进性，最重要的是要在自己的实际工作中，胸怀全局、心系群众，奋发进取、开拓创新，立足岗位，无私奉献。要切实做到政治品质优于群众，基本技能高于群众，服务态度好于群众，工作业绩大于群众，成为群众学习的榜样和楷模，以自己的实际行动为党旗增光添彩。
汇报人：××× ××××年×月×日
基层消防部队常用公文特点、一般格式及写作技巧
授课目的：公文写作是宣传群众、武装群众、组织群众的基本工作方式，也是政工干部必须掌握的基本知识和工作技能。系统全面地运用公文写作知识，熟练驾驭公文写作技巧，是衡量政工干部业务能力的重要指标，对提高工作效率，提升政工业务水平发挥着重要的促进作用。通过基层消防部队常用公文写作知识的专题辅导，帮助基层消防部队政工干部熟练驾驭公文写作技巧，提高日常公文的写作能力。
授课内容：报告，请示，计划，总结，工作简报，会议记录等基层消防部队常用公文的特点、基本格式及写作技巧。
授课时间：3课时
在社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。公文是“公务文书”的简称，为国家机关也包括消防部队在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。今天与大家共同学习的是基层消防部队经常用到的公文类型包括报告，请示，计划，总结，工作简报，会议记录，党团文书等，内容较为枯燥，但实用性很强，尤其是能够提醒大家平时在公文写作当中留有的误区和容易犯下的错误，尽量保证公文的准确与规范。
一、报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
报告是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式，目的是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题、布臵工作、作出决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
(一)报告的特点
1、内容的汇报性：报告是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，汇报性是“报告”的一个大特点，不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。报告可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。要求拟写者首先必须对需要汇报的工作有一个全面性掌握，划分出重点，搭建出结构，梳理出脉络，做到不偏不漏。
2、语言的陈述性：因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
3、行文的单向性：报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据, 一般不需要受文机关的批复, 属于单项行文。
4、成文的事后性：多数报告都是在事情做完或发生后, 向上级机关作出汇报, 是事后或事中行文。
5、双向的沟通性：报告虽不需批复,却是下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。下级机关以此取得上级机关的支持、指导，同时上级机关也能通过报告获得信息，了解下情，报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。
(二)报告的种类
报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，从种类与内容上分主要有汇报性、答复性、呈报性和例行工作报告。
1、汇报性报告：主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。
专题报告。这种报告是针对本单位的某项工作、某个问题，某一方面的情况，向上级反映，要求上级对此有所了解所写的汇报性报告。要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。
2、 答复性报告：这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
3、 例行工作报告：例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如日报、周报、旬报、月报、季报、年报等。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。
(三)报告的基本格式 标题，包括事由和公文名称。 上款，收文机关或主管领导人。
正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略;报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分家二级标题或分条加序码。
结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。
打报告要注意做到： 情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
(四)写作注意事项
1、无需回复。有的报告拟写人习惯性在结尾处写上“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种。
2、全面概括。综合性报告全面汇报本单位工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来，一定要对全局工作掌握了解，有分析，有综合，有新意，有重点，有落实，做到全面、概括、精练，绝不能挂一漏万，也绝不能把上级的部署照搬照套，一抄了事。
3、避免太长。一般应控制在3000字以内。
二、请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
(一)请示的特点
1、针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。
2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。
3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。
4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。
(二)请示的种类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：
1、请求指示性请示。
2、请求批准性请示。
3、请求批转性请示。
(三)请示的基本格式
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：
⑴首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***关于********的请示》;另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》
2、 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。如递交给政府的和递交给支队的，就不能揉杂在一个请示中。
⑵ 正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。
1、开头。主要交代请示的理由。
2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。
3、结语。另起一段，其习惯用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行"。
⑶尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。
(四)请示的写作技巧
1、 一文一事的原则。
2、 材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。
3、 理由充分，请示事项明确。
4、 语气平实、恳切，以引起上级的重视。
三、计划
计划是指用文字、任务量、进度表等形式，所表述的单位在未来一定时期内要达到的工作目标以及实现目标的方法、途径和工作安排。
(一)计划的特点
1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而写计划文书这一点尤为突出。计划必须事前制定，提前谋划。
2、创新性。不论是中、长期计划，还是近期计划，内容都要有新意。对大队来说，新的计划中，要有新内容、新指标、新措施、新任务，(如政治教育计划、后勤工作计划、行管战训计划等)切忌照搬照套。
3、指导性。计划具有权威性。它既是行动的方向，又是指导工作的根据，实际工作必须严格按照计划来实施。尤其是任务量、进度表不能仅仅停留在纸上，而是要确保在实际工作当中得以实现。
4、客观性。写计划前，先要立足实际情况，深入调查，充分占有资料，了解各种因素，在此基础上，综合分析研究，提出切实可行的任务、指标和措施。
(二)计划的的基本格式
计划的时间有长有短，内容可全面可单项，根据内容、时间、重要程度等要求，分为年度计划、季度和月度计划、周计划等。基本格式包括：
1、标题：计划的标题应该直截了当，一般包含订立计划单位的名称、计划期限和计划内容来拟写，不需要文采式的或形象生动的标题，不带副标题。如某某大队2011年某某工作计划。
2、正文：计划正文部分一定要反映三大方面的内容，即写计划文书的依据是什么，它的任务要求是什么，怎样来完成这个任务。主要包括四个部分。
⑴导言和依据。它介绍写此规划或计划的背景，交待其依据，说明目的及其重要意义。篇幅不要太长，年度工作计划或专项工作计划用几句话交待一下上级的要求或单位年度工作安排等行文依据即可。
⑵项目和任务。含指标、进度。这部分是计划的核心，也是工作的目标和方向。任务包括两个方面，一是总的任务和指标，说明本单位在计划期内，工作达到怎样的要求;二是具体任务，比如各责任人的任务、指标及进度。总的任务要概括写，具体任务应分项分条写。任务指标决不能含糊，不能似是而非、模棱两可，一定要清清楚楚，表达准确，使人一目了然，心中有数、目标明确。
⑶措施和步骤。这部分是计划文书的重点，也是任务部分的延伸。写措施可梳理几条写，可用一二三四等序数词，亦可用小标题，使措施之间隔开，重要的放前面，次要的放后面，尽可能写细写实，便于执行人操作。
⑷奖励和处罚。对计划完成情况进行预估计，并制定出一定的奖惩措施，以激励工作干劲，确保工作完成。
(三)计划的写作技巧
1、事前谋划。根据上级的指示精神和本单位的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体办法和措施，确定工作的具体步骤。环环紧扣，付诸实现。对可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，也要确定如何克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动。
2、预先讨论。计划草案制定后，最好由计划参与执行人进行讨论，进一步修订、补充和完善计划。正确反映群众的要求，才能成为大家自觉为之奋斗的目标。
3、任务实际。计划里所提出来的任务、指标和各种措施要求，一定要实事求是，既要符合上级要求，也要组织和分配好力量，明确分工，不能脱离现实、好高骛远，更不能因循守旧、停滞不前。总之不保守，不冒进，是在充分调动官兵积极性的基础上，经过努力可以实现甚至超额完成的任务量。
4、语言朴实。计划与总结、调查报告不同，不需要生动、形象的语言，也不要更多的修辞方法，一般使用朴实的语言，便于理解、执行。
四、总结 总结，是对过去一定时期的工作、学习或思想情况进行回顾、分析，并做出客观评价的书面材料。一般包括基本情况，即工作的有关条件、工作经过和一些数据等等。主要做法，是工作总结的重点，目的就是要肯定成绩，找出缺点。经验教训，发掘事物的本质及规律,使感性认识上升为理性认识,以指导将来的工作。
(一)总结的特点
1、客观性。总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据。必须实事求是。
2、典型性。总结出的经验教训是基本的、突出的、本质的、有规律性的东西，在日常学习、工作、生活中很有现实意义，具有鼓舞、针砭等作用。突出个性。
3、回顾性。总结是对已经完成的工作进行回顾，必须用自身实践活动中的真实的、典型的材料来证明工作部署的落实程度和完成效果。
4、指导性。通过工作总结，梳理过去工作的成绩，失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作。
(二)总结的种类
按内容分，有学习总结、工作总结、思想总结等;按时间分，有年度总结、季度总结、月份总结等;按范围分，有单位总结、部门总结、个人总结等;按性质划分，有综合性总结和专题性总结等。
(三)总结的基本格式
总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。
1、标题。总结的标题有两类构成形式：一类是公文式标题;一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《某大队某年度工作总结》，或只简略写《工作总结》等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《》，有的为单行标题，如《》等。
2、正文。总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。 ⑴前言小引。即正文的开头，一般简明扼要地交代总结的缘由，对总结的背景、内容、范围目的及所做的工作和过程做概况性的陈述，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫，不做分析评论。这一部分也很见功底，通常都采用排比句式，给人留下深刻印象。
⑵经验体会。这是总结的主体核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法、以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。正文的结构，主要采用逻辑结构形式，按照工作中的各重点部分划分章节，相对独立，又有密切的联系，综合起来能够完全反映整项工作。
⑶今后打算。在上一部分总结出经验教训后，根据已经取得的成绩和新形势新任务的需要，提出今后的设想打算，内容包括如何发扬成绩，克服存在问题，明确今后努力方向，得出新的奋斗目标。
3、结尾。概述全文，可以说明好经验带来的效果，也可以简要总结今后努力方向或改进意见。总结的落款也应注意，包括署名和时间两项内容。如果标题中已有署名，落款可不再写明单位，只标注时间即可。
(四)总结的写作技巧
1、熟悉情况，实事求是。拟写者要通过调查研究，努力掌握全面情况，了解整个工作过程。同时也要对被总结的工作相关业务有一定的熟悉，材料与观点一定要统一，材料能够证明观点，避免材料和观点没有联系，外行人说外行话，贻笑大方。此外要如实地、一分为二地分析、评价工作，对成绩不要夸大，对问题不要轻描淡写，更忌讳夸大成绩，隐瞒缺点，报喜不报忧。
2、抓住重点，突出特色。总结要抓住主要经验，分清主次轻重，切忌内容庞杂，动辄二十多页，找不到中心。但也要有独到的发现、独到的体会、新鲜的角度、新颖的材料，切忌千篇一律、缺乏个性，懂得找亮点，人无我有，人有我新，人新我快。
五、工作简报
简报指单位用来汇报进展、沟通情况、反映问题、交流经验、通报动向的书面形式简短情况报告。与正式公文的区别在于无公文问号和首页的主送单位。
(一)简报的特点
简报的任务主要是反映情况交流动向动态，具备四个特点。
1、真实。无论作为上级领导和机关决策的依据还是与兄弟单位交流经验，都要真实准确可靠。对没有经过审核的材料，一定不能写入简报。要掌握和运用大量事实材料，选择最本质、最典型、最有说服力的事实材料。
2、新颖。简报要反映新情况新问题新成果新经验。是给人看的，内容上要富有新意，上级机关和领导最希望看到部队新的动态，新事物的苗头带有普遍意义的新经验和给人启示的新见解。只有新，才对上级首长和机关做决策提供参考价值，对兄弟单位有借鉴意义。
3、迅速。反映情况要抢早，抢先，要及时。失去时效性的信息就失去了应有的价值。简报是小范围内部发行的“小报纸”，内部情况快报。拟写和编发的同志一定要有敏锐的观察力和冷静的思考力，善于把握新形势，捕捉新问题，掌握新情况，组织新稿件。“稿不脱手吃不香，报不编出睡不稳”。切忌拖拖拉拉时过境迁。尊重事实前提下的迅速。防止为快而快，粗制滥造，不顾事实。
4、简洁。阅读者以各级领导部门的领导同志为主，事务繁忙，时间宝贵，篇幅过长很难使他们有时间通过阅读简报了解掌握情况。因此形式上简明扼要，不能拖延时间，不需面面俱到说事论理，在充分归纳总结的基础上以间断篇幅精炼文字说明情况阐明道理。一般一份简报反映一项工作或某个方面。即使反映全面的也要高度概括。多写做法，免空套假话。一期一般不超过一千字。
5、灵活。形式十分灵活。可定期也可不定期。可一篇也可两三篇。可工作动态也可调查报告，经验总结等等。其他文体难以比拟。
(二)简报的种类
工作简报，可为单位综合性工作，也可分为单项工作，如政治工作，战训工作，安全工作，后勤工作，防火工作简报等。会议简报，重大会议形成单独简报，反映会议情况主题内容。动态简报，反映正反两方面重要情况和动向。
(三)简报的基本格式
简报一般分为报头，正文，报尾三部分。
1、报头：
⑴简报名称。简报首页上方，占页面三分之一位臵。。在报头正中，醒目大号字体或套红大字。庄重美观。如有特殊要求，也可在名称下加(XX活动专刊)字样。
⑵期数。名称下是期数，用小字写在正中位臵。可用XX年第几期及总第X期标注。便于本单位和上级机关收集存档。 ⑶密级。分秘密、机密和绝密。位臵在名称右上角。 ⑷编发单位名称。在期数下一行，靠左方顶格。为主办简报单位的全程或规范的简称。
⑸印发日期。与编发单位同一行，靠右侧，时间一般为大写。
⑹分界线。在编发单位和印发日期下画一粗线以示与正文分隔。
2、正文：
正文前有时可加编者按，说明简报编写的原因和目的。按语字号比正文略小，上下空行。
⑴标题。要简洁，醒目，准确。含直述式，提问式，补充式。
⑵主文。新闻报道式写法(一篇或几篇新闻通讯)。分列小标题写法(几个方面分列小标题，反映多项内容。)。文件式写法(与报告或经验总结内容接近，但前边不写主送单位，文尾无署名，内容文字更简明)。
3、报尾。正文之后，最后一页下方设报尾栏，标注发送范围，印发存档份数。一般用上下两条横线与其他部分隔开。
(四)简报的写作技巧
1、抓准问题，有的放矢。围绕本单位实际，反映最重要，最典型，最新鲜，最为领导和官兵关心，最需要引起决策部门注意的问题。瞄准决策抓超前，围绕决策抓追踪，小中见大抓问题，注重时效抓突发。
2、材料准确，内容真实。人名(尤其是领导姓名，职务，排名顺序)，时间，地点，过程，数字都要准确无误。认真仔细地反复核对，校对。
3、简明扼要，一目了然。简短明快，集中主题，一稿一事，不贪大求全。围绕主题精心挑选典型事例，，不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。
六、会议记录
根据会议的宗旨、进展、讨论的问题，研究的事项和作出的决定，为了某种目的性，对会议过程及发言所作记录的一种纪实性文书。此外还有会议纪要，则是对会议过程原始记录进行分析，综合，提炼，归纳整理而形成的记载会议精神和议定事项的公文。二者区别在于是否经过综合提炼整理。
(一)会议记录的主要内容
1、会议的组织情况。包括八个方面。
⑴会议名称和次数。一般就是会议记录的标题，含“单位名称+次数+会议性质+记录”等关键词。由于会议记录文本都是专用的，所以单位名称一般可以省略。
⑵开会的时间。年月日。重要会议要反映具体的起止时间。几时几分到几时几分。 ⑶开会的地点。会议召开的具体地点。
⑷出席人。出席人一般应写清姓名，职务。重要的会议，为便于日后考查，还应设签到簿，与会议记录一并保存。
⑸缺席人。小型会议，缺席人数较少时，应写清具体人名并注明缺席原因。大型会议缺席人数过多时应注明具体人数。
⑹列席人。列席人姓名，职务。 ⑺主席或主持人。姓名职务。
⑻记录人。姓名职务。多人参与的必须一一注明。 上述八项内容在会议正式开始之前就要写好。
2、记录会议的内容和方法。
⑴主体部分有会议议题，报告，讨论情况，形成的决议和主持人的总结几项基本内容。
⑵记录方法：有两种，详细记录。摘要记录。 重要会议尽量使用详细记录。尽可能记下发言者的原话。有争议的问题和分歧意见时，应将争议分歧的焦点和发言人争论的观点详细记下。关键要害问题，有关发言要详细记下。记录会议决议时，表决情况，异议和弃权等情况要详细记下。以备考查。
一般会议使用摘要记录。没有分歧和争议的情况下，摘记关键内容和重点发言。如在会上报告了什么事情，讨论了什么问题，做出了什么决议。哪些人发了言，要点是什么等。
(二)会议记录的基本格式 以大队党委会议记录为例。 XX大队党委会议记录
时间：二0一一年X月X日X时 地点：大队支部会议室 出席人：XXX，XXX，…… 缺席人：XXX，XXX…… 列席人：XXX…… 主持人：XXX教导员 记录人：XXX指导员 主持人发言：(略) 与会者发言： XXX：…… XXX：…… 散会时间：
出席人签名：XXX，XXX…… (本会议记录共X页)
(三)会议记录的写作技巧
1、内容要准确。真实客观反映会议基本情况和主要精神。如实记录，忠实原意，不掺杂任何主观因素，不添加记录者的观点主张，不断章取义，会议决定不能有丝毫出入。
2、要点不遗漏。记录的详细与简略，根据情况决定。决议，建议，问题和发言人的观点，论据材料要具体详细记录，一般情况的说明可以抓住要点，略记大概。
3、首尾都如一。从开始到结束都要认真负责地记录，不能开始认真详细，会议接近尾声就马马虎虎。
4、严格按格式。会议记录的格式，是体现记录规范性，严肃性的基本形式，必须严格遵守，凡是发言，都要把发言人的名字写在前，发言记录在后。记录时要掌握发言质量，重点要详细，重复部分要略记。
5、应付要自如。做会议记录，可以先行用草稿纸记录，会后予以整理誊写到正式会议记录本当中。记录速度要快，专心致志，集中注意力，认真听取与会者发言。记录人平时要多锻炼听力和速写，做到耳聪心灵手巧。字迹要清晰端正。久而久之就会应付自如。
七、先进事迹材料
先进事迹材料一般包括先进个人如优秀共产党员、三等功等;先进集体或先进单位，如抗洪抢险先进集体，先进大队等。是对单位或个人先进事迹的总结概括。
(一)写作格式
标题：先进个人姓名或集体名称。先进事迹的性质或材料用途。
正文：开头，写明先进个人或集体的简要情况，先进个人含姓名，性别，军龄，工作单位，职务，是否党团员等。先进集体含集体成员大致情况。然后是先进人物或集体的主要事迹。
(二)写作步骤和要求
1、整理材料。是重要前提。要认真细致地观察，广泛地搜集，才能把握最准确，生动，最能体现写作意图的东西。对材料要进行提炼，确定中心思想和主题，突出人物特点和集体的亮点。
2、确定主题。从前期收集的先进事迹基础材料当中找出最本质，闪光的内涵，加以提炼和升华。
3、搭好结构。注意文章结构完整，线条清楚，详略得当，组织安排好材料，谋篇布局。一般按事物发展的自然顺序来安排结构，但为突出某个点，也可以倒叙，插叙，补叙。
4、准确表达。要把语言表达得准确，通顺，流畅。再讲究生动形象鲜明。“动笔前精心构思，写作时反复推敲”。事实要真实可靠。观点和提法要分寸恰当。文字要朴实简明，注意不可出现脱离群众，脱离实际的过头话。
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