事业单位档案信息资源共享存在问题及解决措施

一、档案资源管理的意义及价值

事业单位档案信息资源管理体现的是动态与静态相结合的过程。档案本身是以静态形式存在的资料, 一旦形成便以最初的样子被保存几年几十年甚至上百年。但同时档案管理技术也会随时代发展不断变化, 档案信息资料也会以动态的形式, 不断被人使用或分享, 获得有价值的信息, 这也是档案管理保存共享的价值意义。

档案信息作为对事业单位丰富的历史资料的纪录, 它是事业单位日后开展工作的重要依据, 有利于促进单位部门工作的开展。此外, 档案信息资料也可以为社会大众及其他单位团体开展相关活动提供资料支持, 档案的管理水平、管理方式及利用效率等对社会大众也有重要意义。随着社会大众对档案信息需求日益增加, 档案管理应逐渐从档案管理存储向档案信息的开发利用和共享的方向发展。

二、当前档案信息资源共享存在的问题

一是档案资源信息共享信息化手段落后。随着社会信息化的不断发展进步, 事业单位档案管理也应以信息化带动新发展, 以信息化促进档案资源的整合开发与信息共享。但目前, 虽然部分事业单位已经开始引用了数字化的或者电子的档案信息管理模式, 但是大多数事业单位, 仍旧使用传统的纸质档案管理模式, 或者仅实现了对档案信息的计算机保存, 并未实现信息化的处理也没有使用专门的档案管理软件进行系统管理。部分事业单位软硬件设施落后, 更新不及时, 电子档案查询效率和利用率偏低, 大大影响了档案信息资源共享的实现。

二是缺乏熟悉计算机技术的综合管理人员。档案管理工作需要将大量的、繁杂的、重要的档案资料进行信息的整合、分类、管理和保存, 档案信息资源共享则是依靠计算机为载体, 实现信息资源的录入、保存、搜索与分享。这就需要从事档案管理的人员能掌握计算机应用知识、网络技术和现代档案管理技术。然而, 目前事业单位中从事档案管理的人员并不全都是档案管理专业, 甚至大部分人员所学的专业都与档案管理无关, 从业人员专业知识缺乏, 加之, 事业单位本身对档案管理人员其缺乏较为专业的培训, 使事业单位缺乏熟悉计算机应用知识和现代档案管理技术的专业人员, 导致事业单位档案管理信息共享开展困难。

三是档案管理开发利用率低。长期以来, 事业单位档案管理仍处于部门之间条块分割和地域分割的状态, 比如员工人事档案、医保档案、户籍档案等分别由不同的部门保管和掌握, 档案信息资源处于分离的状态, 加大了档案信息资源整合开发共享的难度。“目前, 国家尚没有权威性的机构出面协调档案信息资源共享建设, 缺少能独立行使职权, 跨行业、跨系统的一体化常设管理机构, 从而使档案部门的共享建设缺乏全局性的统筹规划和整体化管理[1]。”另外, 从微观层面来看, 由于档案管理不能直接产生效益, 事业单位自身对档案管理工作的重视性也不够, 导致事业单位的档案管理工作处于被动的局面, 现有的档案管理只涉及档案收集、保存、复制、转移等内容, 极少注重档案管理的收集跟踪与开发利用工作, 使一些能为社会大众或者单位团体带来有效价值的档案信息没有发挥出应有的作用, 档案信息资源共享率低下。

四是对档案管理中的信息安全保障不够。行政事业单位档案信息涵盖着我国科学、教育、文化以及卫生事业的各个方面, 档案文献中有关的机密信息较多, 档案管理中的档案信息资源一旦泄露将形成严重的危害, 造成难以挽回的损失。事业单位中的档案管理基础设施建设薄弱, 部分事业单位数字化扫描设施不齐全, 传统的纸质档案保存可能会造成档案丢失、档案损坏或者被篡改的不良后果。加之, 部分事业单位没有对信息资源进行安全保密处理, 在档案信息的借阅审批环节中把关不严, 缺少对公开共享的档案信息资料的审查程序等, 增加了档案保密信息泄露的风险;“而计算机网络分布广域性、通信信道的公用性等都为信息被窃取、盗用、非法增删改及各种扰乱、破坏带来安全隐患[2]。”在这样的情况下, 档案信息共享安全性亟须进行保障和维护, 这就要求各个事业单位在进行档案信息化建设时, 要严格遵循国家的相关规定, 在确保档案信息资料安全的前提下, 实施对档案信息资源的进行管理与公开利用, 切实保证档案文件资料的安全。

三、事业单位档案信息资源共享的途径

一是加强档案管理人员工作能力建设。事业单位档案信息资源的整合共享, 应该注重提高从事档案管理人员的计算机技术应用水平, 同时加强重视, 不断培养提升其档案信息管理专业素养。事业单位应当在人力、资源等方面向档案信息资源共享建设倾斜, 引进熟练计算机技术, 并具备档案管理专业技能的综合性人员, 在工资福利待遇及职称评定等方面给予档案管理人员应有的保障, 以此来激发管理人员工作的积极性以及创造性。对现有的档案管理岗位人员, 事业单位应当建立定期的培训机制, 积极开展与不同部门、不同地区之间的业务沟通, 学习不同地区和部门先进的档案管理理念, 并与时俱进, 注重对人员档案管理信息化发展和共享相关的计算机应用知识进行系统的培训, 提高其人员处理信息的综合能力, 以适应档案现代化共享发展的需要。

二是确保档案信息资源共享安全。由于部分档案信息具有孤本性和机密性的特点, 在当前网络传播如此快速的大时代背景下, 档案信息资源共享必须在维护国家和人民利益, 注重信息保护安全的前提下进行。在硬件设备上, 做好档案室与信息存储设施的安全防护, 确保档案室的温度和湿度水平、防火防盗方面符合档案安全管理的标准, 明确人员职责, 严禁损毁、丢失、涂改档案等行为的出现;在制度方面, 事业单位内部应建立健全安全保密责任机制, 签订安全保密责任书, 对接收归档的档案从根源审查保证安全, 对保存的档案信息进行鉴别, 明确哪一类属于保密信息, 哪一类属于共享信息, 并对档案信息的开放范围和程度做出规定, 按照标准对应共享的档案资料进行共享前的安全审查等;在软件技术层面, 应建立信息安全保护措施, 对于保密档案信息, 可以引进数字加密技术, 注意档案信息资源库和云信息的安全防护和档案信息资源的备份, 建立健全档案信息网络管理机制, 加强对其传输运行中的监控管理等。三是加强事业单位档案信息化建设与发展。当前, 建立现代事业单位档案管理制度, 实现信息资源的共享发展, 必然需要加强事业单位档案管理的信息化建设。事业单位应当引进适合自身发展需要的软硬件设施, 利用扫描仪、计算机等现代信息技术, 实现对图片类、文字类等档案信息的数据化信息保存;还可创新档案管理手段, 与上下级及平级相关单位建立内部局域网, 建设档案信息资源共享平台, 实现与不同部门不同地区间的档案信息资源共享, 信息资源共享平台应增加信息检索功能和在线互动式服务功能, 让有需要的人能够实现在线网络获取和在线档案信息的咨询交流, 让档案信息多跑路, 需要档案信息的人民群众少跑腿, 使封存在档案室里的档案资料真正活起来, 为大众做好档案信息服务, 实现其价值。四是强化档案信息资源的统筹规划。档案信息资源的共享是一项系统性工程, 也是一项长期而艰巨的任务。从资源整合到档案信息化平台的建设再到档案资源的共享都需要全局的统筹规划, 需要建立详细的规划蓝图, 由专门的机构头进行管理与推进, 建立"统一领导, 分级管理"的事业单位档案管理体制。“组建具有国家权威的、能够统筹全国档案信息资源共享建设整体工作的领导机构, 以扭转目前在管理上整体性差、条块分割的局面[3]。”

档案管理事业单位内部和其他不同层级、不同部门、不同地区的事业单位之间也要加强协调配合, 档案资源管理在职人员和档案利用者之间也要互相协作、沟通。“进行档案实体整合、信息整合、技术标准整合、系统整合、人才结构整合等, 建立以实现资源结构优化、系统功能完善、人才保障到位、信息资源共享为目标的事业单位档案管理系统工程[4]。”总之, 事业单位作为公共服务部门, 其档案管理应改变传统的过于注重档案收集、整理的观念, 创新档案管理的观念和手段, 建立以信息化为特征的现代化档案管理制度, 将档案管理重点放在信息资源的开发利用上, 以信息资源的整合共享来服务于单位团体, 服务于人民群众, 为人民群众提供优质的文献资源服务。

摘要：档案信息是事业单位在其实践活动中直接形成的原始记录。它记录了事业单位的业务开展情况、财务资产及人事变化等信息。档案管理肩负着记录信息、服务社会的任务, 需要运用现代化的手段进行规范管理, 从档案信息的搜集、分类、加工、汇总等各个阶段进行完善, 完成对档案信息资源合理化存储、开发与使用, 实现不同部门、不同地区的档案信息共享, 对于完善事业单位档案管理, 降低成本, 提高使用效率, 都具有重大的意义。

关键词：事业单位,档案,共享

参考文献

[1] 丁莉.档案信息资源共享策略研究[D].黑龙江:黑龙江大学, 2007:16.

[2] 何振.我国电子政务信息资源共建共享的必要性与可行性[J].档案学通讯, 2004 (11) :35.

[3] 王雅琴.如何实现档案信息资源共享[J].浙江档案, 2001 (6) :34.

[4] 杨红仙.信息化背景下档案信息资源的整合与共享[D].昆明:云南大学, 2010.