基于大数据时代下档案管理的探究

一、大数据时代下档案管理现状

目前, 尚未有人能够对大数据的定义完全阐明, 通过站在不同概念的角度来看, 它的内容基本一致, 只是形式不统一。例如大数据不是指数据量等同于天文数字, 而是指的是数据数量大、种类多, 经总结拥有“处理速度快”“数据价值高”“数据类型多”“数据体量巨大”等特点。如果说数据占好几百GB才算大数据, 那么是大错特错的, 因为数据占数百GB不过是其中一种情况而已。大数据的主要意义在于它的第三维度, 即速度与时间的维度, 在这个维度的大数据具有极强重要的利用价值。我们随着时间的迁徙变化来到了云时代, 在这个时代有很多人懂得利用大数据的重要价值, 经科研改进, 如今的大数据主要是基于云计算的一种数据应用与处理的模式, 可实现数据集中分享、交叉互换, 使知识服务与智力资源得到充分的利用与开发。

现代科技在不断地更新, 很多电子文档数据在科技更新或创新的过程中巨量产生, 从而在大数据时代中产生了一系列档案管理问题。我们采用传统的档案管理模式, 通过收集整理、鉴定、保管与统计无法满足目前的工作需求, 因为工作人员每天的工作时间有限, 很难在一天内对大量的档案进行收集整理、鉴定、保管、统计, 所以工作效率极低, 档案质量无法得到保障。通过大数据分析技术, 可在数据系统中快速有效地对档案进行管理, 档案管理效率高, 又安全又准确。

有相关报道, 香港政府在2012的1月至7月期间, 销毁了大量的官方文件, 其高度为23195m。虽然仅只有半年光景, 但文件的数量之多已是骇人听闻, 令社会群众展开了热烈的讨论。经分析, 香港政府之所以销毁了许多信息价值仍然很高的文件, 是因为库房容量有限, 档案室无法对这些有用的文件进行有效保管, 只能通过销毁部分文件来提高其他新文件的保存质量。由此可见, 库房容量小对档案管理产生了极大的工作困扰, 大数据分析技术的应用具有重要价值。另外, 如阿里巴巴、百度、腾讯等大型公司的数据资源非常巨大, 但它们采用大数据技术之后均能够有效地优化数据存储, 这是非常值得从事档案管理的工作人员进行借鉴的。

二、大数据时代下档案管理措施

档案管理在大数据时代的社会价值将会得到进一步提升, 它能够使档案管理概念得到全新的注解, 也能够使档案管理工作人员为人们提供更好的信息服务。此外, 档案室工作人员在日常工作当中, 不仅要学习新的管理知识、技术, 更要对档案管理进行创新, 使自身能够得到一个良好的发展。

(一) 夯实备份工作。

大数据技术主要是具有集中处理巨量数据的作用, 档案管理人员在管理档案的时候必须做好备份工作。目前洋西大数据产业园已在中国建立, 数据产业园能够大规模处理、分析和研究档案数据, 在很多行业和多个领域上能够为其提供准确的研究数据。档案管理人员可将产业园成功案例作为档案管理的一个借鉴, 从而建立一个档案备份中心, 将档案数据资源有效集中, 通过大数据技术开展档案数据资源管理工作, 从而节约人力资源, 提高服务质量。

(二) 跟大数据开发公司合作。

大数据技术发展的时间不是非常长, 但其复杂性却远远高于传统档案管理技术, 在应用方面因行业的不同容易产生数据资源混乱。因此, 必须与大数据开发公司合作, 将其精湛的信息处理技术与档案管理技术相结合, 通过正确应用档案行业的大数据分析工具, 纠正数据分析过程中的问题, 从而提高档案管理效率及质量。

(三) 提高综合素质。

档案管理是一个长期、单调的工作过程, 如果档案管理人员综合素质不高, 那么就很难在档案管理过程中结合中国国情制定具有针对性的档案管理方案。在大数据时代, 档案行业仍然遵循着优胜劣汰的原则, 当管理模式发生改变之后, 必须对档案管理人员进行定期培训, 培养其责任心, 提高其专业水平与综合素质, 使其能够更好地为社会人民进行信息服务。

(四) 加强宣传。

随着信息化的发展, 大数据技术在档案管理当中的应用价值越来越高。档案馆想为更多的人提供信息服务, 就必须加强宣传。在宣传过程中, 宣传人员要将档案馆资源丰富、质量安全等特点大力宣传, 可根据档案馆特色制定全新的宣传方案, 也可将新兴媒体作为主要的宣传手段, 通过网络媒体进行宣传, 并将宣传对象转变为分众传播, 进一步加强宣传效果。

三、结束语

面临大数据时代, 档案管理人员应采用大数据技术进行档案管理。首先, 应将大数据技术的特点与档案管理工作相结合, 从而夯实备份工作;其次, 应该与大数据开发公司进行合作, 全面提升档案管理效率;第三, 应该提高档案管理人员的综合素质, 使其能够更好地为人民服务;第四, 通过独具特色的宣传, 使更多群众受惠于分众传播。

摘要：现代科技在不断地更新, 很多电子文档数据在科技更新或创新的过程中巨量产生, 从而在大数据时代中产生了一系列档案管理问题。我们采用传统的档案管理模式, 通过收集整理、鉴定、保管与统计无法满足目前的工作需求。大数据时代的来临, 对档案管理工作人员提出了更高要求。档案室工作人员在日常工作当中, 不仅要学习新的管理知识、技术, 更要对档案管理进行创新, 使自身能够得到一个良好的发展。

关键词：大数据时代,备份,大数据开发公司

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