浅谈县级基层单位的档案管理

基层单位的档案管理工作, 存在认识不到位, 管理意识淡薄, 管理松散, 没有形成完整的管理体系, 缺少投入, 基本设施陈旧, 管理模式落后, 跟不上信息时代步伐, 缺少档案管理人才, 档案管理人员热情不高, 造成了不良后果和损失, 因此, 加强基层单位的档案管理, 要在组织领导、队伍建设和规范管理等方面进行, 做到领导重视, 相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接, 推动档案工作的规范化、标准化。

档案作为各项历史活动的记录, 翔实地记录了一个国家、一个民族、一个地区历史的曲折历程和自强不息的奋斗足迹, 记录着新中国社会主义革命和建设所取得的巨大成就, 记录了改革开放以来建设有中国特色社会主义事业取得的丰硕成果。基层单位的档案作为全国档案网络的组成部分, 它记录了各单位各项工作的信息, 它是一个单位各项工作完成情况的实物见证也是上级单位对下级单位检查工作时必看的资料。因此, 一个单位的档案管理的好坏, 将直接影响整个单位的工作, 因此必须加强管理。

一、领导重视是做好档案管理工作的前提

档案管理工作需要一定的条件, 其中包括人力资源和物力资源, 它是做好档案管理工作的前提。因此要想做好档案管理工作, 必须得到领导的重视与支持, 而基层单位人力、物力比较紧缺, 所以要想得到领导的重视, 档案管理人员就必须积极主动工作。在整理编研档案的同时, 也应注意开放档案中的信息, 及时为领导提供各种有用的信息, 促进单位各项工作的开展, 引起单位领导的重视。以我单位为例档案由原来的混乱状态, 通过我们的努力, 已设置了专人、专室、专柜管理, 而且把档案工作也纳入到了每年的工作计划中, 为管理好档案提供有力的支持。

二、档案管理人员的素质是搞好档案管理工作的保障

社会的发展, 科学技术的进步, 使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化, 档案工作由保管、记录活动的证据变为确保这些证据的确实产生, 进而确保上述活动本身有可信证据作为证明, 档案人员也因此由消极的文献记录保存者, 变为档案遗产的积极塑造者, 从公正的、不带偏见的保管者, 变为在档案形成过程中, 明确历史责任感的干预者。因此就要求我们的档案工作者要进一步提高素质, 做到干一行爱一行, 钻一行, 积极参加各种档案人员培训班, 系统地学习档案基础理论, 强化自身素质, 成为一名合格的档案管理员。

三、做好档案的编研工作是档案管理工作的基础

档案的编研工作就是要求档案的整理要科学化、制度化、它是档案管理工作的基础, 只有档案按科学分类编制好、才能使档案管理工作有序进行。这就要求我们的编辑工作必须按照《档案编研工作规范》进行, 同时基层单位还要根据本单位的实际情况制定出具体的实施方案, 同时要重视编研资料的效果调查、确切了解编研资料与要求的吻合程度, 认真收集利用者的意见, 并把反馈意见作为评价编研资料质量高低的重要标准和档案编研工作努力的方向。

四、档案保管工作是档案管理工作的重中之重

档案管理人员的职责, 就是维护档案的完整与安全, 这既是档案保管工作的基本任务, 也是档案保管工作的目的, 档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏就是使档案保管完好无损, 不致因各种不利因素而使档案损坏, 对已经破损的档案要及时抢救;不丢就是使档案绝对安全, 也要保证档案内容的安全;不散就是要求档案的保管相对集中, 不致因档案的分散保管而使档案管理不便, 甚至造成档案损坏或丢失等严重情况;不乱就是要求档案保管工作有条不紊, 档案列架整齐规范, 有规可循, 有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的, 也是光荣的, 它是档案管理工作的重中之重, 是一项重要的基础工作, 档案管理人员要持之以恒, 时刻警惕, 防止档案的损坏, 确保档案的安全, 为档案工作提供物质基础。

五、做好档案交接工作是档案管理工作的延续

基层单位人员少, 工作调换也比较频, 经常由于一些原因而调换档案管理人员, 因此为了使档案管理工作能够按原来的管理方法延续, 就必须做好档案的交接工作, 做好档案交接工作不仅是明确档案人员责任, 维护档案安全完整, 确保档案工作连续不断有序进行的需要, 而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作, 笔者认为应做好下列工作, 采取如下措施:一是档案交接要纳入基层单位的议事日程, 工作程序和规章制度之中;二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作;三是认真做好档案监交工作;四是加强档案交接中的思想教育工作。作为档案部门最主要就是为用户提供相关档案资料的服务, 提供准确的信息是最基本的业务要求。因此, 基层档案部门必须将最基本的服务做好。档案的管理就要打破传统的模式, 创新管理的环境, 营造开放的工作氛围, 获取多渠道的信息, 同时要重视本行业之间的沟通交流, 搭建与其他档案部门之间的桥梁, 多多向本行业的优秀部门学习, 借此提高自己。除此之外, 还要向社会开放档案的信息, 提高公众对于信息共享的参与率, 加强宣传, 提高服务。

总之, 基层单位的档案管理应做到及时编研、妥善保管、保持档案的连续性, 根据实际制定本单位的具体实施方法, 使它切实为单位的工作起到一定的促进作用, 从而推动整个社会的向前发展。

摘要：一个单位的档案管理的好坏, 将直接影响整个单位的工作, 因此必须加强管理。针对基层单位档案管理中存在着缺乏领导重视、档案意识薄弱、管理条件落后等一系列的问题, 提出了实现档案管理的现代化、规范化的可行对策。

关键词：档案管理,基层单位