档案安全关系到党和国家的根本利益, 其体系是我国档案工作顺应党和国家的方针政策应运而生的实践体系, 也是我国档案事业更好地服务于党和国家各项事业的重要组成部分。加强和健全档案安全体系建设, 对于维护党和国家的历史记忆, 服务于经济社会发展具有十分重要的意义。作为不可再生资源的档案记录, 是每个单位和部门的历史记载, 也是国家和社会的宝贵财富。21世纪是科技飞速发展的时代, 越来越多的资源趋向于信息化和无纸化, 与人们生活息息相关的档案工作也面临越来越复杂的情况。电子档案逐渐取代了以往的纸质档案资料, 既节省大量资源又使资料的管理更加规范, 为人们的工作生活带来极大的便利。但是越来越多的档案信息丢失、窃取工作机密的例子在生活中屡见不鲜;以及档案突发事件的发生, 给档案造成的损害不可估量。为此档案安全已经成为档案管理工作的核心内容, 加强和健全档案安全体系建设, 保证档案的安全成了管理人员的首要任务。
突发事件即突然发生的、可能会给国家或社会带来危害, 需要采取应急处置措施予以应对的事件。主要包括自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等四类。档案突发事件是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序, 需要采取应急处置措施以应对的事件。其具体事例有:1976年唐山地区档案馆在7.8级大地震中遭到极大破坏;美国旧金山市档案馆, 1989年在洛马普里埃塔地震中被破坏;在2008年的汶川地震中, 当地的许多档案库房坍塌, 大量的文献资料被掩埋。北川县档案馆在地震中垮塌, 电子文件被毁数目不计其数。广元市档案库房顶部塌陷, 消防管道破裂, 5万余卷档案被水淹泡。人为造成档案损失的典型事例有美国“9.11”事件中, 世贸中心大楼的炸毁使得几十家金融公司的电子档案遭到破坏, 造成了很恶劣的影响。
因此档案馆必须根据可能发生的突发事件制定一套完整的应急预案, 不然当突发事件来临时, 造成的后果将不堪设想。
突发事件是不可预计的重大事故性和灾害险情的发生, 它涉及全社会的各个领域和各个方面, 具有档案安全保管广泛的社会性、损坏性。档案馆作为永久保管档案资料的基地, 其安全性以及灾害险情和突发事件的处置历来是档案工作者的重要任务, 防止突发事件对档案资料造成的损害, 是档案主管部门和档案管理者的重要责任。目前有很多县市级档案馆和各种各类档案馆的保管场所陈旧, 处于老办公楼和宿舍楼包围之中, 突发事件的灾害险情隐患随时都存在。
突发事件的灾害又分为自然灾害和人为灾害两大类。自然灾害是指自然现象引起, 如地震、雷电、洪水等;人为灾害是指来自于人类自身引起的因素, 如漏雨、进水、电线老化短路引起的火灾、蓄意纵火、爆炸、战争、失窃、库房坍塌等。上述灾害险情如果对档案馆的人员、档案、设施、设备等所产生的威胁, 出现险情, 应及时进行应急处置。
当档案安全突发事件到来时, 如何做好有关的预防和及时有效地解决此类事件, 是档案管理工作的重中之重, 也是做好应急预案处置的最后目标。突发事件的应急预案工作, 是提高档案风险应对能力、快速有效控制档案风险扩大、减少档案损失的重要途径, 是保障档案资源安全的关键。应急预案是针对可能发生的突发事件而预先制定的有关方案, 它是成功处置各类突发事件的前提和基础。设置应急预案的目的是能够有效及时开展档案管理的补救行动, 使损失降到最低点。完整的应急预案对于解决突发事件所造成的破坏具有关键性的作用, 也有利于档案管理补救工作, 以及有关部门对可能发生突发事件的了解和熟悉。
档案安全突发事件的应急预案应当按照国家档案局、中央档案馆制定的《档案工作突发事件应急处置管理办法》的有关规定, 并结合各单位、部门对档案管理的特点、工作性质、实际情况来编制突发事件的应急预案。在实际工作中做好应急预案, 可以预防和及时解决突发性事件的发生, 从而保证档案资料的安全性和完整性。
做好档案安全突发事件应急预案的全局统筹。任何预案的编制都离不开事先规划, 只有做好谋篇布局, 才能保证预案的可靠性。在编制应急预案中, 要保证编制机构及其工作人员的专业性, 要有专门小组负责预案的规划、起草、评估、发布及后期演练等诸多事项。这样才能编制出高质量的应急预案。
设立应急预案编制的考核制度, 确保应急预案管理体系的完善。严格的考核机制可以约束和限制预案编制人员在有限的时间内保质保量地完成任务。既科学又适用性的应急预案体系, 必须要由各部门来共同商讨构建, 只有各个部门相互协调配合好, 针对各自的实际需要以及可能发生的各种情况来制定应急预案, 才能有针对性地开展工作。提前预知和判断灾害的详情, 完善应急预案的内容体系, 确保档案资料安全。
档案应急预案要建立指挥机构和人员组成, 并落实制定总的应急预案, 根据突发事件的种类差异制定针对性较强的应急预案。让综合预案和针对性的应急预案相互结合, 构建完整的应急预案, 达到有效处理突发事件, 避免所造成的档案损失。此外档案的安全管理, 还要在平时中加强对突发事件的教育和演练, 在重大灾害和突发事件到来时, 争取使破坏性降至最低。
档案安全突发事件未发生时, 有关部门要对突发事件进行预测, 将所处的内外环境结合一起进行综合分析调查研究, 同时也要对本单位所遭遇的档案安全工作突发事件进行整理, 定时检查单位内部档案管理的软硬件设施, 确定所有档案管理设施是否能应对突发事件。
档案安全突发事件发生后的处置工作, 首先应贯彻统一领导、分级负责、及时反应、果断决策、合作互助的原则。事件发生要第一时间报警, 请求专业救援部门的支援, 并通知抢险负责人等有关人员。此外要及时将档案资料进行转移和安全处置。标清危险区域, 关闭和限制使用的有关设备、设施, 采取防止事件二次发生的行动。评估突发事件造成的损失, 并启动应急预案处置。
档案安全突发事件处理工作结束后, 还要认真总结经验教训, 将整个过程详细记录成文档, 为以后突发事件的应急处置提供完善资料。
总之, 在规范档案管理工作的同时, 档案管理的各部门单位要本着早预防、早发现、早处理的“三早”原则。对遇到的突发事件要及时控制, 对发生的危险情况及时处理, 积极加以防范。从思想上到工作中重视突发事件的应急预案工作, 利用信息化的手段, 做好各部门的配合, 不断改善组织结构和更新设备, 同时做好档案管理人员的培训, 将保护档案安全的思想深入人心, 使档案能够得到妥善的保管和保护。
摘要：文章对国内目前存在的档案安全突发事件进行概述和类型分析, 提出相应的应急机制和事件发生后的处置措施。目的是使档案管理工作能够更加严格和规范地进行, 让人为因素和自然灾害所造成的档案信息泄露和损失降到最低, 以此来保证档案信息的完整性和安全科学性, 使有关资料可以得到有效地保护, 从而促使档案管理工作能够顺利展开。
关键词：档案安全,突发事件,应急处理
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