协同问题是任何一个组织得以正常运转所必须面对的首要问题。为了解决协同问题、推进工作落实, 除了督察督办等常规手段外, 部门会商和工作联系单制度被证明是解决协同问题的有效手段, 可以作为督察督办制度的补充。国网河南省电力公司濮阳供电公司 (简称“濮阳公司”) 提出“三讲三化”工作理念 (重要工作讲政治、综合工作讲协同、日常工作讲秩序, 管理透明化、责任清晰化、沟通简单化) , 为把该理念落到实处, 畅通公司内部沟通机制, 加强各单位之间的协作, 提高工作效率和质量, 打造高效合作团队, 实行部门会商和工作联系单制度。
濮阳公司实行部门会商会 (以下简称会商会) , 会商会是指按照部门职责范围, 就主要职能部门重点业务领域的工作召开的会议, 旨在加强部门之间信息沟通, 分析存在问题, 协调工作步调, 协同高效推进各项工作。
会议由公司办公室主任或受委托的其他部门主任主持召开, 议题较为单一时, 可由议题提出部门直接主持召开。参加人员为各主要职能部门、协同部门 (单位) 负责人及相关人员, 会议参加人员根据会议议题涉及部门来确定。根据工作需要可邀请公司相关总经理助理、副总师出席会议。参会部门根据每次会议议题来确定, 主要有办公室、发展部、人资部、财务部、安质部、建设部、监察部、审计部、党群部、调控中心、运维部、营销部, 以及其他议题提出部门及议题涉及部门。
会议议题由相关部门提出, 或由会议协同部门建议提出。会商中涉及重大事项时, 各责任部门须及时向公司领导汇报, 或按程序提交公司相关会议审议。
办公室会同相关部门, 负责会商会的总体协调工作, 包括会议通知、组织管理、会场服务等。议题提出部门负责会议记录及会议备忘录整理等;会商会根据议题提交情况来决定是否召开, 原则上于每周一上午11:00召开, 遇有特殊情况, 会议召开时间另行通知, 如无议题, 则不再召开;议题提出部门应于每周五12:00前提交下周会商会议题, 填写提交单并报送至办公室值班秘书处;如参会部门对议题达不成一致意见, 需提交公司领导集体协调时, 由办公室将议题提交至领导班子周碰头会、总经理办公会或党政联席会讨论决定;各部门要认真落实会议议定事项, 下次会议通报上次会议议定事项完成情况, 办公室负责督促落实。监察部 (纪委办公室) 负责效能监察。
公司内部沟通提倡以口头、电话、邮件、微信等常规方式为主, 《工作联系单》主要解决重要工作推进不力、内部沟通不畅等问题, 建立日常工作的正常协同秩序, 利于量化考核各单位日常工作的协同效果。
《工作联系单》适用于工作业务中需要其他单位协助完成的事项。《工作联系单》发起单位 (以下简称“发单单位”) 职责主要包括:对《工作联系单》涉及的整体工作负总责;对《工作联系单》的完成过程进行跟踪与监督;对《工作联系单》的完成效果进行审核确认。
《工作联系单》接收单位 (以下简称“收单单位”) 职责主要包括:对接收到的《工作联系单》, 根据实际情况及时提出合理的修订意见;对签收确认的《工作联系单》, 及时向发起单位报告工作进展, 按要求完成工作任务;负责填写《工作回复单》, 提交发单单位审核。
《工作联系单》的发起:由发单单位起草, 明确接收单位、工作要求、完成时限等要素, 公司领导签发, 送接收单位。《工作联系单》的接收:收单单位对《工作联系单》内容无异议, 应签收确认, 按要求完成工作任务;收单单位对《工作联系单》的要求或时间节点存在异议的, 在1个工作日内将修改意见汇报签发领导, 经签发领导审批后, 送发单单位根据修改意见重新发起。《工作联系单》的回复:收单单位完成工作任务后, 填写《工作回复单》, 送发单单位审核;发单单位根据回复情况判断工作是否完成, 若完成可销号;若未完成或未达到完成标准, 可要求其继续办理并重新回复办理情况。若《工作联系单》无法推动工作, 由发单单位按照相关流程向办公室提出纳入公司督察督办事项。
重点考核的情况主要包括:收单单位对《工作联系单》拒不签收, 未在1个工作日内向签发领导报告修改意见, 收单单位承担主要责任;收单单位办理《工作联系单》任务超出完成时限, 收单单位承担主要责任;收单单位完成《工作联系单》任务, 但未达到完成标准, 且超出完成时限, 收单单位承担主要责任。
考核程序:发单单位提出考核意见, 同时送签发领导和被考核单位, 1个工作日内被考核单位无异议, 《工作联系单》签发领导审批考核意见, 送人力资源部;若被考核单位对考核意见存在异议, 应在1个工作日内向签发领导申诉;最终的考核意见由《工作联系单》签发领导裁定。同时, 人力资源部负责将考核意见在绩效考核中体现, 修订绩效管理相关实施细则, 对被考核单位进行绩效考核。
摘要：通过实行部门会商与工作联系单制度, 部门间的协同问题得到了有效解决, 确保了公司有序运转。本文以供电企业为例, 对此进行了分析和介绍。
关键词：部门会商,工作联系单制度,供电企业,应用
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