文员的分类及工作职责
五类文员工作职责
行政文员工作职责
1.协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)
2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。
3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。
4.全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)
5.对试用人员之试工与考核调查。
6.负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)
7.全厂奖惩手续之办理。
8.对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)
9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)
10.月底对相关报表的整理并交于财务。
11.月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
12.对全厂钥匙之管理。
13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。
14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。
15.完成主管临时交付的任务。
办公室文员工作职责
主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作。
人事文员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管：行政部经理
工作对象：各办事处(区域)相关业务人员
(2)、主要职责
A. 协助主管组织月度和季度考评，并及时完成统计、整理和发布工作。
B. 负责营销系统员工的薪酬计算与统计工作，并将考评和薪酬调整结果记入档案。
C. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。
D. 协助主管解决员工考评和职位调整中发生的异议与纠纷。 E. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。
F. 部门经理交办的其他事宜。
销售文员岗位职责
(1)、行政隶属
上级主管：企划部经理
工作对象：各办事处(区域)相关业务人员
(2)、主要职责
A. 在企划部经理的领导下，负责公司促销活动方案的设计、策划、实施与业务管理。
B. 负责编制公司年度促销活动预算，提交年度促销方案，制定与协调各区域促销活动推进时间与方案选择。
C. 负责各区域促销活动的工作指导与审批管理，协助各区域市场开展促销活动。
D. 负责制定公司公共关系计划与实施方案，策划与组织实施公关活动。
E. 负责促销活动的方案管理与文档备案，评估活动效果，提交季度促销活动分析报告。
F. 完成企划部经理交办的其他任务。
综合管理办公室文员岗位职责
1.负责后勤保障部日常文字、打印工作，进行备档、保密或发放。
2.负责后勤保障部流动人口档案，整理造册，落实员工每月考勤及员工流动情况，及时向人力资源部门汇报。
3.协助有关领导建立本部门各项工作制度，及时向上级传递请示、报告，及时反馈及落实领导指示。
4.负责两院后勤网络编辑，整理，网上答疑，配合学院进行网上宣传，配合网络中心进行网站建设。
5.配合领导接洽供水、供电，供货及电信、邮政等合作单位，统计教师、学生公寓用电、维修情况，定期向财务部门缴费和报销。
6.配合后勤物业中心进行教师公寓住房安排，钥匙的保管、发放，清点并安排家具，统计水电等，确保教职工有个比较舒适的居住、生活环境。
7.根据工作需要。综合协调和配合其它部门、院办、图书馆等工作，促进协调和团结，保障良好的教学、生活秩序。
8.对上级负责，对学生负责，及时总结工作，积极完成领导交待和安排的其它任务。
文员分类及工作内容
1.行政文员
职位说明书.一、学历：中专以上文化程度;
二、工作经验：有文件管理工作经验;
三、应具备的知识：
1、文秘知识;
2、文件管理知识;
3、会做账表;
四、具有强烈的责任心与团队意识;工作内容及方法简述
一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作;
二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要;
三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理;
四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计;
五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录;
六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作;
七、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便;
八、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符;
九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制;
十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任
一、对文件数据的准确性负责;
二、对所保管的文件安全保密负责;对工作程序的执行效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件
2. 行政前台文员
1、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸;
2、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯;
3、总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，„XX公司„。”;若自动转拨，三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门;
4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员;
5、负责收发管理报纸、信函;
6、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗;
7、接受行政助理安排的其它工作。
3.人事文员
协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。
办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 人员的到职和离职的相关手续的办理。
3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。
4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 接受其他临时性工作。
13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
14. 社会保险的投保、申领。
15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
另：办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.
文员岗位职责
文员岗位职责是什么呢?我想这是不少人的疑问，不同企业或者公司对文员的工作要求不尽相同，例如一些大型的企业对文员的岗位职责一般比较细而精准。按个人理解，其实文员在一间公司是必不可少的，其主要岗位职责：处理办公室日常档案，接听、专接电话，做好会议记录，定时清理办公室等。
【文员分类】主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员行政文员主要负责办公室日常事务。
人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。
文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
一、负责办公室的内务卫生;(每天早上上班时打扫，周六进行大扫除)
二、负责公司所有有关行政人事档案资料的管理，及时更新信息并录入电脑，做到资料、档案完备准确;(每天)
1、当有变动时及时更新人事档案资料，如有入职、离职、人员变动等变动情况时。
三、负责办公室的财产管理，做到账物相符，账账相符。制定部门所需办公用品申购计划，并做好领取登记工作;(每月底统计一次)
1、办公用品缺少时，填写物品采购申请单申请;
2、对领用的办公用品的进行登记;
3、每月对办公室物资物品盘点一次，确保准确无误。
四、熟悉公司员工的数量、结构等基本情况，了解和掌握各部门人员的余缺动态并向人事部经理汇报(每天)
五、负责员工的入职、调动、辞职等手续的办理;(每天)
1、入职
1)凡所有到公司应聘的人员先到总经办报到填表，人事部负责对应聘者的礼仪礼貌、仪容仪表进行相应评价，对照片、健康证复印件、身份证复印件等相应资料进行收集;
2)对应聘合格者发放黄色塑料工号牌并要求签字，工作服由使用部门负责人负责发放;
3)人事部负责介绍公司概况、工作时间、休息时间、离职等相关事宜，符合要求者若住宿的由人事部负责安排住宿并做好记录;
4)人事部负责带领应聘合格者与使用部门交接，使用部门根据应聘合格者的自身特点和公司的岗位需求安排应聘合格者试岗，试岗期为3~5天。
5)经使用部门负责人确认试岗不合格者，退还黄色工号牌和工作服，试岗合格者由部门负责人签字确认岗位、工资，再由人事部经理签字确认，最后总经理签字确认即可正式入职试用，并制作金属工号牌，让其新员工到总经办领取登记后开始试用，试用期为1~3个月;
6)对资料不齐全者，做好记录，发出录用通知书，以此书面形式提醒新员工补齐。人事部负责对正式入职的新员工录入档案资料和存放纸质档案，并制作金属工号牌后更换新员工的黄色塑料员工牌。
2、调动
1)让调动的员工填写员工变动申请表，经相关负责人确认同意后即可;
2)人事部负责对调动者的档案、相关资料、工号牌进行变更，并及时做好记录。
3、辞职
1)辞职人员需提前15~30天向使用部门提交辞职申请，经使用部门负责人签字确认同意;
2)15~30天后，到总经办人事部领取离职清单表和辞职考勤表，离职表须由人事部经理和总经理签字认可，考勤表须由使用部门负责人填写并签字确认;
3)退还工作服和工号牌等相关物品物资，并由相应部门负责人签字;
4)带齐相关辞职资料交到人事部;工资是每个月的15日结算，辞职人员结
算的工资可到每月的15日本人前来领取，因故不能来着，可在离职表上注明代领者或需要打卡的卡号，公司负责汇到本人账户。
六、负责草拟公司发出的文件，由人事部经理修改确认后的发放工作;即上传下达协调工作;(每天)
1、负责草拟公司对各个部门发出的文件(如通知等);
2、人事部经理签字确认，再由总经理签字确认后到财务部加盖公司印章;之后复印相应的份数分发到各个部门，由各个部门负责人在原件上签字即可;
3、做好原文件的保存记录。
七、配合各部门之间的协调工作;(每天)
1、帮各部门复印、打印各种文件并保存好;
八、负责每周例会的安排通知并做好会议纪要录入电脑;(每周)
1、每周星期一早上通知各部门负责人开会的时间、地点等并在会上做好记录;
2、于每周一开会前打印上周例会记录给上级领导。
九、检查并完成公司每月考勤统计及劳资审报工作;(每月)
1、每月的1~3日，各部门交上来的考勤进行检查，若有出现不对的地方及时和部门负责人沟通确认准确无误后方可结算工资;
2、对于工资的结算，需统计好住宿人员、各部门的处罚过失单、辞职人员的工资、补发工资等情况，工资计算按30天算，病假扣除当天60%的工资，事假扣除当天所有的工资，旷工1天扣3天的工资并进行行政处罚30元;旷工3天以上无工资等《员工手册》规定的执行。
十、人员招聘工作;(含到各地人才市场招聘、制作宣传单、联系方式) 十
一、负责公司领导及人事经理交办的其他工作;
十二、处理工作中出现的人事相关工作。如劳动局、丰宁办事处、城管、工商局、五华区服务中心等等部门办事。
备注：
1、办理公司年检、劳动执法年审、餐饮服务许可证变更、执照变更、社保等;
2、过失单、员工变动表、请假条、维修单等等表格的制作及整理存
档工作;
3、学生工的管理，打考勤、算工资(扣减餐损);
健康教育讲座：要有活动记录表、讲座计划、讲座材料、讲座现场照片照片、参加讲座人员的签名和发放的宣传资料原件等。
健康咨询活动：归档资料：活动记录表、活动计划、活动现场照片和发放的宣传资料原件。
组织管理、工作计划与年度总结：归档资料：组织管理、工作计划、上下半年度以及年终工作总结。
宣传栏的设置与内容更新：归档资料：宣传栏更新内容的原始稿件，达到实际宣传内容面积要求的照片。
健康教育宣传资料：归档资料：健康教育宣传资料印制与发放登记记 录、宣传资料原件。
《中国公民健康素养66条》的活动：归档资料：活动资料与宣传日活动资料相同。入户发放宣传资料的要有原件和登记记录。
人事文员工作内容及要求 一.人事工作:
1、 对新员工入职进行基础档案登记(姓名、性别、家庭住址、联 系方式、身份证号、学历并录入员工花名册。
2、 新员工培训期满经主管考核录用, 人事干部应及时发放员工牌、 服装、录指模考勤、更衣柜钥匙、录入员工花名册备案。
3、 员工牌、服装、录指模考勤、更衣柜钥匙如有丢失或人为损坏 应予以赔偿并及时补办(员工牌、考勤卡、更衣柜钥匙 10元,服装 150元,以上物品非人为损坏人事干部在确认并报主管批准后应给 予及时补办,并及时在员工物品发放表上登记备注。
4、 新员工入职根据主管确认后及时给予安排并通知所属领班。
5、 统计每日人员出勤情况,并与签到本进行校对,校对无误报主 管签字。
6、 统计每日员工请销假记录,根据主管安排对各岗位人员进行合 理的调配。
7、 员工离职人事干部应及时回收员工牌、服装、考勤卡、更衣柜 钥匙,并协助公司人事部门做好员工离职手续的办理。
8、 每月根据人员异动情况(试用、升、降级,入、离职做好人 员异动汇总表的填写,并报经理。
9、 每月认真、细致、准确的做出人员《出勤统计表》并上报主管、 经理签字后报人事部门备案。
10、做好员工月《考核奖金汇总表》及月《奖惩汇总表》报主管、经 理签字后报人事部门备案。
11、根据员工异动情况对员工通讯录进行删除,修改及添加。
12、及时有效的完成上级临时安排的人事工作。
二、 人事工作有关表格: 1 员工花名册(姓名,性别,年龄,家庭住址,学历 2 员工通讯录
3 员工物品发放表(服装、工牌、考勤卡、更衣柜钥匙 4 工作考核汇总表 5 月奖惩汇总表 6 月考核奖金汇总表 7 员工排班表 8 每月人员异动表
以上表格完成日期 :每月(1— 2日完成上月汇总及统计工作 每日(21点以前
三、 人事工作要求: 1 本着对上级负责的态度、认真、细致的完成各项人事工作内容。 2 对已完成的人事工作及时准确地向上级主管汇报。
3 各楼层领班有责任与义务协助人事干部做好各项人事工作。 4 对上级下达的有关人事工作及时有效的完成并回报。 5 如遇有关问题不能及时解决,应主动请示上级。
6 人事干部对本岗位应本着认真、负责、公平、公正的态度完成 好本职工作。
四、 人事考核: 1 对每月、每日工作内容如不能及时完成扣考核分 2分,确因工 作关系或其它特殊情况导致未能按时完成可酌情处理。
2 如各项统计工作不准确,发现一项扣 2分。 3 未及时做好人事登记工作,发现一项扣 2分。 4 未及时向上级汇报人事工作扣考核分 2分。
5 漏报,瞒报考勤及其它有关人事统计工作,记过失二次,情节 严重者给予警告以上处分,重者除名处理。
6 对员工工资,家庭住址,联系电话,个人情况,不得对无关人 员透露。如有违反视情节轻重予以 10— 50元罚款,情节严重者予以 除名
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