事业单位档案管理中存在的问题及对策探讨

对于事业单位来说, 其日常运营会产生很多资料, 主要包含有:文字、人事、图像、报表、财务以及影像录音等。这些资料可以将事业单位详细发展过程展示出来, 同时也是事业单位做出有效决策的一个重要依据。所以, 应该采取合理方法收集、分析以及整理该资料, 编制为各类档案, 进行有效管理。在对管理体制进行不断改革以及调整后, 对档案管理提出的要求越来越高, 改进以前档案管理方法是时代发展所趋。

一、事业单位档案管理方面的主要问题

(一) 没有注重管理, 缺乏专业性。大多数事业单位都认为仅仅收集并且保管好相关资料, 保证其完整性就行了, 而所使用的档案管理设施相对落后, 缺乏专业人员以及管理资金, 使得档案管理实际水平不高, 没有及时收集以及整理部分重要档案, 造成资料丢失的问题。有的单位甚至没有安排专门管理者进行管理, 于是让办公室里面的勤杂人员管理, 同时人员变动非常频繁, 缺乏专业知识, 没有进行有效培训, 不会使用计算机, 仅仅可以简单收集以及保管相关资料, 不明白档案案卷号、全宗号以及目录号等具体概念, 很容易产生盖错章以及编错号问题, 不能将档案所具有的价值完全发挥出来。

(二) 管理设施相对落后, 管理水平不高。因为没有注重档案管理, 部分单位甚至未建立档案室, 未集中管理具体档案资料, 只进行分部门或者是分科室管理。此外, 一些档案室实际环境条件与标准要求不符, 档案室空间非常小, 同时环境潮湿阴暗, 对资料的有效保存非常不利。一些单位未使用电脑等先进管理设施, 所以也没有应用ERP系统、信息管理系统以及资源管理系统等现代化管理软件, 仅仅靠手工登记或者是录入, 非常容易出现错误, 同时很多资料不能及时归档, 严重影响档案管理效率。

(三) 档案案卷缺乏规范性。具体档案管理标准有对案卷制作进行规定, 就是一定要统一采用大小为16开的相应办公用纸, 如果案卷没有达到标准要求, 出现破损、折皱以及卷角等问题, 就应该重新加工。部分单位平时一般使用A4规格案卷进行归档很难处理这些没有达标的案卷, 既浪费人力、物力以及财力, 同时还导致档案案件缺乏规范性以及美观性。在信息技术不断发展的今天, 电子档案越来越普遍, 事业单位产生了同时有纸质档案以及电子档案的现象, 因为电子档案具有非常高的环保性、科学性以及便捷性, 所以会慢慢代替纸质档案, 可是还应该进一步完善电子文件自身可读性、原始性以及安全性等。

二、提升档案管理效率的对策

(一) 提高档案管理人员专业化程度。让档案管理人员了解档案管理的作用, 安排责任心比较强以及政治觉悟比较高的人员进行管理, 培训人员专业管理知识, 从而提升档案管理效率。管理人员自身业务水平以及综合素质会对档案管理工作产生直接影响, 所以事业单位必须有效培训管理人员, 提高业务能力以及思想素质, 采取定期培训、开展业务交流活动以及外培等手段, 让其了解档案工作不同环节以及具体要求, 学会利用科学管理方法来提升管理效率, 增加档案管理工作所具有的规范性以及科学合理性。

(二) 构建比较完善的档案管理体制。构建完善档案的管理制度, 对所采用的档案归档方法、归档期限以及范围等进行规范;收集资料的时候应该兼顾重点收集、及时收集以及广泛收集, 提高资料自身全面性以及完整性;扩大收集范围, 不仅要收集纸质资料, 还应该收集录音、照片以及影像等资料, 同时合理保存;资料整理过程一定要严格依据具体档案管理要求, 进行合理组卷、按照顺序排列文件、标好案卷标题、资料保管期限必须准确合理;对档案采取集中统一管理方式进行管理, 安排专门档案管理工作人员, 构建查阅和具体借阅制度, 对于那些过期不还以及破坏资料的行为, 应该制定相应的考核措施, 并且严格落实, 从而提高档案所具有的完整性。同时, 应该对各种密级档案建立相应保密制度, 严格处理出现的泄密行为。

(三) 对档案管理进行信息化建设。将在档案管理过程中采取信息技术手段, 通过计算机和各种先进管理系统以及软件, 将图形、文字、各种录音以及影像等档案变成数据资料, 利用网络平台和相应管理软件来处理大量资料, 达到共享目的, 从而显著提升档案实际利用效率。

三、结束语

对事业单位来说, 档案属于非常重要的资源, 实际利用价值非常高。所以, 事业单位必须注重档案管理相关工作, 利用现代档案管理设施, 有效促进档案管理实现信息化建设, 从而显著提升档案管理效率, 将档案管理所具有的作用完全发挥出来。

摘要：事业单位所采用的关键信息资料载体就是档案, 其可以将事业单位整个发展历程呈现出来, 推动事业单位得到进一步发展。可是, 在信息时代不断发展的条件下, 以前那种档案管理方法已经不能和现代化社会发展相适应, 档案管理工作中存在的问题越来越突出。本文主要对事业单位实际档案管理过程中的问题和具体对策进行分析探讨, 提出笔者的思考和建议, 仅供参考。

关键词：事业单位,档案管理,问题,对策

参考文献

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