探讨护理交接班工作差错的预防
【摘要】护士交接班是临床护理工作中的一个重要环节,严格的交接班对保证护理工作质量、减少护理差错的发生和提高病人的满意度起着举足轻重的作用。
【关键词】护理交接班;差错;预防
随着人们医学知识的不断普及,法律观念的不断增强,社会中医疗纠纷也越来越多,临床护理人员也越来越认识到交接班的重要性,它是护患沟通的时间,同时也可以促进和完善护理工作,很大程度的提高护理质量,提升患者满意度。现对如何加强和规范交接班,预防交接班工作的缺陷,提升临床护理工作质量探讨如下。
1交接班模式与特点
护理交班新模式,提高护理工作安全系数我院自2008年推出新护理管理模式,在脑外科、肝胆外科、眼科、神经内科、心内科等5个科室试行“APN”,以简化护士交接班时间,提高护理特别是夜班护理的安全系数。“APN”是英文白天、下午和晚上的打头字母,是从国外引进的先进护理管理模式,主要是对现行护士排班方式改革。床前交接班是医护人员分别进行交接班,护士到病房进行床前交接。以往护士交班次数一天有5次,现仅3次,交接班的减少,也相应降低了交接时因疏漏而出现问题的可能性。且现在白、中、夜班每班次均保证有两名护士共同值班。试点科室普遍采用新、老搭配,大大降低了由传统排班方式中“高年资护士值白班,低年资护士值午、夜班”而带来的护理不安全因素的影响。此交班模式是一种适合现临床护理工作且较为完善的交接班模式,也是我院现阶段采用的交接班模式。
2交接班常见护理缺陷
2.1静脉留置针脱出或堵塞当班护士只注意液体是否滴完,未在意液体输注状态是否正常。
2.2静脉输液部位液体外渗或出现静脉炎巡视病房时护士对输液病人的观察不到位,不能及时发现问题。
2.3交接内容不全面如口服药物交接不清,由于病人外出检查或其他原因未能按时服药,交接不清会导致病人漏服药物或将2次的药物一起服下[1]。
2.4皮肤情况交接不清对有自理能力缺陷不能自己翻身、因肢体制动导致不能翻身的病人,未能及时发现褥疮,影响对病人的护理。
2.5床前交接班言行不规范侵犯病人隐私,或使病人认为被忽视。
3预防对策
3.1思想重视,完善制度病房是一个复杂多变的环境,每时每刻都可能出现意外情况,风险极大。病人及家属都希望得到优质的护理,因此护士在思想上必须重视,时刻把病人的安危放在心上,充分认识差错的重要性,严格执行护理操作规程,遵守交接班制度,可以预防护理差错事故的发生。
3.2进行床前交接班时,护士主动进行自我介绍,询问病人情况交接重点是新入院病人、特殊检查治疗病人、病情有变化的病人及危重病人。注意听取病人主诉,关注病人的主观感受,充分发挥“以病人为中心”的护理理念,关心和体贴病人,促使护患关系更加友善,减少纠纷。对于重病人床头交接班时,应仔细查看患者的意识、皮肤、各种管路及实施护理措施后的效果。护士长应对交接班内容、工作情况进行综合评论,并准确、清晰地提出当日护理工作重点及应注意的事项;针对交接班中发现的问题,提出改进措施,并评价前一日针对护理问题采取措施后的效果,以达到持续改进的目的。
3.3对每一位病人一视同仁需要翻动病人的时候应先征得病人和家属的同意,注意遮挡病人,不交头接耳使病人产生紧张情绪或被忽视的感觉。尊重病人的隐私,保护病人的合法权益,养成良好的工作习惯,各班护士严格执行交接班制度,做到交接病人病情、用药治疗情况、皮肤、输液、各种管路情况、出入量情况、特殊检查治疗情况。认真书写交接班报告,不遗漏、不拖延一项护理工作,防止差错事故的发生。
4我院制定的交接班制度
4.1交班者(1)交班前,要巡视病房1次,掌握所管病区病人情况,护理记录及时、客观、准确、完整。(2)对于危重病人,护士应床头交接班,内容包括:病情、各种插管及治疗性管道、出入量、特殊用药、医嘱执行情况及危重病人护理纪录、护理要点和病人基础护理情况等。(3)完成本班职责,并为下一班做好准备工作,如备齐常规用物、抢救用物、抢救用药等。(4)保持病房及工作环境清洁有序,药杯等及时收回,物品放回原处,工作区域不得有护理人员生活用品。
4.2接班者(1)提前到岗、衣帽整洁、认真听取交班,对有疑问者,必须问清,做到交接清楚。(2)重病人床头交接。(3)清点物品,与交班者核实。(4)巡视病人,听取病人主诉,检查护理措施落实情况。
4.3交班内容
4.3.1内容住院病人总人数、入院、出院、转科、转院、分娩、手术、死亡人数。
4.3.2重点病情交班护士向接班护士交代本病房重点患者的疾病变化情况及存在的护理问题。如新患者的姓名、年龄、入院时间/原因/诊断、入院后阳性症状、体征;分娩患者的分娩方式;当日手术患者的生命体征、手术名称,麻醉方式、术前准备情况;术后患者回病房时间及回房后的生命体征、专科观察、术后治疗;危重症患者的生命体征、病情变化,与护理相关的异常指标、特殊用药情况、管路及皮肤状况;死亡患者的抢救经过、死亡时间[2]。
4.3.3检查治疗(次日特殊检查、治疗)交班护士交代已经接受特殊治疗、检查后患者的病情,并交代当日将准备接受特殊治疗、检查患者的床号、姓名、治疗检查项目、准备情况等。
4.3.4护理要点按护理程序,针对患者的主要护理问题交班护士向接班护士交代观察重点及已采取的护理措施和继续采取的护理措施等。
4.3.5物品清点交、接班护士移交科室物品和药品。交班护士与接班护士当面清点医院所规定的必查物品和药品,并有记录签名如精神麻醉药品、贵重药品、急救物品、医疗仪器等。护士通过交接班把病区的情况和病人的动态变化交代给下一个班,使下一个班人员明确自己的工作内容和工作重点,实现对病人连续的观察和护理,因此交接班是护士传递工作信息,保证护理工作延续性的一个重要环节[3]。
只有科学、规范的交接班模式才能够保证护理工作的安全。在全心全意为病人服务的过程中规范的工作,保障病人的权益,同时也保证和保障了我们护理人员的权益。
参考文献
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[3] 陈松.应用循证护理对危重患者晨交班实行规范化管理[J].中国医院管理,2007,24(2):34-35.
作者：范 静
【摘要】做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案资料安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是档案人员的职责。在机构改革过程中，要加强档案移交工作，严格按照规章制度运行，使档案工作前后衔接有序，保证最大限度地维护好档案的完整和安全，以满足单位开展各项工作利用档案的需要。【关键词】机构改革档案交接思考随着卫生防病事业的发展和不断深入，全国各级卫生防病事业相继进行了机构改革，在机构改革中如何做好档案管理工作，档案管理工作如何为新的经济管理体制服务，则是摆在档案工作者面前的重要课题，笔者结合工作实践谈几点体会供参考。1卫生防疫机构改革过程中档案管理工作面临的主要问题
11领导重视不够在机构改革工作中,一些单位领导对档案交接工作没有引起重视,对交接工作的重要性认识不够,对合并、重组前的档案资料没有严格把关,个别单位领导认为档案交接只是形式上的交接,履行手续即可,没有考虑档案资料保存完整对日后工作的重要性,对文书档案、影像资料档案等没有认真清点核对就进行了“形式”上的移交,造成移交方和接收方对交接内容都不甚清楚,由于工作不严谨,思想上没有引起重视,以至于给日后工作造成非常大的影响。
12档案管理人员频繁变动多年以来，各单位根据工作需要建立健全了档案管理工作机构逐步配备和培训了一批懂业务、会管理、热爱档案工作的业务骨干，在档案管理工作发挥着突出的作用，但在机构改革中，负责档案管理人员因工作调动或转行从事其他工作，给档案管理工作带来一定的困难。
13档案交接不及时受机构改革的影响，各单位原负责档案人员离岗或转岗，新接收档案人员没能认真按移交程序进行，以致出现档案数量、质量等问题责任不明、界限不清[1],从而使得一部分单位档案工作前后脱节,这可能对今后工作的开展增加了难度甚至造成不必要的损失。
14档案交接手续不严密按工作性质和岗位职责要求,档案人员资料交接应是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,而一些单位档案人员离岗或调动工作时,移交不按程序办事,手续不按程序办理,该检查的不检查,该清理的不清理,该签的字也不签,忽视了档案交接工作中的重要内容,忽视了档案交接工作的基本要求[1]。
15档案监交工作不严格一部分单位的领导把档案交接工作当作事务性的工作,看成是档案人员之间的事情,对档案交接准备工作也就很少过问[1],甚至在档案监交之时也懒得光临现场,只是事后在交接表上补签名,造成单位档案监交工作不严格,工作程序不完整。2卫生防疫机构改革中应注重作好哪些档案管理衔接工作在机构改革中,有的部门被撤消,有的部门被合并,有的部门被重组,情况比较复杂。根据《档案法》和《档案法实施办法》及国家有关档案工作的规定，当前档案管理工作要注重作好以下几方面的衔接。
21机构改革时最好档案的保存在机构改革中，一个部门不论是撤消、合并或者重组改为另一个部门，其原有的档案必须作为一个完整的全宗予以整理或保留,机构撤并档案全宗不能分散,应确定撤并机构档案接收单位,并由接收单位对撤并机构档案单列全宗进行保存和利用[2]。
22要作好档案的清理和登记档案清理包括一切可归档的档案资料，在原部门范围内开展一次彻底的清理属于应立即归档立卷要求的应归档立卷属于清退和销毁的要清退销毁属于移交或保留的要认真登记造册，作好移交和保留。
23加强调整期间对档案管理工作的领导在机构调整期间，各级各部门都要增强工作责任心，实行分工负责制，形成主管领导亲自抓，科室负责人靠前抓，档案工作人员按岗位职责认真抓的局面，确保调整时期档案工作的清理和移交工作的完成。3卫生防疫机构改革中档案移交工作中应抓好的工作做好档案交接工作,不仅是明确档案人员责任,维护档案资料安全完整,确保档案工作连续不断有序进行的需要,而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。那么针对当前档案工作中存在的诸多问题,我们应如何加以克服进而做好档案交接工作呢?通过多年的工作实践积累,应抓好以下几个方面的工作。
31加强宣传教育通过宣传教育使大家在思想上高度重视,特别是在大规模的档案资料移交过程中,要让单位负责人和广大干部职工都知道这项工作,从而积极参与这项工作。
32认真做好档案交接准备工作档案交接分为移交和接收两个方面,而认真做好档案交接前的准备工作,是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好一是对所保管的档案进行一次全面清理,做到帐物相符、心中有数二是对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好借据,并在借据上注明原因及催还情况三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序,做到系统有序,方便接收者开展工作四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格五是撰写档案移交说明。对于接收方来说,在接收之前要做好一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况二是向前任档案人员详细了解档案保管情况和前期已开展的档案工作情况三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接双方人员准备充分,才能保证交接工作的顺利进行[3]。
33档案交接要纳入单位的议事日程档案交接是单位档案管理中的重要环节,应引起单位的重视[3],制定相应的交接工作制度,单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程。
34规范人事管理在档案人员离岗或调动工作单位时本单位领导或人事部门要把好关,做到档案人员离职离岗前要先办理工作交接手续,然后才办理离岗或工作调动手续,对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理工资转移手续,不得离开原工作岗位,并要把档案交接工作纳入单位工作制度,列入有关人员的岗位职责之中[3]。
35认真做好档案监交工作档案监交工作对档案交接起到鉴证和监督作用,因此无论是档案机构负责人交接,还是一般档案人员,特别是负责档案保管接待人员的交接,都必须安排专人负责监交[1]。档案监交人员要认真履行职责,坚持原则,按程序办理。在交接时双方要做到帐物相符,手续齐全,并要在交接文据上注明时间、地点和监交人、移交人、接收人等相关信息。交接工作结束之后,移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章,以示对交接工作负责[1]。
36提高档案管理人员的素质要认真学习《档案法》,加强档案交接中的思想教育工作,档案交接工作中出现的问题,不单纯是档案人员的业务素质问题,其中一个十分重要的原因就是近几年来,一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作,使得一些单位档案人员的工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课,教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任。新形势下必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才;档案管理人员要有良好的敬业精神,要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术;倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法以提高工作效率;引入竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业技术人员选拔到档案管理岗位上来。要增强档案从业人员的事业心和责任感,从而保证档案工作严格按照规定办理,也使档案工作前后衔接有序,保证最大限度地维护好档案的完整和安全,以满足单位开展各项工作利用档案的需要。参 考 文 献
[1] 向德才.基层单位档案交接工作之我见.北京档案,1999(9):28.
[2] 季震南.对卫生防疫机构撤并档案交接工作的几点思考.海峡预防医杂志,2004(10):56-57.
[3] 李玉凤.基层单位档案交接工作.北京档案,2005(4):30,33.
(收稿日期：2010-10-28)
(本文编辑：郎威)
作者：杨晓杰 汤学智
影响基层单位、一个系统乃至一个地区构建和谐档案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。2007年4月，国家档案局下发了《关于加强对基层单位档案工作监督、指导的意见》，其中提到“基层单位的档案人员普遍身兼数职，而且调动较为频繁，这给基层单位档案工作的发展带来了一系列影响”。各级档案行政管理部门不但深有同感，而且在缓解档案人员“身兼数职、调动频繁”的状况方面十分乏力。因此，如何将由此产生的影响降到最低就成为当务之急，而其中解决好交接问题更是首当其冲，因为工作交接不力已经令很多新任档案人员饱受其苦，令单位的档案工作深受其害，更使构建和谐的档案工作成为空谈。
一、基层单位档案人员调整和工作交接状况
以北京市崇文区为例，2006年11月和2007年4月，崇文区档案局先后两次调查区属单位档案人员状况，结果表明，半年之内，全区110个单位中有20个单位更换了档案人员，有的单位不只调整了一次，其中一个单位竟然四次换人。从第二次调查看，全部档案人员中连续从事档案工作不满三年的有55人，相对专职的只有12人，兼职档案员中以档案工作为主的也不多。虽然《北京市实施〈档案法〉办法》规定了“各单位应当保持档案工作人员的相对稳定”，但是，面对很多单位频繁换人的局面，档案局显得束手无策，这就使规范档案工作交接显得尤为重要。
近年来的指导和检查工作表明，档案交接手续不正式、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在，致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况，如找不到档案工作制度，不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不掌握前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷、编研材料为何物，个别单位甚至找不到档案柜钥匙，档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是：新任档案人员一接手就感到一头雾水，在凌乱的局面中艰难起步，很容易挫伤工作积极性;档案工作前后脱节，出现工作贻误时难以尽快补救;一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭;档案局检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。另一方面，档案行政管理部门需要随时准备对新任档案人员进行个别培训，反复指导频繁换人的单位夯实工作基础。这使其陷入被动应付甚至疲于奔命的状态，大大减少了调查、研究和解决新问题的人力投入，在一定程度上干扰了档案事业整体发展计划的执行，进而对整个地区建设和谐档案工作产生一定影响。
经过调查分析我们不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：①领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得仓促交接，并且没有安排专人负责监交;②有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而提不出具体要求，更没有规定具体的交接手续;③有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接;④办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续;⑤由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚，没有能力办理严谨的交接手续;⑥一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题;⑦个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续;⑧新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题。
二、规范基层单位档案工作交接的具体建议
造成档案工作交接不力的种种表面原因背后，我们应该看到，最根本的原因其实是缺乏制度保障，缺乏良性运行的工作机制，缺乏规范的手续、有效的引导和检查。档案行政管理部门应对自身工作查漏补缺，在监督指导上有所作为，这样才能从根本上解决问题。
(一)转换思路，从加强制度保障入手
工作交接在各行各业普遍存在，一般不外乎财、物交接和工作经验、方法的交接，其中财、物交接是实实在在的，往往成为交接的主要内容。如果把“财”的交接具体化为会计工作交接，那么我国《会计法》对此做出了专门规定，而《会计基础工作规范》对会计工作交接的责任、准备工作、正式手续和监交要求等做出了更加详细的规定。相比之下，作为“物”的“档案”的交接在《档案法》中没有明确规定，《机关档案工作业务建设规范》虽然规定了“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位”，但是过于笼统。
由于缺少具有操作性的规定，长期以来，严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态，交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力，交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗，但实际工作难以衔接，一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此，各级档案行政管理部门应当转换思路，从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。
目前，《中华人民共和国档案法》的修改工作已被国家档案局正式提上日程，建议增加对做好档案工作交接的规定，使这项看似简单、琐碎，其实关乎档案事业全面、协调、可持续发展的工作有法可依。同时，地方档案局应制定本地区档案工作交接的具体办法，使主观上愿意或不愿意严格进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上有所遵循，做到手续严谨，责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。
(二)明确职责，建立良性运行的工作机制
第一，单位档案人员调动工作、离职、转岗、临时借调外单位工作或连续休假超过三个月的，都应当在离开本岗位之前与接管人员办清交接手续。其中档案人员临时被抽调或休假时，个别单位不安排临时代管人员，严重影响了档案工作的连续性。应特别强调这种情况不但要有人代管，时间较长的还应进行正式交接。
第二，档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，如：有准备、有计划地调换档案人员，保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象;将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制;根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间;对于没有办清交接手续的档案人员，不调整岗位，不予办理人事调动和工资转移等手续。
第三，交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。
移交人员应完成的工作主要有：核实档案柜签，清查柜内档案，使移交的档案分门别类，排列有序;催还借出档案，暂时不能归还的注明情况;对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表;核对全宗卷目录，整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料;档案数量与目录记载不相符的，档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因;有尚未完成的档案工作，应请示领导明确下一步工作的完成人员。
接管人员则应做好接交工作：学习有关文件，了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识，了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况;对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对，逐柜逐卷(件)核查档案数量，对不明事项向移交人员或有关领导问明情况，必要时做书面记录;抽查电子档案和机读目录是否可读;学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法;向监交人员报告接交的具体情况。
当移交人员因病或其他特殊原因不能办理移交手续时，接管人员应在到岗后立即清点核对检索工具和档案数量等重要项目，存在疑问的向移交人员或有关领导问明情况，并形成书面材料经有关领导审查签字。
第四，任何行业中进行财、物交接，监交工作都必不可少。档案交接也应该安排专人负责监交。一般来说，档案人员办理交接手续，应由档案工作所在部门负责人监交，而档案人员同时为部门负责人的，应由本单位主管档案工作的领导监交。监交人员应坚持公平公正的原则，监督交接双方认真办理交接手续并进行审查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜绝弄虚作假的行为。
(三)细化手续，加强监督和检查
国家关于档案交接手续方面的规定只有《档案交接文据格式》(GB/T 13968—92)，用于档案室、档案馆移交和接收档案，不适用于单位内部人员交接。为使档案工作交接制度得到真正落实，使档案局的监督检查工作能够有据可查，使执法机关发现档案丢失等违法行为时便于调查取证，档案行政管理部门有必要统一并规范本地区档案人员工作交接的文据格式。
交接文据可以包括如下表格：①交接总体情况登记表，记录移交人员、接管人员和监交人员的基本情况以及档案工作制度、检索工具、现存及移出档案、全宗卷、基础登记、档案库、柜钥匙等核对和交接的基本情况;②档案工作制度一览表;③档案检索工具一览表;④现存和移出档案数量统计表;⑤未完成工作登记表。特殊情况在表中不便于填写时应另附详细说明。每页交接文据都应有移交人员、接管人员和监交人员的签字。交接文据应一式三份，一份交同级档案行政管理部门或上级档案业务主管部门，一份存本单位文书档案，一份存全宗卷。
各单位调换档案人员应在双方交接之前通知同级档案局或上级单位档案业务主管部门，档案局或上级主管部门应及时前往监督检查。对于无正当理由不按规定办理档案工作交接手续或在交接工作中弄虚作假的单位或者个人应进行通报，造成档案损失的依法对个人或者单位给予行政处分或行政处罚。
(四)有效引导，编发简明学习材料
从目前情况看，档案工作领域尚未实现先持证后上岗，绝大多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资格证书。因此，几乎每名档案人员接手时都对档案工作一无所知。即使交接制度制定得再细致，手续规定得再严密，接管人员如果对档案工作中常识性的概念不了解，也难以完成各项清点核对工作。档案专业书籍(包括岗位培训教材)虽然不少，但是篇幅较长，档案人员不可能在交接前的短暂时间内完成自学，即使翻看了，恐怕也难得要领。因此，有必要专门为新任档案人员顺利交接编写“入门概念和知识”，用通俗的语言和尽量短的篇幅解释交接工作中必然遇到的专业问题，如全宗、全宗号、全宗卷、档案门类、检索工具、档号、集中统一管理、各门类档案归档时间、编研材料、常规档案工作等等。
另一方面，工作交接中前任向后任介绍基本情况、传授工作经验和方法也是十分重要的方面。前任的一句话、一个提醒往往能让后任少走不少弯路。但是这方面的交接主要依靠移交人员的主观愿望和能力，难以用制度去约束，用手续去落实。而移交人员出于各种原因能够做到知无不言、言无不尽的并不多，接管人员又往往提不出问题。档案行政管理部门可以结合档案室的工作特点，替新任档案员提些问题，如：本单位保管了几个全宗的档案?哪些门类的档案?检索工具有多少种，分别有多少册?室藏档案数量是多少?档案起始时间与本单位成立时间是否一致?本单位曾移出了哪些档案?现存档案与移出档案之和是否等于应该归档的全部档案? 尚有哪些应该归档而未归档的文件?本单位档案有多少个存放地点?档案库、柜的钥匙有多少套，由谁保管?档案利用情况如何?编写了哪些参考资料?近两年本单位为档案工作大约投入了多少经费，用于哪些方面?近年来收到了哪些需长期执行的档案业务文件?本单位档案工作或档案人员获得过哪些奖励?接受了哪些检查或评审?档案工作还存在哪些突出问题? 这样的问题可以编成“工作交接应问应知”，帮助新任档案员从前任那里最大限度地获取信息和经验，尽快熟悉本岗位工作。
档案行政管理部门应通过一系列措施，使工作交接做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，手续上有记载，工作上有监督，操作上有引导，使各单位档案工作交接成为对前段工作认真盘点、查漏补缺的过程，从“越交越乱”变为“越交越清”，最终使工作交接在建设和谐档案工作的过程中不再成为障碍，而是成为档案工作向前迈进的新起点。
作者单位：北京市崇文区档案局
作者：李 静 鞠 艳
二楼前台行政专员工作交接内容
一、考勤(考勤做到4月18日)
1、每天审核当天EOFFICE里面的年假(对照服务器上面的年假审核，有年假的，把申请的年假时数录入到服务器上相应的月份表格当中并在EOFFICE里审核;没有年假的则拒绝)。
2、导出EOOFICE里面前一个工作日的假单，然后再导入到考勤系统里，并审核年假、出差和调休。
3、每天在考勤系统里面处理前一天的考勤异常，主要负责的部门有：研发中心、综合管理部(秩序管理员不用处理)、财务部、国内/国际营销部、信息中心、
1忘打卡或者没有总经办;对于有异常的有看情况处理，一般有以下几种情况：○
带卡造成上、下班卡都没有打或者只打了一个卡的 都应该找其签卡，每个月
2出差忘打卡的。3没有提交请假单就请假的超过两次签卡的自动降绩效一级。○○
4迟到早退的 的。○
4、每个月头的时候要把补卡的人员名单发给人事
二、名片制作(4月份的名片已经发出去制作了)
我们公司有固定的名片供应商：恒丰印刷 叶先生
联系方式为QQ：675538329
手机：13543328611
座机电话为：0755- 25942459
e-mail：
恒丰的付款只付到2011年7月份，五月安排付2011年8-2012年3月份的余款. 每个月的名片制作时间为10号，从各文员那汇总资料打印给主管、易总以及石
总签字，然后发给供应商制作，一般的制作时间为4-5个工作日
三、前台管理
1、接听转接电话
2、接待客户
3、二楼及三楼会议室的管理
4、客户用水和A4复印纸的管理
5、制作入职员工的工卡，回收离职人员的工卡并在离职单上签字
四、电话费用分摊(3月份的已经处理完)
每个月20号左右跟电信的温工要电话清单明细.,财务的张金晴会给总金额，然
后分摊到各个部门
五、公司通讯录整理
六、公司集团号的申请(4月份的电话补助没有做)
每个月的10号之前汇总各部门的短号申请，录入到网上，月头处理往前两个
月开通的短号并申请补助每人5元/月
附：
考勤系统操作明细：
一、请假单
1、 输入请假单：请假模块----新增---输入工号或姓名---选择请假类型---选择日期---保存
2、 修改请假单：选择需要修改的请假单---修改---保存
3、 删除请假单：选择需要删除的请假单---删除
4、 查询请假单：选择日期---输入需要查询的工号或姓名，如果查询全部，选择日期后包含子部门即可。
二、出差单
操作同请假单，只是请假类型改为出差类型。
三、调休单
操作同请假单，只是请假类型改为停工类型。
四、加班单
1、 输入加班单：加班管理---新增---输入工号或姓名---选择加班日期---输入加班时间---检查
加班时数是否正确---选择作用域---保存
备注：在选择作用域时，如果加班时间上限属于所选日期，则选择当天;如果已经超过所选日期晚上12点则选择第二天，但涉及双休加班时则算双休当天
2、 修改、删除和查询加班单操作与请假单同。
五、数据分析：管理模块---数据分析---选择日期---选择所要分析人员工号或姓名，若为全部
则选择全部---分析
备注：数据分析有刷新作用，所以在导数据之前有改动的话一定要数据分析后再导。
六、排班：排班模块---若给个别员工排班输入工号或姓名，若是某个部门则点击包含子部门
后选择该部门---选定所要排班人员---修改---班次信息---双击所要选择班次(若界面中没
有所需要班次，点击是否显示所有班次，然后在预定义中选择所属部门或部门类别，后
再选择所需班次)---保存
备注：设置免卡时除了排班中排为免卡，考勤卡状态也要设为不刷卡(考勤卡---编辑---设置员工刷卡状态---新增---工号或姓名---刷卡状态显示不刷卡)
七、基础设定：
1、 假日设定：基础设定---假日设定---选择所需设定日期---修改---根据所选日期类别选择对
应的颜色(如正常上班双击左上角白色)---保存
2、 日期锁定：选择需要锁定日期---锁定或解锁
八、考勤卡的管理
1、 办理新员工入职厂牌：
用旧卡：同步数据---回收旧卡号---编辑---卡号分配---选择员工所在部门---选择所分配员工---修改---单击右边小方框---保存
用新卡：同步数据---在编辑了固定格式的“新员工入职卡号”中输入工号和卡号(卡号前须加逗号)---保存后考勤系统中文件---卡号导入---选择要导入文件---导入即可
2、 卡号回收：输入工号或姓名---选中---右键中选择卡号回收---确定
九、原始数据
此管理模块中可以查询原始打卡记录：选择日期---工号或姓名或者包含子部门后全部
若要导出显示数据，则选择所导数据后导出
十、数据中心
可导考勤明细和考勤汇总数据
两操作同：选择考勤明细或考勤汇总---选择日期---选择员工或全部---刷新，若要导出则选中后导出
十一、加班校对
当加班管理中的申请加班时数和实际加班时数不相符合即加班出现异常或者不等时可以在此模块中处理。
具体操作：管理模块---加班校对---选择日期---选择员工或者部门或者全部---条件中选择“不
等”
出现加班不等的几种情况及解决方法：
1、 实际加班时数为0：
(1) 非连班时加班卡只打了一次(连班时打一次为正常情况)或者没有打卡，在确认员
工加了班的情况下让其签卡，然后在系统中编辑打卡数据，分析该员工数据。
(2) 加班管理中的加班单输入错误：时间错误;作用域错误。
2、 实际加班时数小于申请加班时数：为打卡时间差小于申请加班时间所致，这种情况不用
处理，为已处理情况。
十二、异常处理
此管理模块中可处理由打卡、请假时间和调休时间重叠等所引起的考勤异常。
具体操作：异常处理---选择日期---选择员工或部门或全部----员工状态中选择异常---迟到和
早退不用处理，报表会体现，所以可以除去不处理
出现考勤异常的几种情况及解决方法：
1、只打了上班卡或只打了下班卡：在确定其上班的情况下让其签卡，再在考勤系统中签卡(具体操作：选中签卡员工---标记签卡---根据员工具体情况选择补签卡、出差签卡或者加班签卡)
2、没有打卡记录：
包含两种情况：有上班没打卡(解决同上述方法签卡);没上班，这种情况可能是员工旷工也可能是该员工请假出差调休等未及时写单，所以要确定情况后再做相应处理。
3、 有上下班卡记录仍显示异常：
可选中该员工---右键----显示考勤状态
查看该员工的考勤记录，可能是上班卡或者下班卡超过打卡有效时间(一般为半小时)，也可能是该员工的请假单出差单调休单加班单等时间上重叠或者交叉;还有一种情况是该员工的打卡时间和排班时间不相符合，确定情况后再做处理。
备注：异常处理完毕后选中该异常右键然后选择重分析，异常即可转为正常。
导报表程序：
(整个月数据全部分析完全后锁日期再导报表。)
具体操作：
一、导出数据：考勤管理模块---数据中心---选择时间---员工状态中选择全部---考勤项目
汇总---包含子部门---易方数码全公司---刷新---点击部门那一列，可将部门
自动排序，导出的报表不至于太乱---全部选中---导出
二、整理报表：在假日加班后插入两列“六级以上加班时数”和“驻厂”---选中第一行自动
筛选---级别中自定义选择大于或等于6级---6级以上员工平时加班全部归
0---六级以上加班时数等于双休加班时数那列---取消筛选后复制六级以上加
班时数那列再选择性粘贴数值---筛选仍然选择六级以上---双休加班归0---
取消筛选---将上月的累计欠勤导入报表中，并替代以往欠勤---累计欠勤时数
=以往欠勤时数+当月欠勤时数---小部门名称改为大部门---全选---排序(以
部门名称和员工编号升序排序)---分部门发给各相应部门核对
三、整合数据：若非不可克服客观因素所致，一般情况报表不予改动，在改动之前必须确实
情况属实。回收各部门核对后数据，编辑公式：
应出勤时数=应出勤天数*8
有薪假=年假+病假+婚产假
请假时数=有薪假+事假
实际出勤天数=实际出勤时数/8
四、调休抵减：六级以上人员和一至五级人员分开抵减，六级以上人员用六级以上加班
抵去累计欠勤，一至五级人员用双休加班时数抵。
具体操作(以一至五级人员为例)：
另外做一表格，复制报表，只留下工号、姓名、部门、职级名称、双休加班、调休抵减时数、累计欠勤时数---双休加班、调休抵减时数和累计欠勤时数后均插入一列，以示区别可标记颜色---在累计欠勤插入列旁边那列编辑公式=累计欠勤-双休加班---第一行自动筛选 操作分四种情况：
1、双休加班和累计欠勤都为0
编辑公式的那列中选择为0的数---双休加班中选择为0的数(此种情况为无加班无欠勤)，则抵减后的双休加班时数、调休抵减和累计欠勤仍为0(填于插入列中)
2、双休加班和累计欠勤时数正好相等
双休加班选全部---双休加班筛选大于0的数(此种情况为双休加班和累计欠勤正好相抵)，则抵减后双休加班时数全为0，调休抵减时数等于之前双休加班，累计欠勤为0---双休加班选全部，编辑公式那列选全部
3、 双休加班时数<累计欠勤时数
编辑公式那列筛选大于0的数---抵减后双休加班全为0---调休抵减时数等于之前双休加班时数---抵减后累计欠勤时数=之前累计欠勤-之前双休加班(即编辑公式那列)
4、 双休加班时数>累计欠勤时数
双休加班选全部，编辑公式那列选全部---编辑公式那列选小于0的数---双休加班=负公式那列，调休抵减时数=累计欠勤时数，累计欠勤时数为0
六级以上人员的调休抵减类同
将抵减后的双休加班时数、六级以上加班时数和累计欠勤时数导入报表中，检查报表有无疏漏之处
1、 钥匙：所有钥匙都在仓库钥匙盒内，包括杨志远的仓库钥匙，如果有业主来访未带钥匙要借用钥匙，需由值班人员前去开门，如果值班人员离不开，则由其他工作人员(保安，吧台)拿钥匙前去开门。其他人员借用钥匙需在《钥匙借还登记表》上登记，并签字。钥匙必须当天归还。
2、 来访/来电：如果有业主电话/来访，需在《业户接待登记表》(蓝色大本子)上写明是几号的业主，和来访原因。如果有业主反映房屋问题也在《业户接待登记表》记录清楚，同时告知业主，年后处理(过年期间工人没有)
3、 装修：如有业主询问装修事宜或要办理装修手续，(1)要业主/装修单位填写《装修申请表》，(2)需要业主提供装修图纸复印件，需要工程部审核，如果工程部无人值班需告诉业主审核结果在工程部上班后告知，图纸复印件留下并要有业主签名。如果业主有装修材料等进场则可以放进业主屋内。
(3)装修单位负责人需要提供装修单位的资质证明以及负责人身份证复印件。《装修申请表》上需写明具体的改动部位。
(4)如果业主当日办理的装修手续的话，还需办理建筑垃圾清运费(建筑垃圾较多的情况)4元/平方。
4、 所有表格均在文件栏中。
行政前台的工作职责
一、1. 负责公司总部电话的接听与转接。
2. 对来访客人的接待。
3. 负责快递、信件的签收与发放以及回单的追回，并负责月结快递的对账审核工作。 4. 协助各部门进行文字扫描和传真的收发及相关设备及时添加打印纸。 5. 协调会议的预约、安排和会议记录。 6. 公司引用水的定制。
7. 负责传达本部门及公司各类规章、文件的通知、通告等： 8. 负责消耗、后勤及办公用品的盘点、请购、保管与发放。 9. 负责公司考勤核算及本部门及公司各方面档案资料的归档与管理;
(每月需上交勤报表)
10. 负责办理员工入职合同、离职手续及赏罚功程中的各种手续。
11. 对公司行政、人事档案及其它资料的管理：包括登记、更新、分类、存储与归档。
12. 负责定期更新通讯录。
13. 负责公司不定期进行的安全、消防、5S检查：
14. 公司各类票据的粘贴及整理等。
15. 负责公司各累电器的保养及维修
如：传真机、打印机、空调等。
16. 公司宿舍的人员安排。
17. 负责公司的人员招聘。
18. 公司社保、居住证、住房公积金的购买办理。
19. 组织公司的各类文艺活动，公司聚餐及旅游的联系与安排。
20. 三楼办公室的钥匙，负责开锁门窗。
21. 协助各部门主管临时安排的其他工作任务。
行政前台工作计划
每天必做事宜：
◇ 早上来公司，开门窗(包括董事长办公室、总经理办公室、展厅等);检查办公室员工是否有佩
戴工牌;
◇ 到保安亭拿报纸(南方都市报);
◇ 保持前台周围环境、台面清洁，物品摆放整齐;
◇ 下班时检查办公区域电脑、空调、门窗是否有关好;
每天不定期事宜：
◇ 监督办公区域的环境卫生及盆景的管理;
◇ 接听电话，转接、过滤及信息的传达;
◇ 收发快递、单据整理、存档、收发传真、复印文件;
◇ 办公用品的发放、登记、申请购买;
◇ 处理前台其他大小事宜;
◇ 来访客人接待，通知相关同事会客;
◇ 各类单据、费用报销(租金、水电费等)
◇ 饮用水管理，及时叫水;
◇ 各类打印机、传真机加粉、换硒鼓、维修等
◇ 办理社保;
◇ 名片印刷;
◇ 手机卡管理与发放;
◇ 预定酒店、机票等;
每周必做事宜：
◇ 每周不定时的抽查外围人员考勤;
每月必做事宜：
◇ 快递公司每月单据整理、录入表格、统计费用，账单核对、确认无误、经各部门经理签名后拿
给财务;(单据统计应在每月的1—5号完成)
◇ 每月考勤统计、假单、外出登记录入，审核数据正确无误，经各同事签名确认后交给财务;(每
月8号前完成)
◇ 移动话费查询，账单统计、核对报表;(每月8号完成)
◇ 社保明细查询、分类报表，经部门经理签名后交给财务;(月底26号后进行)
◇ 每月填写各类付款申请;(每月收到付款通知后写付款单)
◇ 车辆公里数统计：车辆申请单据、所用公里数录入表格，审核，经各部门经理签名确认后交给
财务。(每月2号完成)
◇ 通讯录更新，如有新员工入职或离职，要及时更新，然后发邮件给每人。(每月30号进行)
每季度必做事宜：
◇ 每个季度查询一次公司车辆是否有违章，如有应及时通知相关人员;
◇ 每个季度盘点一次文具，填写文具采购申请单;
◇ 每个季度盘点一次固定资产，损坏的要做好记录。
一、前台文员日常工作：
1. 每天提前10分钟到公司，(逢周一召开经理例会，要提前10分钟到公司做好会议前准备检查)。
2. 每天上班后要立刻检查：接待大厅、吴总办公室、会议室的灯是否亮，如烧了，迅速知会行政助理安
排电工维修，同时要把复印机和碎纸机的电源打开。
3. 检查前台/接待大厅/会议室摆设整齐卫生，绿色植物有否黄叶，否则立刻除掉。
4. 每天检查恒温酒柜的红酒库存数，且恒温酒柜夏天保持正常温度20度。
5. 每天上班待总经理办公室门打开后，把吴总办公室的四个窗户窗帘拉高(指定位置)，更新日历日期
(办公台下)，并只允许打开进门左手边的门窗作空气流通处理，另外三个窗户待吴总回来后才开。
6. 总经办常规周日放假休息，其他时间休息作请假处理，必须提前做申请。
7. 每日负责吴总的茶水——1杯参茶/1杯开水/1杯茶水，半个钟换一次水，定时换水壶。
8. 每日9点前报饭餐(经理餐：吴总//华姐/玲姐/石阳)员工餐：行
5、营
3、环4
9. 每天上班时间到弘昇保安室取总公司报纸、邮信件等交给相关人员办理(阿姨11点前再取);整理报
纸架上的报纸(有效期1周)杂志(有效期3个月)。
10. 检查洗手间/茶水间的卫生清洁，控制好纸巾用量。(垃圾袋、洗手液、洁厕剂、纸巾、擦手纸(吴总
专用)、洗衣粉、打蜡剂、用完就通知行政专员购买)
11. 负责前台接听电话、客人接待(斟茶)，使用规范用语：“你好!弘顺达公司，请问有什么帮到您?”
12. 下班时检查一次会议室、吴总办公室、厕所的所有电源/窗户是否关好。
13. 每天下班前负责上香;检查香火/蜡烛/冥纸保持适当数量。(每月初二/十六拜神)
14. 逢周一开经理例会，检查会议室清洁及阿姨清理好吴总的饮用茶具，第一时间安排吴总。
15. 逢周二收集各分公司的文具申购单，并汇总后发给供应商进行申购，当供应商送货上门时及时核对清
楚数量后签名确认，及时将文具分发到各分公司，做好登记。
16. 逢周六下午通知提醒周日值班人员并做好登记。(包括节假日值班)
17. 每月30号前统计好各分公司领取文具、红酒、工作服等物品的数量和金额，做好各分公司的明细表
提交;同时做好与文具供应商、科迈设备商行(复印机租赁)、酒庄月结数对账，并填写付款通知单给财务报销。
18. 每月30号前对库存文具、红酒、台历利是封、工作服等物品进行月盘，发现异常及时找出原因、必
须做到帐物相符。
19. 逢30日更换清洁阿姨工作进度表，放在洗手间右侧墙上文件夹里，旧的归档一年后整理。
20. 协助人力资源专员打印应聘者资料及预约应聘者。
21. 按时按质完成上级领导临时交办的工作。
二注意事项：
1. 做事要细心，记性要好，积极主动配合各部门完成工作，在规定时间内完成工作，不能延误。
2. 能记住分公司/部门负责人和主要客人的名字，熟悉各分公司行政人员。
3. 吴总办公室无人时要锁门，不准任何人进入，其出差时要安排阿姨进行深度清洁，并清理池边的水泡，
其办公区域左右两边窗帘要拉高：加强阳光照射，只许打开左边的窗门做空气流通。
4. 吴总接待外出后，马上进入办公室关窗，空调电制处于关闭状态，及时清理现场。
5. 吴总接待外出回来时，及时询问是否需要为其准备早餐，致饭堂电话“712”准备(麦片/汤粉/炒粉)
6. 办公设备、用具、文具、日常用品要开源节流，纸张循环再用，有关公司经营文件的复印件一律不循
环再用。
7. 不清楚的事要主动请教同事。主动走前一步，成功机会会快一步。
交接人：监交人：接收人：
日期：日期：日期：
一、员工进、离厂手续办理
1) 内部介绍人由人事文员带新员工去人力资源部找王兰拿表，填完之后给贤珍处办一卡通，再给向黎办理宿舍。
2) 补办一卡通需本人到饭堂亲自办理,办好之后需拿去人力资源部读卡
3)进厂：每周
一、
三、五上午9点，下午2点在食堂招工。手续包括：员工编号、办红色试用期厂牌、住宿办理、岗位分配(带到车间与领班认识)、介绍上班时间和新进员工注意事项(如不满意当前工作，5天内可以提出换岗申请，或提出离职申请，讲解需按正常手续离厂，自动离职的不能再进通达的规定。);
4) 新进员工在试工期内离职，收回生产辅助用品(静电服、鞋，柜子钥匙等)，让其拿厂牌到人事办公室办理出厂条。
5) 离厂：填写离职申请---主管签名生效;填写离职手续办理表：由员工找表单上相关部门签名后，由员工带到人力资源部，退厂牌，开出厂条。离职人员需记录到电子档内。
6) 员工行李放行条：部门文员签发，盖部门印章。
二、采购事项：
1)负责各类储备办公用品，备用墨盒，纸张，文具硒鼓更换(13509062101---许先生);
2)采购单分类填写：保护膜、生资、办公用品+日常工用具、设备、油墨、电脑设备;(生产设备请购单需设备课主管确认再送采购部)
3)采购物品先录入采购清单，再送单到采购部。采购进度每日追踪。
三、薪资
1) 每月10日前做好工资表，体现本部与外借人员和该月离职工时、工资，员工消费、保留金明细、扣罚、奖惩、薪资汇总表打印给徐艳敏. 2) 薪资动态表和工资表主管审核后的原件递交到祝道义处;
3) 现金领用明细和储蓄帐户领用明细存到出纳电脑Bg034e(黄盈盈--256),删除本部门上月档案;(B表要求:人数,应发薪资/实发薪资要相等,工时不大于180,工资不高于1600).(不用做)
4) 储蓄卡办理： 5元+身份证复印件 每月20日办理一次。交到办公楼王阳星处。
四、工程资料
1)每月10前制作20本样品卡，15本给总经办亚芬;(暂时不做,样本文件柜里还有)
五、杂项
1)每月3日前部门人员流动统计表发到人事();
2) 每周礼拜二为9点为试用合格的新员工照相时间(办新厂牌用);
3)每月5日为供应商收上月水费时间。应付金额以收货单为准。与仓管付威威对数目;
4) 每月初与外协对帐(加工模治具的送货单数目)，完成后送收货组王明宗签收。(暂不做)
6)通达笔记本和通达标志纸杯由物料员填领料单到总台领取。
7)试用期厂牌、厂牌壳、吊带等到人力资源部领取。
8) 各种办公用品、用具领用登记。
9) 所有收、外发联络文须留底。
10)各类资料电子档E盘
六、处理临时紧急事件。
七、目前待完成工作：见桌面记事本。07年9月17日
工作交接人：唐雪梅 1/1
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