小吴工作一段时间了, 大大小小的会议参加了不少, 每次他都会认真地做记录。后来, 单位领导让其负责会议记录。起初, 他并没有太上心, 觉得会议记录相对其他公文种类比较简单, 无需太费脑, 只要真实记录会议的过程和内容即可。随着时间的推移, 他参加的会议次数和种类越来越多, 对会议记录的认识也越来越深刻。会议记录并非像他当初想象得那么简单, 在日常工作中它的基础性、史料性、依据性作用非常突出, 而且会议的不同性质、规模和议题, 都会影响会议记录的形式、方式和侧重点。
众所周知, 会议是解决问题、开展工作、传达精神最常见的手段和方式。正如《史记·平津侯主父列传》所言“每朝会议, 开陈其端”, 几个人或者一群人聚在一起, 围绕同一个主题, 交流信息, 发表看法, 讨论研究, 最终形成共识, 并明确分工, 推进工作。在会议过程中, 由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来, 就形成了会议记录。
小吴越来越认识到, 会议记录在公文种群中或许不是最重要的、最常用的, 但绝对是最基础的。它是形成会议简报、会议纪要, 以及各种决定、决议、人事任免等反映会议成果的文件依据, 是贯彻落实上级精神、指示的证据, 是重点工作进展路程、单位历史发展脉络的反映。它要求全面反映会议的面貌, 必须真实可靠、翔实完备, 不能夹杂任何个人情感, 更不允许有意增删改动。会议记录的重要性可见一斑。
了解会议记录的作用和重要性后, 小吴对会议记录有了全新的认识, 再做会议记录的时候, 他的内心产生了一种新鲜的愉快体验。参加过多次不同性质、规模和形式的会议, 如何对不同种类的会议进行记录, 引起了他强烈的兴趣。
就格式而言, 会议记录与一般公文的格式很不相同, 个性十足, 它不仅格式样貌很特殊, 而且格式要素也与众不同, 凡是接触过一般公文和会议记录的人均有此认识。因其格式如此特别, 可谓独此一家, 所以通常有专门的会议记录本。它的必要要素有会议名称、时间、地点、出席人、主持人、记录人、主要内容等。根据不同的会议要求, 它的非必要要素常常有应到人数和人员, 缺席、迟到人数和人员, 列席人数和人员等。
不同的会议, 对内容记录的详略程度要求不一样, 所以有详细记录和粗略记录的区别。粗略记录, 简称略记, 简要记录会议上的主要发言和大概过程即可。详细记录, 简称详记, 则要求详备而完整地记录会议的整个过程和全部内容, 不仅要详细记录与会人员的发言, 还要记录与会议主题密切相关的其他动态, 如掌声、休息、插话等, 有时为了保证记录的全面翔实完整, 还要求在“笔录”的基础上进行“音录”和“像录”, 即通常说的“录音”和“录像”。在现代化办公环境中, 尤其是对重大会议而言, 单纯的笔录已经不能满足要求, 常常要借助音录、像录手段, 最大限度地保留和再现当时的会议情境。但“笔录”是最基本和最主要的记录方式, 这一点是不容置疑的。音录、像录只是辅助手段, 最终还是要还原成文字。
越是大规模的会议, 对会议记录的要求越高, 能否做到“全面而详备”地记录会议, 小吴认为这是对记录人的极大考验。因为此时的记录内容和形式, 已不再局限于通常的记录本了, 常常还包括签到表、录音笔、录像机等;另外还要明确一点:会议记录并非“有闻必录”, 要处理好“详略”之间的关系, 使之得当。此时的提前准备功夫就显得很重要了。记录人员要提前充分了解会议的规模、性质、内容、日程等信息, 要提前考察会场, 了解会场格局和现场布置, 确定最佳记录位置。这个位置要尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备, 以便准确清晰地聆听并记录他们的发言内容;这个位置还要尽可能的视野好, 以便能够统观全局, 以便观察和记录对会议有重要影响的动态。从某种意义上讲, 记录人员比一般的与会人员更为重要, 记录席位必须具备一定的便利性。
会议记录, 简而言之, 就是对会议过程和内容的记录, 真实性和原始性是其最基本的特点, 但其并不是从会议开始到会议结束这个过程的机械记录, 它要求对会议中涉及的文件材料、与会人员的发言等进行必要的综合和概括, 所以它也具有一定的综合性。在长期的会议记录实践中, 小吴深深体会到会议记录有两大难点:一是会议记录的内容范畴。虽然会议的一般过程都是严肃的, 但不是一味的, 也有活泼的时候, 也有顺着话题聊聊天说点题外话的时候, 到底哪些该记哪些不该记, 有时候真的傻傻分不清啊。二是会议记录的详略标准难以把握, 尤其是与会人员都是重量级人物, 大家都发言积极、气氛热烈的时候, 往往就有些应接不暇、记录不及、详略难分了。
小吴认为要解决以上难题, 就一定要明确会议记录的核心和主体, 及其主要表现。经过认真地分析和系统地总结, 小吴发现会议记录的核心和主体是会议的中心议题以及围绕中心议题进行的发言讨论和展开的有关活动, 具体而言包括会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论, 会议过程中的重要人物的主要发言, 讨论、争论的焦点及其各方的主要见解, 会议最终形成的议决或议而未决的事项, 对会议产生较大影响的其他言论或活动等。如此一来, 根据具体会议内容与会议中心议题的关系度, 就能够很好地区分会议内容与非会议内容、题内话与题外话, 也就知道哪些该记录哪些无需记录, 哪些该详细记录哪些只要简略记录即可。
对于一般会议的一般言论, 摘要记录即可, 主要记录发言者讲了哪几个问题、每一个问题的基本观点与主要事实和结论分别是什么、对他人发言的态度如何等。对某些特别重要的会议以及特别重要人物的发言, 则需要记下全部内容。可以速记与录音同时进行, 会后根据录音补充整理出全文;不具备录音条件的, 可由多个写字速度快的人同时记录, 会后互相校对补充, 形成完整的会议记录。有些会议内容不是发言形式, 但是与会议中心议题密切相关, 甚至对会议目的具有重要影响, 也应该记录在案, 比如以人事任免为主题的会议中的投票、表决等过程, 必须用文字的形式真实全面完整地记录下来;即使是在讨论研究过程中出现的对会议结果有重大影响的插话、笑声、掌声、会议中断、临场休息等也应予以记录。
会议记录的过程是将发言变成文字的过程, 发声的速度要远远高于手写的速度, 记录人员要想能够快速准确全面地记录会议人员的发言, 除了提高自己的笔记速度之外, 还需要掌握一些技巧。通过摸索实践和请教交流, 小吴总结了一些经验。一是, 字写得小一些、轻一些, 字体圆润一些、柔和一些, 可以大大提高写字速度。二是要抓住“要”点, 首先明确中心议题, 然后明确重要环节、重要人物、重要发言, 重点记录。一般来说会议的主持人、主要领导、重点嘉宾的发言是要点, 与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等是要点。三是要学会“省”。在明确“要点”的基础上, 非“要点”都可以省略。不重要的环节不记, 不重要的发言不记, 不重要的动态不记。就具体个人的发言而言, 只记录主要观点、主要论据和主要结论, 论证过程可以不记。就某一句话而言, 其中心词是重点, 修饰语可以不记或略记或会后补记。要学会使用甚至创造简称、简化词语和统称, 可以适当省略词语或句子的附加成分, 较长的成语、俗语、歇后语, 套路性的话语只记纲领梗概, 其他部分用曲线或横线或其他熟悉的符号代替, 会后查补即可。灵活使用代替法也可以省力不少, 如用姓氏代替全名, 用一些数字和国际上通用的符号代替文字, 用“c”代替“世纪” (英语为century) , 用but代替“但是”等。但在最后整理或印发会议记录时, 均应按规范要求办理。
经过一番思考和总结, 小吴现在对各种会议记录都能够得心应手、灵活应对了。
摘要：本文通过工作中典型的实例, 分析了做好会议记录的格式方法和工作要领。总结了做好会议记录的一些经验和体会。
关键词：会议记录,工作要求,经验体会
