浅谈加强疾控中心声像档案管理的措施

近年来公共卫生事件的频繁发生, 传染病、人畜共患病等疾病谱的改变以及疾病控制工作绩效考核的开展, 给疾病控制档案管理带来新的挑战和要求[1]。声像档案是各种档案形式中最具代表性, 而且包含信息量最大的一种, 一直以来都被人们视为最有价值的档案形式之一。尤其是对于疾控中心这种单位来说, 产生的信息量大而且很多信息都是关乎人民群众生命安全, 非常需要通过声像的方式真实的记录下来, 形成原始档案为后来的工作提供参考的素材。本文拟通过对疾控中心声像档案管理进行分析, 提出加强其管理效率的主要措施, 为促进疾控中心档案管理工作的现代化发展提供可资参考的思路。

1 加强培训和继续教育, 提高档案管理人员综合素质

对于疾控声像档案管理来说, 效率的高低与管理人员综合素质的高低直接相关, 因为任何管理最终都是落实到管理人员去实施。因此, 档案管理人员自身的综合素质和能力对于档案管理效率的高低就显得至关重要。而以往, 在很多疾控中心的档案管理部门中, 都是一些专业背景不相符、年龄比较大的工作人员, 因为很多人都认为在档案管理部门没前途, 升职、评职称都轮不上, 是个典型的清贫“衙门”。所以来档案管理部门成了没有办法的选择, 导致档案管理部门人员综合素质不够高。面对这种现状, 我们非常有必要着力推进疾控中心声像档案管理队伍的建设。一方面, 各疾控中心要加强有针对性的培训, 比如声像档案保存办法, 新型声像档案搜集整理方法[2]。另外, 各疾控还需要加强对具有声像档案管理背景的档案管理人员的引进力度, 通过政策、待遇、工作环境方面的倾斜, 使这些优秀的人才“来的了、留得住、干得好”, 全方位的充实疾控中心声像档案管理人员队伍。同时, 疾控中心还可以在不影响正常工作的前提下, 及时的推进档案管理人员的继续教育, 提高文化素质, 这对于促进档案管理人员适应未来声像档案管理工作的不断升级具有重要意义。

2 改善档案保存环境, 加速档案管理现代化建设

声像档案的保管条件不同于普通的纸质档案管理, 其条件要求更为苛刻, 比如一些磁带, 湿度过大的时候容易粘连变质。而对于光盘的保存也是一定要仔细, 否则划伤了磁道, 对于声像质量就会产生很大的影响。另外, 现阶段很多声像资料都开始在电脑中保存, 而这时候对于电脑远离病毒的“困扰”、黑客攻击的麻烦就又显的十分重要了。但从目前对于很多疾控中心档案保存机构的调查发现, 具备恒湿、恒温等保存要求的档案管理机构并不多, 大部分还停留在比较原始的纸质档案保存阶段, 对于适合现代化声像资料保存的环境建设步伐还没有跟上。因此, 各单位需要加强对声像档案保存环境的进一步完善, 加速声像档案保存技术的现代化建设步伐。首先, 对于保管磁性录像、录音档案和照片档案来说, 要避免人为损伤;严格控制档案管理地域的温度与湿度, 相对湿度应在40%~60%。温度应在14℃~24℃。库房内昼夜温度变化不大于土3℃, 温度变化不大于上5%[3]。另外, 各疾控中心要有效的购置和升级相应的声像档案保存及相关辅助设备, 比如硬盘、电脑、湿度计、温度计等, 为声像档案管理现代化建设提供基础。

3 完善档案管理制度, 加强档案收集与管理

由于声像档案不同于以文字记载的纸质文献, 文字记载的纸质文献, 管理人员甚至可以口述其中的内容, 即使真的出现了丢失的情况, 其补救的难度也要小一些。而对于声像档案则不同, 一旦丢失了, 我们很难量化的去描述声音和图像, 所以, 补救的难度很大。因此, 对于声像档案的管理, 需要着力加强, 包括日常保管、借阅、利用都要作出明确规定。要确保有关法规和制度落到实处, 必须制定有效的配套措施, 明确责任, 依法管理, 做到有章可循、有法必依, 使之逐步变成自觉的行动, 以确保声像档案归档质量。另外, 对于已经形成声像档案的材料, 需要及时关注载体介质的性能, 并且要不断的更新、备份, 避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式, 都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法[4]。另外, 由于疾控中心的业务范围很广, 包括疾病预防与控制, 疾病监测管理与研究, 传染病、职业病、常见病的防治, 环境卫生、劳动卫生、学校卫生的监测管理, 卫生宣传与健康教育, 卫生检验等, 为了最大限度的收集声像档案资料, 疾控中心可以在每个科室设立信息搜集员, 最大限度的为疾控中心保存那些有价值的声像资料。

4 推进档案管理模式的创新, 完善工作考评措施

档案管理, 主要是进行档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用档案的保存和管理工作, 这对于有效的保护和利用各种有有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录有着不可替代的意义[5]。而很多疾控中心之所以声像档案管理工作发展缓慢, 其重要原因就是缺乏足够的激励制度, 导致管理人员都没有上进的意识。因此, 各疾控中心需要建立明确的激励制度, 把声像档案管理工作中的责任心、服务意识、创新性都纳入到职称考核之中。对于那些责任心强、甘于为档案事业奉献, 而且善于思考、乐与创新的管理人员要及时的通过物质和精神给于奖励, 形成一种人人讲奉献、讲服务、讲创新的氛围。

声像档案是传承和保存信息的最重要渠道之一, 它作为一种资源, 同时具备了信息与信息承载的作用, 对于人类社会的发展、文化的传承有重要意义。而且随着社会发展, 声像档案以其巨大的信息容量、易于复制架空的特点逐步成为档案家族中不可代替的一员。对疾控中心而言, 声像档案的意义同样重大, 而要加强声像档案管理却又并非朝夕之事, 这是一个系统的工程, 包括技术、人员素质、环境、制度等多方面。所以, 各疾控中心需要切实对声像档案管理提起重视, 力求为疾控中心积累更多有价值的资料, 辅助疾控中心工作健康持续发展。

摘要：本文简述了加强疾控中心声像档案管理的措施, 主要包括:加强培训和继续教育, 提高档案管理人员综合素质;改善档案保存环境, 加速档案管理现代化建设;完善档案管理制度, 加强档案收集与管理;推进档案管理模式的创新, 完善工作考评措施。本文拟通过对疾控中心声像档案管理进行分析, 提出加强其管理效率的主要措施, 为促进疾控中心档案管理工作的现代化发展提供可资参考的思路。

关键词：疾控中心,声像档案管理,措施

参考文献

[1] 王红霓, 应锡钧.新形势下疾控机构档案管理的实践与体会[J].中国现代医生, 2011, 49 (17) .

[2] 尹敬波.浅谈档案管理信息化工作[J].才智2011 (8) .

[3] 李中尧.医院档案管理的信息化建设[J].临床合理用药, 2011, 4 (10B) .

[4] 潘路.声像档案质量情况和保管状况评估[J].兰台世界, 2011 (5) .

[5] 李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案, 2011 (3) .