疾控业务档案是指疾控机构在履行职能、处理事务和日常管理中直接形成的、具有保存价值的文件,内容涵盖了疾病预防控制、公共卫生服务和公共卫生管理等各方面工作,它们为疾控中心的各项活动提供有效的凭证和真实记录。疾控业务档案不仅包括纸质档案还包括电子档案及其他形式档案。做好自治区疾控中心业务档案管理工作有利于该自治区的疾病防控工作的进行。
自治区疾病预防控制中心是一个公益性的全额拨款事业单位,肩负着自治区疾病预防与控制、突发公共卫生事件预警与处置、疫情监测与处置、检验检测与卫生学评价、健康教育与健康促进、预防医学科研和培训等各项工作任务,是全自治区疾病预防控制业务指导中心、预防医学研究中心、科研培训中心和信息管理中心。该单位的领导层重视档案工作的管理,为此专门建立了相应的档案管理小组,根据各个部门的责任,建设了档案管理网络体系。结合实际的工作,建立健全了相应的管理制度。对纸质档案进行统一集中的管理,并且对其进行科学规范的分类处理。现有的纸质业务档案管理体系已经不能满足现有工作的需求,需要结合实际情况进行相应的改进完善。
随着社会信息化的不断发展,自治区疾控中心也建立了较大规模的信息网络。该网络包括一些疾控业务系统,他们的工作主要是进行业务信息的搜集、数据的同步方面的工作。此外,内部管理系统部署了财务核算管理系统、数据共享系统、档案管理系统等多个信息系统。但是这些系统的建设没有结合档案工作的特殊性和技术性,导致各业务信息系统、办公自动化系统不能与档案管理系统有效的衔接,对于电子业务数据无法进行有效的管理。办公自动化系统所产生的电子信息也无法纳入档案管理系统,不能实现信息的交互、共享。
因此,自治区疾控中心收集管理各业务系统所产生的业务电子文件。自从2003年非典之后,疾控中心就开始了电子数据的搜集,主要包括活动或项目形成的材料。后来,疾控中心开始以光盘为载体进行信息数据的归档,开始对文本、数据、图像等各种形式的业务电子文件进行接收管理。尽管,每年在电子业务归档上对归档的范围、内容、时间提出了一定的要求,但是在实际工作中的执行情况却并不理想。普遍存在归档电子文件少,整理不规范等现象。为了规范管理该部分的工作,中心将电子文件、文本信息的归档管理纳入年度档案的考核。因为传统纸质档案的影响,导致档案管理员不是很重视电子档案的管理,在现在的信息化时代,这样的做法显然是不合理的。科学规范的档案管理理念,能够促进业务档案管理工作的进行。
目前,疾病防控中心仅以光盘为载体对电子业务文件进行收集,针对此种情况,我们应该加强对电子文件用途的宣传教育,让管理人员摒弃重视纸质档案而忽视电子档案的观念,同时对中心的档案管理员进行系统规范的电子业务文件管理的知识培训;定期对档案管理工作进行审核,并且将审核工作纳入到档案工作的年度工作中去,整体的提升归档意识。加强对业务电子档案形成的所有环节的监控,提高归档质量。对于不规范、不合格的电子文件,不予接收。
在网络建设、数据系统的建设工作中要注意档案工作的特殊性和技术性,以求解决各业务系统与档案管理系统无法衔接的问题。确保电子文件的安全及完整,同时实现档案信息的交互、共享。在衔接上要科学规范化,确保在工作进行中不会出现中断的情况。电子业务文件主要包括业务系统安全、电子文件安全等,在管理上要严格按照相关制度进行管理,设置分级管理,确保档案的安全性。针对电子文件规模的不断扩大,应该换用磁盘作为载体对数据进行收集。各种重要的电子业务档案数据,要在中心保留备份,并且定期进行核查,确保数据的完整有效。
对于之前未实现保存的纸质档案全部数字化,建设完善保存文件目录和全文数据库,使得用户操作起来更加方便、容易。因为疾控业务涉及范围广、工作繁重,所以工作不仅只是档案部门的,要各个部门相互配合。首先是对于信息的交流沟通,在这方面各个部门还需要再加强交流沟通。并且在之后的工作中,主要以档案部门为主其他部门配合的形式进行工作。在业务档案管理的过程中,档案部门应该主动工作,及时地提出电子文件的归档要求及其他需要注意的部分及各个部门应该怎样配合,便于各部门尽早准备,进行工作的配合。
对于自治区疾病防控中心的业务档案管理工作,应该更加的规范科学。因为这关系着该自治区疾病防控工作进行的好坏,我们只有做好了疾病防控,才能有效地避免一些疾病的困扰。我们应该有效的利用疾病防控业务档案这部分的资源,为公共卫生做出贡献。
摘要：自治区疾控中心拥有着庞大的社会公共卫生资源,有效的利用这部分资源,能够促进该区域的疾病防控工作的全面发展。本文主要通过分析探讨疾控中心现状,提出相应的改进对策,以求完善自治区疾控中心业务档案的管理工作。
关键词：自治区疾控中心,业务档案管理,现状,对策
[1] 米东荣.疾控业务档案管理实践中的问题及应对策略[J].办公室业务,2015(06):57-58.
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