一、公示本质的界定
(一) 公示与公示制度。公示是为适应公示工作制度产生的党政机关或团体的应用文种之一, 主要用于发布公众需要了解和掌握的情况, 如:党政干部队伍选拔、法律法规发布、收费公示、审计公示等, 涉及公众、集体利益的信息通过一定的形式和方式, 向社会公布, 以引起公众的关注、监督和反馈。并根据反馈意见对公示事项加以调整和变更。
重大事项社会公示制度的目的, 就是让公民了解决策的内容, 便于让公民发表意见, 提出建议, 这一制度实施的意义在于保障公民的知情权。因此, 公示的内容往往是比较重要又备受公众关注的事项, 发文旨在体现发布行为主体的公开性和民主化, 广泛征询有关方面和人员的意见, 并接受公众的监督。因此, 公示必须做到真实完整, 将所涉及的有关事项如实全面予以说明, 不掺杂虚假和浮夸的成分。否则, 将失去公示的应有之义, 与有关的法律法规和公示制度背道而驰。
(二) 适用范围。公示适用范围广泛, 使用频率较高。主要运用在干部任前公示、发展党员公示、干部离任公示、退休审批公示等组织人事方面;审计、金融、信托、合同信用公示等商业贸易方面;证据公示、抵押公示、物权公示、不动产查封公示等法律方面;其他方面如农民负担、企业登记、行政审批、国有资产转让等事务方面。公示的发文主体既可以是党政机关权力机构, 也可以是普通的基层单位, 如某学生党支部、某居委会、某住宅区的业主委员会等。公示的受文对象包括了发文内容所涉及对象所在的部门、单位或者行政系统, 也包括了公示事项指向的利益主体和一般的人民群众等等。
但是, 并非所有需要公开的政府信息和与公众相关的信息都可以通过公示发布。相反, 一些特殊的政府信息只能通过特定的公布方式公之于众, 如:向国内外宣布重要事项或者法定事项只能用“公告”这一公文文种。
二、公示的基本结构
公示的基本结构通常由标题、正文、落款组成。语言要言简意赅, 让人一目了然, 不能拖沓累赘, 言不及义, 做到精炼准确。公示一般篇幅不长, 可以附上公示的具体事项信息。
公示的标题与落款同法定公文文种并无太大差别, 主要区别在于公示的正文部分。其正文一般包括进行公示的缘由、事项的基本情况、公示起止时间期限 (有效期) 以及发文机关的联系地址或负责人电话、邮编、邮箱、传真等, 便于接受广大人民群众的监督和信息反馈。如:重庆市《关于优秀推荐评选情况的公示》, 根据规定对推荐评审人选名单进行公示, 标明公示时间, 并留下了发布公示的机关单位的地址、联系方式, 方便对公示进行反馈。
三、公示的基本特征
(一) 公开性。公示的作用在于把相关信息周知给公众, 使其了解和明确涉及到自身利益的政策事项, 是否有损害自身利益的, 向相关部门反馈以及监督改进, 形成良好的参与机制。所谓民主性, 就是指公示的过程与结果, 都是公开、公平、公正的, 都是有群众参与和监督, 并为他们所认可的。
(二) 时效性。公示是具有时间效力的, 有一定的期限, 公示的最后往往会列出公示起止时间。在这个时间期限里, 公众可以发表自己的意见和看法, 发文机关对反馈的信息予以鉴定并采纳。过了这个期限, 对于公示事项提出的意见或建议将失去本应具备的作用。而在这个过程中, 公示是事先的公示, 不是事后的公示。公示的内容是初步的决定而非最终的决定。
(三) 客观性。公示的事项是客观的, 不参杂任何主观情感, 否则, 将对公示的结果的公正与否有不可忽视的影响, 进而使得公示失去原有的价值和意义。公示的任何情况、事例必须真实可靠, 不能有偏差, 更不能编造。公示的内容不真实, 会起反作用, 会严重损害党和政府的威信。对公示的事情要实事求是, 不拔高, 不贬低, 贴切中肯, 令人信服。
(四) 独特性。公示的发布形式比较独特。一般公文是用文本形式印发, 而公示一般不用文本形式印发, 其发布的形式一般有公示栏、公示牌、公示墙、张贴、报刊、广播电视、网络等媒介。
四、公示应用发展现状分析
在实际工作中, 由于没有对各类周知性的事项文种选用做出明确规定, 出现公示这一文种与其它公文文种的混用现象, 削弱了公文的专业性和规范性。不少单位和部门在发布公示性文件和事宜时没有把握好应用文体, 以至于群众对公示的内容少于关注, 起不到公示应有的作用。在公文处理中, 很容易把公示与公告、通告、通知等公文文体混用, 不明确公示的使用范围与功能, 造成意思传达不明确、工作落实不到位等问题。
(一) 公示与公告的混用。公告是国家机关或社会团体将已经确定的重要事项或者法定事项向国内外公布时所采取的一种公文形式。公告的文体风格严肃庄重, 发文机关是较高级别的国家行政机关或权力机关。
(二) 公示与通知的混用。通知与公示相比, 首先, 通知是内部行政公文, 不像公示周知对象具有不确定性, 可以是机关内部人员, 也可以是广大人民群众;另外, 通知的使用机关和运用范围是法定公文中最为广泛的, 再增加公示的功能, 将使得通知的负担更重, 也不便于公文文种的区分;再者, 公示是为了走群众路线, 接受人民群众的监督和指正的而产生, 使用通知会无形中拉开发文机关与人民群众的距离。通知的事项一般是上级向下级的机关行文, 要求受文机关遵照或者执行的, 是确定了的事情;而公示性文件一般是要在公示期间要求各单位或特定范围的公众对所公示的情况以口头或书面的方式向主管领导部门举报和反映情况, 对公示内容的真实性进行监督, 并提出自己的意见和建议, 不强制要求每个人都要参与。
公示的内容是还没有确定下来的事项, 是可以根据公众的反映进行调整的。这类公示的文本一般不宜用通知, 通知会使人误以为这些项目是已经确定了的事情, 而达不到公示的目的或者会影响公示效果。
五、公示作为法定公文文种的适用性
(一) 公示体式的适用性。公示的写作格式大体上与其他公文写作格式相差不大。对于公示这一种应用文体的疏略, 导致其在实际公文写作中的适用范围不明确。作为一种新兴文体, 公示应该被纳入关公文处理办法中去, 确定其地位的重要性和明晰性。
(二) 功能的适用性。公示是党政机关各级部门、企事业单位、社会组织和团体等用来事先预告群众周知, 用以征询意见和建议, 改善工作的一种应用文文体。公示的内容具有可变性, 需要根据社会公众所提交的反馈意见进行调整和变更。公示实质上是让广大人民群众更好地行使知情权和监督权, 了解和维护与人民群众息息相关的事宜, 使得相关国家政策、干部选拔以及法律法规的拟定等更具有公开性和民主性, 体现程序的公平正义, 推进中国特色社会主义民主政治进程的一种应用文种。公文文种的生命力在于其客观实用性, 公文的处理遵循精简、高效的原则, 一旦某种文体符合这些条件, 就可加入法定公文领域, 作为政务公开的一种重要工具。
(三) 公文发展的必要性。从事物发展的规律来看, 将公示列入法定公文文种是符合历史发展潮流的。公文的变化和发展是一个动态的过程, 随着政治文明的发展而不断革新变化, 我们要及时更新知识和观念。新中国成立以来, 公文的文种不断地变化, 推陈出新, 如指令、签报等文种被淘汰了, 反而增加了会议纪要、议案等文种。随着上世纪90年代公示制度这个新事物出现, 其后产生的公示应用文体被运用得越来越广泛, 使用频率很高, 并且自身具有独特的不可替代的功能。所以, 有必要以创新的眼光把它当作一个新的法定公文文体来对待, 明确其功能。
就目前公示的使用情况来说, 其适用的客观范围不断扩大, 适用频率也在提高, 但同时公示的运用现状也是比较混乱, 不统一的。将公示纳入公文文种中, 形成像正式公文一样的行文结构及写作规范, 这样既可以发挥这一文种的应有效用, 又有利于促进公文文种的规范和发展, 是适应国家行政改革发展需要的, 也是符合从《政府信息公开条例》的基本原则的, 体现了文书改革应该与时俱进的基本精神。当然, 在实际工作中还需要对使用方式不断加以规范, 以达到更加合理和规范的要求。
摘要：公示作为一种常用的党政机关应用文, 有着不同于其他应用文的特质, 但却没有被2012年新修订的《党政机关公文处理工作条例》列入法定公文中。本文旨在通过对公示本质的界定、基本结构、基本特征、公示使用的现状与公示列入法定公文文种的适用性5个方面来探讨公示纳入法定公文文种的可行性和必要性。
关键词：机关应用文,法定公文,公示
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