大数据统计分析应用技术是对量级数据流进行集中的统计分析处理,特别是针对多元化的数据源,非结构化数据越来越多,通过清洗,整理,筛选转化为结构数据。当数据流量达到规模,可以通过更多的数据达到更加真实、全面的反馈。
大数据信息技术的应用,改变了档案管理的传统管理理念,同时也促进高校后勤工作者对信息数据资源的利用方式和加强后勤档案管理信息化建设的认识观念得以增强。对后勤档案管理的数字技术手段应用和提升也提出了新的要求。在高校后勤推动信息化建设的过程中,高校后勤各个业务服务保障部门都开发了相应的业务系统,这些业务数据产生的终端数据量和类型发生了变化,也使得高校后勤档案管理工作呈现了新的特点。
高校后勤档案由后勤保障部门在各项服务保障工作中的原始信息数据形成。后勤各个部门都依据本部门的业务内容建立相应的业务系统,如节能维修系统、库房管理系统、安防管理系统等。按照大数据技术应用的标准,这些业务系统产生数据文件、流媒体文件、图片文件都属于后勤档案收集范围,具有很高的保存、利用价值。
目前,各类服务保障项目的增加、验收流程的严谨,使得数据保存的作用和价值愈发凸显,加强“痕迹管理”直接导致了巨大的数据量。不仅如此,电子档案数据还包括文件本身的数字转化,通过人工方式生成新的数据类型也成为主要的数据增长来源。
高校后勤档案涉及后勤行政管理、财务管理、工程管理等多项服务保障项目,档案数据囊括办公文件、项目合同、宣传资料等,各个业务管理系统也产生不同类型的数据档案,形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在、交叉联系的现象,造成了档案数据多源异构的新特点。
大数据的应用背景下,高校后勤各个部门的业务系统不仅是是数据的产生者,同时也是数据的利用者。在利用档案数据方面涉及后勤制度建设、文化建设等方面的工作。后勤利用统计后的大数据进行分析学校师生对后勤服务保障的需求、满意度,作为不断改善、提升后勤服务保障工作的依据;同时高校后勤的功能较传统后勤有了更加丰富的内容,后勤社会化程度不断提高对后勤文化建设也提出了更高的要求,后勤内涵建设、文化宣传活动产生的流媒体资料、图片资料、特色资料档案也在不断增多。因此,后勤档案的利用手段、方式也随着需求的丰富变得更加多样化。
高校后勤档案是后勤一线服务保障工作最直接、最真实的信息记录,并且在推动后勤档案信息化管理向大数据技术应用过渡的进程中,各个服务保障业务产生的各种中间数据、重点数据均有其利用价值。因此,利用大数据统计分析功能对不同业务系统、工作过程产生的大量初级的、多样的、碎片化的数据进行深入地分析挖掘,才能真正激发后勤档案的宝贵利用价值。
随着大数据、云计算技术的应用,特别是后勤社会化改革的需要,也对高校档案信息化管理提出了更高的要求。但是,受到档案收集、整理、归纳的传统方式影响和缺乏信息化技术应用的限制,后勤档案管理仍停留在对纸质档案的初级管理层次,尚存在以下几个问题:
目前,后勤档案管理缺乏对档案中记录的各类数据进行深层次地统计、分析,忽视对各类分散信息的整理,缺乏对大数据环境下动态数据流的前端控制和全程管理的能力,使档案管理整体结构不合理,容易导致重要信息资料的价值被忽视,无法充分发挥后勤档案在服务保障项目推进过程中的指导作用,制约了利用档案中的信息资料开展推动服务保障工作的决策作用。
高校后勤档案管理主要依靠兼职人员进行管理,缺乏相应的统一管理机制,后勤档案管理的制度建设还需完善。由于后勤档案管理组织的缺失和机制建设不完善,直接造成后勤各类档案管理工作相对滞后,档案的保管、保密等工作都没有相关的制度参照执行,容易造成资料流失,严重影响档案应用效率。
信息技术的推广和应用,增加了后勤档案信息化管理工作的风险,直接给信息安全带来隐患。目前后勤档案管理主要人员属于兼职,由于工作量大,工作内容繁琐,因此容易忽略档案信息安全管理。同时由于管理人员信息化技术水平的限制,对信息安全的管理存在不足,易造成档案信息的丢失或泄露。
在大数据信息技术应用背景下时代下,复杂多样的数据类型和存储格式使电子档案文件的统一收集难度增加,同时对档案利用的方式过于传统,缺乏多元化的利用手段,容易使各类档案形成“信息孤岛”,难以发挥其真正的信息支持功能。
针对目前高校后勤档案信息化管理存在的问题,在大数据背景下,尚无法完全体现后勤档案的利用价值,实现档案的有效管理。因此,高校后勤需要通过设计建设档案信息化管理平台,并推动应用大数据统计分析技术与档案信息化管理工作相结合,实现数字化管理方式,进一步推进高校后勤档案信息化管理工作改革。
要利用大数据信息化技术充分实现高校后勤档案利用价值,必须转变高校后勤“重藏轻用”的管理观念。明确建立档案数字化管理是必要手段,实现数据决策支持才是档案管理工作的最终目的。通过创新建立相应的信息化管理机制,才能更好地发挥大数据技术在档案信息化管理中的作用。
伴随高校后勤大数据信息管理工作的推进,应及时建立配套的管理制度,明确档案收集、处理、使用的工作标准和管理责任,通过制度建设规范后勤档案管理工作。在建立完善制度的同时,明确细化档案管理工作的具体要求,配合档案大数据管理建设需求,确保后勤档案数字化管理工作实现精细化、规范化。并通过制度规范做好档案使用要求和保密制度,保证后勤档案安全管理,实现数据高效利用。
目前高校后勤档案管理工作主要由后勤内部的非专业或兼职人员进行管理。这些人员缺乏专业的档案管理知识,数字化、信息化管理技术的掌握和使用也受到学历、年龄的限制,极大地影响了档案管理工作效率。因此,在大数据技术背景下,要建立专业的档案信息化管理队伍。通过引进专业人员或加强本单位专业人才培养,培养和提高管理人员的专业技术能力和综合管理水平。同时,还要全面加强档案管理人员的职业素养,从安全意识、信息风险意识以及保密意识等,提高档案管理工作人员的责任感,优化管理人员内部结构,有效提高后勤档案管理工作效率。
摘要：高校后勤档案是后勤日常管理、服务保障、工程建设等工作的主要信息记录资源,对学校后勤规范管理、提升服务水平的价值巨大。随着信息技术快速的更新升级,不断推动基于大数据统计分析功能的信息化建设应用可以使高校后勤档案的利用价值得到更大的提升。本文结合大数据的概念内涵分析了当前高校后勤档案管理信息化建设现状,旨在推动高校后勤档案信息化管理的发展建设。
关键词：大数据,信息化建设,后勤档案管理
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