论电算化财务档案管理

在财务档案管理工作中, 电算化财务档案是一项庞大而复杂的社会工程, 随着社会的进步与发展, 财务档案和财务档案管理也呈现出许多新特点, 电算化财务档案管理系统占据着重要位置。

一、我国电算化财务档案现状

我国电算化财务档案信息管理系统起步较晚, 在电算财务档案的管理上还存在着诸多问题。这表现在思想认识滞后, 管理、支持力度不够, 制度不健全, 管理手段落后。财务部门和档案管理部门对于建立完整的财务信息系统及管理系统缺乏强有力的支持力度, 没有一个完整的电算化财务档案管理的规范制度。缺乏业务指导, 又没有很好的管理措施, 导致电算化财务档案管理的归档工作处于无序状态;财务档案管理人员业务素质普遍不高, 计算机维护、网络管理人才匮乏。电算化财务档案管理有着极为重要的经济意义与法律意义, 电算化财务工作人员, 没有认识到电算化财务管理是经济业务的历史记录和重要依据。

针对这些问题, 财务部门和档案部门必须要加强电算化档案管理。做到加强财务档案数据和资料的存储与调用, 完善各种防范措施, 适应新型财务档案管理系统的发展, 同时加强保密意识。使用广泛的数据库系统, 建立安全保障机制等手段, 树立保密意识。在数据库强大的安全体系下, 提高处理财务数据的数量和质量, 并把电算化财务档案管理工作的网络化建设放在首要位置, 提高财务部门和档案部门的整体水平, 推动财务软件和更多的领域联系起来, 调整财务部门和档案部门的专业知识结构, 使电算化财务档案管理工作开展得更顺利通畅。

二、电算化财务档案管理特点

1. 电算化财务档案工作的外部特征。

电算化财务档案工作的外部特征包括当前财务档案工作外部的技术特征和社会环境特征, 新时期财务档案工作的外部环境呈现出信息化、数字化、网络化的发展态势。信息环境是社会环境的重要组成部分, 随着社会信息环境的变迁, 现代信息技术作为现代社会活动的技术基础, 使档案作为人类社会活动的产物, 必然伴随着社会活动运行方式的转变, 在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。档案数字化、网络化的发展为档案信息化提供了必要的物质基础和技术基础, 也使财务档案的发展突飞猛进。

数字技术就是用二进制编码表达和传输各种信息的技术, 它使财务档案工作所处的技术环境更为多变和复杂。它运用数学方法进行信息压缩和传输, 把模拟信号转变成数字信号, 改变了我们的生活方式。尤其是在财务档案的生成方式上, 将传统纸质形式过渡到了数字化形式。网络技术是近年来异军突起的新技术, 现代网络技术把信息网络环境中的开放式和互动式融合为一个整体, 财务档案工作的开展创造了更为广阔的社会环境空间。

2. 电算化财务档案内部特征

电算化财务档案内部特征, 是给档案工作带来了前所未有的新发展的财务档案工作的自身领域。数字技术是一种决定性的力量, 使财务档案信息要求数字化, 使档案发生质的变化, 并成为电算化财务档案管理中信息的主要记录形式。

互联网络是计算机技术与通信技术相互结合的产物, 随着信息技术的发展, 财务档案网络化管理是财务档案信息化的重要标志之一。财务档案网络建设是社会信息网络建设的一个组成部分和子网, 为财务档案事业的未来铺平道路, 为社会化档案信息的采集和利用提供服务, 高效、广泛地实现价值, 是档案事业发展的大势所趋。

三、电算化模式对财务档案管理的影响

电算化模式, 是指计算机技术在财务档案管理工作中的应用, 要使财务档案工作迈入一个新的台阶, 就要管好用好电算化财务档案。

电算化模式对财务档案载体形式的影响。电算化财务档案存储于硬盘、磁盘、光盘等具有磁性的媒介当中, 因此不具备直观可视性, 需要软硬件系统环境。若要读取, 必须在特定的计算机, 这种特点会使电算化财务档案信息容易被篡改, 它要求电算化财务档案的存放, 需要注意环境因素, 而财务部门的信息经常涉及到各个单位的商业机密, 所以安全的电脑系统是电算化财务软件正常运行的基础, 这就要求管理人员加强防范, 避免财务档案或机密文件外泄, 采取各种安全防护手段, 建立相应的软硬件系统。

保存受到财务档案本身多因素的影响。电算化管理软件有着众多突出的优点:电算化财务管理软件的数据存储于磁盘介质上, 降低了人为的错误因素, 电算化财务信息档案的存储所需空间更小, 节省了劳动力, 避免了重复劳动, 节约了资源, 减少了浪费现象, 大大提升了财务工作的工作效率。但磁性媒介存储财务档案信息涉及到信息安全, 它要求档案管理人员做好各种防护工作, 必须对重要档案进行备份, 防止因环境原因导致的存储设备被破坏, 使风险降至最低。

电算化模式对财务档案归档范围的影响。计算机操作系统是一种特殊的程序系统, 作为企业管理者, 要时时做到不断提高电算化财务档案管理者的素质, 应当特别注重对档案管理人员的选拔与培养, 高度重视电算化财务档案资料的科学化管理, 保证电子财务档案数据的完整性与可读性, 做到各项业务产生的票据、账目、报表等由专人进行管理。尽量让存储设备等处于相对安全的环境中, 实现财务档案管理的动态化管理, 建立相关的电算化财务档案管理的法律法规, 使电算化财务档案的管理工作都有法可依, 有法可循。

摘要：我国电算化财务管理系统起步较晚, 随着改革开放的步伐加快, 电算化财务档案管理系统越来越重要, 分析电算化财务档案管理及对财务档案管理的影响, 意义重大。

关键词：影响,电算化,财会

参考文献

[1] 财政部, 国家档案局.会计档案管理办法, 1998