大数据背景下档案信息服务新思路

一、数据时代档案信息服务的现状

到目前为止,学术界对大数据有这样的一个定义:大数据是非结构化数据、半结构化数据以及结构化数据的总和,它不是针对数据量大小的描述,而是在数量庞大、种类复杂的多重数据中进行快速的信息选择。由此,大数据大致有这样的几个特点,速度快、容量大、价值高及种类多。

施永利于2012年开始将大数据引入国内的档案信息服务领域,并根据当时的社会条件,分析了大数据的重要性及面临的问题,提出了相应的解决措施。随着近些年,信息技术的发展,大数据开始变成了人们普遍关注的问题,就中国CNKI总库来说,截止到2016年6月为止,以“档案”和“大数据”作为关键字检索,总共出现约68万条结果,其中不乏部分研究成果斐然的文章。例如,刘建伟从大数据模式方面对其进行了深入的分析研究,而陈芦燕从技术的应用、安全的风险、服务的理念等方面对大数据进行了分析,并提出了相应的解决措施。

二、大数据背景下档案用户信息的需求特点

随着大数据时代的来临,档案用户的信息需求开始变得集成化、个性化、专业化、多样化、高效化、数字化和网络化。档案信息的地位也开始发生根本性的变化,档案用户开始走向主导地位。与此同时,档案用户的期限增加,由短期开始向长期转变,其关注面也开始由局部向整体扩展。

三、大数据时代档案信息服务新思路

就现实问题而言,大数据时代档案信息服务需要对相关的档案用户进行社会知识化和相关服务的融合。在这一个阶段,档案信息服务将逐步成长为以用户需求为主要着力点,以信息技术为连接工具,以挖掘知识服务的价值为主要目的的新信息服务模式。当然,档案信息服务转变的过程之中,我们应该重点关注对于档案用户行为的分析,并利用多种信息技术手段,对整个档案信息的资源进行分类与创新。在大数据的背景之下,不同的用户行为反映了档案用户的不同需求,我们应以此为切入点,开发出更灵活更能满足用户需求的服务系统。

(一)创新档案信息服务理念、提高相关从业人员的服务水平。正确的服务理念是更好、更优质服务的基础,只有建立新的信息服务理念,才能实现高效率高水平的信息服务。就相关的档案信息服务人员来说,他们需要对用户的需求有一个详细的了解,并对用户最近的动态进行追踪,时刻掌握用户的需求变化,建立起智慧与服务共存的基本信念。同时,档案信息的服务人员应建立起主动获取、动态把握、整体联系、主动共享的服务观念,努力做到个性化和人性化,提高信息服务的质量和效率。

就管理制度上来说,应积极建立最能适应大数据发展的管理制度、激励机制、工作规范和组织结构,及时淘汰落后的组织形式和管理制度。与此同时,档案机构应对档案的管理人员定期培训,不断地提高相关从业人员的专业技能和素质修养,保证档案信息服务的质量与水平。

(二)加强对档案用户的管理研究。俗话说,“知己知彼,才能百战不殆”,对档案用户有一个良好有效的管理研究是保证档案信息服务的重中之重。加强对档案用户的研究,这是一项长期并且艰巨的任务,它需要耗费大量的人力物力。但在大数据背景之下,只有真实地了解用户的需求,切实站到用户的立场上去分析和感受问题,才能够真正了解用户的主观想法,才能够真正提供高质量高水平的服务。对档案用户的研究应该从以下几个方面进行,一个是档案用户类型的信息心理研究,一个是档案信息需求的调查分析,一个是对档案用户甄别信息、吸收信息的机理分析,另外一个则是研究用户的信息训练、信息保证和相关的研究方法论。从多个方面去分析档案用户信息,整体把握用户需求,才能及时地提供满足档案用户的服务。

(三)加强对档案信息资源的建设。在大数据时代,为了有效地规避风险,实现有效的信息服务,需要对相关的档案信息资源建设进行加强和完善,提高对资源价值的重视。资源才是进行一系列工作的基础与核心。又因为档案资源自身具有种类多、价值高、数据量庞大等特点,相关的档案机构在进行资源整合的过程中,需要保证机构与人员、流程与技术的高度配合,以保证资源在整合后可以实现更大的价值。就目前来说,已经有多个档案馆对档案资源进行了分类整合,例如,郑州市档案馆,截止到目前,该档案馆已经完成了对900多万卷档案的数字化管理,并建立起了一个统一的资源共享平台,真正实现了档案电子文件与实体文件的结合。

(四)构建完整的档案信息服务评价系统。客观的评价是提高档案信息服务水平的有效手段,通过客观的评价,有利于档案机构及时的发现问题和改正问题,提高自身的档案信息服务水平。在构建完整的信息服务评价系统中,应努力遵循以下的三个原则,一个是动态性原则,即随着问题的发现及时地调整相关的服务工作,一个是整体性原则,就评价而言应该从多个角度全方面进行分析,避免片面化。一个是有效性原则,在评价的过程,评价的内容应该适用于档案信息用户。

在大数据的背景之下,档案用户的信息需求被强化,而相关的档案机构也被提出了更高的要求。为充分满足档案用户的需求,提高自身的信息服务质量,相关的档案机构和人员还有很长的一段路要走。

摘要：随着信息技术的发展,人类开始进入了数据时代。在这个时代,人们的档案信息需求开始被激发,相关的档案部门和工作人员也将面临更高更严苛的要求。本文就数据时代下的档案信息处理方面进行相关的探讨研究。

关键词：大数据,档案信息,服务,新思路

参考文献

[1] 郭育艳.大数据时代图书馆信息服务的创新[J].郑州航空工业管理学院学报,2014(1).

[2] 刘国华.档案工作中大数据框架构建及应用思考[J].档案管理,2014(2).