ERP系统是企业资源计划系统 (Enterprise Resource Planning) 的简称, 是20世纪中期美国著名计算机技术咨询集团提出的一套管理系统体系标准, 在原有传统的制造资源管理的基础上, 成为一种面向供应链的管理思想和方法, 对于企业的财务管理工作具有深远影响。随着我国市场经济快速发展和大数据的时代到来, 出版社所面临的市场竞争压力进一步增大, 所以为了能够适应日益复杂的市场变化, 就需要通过ERP系统来增强财务管理能力、优化出版业务流程, 让企业在市场竞争中占据优势。
出版社的财务管理问题长期受到社会时代环境的影响, 计划经济体制身影依然可见。在传统的出版社财务管理中, 企业的编制财务预算的时间长, 最终影响了企业的正常收益。同时出版社的财务工作具有特殊性, 例如出版社的图书种类繁多, 为了更好地迎合市场要求, 出版社每年都需要推出新书, 多达成百上千种, 其中还不包括需要大量重印的书, 这些书都会作为资源计入到总成本中, 这些都会对出版社的财务管理工作产生影响, 这也被认为是出版社财务工作与其他企业最主要的区别[1,2]。同时, 出版社的成本项目复杂, 其中涵盖了作者稿酬、编审费、校对费、版权费、印刷费用等, 这些费用的结算周期很长, 甚至是一些费用的成本尚未结算, 书籍已经开始销售甚至售罄, 增加了成本核算的难度。
针对上述问题, 出版社通过ERP系统可以实现对图书产品全生命周期的控制, 分别从图书产品的编辑、印刷、销售等多个业务流程中进行质量控制, 能够将出版社的财务、业务、管理工作有效整合在一起, 依靠系统的信息平台来完成多种层次的业务数据共享, 方便财务人员实时掌握数据, 最终提高了财务分析与预算的质量。
在单书业务流程中, ERP系统的应用路径主要包括以下几个步骤:
(1) 依靠ERP系统的编辑模块, 建立选题卡片, 在卡片上明确图书的基本信息, 包括页数、版权等;在图书出版编辑过程中, 财务人员依据相应的发放标准, 将稿费、编审费等纳入到卡片上; (2) 使用ERP系统的出版模块, 根据编辑模块所生成的唯一代码——书目编码, 形成专属于图书的“身份证”, 之后建立印次卡片、发印单等, 判断是否进行原材料出库; (3) 工作人员使用ERP系统中的财务功能模块, 完成针对于图书的各种信息, 并结合编务、出版社传递的数据等来复核书籍的预算成本信息, 做好单本书的预算成本控制;同时根据ERP系统来完成对图书的成本核算, 将包括作者稿酬及编辑过程中所产生的各种劳务费用如编审费、校对费、装帧设计费等生成费用领取单, 并将此单作为记账依据, 通过查询书目编码财务人员能直接在ERP系统中获得关键数据, 方便对书籍信息进行采集, 不仅降低了财务的工作量, 也能保证单书业务流程财务数据处理的准确性。
出版社图书成本核算管理的主要内容, 主要包括成本的结转、归集等方面内容。在ERP系统的支持下, 工作人员能够根据编务模块、出版模块中的合同 (主要指出版合同等) 、图书成本核算卡等完成成本的归集, 此时工作人员根据出版模块所提示的入库单自动生成图书从生产成本到库存商品完工的结转, 并根据模块开票销售清单来完成业务成本转接。在纸张管理模块中, 发印时由印务中心根据图书的用纸情况 (包括纸张类型、用纸令数、纸张单价、承印厂等信息) 及时在系统录入、登记, 经财务审核, 打印纸张出库单, 在财务软件中入账归集到相应图书成本中;根据印刷费、排版费结算发票, 由财务在系统录入单本书印制成本并审核确认。如此, 单本书所产生的费用, 都可以根据书目编码在ERP系统的书目信息——成本明细模块中查到。
出版社在财务管理中, 通过ERP系统能完成突出发行模块与财务部门应收预收模块之间的连接, 最终提高预收账款与应收账款的管理能力。例如, 在ERP系统中, 财务工作人员可以直接在预收账款与应收账款的模块中直接引用客户管理模块, 该模块中包含着企业客户的基本资料, 与客户折扣设置、客户信用额度管理、客户来款明细等相关内容, 在这种模式下, ERP系统能够更好地体现每一笔账款的客户信息, 方便在财务管理中进行针对性的控制。同时依靠这种功能模块, 财务工作人员能够对不同的客户群体进行管理, 直接在系统中标明每个客户的预收账款或应收账款, 这样就能在出版社规定时间段来明确各项账款的归属情况, 不需要再通过人工的方式来核对财务信息, 保证了财务工作质量。
对于出版社而言, ERP系统在财务管理中的应用方向主要集中在账款管理、成本核算管理、单书业务管理等方面, 并且通过应用该系统, 出版社的财务管理能力进一步提升, 实现了传统财务管理模式的转变, 优化企业的运行模式, 提高出版社的竞争力, 对出版社的发展具有不可忽视的重要作用。
摘要：以出版社为研究对象, 阐述了ERP系统在出版社财务工作中应用的相关问题。先根据出版社财务工作的要求, 介绍了ERP系统对出版社财务工作的影响, 之后分析了该系统的应用方向, 包括在出版社在单书业务流程中的应用、在图书成本核算管理中的应用等, 详细介绍了ERP系统在财务管理中的应用方法, 达到了提高出版社财务工作能力的目的。
关键词：出版社,ERP系统,财务工作
[1] 高金花.ERP在企业财务管理中存在的问题及探讨[J].经济师, 2015 (07) :101-102.
[2] 李非, 赵伟力.试论出版社ERP项目实施的若干问题[J].科技与出版, 2015 (06) :66-69.
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