浅谈高职院校教学秘书的岗位职责和能力要求
摘 要：教学秘书在高职院校中扮演着承上启下的作用，他能让领导充分的了解学生想法。也能让学生随时知道学校的教育方针，随着社会的发展，知识经济体系的不断成熟，教学秘书在高职院校中逐渐成为了与各科班主任同样重要的存在。教学秘书需要承担着很多的学校日常工作，接下来让我们去了解一下成为一名高职院校教学秘书需要拥有什么样的能力、做些什么工作吧。
关键词：高职院校;教学秘书;岗位职责;能力要求
教学工作是高职院校所有工作的重心，由辅导员和教学秘书深入到同学中维护着院校教学管理的基层工作，教学秘书的工作职责和工作能力都需要特别优秀，因为教学秘书的工作复杂，既需要与上级领导沟通有需要与下级同学处理好沟通关系，如果教学秘书的能力不够就会使教学秩序出现问题。所以呢，教学秘书一定要时刻学习，不断地熟悉教学工作，提高自己的能力。
1 高职院校教学秘书的日常工作解读
高职院校教学秘书的工作十分的清晰，就是做好学校与学生意志相互传达的工作，所以教学秘书的工作内容分为以下几个方面、
1.1教学服务的工作职责
参与教学服务是教学秘书日常的工作职责之一，在教学服务的过程中，教学秘书需要清楚地认识到自己的工作定位，对于每个学期的教学任务都了如指掌。教学秘书需要辅助教务处制定并通知学生每学期全校学生的学习任务和时间以及全校教师的教学任务和时间。在辅助制定教学任务的工作中，教学秘书需要向教务处提交多份人才的培养计划，这份人才培养计划内容通常是教学秘书从学生那里收集到的学生意向，然后由教学秘书统一的整理并写成计划书。教务收到教学秘书的人才培养计划之后，会进行适当的取舍并最终确定该学期学生的学习课程以及实践课程的内容。在确定教务安排后，教学秘书还需要辅导教务处进行教学任务的学时、学分、开课时间、开课性质(比如必修和选修)以及学科的考试方式(笔试或者实践)。在协助教务处进行教学安排后，教学秘书就开始着手将这些信息录入到教学系统中，并在联系个学科教师和学生进行课程查看和答疑。如果教学课表出现冲突情况，教学秘书需要及时的修正和改进各科目的任课教师和任课时间。教学秘书还需要面向学生服务，协助教务处向学生进行课本教材的分发与收费工作。教学秘书还需要面向任课教师，对任课教师调、停、请假工作进行收集与协助审批，教学秘书需要通知教师调、停、请假的流程和注意事项，协助教师完成调、停、请假工作，并将教师的请假时间、请假理由录入到教师个人的工作档案中，以作存档。除了这些日常基本的服务工作之外，教学秘书还需要在一些特定的情况下面向师生进行服务工作。学校每一年的秋季都会迎来新生、每一年的夏季都会送走一批毕业生，新生的入学通知和入学后的活动安排繁琐复杂，需要教学秘书紧跟教学流程做好新生的管理工作。毕业生的毕业手续也十分的复杂，教学秘书需要对每一个毕业生进行毕业资质的审查，逐个的查看档案并向上级进行汇报工作，严格按照学校的毕业标准对毕业生进行筛选，然后准备学生的毕业证和毕业资格证书等。
1.2 教学档案工作职责
教学档案资料的收集和整理工作对与整个学校的教学秩序和教学水平有重要的影响，而教学档案工作也是教学秘书的主要工作任务之一。高职院校的教学档案主要分类有，教学资料和教学信息。其中教学信息主要包括各学年各个年级段的学期安排表，因为不同年级的相同学期学生学习的课程会有部分的不同，所以教学秘书需要每个年级的每个学期课程进行档案的整理和存档。校历、教学计划以及教师和学生之间的人员变动都需要教学秘书进行教学信息的整理和存档，作为对学生学习成绩的考核以及对教师个人绩效的审核依据。教学资料的内容比较琐碎，并且内容多，主要包括考试试卷、考试资料、学生个人的成绩档案、学生的实习认证、学生和教室在学期间发表的刊物、各年级学生的花名册、各年级教师的档案等。这些教学资料对学生和教师的影响重大，在进行教学资料整理的时候需要教学秘书有耐心，进行细心的整理，不能出现一点失误。
1.3 教学监督工作职责
在师生的教学过程中，往往会出现一些违背学校校规校纪的事情，需要教学秘书进行教学监督工作。教学秘书负责的教学监督工作分为三种情况，第一种是针对教学质量的监督，在教学质量的监督工作中教学秘书的服务重心会倾斜到任课教师的身上，教学秘书需要针对教师的教案、教学计划做出监督分析，督促教师认真工作，防止教学事故的发生。其次教学秘书还应该对教师的课堂进行监督，组织不定期的课堂检查工作，查看教师课堂是否存在教学松散、学生上课出小差的行为。最后教学秘书安排教师的学期听课任务，根据各位教师的相互评价来进行教学质量的监督。第二种是考试监督。学生考试作弊的现象屡禁不止，教学秘书一定要保证教学的公平工作，安排专职的考试监督人员进行监督，协助教务处制定考试作弊的惩罚，向学生和教师宣传考试作弊的严重性。第三种是管理监督，教学秘书需要针对学校各年级对学生管理进行监督，重视学生的心理和生理健康，做好学生的日常行为监督。
2 教学秘书应该具备的工作能力和意识
2.1 具有强大的灵活应变能力和沟通能力
教学秘书是教务处的决策执行者和沟通者，需要拥有良好应变能力和沟通能力，因为教学秘书需要频繁的與学生和领导打交道，然而学生和领导是两个不同的阶层，教学秘书需要强大的沟通能力和灵活应变能力在学生和领导的沟通过程中扮演不同的角色，得到双方的信任，为自己进行工作做好纽带的联系。
2.2 具有学习意识和责任感
教学秘书的每一个工作过程一旦出现失误就有可能造成学校教学秩序的紊乱，所以教学秘书需要拥有很强的责任意识，这样的话教学工作才会很少出现问题。同时教学秘书必须要具有很强的学习意识，时代在进步，教学管理也在不断的进步，在不同的教学时期教学秘书需要根据学校教学管理的改变做出调整，所以需要教学秘书具有很强的学习能力，否则就是能被进步的管理制度淘汰。
3 结束语
现代教学管理已经不同于以往，它对教学秘书的工作职责和能力要求制定了更高的水平。一个优秀的高职院校教学秘书需要拥有强大的责任心和服务意识，还应该拥有极强的沟通能力和表达能力，这样才能做好学生和学校高层之间的信息传递工作。为了更加适应现代教学管理，教学秘书需要不断的学习，不断的进步。
参考文献
[1] 吴学翠.高职院校教学秘书岗位职责分析—以应天职业技术学院为例[J].轻工科技，2019(02)：137-138.
作者：蒋影
摘要：在公安系统中，其对于人员的需求是多样的。其中有一个较为重要的岗位就是计算机录入人员。这个岗位的主要任务就是进行计算机内容的录入，这些内容包含了各种各样的文件和档案。计算机录入人员的素质要求和岗位职责就显得非常的重要。因为如果其出现了泄密等情况，那么就会给公安部门带来巨大的损失。本文就从当前的计算机录入人员现状入手，来探究公安局的计算机录入人员到底有着什么样的素质要求和岗位职责。
关键词：公安局;计算机录入;人员素质要求;岗位职责
在当前社会中，信息化已经成为了时代发展的一个潮流。因此，作为国家机构之一的公安机关也应该积极的进行现代化的建设。其中最为常见的一个建设内容就是计算机录入工作。这个工作需要将公安局内部的一切文件和档案都进行一个录入，从而达到对文件和档案的电子化存档。这样的存档在未来的大数据技术应用中，或者是其他的技术应用中，都是非常有用的。但是这份工作对于工作人员的要求是非常高的。尤其是在素质上。因为这份工作对人员通常都能够接触到一些较为机密的档案，所以，素质不合格的，很容易出现一系列的问题。接下来笔者就为大家介绍公安局计算机录入人员的现状。
1 公安局计算机录入人员的现状
1.1 计算机操作技能匮乏
在当前来看，公安局的计算机录入一直是一个相对冷门的工作。其工作人员大多数处于闲职。在这种情况下，很多部门为了节省开支，就用一些刑侦等技术不够过关的人员担任当前的计算机录入人员。因为其不是专业的人才，也不具备专业的知识。在某种程度上就是穿着警察制服的普通人。因此，在进行计算机录入工作的时候，就会出现效率极其低下的情况。这种情况会严重的影响到公安部门的计算机录入工作。
1.2应用软件生疏
应用软件的生疏在任何一个部门都会出现，其主要的原因是当前的公安部门系统化、信息化程度不高。所以其本身对于应用软件的应用程度并不高。因此，大部分的时间这一类软件并不会投入使用。这也就让工作人员对其生疏。就算是一些公安部门在计算机录入工作中任用了计算机方面的专业人才，因为应用软件属于体制内的特殊软件，就会导致这些人对于这些软件并不熟悉。再结合上一个原因，其也会产生生疏。在进行使用的时候，也很容易出现错误或者运行缓慢的情况。这个情况在当前来看，是一定要进行调整的。
1.3 专业知识储备较薄弱
专业知识储备较弱也是一个非常主要的问题。在当前来看，造成这种情况的原因有两个：第一个就是相关专业的建设不够完善。学校是培养人才的最佳摇篮，因此专业人才大多是出自学校。但是在当前来看，公安局计算机录入工作并没有一个专门的专业分类，因此这部分内容就是夹杂在很多的专业中进行讲解的。也就导致了其专业理论较少，学生们也不会过多的关注。甚至一些学校的老师为了追赶课程的进度，也会下意识的忽略这部分的内容。而另一个原因就是工作中的培训不到位。计算机录入工作一直是一个不被重视的工作。在这种情况下，公安部门的培训中不会对其进行专业的培训，这就导致了许多的工作人员对这类知识越来越生疏。基于这两种情况，专业知识储备薄弱的现象就非常的常见。
1.4 心理和思想素质较低
在当前的公安部门中，计算机录入人员通常都是一些协警之类的人员。所以其在公安部门的培训中能够接受到的培训是非常少的，这样就导致了这些工作人员没有一个良好的素养，出现了心理和思想素质较低的情况。除了这方面的原因之外，这个工作也不存在任何的风险，工作人员就会长期处于清闲之中，长此以往，工作人员就会懈怠。这样也就无从谈起其心理和思想的素质了。甚至在大量的机密文件的诱惑下，这类工作人员还会出现盗窃资料等问题。
2 公安局计算机录入人员应具备的素质
2.1 较高的政治素养及业务能力
与各类档案管理工作相比较，公安局的档案管理工作会直接接触到很多案件的具体信息，这就意味着，录入人员务必要具备较高的政治素养，也就是说信息录入人员的人生观、世界观、价值观必须要正确，要符合主流，同时责任感要强，能够按照政治纪律和规章制度严格执行信息录入工作，做好保密和保护操作。另外，公安局相关部门应该经常针对信息录入人员展开思想教育，让人员能够格外注意自己的言行，在思想和行动上都能够符合国家相关政策规章的管理标准，提高自身的政治敏感程度，确保正确的政治引导方向，让公安局的信息安全能够获得更高级别的保障。
2.2 应具备服务创新的意识和网络信息的概念
信息录入工作发展最主要的推动力来自于创新意识观念，要将现代化的信息技术引入到档案录入的工作當中，促进信息录入工作地发展，创新的意识必不可少，作为信息化时代的信息录入人员，必须要具备较高的创新意识和观念，在创新的意识方面，要注意以下几个方面：第一，对于信息录入的创新管理，主要是针对具体录入方式的创新，包括管理方法的创新和档案处理设备和科学技术的创新，在互联网的信息化时代背景下，档案工作的收益观念的创新主旨就是提高社会效益以及档案管理的经济效益。第二，信息录入之后的服务工作创新。主要是在传统的基础上进行服务方式的创新，提高服务的效率，比如说，开发一种能够建立数字化档案馆的系统，将所有录入的信息自动分门别类地存放，或者便于搜索，让后续的信息调取工作能够更加高效，同时也通过信息化的平台建立档案网站，提高宣传的力度，让在线式的服务能够成为现实，将信息调取工作的权限普及到各个部门，省却了信息录入人员的这一部分工作，也能够让需求人员或者部门更加准确、及时地调取自己需要的信息，增加了信息服务的容量。
3 公安局计算机录入人员具体岗位职责
3.1 做好开机前准备工作，确保原始资料数据完整
在开机和关机的过程中，一定要注意各项信息是否保存完成，各个文档是否完成关闭，各个系统是否正常退出，尤其在开机阶段，一定要做好各项准备工作，同时对于各个系统的登录接口、登录账号、登录密码要做好记录和保密工作，一方面确保工作正常开展，另一方面要确保信息系统的保密，不能够让无关人员随意接触信息系统，可以给电脑设置管理员账号和密码，同时要做好线下的系统维护工作，避免系统问题导致信息录入工作中断。
3.2 重视每个数据的录入，发现问题要及时地更正
在数据的录入过程中，一定要重视每个数据的准确性，就算是再小的数据，也一定要确保真实性和可靠性，并且要按照原始数据正确录入，并且及时进行分类，便于日后的筛选，一旦发现了问题，不要积累或者是躲避，而是要及时提出并且进行整改，让信息能够获得及时的更新，并且能够系统真实，有效使用，让查询人员能够更加精准地查询或者是搜索到需要的信息，确保这个信息系统的健康运行。?
4 结束语
针对公安局计算机录入人员的素质要求和岗位职责，本次论文结合现状进行了分析，总结了存在的问题，并且提出了相对应的标准和要求，希望能够为公安局信息录入人员的管理和提升提供有效的建议，能够为同行业的发展提供有意义的参考。
参考文献：
[1] 宫辉.病案计算机录入人员的素质要求及岗位职责[A].中国医院协会病案管理专业委员会.中华医院管理学会第十次全国病案管理学术会议论文集[C].中国医院协会病案管理专业委员会，2001：1.
[2] 鲁蔚然.数字化人事档案管理系统的设计与实现[D].天津大學，2015.
作者：张文博
(一) 综合文员的岗位职责：
综合文员的直接领导——楼层(商场)管理经理
综合文员的定位——楼层(商场)班子的助手
1、 负责办公室的全面工作，对办公室卫生、文化、人员等进行管理;
2、 协助管理经理做好管理工作，参与卖场检查，协助管理经理做好各类
考评工作;
3、 负责楼层(商场)职员以上人员考勤的计画、核对、上报工作;
4、 负责楼层(商场)人事各项报表、档案、合同管理，员工上岗、离岗、
转岗手续的办理，并对新员工进行培训、考核;
5、 负责楼层(商场)值班工作的安排;
6、 负责楼层(商场)资产管理及备品的领取、发放;
7、 负责楼层(商场)文件、通知的接收、存档、传达;
8、 负责楼层(商场)部分销售数据的统计工作，并进行分类、备份;
9、 负责楼层(商场)员工工资领取、发放;
10、 负责楼层(商场)员工各类宣传人员统计、宣传费用的报销、发放;
11、 负责完成楼层(商场)班子临时交办的工作。
注：根据企业楼层(商场)人员设置，各企业可以对以上的职责进行适当调整。
(二)综合文员的岗位要求：
1、 明确岗位职责，给自己准确定位;
2、 熟练操作常用办公软件;
3、 了解企业办事程序，具备较强的协调、沟通能力;
4、 工作认真、细致、具备一定的管理能力，敢抓敢管;
5、 能够发现问题、及时解决问题;
6、 责任心强、为人正直、保密意识强。
1、公司文件的起草及信息的收集、整理。
2、公司印鉴的使用管理(做好登记管理)。
3、人员考勤。
4、车辆管理(派车、交费、年审、保养、维修、加油等)。
5、办公设备的保养、维修及耗材的采购。
6、办公用品的选购、保养及发放。
7、公司资质证件的使用管理(包括年检、专利等)。
8、营销内勤工作 一. 接听电话要做到。
1.听电话首先要对公司的各种业务情况、人员配置情况相当的了解，要对各种电话、对方提出的各种问题，能够做出圆满意的回答，做到让对方满意。
2.语言上为公司树立良好的形象。接听电话要讲，礼貌、文明的语言，无论是客户电话，还是内部电话都要同等对待。
3.转接电话准确无误，要熟记各部室号码及各部门负责人的电话号码，从而提高我们的工作效率。
4.电话记录，应该及时准确的传达信息。不能无故使用办公室电话;打电话要简洁、明了，不拖延时间。
二、业务服务
A.负责业务联系发货、配货及货物运输中的安全。 B.负责客户电话信息的解答及整理。 C.负责公司车辆调度和管理工作。
D.负责配合业务资料的整理及网络信息的传送。
E.负责周转库的货物的盘点、核对及业务每月销售的整理核对工作。 F.要做好接待客户工作，比如让座、倒水等等.
9、文档的收集、整理、分类、管理(包括图书资料的管理)。
10、企划宣传(内部资料的编辑、网站的推广)。
11、公司内勤性质事务管理(如卫生)。
12、对工作的监督、检查。
13、领导临时交办的事务。
行政文员
岗位职责：
1、负责部门一些日常行政事务，配合上级做好行政人事方面的工作;
2、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;
3、负责考勤，内部员工档案的建立与管理;
4、负责会议通知的拟写、下发工作，负责会议记录和文字材料的整理;
5、负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达;
6、组织企业文化建设工作、年会安排、文体活动;
7、负责资产配置的管理工作，包括清点、维护、登记;
8、协助对新员工进行企业制度与文化的培训工作，建立企业形象;
9、协助上级进行内务、安全管理，积极完成上级交办的临时事务。
任职要求：
1、大专以上学历;
2能熟练操作word , Excel等办公软件及办公设备;
3、有责任心，做事用心、踏实、细致;
4、有良好的沟通能力与语言表达能力，能承受一定的工作压力;
5、有行政和文员的工作经验优先考虑;
6、此岗位可招收应届毕业生。
办公室文员，是公司的基层职员，介于员工与职员之间。在不同的公司，文员所做的工作有所不同。一般从事文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及接待客人、清洁卫生、购买办公用品等办公室日常事务工作。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。主要分行政文员、文案文员、档案文员。行政文员主要负责办公室日常事务;文案文员主要负现起草文件合同等文件;档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公室文员的职责，主要包括会议、文书、印信、档案、接待、宣传、文件报纸收发，具体负责：
1、接听、转接电话;接待来访人员。
2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3、负责总经理办公室的清洁卫生。
4、做好会议纪要。
5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6、负责传真件的收发工作。
7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
8、做好公司宣传专栏的组稿。
9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
13、社会保险的投保、申领。
14、统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16、接受其他临时工作。 办公室文员的职业要求
1、首先要有一个很好文字功底，因为你要靠这个吃饭，无论是写“实心”的东西还是写“空心”的东西，另外还有能领会领导的意图(可能有的时候，他不一定能很好的表达出来他要说的意思，但是你要能设身处地的替他想到，写出来，这个比较难)。
2、工作效率要高，记忆力要超强，因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件，有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做，如果你把这件事忘得一干二净，到领导、单位需要答案、结果的时候，你会知道后果的。
3、如果是领导的跟班秘书，你还的要照顾好领导的饮食起居，替他想到、照顾到，做好这一点是很重要的，对你也有很好的帮助的。
4、文员的工作是比较繁杂的，有的小公司文员根本就是杂工，平时扫扫地，擦擦桌子，而且有人来的时候要倒倒水，最重
要的是文员要懂想与想，知道什么事情该做，什么不该做。
5、文员的计算机水平，一般只要会操作常用办公软件就可以了。
办公室文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率有一定的要求。而且不同的公司，对办公室文员的基本素质和技能会有具体的要求。一般要求应能独立操作计算机，熟练操作办公自动化软件及邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力，还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力，中英文打字速度快，能熟练操作五笔输入等汉字输入法。一些大的公司对普通话、英语阅读和写作能力也有所要求。一些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力，因此文员有可能踏入管理阶层。
对于应届毕业生尤其是女生而言，在找工作时总是会倾向于选择文员类的办公室工作。有的小伙伴可能会觉得文员的工作很容易做没什么技术含量，实则不然。想要做好文员工作其实也没那么简单。那要怎么做文员呢?文员的基本要求有哪些呢?怎样才能做好文员工作呢?本期乔布简历小编就将为大家讲一讲，文员的基本要求，对文员工作感兴趣的小伙伴们一起来看看吧~
1、良好的文字处理能力
文员的工作性质会涉及到大量文档的处理、写作等。具备良好的文字处理能力，熟悉各种公文(会议纪要、通知、报告等)写作，可以让自己的工作更加顺利，同时也是提升自己工作能力的一大法宝。
2、优秀的计算机操作能力
文员要熟悉办公室工作需要具备的专业知识和技能，并不断学习提高、充分掌握，才能适应和完成办公室工作任务。具体来说，要熟练掌握各种办公软件(Word、Excel、PPT等)的应用。
3、熟练操作办公设备
文员的工作经常需要打印一些文件，一名合格的文员要熟练操作各类办公自动化设备，例如打印机、复印机、扫描仪、传真机、刻录机等。
4、良好的沟通能力
沟通能力是每一个上班族必备的技能，对于文员尤其重要。作为基层员工，文员一定要正确领会领导的意思并将工作处理好。同时，文员接听电话的时间也比较多，良好的沟通能力是非常重要的。
求职意向是文员的小伙伴们还可以看看《文员的工作内容》以及《文员面试技巧》，希望对大家找工作有所帮助~
本文来源简历http://cv.qiaobutang.com/knowledge/articles/561e07eb0cf2b0743b519a91
在众多文员工作中，前台文员是客户进入公司的第一个接待人员，也是能让客户对公司的产生第一印象的重要人员之一。前台工作的表现直接影响着公司的形象，前台文员的工作职责是：
1、来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等公司电话接听、传真，转接、登记
2、电话铃响起三声内须接起，声音甜美、清晰、柔和。传真转交并做好信息登记，不得漏登或错登。
3、外来人员接待热情、主动，准确好访客的登记。
4、负责公司订餐、订客房，机票、火车票订购;订购信息准确不得与需求信息有出入
5、公司饮用水的订购，适时订购，不得使办公室缺水
6、各项设备齐全不得有漏项，通知到位不得有漏通知或忘通知，不得遗漏重点内容。
7、维护前台、接待区域及会议室内的整洁;监督公司办公环境卫生;对办公区域内的报刊杂志的整理。
8 、负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养;每天清洁一次，每周保养一次
9 、做好接待用品的采购、管理、领用登记;
10、负责公司文件、通知、信件、邮件、报刊杂志的分发，做好分发记录并保存;
11、配合行政人事经理完成文字工作、招聘工作
12、完成上级领导交办的其他任务服从安排，及时完成领导交办的
13、各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制;
14、负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度;
15、负责办公物品及设备的采购事宜;
16、印信的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理
17、企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅
18、做好文书资料以及内部信息的保密登记工作
19、员工考勤、出勤统计、报表、等人事管理工作;
20、负责房产证接收、发放及管理，
21、办公楼环境卫生绿化促管以及为各部门、各项目公司做好服务和工作的支持。
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