从档案价值的体现谈当前大学生档案意识的培育

大学生的档案意识是指大学生在正确的专业意识基础上有强烈的档案观, 对档案有着积极的价值取向和认同感, 从而在学习、工作、生活中形成对相关信息敏锐的观察力和正确的价值判断, 进而自觉地去收集档案信息并有序整理、利用。大学生档案是大学生学习和生活的重要原始记录, 是大学生毕业后实现就业, 并在职业生涯中接受各单位选拔、任用和考核提升的重要依据。但是随着社会经济高速发展中的整体档案意识逐渐淡薄, 大部分档案常年在人才交流市场的托管中“沉睡”, 加之各类提档难、转档难等现实情况的干扰, “弃档”“人档分离”现象愈演愈烈。唯有充分体现出档案应有的最大化价值, 才能重塑大学生的档案意识, 从而实现档案价值回归的良性循环。

一、提倡大学生亲历档案工作, 促进自我档案的形成

(一) 培养学生兼职档案员。档案的重要性光靠几场讲座、参观史料展览等走马观花的“节目”收效甚微。要想知其然并知其所以然, 唯有亲历。学生兼职档案员的建立便是基于这一考虑。可以在大二、大三、研一、研二等学有余力的学生中聘请兼职档案员, 有文科专业的院校可优先考虑档案类、历史类、图书管理类专业, 便于学以致用。工作安排要循序渐进, 在期中、期末备考时间以外组织参与档案初步整理、档案查阅、档案编研等业务工作。

(二) 尝试模拟建档。要通过“要想用好档, 必须建好档, 建档是你的义务”理念的教育, 使建档过程打破封闭。要依托院系辅导员, 在日常管理中激发学生对档案的兴趣, 拉近学生与档案之间的距离, 有计划、有目的地指导学生尝试模拟建档, 积极组织学生参与各级档案馆 (室) 的建设。

(三) 设立“档案指导开放日”。要想让大部分学生能够零距离接触档案, 可以设立“档案指导开放日”, 根据档案部门实际情况, 每月设定一天为“开放日”, 并以制度形式固定下来。开放之前, 通过微博微信等通讯方式征集各类档案方面的问题 (此类问题需细化且有可操作性) , 了解公众的需求, 并做好网上及现场答疑的准备, “开放日”当天, 专题展厅和无保密要求的档案库房向全校师生开放, 并现场提供档案知识的咨询和服务。

二、关注大学生切身利益, 提升职业功能拓展

(一) 建立档案缩微版助力就业。目前, 档案的滞后性使其不能作为用人单位录用前的参考依据。档案提供部门可以尝试与学校就业指导部门合作, 与用人单位提前签订保密协定和调用协议, 建立学生档案缩微版, 提供学生在校期间的德才表现, 供用人单位在二次审核时调出使用。档案缩微版的权威性、准确性可以让用人单位深入了解应聘者简历的真实性、全面性和客观性, 在将档案价值利用最大化的同时, 达到促进就业和真正选拔人才的目的。

(二) 提升个人档案的透明度。档案工作社会化服务已成为大势所趋, 若能实现大学生个人档案信息的透明化, 并向大学生提供个人部分档案的实时查询服务, 将有助于促进大学生档案意识质的飞越, 鞭策大学生在校期间努力学习, 积极参加社会实践活动, 竞聘校内领导职务, 完善个人档案。

(三) 在大学生个人档案中增加社会实践部分。一直以来, 用人单位重视“工作实践经验”都是应届毕业生就业上的拦路虎, 而大学生刚出“象牙塔”, 热情满满, 却缺少用人单位最看重的工作经验。建立大学生实践活动档案可以弥补旧有档案的人事、学籍单一模式, 更全面地体现大学生的综合素质培养状况。

三、深化“大档案”理念, 让档案意识深入人心

(一) 把档案馆改造成服务型“大众场所”。档案工作社会化服务已成为大势所趋, 在查阅国外档案馆成功经验的时候, 我们发现英国公共档案馆被誉为公众休闲的好去处。借鉴英国的服务理念, 档案管理部门必须要有主动意识, 以公众需求为中心, 注重声像等直观资料的搜集, 并借鉴图书馆阅览室的方式, 设置档案非涉密史料影印本开放式阅览室, 让大量沉睡的档案从“故纸堆”中走出来。要尝试建立专门档案库, 比如优秀毕业校友成功案例专题、在校大学生创业成功案例专题等, 以活生生的主题类事例为学生的成长指明方向。

(二) 充分发挥档案编研成果的作用。要巧妙利用档案史料中存在的大量“档案砖”, 比如教学成绩记载、科研学术成果索引、先进人物事迹报道、各类奖项荣誉的汇集等, 分专题有步骤地连续编纂校史年鉴类成果, 以理论指导实践, 提升大学生的荣誉感和认同感, 激发他们“今天我看荣誉校史, 明日我写校史荣誉”的豪情和斗志。

(三) 设立专门提升档案意识的职能部门。目前, 档案管理部门虽然尝试使用了现代化高效能手段, 但未能完全脱离档案实体的初级保管功能, 而且, 档案部门的员工多为技术类人才, 对于如何提升档案意识这一管理类命题缺乏经验。如能在档案部门之外设立专门提升档案意识的独立职能部门, 既是对现有档案管理运作的上层领导, 也是对在校大学生利用档案的制度性要求和实际运用的规范化指导, 能较好起到贯通上下的枢纽作用, 从而实现档案价值的最大化。

摘要：当前, 大学生档案意识普遍缺乏, 究其主要原因是整个社会对档案意识的集体淡漠, 要改善这一状态, 需要充分体现档案的最大化价值, 从而实现档案价值回归的良性循环。

关键词：档案价值,档案意识,培育

参考文献

[1] 华惠.信息社会的大学生档案意识[J].市场周刊·财经论坛, 2004 (7) .

[2] 宋琦, 杨玉娟, 刘敏.从人事档案工作谈加强大学生档案意识的培养[J].兰台世界, 2006 (9) .

[3] 师萍.从英国公共档案馆看我国的公共档案馆建设[J].山西档案, 2008 (6) .