《三国演义》是我国四大古典白话小说之一 ,其声名可以说说是家喻户晓的,而根据其中一些章节改编而成的口头故事更是是人们茶余饭后津津乐道的娱乐消遣或警示 世人的保 留节目。“刘备智赚美人归”便是这样的经典故事 。故事讲的是 ,刘备甘甘夫人死后,周瑜献美人计于孙权,企图以孙权之妹孙尚香为诱诱饵,诓骗刘备至东吴,逼其归还之前所“借”之荆州。诸葛亮识破破阴谋,决定将计就计,劝刘备放心前往招亲。临出发之时,诸葛葛亮给了随行大将赵云三个标上序号的“锦囊”。嘱咐赵云只要依依计而行,便可确保主公刘备安然无恙。第一个“锦囊”装的是“亲亲情计”,即假戏真作,主动献殷勤于吴国太,利用她爱女之亲情,赢得真女婿的资格,使东吴的招亲之事弄假成真 ;第二个“锦锦囊”装的是“混水摸鱼之计”,即当刘备为东吴“情色”之计所控控时,赵云应想法让其主公刘备假以偕夫人到江边祭祀为由骗得得放行路条,寻机逃离被困之地; 第三个“锦囊”装的是“激将之之计”,即当刘备等为东吴追兵所困时,故意道出事实真相,言说说兄长无情,视小妹之终身大事为儿戏,以此激起孙尚香的不满,使其凭着在吴国的威势斥退尚不明孙权对策的追兵,为诸葛亮亮的排兵接应并痛击追兵赢得时间和空间。赵云依计而行,果然然奏效,不仅赚得了孙权之妹孙尚香的芳心,而且还保全了荆州州之地。当然,也顺便给世人留下了“刘备智赚美人归,周瑜赔了了夫人又折兵”的千古趣谈。
每次听到这个故事,笔者都为刘皇叔捏一把冷汗,试想,假假如刘备、赵云没有“锦囊”之计,不要说赢得美人归,恐怕连性命命都难保啊,更不要说让东吴赔了夫人又折兵了。可见,有些事情情是需要严格地按照既定的程序来办的, 是来不得半点马虎的。由此,笔者想到了公文函的写作,其严格的行文疆域、周密的结结构要求以及特殊的语言规范不正是完成函写作的“锦囊”吗? 遵遵照之,则成功,违逆之,则失当。当然,刘备出使东吴的“锦囊”是是诸葛亮给的,而公文函写作的“锦囊”则是《党政机关公文处理理工作条例》和《党政机关公文格式》等法规文件所制定或人们在在长期写作应用文中所约定俗成的,也是应该依“计”而行的。那那么,公文函写作到底应该遵循哪些“锦囊””呢? 下面我们不访结结合实例来与诸君将其一一打开。
材料:XX县第七小学由于招生人数增加, 教室差额较大,不能满足教学之需。经过调查,学校行政部门发现XX师范学学院有十多间空闲教室, 第七小学校长责成办公室主任张XX与与XX师范学院后勤部门联系 ,希望能够租用XX师范学院的十间间教室从事教学活动。
写作要求:
(1)请你以XX县第七小学的名义 ,写一份致XX师范学院院的函, 发函时间 为2014年5月7日 , 发文字号 为七小学 函函[2014]12号。
(2)请你以XX师范学院的名义 ,写一份给XX县第七小学学复函,回复时间为2014年7月20日。
函是《党政机关公文处理工作条例》所规定的15种法定公文之一。它不是我们平常所说的处理日常事务活动所用的便函,也不是用信函格式发出的信函式公文,而是具有独特规矩的“这一个”,其写作要求主要表现在以下几个方面:
《党政机关公文处理工作条例》第八条 (十四 )规定 : 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。[1]即不论机关大小,级别高低,只要它们之间的关系是平级或者行政上的领导与被领导、业务上的指导与被指导关系,机关之间的协商事项、讨论工作、请示与答复相关事项等就可以且只能用函行文。写作材料中提供的“XX县第七小学”与“XX师范学院”虽然单位级别不同 ,但它们之间没有领导和被领导的上下级关系,也没有业务上的直接指导与被指导关系,它们之间商洽、询问以及请求事项等就只能以平行方向的函行文。
公文函常常按发文机关的主动与被动关系分为发函和复函。其结构“锦囊”为外在格式的规范性和内在结构的条理性。从外在文面格式来看,无论是函还是复函,它们都由标题、主送机关、正文、落款等几个要素构成。从标题的拟制来看,发函与复函都有发文机关+关于+事项+文种的完全式、关于+事项+文种的省略式以及发文机关+关于+事项+受文机关+文种的双边式等几种标题形式。如《XX省交通厅关于商请派车运送民工的函》是完全式标题,《关于用城镇建设用地覆盖三峡库区移民生态工业园的函》是省略式标题,而《XX市发展和改革委员会关于XX立交工程有关事项给XX市城乡建设委员会的复函》则是既写发文机关又写受文机关的双边式标题了。值得注意的是,双边标题形式一般只用于复函; 从主送机关的要求来看,“函可以是多向行文,同时发往多个单位;也可以是单向行文,只有一个主送单位 ;也可以在 主送一个 单位或多 个单位的 同时 ,抄送其他 单位”[2],只不过 ,“除普发性的函外 ,一般要求主送一个机关”[2]。公文函的正文部分是其内在结构部分,其依次为发函缘由、发函事项和发函结语三部分; 复函则应依次写清复函引据、复函事项(函的重点内容 )和复函结语三个部分。发函缘由部分主要写发函的原因、目的等,复函缘由部分则应按照先后顺序依次写明来函标题、发文字号、发文根据等有关内容。函的用途十分广泛,商洽问题、询问情况、商调工作、请求批准、知照情况、答复问题、邀请参与、表达慰问等都可以用函行文,但作为法定公文,其主体部分的写作要求却是十分严格的。即“内容必须单一,一份函只能写一件事项”[1]。结语部分或写希望或写请求,主要视主体部分内容而定;有时也可以没有结语。总之,无论是函还是复函,其各自的内在逻辑构成顺序都是相对固定的, 一般是不能随意变动的。函的落款主要包括发文机关署名、行文时间和用印三个要素,需要注意的是,署名机关一般要用全称或规范化简称。根据《党政机关公文工作处理条例》规定 ,落款时间要用阿拉伯数字标识年月日,而不能按以前的《行政机关公文处理办法》的规定而把行政机关公文用现代汉语小写来标识。请批性的函应该有用小括号标识的附注内容,其功用是介绍联系人、联系方式以及补充需要说明或强调的事项, 其位置是落款下一行左边空一行的地方。
作为公文,函除了要遵守公文用语的“准确、简洁、朴实、得体”等约定俗成的规矩外,还应该保有一种互相尊重、谦逊有礼貌的语体特色。只有这样,才能使函始终具有一种平等协商的文种味。其对用语的要求具体如下:(1)商洽函和请批函的标题中的介词“关于”之后要选用“商洽”、“商请”、“请求”等表用途的词语,复函的标题在文种之前要加一个“复”字;(2)函的结语部分经常使用惯用语作结:如商洽函常用“恳请协助”“盼予支持”等作结;询问函常用“可否,请速函复”等作结,请批函常用“当否,请审核”等作结;答复函常用专此函达”、“特此函告”等作结;(3)复函的引据部分常用“贵单位《XXX关于XX的函》(XX函[XXXX]X号 )收悉”的话语 ,且一般有“现函复如下”引起下文 ;(4)复函的事项部分是函的重点内容,要求在写作时具有针对性。赞成对方请求的事项,要用“同意”、“原则同意”等词语明确答复,如果不同意则应该逐条写明拒绝的理由;(5)结语部分经常常用惯用语“特此函复、专此函达、专此函告”等,当然也可以不用惯用语,而是采用直接向对方提出希望和要求的方式来结束全文。需要提醒的是,最好不用“此复”等具有居高临下的话语来作为结语,因为这有违平等关系的行文原则。
解开了公文函的写作“锦囊”,我们便可照章行事,根据文中提供的材料拟制出得体的公文来。
XX县第七小 学关于租 用XX师范学院教 室的商洽函
七小学函[2014]12号
XX师范学院 :
由于我校招生人数增加,教室严重不足,拟租用贵校目前闲置的十间教室作教学之用。盼贵校予以支持。
特此函达,请予函复
XX县第七小 学 (印章 )
2014 年 5 月 7 日
XX师范学院关 于XX县第七小 学租用教室 的复函
XX县第七小 学 :
贵校《关于租用XX师范学院教室的商洽函》(七小学函[2014]12号收悉。 现函复如 下 :
同意租借闲置教室作贵校教学之用。具体事宜,请与我校办公室XX同志联系(电话:XXXXXX)。
专此函复
XX师范学院 (印章 )
2014 年 7 月 20 日
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