实际生活中, 普通门诊病案一般由患者自行保管, 而住院病案 (包括急诊留观) 必须由医院保管, 由病案室统一管理归档的病案。在医院工作中, 对病案进行及时归档管理, 能够提高医院档案的监督管理水平。
(一) 没有健全的监督管理制度, 缺乏有效的管理。医院的领导以及科主任在病案管理的重视度上存在忽视现象, 一般多会重视临床一线工作, 对病案归档只是当做一种常态化的管理, 重视程度不够。因此, 部分医院并未建立监督管理制度, 也未形成有效的监督管理形式, 缺乏监督力量。
(二) 临床医师对病案书写不够重视, 各级领导签名不够及时。部分临床医师认为自己的职责在于临床诊疗, 对病案的书写不够重视。临床医师在日常工作中, 比较繁忙, 多不能够按时完成病案记录。部分医师会选择在月底集中书写病案, 具有比较差的法律意识, 没有认识到病案及时归档的重要意义。同时, 病案需要的签名手续比较麻烦, 需要上级医师、科主任等进行及时审修, 而一旦一个环节出现问题, 则会直接影响到病案的及时归档。部分医生在进行完大量的医疗工作后, 没有做好相关的病案录入工作, 出现病案漏打印等现象。病案室在审核病案中, 如果发现问题, 护士或医师无法进行及时修改, 或者再修改后无法取得上级医师的及时签名, 这些情况都会导致病案延迟归档。
(三) 具有不完善的医护人员配备, 工作量超过了现有人员的承担范围。部分医院的一些科室具有比较高的出院率, 多为临床科室。一些医院的医师配备上存在不足的情况, 医院的工作量比较大, 病案书写分担到每个医师身上的担子也比较重。任务的繁琐, 会造成工作的不能及时完成。同时, 各科室的病案需要护士及时审核, 之后提交给病案室, 如果护士审核工作没有及时完成, 也会导致病案的延迟归档。
(四) 患者办理出院手续, 耽误了病案整理时间。在出院的前一天, 医师需要将病案送到出院结账处, 通过审核病案, 计算应该收取的费用, 并对各项检查工作进行核实, 在审核后, 患者才能办理出院手续。患者在办完出院手续后, 结账处将病案送还科室。而这些时间的消耗, 影响了病案归档工作的顺利进行。
病案的延迟归档会对医院的其他管理工作造成严重的威胁, 进而影响到医院的社会效益以及经济效益, 因此, 必须要改进病案延迟归档现象, 不断提高医院的病案归档管理水平。在实践管理的基础上, 必须要不断改进病案档案的管理工作, 促进医院工作效率的提高。避免病案延迟归档, 具有重要的应用价值, 主要有以下可实施措施:
(一) 加大各科室的监管力度, 执行责任问责制。医院的每一个科室可以推选出一名人员作为档案管理人员, 做好帮助医师书写病案的工作, 负责整理出院病案, 并填写相关内容。档案管理人员应该及时提醒医师将第二天出院的患者的病案送到结账处, 以保证病案审核计费工作的顺利进行。患者在出院的3天内, 必须要做好病案的归档工作, 首先由医护人员整理病案, 并交给科主任以及护士长进行审签, 最后进行归档。针对一些超期归档或者尚未归档的病案, 应该根据统计结果, 严格执行相关的奖惩措施, 同时将其与医师的职称以及绩效挂钩, 进而提高病案归档的效率。可以利用信息技术, 建设有效的信息化处理系统, 监控新入院、病重等患者的病程, 发挥相应工作的提醒功能。
(二) 培养医护人员的归档意识, 做好考核工作。在医院应该做好病案归档重要性的宣传工作, 培养医护人员的法律意识, 进而促进医院病案管理工作重视程度的提高。同时, 采用多种培训方式, 对医护人员的病案归档管理技能进行提高, 培养其法律意识, 组织医护人员进行学习, 做好质量评估工作, 并根据评估结果进行相应的奖惩。
(三) 明确各科室人员的责任, 实现各项规定的落实。医院的病案归档管理工作与医疗统计工作具有相辅相成的作用, 病案内容是对现实情况的最真实的反映, 在医院实际工作中, 应该将统计工作与病案管理工作有效结合。病案室工作人员应认真检查病案质量和内容是否系统、完整, 并检查是否有问题的发生, 同时探索有效的针对性解决策略。用于科研分析的病案, 医师应该在阅览完毕后, 进行归档, 当需要借出资料时, 必须要向医政处申请, 办理借阅手续。院外和本院非医务人员, 不得查阅病案, 进修医生查阅病案, 须经科主任批准, 但不得借出病案室。
(四) 做好医护人员的配置工作, 建设一支高素质的队伍。医院应该根据现实情况, 制定合理的人才培养计划, 不断提高医疗队伍的质量, 做好资源的配置工作, 有效减轻医师的负担。同时, 医院可以依照科室的实际需要, 提出人力资源引进策略, 采用公开招聘等方式引进人才, 进而培养出一支高素质的档案归档管理人员, 减少医院档案归档延迟现象的发生。
(五) 应用信息技术, 不断提高病案归档管理工作的技术含量。运用先进的病案资料管理方法和计算机知识, 努力开展新业务、新技术, 为医院的信息工作作出更大的贡献。为加快医院信息系统建设步伐, 适应医院建设发展和管理的需求, 积极参加上级部门组织的学习, 归档管理人员应该利用业余时间自学提高编码的准确率, 做好病案信息管理工作, 提高医院的电子病案归档管理水平。
对病案进行管理是时代发展的必然要求, 必须要做好病案的归档管理工作。病案归档管理水平是医院管理水平的重要衡量标准。医院应该在对病案进行归档的基础上, 不断促进病案档案管理质量的提升, 进而提高医院的工作质量以及患者满意度。
摘要：病案归档在医院资料的档案管理中处于重要地位, 病案延迟归档会造成上报数据失真、报销延误等严重的问题, 应该进行严厉制止。本文主要通过分析病案延迟归档的原因, 提出针对性的解决策略, 以期提高医院病案归档管理的质量与水平。
关键词：病案,延迟,归档,原因
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