OA与档案管理系统集成文档（共12篇）
一、集成描述
1、集成实现功能
实现数据同步，从OA系统中将部门、用户、职位等信息同步到档案管理系统； 实现OA流程归档到档案管理系统； 实现单点登录，从OA登录到档案管理系统；
2、运行环境
档案管理系统版本（V6.0） OA系统版本（V6.0）
数据库（sql server 2000或sql server2005）
3、注意事项
OA系统版本（V6.0）需打PT040173、PT042993两个补丁
二、数据集成
1、配置管理控制台
进入OA管理控制台：http://localhost:7890/oa/admin，登录后依次点击：环境设置—集成管理—档案集成设置，如下图：
2、修改OA配置文件
一、D:KingdeeOA6.0firstframereasourcesjdbc.properties(D:Kingdeeeasserverprofilesoaea
soaconfigreasourcesjdbc.properties)1.如果是tomcat，在此文件中最后加入代码：jndi.archive_name=java:comp/env/jdbc/firstoa_main 2.如果是apusic，在此文件中最后加入代码：jndi.archive_name=jdbc/firstoa_main
二、D:KingdeeOA6.0firstframeresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml)，将此文件中的：
修改为(即将上面红色注释符号去掉)：
三、D:KingdeeOA6.0firstframeresourcescontextapplicationContext-db.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigresourcescontextapplicationContext-db.xml)
将此文件中的：
修改为(即将上面红色注释符号去掉)：
3、修改数据源
1.如果是tomcat，则修改tomcat配置文件：tomcat/conf/server.xml,在
a)如果是sqlserver数据库，则加入：
2.如果是apusic，则修改apusic配置文件Apusic-4.0.3configdatasources.xml，在
a)如果是sqlserver数据库，则加入：
url=“jdbc:jtds:sqlserver://127.0.0.1:1433;DatabaseName=edms_data” idle-timeout=“300” min-wait-time=“2” max-wait-time=“60” min-spare-connections=“10” max-spare-connections=“20” max-connections=“100” initial-connections=“10” >
jndi-name=“jdbc/firstoa_main” driver-class=“oracle.jdbc.driver.OracleDriver” url=“jdbc:oracle:thin:@127.0.0.1:1521:orcl” idle-timeout=“300” min-wait-time=“2” max-wait-time=“60” min-spare-connections=“10” max-spare-connections=“20” max-connections=“100” initial-connections=“10” >
三、单点登录
要配置从OA单点登录到单独的档案系统，还需要更新找到补丁：PT042184，根据里面的readme.txt文件更新档案系统中的文件，否则单点登录会有问题。
四、OA流程归档案
修改applicationContext-workflow-manager.xml文件，打开D:KingdeeOAfirstframeresourcescnfirstsoftmodulesworkflowapplicationContext-workflow-manager.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigreasourcescnfirstsoftmodulesworkflowapplicationContext-workflow-manager.xml)，找到
可以将上面 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchiveNew 是归到OA的档案模块 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchive 是归到独立协同档案管理系统6.0 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchive_TAITAN 是归到泰坦档案 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchive_KEYI_V40 是归到科怡档案 启动OA服务，在流程的结束节点配置归档属性 五、注意事项 1、第一次归档必须将OA中的部门与用户的历史数据同步到档案系统中。 2、当第一次部门与用户同步成功后，第二天需要停止tomcat服务，再修改文件：D:KingdeeOA6.0firstframeresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml)将此文件中的： 加上注释，即修改为： 中国燃气涡轮研究院办公自动化系统采用“一院两地”的分布式异地协同办公方式。该系统的成功实施和应用,加强了“一院两地”之间、员工与部门、部门与部门之间的协作与沟通,将散落在个人、部门的信息进行集中管理和有效利用,从而达到提高工作效率、降低劳动强度和办公事务运行成本的目的。 该系统的成功实施和应用,特别是其核心功能模块公文管理在行政办公业务流程中,发挥着巨大的作用并对其他部门的业务需求带来了良好的示范效应。为了满足院内其他部门的业务需求,在本系统中进行了功能模块的扩展应用等工作的尝试。本文就针对技术文件周转管理模块的实现过程进行了描述。 二、系统现状 目前院内95%以上的员工都使用该系统处理日常事务,日常办公通过该系统基本实现了无纸化、数字化,系统的推广应用促进了科研、生产、管理信息在院内部高效流动,从而提高了院整体的办公效率,增强了院在新形势下的竞争力。 办公自动化系统的实施应用效果,主要体现在以下几个方面: 1、利用现代信息技术,通过计算机实现了办公信息电子化,极大地提高了办公效率; 2、所有公文收发、阅批件等办公信息的报送通过系统实现,不同职能管理人员根据授权通过计算机完成其相应的分工、减轻了劳动强度、提高了管理效率; 3、节省办公开支。系统的实施实现了院内异地部分之间办公流程的无纸化,取消了许多纸型文件,大量节省了传统办公费用和人工在院区两地内递送的繁重劳动,节省了办公成本; 4、实现文档一体化。通过文档一体化接口实现了信息一次输录、多次利用,达到了信息共享,提高了信息利用率。 系统主界面如图1所示: 三、技术文档周转管理功能的实现 1、需求分析 目前,院内除了行政公文管理在OA系统中进行流转审批外,还有大量的科研项目,其相关的技术文档周转审批还是采取人工方式,即采取打印文档后交各环节进行审批流转,这种运行模式存在流转周期过长、办理效率过低、打印成本过高等缺点,也非常不适应我院目前的“一院两地”布局对科研项目的管理需求。 为满足这方面的业务需求,急需利用OA系统的技术优势在该系统中开发出技术文档周转管理功能模块,满足用户的业务需求。 2、模块功能 技术文档周转管理功能模块应符合院有关技术文档的相关标准要求,实现技术文档的自动流转,以及文档的模板文件签字自动映射等功能,同时,对已完成流程周转的技术文档应能方便地导入到现有的档案管理系统中,方便用户的在线浏览。 技术文档周转管理模块的工作流程如图2所示。 流程中各节点的操作权限及相关设置如表1所示。本模块的流转记录审批单如图3所示。 整个模块的各环节审批意见可以通过流程跟踪来查看,如图4所示。 3、模块开发 在本模块的开发实现过程中,利用办公自动化系统的流程设计器和系统开发支持平台IBM Domino Designer来完成相关帧结构集、页面、表单、视图、文件夹、共享代码、共享资源、其他等设计元素的开发和实现。 Domino Designer开发窗口如图5所示。 其中,技术文件周转管理申请表单设计如图6所示。 表单中各量属性值如表2所示。 在开发过程中,主要核心点是确保表单中各个变量域值与模板文档中的域值变量实现同步刷新和写入,特别是对模块中多个流程节点办理人员信息的重复刷新功能的实现是保证流程能否正常运行的关键条件。 为确保归档环节的合理有效实现,满足“一院两地”档案管理部门对文档归档的具体要求,在本功能模块中,特别设置了相应的群组并进行了人员指定,同时,把该环节人员的权限与档案管理系统的权限进行统一划分,以保证技术文档归档后能确保文档的正常浏览和借阅。 4、应用效果 该模块已经和整个办公自动化系统其他的模块集成后正式运行。通过该模块的使用,更加体现事务审批无纸化,动态跟踪和实时监控活动的全过程,并能迅速反馈技术文件周转申请的总体情况,简化办理流程,加快申请流转速度,从根本上提高了相关事宜的办理效率和质量,极大方便了技术文件周转申请用户。 四、结束语 作为我院信息化建设中首个成功实施的大型业务应用系统,其实施的效果和作用显而易见,本系统的成功实施积极推动了本单位的信息化建设工作,为其他信息化项目的实施积累了丰富的实际工作经验。特别是该项目的实施模式和相关经验会对后续将开展的其他信息化项目产生积极重大的影响。 随着用户对系统认识的不断深入,系统的更新和完善也带来新的课题,继续在部门业务上下功夫,逐渐规范和细化各项业务工作的流程,并将其纳入系统中实现,提高办事效率和规范程度,降低办公成本,这是今后面临更大的挑战。 参考文献 [1]陈山.中文Lotus Domino 6系统管理(上册)[M].北京:中国水利水电出版社,2003. [2]陈山.中文Lotus Domino 6系统管理(下册)[M].北京:中国水利水电出版社,2003. [3]陈山.Lotus Domino Designer 6企业级应用程序高级开发[M].北京:中国水利水电出版社,2003. 关键词：管理系统 系统设计 数据库 一、文档管理系统相关流程设计 1.系统客户端数据流程 客户端的功能有：下载资源、上传资源、删除资源、查询资源、推送、更新资源等等。 2.系统各具体事项数据流程 （1）下载资源：将需要的资料从系统传输到本地。 ①在搜索栏内查找资源，查询是否已经下载，若已下载，应更新到最新版本。②若本地没有该资源显示，则从系统下载，并显示。③成功下载后，映射于本地数据库。 （2）上传资源：将本地数据库的资料上传于服务器。 ①从服务器查找资源文件，并进行相关数据显示，从而确定该资源存在与否。②将资源通过接口录入到服务器。③相关结果进行映射。 （3）删除资源：将本地数据库中的资源删除。 ①输入资源ID，进行删除资源操作，删除本地数据库资料信息。②删除本地的映射关系。 （4）查询资源：在本地数据库进行资料搜索查询。 ①输入资源ID，在本地数据库中进行搜索查询。②将查询的结果显示出来。 二、系统功能模块设计 1.同步模块 同步模块是指客户端的本地数据库和服务器的资源相对应，主要有以下几方面。 （1）将服务器数据同步后，用户界面通过UI显示。 （2）将服务器同步的资源专门存储于客户端专用存储同步资源区。 （3）相关平台客户端应在数据结构、同步算法以及方法名、表名中保持一致。 （4）同步模块在Windows平台下兼具有上传资源的功能。 通用信息平台具有兼容性、易扩展性及可实施性，作为系统工具，包括五大（登录、文件、搜索、文件柜、用户）管理功能。 2.登录管理功能 登录管理功能是系统的基本功能，该功能的实现，为其他系统功能的实现创造了一定的条件。只有该功能进行实现，才能进行其他功能的实现。该功能主要包含登录和退出两种方式。 3.文件管理功能 用户可以对文件夹进行创建、删除、修改，对文件进行上传、编辑、移动、复制、传递、共享。 4.搜索功能 用户对自己所需的资源数据在服务器进行查找，按照文件名、文件所有者、范围、文件夹名、文件类型等进行搜索。 5.文件柜管理模块 （1）系统管理员可以对文件柜进行添加分类、移动、排序、授权。 （2）系统管理员可以对文件的查看权、上传权、下载权、创建文件夹权、修改权、删除权、管理权进行授权，还授权用户组。 6.用户管理功能 系统管理员对用户与用户组信息等进行添加、修改、删除。 三、数据库设计 建立数据库及相关应用系统称为数据库设计，在信息系统建设中占有关键地位。由于数据库系统比较复杂，因此设计起来也有一定的难度，想要直接设计出最适合的数据库也是不可能的，只能去粗取精，逐步积累，对数据库中的数据及其相互之间的关系进行规划研究。 MySQL体积小、速度快、成本低，是当前中小型网站中较为流行的一种小型关系型的数据库管理系统。很多中小型网站都会选择该数据库，本文中的系统也选择MySQL数据库。 在唯一列内数据不可以重复，PK-Primarykey是主键，其他任何列只要不是主键便都可以作为替换键。 ①全局设置是对系统的一些参数进行设置。例如站点域名、站点名称、站点状态、统计代码、SEO关键字、SEO描述、关闭原因、是否初始化、是否跨柜子复制与移动等。 ②关注表是用来记录用户及其关注的文件柜的信息。例如，关注的目标id、关注者id、关注目标的类型、关注的状态等等。 ③分类表是对文件柜分类的信息进行记录。例如：父分类ID、分类名字、分类显示名称、分类描述、分类的创建时间、分类状态以及排列的序号等。可以有上下级的关系。 ④柜子管理员表主要记载管理员的信息。例如，管理员的绑定ID、文件柜ID、用户ID、用户名字。 ⑤文件柜表记录的是基本信息。主要有：其所属分类ID、文件柜的名字、地址、排列的序号、文件柜显示的名称、文件柜的描述、创建者的ID、文件柜的创建者名字、时间以及文件柜的状态。 ⑥文件柜用户绑定表主要归纳了一些文件柜与用户的绑定信息。可以表示出属于该文件柜的用户，文件柜用户绑定表包括文件柜用户绑定ID、文件柜ID、用户ID、用户文件柜绑定状态。 ⑦文件柜类型统计的是文件柜的一些拓展信息。包括文件柜名称、资源空间大小、资源单文件大小以及其类型。 ⑧权限表包括配置用户对文件柜的权限。包括：权限作用域类型ID、权限所作用的马甲ID、权限作用域类型、权限码，以及是否将此权限继承至子文件夹、是否覆盖父文件夹继承下来的权限。 ⑨用户表主要是用来记录用户的基本信息。包括用户账号、密码、名字、所在单位、所在部门、职位、email、电话、手机号码、im、状态、用户公钥、用户私钥、用户序列码、用户公钥是否可用。 ⑩管理员表列示的为系统超级管理员。其具有最大权限。 资源共享表记载了资源与其提供者、接收方的相关关系。主要包括创建时间、共享的资源ID、提供者ID、接收者ID及资源共享接收方。 资源表记载了所有的资源信息。例如：资源项ID、文件柜ID、文件柜名字、资源创建者ID、资源创建者名字、资源的存储路径、资源名字、资源描述、资源大小、资源的Content-Type、资源创建时间、父资源ID、资源类型、资源状态、缩略图、上传比例、是否已经共享等。 马甲表主要用来登记用户的马甲。一般一个用户可以有多个其他马甲，同一个人，可以登录不同的账号进来。马甲表内容包括马甲名字、马甲头像路径、马甲签名、马甲所属的用户名、马甲使用的email、马甲状态及马甲类型。 四、系统设计 系统设计主要有实体类层、DAO层、业务逻辑处理层设计等。实体类层通过采用数据建模，对用户、管理员、权限、资源共享与资源项，文件及文件柜、马甲、柜子管理员等都建立了其相应的实体类。 DAO层主要用来将对应实体转化成持久性数据，对应的实体类都有一个各自的DAO接口与实现类。业务逻辑处理层主要是处理一些业务逻辑。对于每个实体都提供了一个相关的业务逻辑处理接口。系统定义了一个IService接口来获得所有业务逻辑处理层的接口，以使得Web层方便调用。 五、小结 本文主要对文档管理系统相关流程、系统功能模块、数据库以及系统进行了设计分析与研究，对文档管理系统的整体以及各具体部分分别进行了阐述，为该系统的实践提供了基础与借鉴。不过本文设计的系统随着时间的变化，需要不断地加入新元素，更新改进，从而保持系统的时效性。 参考文献： [1]邓元杰.文档管理系统与专门档案管理的兼容性[J].四川档案，2004（1）. [2]曲思伟，王文龙.现代企业文档管理流程重组[J].兰台内外，2005（5）. [3]闫志强，王魁生，屈展.文档管理中权限控制的设计与实现[J].福建电脑，2006（1）. 应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段，选择一套适合自己的OA系统则成了当务之急的事。OA的运行不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同。OA的作用很简单，就是用来处理日常办公事务的管理软件。但是真正把日常办公事务处理好，很简单吗？当然不是。接下来让我们了解OA不简单的一面。 1、建立信息的发布平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。可以包括企业信息的发布、行业信息的发布、部门信息发布、领导讲话发布等等。 2、实现工作流程的自动化。首先能极大的提高工作的效率：办公人员不用拿着各种文件、申请、单据什么的在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网上进行。系统将会自动流转到下一结点，每一步都要走审批流程，而且会有修改留痕，这样便于责任的追溯。流转到领导那里，领导可使用手写签名，而且将自动生成发文阅办单。系统的流程是完全按照公司的情况定制的，如果流程有变动，可在后台对流程进行定制修改，操作便捷简单。其次是节省运营成本：包括时间和纸张等。第三就是规范单位管理：把一些弹性太大的不够规范的工作流程变得井然有序。第四是提高企业竞争力，凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。这样企事业单位内部的凝聚力将大大增强。 3、实现知识管理的自动化 传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，而且文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保存，按权限进行使用和共享。 4、辅助办公 会议管理、日程安排、即时通讯等。 第一条为了加强对公司办公自动化系统（以下简称OA系统）的管理，提高工作效率，实现公文无纸化传输、信息共享和交流，降低管理成本，规范管理流程，加快办公自动化建设，结合公司实际情况，特制定本办法。 第二条推行OA系统目的在于保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。 第三条本办法适用于公司全体员工。 第二章 管理部门职责 第四条信息管理部负责系统的管理和维护,其主要职责： 1、管理办法的制定与修正。 2、用户账号的建立与关闭： （1）申请账号：普通岗位员工，需转正后由用人部门主管填写《OA申请表》申请开通账号；如遇特殊岗位员工在试用期间，需要开通账号，由用人部门主管填写紧急程度为紧急的《OA申请表》申请开通账号。 （2）关闭账号：信息管理部以签批《员工离职交接表》为准，关闭其账号。 （3）对于已关闭的账户有临时调取资料的需要，经人事行政中心副总或总经理审批，并确定关闭时间。开放最长时间为30天。 （4）为确保数据准确性，帐号与使用人采取实名唯一制，禁止修改账户使用人。 （5）移动OA权限的开通，中心副总、部门负责人及关键岗位人员，可不经申请直接开通。其它因工作需要，员工可由部门申请、经本中心领导、人事行政中心领导签批后开通。 3、核心工作流程设计与修改： （1）各中心（部门）如需添加、修改OA表单或流程，需填写《OA表单制作、修改申请单》申请制作，信息管理部接到审核后的表单后，三个工作日内制作完毕，资料不全不予制作。（表单制作资料：①表单；②设计流程；③相关文件。） （2）特殊、重要的表单流程（如借款单，付款单，材料采购计划等），关键节点处理事务缓慢，经使用部门向信息管理部反映现象，由信息管理部向上级领导汇报，由各中心领导三个工作日内召开专题会议，并给出处理结果。 4、征询各使用部门的意见和建议，协调解决各使用部门在使用过程中出现的新情况、新问题。 5、公司领导、各部门员工的培训与技术指导。 6、软件的配置升级管理。 7、数据备份管理。 第三章 系统管理 第五条OA系统网址：内网网址：http://192.168.1.5:8080；外网网址：http://221.203.79.87:8080。 第六条 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的及时性。 1、中心副总，部门主管及关键岗位的工作人员原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。 2、中心副总，部门主管及关键岗位工作人员如遇出差，应每天登陆至少两次手机端（移动OA）处理待办事项，保证流程及时流转。 3、流程的发起人为整个流程的负责人，如后续流程节点承办人没有及时办理或意见不明确，发起人应通过电话、手机短信、QQ或微信等方式及时提醒，以确保流程意见明确与快速办理。 第七条协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过八个工作小时（即一个工作日内）。如有长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。 第八条每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。 第九条OA流程关键承办人在处理OA过程中，认真对OA中涉及内容负责，需要明确处理意见。 第十条OA系统中的各分类制度、公告、发文、新闻均由有权限人员予以发布和更新；各中心（部门）如需发布相关信息，需经人事行政中心副总审核后，予以发布。 第十一条公司内部各类会议通知、工作情况通报、部门之间的信息传递，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。如需存档，由专门人员打印保存。 第十二条 OA系统实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的信息；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。 第十三条各级OA用户应认真遵守本办法的相关规定，进行规范使用和操作，违反本办法规定进行操作或使用的，将由中心领导或OA系统管理人员视情节轻重给予警告、绩效考核或罚款等处罚。 第四章 安全保密 第十四条各部门使用人员对各自的登录密码严格保管。系统使用人员的账号密码必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员账号相同。使用人员取得帐号和初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。若密码丢失，信息管理部信息系统管理员提出申请，恢复初始密码。 第十五条未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。 第十六条应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。 第五章 考核 第十七条为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，提高办事效率，对OA处理效率实施考核管理。对处理延误造成工作积压的（如：未及时签办工作流或处理周期过长的）处以：5元/条，最高100元/月的罚款进行处罚。 （注：延误是指以系统的记录时间累计超过1个工作日仍未处理待办事宜） 第十八条对长期不使用OA系统，不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，视情况处以100—200元罚款。 第十九条对不遵守本办法、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，追究相关人员和主管领导的连带责任，并抄送到人力资源部参与当月绩效考核。 第二十条OA系统管理员会对协同工作进行跟踪，并对部门、员工工作事项的处理周期及延误情况进行记录，并作为公司各类考核、评优的依据之一。 第六章 附 则 第二十一条本办法自下发之日起执行。 OA办公系统把公司的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作!办公的自动化让工作就变得轻松有趣,更符合人性,更容易发挥人的智慧和积极性。今天完整的OA系统将真正与公司的经营挂钩，从效率经济达到更好的服务于管理，从而提升公司的整体市场反应能力。 下面分别从促进团队内部竞争、领导办公与决策、公司工作流程的管理、目标管理和项目管理、公司电子协作环境、实现相关部门信息化、推进公司文化建设、加快知识型公司转型等方面阐述OA系统的作用。 一、领导办公与决策 依托OA系统顺畅流转的信息传递，公司领导层得以在第一时间批阅各式文件，调阅最新动态数据(业务报表)，监督计划执行、项目进展，并据此下达决策和指令。 二、公司工作流程的管理 公司的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的公司需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。 利用OA系统中内置的工作流引擎，可根据公司内部管理要求，定义、优化、再造出各种复杂程度不一的流程模块，除公文外，例如向采购、资金申请、网上报销等等供流转使用，降低公司员工花费在找人签批、审核等上面的时间，可以把更多的精力投入到本职工作，领导可以实时察看流转状态进行监督，很方便的发现工作停滞的环节。 三、目标管理和项目管理 目标管理是现代公司根据公司的战略规划、组织目标运用系统化的管理方式，把各项管理事物展开为：有主次的、可控的、有效和高效的管理活动，激励员工，共同参与，以实现组织和个人目标，努力工作的过程。 通过OA系统中计划管理功能模块，个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况，并被检查和考评，工作计划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。 公司常常面临部门之间的合作及公司中分布式项目团队的交流协作问题。项目团队经常要交换各自的想法并且布置下一阶段的任务。分布式的团队中的项目管理常会碰到跨部门和跨地区等种种障碍。 OA系统提供项目协作功能，可随时了解项目进展和各协作部门的进度及状况。项目协作包括： -项目相关信息：了解项目背景、大概情况利于尽快切入项目中。-项目任务及分解：了解各阶段进展情况，做好分工协作安排。-项目信息实时动态：了解项目实施动态，以便采取相应措施。 四、公司电子协作环境 沟通是公司领导与员工日常工作的重要环节，通过网络化的办公方式加强了人与人之间、部门与部门之间，员工与领导之间，提高了工作效率，保证了及时决策。 电子邮件、BBS、在线交谈、网络会议等是OA系统中常用的电子沟通手段。会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等都可以通过OA系统进行交流，不仅省却了找人、等人的时间，而且使沟通更及时、更充分。 五、促进部门的信息化 现代应用软件系统越来越走向专业化，软件厂商开发的多是信息化程度要求高的业务部门的应用软件如财务管理软件、人力资源管理软件、客户管理系统等等并形成体系和市场规模。但对公司的有些部门信息化缺乏相应的专业应用软件来解决繁琐的工作。 OA系统在信息发布、文档管理、工作流管理这三个方面有独特的优势，利用这些特性可以针对性的开发一些部门的应用软件，提高这些部门的信息化程度，例如： 合同管理，将日常合同计算机管理的应用层面由简单的合同登记、打印、存档扩展到合同审批、报表统计生成、分类专门管理、归档设置等各个方面，突出在实际运作中公司的合同管理中至关重要的方面，涵盖了在合同登记、分级审批、分类整理、报表生成、合同归档等方面的全面管理，将公司合同范围内的各类文件资源、信息资源、知识资源有效地集中管理起来。 档案管理，管理公司各职能活动中形成的归档文件，归档的文件按照国家标准GB/T11822-89、GB9705-88等档案管理标准进行类目设置和案卷目录的编排，允许用户根据具体的情况和上级要求灵活修改类目的设置，自动加顺序号、支持案卷打印，包括案卷目录、卷内目录、备考表、档案借阅管理。 六、推进公司文化建设 通过OA系统，每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局，大大增强公司的凝聚力。 另外OA系统为员工积极参与公司的管理开辟了通道，OA系统中的功能模块员工建议箱建立了员工与公司沟通的一个有效渠道，意见箱为使各员工畅所欲言特别针对敏感性问题设计了匿名功能，管理层通过员工的意见和改进建议，了解员工想法及时解决提出的问题，营造良好的氛围。调动员工关心公司、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。 七、加速知识型公司的转型 OA系统还提供了学习功能和知识共享机制。现代OA系统的核心是知识的管理，目的帮助公司发现现有和潜在的知识，并在恰当的时候将正确的知识传递出去，使公司员工在实践中学会采用最为合适的行动，避免重复错误和重复劳动。 文件管理把分散在员工手中，或散落在各处的对公司员工工作有帮助的信息资料、方法和理论知识等分类沉淀在系统中。供公司所有员工共享使用，也可设定使用权限。 培训系统，把培训员工的材料知识、规范制度以及所有有价值的文稿资料都纳入系统中，供员工以各种形式进行学习和培训。这种培训完全可以不受时间、空间的限制。 八、促进团队内部良性竞争 OA的数据透明可促进团队内部良性竞争，以OA为代表的协作型OA多维度的展现员工的工作业绩和效果，图文并茂并且数据共享透明，员工的工作量的高低一目了然，从而使得每一员工都会与其他员工竞争工作量和工作效果。 总结：OA系统属于成熟的应用软件，并且客户化灵活，OA项目和公司其他信息化项目相比投资小、实施周期短、风险低，应用效果也是多方面的，一个更显著的差别是OA项目是一个以人为本的项目，说白了它是一个以管理信息为表现形式实质是管理人力和组织协作模式的一个系统，不同于其他以资金（财务系统）或网络集成为主体的固定资产化项目,所以要想使OA系统的实施达到预定的效果，一方面要重视推广的策略与方法，另一方面软件提供的功能与公司的管理模式和方法相融合尤为重要。 九、信息集成 现代公司中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着公司一些经营管理业务数据，对公司的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把公司原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使公司员工能有效获取处理信息，提高公司整体反应速度。 十、对各级别员工的作用 对于一般的公司员工而言，就是流程清晰、权责明确的工作处理系统，它可以帮助员工从以往繁琐、劳累的传统人工业务处理模式中解放出来，从以往的纸张办公和人工传达革新为无纸化办公、自动化办公，让工作的效率大为提高，同时还可以便捷地了解工作的进程和完成情况，避免了以往办公模式下可能发生的工作遗漏情况，不仅为个人带来了有益的帮助，也为公司有效避免了损失。同时，无纸化、自动化的办公系统能够让员工感受到工作的压力减轻，效率提升，让员工可以享受到更加良好的办公手段和环境，减轻压力和负担，从而使其更加愉快、高效、准确地开展和完成各项工作。 对于公司的中层管理者而言，就是一套完备的信息管理系统，它能让中层管理者方便快捷地对于下属的各级员工的执行情况一目了然，在日常的办公中可以及时了解具体工作的进度和执行情况，同时还可以在有需要进行信息发布和沟通时在这一平台上快速实现，保证信息的精确传达。通过对办公和业务各个环节的监控与分析，管理人员可以方便地对数据和记录进行分析，进而提炼出对管理有进的信息，把握工作进度，监督执行效果，降低可能存在的问题和风险，提高管理的效率，优化管理效果。 对于公司的高层管理者而言，通过办公系统的实施，可以便捷地获取公司在管理运作过程中的各种详细记录，通过对这些记录和反馈情况的归类与分析，为进行决策和管理改进提供详尽而可靠的依据。集中了日常办公与其它事务管理的详尽信息，这些清晰而完备的信息纪录对于公司而言就是以往管理的完整轨迹，在需要对以前管理的利弊得失进行分析时，就能派上大用场，因而公司的高层管理者就可以获得第一手的决策依据。 一、OA系统与档案管理数据连接的背景 现代档案信息化管理数据以Power Builder为数据库前端开发工具, 采用C/S客户体系结构与B/S体系结构, 将档案管理工作的开展与计算机技术进行有机的结合, 可以提高档案管理工作的效率, 同时也可以降低档案管理工作的出错率, 减轻档案管理人员的工作负担。该档案信息化管理的特点在于, 用户可以根据自己的需求在不同的档案之间添加字段, 制作表格, 无论是在哪一种客户体系结构下, 拥有权限的客户都可以选择不同的字段, 也可以对录入窗口的大小进行调整, 按照需要生成扫描路径, 方便档案数据的上传和连接。档案信息化管理系统的建立, 可以利用计算机实现档案资料的编排、整理以及利用, 这也是当前档案管理工作的重要内容, 信息技术的有效利用可以减轻档案管理工作人员的负担, 同时可以提高档案管理的效率。 如今, OA系统已经成为各个企业单位广泛推行的管理系统, 在OA系统中存在着大量的电子文件, 如何将这些电子文件转入到档案管理系统中, 便是当前面临的重要问题。在OA系统中的数据是以LOTUS-DOMINO的数据格式存放, 它也是提供应答式服务, 并存有正在办理或办理完毕的各种收发文件、个人邮件和档案软件能识别的归档电子文件。但是在档案管理系统中应用的是SQL SEVER2000数据库、SQL SERV-ER2000能够保证数据库的并发性、一致性、可移植性和准确性, 并且具有定期备份、数据恢复等功能, 主要用于为C/S体系结构的客户端软件与B/S体系结构的会话提供应答式服务, 并存储各种档案的机读目录。二者在数据的格式方面存在很大差异, 所以无法实现直接的读取和转换。为了在同一个应用系统中实现数据的转换与文书的处理, 需要将文书档案和数据进行必要的处理, 保证所有档案的一致性和完整性, 通过OA系统的接口软件将系统中的文件目录分别导入到档案管理系统对应的数据库目录, 才能实现电子文档与非电子文档的对接。 二、OA系统与档案管理数据自动采集 在OA系统中保存着多种经过处理的信息资料以及相关的管理公文、记录等信息, 通常情况下这些信息只能保存在OA系统中, 因为其没有经过程序处理而无法转入到其他的档案管理系统中。对这些文件进行归档时, 需要工作人员手工进行扫描和录入, 不仅增加了人员的工作量, 而且也无法避免错误的出现。而如果能够在OA系统与档案管理系统之间建立起有效的数据连接, 便可以减轻工作人员劳动强度, 也可以随时将OA系统中保存的信息转换为档案管理系统可以分辨和存储的形式。如果OA系统中的数据保存在关系数据中, 则实现二者之间的数据自动采集就相对较为简单, 只需要将数据直接读取就可以实现转换;如果OA系统与档案管理系统之间的字段不相同, 就需要先将相应的字段对应起来。目前对于domino型的OA服务系统需要从domino内部着手, 需要将数据库的设计模板档设计的数据库 (.nsf) 从底层读取出来, 对数据库 (.nsf) 进行破解, 提取相关字段。 三、OA系统与档案管理数据的集中式流程管理 OA系统的管理流程主要包括收文、发文、批阅、签发等环节, 在档案管理系统中主要包括的环节有借阅、利用、归档等, 为了使OA系统与档案管理系统实施有效的连接, 需要利用集中式流程管理, 将OA系统与档案管理的流程统一保存在流程管理中心, 将需要审阅的截面集中管理, 可以同时在OA系统和档案管理系统实现, 可以减轻领导审批的重复性工作, 也可以避免由于系统界面不同而造成的麻烦。OA系统与档案管理系统的数据连接, 涉及到两个管理系统的双重合作, 必须要通过统一的界面管理才能实现数据的集中管理, 从使用的方便性角度方面考虑, 可以将流程截面设置在OA系统管理结构中, 可以在界面下实现对不同流程的控制。 四、OA系统与档案管理系统界面部分的数据转换 OA系统与档案管理的界面部分数据转换, 主要包括3个关键流程:第一, 文档目录信息的转换。在OA系统与档案管理的数据库系统之间, 建立起对应关系, 通过连接界面将OA系统中的目录信息转接到档案管理系统中, 在两个系统之间形成信息档案管理目录数据的有效转换。第二, 档案信息的转换。档案管理系统中的信息格式较多, 如扫描文档、office文档等, 利用文档嵌入和链接的方式, 对管理界面中的档案数据进行转换, 形成单独的电子文档, 并且可以将其直接保存在数据库中, 实现两个系统之间的信息转换。第三, 档案处理和单子签名的转换。将OA系统中领导批阅的记录和数据转换的记录全部保存, 并且可以将这些信息转化为标准的文档格式, 转入到档案管理系统的数据库中, 实现数据转换。 参考文献 [1] .邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010.01 [2] .杨华勇.张昊.浅谈OA系统的发展及应用[J].电脑知识与技术, 2010.04 [3] .于波.娄翠.黄树祺.办公自动化系统 (OA) 建设意义与现状及趋势展望[J].才智, 2009.02 [关键词]云平台；HA；OA； DRS 1、引言 相对于传统数据中心，云的特点在于高效、自动化和虚拟化以及共享的多租户环境。云建设的关键要素包括为服务提供的标准化应用平台，以及允许业务团队请求和管理其应用容量的自助式服务门户。云基础架构可为企业解决两个关键问题，一个是计算力资源的整合，一个是建立能让用户感知服务的入口，提高管理能力。 本文利用H3C云平台环境，测试oa在云环境下高可用虚拟化平台等功能。H3C CAS云计算管理平台为虚拟机中运行的应用程序提供简单易用的高可用性功能。硬件故障导致的服务器或虚拟机宕机再也不会造成灾难性的后果，H3C CAS提供的资源智能调度能力会为这些服务器或虚拟机自动选择最佳的重新运行位置。 2、Oa系统与云平台介绍 办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的[1]。 2.1 Oa系统拓扑图 图1 oa系统拓扑图 通过图1可以看出操作系统为Windows Server 2003、Windows Server 2008，数据库为SQL SERVER2005，OA软件。 当前数据库服务器上面直接上了QLogic的HBA卡，然后通过多模光纤跳线和DS3400存储进行的直连，中间未加光交。Oa通过双机热备保证oa系统运行的完整性，这是以前常常采用的方法。 双机热备特指基于高可用系统中的两台服务器的热备（或高可用），目前两机高可用使用较多，故得名双机热备，双机高可用按工作中的切换方式分为：主-备方式和双主机方式，主-备方式即指的是一台服务器处于某种业务的激活状态，另一台服务器处于该业务的备用状态。而双主机方式即指两种不同业务分别在两台服务器上互为主备状态。本文原有系统采用的是主-备方式[2]。 本系统原有采用基于共享存储方式，主要通过磁盘阵列提供切换后，对数据完整性和连续性的保障。用户数据一般会放在磁盘阵列上，当主机宕机后，备机继续从磁盘阵列上取得原有数据。这种方式因为使用一台存储设备，往往被业内人士称为磁盘单点故障。但一般来讲存储的安全性较高。所以如果忽略存储设备故障的情况下，这种方式也是业内采用最多的热备方式[3]。 2.2 虚拟云平台架构 图2 虚拟云平台架构 通过图2可以看出，存储为IBM DS 3400，CAS云计算系统通过光纤交换机将存储和业务网络进行了有效的融合。實现了OA的正常运行。2台H3C FlexServer R390，CPU均为2路Intel Xeon E5-2620 2.0GHZ，内存均为16GB，数据库版本为SQL SERVER 2005.CAS通过调用数据库实现oa的各项测试功能。通过光纤交换机模拟双机热备的功能。 2.3 H3C CAS CVM 虚拟化管理系统 H3C CAS云计算管理平台由三个组件构成： CIC：Cloud Intelligence Center，云业务管理中心，这位于CAS云计算系统最顶层。 由一系列云基础业务模块组成，通过将基础架构资源（包括计算、存储和网络）及其相关策略整合成虚拟数据中心资源池，并允许用户按需消费这些资源。 CVM：Cloud Virtualization Manager，虚拟化管理系统，这位于CAS云计算系统中间层。 主要实现对数据中心内的计算、网络和存储等硬件资源的软件虚拟化管理，对上层应用提供自动化服务。其业务范围包括：虚拟计算、虚拟网络、虚拟存储、高可用性（HA）、动态资源调度（DRS）、虚拟机容灾与备份、虚拟机模板管理、集群文件系统、虚拟交换机策略等[4]。 CVK：Cloud Virtualization Kernel，虚拟化内核平台，位于CAS云计算系统底层。 提供稳定、高性能的虚拟化层，该虚拟化层可对硬件资源进行抽象，并允许多个虚拟机共享这些资源。针对上层客户操作系统对底层硬件资源的访问。 该管理系统具有2大特点：（1）直观的配置与管理；（2）智能的资源配置优化。 3、测试结果及总结 3.1测试结果 测试内容：实现OA数据库服务器的虚拟化；实现虚拟化环境下的双机热备（HA），实现虚拟机迁移、动态的资源调度。 集群高可用性（HA）测试： （1）图3 设置高可靠HA 图3 设置高可用性 （2）图4，CVK-02服务器宕机，虚拟机自动在CVK-01服务器上启动 图4 宕机后状况图 可以实现HA功能，当群集里一台CVK断电后，CVK里的虚拟机会自动在其他服务器上重启，时间受系统启动速度限制。如果虚拟机的应用程序是服务，如SQL Server，那么服务可以设置为自动启动。通过上图可以看出当cvk-01在宕机重启后，oa-test迁移到cvk-02虚拟机上面。 DRS动态资源调度： （1）如图5所示，设置DRS阈值 图5 DRS设置图 （2）如图6所示，自动DRS：DB-01从CVK-01迁移到了CVK-02 图6 自动DRS 3.2总结 通过以上测试结果，在云平台下，具有以下特点：资源整合，成本降低；负载调配，利用率高；简化管理，灵活高效；灵活架构，便于扩展；节能减排，绿色环保；在功能上，当数据量大的时候，确保数据在业务内及业务间的充分流动，目的在与有效地发挥数据的作用。 参考文献 [1]http：//baike.baidu.com/item/办公自动/1428？from_id=25368&type=syn&fromtitle=OA&fr=aladdin [2]曹杰.数字多媒体信息发布系统及其监控管理[D].东华大学，2011 [3]http：//baike.baidu.com/view/132705.htm？fr=aladdin [4]王巍.云计算之虚拟化平台技术认知研究[J].通信管理与技术，2014 作者简介 娄艳艳（1976-）女，湖北武汉市人，本科，湖北省交通运输厅通信信息中心 王晓荣，女，本科，湖北省交通运输厅通信信息中心 邓 炜（1986-），男，湖北黄冈人，湖北省交通运输厅通信信息中心 1.目的 为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。 2.适用范围 2.1 本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。 2.2 OA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。 3.相关部门职责 3.1 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。 3.2集团人力资源部负责配团办公室信息技术处进行OA用户的注册和注销。 3.3 集团办公室信息技术处负责OA系统操作技术的培训，OA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。 3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。 4.文件发送与接收 4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（OA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。 4.2 集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用OA发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。 4.3 电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。 4.4 所有OA用户每天上、下午上班后都必须及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的.公文代办人代办。 4.5 电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。 4.6 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统文件的管理。 5. 用户注册和注销 5.1总部新进符合使用OA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和OA用户注册。总部OA用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及OA注销手续后，方可办理离职手续。 5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用OA系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）OA用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理OA注销手续后，方可办理离职手续。 5.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的OA用户，要合理安排电脑共用。 6.系统安全与维护 6.1 集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。 6.2 集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。 6.3 密级的文件不入OA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。 6.4所有OA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。 7. 文件共享与归档 7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在OA系统上发布，供用户学习、使用。 7.2 集团办公室对OA系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。 8. 附则 8.1 本规定自1月1日起试行，原有关规定同时废止。 8.2 在试运行期间，公司除利用OA系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。 8.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和意见、建议，请及时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。 病毒防控管理制度 为保证“大组工网”和OA系统及其终端设备的正常运行及数据的安全可靠，特制定如下病毒防控管理制度： 1、大组工网和OA系统管理员员要定期进行病毒预警，负责“大组工网”和OA系统的病毒防控工作。 2、由“大组工网”和OA系统管理员负责进行日常病毒检测及相关情况的监测。 3、对新接入“大组工网”和ＯＡ系统的计算机及相关设备，应对相关存储硬件（硬盘及移动存储设备）进行全面格式化，方可接入并安装运行其他程序。 4、对新建并接入“大组工网“和OA系统的网络，在设计中应注意安全技术措施，采用较成熟的安全技术和防治病毒的技术 5、在系统内部相互传递媒体介质时，及时进行病毒检测；数据传输（上传、汇总、上报）时，应先检测数据安全性后再进行传递。 6、未经病毒检测的设备不应接入组织部“大组工网”和OA系统。 7、发现病毒应立即采取相应防病毒措施，发生严重病毒感染应立即报告并终止相关设备的操作使用。 8、终端用户统一使用中组部指定的防病毒软件，不得私自安装和使用其他防病毒软件。 9、所有终端用户应每天（除节假日）对防病毒软件进行升级更新，不得私自卸载、删除防病毒软件及其相关程序组件。 中共库车县委组织部 二0一一年三月 产品。相关产品的技术指标不得低于中组部[2010]19号文件要求。 库车县委组织部“大组工网”和ＯＡ系统 终端计算机管理制度 为加强“大组工网”和ＯＡ系统终端计算机的管理，确保网络运行安全、顺畅，制定如下管理制度。 1、“大组工网”和ＯＡ系统终端计算机为专用设备，不得挪作他用，严禁接入互联网等其他公众网络和自建局域网。 2、“大组工网”和ＯＡ系统终端计算机必须专人专用。 3、“大组工网”和ＯＡ系统终端计算机严禁交叉使用U盘、移动硬盘，与其它计算机进行信息交换时只能使用光盘刻录。 4、终端计算机不得安装、存放与工作无关的程序、文件、游戏，已安装或存放的必须立即卸载或删除。 5、在显示器上（或下）边框正中、主机箱正面（或上面）和开箱处应分别粘贴安全警示标识。 6、不得利用任何技术手段，私自更改终端计算机IP地址、操作权限、计算机名等配置信息。不得私自删除、卸载终端管控程序及其组件。不得将个人负责的终端用户口令、密码透露给其他无关人员。 7、严禁将未安装杀毒软件的计算机接入“大组工网”网络。 8、计算机终端设备因老旧、损毁或其它原因不再接入“大组工网”，均视为涉密载体，应按相关保密规定进行维修、报废和销毁。 中共库车县委组织部 二0一一年三月 库车县委组织部“大组工网”和“OA系统” 机房管理制度 为加强管理，确保计算机及其网络系统的正常运行，特制定机房管理制度。 1、库车县委组织部计算机网络机房指县委办公楼三楼314室。 2、机房为重点防火防盗单位，应按国家有关规定，定期更新、维护相应的消防、防盗设施，检修、更新各种用电线路和设备。 3、外来人员未经许可，不得进入机房，非机房工作人员未经允许不准上机操作和拨动各种设备开关和按钮。 4、定期检查机房卫生管理情况，以保证机房内的机器、设备、器具等整齐清洁。 5、对机房实施24小时的环境及安全监控。定期检查、备份机房消防、门禁、监控信息，遇到特殊情况应立即报告，紧急情况下机房管理人员可边处理边报告。 6、机房在设备调试、大项检查等特殊情况下须安排管理人员进行值守。值守人员应定时轮换，尽量避免由于电磁辐射和噪音等不利因素损害身体健康。 7、机房内严禁吸烟，不准乱扔杂物。严禁带入和存放各种易燃、易爆、有腐蚀性、强磁性的物品。 8、机房内应保持肃静，不准高声喧哗。 9、机房内的一切物品，未经机房管理人员的同意，不得随意挪动、拆卸和带出机房。 10、机房内设备发生重大故障、失窃、火灾等事故并得到正确处置后，管理人员应对当时的事故信息及处置经过详细记录并备案。 中共库车县委组织部 二0一一年三月 库车县委组织部“大组工网”和OA系统 管理员工作职责 1、管理员具体负责库车县委组织部“大组工网”和OA系统的正常运行和安全管理。 2、管理库车县委组织部“大组工网”和OA系统的IP地址，合理分配、调整IP地址资源。 3、建立完备的网络设备档案，做好网络设备维修工作，及时提出更新、升级计划。 4、定期检查、监控网络设备及软件的运行、使用情况，正确处置网络运行、使用中存在的问题或提出解决方案。 5、及时对网络数据进行存档和备份，6、熟练掌握网络设备的操作方法，熟知有关参数和技术标准。 7、熟悉网络软件的操作流程，定期应用相关的升级、补丁程序.8、加强用户口令密码、使用权限的管理。 9、定期监控路由器、交换机和服务器等网络关键设备，确保整网运行安全稳定。 10、建立安全登记制度。及时登记备案“大组工网”和OA系统运行的安全状况和安全事件。 11、监控“大组工网”和OA系统的运行情况，遇到重大黑客和病毒感染事件，应果断采取措施，并向主管领导和有关部门汇报。 12、经常保持对最新网络安全技术的了解掌握，实时了解网络技术发展的新动向，做到确保安全、预防为主。 13、每天上午１0:00-10:30、13:00-13:30，下午16:00-16:30、19:00-19:30集中查收下载“大组工网”和OA系统文件、信息和数据，并按上级和本部门工作要求及时下载和上报文件、信息和数据。定期编制《大组工网信息选编》，供领导和部内干部交流学习。 摘 要：用于沟通和记录的文档对于企业是非常重要的，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：文档数量多管理困难、分布零散查找缓慢、文档安全无法保障、文档无法有效协作共享。如何有效的管理和高效的利用已有的文档已经成为一个亟待解决的问题。文章动手打造一套企业内部的文档全文检索系统，来解决以上问题。 关键词：企业内部；全文检索 中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）15-0078-02 通用企业文档管理检索系统其核心是对文档的管理和检索，将零散大量的文档像构建图书馆一样分门别类的整合到管理系统中，通过对文档建立的索引来快速高效的查找文档。以此打破传统文档在协作与分享时存在的壁垒，让文档间的沟通和记录更加自由、实时、安全和高效。 1 系统功能描述 文档的有效管理是实现文档高效检索的前提，一个功能完善的文档管理系统在企业内部就相当于一个小型的文档云服务。 文档管理系统的基本功能的就是文档的存储、下载和预览，企业内部通过文档管理系统的唯一入口将零散的文档传递到文档存储服务器来存储，在用户需要时为用户提供文档预览和副本的下载功能。 出于安全考虑，在文档上传到文档存储服务器时，系统会对每个文档做MD5的校验并为用户提供原始校验值以便用户在下载文档后确定文档的完整性。同时MD5信息也会用于文档管理系统判定用户上传的文档在管理系统中是否重复，防止大量存储重复的文档。 在多部门多层级的企业内部，文档权限管理功能确保用户在使用文档管理系统时只能检索、预览和下载与当前用户所具有权限匹配的文档，这样能够有效保证文档内容的安全，防止机密信息的泄露。不同角色和用户也成为了文档的一个重要属性，在检索过程中能够根据不同角色或用户来筛选文档。 文档在不断的使用过程中会持续的进行迭代，传统的文档版本管理仅仅局限于在文档内容中添加文档版本管理表来进行管理，但文档前后做出的修改难以详实记录。在通用企业文档管理检索系统中通过对文档的版本管理让文档的迭代操作更具有实用性。 那么如何进行文档的检索呢？文档属于非结构化数据（全文数据），不能像结构化数据那样简单的存储在数据库中进行查询，一般的检索系统只是根据文档的标题和一些属性来搜索与结果相关的文档，而真正高效的检索文档就要求不能只根据文档标题进行检索，而是需要得到文档的内部信息通过全文检索（Full-text Search）技术来检索文档。 全文检索是指计算机索引程序通过扫描文章中的每一个词，对每一个词建立一个索引，指明该词在文档中出现的次数和位置，当用户检索时，检索程序就根据事先建立的索引进行查找，并将查找的结果反馈给用户的检索方式。这个过程类似于通过字典中的检索字表查字的过程。 通俗的考虑，通过字典的偏旁部首表查找一个生字总会比盲目的翻看整本字典要快。 为了更快的实现文档检索系统我们选用成熟的开源全文检索引擎——Lucene全文检索引擎。Lucene是Apache软件基金会的一个子项目，是一个开放源代码的全文检索引擎工具包，它是一个全文检索引擎的架构，提供了完整的查询引擎和索引引擎，部分文本分析引擎。 也就是说，Lucene只是一个发动机，而要让文档检索系统“跑起来”还需要我们为其打造其他部件。 在建立索引的过程中首先要将源文档转换为文本信息，然后对文本信息进行具有语义化的分词后提供给Lucene存储为能够进行文本查找的全文检索库。 这样我们再通过Lucene进行检索时，Lucene就能根据词出现的频率以及相关度来提供给我们与结果最匹配的文档信息。这里就不在详细描述Lucene检索信息的原理。 2 系统架构设计 文档管理检索系统的功能设计的体现，如图1所示。图中包含了一些提高用户体验的模块，比如文档评分、评论模块用来收集用户对文档的满意度，文档操作日志模块用于记录文档发生任何变化的相关信息。 这个产品架构功能简洁，业务划分明确，方便后续的产品迭代。 在系统的架构设计方面，为达到用户灵活多变的检索需求，系统要充分考虑数据的合理组织，各类数据方便、有效的输入，相关信息的链接和处理，检索功能的设计，以及信息的提供类型和方式。 我们根据系统要实现的功能和最终目标，设计出全文检索系统结构，整个系统分为五部分：检索/管理系统、业务接口、索引服务、文档服务和文档预览服务。 在系统设计上为了提高系统的可重用性和降低系统耦合度，系统整体采用面向服务的体系结构，完全独立的开发部署文档服务接口、索引接口并遵循Restful设计原则以便兼容其他系统。如图2所示。 3 系统展示 前期功能很简单，但随着需求的增加我们可以将文档服务打造成一个独立的“文档云服务”—能够对接企业其他系统并提供相应的文档管理服务。 文档检索方面我们需要在系统的使用中不断优化Lucene全文检索引擎的分词与检索功能，增加文档的相关属性以便缩小检索范围检索结果更精确。如图3所示。 4 结 语 本文研究的重点是如何有效的管理和高效的利用已有的文档，通过构建通用企业文档管理检索系统使企业内部成员可以轻松地打破文档交流的壁垒。在全文检索技术的帮助下更加精准的锁定所需的文档让企业内部的文档在分享中更具有价值。 参考文献： [1] 张俭恭，陈定权.汉字全文检索系统的关键技术与实现[J].现代图书情 报技术，2001，（2）. [2] 严威，赵政.开发中文搜索引擎汉语处理的关键技术[J].计算机工程， 关键词：办公自动化,分布式系统,反弹连接,多线程技术 0 引 言 随着互联网的飞速发展,越来越多的企事业机构通过网络开展科研协作以及各种网络业务,实现办公室的无纸化,企事业单位各项工作越来越离不开网络。 目前,传统的纸质文档管理已经不能满足异地的协同设计和远程信息的实际需求。随着信息社会和知识社会等理念对现代管理的冲击,电子文档管理在信息时代扮演着越来越重要的角色。办公自动化是企事业单位在信息化建设中的典型需求,目的是为了规范企事业单位的日常工作流程和员工的日常行为。文档管理是其中一项很重要的工作,它以知识管理为核心,以沟通、协调、控制为宗旨,将现代化办公管理思想和计算机、网络、通讯等信息工具高度集成。它的实施能够提高工作效率,加强工作的沟通与协作,实现文档的高效管理。文档管理是企事业单位办公自动化的核心内容,也是目前大力倡导的电子政务建设的重要内容[1]。文档管理作为企事业单位运转的核心功能模块,是确保企事业单位各项工作顺利完成的基础。通过对文档的处理和利用获取所需内容是文档管理的出发点和最终目的。文档管理要能够很好地组织文档的产生、管理文档的存取访问、控制文档的分发、实施文档的快速检索,提高对文档的处理和利用能力,最终使文档的价值得到最大程度的发挥。办公自动化产生大量的电子文档,如何方便地实现这些文档的查找、管理、存取、共享、备份,如何把有价值的文件集中管理起来,如何有效控制文档的访问权限,如何管理文件的关联性和版本等已经成为企事业单位不得不考虑的问题。本文基于分布式系统架构,实现了一个集管理、共享、备份为一体的文档管理系统,提高了办公自动化过程中的工作效率。 1 文档管理系统的发展概况 分布式文档管理系统在国内还是处于刚起步阶段,目前市场上有许多文档管理系统,如SUN公司的网络信息系统(SIN),国内比较著名的是文档管理系统软件有easyDoc企业文档管理系统和领航文档管理系统等。 文档管理是与系统管理方式紧密相关的,管理方式的演变经历了三个阶段[2],如表1所示。 随着计算机的普及、网络的延伸,现代政府机构和企业的文档信息资源越来越表现出一种异构、分布、松散耦合的特点。政府机构和企事业物理位置的分散性、决策制定的分散性、对日常业务活动详尽信息的需求以及B/S体系结构、分布式处理技术的日益成熟,都已表明集中式信息处理的时代已经过去,实现大规模的异构分布式执行环境[3],使得相互关联的业务能够高效运转并接受密切监控已成为一种趋势。 2 分布式文档管理系统设计与实现 2.1 设计目标 随着全国信息化工作的推进,办公自动化成为一个重要内容。无纸化的办公使得本地主机产生大量的电子文档,这些文档还常常遇到存取、共享、备份等需求。信息时代,最重要的元素是数据,因此如何保障系统数据的安全,也是一个大问题。本系统旨在实现一个保障办公数据安全而又方便办公数据远程存取、备份、共享的系统。 本系统采用分布式架构,通过两个瘦服务器端的正确配置,局域网内各个位置客户机使用反弹连接技术,主动连接瘦服务器端,瘦服务器端便记录下当前上线的客户端地址。所谓反弹连接技术是指木马程序的服务端程序运行后,主动连接一个网络域名或IP地址,而本地用户通过客户端程序及时将本机IP地址及打开的端口更新到网络域名,这样服务端程序就可以成功连接到客户端,从而完成连接。通过反弹连接技术可以在互联网上轻松访问到局域网里通过 NAT (透明代理)代理上网的电脑,并且可以穿过防火墙。 当客户机通过反向连接瘦服务器端时,就会获取其他上线客户端的地址,进而直接与其他客户端进行通信。进一步可以对登录其他客户机的文档管理系统,对异地数据进行存取、共享、备份等操作。图1给出了系统的示意图。 2.2 瘦服务器端的设计 为了冗余备份需要,本系统采用两个瘦服务器端的设计方案,万一其中一个宕机,另外一个仍可继续工作。同时瘦服务器端会发送邮件告警给系统管理员,保证整个分布式文档管理系统的正常运行。 本系统的瘦服务器端主要包括四个模块:身份认证模块、与客户机通信模块、本地文档管理模块和告警模块。身份认证模块主要是对登录管理端的客户端进行身份认证,该模块根据随机密码生成类周期性随机生成密码,并将<用户名、密码>对存放在指定的邮件服务器中。各客户端通过反向连接技术主动登录网络邮件服务器,读取邮件内容,获取本身登录所需的用户名和密码,进行登录。登录瘦服务器端通过认证后,瘦服务器端就将已成功登录的用户信息写入一个在线用户表,主要字段如表2所示。与客户机通信模块主要完成与客户机的通信,与客户端建立连接后,可以通过建立Oracle、SQL SERVER数据库连接,从而读取其他客户端数据库内容,实现文档的远程存取、共享、备份。与客户机通信模块另外一个功能就是两个瘦服务器端的通信,保证数据的实时同步,尤其是在线用户表的同步。本地文档管理模块与客户端的本地文档管理模块相同,在此不再赘述。告警模块主要是当两瘦服务器端相互发现之一宕机时,就会给管理员发邮件,提示另外一台瘦服务器端无响应。 2.3 客户端的设计 本系统客户端的设计包括本地文档管理模块、与瘦服务器端通信模块、操作日志模块、报警模块等几个模块。其中本地文档管理模块采用Oracle或SQL SERVER数据库存放本地文档。方法是将办公自动化过程中产生的大量文档分门别类,按照文档类型分别存放在本地数据库中。本文档表结构如表3所示,文档分类表如表4所示。与瘦服务器端模块通过反弹连接技术主动连接瘦服务器端,获取其他上线客户端IP。操作日志模块主要记录时间段内与其他客户端进行通信情况、文档远程操作、存取、共享等情况。报警模块包括两个方面,一方面是通过SMTP协议发送报警邮件到指定邮箱,另一方面连接瘦服务器端通知某个客户端不能登录的情况。 本系统采用VC++ 6.0开发,利用socket编程实现[4]。数据库使用Oracle 9I和SQL SERVER2000,本系统客户端采用的主要技术是: 1) 各个客户端之间利用多线程技术和ADO数据库访问技术进行文档的远程存取、共享、同步备份。 因为本文档管理系统的分布式架构,想要实现各个客户端之间文档的远程存取、共享、同步备份的话,必然会增加大量的连接[1]。因此,本系统采用多线程技术,每个线程建立两个数据库的连接,一个连接负责连接其他客户端的远程数据库,读取其共享文档,另一个连接负责连接本地数据库,将远程文档写入到本地数据库,从而实现各客户端文档的同步。 本系统对远程和本地数据库的操作,均采用ADO技术。ADO是基于OLEDB数据库访问接口,它继承该技术的优点,并且对其接口作了封装,定义了ADO对象,具有强大的数据处理功能和简单易用的编程接口,在系统开发中有很多优势。ADO通过OLEDB驱动程序连接后台数据库,建立和管理数据库的连接,方便实现应用程序所需功能。ADO可支持Oracle,Sybase,SQLServer,FoxPro,Access等几乎所有主流数据库。它几乎支持目前所有的开发环境,并且访问速度快。 2) 采用反弹连接技术,主动连接服务器端,提交登录所需用户名和密码。 本系统客户端参考木马程序反馈信息中的“反弹连接”技术,把它应用到本文档管理系统中。本系统客户端一经上线,马上主动到指定邮箱读取邮件,从邮件内容获得本系统瘦服务器端IP地址,与瘦服务器端建立连接后,登录获取登录其他客户端所使用的用户名和密码。同时利用随机生成密码类,周期性生成随机密码,然后将本时间段内(本文档管理系统设置时间段为一小时)其他客户端登录本客户端的用户名及密码写入瘦服务器端数据库的在线用户表中。利用主动连接,从而方便了瘦服务器端的管理。 3) 各客户端每隔一段时间会根据在线用户表连接其他客户端,发现其不在线或无法正常连接后报警,一方面向通过SMTP协议向指定邮箱发送告警邮件通知系统管理员,另一方面把故障信息写入瘦服务器端数据库的告警表。 2.4 分布式文档管理系统的工作流程 本系统参考木马程序通信中的主动连接技术,安装了本系统客户端的主机一经上线后,马上按照服务器端的配置,去邮件服务器读取指定邮件,获取管理端的IP地址列表,登录用户名和密码,然后主动连接本系统瘦服务器端。连接成功后,两个瘦服务器端与部署在各个位置的多个客户端就可以彼此实现对整个分布式文档管理系统的文档的远程存取、共享、备份,从而实现了网络各个位置文档的同步。整个过程如图2所示。 3 实验结果 本系统在某大学校园网环境中进行测试,效果良好。由于本系统采用分布式结构,解决了单一的集中式文档管理系统存在的因单点失效而导致重要文档或数据丢失的问题。采用多线程技术,将客户端之间的文档的远程存取、共享、同步分离开来,也大大提高了系统的可操作性。通过整个分布式文档系统的正常运行,实现了网络上各个位置文档系统的数据同步,从而解决了因单点失效所导致的重要数据的丢失问题,实现了数据共享的同时,也实现了数据的备份。将木马程序的“反弹连接”技术应用在本文档管理系统中,客户端通过读取邮件的内容后主动连接服务器端,来实现两个瘦服务器端和客户端进行通信,方便了瘦服务器端对各个客户端的管理。报警采用发送故障报警邮件和写入瘦服务器端数据库表等方式,增加了报警手段的多样性。 本系统的测试过程中,在局域网络多台主机上安装本系统的客户端,进行了文档的远程存取、同步备份和共享实现。系统通过瘦服务器端与网络各个位置的Agent客户机进行通信,方便了文档管理,实现了数据共享、备份、远程存取,同时使用多种实时报警的手段,保障了文档数据的安全。实验结果如图3所示。 4 结束语 本文档管理系统通过两个瘦服务器端与网络各个位置的Agent客户端进行通信,实现了其相互之间文档的远程存取、备份与管理,方便了文档管理,加强了办公自动化中的文档数据的安全。 系统的两个瘦服务器端虽然彼此支撑、相互响应,但也会存在单点失效问题:如果同时出现故障,那么整个系统将会因为各客户端无法获取其他客户端的地址而无法正常运行。如何保证两个瘦服务器端的安全是今后研究的内容。 参考文献 [1]刘丽,吴秋云,李军.基于Web的分布式文档管理系统的设计与实现[J].计算机工程与科学,2007,29(1):14-16. [2]曹广通,麦中凡.基于WWW的文档管理[J].北京航空航天大学学报,1997,11,23(1):118-121. [3]赵文耘,勉玉静.基于Internet的分布式文档管理技术[J].计算机应用与软件,2004,11,21(6):21-22. 【OA与档案管理系统集成文档】推荐阅读： oa系统权限管理02-27 oa日程管理系统12-22 oa办公系统管理制度10-19 OA办公系统使用管理制度11-24 文档和档案管理制度02-09 OA协同办公系统使用教程(项目管理)03-19 库存管理系统说明文档05-26 合同管理系统需求文档07-26 六大系统文档资料管理规定03-02 个人电子文档资料管理系统设计09-29OA与档案管理系统集成文档 篇2
企业文档管理系统设计与功能实现 篇3
OA协同办公管理系统 篇4
OA系统管理办法修订版 篇5
OA办公系统对公司管理的作用 篇6
OA与档案管理系统集成文档 篇7
基于云平台oa系统研究与实现 篇8
办公自动化系统OA运行管理规定 篇9
OA与档案管理系统集成文档 篇10
通用企业文档管理检索系统研究 篇11
分布式文档管理系统的设计与实现 篇12
