公司办公管理制度（共11篇）
第一条：为规范公司办公设备、办公用品的采购、领用，在满足员工办公需要的前提下，达到勤俭节约的目的，特制定本制度。
第二条：办公设备、办公用品由综合办公室统一采购、保管、发放，并由库管员办理有关事宜，任何部门不能独自购买各种办公用品。
第三条：办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品：文件夹、文件袋、拉杆夹、圆珠笔、水性笔、橡皮、铅笔、胶水、订书钉、水性笔芯、软皮本、档案袋；
2、管理消耗品：胶棒、白板笔、复写纸、荧光笔、电池、胶条、软盘、告示贴、曲别针、打印纸、传真纸；
3、公司管理品（办公设备）：订书机、计算器、移动硬盘、U盘、打印机、打孔机、传真机、复印机、台式电脑、笔记本电脑。
第四条：消耗品按各部门发放。由各部门到管理员处统一领取各部门本月内所需的消耗品，并由各部门秘书登记发放。
第五条：管理消耗品由管理员保管、发放。
第六条：在部门不能领到的消耗品，经部门同意，员工可直接到管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第七条：管理消耗品应限定项目经理以上人员使用，由本人直接向管理员处领取，并详细填写《公司办公用品领取记录》。
第八条：为控制管理消耗品使用，自第三次领取时，必须向管理员说明领取原因，由管理员按实际情况进行发放，如为物品损坏，必须以旧换
新。
第九条：特殊情况下如会议、培训、员工出差等，领取人可直接到管理员处统一领取各种必需的办公用品。
第十条：消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一次），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。各部门人员每人每月不得重复领用同一种办公用品。
第十一条：管理性用品应由部门经理以上人员领取、管理、使用，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。如岗位调整、人员变动或离职时，须向管理员进行移交。
第十二条：以部门为单位管理使用量，以过去半年内平均月用量金额为管理目标，由部门经理和管理员共同把关。
第十三条：管理员每月需统计办公用品使用量，认真填写《公司公司办公用品一览表》，并上交综合办公室主任审核。并将各部门办公用品使用情况按季度分摊到各部门。
第十四条：严禁任何员工将公司办公用品取回家私用，一经发现，视情节轻重给予相应的处罚。
第十五条：此制度未包含的其它情况，由管理员根据实际情况酌情处理。
第十六条：本制度由公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。
为了有效的解决网络协同办办公公管管理理平台适应各种变化的难题,平台运运用用了了基基于网络模式的“柔性”软件架构。
基于网络模式的“柔性”软件件架架构构的的核心思想是:基于SOA(Service OOrriieenntteeddArchitecture),将业务流程层抽象出出来来,,结结合服务的理念,利用工作流组合“服服务务””来来实现软件框架的“柔性”,基于此框框架架开开发发的软件对变化具有更好的自适应性性。。
该框架在陕西煤炭建设公司司网网络络协协同办公管理平台上的具体应用:网网络络协协同同办公管理平台的大部分都可以归归结结为为制制定—上报—审核—修改——归档档——查查看看五个流程,我们可以利用前面介绍绍的的柔柔性性框架业务流程层灵活地组合便可可以以得得到到我们需要的若干业务流程。比如采采区区方方案案设计管理、采煤工程质量管理、采采煤煤工工作作面停采通知管理等等业务流程与与采采煤煤工工程规章制度管理流程有相似,又在细节上有一些不同。如图1所示,针对某个业务流程组合与它相关的功能性服务。对于有变化的服务,业务流程层的自身柔性即能从某种程度上使系统适应变化,而不用对代码进行改动。这样的软件框架对复用和维护都可以提供有效的支持。
软件的“柔性”软件框架是解决软件框架应对多样的变化特别是网络环境中的变化的主要手段,本项目开发过程中使用基于SOA和工作流理论给出的“柔性”软件框架较好的解决了变化问题,包括功能变化,数据变化,甚至于新的需求引起的流程变化等,使得开发人员能够及时快速地应付变化,以不变应万变,极大的提高了生产效率。软件框架的“柔性”问题是软件框架应对多样的变化特别是网络环境的变化中遇到的主要问题。本项目开发过程中使用基于SOA和工作流理论给出的框架较好的解决了这一问题,并且达到了预期的效果。
2 基于扩展点的软件变化模型
网络协同办公管理平台的开发过程中不仅仅要求完善的功能和性能,而且对开发软件使用的技术要求也越来越高,为了开发出使用方便,便于维护的软件系统,软件开发人员都希望把初始系统设计得尽可能的完美、灵活、具有良好的可扩展性。但再完美的设计也不可能完全适应未来的需求变化,随着需求、业务、法规等因素的变化,软件也需要在原有的系统上进行修改和扩展。
基于扩展点的软件框架很好的解决了以上问题。该项目的开发过程也采用了扩展点技术,模块灵活组合,自动化程度高,极大程度提高了办公效率,实现了资源的有效配置利用。开发人员通过对其实例化和扩展来完成系统的开发,框架扩展点是框架中灵活扩展和定制的点,通过对它的不同特化,可以使框架适应不同的业务领域,为业务领域的变化提供支持。扩展点作为框架的扩展机制,是框架能支持大粒度复用的核心,并且是为用户提供灵活扩展的关键。
3 煤炭企业数字化矿山领域软件构件技术
在陕西煤炭建设公司的网络信息化协同办公管理平台开发过程中,结合企业管理实际和需求为出发点,引入了构件的理念,构建了基于构件技术的煤炭企业管理信息化模型,构建的模型基于基础管理平台,包括生产管理系统、经营管理系统、党群管理系统、OA办公系统以及生产监测几部分,该平台以基础管理平台为公用的主板,在其基础上的各个模块可进行自由接插,具有较强的通用性。
构件作为可复用的系统组成成分,具有相对独立的功能和可复用价值。通过对陕西煤炭建设公司业务处理的一般流程进行研究,对其进行分析总结,可以将其概括为主要由处理者、处理单据、处理及对应表几个元素构成,即煤炭企业的业务处理流程可以理解为基本上都是由处理者对处理单据进行相应的处理后并生成相应的表单的过程。将这个过程构件化,即可实现煤炭企业总体业务处理的一般模式。从而有效实现了煤炭企业业务处理的系统可逆性、灵活性和处理方式的自动推送。
通过煤炭企业业务处理的系统构件模式设计,能够实现系统开发时同类业务处理的构件复用,能够有效提高系统开发效率;且设计的该构件也可在其他具有类似业务处理的系统中使用,构件模式的设计还便于对系统的维护,有效提高了网络信息化协同办公管理平台的通用性。
4 基于多数据库服务器的数据库集群实现模式
陕西煤炭建设公司信息化过程中数据信息具有两个显著的特点:海量性和分布性。从数据的海量性可以得知如果存储配置不当可能会影响软件正常运行,延长用户的等待时间,而数据的分布性使我们在开发过程中更注重数据库服务器的架构模式,力求低成本高效率。
该项目开发过程中采用了多数据库服务器的数据库集群模式,将网络信息化协同办公管理平台的17个子系统的数据库分别独立出来,形成17个独立的数据库。这些独立的数据库在数据库服务器上如何部署这里的关键问题。本项目中采取的是根据实际情况灵活部署方式,在软件运行初期,访问的用户比较少,各服务需要处理的业务也较少,这时可以考虑将这些独立的数据库部署在同一台数据库服务器上,节约成本,而并不影响用户使用。在软件运行一段时间后,业务量和数据量也越来越多,一个数据库服务器明显支撑不下来了,这个时候我们可以考虑将业务量大的个别子系统的数据库单独部署,我们适当的再次增加服务器,修改中心代码,分配他们对数据库的读取操作,访问不同的服务器,以便提高访问效率。以此类推,根据实际情况随时进行调整,在不浪费硬件的条件下真正达到高响应率和负载平衡,给数据库服务集群提供了一个可伸缩的优势。
摘要：陕西煤炭建设公司成立于1954年,是陕西煤业化工集团有限责任公司的全资子公司。目前,公司主要从事煤炭开采业务,公司核定煤炭生产能力15O万吨,现有总资产12亿元,在册职工3065人。2013年6月陕西煤炭建设公司建成网络协同办公管理平台,该平台实现了企业的OA办公、党群(包括资产、财务、车辆、人事、档案五个业务管理子系统)、生产(包括生产、安全、项目、社保、劳资五个业务管理子系统)、经营(包括企业文化、纪委监察、工会、审计、党组织、团组织六个业务管理子系统)、以及生产监测(包括瓦斯监控、工业电视、人员定位、通风监测、井下运输和电力监测等业务管理)五大板块各个业务过程的数字化,并且在此基础上实现了五大板块的集成一体化,从而形成一个自下(物联网)而上(基于云平台)的一体化“数字化智能煤矿平台”。
关键词：保险公司；办公室；工作；精细化管理
当前中国保险业正处于加快发展的重要战略转型期，同时也处于保险主体的迅速增加和保险市场竞争加剧的矛盾期，面对公司经营环境的多变性和决策环境复杂性以及员工思想的不确定性，办公室的工作效能和精细化管理水平对于公司的稳健发展尤为重要，必须通过创新的思维、精细化的管理和注重细节的敬业精神来达到公司发展对办公室工作的新要求。
一、办公室的地位和作用
办公室是公司的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等主要职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的工作超前性、较精准的细节掌控性以及较高超的协调能力和较深的文字功底。办公室在公司经营管理中主要发挥如下作用：一是要做好领导的参谋和助手作用，不但要善于调研，更要善于谋划，为领导的决策提供服务。二是要起到桥梁和纽带作用，通过组织和协调以及督办来确保公司各项目标和任务的顺利完成。三是要协调好与各新闻媒体的关系，重点做好公司品牌和产品的宣传策划，放大宣传效应，提高公司社会影响力。四是要协调好与政府等外部单位的关系，要通过经常协调联系，沟通情况，努力建立与地方政府主管部门的融洽关系，以准确传导好公司领导意图，争取得到地方政府主管部门的重视和支持。五是要做好公司的后勤和安全保障工作，确保公司各项工作有序推进。
二、精细化管理的理念和效能
精细化管理是以精细操作和注重细节管理为基本特征，通过制定和贯彻标准、提高员工素质和强化执行力，达到提高企业和部门整体效益的管理方法。企业的每位员工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者， 也是企业精细化管理的主体和实施者， 只有员工都参与到精细化管理中去， 精细化管理工作才能高效开展和高质量完成， 才有可能落到实处并取得实效。
办公室的工作性质特别适合和非常需要精细化管理，通过对办公室实施服务专业化和管理精细化能够使办公室的各项工作规则更加系统化，使得办公室服务的水平更加程序化、规范化、数据化，让办公室内部管理的各个单元能够同时精确、高效、协同运转。精细化管理的本质特征就是重细节，强调过程管理；重具体，强调措施落地；重质量，强调服务水准。精细化管理强调做好办公室工作中的小事，在细节上追求精益求精，以求达到最佳效果。保险公司办公室作为促进公司高效运转的“推进器”和辅助领导决策的“参谋部”，在公司全局工作中有着举足轻重的作用，强化公司办公室的精细化管理对促进公司管理水平的提升至关重要。
三、办公室精细化管理的建议和思考
1.全力推进责任文化
一是建设责任文化不但可以提高办公室整体的凝聚力和向心力，还可以形成一种无形的竞争力，有利于促使办公室员工自主提高自身综合素质，不断改进工作作风，努力成为岗位专家。二是倡导责任文化是提升办公室整体管理水平的有效途径，让办公室工作人员全面树立起精细化管理的理念和精细化工作的习惯，再结合办公室管理中的制度化和程序化，则能更为有效扎实地推进办公室精细化管理工作的全面推进。三是作为公司企业文化建设职能部门，办公室要研究制定提升文化力的办法措施，要组织开展文化力提升项目，用先进的文化管理工具，梳理文化要素，明确文化定位，推动文化执行。
2.牢固树立精细化的服务意识
（1）办公室工作的核心是服务，办公室要寓管理于服务中，树立服务意识、明确服务目标、规范服务行为，把服务贯穿于工作的始终。
（2）办公室工作千头万绪，要在纷繁复杂的工作中，做到游刃有余，就需要不断加强系统性建设和专项性工作，通过系统思考、统筹兼顾、提升专业技能和精细化管理水平，实现办公室工作的有序和高效。
（3）办公室人员要提高三种能力，即专业力、执行力和文化力。专业力就是体现办公的质量效率，执行力体现应急响应能力，文化力是软实力的核心，更具可持续影响力，与硬实力如车之两轮，鸟之两翼，协同前进。
（4）办公室工作要搭建“三个平台”，即综合管理平台、品牌宣传平台和网站信息平台。通过系统管理平台建设，不断提高综合服务保障能力，大力提升公司品牌和产品的宣传实力，使得公司品牌价值与业务发展同步增长，文化力与执行力有效提升，努力将办公室建设成为创新、高效、勤俭、务实的学习型和服务型团队，从而为公司内外提供更好的服务与支持。
（5）要政务服务重于事务服务。政务服务优劣直接关系到领导决策贯彻落实的好坏。政务服务贯穿于整个中心工作，渗透到工作的每一个层面。在决策前，办公室是领导的外脑和助手，提出有价值的参考意见。在决策后，要善于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出效率，协调和督促各单位和部门原原本本地贯彻落实。
3.着力培养精细化的敬业精神
（1）办公室人员的综合素质、工作能力和敬业精神，对内代表着办公室整体的管理素养，而对外则代表着公司的形象与作风，因此办公室工作人员要在日常工作中加强自身修养，提高自身的综合素质，关注工作中的细节，并把注重细节逐渐固定化到办公室人员的日常工作行为习惯之中。
（2）办公室人员要善于在繁杂中沉着冷静地理出工作思路，突出重点服务。领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重点，一项工作又有一项工作的重点环节，在具体操作中，学会准确捕捉，冷静思索，科学把握。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点。抓不住重点就没有工作效率，服务也就难以到位。
（3）要小中见大，突出要事服务，仅仅做到这些也还是不够的，还要在仔细、周密和严谨上下功夫，在重点服务中突出要事服务。在办公室服务的全过程中，貌似小事未必是小事，要增强工作的敏感性，善于发现和抓住“一滴水见太阳”的闪光点，举一反三，做好大局文章。
（4）不要以事杂而乱为。办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。办公室人员要知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲，使过了头。还要知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨。摸透了下情，办事才有的放矢和真抓实干。
（5）不要以事急而盲为。办公室固定式和程序化的工作多，但意料外和突发性的事情也会随时出现。在这种情况下，办公室人员必须政治敏感、头脑冷静、沉着应付，切忌自乱阵脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，及时做出解决方案并按领导要求协调相关单位，组织力量进行处理。
（6）不要以事难而怕为。在应付处置事务中，不乏一些超出预见，超出职责，难以预料的事情，且这种事对于办公室而言又常常是没有退路的。对这些难事，办公室人员要不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦，遇到的事情不管多难也要群策群力和想方设法加以解决。
4.制定和落实精细化的管理制度
（1）精细化管理的核心就是创造和固化出一种精细和可行的标准和制度，而这种标准和制度，完全是以有效、可行、合理的信息作为基础，即使管理者真正的离开或是不再对员工行使管理权力的时候，这种管理标准和制度还是存在的，对员工的管理动力还会在无形之中继续下去的，这才是真正的和有效的管理。因此办公室人员要善于将自己捕捉和积累的细节与经验固化到管理标准和制度中去，并发挥它真正和持久的作用。
（2）办公室是公司与外部沟通和联系的重要渠道，同时也是保持内部各项信息交流、沟通以及协调各部门间统一、协作关系的枢纽。随着社会的发展与进步，办公室工作也需向科学化、精细化和规范化的方向发展。
（3）精细化管理，归根结底是细节管理。而精细化管理观念的拓展，正是基于细节管理之上。办公室在日常的管理过程中要善于发现和捕捉有效的细节，并需具有创新管理的思想意识，这样才可以真正地把精细化管理的思想进一步拓展开来并运用到办公室工作的方方面面。
参考文献：
[1]王 芸：浅谈办公室管理精细化[J].办公室业务.2012.9.
一、总经理办公会议制度
1、参加人员：公司领导、行政办公室经理或总经理指定相关部门负责人参加，行政办公室秘书做好会议记录。
2、开会时间：原则上每月召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。
3、会议主持：总经理办公会由总经理主持或由总经理委派人员主持。
4、会议要求：
（1）、凡提交总经理办公会议研究解决的问题和事项，各部门须以书面形式上报行政办公室，经行政办公室呈分管领导审阅认可，由总经理审定是否为会议议题。
（2）、凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。
5、会议主要内容：会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。
6、会后工作：
（1）、行政办公室应根据办公会议形成的决定，三天内下达“总
经理办公会议决定事项通知单”或“总经理办公会议纪要”。
（2）、总经理办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。
（3）、无特殊情况，对总经理办公会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。（根据实际工作情况第一次：200
元至
2000
元的经济负激励，第二次：给予年终奖
20%—50%负激励，第三次：降职使用或劝其自动离职）
（4）、总经理办公会议下达的决定内容由综合管理部负责解释。
（5）
有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内、反馈到综合管理部。
行政办公室应对总经理办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理，以确保公司政令的畅通。
二、公司月度例会制度
1、参加人员：公司领导、各部门、分公司负责人参加，行政办公室秘书负责做好会议记录。
2、开会时间：原则上每月召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。
3、会议主持：公司月度例会由总经理主持或由总经理委派人员主持。
4、会议要求：
（1）、汇报交流公司各部门、分公司本月安全生产、经营管理、成本控制、后勤保障、员工的工作和思想状况以及下月工作计划等方面的重要问题。
（2）、分析、研究生产经营中出现的困难和问题，并针对问题提出解决的方案和办法。
（3）、总经理针对月度工作会议上提出的问题，有针对性地对月度工作提出意见并就下月重点工作进行布臵。
5、会后工作：
(1)、行政办公室文秘应根据会议记录，整理并归档，以备各阶段性工作稳步推进。
(2)、无特殊情况，对总经理在会议上提出的重点工作拒不落实的或执行不力的，公司将追究相关部门负责人的责任。（根据实际工作情况第一次：给予
200
元至
2000
元的经济负激励、第二次：给予年终奖
20%—50%负激励、第三次：降职使用或劝其自动离职）。
(3)、会议提出的决定事项，其主办部门必须在规定时间内完成，并由行政办公室负责跟踪、检查、督促以确保政令畅通。
三、党政联席会议制度
1、参加人员：公司党、政领导和党支部支委成员，必要时有关部门负责人或有关人员可列席会议。
2、开会时间：每季度一般不少于一次，也可根据工作需要，由总经理和党支部书记商定后，随时召开。
3、党政联席会根据会议议题由总经理或党支部书记主持。
4、会议内容：
（1）、讨论公司安全生产、经营活动中的重大问题。
（2）
制定公司方针目标及加强公司基础管理的各项规章制度。、（3）、制定落实经济责任制方案的措施和内部配套改革方案。
（4）、讨论公司管理机构的设臵和人员编制调整中的重大问题。
（5）、讨论公司内部干部的任免、奖励、调动。
（6）、讨论制定干部和员工的教育培训计划及相关问题。
（7）、讨论上级规定需公司党、政集体研究决定的其他重大问题。
5、会后工作：
（1）、党、政联席会由公司综合管理部组织、记录并归档。
为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本制度。
日常规范
一、办公室工作人员均要严格遵守纪律，按时上下班，不得迟到、早退。上下班自觉打卡签到，不得代人、委托他人打卡伪造出勤、加班记录。如有违反按照考勤制度相关规定处罚。
二、办公时间要坚守岗位，外出办事要向本部门负责人报告去向、时间并保持工作联系；如不能及时打卡，需填写打卡异常登记表，由相关负责人签字确认。每个部门要合理安排，除特殊情况外不得空岗。
三、保持良好的工作秩序。不得在办公区域打闹、喧哗、打扑克、下棋、吃零食，不准办私事或做与工作无关的事情。
四、办公室工作人员都要严格履行职责，及时、准确地完成所承担的工作，做到当天工作当天完成，不积压、不拖延、不失误。
五、建立请示汇报制度，凡是在职权范围内的事情要积极解决，解决不了的事情要逐级向领导请示。凡是领导交办的工作，完成后必须逐级向领导汇报办理结果，使工作衔接紧密、善始善终。
六、各部门应团结协作，互相帮助、互相学习、齐心协力做好办公室各项工作。
七、积极参加公司办公室各项活动，因故不能参加者，必须请假。
八、接人待物要讲文明礼貌。对公司其他部门、基层和外来办事人员要热情接待，态度和蔼，能办的事情不推诿扯皮，不能办的事情要耐心说明情况。
九、答复问题要有政策依据，不得信口开河或带有随意性，对拿不准的问题，要向领导请示报告或主动介绍到其它部门。
十、各部门要保持清洁卫生，物品摆放要整齐有序，创造优美舒适的工作环境，做到衣帽整洁，仪表大方。
文件收发规定
一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。
业务文件由有关部门拟稿，由分管经理审核、签发。
属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
二、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。
三、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。
四、经签发的文件原稿送办公室存档。
五、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。
六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。
文印管理规定
一、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。
二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。
三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。
五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。
办公用品购置领用规定
一、公司领导及公司各部门所需的办公用品，由各部门填写《办公物品领用表》，并由部门负责人签字后到行政部门领用，并办理出入库手续。如需购置办公用品，需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由行政部门购置。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理。
二、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。
三、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由行政部统一印制。
四、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。
五、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
电话使用规定
一、公司各部门电话费均按月包干使用，由公司统一制定标准。
二、若有超出当月包干标准的，超出套餐费用部分自行承担，将从工作中扣除。
三、如旧手机由公司配备在更换新手机后需将旧手机归还
车辆管理制度
为切实加强公司车辆管理，进一步做好公司服务工作，确保车辆安全运行，根据国家有关法规规定，结合公司实际，参照其他单位的通行做法，制定本制度。
日常管理
1.公司车辆分为办公室直管车辆、仓储部门专配车辆。办公室直管车辆主要用于公司领导公务活动、各部门紧急情况用车，一般情况下，各部门工作人员外出不派车；仓储部门专配车辆主要用于本部门业务工作用车。必要时，办公室对各部门专配车辆实行统一调度。
2.办公室直管车辆由办公室安排。各部门因特殊情况确需用车，可到办公室填写《车辆使用派车单》，报请总经理同意。驾驶员凭《派车单》出车，费用按1元/公里标准在驾驶员工资中扣除。
3.公司所有车辆保险由办公室负责统一办理，办公室根据相关政策，考察选择保险公司。
4.驾驶员通讯必须保持24小时畅通。除指派用车外，驾驶员必须按时上下班，保证在岗在位，自觉服从调度，做到随叫随到。非工作时间，车辆必须停车入库或停放在办公室指定位置。未经批准不准擅自出车。不准驾车到娱乐场所。
5.驾驶员请假半天以上，须将车钥匙交回办公室。
6.公司所有车辆一般不得用于办理私事或外借使用。因特殊情况私人用车必须经领导批准。燃油费、过路过桥费、司机补助费及其他费用均由用车人承付。
安全管理
1.公司车辆实行定人定车责任制，专人驾驶，禁止私自将车辆交他人驾驶。
2.驾驶员应加强安全法律法规、安全知识和安全技能学习，牢固树立安全第一意识，自觉遵守有关法律、法规和交通规则，禁止酒后驾驶，做到谨慎驾驶，确保安全。
3.驾驶员应严格遵守车辆操作规程，加强对车辆的经常性安全检查，定期维护保养，严禁带故障出车。
4.驾驶员出车，必须带齐有关证照。
5.车库和车辆须按规定配备有效的消防器材。
6.任何时候、任何情况下，发生事故必须立即电话报告办公室，并在回单位后写出书面情况报告。
对于公司管理的建议：
1、制定切实有效符合公司现状的公司管理制度，在公司发展过程中要不断完善。不能朝令夕改。
2、将稻盛和夫的阿米巴经营管理模式与公司实际结合，将公司划分为“若干小集体”，实现销售额最大化、效率最大化和经费最小化。
3、经营管理权合理下放，培养具备经营者意识的人才。
4、营造公司凝聚力，使全体员工为了公司的发展而齐心协力地参与经营，在工作中感受人生的意义以及成功的喜悦，实现这样一种“全体员工共同参与经营”。
一、6S 管理制度的定义和内容
6S 管理即指整理、整顿、清扫、清洁、修养和安全。 具体如下：
1、整理：对办公区域内的物品进行分类，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品。
2、整顿：对非必要物品果断丢弃，对必要物品、常用物品和贵重物品进行妥善保存，对非常用物品不要放在办公桌椅表面，使办公环境井然有序。做到想要什么，即刻就可以拿到，不需要及不常用的物品不影响整体环境。
3、清扫：对各自办公室桌椅表面、办公桌周围屏风、办公设备进行彻底清扫、清洗，垃圾桶内垃圾及时清理倒掉，保证无垃圾、无脏污、无异味;
4、清洁：维护清扫后的整洁状态;
5、修养：切实执行上述四项内容，持之以恒，从而养成良好的习惯;
6、安全：以上一切活动，始终贯彻一个宗旨：安全第一。
二、实行 6S 管理的目的
实行 6S 管理，是理顺公司办公环境秩序和提高工作效率的重要管理手段，能有效地改善和保持公司办公环境，让员工置身于清爽、舒适的办公环境之中，用愉快的心情高效办公。同时，树立公司良好的对内对外形象。
三、6S 管理的具体规定 1、责任区
(1)个人责任区是指个人的桌面、屏风、座椅、抽屉、电脑以及个人办公桌周边的地面等。每个员工均有责任做好个人责任区的 6S 工作;
(2)公共责任区是指公司内部未分配到个人的公共区域，包括区域内的沙发、茶几、植物、屏风、空调、打印机、饮水机、文件柜等。公共责任区的 6S 工作由公司一般员工负责。
2、操作规范
(1)员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、资料框、茶杯、纸抽，其它物品一律不得保留;
(2)个人抽屉应每星期整理一次，对于用不到的东西， 应从抽屉里清理走;
(3)椅子需收拾干净、摆放整齐;
(4)对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁;
(5)与工作无关的物品必须放置到个人抽屉里，如饭盒、雨具、食品、化妆品等;
(6)员工下班，必须将公司重要信息资料保存好，将个人电脑、空调等关闭，最后离开的员工把办公室门锁好。
3、吸烟规定
(1)公司内原则上禁止抽烟，任何员工不允许在办公室内抽烟，否则每人每次罚款100元。
(2)与客户谈业务情况除外，陪同人员可与客户在沙发区或常务副总经理办公室抽烟。
4、其它规定
(1)进入公司必须着装整洁，注意仪表与形象，以饱满的精神投入工作。
(2)工作时间在办公室提倡讲普通话，禁止喧哗。 (3)公司内花卉植物有专人负责保养，不可用水浇灌或向花盆扔杂物。
(4)积极参与工作日公司日常卫生打扫及大扫除。 (5)公共区域的卫生由一般员工一同负责。 四、考核办法
为保证管理有效执行，由行政负责人对每位员工的“6S管理”工作进行考核，做到每周一考核、每月一评比。
1、考核周期
(1)周检查。每周工作日内随机进行抽查。 (2)月考核。根据当月每周检查结果，结合常务副总经理、董事长的打分，对每位员工的“6S管理”工作进行评价，于次月5日前进行公布。
2、奖罚办法
按照月度评价考核结果，对员工“6S管理”工作进行排名，根据月度考评排名及累计排名进行奖罚。奖罚标准：
月度考评第一名奖励100元，倒数第一名且得分在70分以下者，行政负责人进行诫勉谈话;连续2个月排名第一，额外奖励50元，连续两个月排名倒数第一名且平均得分在70分以下者，罚款100元;连续3个月排名第一，额外奖励100元。连续3个月排名倒数第一且平均得分在70分以下者，罚款200元。奖励与罚款连续期限都不超过3个月。
五、本管理办法自7月1日起正式执行。
附：员工6S管理考核标准表
目前, 供电公司对自身办公用电的普遍做法是:将自己作为一个用户, 将自身办公用电作为销售收入的一部分, 给自己开具电费发票, 在记入收入的同时, 将其记入成本, 列支在“管理费用———电费”科目下。但这就导致一个问题:供电公司从电厂购入电力, 购电费记入成本的“生产成本———购入电力费”科目中。购入的电量有三个去向:向用户销售、自身使用和电力传送过程中的自然损失。供电公司向电厂购入的电量既然已经包括公司的办公用电, 那么供电公司的办公用电就进入了企业成本, 是已经发生的沉没成本。供电公司再将自身办公用电视同销售, 在记入收入的同时列支“管理费用———电费”科目, 则会产生自身办公用电一次销售、两次进入成本问题, 存在涉税风险。
对于供电公司给自己开具电费发票, 《中华人民共和国发票管理办法》第二十条规定:“销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人, 对外发生经营业务收取款项, 收款方应当向付款方开具发票;特殊情况下, 由付款方向收款方开具发票”。规定中明确指出, 企业只有在对外发生经济业务时, 才能给对方开具发票。企业能否就自产品给自己开具发票, 规定中并没有提到。
电力作为一种特殊的商品, 虽然没有产成品库存, 但它必须经过以下过程才能被用户使用:在上述流程中, 供电公司也需发生诸如设备折旧、维护人工、维修材料等加工性质的支出, 所以我们应该把上述流程末端的电力看做供电公司的产成品。供电公司自身的办公用电显然也经过此流程, 作为一种产成品, 应用于企业的生产经营, 它的价值最终转化到对外销售的电力中。可见, 供电公司的办公用电应适用税法中“自产自用”的规则来处理。
二、供电公司办公用电的税务处理
1.所得税。《公司所得税法实施条例》规定:“公司发生非货币性资产交换, 以及将货物、财产、劳务用于捐赠、偿债、赞助、集资、广告、样品、职工福利或者利润分配等用途的, 应当视同销售货物、转让财产或者提供劳务, 但国务院财政、税务主管部门另有规定的除外。”供电公司办公用电属于将自产品用于内部管理部门, 不在上述范围内, 因此不应计入公司应税收入。
而在旧税法中则认为公司自产品用于内部管理部门视同销售, 《关于公司所得税几个具体问题的通知》 (财税字[1996]079号) 第二款规定:“公司将自己生产的产品用于在建工程、非生产机构、捐赠、赞助、集资、职工福利奖励等方面时, 应视同对外销售处理。”
由此可见, 新税法缩小了视同销售的范围, 对于自产品在一个企业实体内部之间的转移, 如用于在建工程、管理部门、分公司等不再作为销售处理。
另外, 根据《关于公司处置资产所得税处理问题的通知》 (国税函[2008]828号) 规定:“公司发生下列情形的处置资产, 除将资产转移至境外以外, 由于资产所有权属在形式和实质上均不发生改变, 可作为内部处置资产, 不视同销售确认收入, 相关资产的计税基础延续计算。 (1) 将资产用于生产、制造、加工另一产品; (2) 改变资产形状、结构或性能; (3) 改变资产用途 (如:自建商品房转为自用或经营) ; (4) 将资产在总机构及其分支机构之间转移; (5) 上述两种或两种以上情形的混合; (6) 其他不改变资产所有权属的用途。”
供电公司的自身办公用电, 按上述规定应适用于第六条“其他不改变资产所有权属的用途”。供电公司的办公用电不是直接销售, 其目的是为对外销售电力提供服务, 资产所有权属在形式和实质上均不发生改变, 属于内部处置资产, 其成本已经在向电厂购入时列支, 价值最终转化到对外销售的电力中, 不应视同销售确认收入。如供电公司不将自身办公用电视为应税收入, 根据配比原则, 公司也不应该将其纳入成本。所以, 在对待供电公司办公用电的所得税处理上, 供电公司在办公用电发生时, 不应给自己开具电费发票并将其列入收入, 同时也不应将其再次列入成本。
2.增值税。《增值税暂行条例实施细则》第四条规定, 单位或者个体工商户自产产品的下列行为, 视同销售:“…… (四) 将自产或者委托加工的货物用于非增值税应税项目; (五) 将自产、委托加工的货物用于集体福利或者个人消费; (六) 将自产、委托加工或者购进的货物作为投资, 提供给其他单位或者个体工商户; (七) 将自产、委托加工或者购进的货物分配给股东或者投资者; (八) 将自产、委托加工或者购进的货物无偿赠送其他单位或者个人。”供电公司的办公用电, 是用于公司的正常生产经营, 是公司向用户提供电力商品的必要耗费, 应用于增值税应税项目, 不符合上述任何一款规定。而且《增值税暂行条例实施细则》, 是以列举的形式对自产品视同销售问题做出了规定。那么按规定, 供电公司自身的办公用电是不应纳入销项税计算的。
那么, 对于供电公司自身办公用电的进项税应如何处理呢?供电公司在向电厂或其他供电公司购入电力时, 对方是全额开具增值税发票, 供电公司已经就全部发票税额进行了抵扣, 即供电公司的办公用电已经全额参与了进项税抵扣。如果供电公司将办公用电视同销售, 开具增值税发票, 再将发票税额抵扣, 则会出现办公电费一次进入销项、两次参与进项税抵扣的情形, 存在涉税风险。
现在又出现了一个问题:既然供电公司办公用电不用纳入销项税计算, 是否需要对购电过程中已抵扣的办公用电做进项税转出处理呢?《增值税暂行条例》有如下规定:“下列项目的进项税额不得从销项税额中抵扣: (一) 用于非增值税应税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费的购进货物或者应税劳务; (二) 非正常损失的购进货物及相关的应税劳务; (三) 非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物或者应税劳务; (四) 国务院财政、税务主管部门规定的纳税人自用消费品; (五) 本条第 (一) 项至第 (四) 项规定的货物的运输费用和销售免税货物的运输费用。”很显然, 供电公司的办公用电, 是属于必要的耗费, 是用于公司正常的生产经营, 不适用于上述任何一款规定。按规定, 供电公司的办公用电已抵扣进项税额不需做进项税转出处理。
所以, 供电公司在进行增值税核算时, 不管业务核算上如何处理, 在计算销项税额时, 应剔除自身办公用电;在处理进项税时, 不应给自己开具增值税发票, 不应抵扣。
3.其他相关税费。如供电公司不再将办公用电记入销售收入, 那么在计算以全部收入为纳税基础的河道维护费和价格调节基金时, 以及以电费收入为基数计算附加在电费收入上的农网还贷金、重大水利建设基金等7项代征费时, 也不需要将自身办公用电纳入计算基础。
目前, 各地供电公司对自身办公用电的财务处理虽然略有不同, 但多数是按照2008年前的旧税法来实行的, 即将办公用电视同销售, 纳入公司增值税和所得税核算。在现行税法下, 上述方法已经不符合法律规定, 且存在很大的税务风险, 企业应及时加以调整。
在信息化的时代，越来越多的企业进行了信息化的建设，管理软件市场也分得很细，而青铜器软件吸取了PACE、IPD、CMMI、PMI、Scrum等业界主流研发管理思想，目前有超过400家客户在使用，其中有90多家细分行业的NO.1企业。青铜器软件从2007年成立，到现在不过短短几年，他们是如何做到如此骄人成绩的呢？
独特之一：公司没有高管办公室，高管都在客户现场办公
走进青铜器软件的办公环境，第一感觉是办公室很宽敞、明亮，而且很有秩序，同时也有很多盆栽，给办公室增添了不少生机。员工普遍很年轻，大家或忙于手头的工作或在讨论，感觉很有活力。
但是找来找去找不到公司高管的办公室，原来董事长、总裁、副总裁等所有的高管都没有单独的办公室。4位高管不在办公室，那他们去哪里了呢？青铜器公司的员工会回答：“我们公司所有高管的办公室都在客户现场。”
青铜器软件是客户需求导向的公司，公司高管不允许在公司办公室呆着，干脆不设办公室，到客户现场办公，直接了解客户需求。就这样，青铜器软件深入了解客户需求，坚持了6年，根据这些需求开发出青铜器软件。
独特之二：客户至上的头等舱服务
针对服务，青铜器软件公司花费了不少心思，专门请了深圳航空头等舱乘务员培训老师来给员工培训，关于服务意识、个人形象、语言礼仪等等。而针对软件的服务，更是体现了“客户至上”的理念。
其一，公司秉承着“不拒绝客户的需求”。客户对软件提出的任何正当、合理的需求，都会记录到需求库，进行分析，对于其中有价值的需求，会规划实现。在确实没有办法满足客户的要求之前，不会简单地对客户说“不”字。“如果不能用客户要求的特定方式满足客户的需求时，我们会先考虑能否用替代的方式满足客户的需要。”青铜器软件公司CMO唐纯如是说。
其二，“客户的事是大家的事”。在青铜器，每一个员工都有责任帮助客户解决困难。当客户提出了问题，不管是否是他的分内之事，都会热情应对。如果他不能直接为客户解决问题，也会帮他找到一个能够解决问题的人，绝不会以“这事不归我管”为由对客户一“推”了事，或毫无诚意地敷衍一番。
“客户至上”谁都会说，但在青铜器软件公司，这不是口号，而是全体员工的实际行动。
独特之三：不势利的企业文化
青铜器软件专注于研发管理领域，以帮助企业“从中国制造走向中国创造”为己任。青铜器软件有个规定，凡是丢单的客户，销售人员必须像以前一样与客户始终保持联系，CMO告诉我们：“我们总结了公司这几年的发展，对我们挑剔的客户、我们丢单的客户，其实对我们成长帮助最大。正是我们不势利，客户感觉到了我们的真诚，从而告诉我们哪些地方需要改进。”
在青铜器软件公司墙上悬挂的横幅是：“唯有惶者才能生存”，每个员工的电脑旁边贴纸上都写着：“将耕田进行到底！”CMO说：“我们做的工作是事业，急不得，不能势利，类似于耕田而不是打猎，所以我们新员工一进公司，我们的企业文化培训就告诉大家，要将耕田进行到底，如果想投机这里不适合！”
独特之四：要想感动别人，先感动自己
青铜器软件本身是做研发的，所以这套软件他们自己也在用。这样也使得青铜器软件能更好地理解客户的需求。另外对研发管理信息化的好处，公司自身也深刻地体会到了，通过研发管理信息化，缩短了开发周期，降低了成本，提高了研发生产率，所以青铜器软件更加有自信帮助其他客户推行研发管理信息化。青铜器正是这样的一家企业，自己觉得好的，才会拿给客户用。正所谓“要想感动别人，先来感动自己”。
公司高管不在办公室，谁管理公司呢？高管不在办公室就可以处理所有管理事务，他们是如何做到的呢？公司自成立以来高管就没有办公室，但公司业务一直蒸蒸日上；公司所有中层干部每2年必须轮换岗位，工作交接1小时完成，各部门业务不受任何影响；公司信任所有员工，比如：销售、行政人员奖金本人自己计算上报，公司不审查；公司出差人员自觉不使用酒店的Mini吧、电话；公司工作2年以上员工很少辞职，5年以上员工还能保持工作激情；公司任何人报销不需要层层审批，只需要直接主管一个人签字即可。
怪不得青铜器软件的CMO告诉我们：“我们的软件最大的特点是客户能用起来，有些公司只是把软件卖出去了，但很多没用起来，我们软件客户能用起来。再好的管理思想、理论和软件，客户没有用起来，那就没用。要知道，一般管理软件都需要由厂商提供实施服务，我们90%的客户并没有让我们去帮助实施，只是购买了软件没购买我们任何服务，90%的客户使用情况良好。我们以我们的管理能力保证了软件的高易用性、柔性。”
2012年，青铜器软件经受住了金融危机的考验，软件的营业额增长了30%。他们越来越感受到，要能够经得住金融风暴的考验，公司需要有核心竞争力的产品，研发势必成为企业成败的关键。青铜器未来将在助力研发管理这条路上越走越远，也会帮助更多企业和科研机构实现研发管理信息化，并创造更大价值。
为建立正常的办公秩序，提高办事效率，保证完成公司的各项工作，树立良好的公司形象，特制定以下制度：
一 必须严格遵守作息时间，按时上下班，不准迟到、早退和旷工。
二 上班时间必须穿工装。
三 在上班时间应坚守工作岗位，不得大声喧哗、谈笑。不得做与工作无关的事，不得长时间接打私人电话，不准在办公室接待亲友。
四 严禁在厂区内吸烟，不准乱扔纸屑、杂物。办公桌面物品摆放整齐，保持室内清洁卫生。
五 自觉加强学习，提高办事效率，圆满完成各项工作任务。
六 严格请假制度，职工外出办事必须给主任或副主任请假，经批准后，做好交接工作方可离开。
七 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
八 工作人员间的工作交流应在规定的区域内进行或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行的谈话，要放低声音、缩短时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
九 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面干净。
十 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
1.目的
为加强水电管理，保证公司的用水用电需要，遵循“安全、计划、节约、方便”的原则，特制定本办法。2.范围： 本办法适用于公司所属设备的水电管理。3.责任：总经理批准执行 3.1管理机构及职责
3.1.1 各部门在公司行政部的领导下，负责公司的水电管理工作。3.1.2行政部负责公司的水电运行、增容审批、用水用电违章查处、新(改)建工程供水供电方案审查、节能技改方案制订等工作。4.术语： 5.要求：
5.1 行政部负责对公司水电系统进行保障、运行、维护等并履行管理、检查和监督职能。
5.2 行政部负责公司的水电供应和水电系统的运行、计量、收费等工作，配电设施的管理维护。5.3停水、停电
5.3.1 如遇供水设施故障、供电局安排计划停电，行政部应根据具体情况，提出相应的处理方案，并通知公司相关部门。
5.3.2 因工程建设(施工、检修等)需要区域性停水、停电，行政部应提出书面申请，向公司领导报告停水、停电的范围及影响程度，并合理安排，并提前通知。
5.3.3 除行政部工作人员，其它任何部门和个人不得擅自停水、停电。5.4出现下列情况之一，行政部工作人员可以立即停水、停电： 5.4.1发生或可能引发人身伤害等重大事故时。
5.4.2发生火灾、自然灾害、外力破坏等突发性事故时。5.4.3水、电例行检修。
5.4.4单一建筑物内部水电维修。
以上情况的处置应在安全第一的原则下，尽可能缩小停水、停电的范围，并迅速逐级报告。5.5增容、规划
5.5.1 公司的水、电新建工程，须将供水、供电方案通过公司领导审批同意后方可实施；改建工程，凡涉及到水电设施新建或改造，均须将供水供电和内部水电系统改建方案报公司领导审批同意后方可实施。
5.5.2为保证公司办公楼设施的安全运行，未经动力处批准，任何单位和个人不得改变现有供电线路、上下水管线、空调管路以及消防管道。
5.5.3计量、收费
5.5.4行政部对公司实行单独水电计量，费用按人均分摊。5.6违章查处 5.6.1任何部门和个人私接水电、毁坏水电设施、私自拆装和移动水电设施或以不正当手段使水电设施损坏等，均视为违章行为者，行政部责令其改正，视情节轻重，处以一至五倍的罚款。
5.6.2 未经公司领导批准禁止安装并使用大功率用电设备(如取暖器、电炉等)，5.6.3 凡未经行政部批准，任何部门和个人私自进行水电设施新(改)建，改变原供电线路和上下管线等，一切责任由部门和个人负责。一经发现，行政部有权要求该用户立即停止使用。屡教不改者，水、电管理人员有权队其停水、停电。
5.6.4 对违章使用水电的行为，任何部门与个人均有权监督并向行政部举报。
附则：出现紧急意外情况时应按照公司《应急预案》进行处置。
关键词：办公自动化；短信；创新
作者简介：路正霞（1978-），女，山东阳谷人，山东聊城阳谷供电公司，工程师。（山东 阳谷 252300）
中图分类号：TM76?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）30-0152-02
一、提出成果的背景
1.企业信息化建设的要求
公司发展的战略目标是建设“一强三优”现代公司，而企业信息化是公司实现宏伟目标必不可少的一个环节，是实现标准化管理的必要手段，提升管理的重要载体和有力支撑。让飞速发展的信息技术应用在电力企业中，发挥它的作用，有事半功倍的效果，可以得到小投入大产出的收益。在保证电网安全稳定运行的前提下，提高电力企业社会效益和经济效益，更好地为国民经济高速发展和满足人民生活需要服务。
2.专业管理、工作实际的需求
经过几年的应用，办公自动化系统成为日常工作不可缺少的一部分，根据标准化管理要求，我们对办公自动化系统进行了精细化管理，从而使工作正常化、程序化、规范化。根据现代信息网络优势，以方便办公提高工作效率为出发点，对系统进行了深化应用，实现了邮件短信提醒功能，无论身在何处，都能及时得到邮件的信息，真正实现了办公移动化，避免因外出而造成工作延误的情况，保证了工作的及时性和实时性。实践证明，通过对办公自动化系统的创新深化应用，确实提高了工作效率和管理水平，方便了办公。
二、办公自动化系统与手机短信集成创新应用的目标
加强办公自动化系统的精细化管理，进一步规范业务流程，促进信息化与标准化的高度融合及短信提醒的深化创新应用，真正实现办公移动化，使信息传输更加及时，方便工作，提高工作效率，促进县供电企业管理信息化水平的整体提升。
三、办公自动化系统与手机短信集成创新应用的具体实施
针对阳谷供电公司办公自动化管理信息系统目前的人员结构，2010年11月，公司成立了办公自动化系统与手机短信集成创新应用课题组，课题组根据自身工作经验和体会，经过全体成员的共同努力，总结出了“办公自动化系统与手机短信集成创新应用成果”。
1.办公自动化系统与手机短信集成创新应用的组织机构
为加强办公自动化系统与手机短信集成创新应用成果的推广实施，确保系统的安全、可靠、稳定运行，公司成立了以分管经理为组长，信息中心主任为副组长，各部门负责人和部门信息员为小组成员的项目推广工作领导小组，全面负责办公自动化系统与手机短信集成创新应用，保证系统的正常稳定运行。办公室设在信息中心，公司各部室配合并执行办公自动化系统的管理制度和技术措施。
岗位职责及岗位人员能力说明：
（1）信息中心主任。传达办公自动化系统领导小组的各项决议，总体负责规划系统数据安全管理方案，监督执行管理制度，负责办公自动化系统的升级推广工作。组织讨论系统管理各关键环节的注意事项，制定实施细则。负责监督办公自动化系统管理员做好系统的日常维护工作，确保系统正常、稳定运行。
（2）办公自动化系统管理员。熟悉办公自动化系统的知识，掌握办公自动化系统服务器安装与配置，熟练应用办公自动化系统的安装调试与设置命令，设计网络层次结构。熟练进行办公自动化系统双机的配置，保证双机正常运行。能够按照需求注册组织单元与用户，对系统各种故障能分析查找原因，排除隐患与故障，能够及时处理办公自动化系统突发故障，提高办公自动化系统的运行率。落实系统的升级推广、功能扩展以及深化应用，提高信息化管理水平。
2.办公自动化系统与手机短信集成创新应用的项目实施小组
组长：盛伟
小组成员：翟慧慧、路正霞、段文旭、其他实施人员
小组职责：
（1）负责办公自动化系统与手机短信集成创新应用项目设计、开发及实施过程中的衔接、协调和准备工作，并具体落实具体实施方案。
（2）负责组织合同签订、制定实施方案和工作计划。
（3）负责对实施情况进行汇报、总结、调整。
（4）负责应用实施过程中的资料整理工作。
3.具体实施过程说明
为了保证办公自动化系统与手机短信集成创新应用工作顺利进行，并满足各部门工作节奏加快对系统的需求，使其更好地为公司生产和管理提供实时同步信息。制订了办公自动化系统与手机短信集成创新应用工作流程，确保创新工作得到有效执行，取得实效。
首先由各职能部门根据办公需要，提出应用需求，部门主任审核。信息中心对提出的需求进行可行性分析，最终形成规划方案。然后分管经理、总经理审批方案，领导同意后，进行项目推广。接下来招标办组织招标，信息中心审核，并与施工方签订合同。然后施工方才可以开始施工。最后对项目进行试用测试，由各部门参与、信息中心组织验收工作，并且厂家对公司信息员及信息中心人员進行应用培训。
四、典型案例
在办公自动化系统与手机短信没集成应用之前，使用传统的信息收发模式，经常出现忘记查看办公自动化系统或外出不能查看信息，从而导致很多工作延误，影响工作效率和进度的情况。特别是上级单位发送的紧急邮件，如果没能及时查看，就会出现耽误工作，甚至发散被通报考核的后果。现在的扩展办公自动化系统功能，结合3G技术，实现了系统与手机短信的集成应用，做到不管在何地，都能及时接收到系统传输了新邮件的短信，从根本上解决了不能及时查阅邮件的问题，避免了电话督促、考核通报等情况。
2011年5月16日，笔者在七级镇供电所维修设备，09：56分收到一条手机短信：“紧急提醒！请于14：30前报送人员信息，否则不予统计。发件人：**/人事部/阳谷县供电公司。”按照传统接收模式，一般会在下午上班后查看邮件，这时已经达不到公司人事部的工作要求，但现在有了办公自动化系统与手机短信集成的深化应用，及时接收到了工作安排的动态信息。根据手机短信的提醒，随即在七级镇供电所及时登录办公自动化系统根据要求填报了材料，避免了工作的延误。
五、办公自动化系统与手机短信集成创新应用取得的效果
近年来，阳谷供电公司不断加强对信息系统的运行管理，以打基础、抓管理、抓发展为重点，以完善规范为主线，以标准化管理为抓手，进行标准、制度、流程的全面梳理完善，完善预防性维护体制，建立了信息系统应急处理预案机制，加强安全责任制的落实和管理制度的完善工作，加大安全教育和考核力度，建立和完善公司的综合性安全保障体系，不断提升运行维护能力，使信息系统及设备始终保持在一个良好的运行状态，依托信息技术的快速发展，实现了办公移动化，克服了传统工作模式中存在的弊端，经过实际应用，该系统运行正常，效果明显：
一是实现了办公自动化办公系统的真正移动，它不受时间、地点的约束，随时随地获取最新的邮箱动态，决策千里之外，一切尽在掌握，保证了信息及时处理与反馈，提高了办公效率，提升了管理水平。
二是该系统的应用不仅促进了管理系统工作模式的转变，提高了工作绩效，形成了以“信息化”为支撑，“网格化”为推动，“精细化”为目标的高效管理模式。同时，也可以极大地提升管理系统的人员素质，改进技术水平降低管理成本。
六、持续改进
今后我们将结合实际需要和管理工作的发展趋势，遵循“应用—优化—调整—提高—应用”的循环原则，不断优化、调整、完善工作流程，及时进行指标体系、标杆数据的修正完善，不断加强办公自动化系统的精益化管理和深化应用，以精细化推动标准化，总结经验，完善管理流程，提高办公自动化系统管理水平，确保工作质量与指标达到最佳水平。
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