人事档案的建立与管理

人事档案的建立与管理（精选9篇）

人事档案的建立与管理 篇1

作者

（单位）

摘要：主要阐述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发人事档案管理系统，介绍了人事档案管理系统数据库的建立和系统的各项功能及各项功能的实现方法。该系统由主画面和子画面组成，界面美观，操作简单，能大大提高工作效率，适用于企事业单位的人事档案管理。

关键词：数据库；管理；人事档案

1前言

随着信息技术的发展，人事档案的信息化管理已经是企业必然的选择，特别是Internet 以及企业网站的日益普及，各级人员希望能够迅速、快捷地查询档案资料，这就要求人事档案管理系统要具有网上查询的功能。随着人事变动的增加，人事档案数据日益庞大，人事档案管理系统的复杂度也随之提高，要求达到使用高效、安全存储的目的。

为配合企业信息化进程，采用实用型关系数据库V-FOXPROW编写了人事档案管理系统，改系统具有良好的图形用户界面，操作方便，简单易学，它能更好地实现人事档案的微机化管理，减轻人们负担，提高工作效率。

2档案管理系统的功能设置

本系统开发以高内聚、低耦合为基本设计原理，并以自顶向下逐步求精的数据结构流程模式进行问题的分解，结合档案管理系统中业务流、数据流、人机边界、数据接口等将档案系统进行自然语言的流程设计。

根据档案管理的要求和我中心的实际情况，对本系统的运行平台作出如下要求：本系统的客户端程序要求运行在Windows98或以上的Windows操作系统平台上，数据库服务器也采用Windows平台，客户端程序与数据库服务器的连接模式采用Client/Server(C/S)模式，客户端软件与数据库系统进行直接通讯处理。因本系统中数据处理流程相对简单，数据传输要求较高，因此本系统采用结构简单的单层数据处理方法，所有数据处理流程均在服务器端

完成，从而不涉及中间件的数据处理。客户端软件要求不限制同时在线的操作用户数量。

2.1 用户及操作人员权限设置

本系统的用户分管理员和普通用户。管理员的职责是负责对使用用户、数据表式、数据显示格式的设置、修改，以及数据库备份和数据库还原工作。普通用户由于工作职责不同拥有不同的使用权限；档案资料的增加及修改权、档案库的查询统计权、档案报表和各类证明材料的打印权，以及人事代理管理权，各种权限可以进行组合分配。用户在使用档案管理系统时要求根据相应的用户名称及该用户的密码进行登录，登录后系统将根据当前用户所获得的权限分配相应的功能权限。

2.2 查询统计功能

查询统计功能要求有多种较智能化的查询统计方式，在系统中要求将查询统计分类为单项查询、综合查询、单项统计、综合统计四项，单项查询及单项统计是针对档案项目中某一项进行的全匹配或部分匹配的查询统计；综合查询及综合统计则是根据档案库中所有项目进行的全方位智能化查询统计，其查询统计的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范围等，可根据不同的条件进行组合条件查询。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查询统计功能中，要求实现查询统计结果的打印、档案保管证明、工作简历(工龄)证明以及调档函的打印，此外还要能实现常用的档案报表和档案清单的打印。系统的实现环境和总体方案设计

人事档案管理系统是在IBM微机上的WINDOWSXP操作系统下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发而成的。该系统根据人事档案管理要求，分为人事档案数据库和数据库管理两部分。人事档案数据库根据需要建立34项基本内容，每一项有一个名称、数据的类型和最大长度。一个人员的34项内容构成一个记录。其中数据的类型有：字符型、数字型、日期型、备注型。数据库管理部分按照对数据库的操作不同，分为主画面模块和功能模块。

主画面模块用来完成会员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主画面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括∶姓名查询模块、电话查询模块、前插记录模块、后插记录模块、增加记录模块、删除记录模块、打印记录模块、导向记录模块及综合查询模块，用来完成档案建立

和维护、档案查询、档案输出等系统功能。本系统程序采用模块化设计，有利于扩充程序的功能，以满足用户的各种要求。系统编程调试及运行情况

根据总体方案要求，利用V-FOXPROW提供的开发系统，编写出人事档案管理系统软件。由于该系统为模块化设计，因此采取调试的方法是:单个模块调试→各功能模块与主画面模块相结合调试→整个系统调试。调试正常后，利用开发软件提供的项目管理器及编译功能完成程序的编译，形成XX.EXE执行文件。

该系统软件经调试后，在不同类型的微机上(带有WINDOWS中文版操作系统)安装使用，运行正常。本软件除完成主要功能的程序设计外，还完成了一些辅助功能的设计。如:进入系统需要输入保密口令；检查是否有重记录功能；采取一些保护措施，即使用户操作上有错误，系统也能正常运行，并给出一些提示，帮助你完成任务；系统程序中设计了“序号”自动增减功能，可以大大方便用户，免除了在增减记录和插入记录时修改序号带来的麻烦，提高工作效率；设计中还考虑到画面前后的一致性，在没有查询到记录和打印输出完记录后，仍回到原来的记录；综合查询部分能够对人员的任意情况进行查询、排序、组合，可同时输入26个条件进行查询。所有这些，给用户的使用带来很大方便。使用效果

通过调查和用户反映，该人事档案管理系统运行正常，可靠性强，效果良好。

(1)采用计算机对工会会员档案进行管理，打破了传统式的会员档案管理模式，可以达到高水平的信息存储、查询、打印，它不仅节省人力，使人们从繁琐枯燥的劳动中解放出来，大大提高工作效率，而且可以减少人为的差错，能正确、及时地提供人员档案资料。

(2)传统卡片式管理，会员个人资料项目固定，且内容较少，而工会会员档案管理系统可根据需要，灵活添加所需内容，且项目数量增多，可以包含会员基本情况，使得会员档案管理更具有灵活性和实用性。同时，工会会员档案的调转非常容易。

(3)为科学决策某项工作提供依据。由于各种查询、统计和打印的便捷性、准确性，使该系统成为许多工作不可缺少的助手，为工作的科学决策和顺利进行奠定了基础。

(4)提高了人们使用现代化工具的意识，带动了其它工作的微机化管理，同时也为今后的人员档案信息共享提供了有力的保证。

5结语

通过以上数据表与数据库及应用模块的设计，我们完成了人事档案管理系统的设计，该系统不仅可以提高工作效率和档案管理的准确性，而且非档案管理人员也可以通过内部网随时了解自己的情况，为今后数字化档案管理系统的整体建设奠定了基础。

参考文献

[1]晶辰工作室编.VISUAL FOXPRO6.0操作指南[M].北京：人民邮电出版社，1998

[2]张之超编.VISUAL FOXPRO6.0开发指南[M].北京：人民邮电出版社，1999

[3]孙伟.人事档案管理系统的设计[J].中国科技信息，2005，(06)

人事档案的建立与管理 篇2

随着人事制度的不断完善, 人事档案管理可在实体管理机构的设立上进行一些新探索, 笔者认为, 可尝试的方法是建立区域性的人事档案管理中心。建立区域性的人事档案管理中心, 是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心, 并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用, 使其更好地为现代化建设服务。从整体上看, 全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统, 由众多的子系统组成, 这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。在操作上, 形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案, 由单位及时补充新材料, 按期交纳一定的保管费用, 用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘人才, 且向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息服务等众多职能, 实现服务人才、促进整个社会人才资源合理配置的目的。

一、建立区域性人事档案管理中心的必要性

实践证明, 建立区域性的人事档案管理中心是市场经济条件下人事档案管理工作的必然趋势。“档随人走”的管理方法是我国既有的人事档案管理方法, 在计划经济时代, 这一方法的使用有其科学性, 但市场经济条件下的今天这一方法是否依然占据着人事档案管理方法的主导地位, 却值得我们商榷。随着市场、经济、科学技术的发展, 社会方方面面的联系变得愈加密切, 人才流动的频繁性、人力资源管理对人事档案的依赖性, 使人事档案日益成为社会公共信息的一个组成部分, 它要求各行各业产生的人事档案必须统一于一个管理系统, 进行集中统一的管理、开发利用。这是市场经济条件下市场对人才的需求和人才对市场的要求进一步发展的反映。在计划经济体制下, 人们的就业往往是被动的, 且流动性不大, 一个人在一个单位往往一呆就是十几年、几十年甚至一生, 在这种情形下, 其人事档案对于别的单位、组织来说, 就无太多的参考利用价值了。同时, 人事档案长期相对稳定地保存在用人单位, 长期的占有权使人事档案事实上归属于用人单位。而随着市场经济的建立和发展, 人才被作为一种资源投置于市场进行流通, 使得人员流动变得经常和频繁, 也使得人事档案的流动性加大了。随着市场对人才要求的提高, 人事档案的内容也就变得更加丰富, 已由过去的“政治型”转变为“业绩型”, 其中蕴含着巨大的人力资源信息, 对其进行开发和提供利用已成为必然要求。随着人员流动的加大, 各行各业也因人事上的关系而被紧密地联系在一起。这就要求他们彼此之间必须加强合作以促进人事工作、人事档案工作的顺利开展。现行的人事档案管理体制已不能适应市场对人才的需求, 也不能适应人才对市场的需求, 这就要求建立一个中枢机构, 对人事档案进行系统管理与控制, 进行有效的开发利用。这一中枢机构就是区域性的人事档案管理中心。建立区域性的人事档案管理中心, 是市场经济发展的要求, 是人事档案管理工作系统化的要求, 是人事档案作为一种社会信息资源进行科学管理的要求, 也是对人事档案进行有效控制的途径。它的建立, 将促进人事档案工作的飞跃发展, 促进人事档案工作的规范化、标准化和现代化管理。

二、建立区域性人事档案管理中心的可行性

其一, 实践上的可行性。目前, 无论是在国内还是在国外, 各种专门档案都出现了各自集中保存的趋势, 如城建档案集中于城建档案馆。实践证明, 此法非常有效地解决了城建档案的管理问题。同为专门档案, 人事档案是否也适合于集中到专门人事档案管理中心进行管理呢?这个问题可从深圳市企业人事档案管理的方法中得到启发。深圳市的做法是实行分层次和相对集中管理。其具体的管理模式有三种:一是实行分层次管理体制。全市局级干部和一、二类企业领导的档案由市委组织部统一管理;流动干部 (辞职、辞退、出国留学、受聘到三资企业、外商驻深代表机构、民营企业、私营企业、“三来一补”企业工作的专业技术人员和管理人员) 的档案由市人事局人才服务中心统一管理;上述企业流动工人档案由市劳动局就业服务中心统一管理。二是实行集团、总公司集中统一管理, 如国有免税商品公司等单位档案由集团公司集中管理。三是实行相对集中与分级管理体制, 如建设集团本部的干部、工人、二级公司的经理、副经理、党委 (支部) 书记、人事部长、办公室主任、财务部长由集团集中管理, 其他人员的档案由二级公司自己管理。如果深圳市建立一个人事档案管理中心, 那么对于第一个管理模式来讲, 就是将一个全宗中的三个子系统即企业人事档案全宗中的三个管理单位集中到一起进行管理。对于第二个模式来讲, 只是按照来源原则对领导干部档案、流动干部档案和企业流动工人档案进行分类管理, 即将一个集团、一个总公司作为一个管理单位进行管理。第三个模式与第二个模式基本是相同的, 只是在一个管理单位中再分一、二级管理单位而已。区域性的人事档案管理中心, 其具体的运行机制可从非国有企业的人事档案管理中得到体现。在具体的运作过程中, 人事档案管理中心可以按现代化管理的要求, 实现非国有企业员工档案信息资源共享, 方便利用。由员工所在单位按《企业职工档案管理工作规定》的要求, 将员工的聘用、晋升、新订立劳动合同材料, 奖惩材料, 专业技术职务评审材料, 参加党、团等材料报送人事档案管理中心装入个人档案。企业需要聘用这类人员时, 可按照规定到人事档案管理中心查阅其档案。

人事档案的建立与管理 篇3

关键词 档案管理 自身素养 信息化

我院的前身为四所专科学校，1977年恢复高考后，这四所专科学校开始招收本专科学生，奠定了我院高等教育发展的基础。1997年，原国家教委批准四校合并组建专科层次的学院。2003年，经教育部批准，学院晋升为本科院校，跻身于当时内蒙古自治区十所本科院校的行列。自1993年四校合并组建专科学院以来，学院的发展历经三个阶段，1993年至1998年为“一次创业”阶段，实现了院校整合，资源共享；1999年至2003年为“二次创业”阶段，实现了专升本；2003年至今为“深化教育教学改革建设合格本科院校”阶段。思考学院发展历程，分析高等教育发展态势，结合实际情况对我院人事档案的收集与利用及加强信息化管理，以及事业单位即将实行的绩效工资改革等的几点建议。

一、高校人事档案收集工作中存在的问题

（一）档案意识淡漠

由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。

（二）材料缺漏严重

随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。

二、加强高校人事档案收集工作的对策

（一）加大宣传力度，增强教职工的档案意识

人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。

（二）收集人事档案材料是人事档案工作的基础

随着经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。

（三）加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质

为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。

三、人事档案管理信息化完善急需解决的问题

（一）档案管理信息库的重要性

人事档案是国家机构、社会组织在人事、人力资源管理活动中形成的记录和反映教师学习经历、工作经历、社会活动、个人信用等内容，以教师个人为单位保存备查的原始记录。人事档案又是使用干部的重要依据，也是人事部门为各类人才提供服务的主要依据。随着新的形势下工资制度的出台，健全每一个人的人事档案中的工资数据至关重要，每一年的岗位变动、岗变薪变，生动地体现出了每一个教职工的成长轨迹图，也从中体现出人生的全部价值。

（二）健全档案管理信息库数据量

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。人事档案信息管理就是建立全面管理和记录教职工的信息数据库，现有的信息库只单纯具有教职工基本信息，不能与岗位绩效工资的实施、一年一聘、岗变薪变而匹配，这就要求我们所建立的信息库将大量的信息数据分层按类输入，使有效数据随着历次变动，作出有效分析。

（三）发挥档案管理信息库功效

按照国务院事业单位绩效工资改革布署，事业单位即将实行绩效工资，根据每人的岗位制定出了绩效方案，就每个岗位分出相应等级，所定等级不是一成不变的，将由岗位实施绩效领导小组一年一次对每一位老师进行竞聘后上岗，这时强大的信息库就可以通过存贮资料进行分析，将每一项得分相加，得分高者享有最高级别，充分发挥了档案信息库功效。

人事档案的建立与管理 篇4

关键词：人事档案；管理；问题；改革；建议

企业人事档案是充分反应企业人员信息、个人经历、政治思想、道德作风、工作表现和业务能力以及工作成绩等内容的文字性资料，是企业人事部门培训、选拔和选用人才的重要依据。企业可以通过人事档案详细的掌握企业人员的基本情况，并对其工作进行合理的安排。但目前我国的企业人事档案管理工作凸显出很多的问题亟待解决，主要包括人事档案管理意识薄弱、档案管理员专业性不强以及信息化水平太低。在这种背景下，人事档案管理工作发展举步维艰，无法满足现代化的企业需求。因此必须采取科学有效的建议对其现状进行改革，切实提高人事档案管理水平，保障企业健康持续的发展。

人事档案管理的作用

1.1 为选用干部人才提供参考 人事档案管理是企业人事管理活动的重要内容和对象，其较为全面的记录了每个企业干部员工的工作和学习经历、政治思想、工作能力和业绩以及兴趣爱好等详细情况。人事档案管理是一项具有动态性、机密性、真实性、系统性等特征的文件材料，具有较强的使用和保存价值。人事档案管理是企业考察任用干部时重要的参考资料，对企业干部人才的正确选用有着直接的影响，从而与企业的发展有着密切的关系。

1.2 为规划人力资源战略提供支持 企业制定科学的人力资源整合规划，是企业可持续发展的重要途径之一。人事档案的主要管理内容是真实反映企业全体人员的全方位信息，包括以往与现阶段。人事档案科学化的管理，能够为企业科学合理的预测人才的需求数量级类型，为人力资源战略规划提供支持，促进人力资源开发。

当前人事档案管理存在的问题分析

2.1 人事档案管理意识薄弱 第一，企业领导不够重视人事档案管理。目前部分企业领导忽视档案管理，认为档案管理是企业内部的小工作，对企业的经营发展没有太大的意义，因此在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，档案管理部门的责任意识差。由于上级领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使工作观念产生了偏离，不认真对待档案管理工作，造成工作上的失误。另外企业没有专业的档案管理人员，有的是其他部门的人员进行兼任，极大地降低了档案的权威性。

2.2 缺乏专业的档案管理员 人事档案管理人员需具备较强的专业知识和技能，才能够胜任人事档案管理这项复杂、繁琐以及连续性较强的工作，否则就会对档案管理的质量和管理水平的提高产生影响。有的企业分配的档案管理人员较少且有的是兼任，不仅要进行档案资料的日常维护及管理工作，譬如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，同时还需要担负多方面的工作，例如企业文书的编写、科研管理、基建等，这就使得档案管理人员处于超负荷工作状态，精力无法过多的投入到档案管理工作上，从而降低了档案管理工作的有效开展。

2.3 人事档案管理的科学信息化水平低 人事档案管理工作内容多、要求高、任务重，仅就档案信息管理信息化建设而言，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨。虽然目前有人事档案管理系统，但在实际的档案管理工作操作中还没有充分挖掘和发挥其应有的作用，人事档案管理缺乏信息化、智能化、数据化以及科学化的广泛应用，部分企业的人事档案管理在计算机系统的应用上只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索、调阅则进行手工操作，导致人事档案材料归档整理不及时，存在档案资料不完整的情况，而且耗费时间长，耗费人力多，降低了档案管理工作的效率。

改革人事档案管理的建议

3.1 强化人事档案管理意识 企业领导要充分认识到人事档案管理的意义，其是企业的一项隐形财富。各企业在人事档案管理工作中要安排充足的专职档案管理工作人员，并确保档案管理队伍的相对稳定，提高管理人员的责任意识，通过定期对人事档案管理人员的业务培训、政治教育、专业知识与技能的学习以及完善定期交流与培训进修等制度，来提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。人事档案管理工作的领导责任要明确，在管理工作过程中，做好监督与管控工作，加强定期、不定期的深入管档工作进行督查，同时强化业务指导，对存在的问题及时提出改革建议或解决措施，并责令迅速整改到位。

3.2 规范、完善制度和程序 要进一步系统档案的搜集、整理归档、更新等一系列程序。档案信息搜集要全面、严谨、规范地利用多种方式确保信息的准确性、完整性以及及时性；档案信息整理归档根据材料的内容、时间以及属性等条目，优化档案的整理归档工作，避免录入的电子档案和纸质档案存在出入，不便于日后的查检阅工作；档案信息更新要严格落实制定的更新计划，档案管理工作要根据企业人员的流动实况制定相关的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 时代科学技术的发展要求企业人事档案管理工作变革滞后的管理模式，利用现代化的技术以及结合企业的实况改变管理方法，来提高人事档案管理的科学化水平和工作效率，以促进企业的发展与时代接轨。充分利用和完善人事档案管理数据系统，例如运用人事档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常查借阅等工作，提高人事档案信息的真实性、时效性。此外应积极利用现代化的设备，如计算机、扫描仪等，实现纸质档案向数据档案的转变，推动以及加快人事档案管理信息化的建设，使企业人力资源得到合理、灵活的开发与利用，从而促进企业更好的生产经营以及服务社会。

结束语

高校人事档案管理问题与对策论文 篇5

高校人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，经组织审查或认可的，并记录、反映个人经历、学历和德才表现等，以个人为单位集中保存起来的文件材料。随着我国社会主义市场经济体制的建立和发展以及教育体制改革的逐步深化，原有的人事档案管理模式已不能适应新形势发展的需求，许多弊端日益显现出来，严重影响了人事档案管理的科学建设和合理使用，在一定程度上制约了高校的健康发展，因此，高校人事档案管理工作显得更为重要[1]。本文着重对高校人事档案管理工作中存在的问题与对策进行分析。

客户档案建立与管理制度 篇6

客户档案管理是企业营销管理的重要内容，是营销管理的重要基础。而不能把它仅仅理解为是客户资料的收集、整理和存档。建立完善的客户档案管理系统和客户管理规程，对于提高营销效率，扩大时常占有率，与交易伙伴建立长期稳定的业务联系，具有重要的意义。

一、客户档案管理对象

客户档案管理的对象就是你的客户，即企业的过去、现在和未来的直接客户与间接客户。它们都应纳入企业的客户管理系统。

1.从时间序列来划分：包括老客户、新客户和未来客户。以来客户和新客户为重点管理对象。

2.从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理；对于第二类的客户，需逐步充实和完善其档案管理内容；对于第三类客户，档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料，为即将展开的交易业务准备资料。3.从客户性质来划分：包括政府机构（以国家采购为主）、特殊公司（与本公司有特殊业务等）、普通公司、顾客（个人）和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同，对其实施的档案管理的特点也不尽相同。4.从交易数量和市场地位来划分：包括主力客户（交易时间长、交易量大等），一般客户和零散客户。不言而喻，客户档案管理的重点应放在主力客户上。总之，每个企业都或多或少的拥有自己的客户群，不同的客户具有不同的特点，对其的档案管理也具有不同的做法，从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

二、客户管理内容

正如客户自身是复杂多样的一样，客户档案管理的内容也是复杂的，不能一概而论。归纳起来将，客户档案管理的基本内容包括以下几项：

1.客户基础资料。即企业所掌握的客户的最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是客户档案管理的起点和基础。客户资料的获取，主要是通过推销员进行的客户访问搜集起来的。在档案管理系统中，大多是建立客户卡或客户管理卡的形式出现。

客户基础资料主要包括客户的名称、地址、电话；所有者、经营管理者、法人（这三项应包括其个人性格、嗜好、家庭、学历、年龄、能力等方面）；创业时间、与本公司交易时间、企业组织形式、业种、资产等方面。

2.客户特征。服务区域、销售能力、发展潜力、经营观念、经营方针与政策、企业规模（职工人数、销售额等）、经营管理特点等。

3.业务状况。主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。

4.交易活动现状。主要包括棵客户的销售活动状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策；企业信誉与形象、信用状况、交易条件、以往出现的信用问题等。以上四方面构成了客户档案管理的重点内容，客户档案管理基本上是围绕着这四方面展开的。

三、户档案管理方法

1.建立客户档案卡。作为客户档案管理的基础工作，是建立客户档案卡（又称客户卡、客户管理卡、客户资料卡等）。采用卡的形式，主要是为了填写、保管和查阅方便。

客户档案卡主要记载各客户的基础资料，这种资料的取得，主要有三种形式： ①.由推销员进行市场调查和客户访问时整理汇总。②.向客户寄送客户资料表，请客户填写。

③.委托专业调查机构进行专项调查。然后根据这三种渠道反馈的信息，进行整理汇总，填入客户档案卡。

在上述三种方式中，第一种方式是最常用的。第二种方式由于客户基于商业秘密的考虑，不愿提供全部详实的资料，或者由于某种动机夸大某些数字（如企业实力等），所以对这些资料应加以审核。但一般来将，由客户提供的基础资料绝大多数是可信的且应比较全面。第三种方式主要是由于用于搜集较难取得的客户资料，特别是危险客户的信用状况等，但需要支付较多的费用。

通过推销员进行客户访问建立客户档案卡的主要做法是：编制客户访问日报（或月报），由推销员随身携带，在进行客户访问时，即时填写，按规定时间上报，企业汇总整理，据此建立分客户的和综合的客户档案。除外，还可编制客户业务报表和对可客户销售报表，以从多角度反映客户状况。

为此，需制订推销员客户信息报告制度（其中包括日常报告、紧急报告和定期报告）。需制定推销员客户信息报告规程。

2.客户分类。利用上述资料，将企业拥有的客户进行科学的分类，目的在于提高销售效率，促进企业营销工作更顺利地展开。客户分类的主要内容包括：

①.客户性质分类。分类的标识有多种，主要原则是便于销售业务的展开。如按所有权，划分（全民所有制、集体所有制、个体所有制、股份制、合资等）；按客户性质划分（批发店、零售商、代理店、特约店、连锁店、专营店等）；按客户地狱划分（商业中心店、交通枢纽店、居民区店、其他店铺等）；按顾客的实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于对客户进行商品管理、销售管理和货款回收管理。

②.客户等级分类。企业根据实际情况，确定客户等级标准，将现有客户分为不同的等级，以便于进行商品管理、销售管理和货款回收管理。

③.客户路序分类。为便于推销员巡回访问、外出推销和组织发货，首先将客户划分为不同的区域。然后，再将各区域内的客户按照经济合理原则划分出不不同的路序。

3.客户构成分析。利用各种客户资料，按照不同的标识，将客户分类，分析其构成情况，以从客户角度全面把握本公司的营销状况，找出不足，确定营销重点，采取对策，提高营销效率。客户构成分析的主要内容包括：

①.销售构成分析。根据销售额等级分类，分析在公司的销售额中，各类等级的客户所占比重。并据此确定未来的营销重点。

②.商品构成分析。通过分析企业商品总销售量中，各类商品所占的比重，以确定对不同客户的商品销售重点和对策。

③.地区构成分析。通过分析企业总销售额中，不同地区所占的比重。借以发现问题，提出对策，解决问题。

④.客户信用分析。在客户信用等级分类的基础上，确定对不同客户的交易条件、信用限度和交易业务处理方法。

四、客户档案管理应注意问题

在客户档案管理过程中，应注意下列问题： 1.客户档案管理应保持动态性。客户档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据客户情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料；及时补充新资料，不断地对客户的变化，进行跟踪记录。2.客户档案管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户，为企业选择新客户，开拓新市场提供资料。

3.客户档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将客户档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给推销人员和有关人员。同时，应利用客户档案，作更多的分析，使死档案变成或资料。

确定客户档案管理的具体规定和办法。客户档案不能秘而不宣，但由于许多资料公开会直接影响与客户的合作关系，不宜流出企业，只能供内部使用。所以，客户档案应由专人负责管理，并确定严格的查阅和利用的管理办法。-----------------------------档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理 1.公司的归档资料实行“季度归档”及“归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

人事档案的建立与管理 篇7

高校院系的人事管理工作既关系到师资队伍建设乃至学科建设, 又关系到教职工切身利益, 既有宏观的管理, 又有非常具体繁杂的事务性工作, 需要跟上级机关部门打交道, 还需要与每个人单独打交道。在计算机广泛应用的今天, 人事管理也必须实行计算机化才能适应学校发展的需要。而数据库是认识管理工作中非常重要和有效的工具, 针对高校院系人事管理工作的特点, 建立一个内容翔实、丰富、结构合理、使用方便的人事管理数据库是十分必要的。

二、数据库框架设计

院系级的人事管理内容有很多类别, 按照人员工作属性划分有:在职教职工和离退休教职工, 而在职教职工又分为教师系列、实验室系列、辅导员系列、院系机关系列等不同系列。按照人员的相关特征划分有:人员自然状况、工作相关情况、变更情况等。而从管理的角度, 又分为职称评定、优秀人才、引进人才、离退休工作、教师培训、岗位津贴等等。所以数据库的总体框架设计要综合考虑以上的特点, 作到适用、完整、方便、准确。根据这样的原则, 院系人事数据库的框架设计如图1所示。

图中没有出现从管理的角度划分的类别如职称评定等, 这些信息已经含在上述的数据库中, 在使用时只要正确检索提取即可。

三、数据库字段描述

在完成框架设计后, 就进入数据库具体实现阶段。人事数据库属于中小型数据库, 因此采用了FOXPro工具来实现。根据需要, 共设置了39个字段, 如表1所示。

注:类型N表示数值型, C表示字符型, D表示日期型, M表示备注型。

表1中字段“序号”由6位数组成, 含单位代码和顺序编号两个信息, 例如010003 (01表示系、室单位, 0003是个人编码) , 既表示所属单位也便于查讯;

序号1～17这十七个字段, 可以反映个人的基本自然状况;

序号14“现状”这个字段, 用来区分在职职工和退休职工;

序号18“类别”这个字段, 表示所属系列 (教师、实验室、辅导员、机关) 。

序号19~38这二十个字段, 进一步反映了教工的学历及工作情况。

序号39“简历”这个安段设置的备注型, 有充分的空间对个人的全面情况和资料进行记录和搜集。

四、数据库使用与维护

建立起院系人事管理数据库后, 就可以通过数据库的查询、统计、报表等功能来实现院系人事信息的动态管理, 并可以随时生成各种表格, 以满足管理工作的需要。例如, 要了解在职职工情况, 可以根据表1字段中的现状来查询。在本地视图中由视图向导来建新表—在职职工, 选择可用字段:序号、现状、姓名、技术职务、最高学历、专业等, 在筛选记录中字段 (人事·现状) 等于 (在职) , 预览就可得到全部在职职工的情况。查询离退休教职工也用同样方法。

再如, 想了解在职教师情况, 可以根据表1字段中的现状和类别来查询。在本地视图中由视图向导来建新表—在职教师, 选择可用字段:序号、现状、姓名、技术职务、最高学历、专业、研究方向、类别等, 在筛选记录中字段 (人事·现状) 等于 (在职) , 字段 (人事·类别) 等于 (教师) , 预览就可得到全部的在职教师的情况。

建立健全数据库并没有完成数据管理的任务, 在整个数据管理系统的运行过程中, 还要根据需要不断地改变其结构修改和数据更新, 数据库的维护是一项经常性和长期的细致工作。

五、结语

多年的运行情况证明, 上述的数据库设计是符合高校院系级的人事管理要求和特点的, 能够实现人事管理信息化、计算化, 既提高了工作效率, 也使得信息更加准确细致。本文的方法可供高校同类工作人员参考。

参考文献

[1].益嘉创作室.Visual Foxpro6.0中文版自学教程[M].北京:清华大学出版社, 1999

人事档案的建立与管理 篇8

【关键词】现代人事档案管理 硬件建设 加强收集 人员素质 信息化

当前人事档案管理中主要存在了以下几个问题。1、部分单位领导对人事档案不够重视，认为人事档案管理不是单位的主要工作，在档案管理上流于表面形式。2、档案管理硬件设施投入不足，人事档案设备简陋，管理不善，导致档案材料霉变、虫蛀现象严重。3、人事档案管理人员业务素质不足，由于不是专业的档案管理人员，对档案管理技术不足，导致档案管理水平低下。4、收集档案力度不够，导致档案管理工作被动、不及时，不能真正的反映个人的真实状况。5、信息化程度低下，先进技术手段没有运用在人事档案管理中造成效率低下、资源浪费

针对这些问题应当从如下几个方面进行解决：

加强人事档案信息收集工作。人事的变动、升迁、考察、学历、各种培训等都需要入档，档案管理人员必须将年度人事信息的变化及时进行收集，并及时按照相关规定装订在册及时归档

加强档案管理硬件建设。领导要加强重视人事档案管理的硬件建设，按照《干部档案工作条例》建立坚固、防火、防潮的专用档案室

加强人事档案管理人员自身素质。人事档案管理人员素质培养一定要加强，对于不是专业人员的档案管理人员应当加以培训。人事档案管理人员应当选择政治可靠、作风正派的人员从事。人事档案管理人员的自身素质提高了，有利于人事档案管理工作的有效进行

建立信息化的人事档案管理系统。随着计算机和网络的普及，信息化已经成为人事档案管理发展的必然趋势。人事档案管理是一项复杂而琐碎的工作，包含着大量的信息，传统的档案管理工作既浪费时间。信息化人事档案管理能够全面的提高工作效率

虽然，当前我国人事档案管理工作中存在着一定的问题，但是只要能够发现这些问题并加以解决，从体制、政策和等制度上逐步完善我國人事档案管理制度，就能更好的为人力资源的管理和使用创造有利条件。

【参考文献】

[1] 赵小兰. 浅析人事档案管理存在的问题及解决的措施[J]. 科教导刊（中旬刊）. 2011（08）

[2] 朱宝钧. 人事档案管理存在的问题与对策[J]. 开封教育学院学报. 2010（01）

（作者单位：通化市社会福利企业管理中心）

人事档案的建立与管理 篇9

随着信息化时代的到来，人事管理系统也以方便、快捷、费用低、绿色环保的优点正慢慢地进入各个行业和领域，将传统的员工管理方式彻底的解脱出来，提高效率，减轻工人人员以往繁忙的工作，并加速信息的更新速度，使管理层人员能够在第一时间了解到员工的信息，从而进一步的进行对员工的调配。

一、基于B/S结构的人事管理系统模块的建立

结合公司实际的人事制度，并根据人事管理部门的工作职能和内容特点，为了使人事管理各种信息的系统化、规范化和自动化。设计整个系统由人事信息管理、基于微博平台的信息发布管理和系统设置三大部分组成，用户只需获取到正确的被授权帐户，即可通过浏览器登录系统。具体而言，整个系统主要由以下模块组成，各模块的基本功能简要描述如下：

1、人事信息管理模块

人事信息管理包括员工信息管理(员工ID、姓名、性别、年龄、出生年月、专业、毕业院校等信息的录入)、员工工作经历(员工ID、起止时间、单位及职位等信息)、员工学习经历(员工ID、起止时间、院校、专业等信息)、部门信息管理(部门ID、部门名称等信息)、工资管理(员工ID、计发日期、基本工资、奖金、补贴等信息)。其中：

(1)员工管理：员工在职、离职、退休、实习/试用状态的快速查询以及自定义关键字查询。员工入职、转正、调岗、离职、复职等。这些业务即可以直接通过更新员工信息来办理。员工信息支持Excel格式的导出，用户可对人事档案进行批量导出。

(2)部门管理：用户可以对部门进行设立和撤销操作，建立无限层级的树形部门结构。可以查询部门的相关信息。

(3)工资管理：被授权的用户通过填写基本工资，奖金，五险一金及其他工资项目生成一员工该月工资记录。可以方便查阅每月薪酬数据，导出Excel格式工资确认单。

2、基于微博平台的信息发布管理模块

微博是一个基于用户关系信息分享、传播以及获取的平台，而微博开放平台是一个基于微博客系统的开放的信息订阅、分享与交流平台，登录平台并创建应用，使用微博平台提供的接口。包括微博绑定(绑定企业的官方微博)、信息发布(可以选择已经绑定微博进行发布信息)、信息反馈处理(对于企业发布的信息，必定会得到社会上一些关注群众的反馈。对于这些反馈，可以指定相对应的用户负责处理)。

3、系统设置模块

这一模块设置主要包括用户管理(为企业每位员工设置一个帐户，且为其授予相对应的权限)、权限管理(只允许系统管理员操作。原则上来说，在不增力》新模块和新需求的情况下，无需对其进行操作)、角色管理(如果系统默认的几个角色不满足需求时，可以为相对应的用户新创角色，赋予适当的权限)、系统操作曰志(可以查询每个用户对系统的操作，用于维护的系统或者进行系统操作信息统计)。

二、基于B/S结构的人事管理系统模块总体设计

1、系统结构设计

人事管理系统作为系统支撑平台，主要是提供系统安全服务和协同工作平台的数据库服务，提高企业人事管理效率，方便相关信息的查询检索，确保信息数据的完成性，以及系统的.安全性、交互性和可操作性，因此系统结构设计是构建人事管理系统的首要工作。

基于这些方面的考虑，笔者在系统模块的总体设计中选择B/S(Browser/Server)体系结构，即浏览器服务器结构。在这种结构下，用户工作界面通过浏览器来实现，用户通过浏览器向分布在网络上的许多服务器发出请求，服务器对浏览器的请求进行处理，将用户所需信息返回到浏览器。

因此，使用B/S结构大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本，便于维护和开发系统。

2、系统的开发工具和关键技术

经过实际的需求分析，基于B/S结构环境下，人事管理系统采用主流的MVC模式，用eclipse开发工具和mysql作为后台数据库，在方法上采用SpringMVC实现页面跳转的控制，Spring和hibernate整合实现业务逻辑的管理和业务对象的持久化，主要对员工的信息以及跟人事相关的工作流程进行集中的管理。

3、系统的数据库设计

对于人事管理管理系统数据库的设计，笔者借用E-R模型(实体-联系图)的方法，根据人事管理中每个实体，建立实体集、属性和联系集。人事管理系统以mysql作为后台数据库，根据系统功能模块的划分以及功能设计的要求，进行数据库命名，并创建多个数据信息集，包括前面提到的人事信息管理、基于微博平台的信息发布管理和系统设置三个大的模块数据库。

三、基于B/S结构的人事管理系统模块的实现

1、系统的登录界面和主界面

在网页上输入正确的IP地址，转到人事管理系统的登录界面，再输入正确的用户命和密码，才能连接到人事管理相关数据库，登陆到系统主界面。根据前文中功能模块的设置，系统的主界面中包含三个大模块：人事信息管理模块、信息发布管理模块和系统设置模块，然后可以进入二级模块、三级模块，用户可以根据自己的需求，选择不同的菜单进行相关操作。

2、人事信息管理模块的实现

人事信息管理界面涉及的内容较多，包括了员工管理、部门管理和工资管理三个二级模块，并分别在二级模块中设置了员工基本信息管理、部门信息管理和工资基本信息管理，其中：

(1)员工基本信息管理。单击“员工信息”，在出现的列表页面上，可以通过“添加”、“编辑”、“删除”和“刷新”四个按钮对公司员工资料信息的添加、存储、查询、修改、删除与编辑，根据员工实际情况，动态的更新员工的基本信息，学习经历，工作经历和个人图像，方便对员工的分类与管理。在修改功能上，可重新配置该员工的所属部门、岗位状态、以及相关信息。此外在列表页面，还可设置显示每页显示的记录数，以及用关键字搜索相关的记录，并且用户可以选择Excel或者Word导出员工信息。

(2)部门信息管理。单击“部门信息”，在出现的列表页面上，可以对公司各部门资料信息的添加、存储、查询、修改、删除与编辑，可按照公司组织架构操作部门结构。作为部门信息与员工信息有着密切的关系，每一名员工都从属一个部门。此外，点击所选部门，可查看部门的相关其他信息。

3、基于微博平台的信息发布管理模块的实现

在信息发布管理模块下包括了微博帐号绑定、信息反馈处理和息发布三个二级模块。

(1)微博帐号绑定。点击“微博帐号绑定”列表，单击“绑定”按钮，使用微博平台提供的接口，登录平台并创建应用，微博绑定帐号成功后，会调用相关的微博API获取该微博的信息，转化成本地数据库记录存储，并且在页面上显示微博帐号的描述、绑定状态、关联用户以及微博信息。

(2)信息反馈处理。绑定了微博后，单击“信息反馈处理”，在微博信息查询页面上，根据不同的条件，可以进行查询微博信息和信息处理。例如：人事部门发布开发部门人员的招聘信息，对于招聘信息有兴趣的人群可能想了解开发更多的信息，而这方面人事部门可能未能准确叙说，可以指派给相关开发负责人，由其直接进行回复。

(3)信息发布。点击“发布信息”，在页面上可以选择已经绑定微博帐号进行信息发布，包括新闻动态、招聘信息、市场研究等相关信息。

四、系统设置模块的实现

系统设置界面主要包括了帐号管理和日志查询两个部分。

(1)帐号管理。单击“帐号管理”，可以在页面上选择“添加”，弹出一个尚未拥有用户帐号的员工列表，进行添加用户的操作，并且可以编辑用户信息界面，可更改登录名、密码、邮箱以及相应的权限，以及添加新的角色或者修改已存在的角色的权限。

(2)日志查询。单击“日志查询”下拉列表中的“系统日志”，在这个页面下，管理员和系统管理员才拥有的查看权限，可查看那所有用户对系统的修改操作。

五、结论