商务语言写作

商务语言写作（精选8篇）

商务语言写作 篇1

1.Dear Mr/Mrs,Thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

我们将尽快回信

你诚挚的2.Dear Mr/Mrs,We have today received with thanks information concerning transactions onthe New York Wheat Exchange which will be made full use of by our researchdepartment.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

期待与你进一步合作。

你诚挚的二、确认达成的协议 Confirming agreements reached

3.Dear Mr/Mrs,Last Friday, when we were discussing the problems of defectivecontainers.You suggested that I simply mail you a report each month on thenumber of return by customers rather than send the

defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first wantto make sure that I understand you correctly.If I don’thear from you within the coming week, I’ll assume that youapprove.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为你没有异议。

你诚挚的4.Dear Mr/Mrs,We write to confirm our agreement reached during ourconversation on 9th June about special discountson M-S Acoustical Partitions as describedon page 8of our catalogue.These prices will prevail through30 June.partition Regular Price Special pricedimensionEachEach(12 or more)4X4’US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern4x5’132 115.505x5’152.75129.85 We will be happy to receive your order.Yours sincerely

尊敬的先生/小姐，我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录第八页有描述。下列价格六月三十日前有效：声音隔板规格每只常规价每只特别价（12及以上）4X4’US$ 112.75FOB波恩 US$98.20 FOB波恩4x5’132 115.505x5’152.75129.85我们将很荣幸收到你的定单

你诚挚的5.Dear Mr/Mrs

As our telephone negotiation this morning was verybrief and proceeded so smoothly, I thought itmight be advisable to summarize the agreement:I offered US$56/kg CIF EMPYou asked for US$60I countered US$58/kgYou accepted the figureI look forwaqrd to signing the contract when we meetnext week.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

商务语言写作 篇2

关键词：商务英语语言,应用,语篇结构

商务英语在语言应用时有着自己的一些语言魅力和特色,作为一名商务人员,需要有着扎实的英语功底,也要拥有广泛的商务知识,以便在不同的商务场景中能够熟练地应用英语语言。在语言学家的观点中:商务英语属于应用语言学,它是将语言学和应用语言学理论作为基础,有着自己的语言特色,并非是独立的语言,为英语的功能变体。

一、语篇的定义

在相关的书籍中,有学者对语篇的定义为:任何不完全受句子语法约束的、在一些语境下表示完整语义的自然单位,它的目的是为了通过语言来实现具体的交际任务或者去完成一定的行为。语篇中包括了语言结构和语义结构。对语篇的分析则为对文章中的语言材料在文中的位置来进行科学有效的分析,以便于进一步认识语言结构的使用想要表达的意思,从整体上去了解篇章的形式和其语言手法,来达到解释语篇语义和文章内容的目的。

二、商务英语的语言应用特点

1. 词汇方面的特点

(1)专业化

商务英语的词汇在国际上都通用,所使用的词汇具有专业化的特点,不具有感情色彩和多种意思,需要掌握一定的专业知识才能理解和运用这些词汇。例如:balance余额;actual rate实际汇价;bill of lading提单等。

(2)简洁性

为了在使用过程中更加方便,易于书写和交流,很多术语言简意赅、表意明确,也会采取缩略的形式。例如:FCA(Free Carriage交至承运人),CPT(Carriage Paid to运费付至),BMP(bank master policy银行统一保险)等。

(3)一词多义现象

在英语的语言学习过程中,存在较多的一词多义的现象,这是英语学习过程中的难点。但是,如果在平时学习的过程中注意积累,熟练地掌握它们,就会发现英语学习的乐趣及其魅力。如:

maturity,我们一般认为该单词的意思为成熟,但是在商务英语的范围内,它的意思为(票据等)到期,期满。

outstanding作为普通词汇,常用义为“优秀的,突出的”,但是在金融英语词汇中,它的意思为“未完成的,未支付的”和debt搭配为outstanding debts(未偿清的债务)。

endorse的意思通常表现为“认可,核准”,但是在商务英语中则译为“在票据后面的签名”。

2. 句法特点

语篇是通过多个句子组合而成的,所以在研究语篇这一内容的时候,也需要去研究一下句法的知识。语篇并不是句子之间的随意堆叠,而是将一些意义之间有联系的句子通过一些合理的手段来进行适当的衔接和结合。

(1)需要注意使用时的语气,如表达请求询问、委婉礼貌等:如:

Can I have a second-class one way ticket to Chicago,please?(请给我一张去芝加哥的单程二等票好嘛?)

语气中包含了请求或者禁止的语气;表现出肯定和赞扬的语气;也有表现出客观陈述的语气。在语篇中,通过使用不同的语气,可以表达不同的意思,也将产生一些不同的语境。正确合理地去使用语境,可以提高语言的表现力,可以更好地去感染对方。如果选取了不合适的语气,表达的语气较为激烈,无法做到语篇之间的连贯性,那么语篇的特点就不能正确地表现出来,从而无法进行有效的沟通和交流,错过了交流的有利时机。

(2)由于商务英语的合同也是具有法律效力的,所以在用其制定合同时,语篇中条款的各个用词都需要做到准确和严谨,以免在日后发生一些争执。句式较长、用词较为专业、句法结构严谨等是商务英语合同的一些特点。在句子中,使用定语、状语、补语的附加成分,来对主语、谓语、宾语等进行补充、解释和修饰,一来可以表现出商务英语合同用于的严谨、庄重和条理清晰,二来可以避免由于曲解和误解等产生的一些歧义,合理、有效地维护了双方的合法利益。作为专业的商务人员,需要准确地去理解合同中的各项内容,了解句子之间的逻辑关系,在对合同条款的翻译时要做到准确、清晰,和上下文逻辑相一致。

(3)文体方面

在英语合同中,全篇都应该使用书面语,不应当出现口语和俚语的内容。只有正确地使用书面语,才能使语篇看起来更为正式和严谨。

在商务活动中,合作双方都会严格遵守合同中的各项要求,合同从而可以顺利地执行。但是如果运用了口语、俚语的内容,将会出现表达的不正式和语言运用的不清晰等问题,这些语言不能做到表意清晰,不能避免歧义的产生,不能充分地去维护合同双方的合法权益。同时,在语篇中使用一些修辞手法,如在一些交流会议中使用比喻、排比、拟人等修辞手法。运用修辞手法,可以使语义的表达更加生动形象,可以充分地表达出语篇的主题和思想;而一些华丽、简洁、幽默、讽刺等语言特色的使用,也会影响着语篇的表达,从而影响语义的表达。由于以上情况的出现,需要相关人员去综合、全面地分析语篇,避免片面和狭隘地去运用语言。

3. 语篇的结构特点

(1)语篇的结构是有条理的,是连贯的,并不是随意混合而形成的,它也不会违反逻辑,是由因果、转折、并列等一些有必要的衔接组成的。对语篇的结构组成的分析较为复杂,例如在国际贸易的电函里,写索赔信的时候,需要先说明写这封信的目的是什么,接着在正文里面作出相关的解释,在文末则要客气礼貌地去表示自己的感谢和期望。各类语篇有着自己的结构要求和特色,形式趋于多样。

(2)格式较为固定:国际贸易中的询盘、还盘、发票、索赔信等单证。在长期以来的国际贸易的过程中,已经积累并留存下来了一系列的固定的格式。对单证等的统一,可以减少在进行业务的时候发生的理解歧义和误解,有利于买卖双方的沟通和交流,促进进一步的合作,在一定程度上加速了企业往国际的方向发展。例如发货后的空运单,由于统一了格式,使运输地、时间和航班等运输信息直接被操作人员所了解,这样就大大地节省了操作的时间,有利于国际贸易的飞速发展。

(3)语篇在形成的过程中,是围绕着主题而展开的,也是以主题为线索的。在语篇中出现的句子都是为了服务于主题,并且跟着情节的推进来传递信息,达到语篇中心思想的传达效果。

4. 对语篇的分析

在日常的各类商务活动过程中,需要通过对语篇的分析来找到语言的使用规律,并将其应用在一些语境中。也需要通过对词汇的多种意义、书面语言、口头语和对句子类型、结构的分析,去逐步分析语篇的结构、段落的衔接方式。

对于语篇的体裁,因为不同的体裁有着各自的特点,所以也需要进一步地去分析。它是叙事型的还是议论类的,或者是函电,广告等。分析清楚了语篇的体裁,明白了它的表意,将会让我们更加快速、明确地知道该语篇想要表达的意思,理解所表达出的意义和其表达的效果。

商务工作者需要去理解语言中的词汇和语法的特点,把握好句子之间的关系,整体感知国际沟通交流的语言特点和语篇的组成结构。掌握好交流活动的主题,这样能够更快地掌握好语义,了解对方所要表达的内容,以便在国际经济贸易的市场中赢得先机。

5. 商务英语语言和语境之间的联系

(1)商务英语在情境语境中的表达

在一些特定的场合和时间里,加上一些特定人物的参与,这就需要根据文章的语境、所使用的不同的词语和词与词之间的有效的搭配来进行判断和分析文章所想要表现出来的语气和语义。

如:由于对方没有按时开立相关信用证所带来的损失。

You should be responsible for the loss which resulted from the delay in opening the relative L/C.(你方应该承担由于推迟开立相关信用证所带来的损失。)

本语篇运用陈述语气来提出自己的要求。文中出现的should be、responsible for等词语,用命令的语气去要求对方来承担应该承担的责任。用词十分简洁,语篇的整体结构较为清晰,有效地表达了自己的不满和抱怨,向对方传递了失望的信息,让他们意识到问题的严重程度,同时合理地提出了自己的要求,可以达到一定的效果。

(2)商务英语和文化语境之间的联系

在学习商务英语的时候,也需要加强对商务文化知识的了解。商务人员需要了解并分析比较不同文化之间的差异。进行商务活动的时候,需要注意合作双方之间的文化差异,要提前去了解对方的文化情况,熟悉对方的语言文化环境。如果没有很好地在这些方面有着一定的了解,会使双方产生一定的误会,导致谈判不能顺利地进行。例如:

(1)价值观念。在中国,为了使一件事情能够顺利地完成,通常大家都会采取找一些认识的人,寻找有利的关系,送礼等行为,这是十分常见的办事方式;但是在美国,美国人则是严格按照规章制度来办事,一是一,二是二,不会因为一些人际关系而影响了事情的最终结果。另外,中国人的生意大多数都是在酒桌上谈成功的,大家一边吃饭一边将生意谈下来,但是在国外,吃饭是一码事情,谈判又是另外一码事情。他们的生意只在谈判桌上谈。

(2)时间观念。各国人民的时间观念都有所不同,了解不同国家的工作时间,去合理地安排商务活动的时间表,可以保证商务活动的顺利进行。在大多数欧洲人和美国人的概念里,他们不喜欢等候别人,让人等候是不礼貌的行为,和他们进行谈判的时候需要做到准时赴约,而对有一些国家,例如俄罗斯,他们对守时这一概念就没有那么在意,和他们谈判时不用过于关注时间的问题。

(3)身体语言。作为一名商务人员,应该需要知道不同的文化的姿势语言。由于各个地区和种族的不同,每个人的身体语言也会存在一定的差异。就算是同一个身体语言通过不同文化背景的人表现出来,也会有不用的含义。这就需要商务人员从手势语言、身体姿势和面部表情等方面来进行观察和对比。了解接触对象所处的环境,根据交际的原则,来进行一系列的商务活动,保证活动的有效性,减少歧义和误解的现象出现。

三、结语

商务英语涉及范围较广,它包含了国际贸易、金融和经济等多方面的内容。掌握大量的专业英语词汇,通过多途径的阅读和进行系统的学习可以帮助商务人员熟练地运用商务英语。商务英语的语篇主题和内容都存在着差别,题材之间也是如此,其拥有着多种的表现形式。相关人员需要充分去掌握语篇的分析能力,从字到词到句子及段落的分析、理解和归纳,都是十分有必要的。

商务英语的语言应用,受到相关语境的影响,例如情境语境、文化语境等。在商务英语的学习中需要根据一定的文化语境和情境语境来进行语篇的理解和分析。

参考文献

[1]孙肇春.商务英语语言特点研究——兼谈商务英语的学科定位[J].广东外语外贸大学学报,2009(3):96-99.

模糊语言在商务英语写作中的体现 篇3

摘 要 模糊语言在商务英语写作中通过模糊词语、模糊限制语和模糊句法结构来体现。商务英语写作中恰当运用模糊语言能使商务沟通达到最佳效果。本文通过对《商务英语写作实例精解》的具体分析,旨在微观分析商务英语写作中的模糊语言的表现形式。

关键词 商务英语写作 模糊语言 表现形式

一、引言

自模糊理论提出以来,学术界越来越多的学者把模糊理论运用到各个领域进行研究,如广告分析、商务英语研究等等。语言的模糊性不同于语言的歧义或含糊不清,它是语言使用的不确定性,指语言中词语表达的中心意义明确,但词语所指范围是不确定的。(伍铁平,2002)虽然商务英语写作的主要特点是简洁和准确,但是在特殊的商务交际目的中,恰当地使用模糊语言能使交际达到最佳的效果。通过对《商务英语写作实例精解》的具体分析,本文旨在对模糊语言在商务英语写作中的体现进行微观分析。

二、模糊语言在商务英语写作中体现

根据姜奕、刘艳对商务英语中模糊语言的表现形式的分类,本文认为模糊语言在商务英语写作中也是通过模糊词语、模糊限制语和模糊句式来体现的。本文将对《商务英语写作实例精解》中存在的模糊语言的表现形式进行探讨和分析。

1.模糊词语

模糊词语主要指语言中那些外延界限不确定的词语(转引自姜奕、刘艳,2008)。在商务英语信函中卖方常常会使用一些外延界限不确定的词来描述自己商品的优质特点,以此来吸引顾客。例如:

(1)At the same time this would enable you to see for yourself the high quality of material and put into this model.

(2)The Stenogram is efficient,reliable,time-saving and economical.

以上例句中卖方使用的形容词high,efficient来说明自己的产品优质,以便推销自己的产品。虽然这些形容词所表达的概念的外延都是模糊的,但是对产品的这种模糊概括能很快吸引买方的注意力,增强了顾客想了解产品的欲望,加强了劝购的目的。

2.模糊限制语

模糊限制语是指把一些事物弄得模模糊糊的词语(转引自姜奕、刘艳,2008)。

(3)I can only assume that this was due to careless handling at some stage prior to packing.

(4)I regret that 18 of them were badly scratched.

在上述例句中,使用模糊限制语assume,regret表达抱怨,这样能使语气变得缓和委婉,更为礼貌,给自己留有回旋余地,避免过分武断而伤及合作双方的面子,有利于以后的交易合作。

(5)In view of the condition of the present carpet,we cannot offer it for sale at the normal price and propose to reduce our selling price by 10%.

上述例句中的In view of the condition of表明了买方抱怨的客观性和真实性,这种情况并非是买方任意捏造或推测的。

3.模糊句法结构

模糊句式主要包括模糊型被动结构、虚拟语气以及否定结构。

(6)It was on unpacking the compact discs the damage was discovered.

(7)We noticed that one of the outer edges of the wrapping had been worn through,presumably as a result of friction in transit.

(8)When we took off the wrapping it was not surprising to find that the carpet itself was soiled and slightly frayed at the edge.

在国际贸易中,商品在运输中难免会出现各种损失和损害。上述例句使用了被动语态表达抱怨和投诉,避免了直接指出动作的执行者,巧妙地把讨论的重点放在抱怨和投诉的事情上,这样显得礼貌委婉,更有利于问题的解决。

三、结语

综上所述,模糊语言是商务英语写作的一个重要特点。模糊语言在商务英语写作中是通过模糊词语、模糊限制语和模糊句法结构来体现的。在商务英语写作中恰当的使用模糊语言可以委婉礼貌表达,顾及对方面子,避免尴尬,维持贸易关系和加强贸易合作。

注:上述所有例句都选自于《商务英语写作实例精解》。

参考文献:

[1]姜奕,刘艳.商务英语中的模糊语言及其语用分析.才智.2008(4).

[2]张卫平,康成翠.商务英语写作实例精解.北京:外语教学与研究出版社.2008.

商务函电写作规范 篇4

商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

商务函电的写作应掌握7c原则，即：

完整（complete）

正确（correctness）

清楚（clearness）

简洁（concreteness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）

完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函

商务公文写作 篇5

商务文书写作的步骤

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标

在撰写某一个邮件、一个商务文书之前，我们应该首先回答一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动，这个行动的主体是对方，你希望他在读完这个文章后会有什么样的感想、什么样的行动。

每个人每天都会收到很多邮件，那么什么样的邮件最先被人阅读？我们如何让自己的邮件优先级提高？

这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

2.将被动目标转化为主动目标 正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

【案例】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；

（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；

（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。

（二）步骤二：决定文章的正式程度(一)在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数 判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；  目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；  商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：

 形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

 称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。 语气

而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。

决定文章的正式程度

（二）请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；

（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。

（三）步骤三：设定文章的总体风格

在制定了正确的行动目标并选择决定了正式程度之后，撰写商务文书进入到第三个步骤——决定文章的总体风格。

1.把握总体风格的依据：游说矩阵 对商务文书总体风格进行判断和把握，可以参考下图所示的这个“游说矩阵”的应用工具。在游说矩阵中，纵坐标表示资源的充足程度（即沟通的内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难），横坐标代表商务文书的撰写者与其目标读者在立场上的一致程度（即双方是否相互认可）；换而言之，这两个方面的因素共同决定了对商务文书总体风格的最终选择。

图2－1 游说矩阵示意图

 简单型

从示意图中可以看到，游说矩阵的第一象限代表着“撰写者与目标读者站在同一立场上，并且资源充足、不存在障碍”的情形，这种情形即称之为“简单型”。

 说服型

按照同样的分析方法，可以看到游说矩阵的第二象限代表着“资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致”的情形，这种情形即称之为“说服型”。

 艰难型

游说矩阵的第三象限代表着“撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足”的情形，这种情形即称之为“艰难型”。

 解决问题型

游说矩阵的第四象限代表着“尽管撰写者与目标读者立场保持一致，但资源并不充足”的情形，这种情形即称之为“解决问题型”。

2.总体风格的设定

根据以上游说矩阵的分析判定结果，可以按照以下的方式来把握商务文书的总体风格：

 简单型

如果是简单型的商务文书，那么其总体风格就是以罗列事实为主。这是因为这类商务文书的行动目标对于目标读者而言难度并不大，并且在立场上对方也持相同一致的态度，所以这类商务文书的内容只要告诉目标读者有这样一件事情即可，在篇幅上可以相对简短。

 说服型

而如果是说服型的商务文书，由于其行动目标与目标读者的初衷并不一样，撰写者需要通过商务文书来使其改变原来的想法或者认识，所以尽管资源状况是充足的，但仍然会需要与目标读者进行反复多次的沟通才能达到目标。因此，这类商务文书通常篇幅较长（简短的形式无法表达清楚），并且需要特别突出强调撰写者的利益之所在，充分分析自己观点或者想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。

 解决问题型

解决问题型的商务文书通常运用于员工与领导进行沟通并且意见并不一致的时候，其总体风格是有问有答且篇幅较长；换而言之，在这种类型的商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式应该向目标读者提供包含一种甚至多种方法的解决方案。

 艰难型

最后来看看艰难型的商务文书。这类文书在资源和立场两个方面都遇到了障碍，因此达到成功有效沟通的几率会很小，这样的商务文书是否有值得花费精力去撰写应该要三思而后行。

【案例1】

有关新年晚会安排的信件

某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：

1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。

2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超过了500元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支500元、但是物有所值”的认识。

3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。

在撰写之前先分析得到商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点之所在，从而使得商务文书逻辑清晰、重点突出，进而容易达到其行动目标。

请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：

某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。

（四）步骤四：选择文章的层次结构

在做好前三个步骤之后，撰写商务文书进入到第四个步骤——选择文章的层次结构。如同购买房屋要注重户型结构一样，商务文书的层次结构也是非常重要的，主要的层次结构包括以下五种类型：

1.连贯式

所谓“连贯式”，就是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。

 突出的重点

连贯式的层次结构突出的重点在于事情的前因后果以及发展脉络。由于采用这种层次结构的商务文书从整体上看是浑然贯通、连成一体的，因此读者是不能颠倒前后顺序或者从中间节选来阅读的，否则其表达的意思就将不再完整。

 适应的情形

在日常工作中，适用于这种层次结构的商务文书主要有工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的说明等，这些文体的共同要求都是内容要清楚明白。

2.并列式

所谓“并列式”，就是商务文书中层次与层次之间是并列的关系。

 突出的重点

并列式的层次结构也可以被称为“天鹅下蛋式”，因为这种层次结构要求在文书中的每一段前面都要有前提择要，作为后续并列内容的引子。正因为各个层次是并列的关系，所以这种层次结构的文书便于读者按照其兴趣或关注的重点来分段阅读。

 适应的情形

在日常工作中，适用于这种层次结构主要在报告、总结以及建议书等商务文书中常常被运用。值得注意的是，不同的层次结构在同一个商务文书中是可以互相穿插使用的，例如某个事故报告在总体上采用的是连贯式，但其间在分析原因的时候则又可以采用并列式的层次结构，最终的目的都是为了能够将文书的核心意思清楚地呈现给读者。

3.分析问题式

所谓“分析问题式”，实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。在实际的工作环境中，出于不同的需要，分析问题式的层次结构还有着以下四个类型：  “只有结果”，这样的商务文书包括批复、指示以及命令等，它们通常都没有问题的原因也没有相关的分析，因为并没有这个必要。

 “提出问题并分析问题”，情况简报就属于这样的类型。 “提出问题并解决问题”，例如公告和通知就属于这样的类型。

 “提出问题、分析问题，最后解决问题”，这种类型实际上就包括了处理问题从始至终的整个逻辑关系，在实际工作终指导性的通报和决议就是最好的例子。

4.问答式

所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。

 突出的重点

在商务文书终运用问答式的层次结构应该要注意对问题的设计：问题并不是胡乱设计的，而是为了突出文书的主旨而进行的一种利益上的引导；因此，设计问题时要突出利益以及避免不良后果的方法。

 适应的情形

在日常工作中，通常会采用这种层次结构的商务文书主要有企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南等。

5.行动结果式

所谓“行动结果式”，就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。

例如，以下这段广告宣传采用的就是行动结果式的层次结构：

“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动便的轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，可以节省30%时间以及20%能源。选择我们的产品将是您的明智的选择。”

（五）步骤五：列出文章的大纲

在明确了商务文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，撰写的的五个步骤就是列出文章的大纲。

1.列出大纲的好处和目的

由于现在计算机的广泛普及，撰写商务文书的这个步骤往往被大家所忽略，认为直接动笔开始撰写比较有效率。但我们需要明确的一点是，在撰写商务文书之前做列出大纲的工作实际上是磨刀不误砍柴功的环节。动笔之前如果先做出一个大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。

撰写商务文书是一个“七分想，三分写”的过程，列提纲的过程实际上就是一个建立自己思维次序的过程；在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。

2.具体的做法

利用大纲来有序地组织撰写者的思路，可以有以下两种方法：

 提纲法

提纲法是很常见的一种列提纲的方法，实际上就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。

 辐射法

而辐射法，则是一种发散的思维方法，即撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都集中在纸上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理其这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。

辐射法的好处在于不会漏掉撰写者任何一个想法，在西方也被称之为“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。

【案例1】

有关申请参加培训的邮件

某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于最近公司在控制成本，原则上是不批准任何的培训申请的，所以她打算写一份邮件给其经理，让他批准并支持自己的请求。

对于这样一个商务文书而言，其行动目标很简单，就是这个财务人员希望其经理同意自己出去参加培训并支付培训费用；其结构层次可以采用行动结果式，即分别分析参加和不参加这个培训对公司而言所产生的帮助和损失。当然，层次结构也可以采用不并列式，即并列地分析自己应该参加这个培训的原因。

为达到这样的一个沟通目的，对于这个商务文书可以采用辐射法列出一个大纲：接收培训后在工作中可以减少出错、参加培训可以了解到新的合理避税方法以帮助公司节省成本支出、培训费用的问题、培训有利于员工的个人成长和发展、提高员工的满意度、提升员工对公司的忠诚度、形成公司良性的企业文化„„

（六）步骤六：撰写初稿

在经过以上五个步骤之后，商务文书的写作进入撰写初稿阶段。实际上，有了以上五个步骤的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简单了，需要的是给撰写者自己留出一个比较完整的时间、在一个相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完成即可。

当然，初稿撰写完成之后，还应该进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。

（1）就本月的销售任务完成状况，请部门经理给与评价或者指正。如果销售任务完成得好，那么该销售人员希望其经理对其进行表扬；而如果销售任务完成得不好，那么该销售人员则希望经理可以予以理解。

（2）公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。

（3）希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈，了解事情的实际情况。

（1）按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一个邮件的最后得分应该在20多分；因此，该邀请邮件的目标应该是让这些秘书都能参加，邮件为非正式的，口吻语气可以是比较轻快的。

（2）同样按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一封投诉信的最后得分应该不会超过10分；因此，这封投诉信应该是很正式的，并且特别需要注意措词。

高效商务写作 篇6

一、为什么要学习公文写作

1、案例分享；公文并非都无趣

2、认识公文

3、公文写作的重要性

4、糟糕的写作水平影响工作的方方面面

二、公文的文种和写作要素

1、通知的写法

2、函的写法

3、会议纪要的写法

4、通报的写法 公文写作游戏：寻敌军总司令

5、请示的写法

6、公告的写法

7、各类公文的具体应用与异同

8、公文写作的四要素

三、常用公文格式要素范例

1、公文的格式要素：眉首、主体、版记

2、公文的要素简表

课堂练习：改错

3、公文写作的注意事项

4、标题和文种规范

5、术语规范

6、名称规范

7、数字和计量单位规范

四、公文写作提高技巧

1、优秀公文范文

案例分析：一封“要房信”

2、公文写作提高技巧

（1）“读者为尊”原则

案例分析：给Shirley的信（2）树立形象——文章的正式程度

（3）应用“游说矩阵”

（4）增加可信度和紧急性

（5）行文简洁

（6）采用适当的语调

课堂练习：积极性的练习

3、如何写一封正式的E-mail4、“报告”成就深度

商务语言写作 篇7

商务英语函电是商家开展对外业务活动的重要工具, 其目的是与新老客户建立友好的关系, 促成友好的贸易往来。因此, 在商务英语信函写作中应遵循7Cs原则, 即礼貌 (courtesy) 、体谅 (consideration) 、完整 (completeness) 、清楚 (clarity) 、简洁 (conciseness) 、具体 (concreteness) 和正确 (correctness) 。

(一) 礼貌原则 (courtesy)

礼貌是商务场上的重要法则, 尊重对方、彬彬有礼的语气和态度能让对方心情愉悦。双方的感情沟通要通过友好的口吻和措辞来实现函电所要达到的最终目标, 从而才能与贸易合作伙伴建立贸易关系, 并保持长期的合作关系。例如, 在信函中宜多用“Would you please…”“Thank you very much for…”“It is our pleasure to…”“We are very sorry for…”等礼貌用语。

(二) 体谅原则 (consideration)

体谅就是要避免以自我为中心, 而是站在对方的角度上去感受和思考, 然后表达自己的观点, 这样才能使对方感受到尊重和重视。因此, 在写作中用“You”来代替太多的的“We”, 如此可以避免尴尬, 深化贸易关系。如:

We allow 3%discount for cash payment.

You earn 3%discount for cash payment.

(三) 完整性原则 (completeness)

必要完整的信息能达到意想不到的效果, 从而为对方留下美好的印象。“完整”的意思是不能遗漏信中所应该包含的内容, 例如, 如果来信中提及寄送样品和装船日期等, 回信中必须对它们做出积极的反应, 否则该信就不完整。

(四) 清楚原则 (clarity)

在商务信函来往中, 一定要遵守清楚的原则, 也是最重要的原则。为了顺利达成双方贸易, 避免造成严重的后果, 在书信中的清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(五) 简洁原则 (conciseness)

如今, 商业人士认为时间就是金钱, 冗长的函电浪费的不仅仅是别人宝贵的时间, 更是从时间里溜走的财富。因此, 在传达需要信息的前提下, 尽可能使信简明扼要。首先, 多使用常用词汇和简单句, 避免冗长而复杂的复合句。其次, 从信的整体结构上要归纳信的内容, 恰当分段。

(六) 具体原则 (concreteness)

如果信件中的信息模糊不清, 那么就会让对方猜测并产生歧义, 导致不必要的损失。可以从信息的详细化、具体的语言、主动句型等方面让写作更加具体、详细。如:

The delivery will be sent soon.The delivery will be sent before or at 4th March.

二、商务信函的写作技巧

商务英语函电的写作要特别注意结构框架的完整性。

(一) 开篇问候

一般情况下, 问候是少不了的, 因此, 掌握多种问候句型才不会使对方觉得千篇一律。

How are you?

Have not seen you for a long time, how are you recently?

Thank you so much for your mail dated May 8.

(二) 主题内容

主题内容包含陈述事实、直抒胸臆、少量评论、提出问题和方法建议。

以下例句:

In your last email of June 27, you wondered whether or not the sample for 17”LCD TV had been sent out to Mr.Aaron yet. (陈述事实)

I really must apologize for the mistake appeared when we were confirming the gift box for EP-1122. (直抒胸臆)

Can we deal with the matter, according to the below suggestions? (方法建议)

(三) 结尾部分

结尾应该包括结束敬语和署名。一般来讲, 敬语是不可少的, 但是最好少用一些古旧的句式, 而且对一个客人最好别老是一句话, 那样显得太单调了。常规的有:

1.Your swift reply will be much appreciated here. (比较老了)

2. (I am) Looking forward to hearing from you//your early response.

3.Yours faithfully/sincerely

4.Sincerely yours//yours

5.Thanks&Regards---简洁明了, 因为分布对称而显得美观。

参考文献

[1]兰天.外贸英语函电[M].大连:东北财经大学出版社, 1998.

商务语言写作 篇8

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、 引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、 商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。

结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】

［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.

［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.

［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.

［4］王丰，陈沄沄. 北京：清华大学出版社，2005.