北京企业档案管理办法

北京企业档案管理办法（精选8篇）

北京企业档案管理办法 篇1

颁布单位：北京市劳动服务管理中心 颁布日期：2004-9-20 文号：京劳服社发[2004]7号

第一章 总则

第一条 为做好企业退休人员社会化管理服务工作，规范街道（乡镇）社会保障事务所（以下简称社保所）接收、转移、管理退休人员人事档案，有效地保护和利用档案，维护档案的安全，确保档案的完整性、准确性和真实性，根据原劳动部、国家档案局《关于颁发<企业职工档案管理工作规定>的通知》（劳力字[1992]33号）的规定，制定本试行办法。

第二条 企业退休人员的人事档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察退休人员的依据，是国家档案的组成部分。

第三条 实行社会化管理的企业退休人员人事档案管理工作，在国家档案行政管理部门宏观管理和组织协调下，由市、区（县）两级劳动服务管理部门（社会化管理服务机构）领导与指导，实行分类管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第四条 企业退休人员人事档案管理工作，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密工作的法律、法规和制度。

第二章 档案管理机构和职责

第五条 街道（乡镇）社保所是负责对实行社会化管理服务的企业退休人员人事档案管理的具体业务部门，应指定专人管理企业退休人员的人事档案。

第六条 已实行社会化管理的企业退休人员因死亡或依法宣告失踪或者出国不归者，在社会保险关系自然终止后，其档案材料由社保所存放于专柜集中保管，不得销毁或转移他处。

第七条 社保所档案管理职责：

（一）妥善保管退休人员的人事档案，做好退休人员档案的安全、保密、保护工作；

（二）收集、整理退休人员档案材料；

（三）办理退休人员人事档案的查阅、借阅和转递手续；

（四）登记退休人员材料变动情况；

（五）负责办理档案的接收、转移工作；

（六）出具与档案材料有关的证明材料；

（七）办理其他有关事项。

第三章 档案的内容

第八条 企业退休人员人事档案的内容和分类：

（一）履历材料；

（二）自传材料；

（三）鉴定、考核、考察材料；

（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；

（五）政审材料；

（六）加入中国共产党、共青团及民主党派的材料；

（七）奖励与评选先进、劳模材料，处分、劳教与刑罚材料；

（八）招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休审批、退职审批等材料；

（九）提供组织参考的材料。

第四章 档案的保管条件

第九条 为确保退休人员人事档案的绝对安全，各街道（乡镇）社保所必须选择或建立防火、防潮的专门档案库（室），配置档案柜或密集架，档案加面积每千卷不少于20～50平方米，并应设置空调、去湿、灭火等设施。

第十条 档案库（室）的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库（室）的清洁和库（室）内适宜的温度、湿度（要求：温度14℃～24℃，相对湿度45%～65%，库内不准存放无关物品）。

第十一条 无关人员不得进入档案库，档案库内严禁吸烟，不得明火进入库房。

第十二条 各街道（乡镇）社保所应设置专门的档案查阅和档案管理人员办公室。档案库（室）、阅档室和档案管理人员办公室，三室分开。不得在库房内阅档或办公。

第五章 档案接收、管理、保管

第十三条 街道（乡镇）社保所接收档案时，以《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》（附件1）和企业移交的档案材料分类目录清单为依据，对接收的档案材料进行现场核对，清点无误后由接收人签字。

企业退休人员人事档案材料不全的，特别是影响退休人员养老金待遇的有关审批表，要求企业补齐；对因各种原因不能补办的有关审批表，要在办理移交手续时，由企业专门写明缺少材料的原因和具体审批表名称，由企业经办人签字并加盖公章，并由街道（乡镇）社保所将企业出具的补充材料放入本人档案。

第十四条 街道（乡镇）社保所对退休人员进入社会化管理后所形成的或接收的档案材料要及时收集、整理立卷，保持档案的完整；档案室的档案要分门别类，科学系统地排列，摆放整齐。档案编号统一采用市技术监督局编发的街道（镇）编码加以序号，档案盒侧面的位置号应采用不干胶粘贴，以便档案流动时变更存放位置。

第十五条 退休人员的人事档案材料统一使用A4办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

第十六条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。

第十七条 严禁任何人私自保存本人或他人档案，或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第十八条 退休人员人事档案的管理部门应建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

第六章 档案借阅

第十九条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）因工作需要查阅档案材料，需持盖有党政机关、人民团体、企事业单位组织、人事部门公章和查阅人姓名、身份的介绍信，方可办理查阅登记手续。查阅档案的，不得将档案材料带出查阅室。

（二）借阅使用退休人员档案的单位，应派可靠人员到保管单位查阅。档案除特殊情况外不得借出查阅。如必须借出查阅时，应在介绍信中说明理由，经街道（乡镇）社保所领导批准后履行借用登记手续，并在五个工作日内归还。

（三）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重依法追究其法律责任。

（四）因工作需要从档案中取证的，须请示街道（乡镇）社保所领导，经批准后才能复制办理并加盖公章。

第七章 档案的转递

第二十条 退休人员实行社会化管理服务的企业（含职介或人才中心），应按照有关规定，对移交的退休人员人事档案与相关材料进行整理，列出清单并装订成册；持《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在办理转移社会保险关系手续时，将其档案转移至退休人员户口所在地区县社会化管理服务机构。

企业不存在的，由退休人员本人持市社保中心社会保险关系转移通知单，到区（县）社保经办机构办理社会保险关系转移手续后到区（县）社会化管理服务机构签订《北京市企业退休人员社会化管理服务交接书》（附件2），办理移交退休人员的人事档案与相关材料的手续。

第二十一条 区（县）社会化管理服务机构，对户口在本区（县）的退休人员人事档案与相关材料，分别转移到其户口所在地街道（乡镇）社保所。

第二十二条 已实行社会化管理服务的企业退休人员因户口所在地发生变更，需要办理档案转移手续时，须首先办理社会保险关系转移手续。

第二十三条 退休人员持区（县）社保经办机构开具的社会保险转移手续，到区（县）社会化管理服务机构办理档案转移，由转出地的区（县）社会化管理服务机构填写《北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表》，在市集中交换时移交转入地区（县）社会化服务机构；转入地区（县）社会化管理机构接收后，向转入地街道（乡镇）社保所移交。

第二十四条 已实行社会化管理服务的企业退休人员其户口在本区内变更的，档案由转出地街道（乡镇）社保所出具同意转移证明，报区（县）社会化管理服务机构，再由区（县）社会化管理服务机构向转入地街道（乡镇）社保所移交。

第二十五条 已实行社会化管理服务的企业退休人员户口迁移到外省市的，档案由退休人员迁出地的户口所在地的街道（乡镇）社保所保管。

第二十六条 街道（乡镇）社保所管理的失业人员，在办理退休审批手续后，档案由其户口所在地的街道（乡镇）社保所继续管理。

第二十七条 企业移交前死亡的退休人员，其档案由企业保管；注销企业退休人员，在移交前死亡的，由其上级主管部门保管。

第二十八条 转递档案应遵守下列规定：

（一）档案由专人送取，不准邮寄或本人自带；

（二）转出档案，必须按统一规定的《企业退休人员转移通知书》（附件3）的项目登记，密封包装后封口盖公章；

（三）应转出的材料，不得扣留或分批转出；

（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月，转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

第八章 证明出具

第二十九条 证明出具工作由档案管理人员负责。档案不在街道（乡镇）社保所的退休人员，不属于街道（乡镇）社保所出具证明的范围。

第三十条 有关部门规定必须出具的证明，出具的证明内容要严格依据档案材料和基本信息和登记表中的相关记录，而档案材料和基本信息登记中没有相关记录，应由相关部门出具可资证明。

第三十一条 出具证明应真实、准确。证明内容经街道（乡镇）社保所领导审阅后，加盖公章。

第九章 附则

第三十二条 本试行办法由市劳动服务管理中心负责解释。

第三十三条 《关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定》见附件4。

第三十四条 本试行办法自下发之日起执行。各区（县）劳动服务管理中心（社会化管理服务机构）、街道（乡镇）社保所可结合实际情况制定实施办法或细则。

附件1：北京市企业退休人员社会化管理服务档案移交名册表（见表）

附件2：北京市企业退休人员社会化管理服务交接书

附件3：企业退休人员档案转移存根

附件4：关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定

附件2：

北京市企业退休人员社会化管理服务交接书

甲方：（区县社会化管理服务机构中称）

乙方：（单位名称）

根据市委办公厅、市政府办公厅《关于转发市劳动保障局等部门<关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见>的通知》的精神，经市劳动和社会保障局批准，准予乙方的退休人员实行社会化管理服务。为明确双方的权利、责任和义务，做好退休人员社会化管理服务工作，特签订如下交接书。

一、经甲方核准自 年 月起乙方可为 名退休人员（其中退职人员 名）办理转移到街道、社区实行社会化管理服务相关手续（名单附后）。

二、经乙方整理清点于 年 月 日向甲方移交退休人员的人事档案 份 件，各类证明 份（其中人事档案转到其他单位证明 份，人事档案丢失的出具证明的 份，未建人事档案的证明 份）。

三、退休人员实行社会化管理服务后，按规定继续享受社会保险基金负担的基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险待遇；甲方负责退休人员社会保险事务性工作和人事档案管理等管理服务工作。

四、退休人员在乙方管理期间享受的企业补充养老保险、补充医疗保险和统筹外负担的相关待遇的（以下简称“统筹项目外待遇”）处理问题，乙方与退休人员签订的协议书中主要承诺了以下内容：

（一）退休人员实行社会化管理服务后，按规定继续享受医疗保险基金负担的基本养老保险、基本医疗保险和工伤保险待遇。

（二）乙方退休人员统筹项目外待遇的处理方案于 年 月经

会议或与退休人员协商达成一致意见。

（三）乙方已经以 方式，在 年 月 日前解决了退休人员的统筹项目外待遇问题。

（四）退休人员实行社会化管理后，其不提出任何统筹项目外待遇的经济要求。

五、本交接书一式三份，双方与市劳动服务各存一份，自双方签字、盖章之日起生效。

甲方：（区县社会化管理 乙方：（单位公章）

服务机构公章

负责人：（签字盖章）法定代表人：（签字盖章）

年 月 日 年 月 日

附件3：

企业退休人员档案转移存根

社保所管理的退休人员 同志，因户口迁移转入 区 街道（乡镇），档案随即转入该区。

年 月 日

企业退休人员档案转移通知书

编号：

区（县）劳动服务管理中心（社会化管理服务机构）：

现在我区 社保所管理的退休人员 同志，因户口迁移转入你区，根据规定，现将该同志档案材料转入你区。请查收。该同志档案 卷 份。

区（县）劳动服务管理中心（社会化管理服务机构）

年 月 日

回执

区（县）劳动服务管理中心（社会化管理服务机构）：

你区于 年 月 日转来 同志档案材料 卷 份，于 年 月 日收到。

接收人（签字）盖章 接收单位盖章

年 月 日 年 月 日

附件4：

关于企业退休人员档案夹、档案盒规格的规定

一、档案硬卷皮

卷面、卷底各一页。

1．卷皮规格：长30厘米，宽21.5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8.3厘米；线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上下线眼中心距上、下边沿均为5.4厘米。

2．卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编写、姓名、籍贯用。规格为：上下高6.5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订线相连接。

3．卷皮材料：一般可采用三百克的单面白纸板加包布面，或只用包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。

4．卷皮颜色：应采用浅色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色。

5．卷面项目：“退休人员档案”、“姓名”。

6．字体与距离“退休人员档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米，“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5.5厘米。

7、卷面里页印“注意事项”：

注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。

爱护档案，不要涂沫、勾画及乱加批注。

8、卷面材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。

二、档案盒

1．规格：长31.5厘米，宽22厘米，厚（折叠部分）2厘米。

2．材料质量：可根据条件选用较好的硬牛皮纸。

3．盒面项目“退休人员档案”、制作单位印在下边“北京市劳动和社会保障局”。

北京企业档案管理办法 篇2

随着经济的快速发展和人民生活水平的不断提高, 目前我国食品质量安全问题正日益凸显, 这不但会影响到广大人民群众的身体健康和生命安全, 也会影响我国农业的健康持续性发展。

大多数居民对食品的生产来源, 加工运输过程都有很浓厚的兴趣, 也觉得了解源头和过程可以帮助减少食品质量问题的发生, 也让居民们吃的更放心。对于食品质量安全信息的了解途径, 居民一般认为电视、互联网和报刊起了很大的作用。电视和互联网的覆盖面广, 宣传的形式比较多样化, 如广告、新闻等, 从而使食品安全的及时信息可以让更多的百姓知道, 比如什么时段哪个食品出了怎样的问题, 百姓可以及时去了解从而避免不必要的问题。而公共场所的宣传则是一种强心针, 不论在场者的意愿如何都会接收到宣传的内容, 让人们能亲身感受到宣传效应, 从而更容易激发在场者对食品质量安全的兴趣和并提高其关注度。其中学校作为极其特殊的公共场所, 能专门对还未踏入社会的学生们进行宣传教育。这种宣传对象十分集中和固定, 使宣传更具强度和深度, 为未来的普及打下了扎实的基础。

2 食品监督管理的现状

虽然中国的食品安全工作不断加强, 但由于基础薄弱, 食品安全事件仍时有发生, 肉类和蔬菜作为“菜篮子”当家品种更是倍受关注。我国关于食品追溯体系的研究始于2002年, 近年来逐步制定了一些相关标准和指南。此后, 商务部先后与上海、大连、南京、无锡、杭州、宁波、青岛、重庆、昆明和成都的市长签署了肉菜流通追溯体系建设协议。而各有关部门和地方也同时开展了食品追溯试点示范, 初步搭建了食品追溯信息体系和网络交换平台。例如重庆市涪陵区为蔬菜基地建立“身份档案”, 问题蔬菜已可追查到田间地头等。

北京市在食品监督管理方面则走在全国前列。2012年, 全市没有发生一起重大食品质量安全事件, 食品质量安全合格率稳定保持在96%以上。近年来, 北京市始终按照“狠抓源头、标本兼治、打防结合、检打联动”的思路, 不断健全食品质量监管体系、加大食品监测力度、加快标准化建设步伐, 食品质量安全水平有了明显提升, 有力保障了北京市农业和农村经济健康发展。具体体现在:

一是监管机制健全。北京市注重责任落实与目标考核联动、监督管理与产业扶持联动、监督抽检与执法打击联动、内部协作与外部合作联动的做法, 形成了监管合力, 做到了保安全与保供给同部署、同推进、同考核。市农业厅有关负责人介绍, 市政府对地方政府的考核、市农业厅对市县农业部门的考核内容中, 都有食品质量安全、农业标准化等食品质量安全监管工作的内容;北京市还将食品质量安全作为农业主体享受政策扶持的必要条件, 对有不良记录、使用违禁投入品、连续两次抽检不合格的生产主体不予项目扶持, 以全面落实生产主体责任;同时, 始终坚持食品监督抽检与执法打击联动, 坚持农业系统内部的协作以及与公安、卫生、工商等部门的合作, 形成监管合力, 严厉打击各类违法行为。

二是监管体系完善。在队伍体系建设方面, 通过完善检测体系、强化执法队伍、提升监管能力等手段, 建立起了一支检测水平高、监管能力强的食品质量安全监管队伍。

三是监管氛围良好。在宣传氛围营造方面, 北京市通过强化突发事件的应对、强化应急演练、强化宣传引导等手段, 以及组织开展“千人进万社”和食品质量安全进社区、进实验室、进基地等活动, 在全社会营造了关心支持食品质量监管工作的良好氛围。

3 食品监督管理存在的问题

目前, 由于我国对于食品监管由于缺乏一定的市场规范性以及制度保证, 从而导致各地现有的食品监管无法与市场发展以及实际需求所相匹配, 以北京市为例, 具体表现在以下几方面。

3.1 思想认识不足

北京市虽然其整体经济发展在全国处于领先地位, 但是由于整体的市场经济制度建设却没有有效跟上经济发展, 其中很重要的原因就在于政府领导以及执法部门以及市民对于信用档案建设的重要性认识不足。近年来, 随着国家对信用问题的日渐重视以及社会对诚信问题的呼声越来越高, 北京市也在积极筹备与建设诚信档案机制。但在目前全市经济发展还不够完善的现实条件下, 社会信用意识和信用道德规范的建立还有待时日。并且, 北京市市民本身对于信用档案制度的建立虽然并不陌生, 但是实行过程中却依然存在许多的不配合之处, 最典型的如手机实名制以及网络实民制等。而整体信用当制度的缺陷, 从而导致北京市目前食品信用体系建立的迟迟无法得到建立与重视, 无法从根本上去杜绝与制止食品农药以及制假活动的。

3.2 法律法规不够健全与完善

法律法规的建立是保证食品安全的基础, 但是由于我国整体经济发展以及人们对于中产品危害的认识性不足, 导致我国相关法律法规建设较为滞后, 虽然北京市近年来推出了一系列的关于食品安全的法规条例, 包括《北京市食用食品安全管理办法》以及《北京市饲料和饲料添加剂管理办法》等, 但是与信用制度建设密切相关的《信用法》《公平交易法》《信用中介机构管理条例》等法律法规尚未出台。其中, 有关食品信用档案体系建设的相关法规更是缺乏, 由此也使得现有的北京市食品制假与违法成本较低。

4 建设北京市食品信用档案的建议

4.1 完善管理和运作机制

4.1.1 加强对食品产业链的全程记录

要实现对食品质量的全面追溯与监控, 必须要对北京市现有的食品企业的生产加工、流通进行全程记录。并且基础上对北京市的餐饮行业建立相应的餐桌垃圾台账制度, 详细记录餐桌废弃物的种类、数量、去向.用途等情况。从种植、生产以及运输与加工环节进行严格的记录。

4.1.2 建立完善高效的食品安全信用档案管理系统

由于市场作为食品最终获利点, 一旦市场本身不接受食品, 那么则意味着其未来的发展会受到制约, 因此从最终消费终端建立完善的信用档案管理, 则可以一方面引导人民健康消费, 另一方面也使得那些制假以及农药超标的食品没有销路。首先是建立完善的食品管理试点区域, 为以后的信用档案管理系统的建立奠定基础。其次是以用户为中心, 符合用户的使用习惯。只有使公众充分接受了现有的档案管理系统, 积极使用其才能够保证系统本身的有效性。

4.2 加强监督和执法

4.2.1 完善惩戒机制

北京市食品可追溯信用惩戒机制的建立, 一方面能够直接打击、惩罚企业的不良信用行为, 使得守信企业能够得到市场的保护继续发展。虽然近年来北京市物价局、工商局都在积极深入推进食用食品产地准出管理, 强化生产环节过程监管, 有效落实各项标准化生产技术, 从源头上把好食品质量安全关。全市未来也将继续推进“五有一追溯” (即有管理制度、有专门人员、有生产记录、有质量检测、有产品标识, 对食品进行质量安全追溯管理) 的食品准出管理制度。但是之所以无法真正起到有效地监管效果以及对于企业的震慑作用, 根本原因在于惩罚力度与惩戒机制不足。由于食品安全关系的北京市整体的经济发展以及人们的日常生活与切身利益, 因此必须要对那些失信企业采取严惩不贷, 这就必须依仗于良好的惩戒机制的建立。与此同时, 信用惩戒机制的建立, 还能够间接提高社会的信用忧患意识, 从而为营造良好的社会信用环境打下基础。

具体而言, 惩戒机制主要包括对于违规企业的实际责任追究与赔偿, 要从源头抓起, 利用信用档案对产业链上的每一个企业都进行相应的责任追究, 并且通过网络、媒体等方式在一定范围内实现共享, 以充分发挥其预警作用, 使有失信行为准备的企业和部门望而却步。此外, 还应该建立相应的群众监督与举报机制, 利用社会的力量去杜绝那些制假售假企业。一经查实, 对举报人应予以一定的奖励, 对有关责任部门及人员则应给予相应的处罚。

4.2.2 完善社会监管机制

惩戒机制的建立诚然是非常必要的, 但需强调的是, 为了有效防止失信行为的发生和由此所带来的损失, 更重要的还是要预防以及建立完善的监管监督机制, 从源头上以及生产环节中提升北京市食品的质量, 保证消费者的餐桌安全。要达到这一目标, 必须要通过加强对企业信用行为及信用档案建设各环节的监管力度, 真正让企业意识到违法成本的高昂代价以及降低法律和监管漏洞, 避免他们有机可趁, 只有这样才能够把可能把会产生的信用风险控制在事前, 而不完全只是事后的补救。同时, 监管传统意义上认为这是政府以及相关部门的事宜, 但是由于餐桌安全涉及到我们现实生活中的每一个人, 因此除了借助包括政府部门、档案部门对信用中介机构、企业之外, 还应该充分利用市场功能, 借助市场这只无形的手的帮助, 借助信用中介机构对企业以及社会对所有与企业信用档案建设相关的单位所实施的社会监管。

摘要：食品的安全不仅关系到人的生存和身体健康, 而且关系到民族的素质与兴衰。食品安全已经成为了一个日益严重的全球性问题。本文及用户北京市当下食品监督管理现状以及问题, 提出了适合于北京市自身发展食品信用档案建立及管理建议, 以更好的促进北京市整体食品安全管理有效性。

关键词：北京市,信用档案,食品安全

参考文献

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[7]陶莉.信息化技术在食品安全管理中的作用探究[J].中国管理信息化, 2012, (19) :77

北京企业档案管理办法 篇3

本刊讯北京市档案学会为搭建企业档案工作交流平台,研究探讨企业档案工作出现的新情况、新问题，同时开展企业档案工作科研、咨询和培训，提升企业档案管理水平，促进企业档案工作科研成果转化，经北京市民政局批准，北京市档案学会企业档案工作委员会正式成立。11月15日，委员会成立暨档案工作交流会在燕山石化公司召开，市档案局副局长马素萍出席。

会议认为，企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录,是企业资产的重要组成部分。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理等方面具有不可或缺的作用。目前市档案学会拥有团体会员单位57个,其中涉及企业档案工作的会员单位有24个,占团体会员总数的42%。因此，成立企业档案工作委员会对加强企业档案部门之间学术探讨，组织开展交流活动，提升档案工作管理水平，无疑具有重要的现实意义。

马素萍副局长在讲话中，首先祝贺企业档案工作学术委员会的成立，希望委员会充分发挥作用，积极组织企业会员开展企业档案管理理论和方法问题的研究，定期进行业务交流，在学会和企业档案工作者之间搭建起顺畅沟通的平台，更好地为促进企业档案工作的发展服务。首钢档案处处长、新任企业档案工作学术委员会主任李寅起讲话，表示不辜负市档案学会厚望和企业会员单位的信任，团结带领各会员单位，加强企业档案单位之间的交流，努力打造档案学术研究的平台，为提升企业档案工作科学化管理水平，充分发挥学术委员会应有的作用。来自全市24家企业会员单位的29名代表参会。

北京市社会保险业务档案管理 篇4

北京市《社会保险业务档案管理

规定（试行）》实施办法

第一条

为了规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国档案法》及国家人力资源和社会保障部、国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）等相关法律文件, 结合本市实际情况，制定本实施办法。

第二条

本市各级人力资源和社会保障行政部门所属经办各项社会保险业务的社会保险经办机构（以下简称社会保险经办机构）及其管理的社会保险业务档案，适用本办法。

第三条

本办法所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的具有保存和利用价值的各种文字材料、电子文档、图表、声像等不同形式的历史记录。

第四条 北京市人力资源和社会保障行政部门负责全市社会保险业务档案管理工作的组织领导。北京市档案行政部门负责全市社会保险业务档案工作的监督指导。人力资源和社会保障行政部门与档案行政部门应加强相关工作的沟通与配合。

各级社会保险经办机构负责本机构社会保险业务档案管理工作，并接受本级和上级人力资源和社会保障行政部门的领导和同级档案行政管理部门的业务指导。市属社会保险经办机构定期对所管辖的区县、街道社会保险经办机构社会保险业务档案管理工作进行业务指导。

第五条

市、区县社会保险经办机构形成的社会保险业务档案由该机构集中保存，街道社保所形成的社会保险业务档案应定期交由区县以上社会保险经办机构集中统一保存。

第六条

社会保险经办机构应配备专、兼职的档案管理人员和必要的设施、场所。市级社会保险经办机构按40平方米/万卷、区县级社会保险经办机构按60平方米/万卷，配置业务档案库房。市、区县社会保险经办机构在编制总额内应按照一定比例配备专职档案管理人员, 并根据需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备及网络系统。

第七条

各级社会保险经办机构应认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，制定档案管理规章制度并加强监督、检查，保证社会保险业务档案及时收集、妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。

第八条

各社会保险经办机构的业务部门，按照本办法附件《社会保险业务材料归档范围与保管期限》规定的范围，将办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据等应当归档保存的 4 文件材料，及时收集、整理，并在规定时间内，移交档案部门集中统一管理，确保归档材料的齐全、完整与安全，不得伪造、篡改。任何单位和个人不得拒绝归档或将档案据为已有。

第九条

社会保险业务档案分类应当按照各社会保险经办机构业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“---业务环节”或“---险种---业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的部门应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

第十条

社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照本办法附件《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。涉及到参保基础信息、待遇领取、核准材料，保管期限上升至100年档。

社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

第十一条

参保单位和个人对所需查询业务，按照社会保险经办机构的档案查阅程序提出申请，社会保险经办机构依法在各自业务范围为参保单位和参保个人提供档案信息查询服务。

第十二条

社会保险经办机构应当对已到期的社会保险业 5 务档案进行鉴定。

鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及同级人力资源社会保障行政部门有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。

鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。

第十三条

社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。

未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

社会保险经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。

第十四条

社会保险经办机构按照有关规定，将永久保存的社会保险业务档案定期向同级国家综合档案馆移交，市级立档单位应从档案形成之日起满20年向市档案馆移交；区县级立档单位应从档案形成之日起满10年向区县档案馆移交。

第十五条

社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或个人造成损失的，依法承担赔偿责任。

（一）不按规定归档或者不按规定移交档案的；

（二）伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；

（三）玩忽职守，造成档案遗失、损毁的；

（四）违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；

（五）违反国家档案法律、法规和社会保险业务档案的其他行为。

第十六条

各类社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。

第十七条

市级社会保险经办机构根据本办法的规定，结合本系统的具体情况，制定实施细则，报市人力资源和社会保障局和市档案局备案。

第十八条

本办法由市人力资源和社会保障局、市档案局按职责分工进行解释，自2010年 月 日起执行。

附件2：

北京市社会保险业务材料 归档范围与保管期限

一、社会保险管理类

（一）参保单位登记材料。包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料┅┅┅永久

（二）参保人员登记材料。包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅永久

（三）社会保险个人账户管理材料。包括养老、医疗保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅100年

（四）社会保险登记证管理材料。包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。为参保人员办理 8 社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（六）社会保险待遇领取资格验证材料。包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料┅┅┅10年

（七）退休人员社会化管理服务材料。包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（八）异地安置登记材料。包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料┅50年

（九）服务协议管理材料。包括与基金收付款协议银行、定点医疗机构、定点零售药店、工伤协议医疗康复机构、工伤协议辅助器具配置机构、网络通信运营商、附加保险承保单位等签订的协议书、考核、评比材料、A类定点医疗机构管理材料、社区慢病管理材料、违规问题处理材料和预警告知材料、终止协议材料外借病床材料等其他材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

二、社会保险费征缴类

（一）社会保险费征缴核定材料。包括缴费基数核定以及工伤费率确定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息、等申报核定业务表单及相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅100年

（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限

（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表┅┅┅┅┅50年

（四）社会保险基金征缴汇总表┅┅┅┅┅┅┅永久

（五）催缴资料。包括社会保险费补缴通知书、补缴协议 ┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（六）缴费证明材料。包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

三、养老保险待遇类

（一）养老保险待遇核定材料。参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定，养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付、基本养老金待遇核准表、养老保险待遇变更批文、企业退休人员基本养老金调整文件等申报核定业务表单及相关审核材料┅50年

（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单、职工一次性待遇核准表单及相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（三）劳动能力鉴定材料。劳动能力鉴定确认申请表、劳动能力鉴定确认结论通知书及医疗专家组劳动能力鉴定确认意见表、职工病情诊断证明书原件、现场检查结果复印件、病历复印件及相关材料。┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）养老保险支付明细表和汇总表┅┅┅┅┅┅┅30年

（六）养老保险基金支付汇总表┅┅┅┅┅┅┅永久

四、医疗保险待遇类

（一）门诊特殊病登记材料。包括门诊特殊病参保人员登记表单、审批表及其它登记材料和相关审核材料┅┅┅┅┅10年

（二）就医登记材料。包括参保人员办理住院、家庭病床、转诊转院登记表单及相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（三）医疗保险住院待遇核定材料。包括住院医疗费用申报核定业务表单及相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（四）医疗保险门诊待遇核定材料。包括门诊医疗费用申报核定业务表单相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（五）医疗保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（六）保险待遇核定材料。包括定点医疗机构申报医疗费用审核材料，用人单位及社保所申报医疗费用审核材料，大额费用审核材料，大额费用手工报销复审、点击、登记材料，A类定点医疗机构住院费用抽查材料，医疗费用追回有关材料┅10年

（七）医疗保险支付明细表和汇总表┅┅┅┅┅┅┅30年

（八）医疗保险基金支付汇总表┅┅┅┅┅┅┅永久

五、失业保险待遇类

（一）失业备案材料。包括失业保险待遇享受资格审查登记业务表单、失业人员名单及相关失业证明材料┅┅┅┅┅10年

（二）失业人员失业保险关系转移材料。包括领取期限、待遇材料等相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（三）失业保险待遇核定材料。包括失业保险待遇申报核定业务表单及相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（四）促进就业补贴核定材料。包括失业人员职业指导、职业培训补贴、职业介绍补贴、岗位补贴、以及社会保险补贴等促进就业项目申报核定业务表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅10年

（五）享受职业培训补贴审核材料。包括失业人员、本市农村劳动力培训补贴，技师、高级技师培训经费补贴，公共实训补贴等相关审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅30年

（六）失业保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（七）失业保险支付明细表和汇总表┅┅┅┅┅┅┅30年

（八）失业保险基金支付汇总表┅┅┅┅┅┅┅永久

六、工伤保险待遇类

（一）工伤备案材料。包括工伤事故备案登记表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（二）工伤认定材料。包括工伤认定决定书及相关文书

和审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（三）工伤人员登记变动材料。包括工伤职工登记、工伤保险信息变动登记表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（四）工伤再次鉴定材料包括：劳动能力鉴定确认申请表、劳动能力再次鉴定确认结论通知书、医疗专家组劳动能力鉴定确认意见表、区县医疗专家组劳动能力鉴定确认意见表、再次鉴定申请书、区县劳动能力鉴定确认结论通知书复印件、工伤认定结论通知书复印件以及工伤再次鉴定相关材料┅┅┅┅┅┅50年

（五）工伤保险伤残工亡待遇核定材料。包括一次性伤残补助金、伤残津贴、生活护理费、一次性工亡补助金、工亡人员丧葬补助金、工亡人员供养直系亲属及其抚恤金等工伤保险待遇申报核定表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅50年

（六）工伤保险医疗待遇核定材料。包括工伤人员因工伤发生的医疗、康复、配置辅助器具、劳动能力鉴定等费用申报核定业务表单及相关材料，定点医疗机构申报工伤保险医疗费用审核材料，用人单位及社保所申报工伤保险医疗费用审核材料，工伤保险大额医疗费用审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（七）工伤预防费用核定材料。包括参保单位工伤预防费用

申报核定业务表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（八）工伤保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会

计档案管理办法》确定保管期限。

（九）工伤保险支付明细表和汇总表┅┅┅┅┅┅┅30年

（十）工伤保险基金支付汇总表┅┅┅┅┅┅┅永久

七、生育保险待遇类

（一）妊娠登记材料。包括女职工办理妊娠登记申报核定业务表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（二）并发症登记材料。包括计划生育手术并发症等申报核定业务表单及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（三）生育保险待遇核定材料。包括参保人员因生育、计划生育、治疗并发症发生的医疗费用及生育津贴等申报核定业务表单和相关审核材料，定点医疗机构申报生育保险医疗费用审核材料，用人单位及社保所申报生育保险医疗费用审核材料，生育保险大额医疗费用审核材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（四）生育保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）生育保险支付明细表和汇总表┅┅┅┅┅┅┅30年

（六）生育保险基金支付汇总表┅┅┅┅┅┅┅永久

八、社会保险业务统计报表类

（一）各项社会保险统计报表┅┅┅┅┅┅┅┅永久

（二）各类社会保险数据和分析报告等材料┅┅┅┅30年

（三）社会保险业务月/季统计报表┅┅┅┅┅┅┅┅10年

（四）各项社会保险基金预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限

（五）各类费用支出报表、通报材料┅┅┅┅┅┅┅30年

九、社会保险稽核监管类

（一）社会保险稽核材料。包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅30年

（二）社会保险监察材料。人力资源社会保障行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料┅┅┅┅┅┅┅┅┅30年

（三）社会保险经办机构内部控制材料。包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料┅┅┅30年

（四）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料┅永久

十、信息系统建设类

（一）业务认证验收材料。包括信息系统建设有关业务认证┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅┅30年

（二）信息系统需求材料。包括养老保险、失业保险、医疗

北京劳动派遣用工企业备案办法 篇5

北京市劳务派遣用工企业备案办法

一、我市劳务派遣用工数量超过用工总量10%以上的用工企业，应当将超比例用工调整方案在2014年8月31日前，向经营所在地区（县）人力社保部门进行申报备案。

二、各区（县）人力社保局负责本辖区内经营的劳务派遣用工企业备案工作。

三、劳务派遣用工企业超比例用工调整方案内容应当包括：

1、本企业用工情况：职工总数、签订劳动合同职工人数、使用劳务派遣职工人数、劳务派遣职工占职工总数比例；

2、使用劳务派遣职工情况：本市城镇派遣职工、本市农村派遣职工、外埠城镇派遣职工、外埠农民派遣职工的人数；

3、三性岗位用工情况：辅助性岗位、临时性岗位、替代性岗位的派遣职工人数；辅助性工作岗位应有职代会或工会讨论平等协商确定的文件或方案；

4、与本企业签订劳务派遣协议的公司名称、协议期限； 5、2年内的劳务派遣用工整改方案；

6、整改过程中可能遇见的问题及应对措施；

7、其他需要说明的情况。

北京企业档案管理办法 篇6

市发展改革委制订的《北京市企业投资项目备案管理试行办法》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二00五年八月三十一

北京市企业投资项目备案管理试行办法

（市发展改革委 2005年8月）

为进一步推动本市企业投资项目管理制度改革，依据《中华人民共和国行政许可法》、《国务院关于投资体制改革的决定》（国发〔2004〕20号）、《国家发展改革委关于实行企业投资项目备案制指导意见的通知》（发改投资〔2004〕2656号）和《北京市人民政府贯彻实施国务院关于投资体制改革决定的意见》（京政发〔2005〕11号），制定本办法。

一、在本市行政区域内，不使用政府投资、在《北京市政府核准的投资项目目录细则》以外的国内企业投资建设项目，应按照本办法的规定，办理项目立项备案手续。

外商投资项目和境外投资项目，按照国家和本市有关规定执行。

二、市和区县政府投资主管部门，是本市企业投资项目的备案机关。其中：市政府投资主管部门，是指市发展改革委；区县政府投资主管部门，是指区县发展改革委。

规划、国土、建设、环保、消防、工商行政管理、市政、质量技术监督、安全生产、海关、外汇管理等有关部门依据各自职责，配合投资主管部门做好相关管理工作。

三、企业投资建设项目的备案，按照属地原则，到建设项目所在地区县发展改革委办理立项备案手续。

四、项目立项备案申请单位填写《北京市企业投资项目备案申请表》，按照本办法第三项规定的权限，在项目实施前到项目备案机关申请办理立项备案手续。

五、项目备案机关应按照《北京市政府核准的投资项目目录细则》、国家及本市产业政策、宏观调控政策、区域经济规划及布局，对项目是否属于备案项目及是否符合本市产业政策进行确认，在受理项目相关材料齐全后3个工作日内，做出准予备案或不予备案的书面决定。

同意予以备案的项目，项目备案机关应向项目备案申请单位出具《项目备案通知书》，同时抄送规划、土地、建设等相关部门；不符合备案条件的项目，项目备案机关应向项目备案申请单位出具《不予备案通知书》，并说明不予备案的理由。

六、项目立项备案申请单位依据《项目备案通知书》，办理规划、土地、施工、环保、消防、市政、质量技术监督、设备进口和减免税确认等后续手续。

七、《项目备案通知书》有效期2年，自发布之日起计算。取得《项目备案通知书》后未开工建设的，项目备案申请单位可在其有效期届满30日前，向原项目备案机关申请延期，原项目备案机关应在有效期届满前做出是否准予延期的决定。在备案有效期内未开工建设也未向原项目备案机关申请延期的，《项目备案通知书》自动失效。

八、取得《项目备案通知书》后建设项目发生重大变化的，项目立项备案申请单位应及时向原项目备案机关提出项目重新备案申请。原项目备案机关根据项目变化情况及有关规定，重新办理立项备案手续。有下列情形之一的，视为项目发生重大变化：

（一）建设地点发生变更；

（二）主要建设内容、建设性质发生变化；

（三）建筑面积变动超过原备案面积30%或5000平方米；

（四）投资主体发生变更；

（五）其他规定的重要变更事项。

九、对按照国家和本市有关规定，应向政府投资主管部门办理立项备案而未履行立项备案手续的建设项目，规划、国土、建设、环保、消防、工商行政管理、市政、质量技术监督、安全生产、海关、外汇管理等部门不得办理相关手续。

十、项目备案机关要加强对备案项目的监管。企业有下列情形之一的，一经发现，相应项目备案机关应责令其停止建设，并会同相关部门依法追究违法当事人的法律责任：

（一）未取得《项目备案通知书》擅自开工建设的；

（二）已办理备案手续，但在实施中原备案内容发生重大变化，又未重新备案的；

（三）提供虚假资料或者采取其他手段骗取项目备案手续的。

出现第三种情形的，项目备案机关应撤销《项目备案通知书》，并向有关部门通报。

十一、市政府投资主管部门应加强对区县政府投资主管部门项目备案管理行为的监管。对区县政府投资主管部门越权或违反相关规定出具的《项目备案通知书》，市政府投资主管部门一经确认可予以撤销，并说明理由。

十二、市政府投资主管部门建立全市统一的项目备案管理系统，汇总备案项目信息。政府投资主管部门在条件成熟的情况下，推行网上备案，并将准予备案的项目和不予备案的项目，依法向社会公开，方便企业和个人查询。

十三、投资主管部门要充分利用备案信息，掌握投资动向，及时发现问题，加强投资形势分析，做好社会投资动态监测，提出调控措施，并及时发布有关投资信息，引导社会投资

行为。

十四、本市行政区域内事业单位、社会团体等非企业单位投资建设的应履行立项备案手续的项目，参照本办法进行备案。

十五、市发展改革委负责协调解决本办法实施过程中遇到的问题。

北京企业档案管理办法 篇7

尽管越来越多的企业重视档案管理, 但是仍然存在许多问题, 与企业的发展不协调, 无法充分发挥应有的作用, 成为企业发展过程中亟待解决的课题。

一、目前企业会计档案管理存在的问题

随着社会的发展, 企业会计档案管理问题日益显现, 成为制约企业基础管理工作发展的瓶颈。一是认识不足、重视不够。许多企业认为作为企业财务会计部门的工作就是要按规定设置账簿, 进行核算, 出具财务报告, 整理档案是可有可无的, 以致不设置专兼职档案管理人员, 忽视会计材料的收集、整理和归档, 财务业务与档案管理严重脱节。二是定义不清、管理缺失。有些企业认识到了会计档案管理的重要性, 也设置了专兼职档案管理人员, 但是对会计档案的定义不是十分清楚, 造成归档不全面。由于对档案管理知识和信息化管理知识的缺乏和重视, 以及专业人才的严重不足, 造成在事件回溯和证据采集过程中丢失有力的依据和资料, 严重影响了档案的完整性。三是人员素质不高、管理不到位。一方面, 会计从业人员的档案管理素质不高。会计档案的收集和整理直接与会计从业人员打交道, 会计从业人员的资料收集和整理直接关系到会计档案整理的质量。另一方面, 会计档案管理人员的素质不高。会计档案管理岗位属于专业技术岗位, 作为专业会计档案管理人员熟悉档案管理流程和管理要求, 熟练掌握管理技能是最基本的技术要求。多数企业对所属人员的专业、相关培训和教育均未给予应有的重视, 以致企业会计档案收集不完整, 档案管理混乱, 查询不方便, 甚至遗失等。四是制度不完善、管理不规范。据相关部门调查显示目前多数企业在会计档案管理方面没有建立一整套立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度, 会计档案管理、档案信息化管理工作无章可循。企业会计档案管理的信息化管理制度缺乏, 造成纸质档案和电子档案严重脱节, 数据不一致, 管理不同步, 给档案管理工作带来了很大麻烦。

二、加强企业会计档案管理的对策

针对企业会计档案管理中存在的问题, 笔者认为应该在以下方面加强管理。首先要加强领导, 明确责任、提高认识。会计档案管理不仅是档案管理的组成部分, 更是财务工作的重要环节, 各企业应依法加强会计档案管理工作, 明确责任, 确定职责。其次要明确定义、细化管理。为全面系统的做好企业档案管理工作, 企业培训部门需适时组织培训或者引进专业人才积极配合档案管理部门对本企业档案管理工作准确定位。档案管理部门要明确会计档案管理的内容, 通过“6S”管理、“精细化管理”、“贯标体系建设”等方式加强对企业会计档案的基础管理, 可以通过课题的形式进行攻关, 实现档案管理的深层次探索, 从而形成适应现代企业制度发展要求的管理模式。再次要加强培训, 提高素质。财务会计部门各岗位是企业财务会计档案整理的第一岗位, 财务人员是会计档案资料整理的第一人, 直接关系到档案整理的质量。各企业单位应重视和加强对本企业会计档案管理人员的专业知识的培训, 不断提高会计档案管理知识和操作技能, 招聘、吸收具有计算机知识和信息资源管理专业方面知识的员工从事企业档案管理工作, 熟悉会计工作的基本流程、基本规律和要求, 熟练掌握会计档案信息资源管理技能, 监督指导本企业财务部门做好会计档案的收集、整理、移交和利用等工作。最后要完善制度, 规范管理。会计档案管理作为企业管理的重要组成部分, 制度体系建设是档案管理最基础的工作, 必须按照《会计法》和《档案管理办法》等法律法规的要求并结合自身实际建立健全本单位的档案管理制度, 明确档案立卷、归档、移交、借阅、保管、安全、销毁等一系列手续, 保证有章可循。如对档案的立卷、归档和移交要严格按照规定的时间、规定的格式和规定的要求进行。保管期满销毁的时候, 必须由档案管理机构和财务部门共同提出销毁意见, 报请单位负责人审批, 编制销毁清册并详细列明档案项目等等。实行会计电算化和实现档案信息化管理的企业要同步建立健全档案信息化管理制度, 进一步推进企业会计电算化、办公自动化和档案信息化的融合, 明确流程, 规范管理。

三、总论

会计档案是国家档案的重要组成部分, 是企业的重要档案, 是对一个企业经济活动的记录和反映。通过会计档案可以了解企业业务信息, 可以检查企业的遵纪守法行为, 还可以为上级乃至国家制定决策提供参考等。会计档案管理是一项系统性工作, 需要企业在发展中不断更新、不断完善, 只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用, 加强监管, 规范管理, 提高从业人员的素质, 才能保证为信息使用者提供高质量的资料。

摘要：会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料, 是国家档案的重要组成部分, 是企业的重要档案, 是对一个企业经济活动的记录和反映。随着会计电算化的逐步推行, 会计档案管理外延逐步延伸, 逐渐形成了档案管理的新模式。会计档案管理是一项系统性工作, 需要企业在发展中不断更新、不断完善, 只有充分认识会计档案管理工作在企业发展中的重要地位和作用, 加强监管, 规范管理, 提高从业人员的素质, 才能保证为信息使用者提供高质量的资料。

关键词：会计档案,责任,素质,规范

参考文献

[1]《会计档案管理办法》[M].北京:工商出版社.《中华人民共和国会计法》.1984

北京企业档案管理办法 篇8

关键词信息时代电子档案传统档案管理

一、档案管理存在的问题

1.档案管理本位思想、保密意识根深蒂固。企业档案管理工作长期以来形成的工作模式、工作意识形成了档案管理工作的“惯性思维”。这就造成了档案管理的被动服务，档案的知识价值得不到合理的发挥和挖潜。知识管理的背景下，档案信息所占企业各项信息的份额日益突出，但档案部门并没有成为企业重点关注的部门，甚至一度形同虚设。

2.管理过程中重实体保管、轻知识挖掘。随着企业体制的改革，企业档案实体管理历经岁月洗礼，变的相对成熟。目前企业档案的保管机制比较健全，保管手段比较先进，保管方式日趋合理。档案实体管理方面，管理人员理顺档案收集的渠道，并对收集到位的档案整理、鉴定、保管等也驾轻就熟。然而相对于档案实体管理而言，企业对档案知识的挖掘显得薄弱很多。主要表现为：信息共享机制与知识挖掘机制不健全，忽视隐性知识的归档管理、档案管理业务功能单一，缺乏可兼容性等。另外，企业档案中出现的一些新兴档案种群，如客户档案、竞争情报、知识产权档案的管理，目前可以说是薄弱环节，既缺乏可规范的操作，也没有形成可供遵循的一般管理规则。

伴随着计算机电子技术的高速发展，办公的自动化以及网络化也逐渐的普及和成熟，以前的许多要靠人工处理的工作都可以直接通过计算机或网络来处理，在文件处理的整个过程中几乎可以实现无纸化，同时伴随着无纸化办公的普及大量的电子文件也就应运而生。

二、电子档案管理与传统档案管理的对比

1.电子档案管理的归档方式和时间与传统档案管理不同。电子文件在其形成过程中需要进行随时的数字签名、信息认证以及加密保护，以确保电子文件在处理和传输过程中准确无误，同时对档案部门接收到的电子文件的原始性以及真实性予以保证。电子档案的归档可以在文件办理好之后随时进行，或者也可以采取周期性的定时统一归档方式，电子文件形成后可以由该部门通过传输或备份的方式交给档案管理部门，同时档案管理部门对电子档案进行编号和设置访问限制级别，为今后查找档案的人员提供便利。

2.电子档案的分类和编号管理与传统档案有所不同。对于电子档案的分类，档案管理部门是在接收到电子文件后当即就对每一个文件编制一个文件号，同时将文件相应的分类号和档案号也设置好，并且在归档的同时对主题词进行标引以及著录。随着技术的进一步发展，电子档案的管理也引用了先进的检索工具，这样用户只要有电子档案的文件号或者关键词，就可以调阅相关的各类电子文件，这样在很大程度上降低了档案管理工作者的工作强度。

3.电子档案管理的保管方式与传统的档案管理不同。相对于传统的档案而言电子档案的文件载体容易老化一些，同时随着计算机信息技术的发展也会涌现出更多的电子文件载体，这些都在一定程度上对电子文件的长期可读性产生影响。有鉴于此，档案管理部门要尽量对能够统一格式存储的电子档案进行适当的格式转换，以利于今后对电子档案的利用。

三、电子档案的管理过程中遇到的问题

1.电子文件比较容易被修改。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

2.界定电子文件的原件比较困难。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，这也使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了，不像纸质文件可以很直观的分辨出哪一个是原件哪一个是复印件。

3.为适应信息时代计算机技术的发展，电子档案的格式也要经常的变换。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

四、对电子档案管理进行优化的策略

1.建立健全电子档案管理的制度。为了更好地做好电子档案管理工作，档案管理部门应该专门建立和健全电子档案管理制度，并将该项制度纳入到信息管理的科学工作程序中去。与此同时，对电子文档的管理工作要定期地进行自查、总结以及考核。电子文件的归档及管理工作应该要用电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者结合的方式来进行。

2.采用“双轨制”的方式进行归档。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“双轨制”。在现在的法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，因此在现有的技术条件之下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件其保存形式主要还是采用的纸质方式来进行。另外，由于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件很容易被修改的特点，在对电子档案进行管理时，将那些比较重要的文件做成硬拷贝以保证数据的安全性就显得尤为重要。就目前来讲，一般使用“双轨制”来将电子文件和纸质文件转化为档案，使得其形成“两套制”的归档内容。换句话来说也就是在归档时将纸质文件和电子文件这两种文件一起归档，最终形成的两套档案在内容上是相同的。

3.努力增强档案管理人员的专业素养。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，有利于从根本上提升电子档案管理的作用。由于电子档案是建立在高科技平台上的，因此其管理人员也必须是具备一定的高科技素质的复合型人才。所以，在进一步加强档案管理人员队伍的建设过程中，除了要对其政治素质、文化素质以及档案业务素质进行提高以外，还应该将计算机实用操作技巧的提高放在比较重要的位置。可以这样说，加强对档案管理工作人员的培训，既有利于培养档案管理部门的优秀人才，又可以使得档案管理工作得到更加迅速的发展。

参考文献

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[2]李淑英.发挥企业档案作用服务企业文化建设[J].隧道建设，2008.

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