干部档案整理规范（精选8篇）
第一条
为了进一步加强我市幼儿园档案管理工作，正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映园所主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《国家档案局8号令》制定本规定。
第二条
本规定中幼儿园档案是指各级各类幼儿园在党政、园务管理、教学、课题研究、卫生保健等其他各项活动中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条
幼儿园文件材料归档范围是：
(一)反映本园主要职能活动和基本历史面貌的，对本园工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；(二)本园工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；(三)本园需要贯彻执行的上级主管部门的重要文件材料；(四)其他对本园工作具有查考价值的文件材料。第四条
幼儿园文件材料不归档范围是：
（一）上级主管部门的文件材料中，普发性不需本园办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等；
（二）本园文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，本园负责人兼任外单位职务形成的与本园无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）不需贯彻执行的文件材料、供参阅的简报、情况反映；
第五条
凡属本园归档范围的文件材料，必须按有关规定向本园负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条
本园各部门按照归档范围，对应归档的文件材料，必须收集齐全完整，保持文件之间的历史联系，体现文件形成的过程，便于查找利用。
第七条
凡归档的文件材料，必须符合国家公文格式标准，做到字迹工整、清晰，严禁用铅笔和圆珠笔书写。
第八条
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本园制定的工作制度、办法等文件材料；
（二）本园召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；
（三）本园职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本园关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结等；
（五）本园机构演变、人事任免、综合统计报表等文件材料；
（六）本园房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级主管部门制发的属于本幼儿园主管业务的重要文件材料； 第九条
定期保管的文书档案主要包括：
(一)本园职能活动中形成的一般性业务文件材料；
(二）本园召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三）本园人事管理工作形成的一般性文件材料；(四）本园一般性事务管理文件材料；
(五）本园关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级主管部门制发的属于本园业务的一般性文件材料；(七)上级主管部门制发的非本园主管业务但要贯彻执行的 文件材料。
第十条
幼儿园对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
第十一条
幼儿园应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十二条
幼儿园形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十三条 幼儿园的文书档案应于次年6月底，业务档案应于次年9月底移交档案部门统一管理。第十四条 幼儿园文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第十五条
本规定自颁布之日起施行。
附件：《幼儿园文件材料归档范围和档案保管期限表》
西安市幼儿园文件材料归档范围和保管期限表
一、文书档案归档范围和保管期限表
党支部：
1．本园支委会、支部会议记录
（永久）
2．成立本园支部的报告、批复、党支部领导任免职、分工报告、批复
（永久）
3．本园党员花名册、党员及党组织情况统计报表
（永久）4．本园党支部关于党组织建设等工作的请示与上级的批复 重要的（永久）一般的（30年）
5．本园被评为区(县)级以上先进集体或个人的各种材料
（永久）6．党员的处分材料
性质严重的（永久）性质一般的（30年）
7、发展新党员名单及主管党委的批复、意见
（永久）
8、本园党支部关于党员思想政治教育工作的文件材料 重要的（永久）一般的（30年）
9、党员组织关系介绍信及存根
（永久）
10、党费收据存根、外调介绍信存根
（10年）
11、党员、教工为党支部及领导提出的合理化建议、批评意见等
（10年）
12、本园党组织发展规划与党员的谈话记录
（10年）
13、党员思想、学习、工作汇报小结
（10年）
14、积极分子入党申请书
（10年）工会
1、本园工会计划、总结、报告、会议记录
（永久）
2、本园工会领导任免职务的报告、批复
（永久）
3、教代会文件材料 ⑴通知、工作报告、总结、决议、领导讲话、选举结果批复
（永久）
⑵代表讲话、小组记录、贺信
（10年）
4、工会会员名册及各种统计表
（永久）
5、上级对本园工会下发的表彰文件、先进事迹材料、登记表等
（永久）
6、工会开展文娱活动及福利待遇等文件材料
（10年）团支部
1、园团支部计划、总结、会议记录
（永久）
2、园成立团支部报告、批复
（永久）3．团员名单、统计报表
（永久）4．优秀团员表彰决定、登记表、先进事迹材料
（永久）
5．本园支部领导或团员在上级团委召开的团代会、表彰会上的发言材料
（10年）
6、上级团委针对本园团支部下发的文件材料
重要的（永久）一般的（30年）
7、本园共青团工作活动中形成文件材料
重要的（30年）一般的（10年）
8、团组织批准团员入团的批复、团员登记表、审批表（永久）9．团员组织关系介绍信、团费收缴单据
（10年）办公室
1、本园园务会、全园教工会议记录
（永久）
2、本园工作计划、总结、汇报材料
（永久）
3、本园教职工花名册、岗位设置、报表
（永久）
4、本园成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、园址变迁、人员编制、内部机构设置等文件材料
（永久）
5、本园领导干部任免职务的报告、批复
（永久）
6、上级机关制发的属于本园主管业务的文件材料
重要的（永久）一般的（30年）
7、本园制订的规章制度、公约、岗位职责（修订、新增）（永久）
8、本园的历史沿革、大事记、反映园主要活动剪报
（永久）
9、创建等级园、示范园的批复、通知、申报材料等
（永久）
10、本园的重大活动（园庆、教师节）形成的文字材料
（1）请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话（永久）（2）交流材料、代表发言材料、贺信、来宾签名等（10年）
11、职称评定工作会议记录、专业技术职务申请报表及申报附件材料、上级主管部门的批复
（永久）
12、评选先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
区、县级（含）以上表彰、奖励的（永久）区、县级以下表彰、奖励的（30年）
13、本园领导、教工在上级教育主管部门召开的工作经验交流会上的交流材料、受表彰人员名单、文件等
（永久）
14、本园教职工转正、定级、调资等材料
（永久）
15、本园教工聘用、聘任、调动的介绍信及存根、工资关系、更改工作时间、离退休职务、抚恤、死亡等文件材料
（永久）
16、教职工日常工作量化考核汇总表
（10年）
17、教职工出勤、学习考勤统计
（10年）
（五）后勤
1．本园后勤工作计划、总结、报表
（30年）2．本园后勤有关工作计划、总结
（10年）3．本园每月幼儿伙食支公示单、支出明细表
（10年）4．固定资产管理（登记、统计、核查清算、交接）等文件材料 重要的（永久）一般的（30年）5．本园财产、住房、与外签订合同
（1）本园财产、住房、与外签订合同
（永久）（2）本园采购的玩教具保质单据
（10年）
6、上级机关制发的属于本园主管业务的文件材料
重要的（永久）一般的（30年）
二、教学档案归档范围和保管期限表
（一）教学管理
1、上级行政部门和教育主管部门颁发的教学工作计划、规定、条例、办法等指令性、指导性文件
（永久）
2、教学工作计划、总结、会议记录
（永久）
3、教研活动计划、实施方案、总结
（30年）
4、教研计划、班务计划、教学大纲、规章制度
（永久）
5、幼儿重大活动计划、方案、预案、总结
（30年）
6、各种业务活动、安排、办法、成绩汇总表
（30年）
7、家长学校活动材料、家长委员会名单等
（10年）
8、保教、班级月、周及一日活动安排
（10年）
（二）教研成果
1、教研活动情况
（永久）
2、教研课题有关资料、成果
（永久）
3、本园或教师编写的教材，教学参考资料及其手稿、定稿和印本
（30年）
4、教师自制教学仪器、教具的图样和使用说明书等（30年）
5、教学评优、公开课成绩、教育教学活动检查记录（30年）
（三）教师业务
1．专任教师资格证书
（30年）2．教师培训、进修情况
（30年）3．教师参加教学活动的经验材料、论文、证书等
（30年）4．教师观摩教学教案、评课记录等
（30年）
（四）幼儿管理
1、幼儿名单、入园情况登记表、离园幼儿登记卡
（10年）
2、特殊儿童教育记录
（10年）
3、幼儿素质测查、发展情况观察记录表
（10年）
4、家长问卷调查表（全园性）
（10年）
5、各班交接班记录表
（10年）
6、幼儿出勤情况统计
（10年）
三、保健档案归档范围和保管期限表
1．保健工作计划、总结、规章制度
（30年）2．幼儿预防接种完成情况
（10年）3．幼儿营养膳食计算表、营养分析材料
（10年）4．幼儿体检、晨检记录表
（10年）5．幼儿身高、视力、牙齿检查汇总表
（10年）6．班级被褥洗涤晾晒、紫外线消毒记录
（10年）7．本园保健人员资格证书、体检证等
（10年）8．本园炊事人员资格证书、全年体检证
（10年）
四、声像档案归档范围和保管期限表
1、记录本园主要职能活动和重要工作成果的声像材料（永久）
2、领导人和著名人物参加与本单位有关的重大活动和来访的声像材料
（永久）
3、本园组织或参加的外事活动的声像材料
重要的（永久）一般的（30年）
4、记录本园重大事件、重大活动的声像材料
（30年）
5、本园历届领导班子成员照片
（永久）
6、本园获市级以上表彰的各种声像材料
重要的（永久）一般的（30年）
7、本园拍摄的专题片
重要的（永久）一般的（30年）
五、实物档案归档范围
1、本园获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等； 重要的（永久）一般的（30年）
2、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本园的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等 重要的（永久）一般的（30年）
3、本园对外交往中获赠的重要纪念品
（永久）
4、本园组织各种重大活动中形成的纪念品
（永久）
5、机构成立以来使用过的牌匾、印章
（永久）
6、其它有保存价值的实物。
1 裱糊范围
裱糊范围有以下几方面:一是对小于16开 (26 cm×18.4cm) 标准规格的档案资料, 要用宣纸进行裱边 (宣纸不能太薄) 。裱边时横边补上不补下, 竖边必须补齐, 遇到大量需要裱边的档案资料可以隔页裱边。裱边要粘牢, 同时又不能把下一页粘住。二是对六七十年代用黄草纸、麻草纸等质量较差的纸制成的档案资料 (以上纸张由于纸质较差, 制成的档案资料基本上都是单面书写) , 或纸张符合规范要求但破损严重的档案资料, 拟采用以16开规格的纸张背贴衬纸的方式进行裱糊。三是对奖励登记表、学生成绩册、毕业证书、学位证书、奖状、介绍信、证明等规格不一致的档案资料, 需裱背折叠后装入档案。裱糊时要注意做到使档案资料便于从左向右翻阅。如果档案资料过大应折叠, 一般是折叠右边和下边。四是对有卷角、折皱的档案资料进行裱糊。档案资料上原有分类角的需剪掉并用宣纸补齐。
2 裱糊粘贴
裱糊粘贴必须采取浆糊兑水的方式进行, 原则上不能用胶水或其他粘合剂。浆糊和水按1:2的比例调制, 涂抹时最好使用绘画时用的排笔, 用量要适当, 不能过多或过少。
3 压平
裱糊后的档案资料约七成干时, 应进行压平处理。比较经济简单的方法是:选用长25 cm、宽20 cm、厚1～1.5 cm的大理石板, 将需要压平的档案资料排列整齐, 上下各用1块 (资料较厚时上层可用2块及以上) 大理石板压平, 压平时间约为24小时。
4 其他技术处理措施
其他技术处理措施包括以下几点:一是对档案资料载体变质或字迹褪色不清的资料, 要采用修复、打印、抄写、复印等方法进行抢救处理。打印、抄写的档案资料, 必须认真细致、核对无误, 并注明复制单位和日期。二是对超出16开规格的档案资料, 在不影响其完整性和不损伤字迹的情况下, 可酌情进行裁切, 不能紧靠档案资料内容裁切或裁掉表格外框 (包括表格外的字和与档案资料内容无关的字迹) 。裁切筒子纸时要根据档案资料的内容折叠整齐, 不能裁断。裁切时要根据裁纸刀所示的横、竖坐标裁切, 做到横平竖直, 统一尺度, 前后一致, 以保证档案资料的规范性。档案内容距纸张的右边应有0.8～1.2 cm的距离, 包边时档案左边应留出2～2.5 cm, 以防止打孔时损坏档案资料。三是对超出16开规格且无法裁切的档案资料, 需进行折叠。折叠时要根据档案资料的具体情况, 采用横折叠、竖折叠、横竖交叉折叠等方法。一般情况下, 横边折叠下边, 不折表头;竖边折叠右边, 不折装订边。折叠边离裁切边要有1 cm的距离。折叠后的档案资料, 要保持整个案卷的平整, 文字、图片不得损坏, 以便于展开阅读。四是对档案资料包边时, 不能把档案资料的内容粘住, 应把原来的装订孔包在白边里。一般情况下纸张较厚的档案资料每7页包一本, 纸张较薄的档案资料每10页包一本。包边一般用B5复印纸 (也可采用其他硬度适中的纸) , 并按宽5～5.5 cm的标准裁成长条。五是在编写页码和编号时, 需擦掉以前的编号, 新编号的字体要美观、整洁, 不要过大。页码的位置在档案资料的右下角, 距离下边和右边0.5 cm。编号的位置在档案资料的右上角, 距离上边和右边0.5 cm。六是在整理档案资料过程中产生的复印件和多余件, 应根据其类别、时间顺序, 按标准裁剪和装订后, 在每份材料上注明为复印件或多余件后再装入本人档案。七是整理装订时要按照干部人事档案整理标准及方法所列10大类别对档案资料进行分类并插入分类角。分类角应贴在白纸右上方, 并与纸的右上角完全重叠, 贴分类角时必须用黄底红字的角衬纸。八是要拆除档案资料上的大头针、回形针、订书针等金属品, 防止其氧化生锈, 损坏档案资料。九是裁切后的整卷档案资料要做到四面整齐。
1.分类标准不统一
对房产档案进行分类是为了便于档案查询、统计和管理。目前各地档案分类参照标准不一样，有的按行政区域划分，这种分类方法受城市规划发展的影响较大，随着城市建设的发展，城市行政区域可能增加、合并或减少，使房产档案分类处于不稳定的状态中，不利于档案管理；有的按产别划分，产别所含项目较多，包括全民自管产、集体自管产、私产、军产、涉外产、其它产等，类别多且复杂，需要人工判断，出错率也较高，影响档案整理的效率和质量。
2.数字化处理方式不统一
近年来房产档案数量急剧增加，查询利用率大幅度提高，房产档案管理逐渐向网络化、数字化、信息化方向发展。因此对房产档案进行数字化的处理已成为档案整理过程中必不可缺的一环。在数字化处理的初期，由于没有规范化的标准，盲目追求扫描速度，使得房产档案扫描件的质量存在很大问题，主要表现在：扫描件底色较深，清晰度不高，尺寸大小不一，扫描件有歪斜、缺边，对实物材料漏扫、错扫、重复扫描等，直接影响了房产信息的完整性和准确性。
3.卷内材料排序不统一
房产档案卷内材料的顺序，各地都是按照自身业务特点和工作习惯来排列，有的以材料时间先后顺序排列，有的以材料主次程度来排列，但是何为主何为次没有一个统一标准，多是以工作人员自身理解来判断，从而造成同类型的档案材料，卷内排列顺序有所不同，整卷档案逻辑关系不明晰，在整理过程中材料缺失也难以发现。
4.装订方式不统一
房产档案装订是为延长档案寿命，保护档案原始材料及其完整性。在《房地产登记技术规程》出台前，各地房产档案装订方式有多种：有活页套装模式，即将档案材料活页装入档案袋内，这种模式容易造成材料的缺失；有金属夹装订模式，用金属夹来固定档案材料，但金属夹锈蚀会对卷内的原始材料造成污染损坏；还有用精制塑料螺钉装订模式，但塑料螺钉寿命的局限性，对需长期或永久保存的房产档案来讲是不合适的。
二、规范房产档案整理的主要方法
1.分类参照登记类别划分
首先，根据 《房屋登记办法》规定，房屋登记分为国有土地范围内的房屋登记和集体土地范围内的房屋登记两大类，其中登记机构主要进行的是国有土地上的房屋登记，即所有权登记、抵押权登记、地役权登记、预告登记和其他登记。目前在登记机构的业务统计中，所有权登记、抵押权登记和预告登记占登记总量的95%以上，地役权登记和其他登记只占5%左右。而集体土地范围内的房屋登记由于政策原因，大面积登记的很少。
其次，根据房产档案在城市建设中的作用，它的保管期限一般应做到长期或永久保存，但 《房地产登记技术规程》规定：“抵押权登记已注销满5年；预告登记已注销满2年的纸质档案可列入销毁范围”。所以，抵押权登记和预告登记的档案不属于长期或永久保存的档案。
因此，笔者建议房产档案分类可参照登记类别，将档案分类压缩为三大类：所有权登记档案、抵押登记档案和预告登记档案。这样划分比较稳定也符合登记业务的客观情况，更容易看出业务的来龙去脉和实际内容，为今后档案查询提供了更加明确的检索路径。另外，把可以定期销毁的抵押登记档案和预告登记档案单独分类归档之后，更有利于档案统计管理和优化库房存放空间。
2.依据国家相关规定进行数字化处理
随着计算机技术的应用和普及，对档案进行数字化处理，实现图档合一，已成为档案管理信息化发展的必然趋势，这就需要对档案的数字化处理技术进行规范。为此，国家档案局专门出台了《纸质档案数字化技术规范》，对档案扫描、图像处理、图像存储等关键环节做出了具体规定，使房产档案的数字化处理有了理论依据和指导标准。
一是对档案扫描的要求。扫描应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描设备。对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率宜选择大于或等于100dpi，在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率。
二是对图像处理的要求。对出现偏斜的图像进行纠编处理；对方向不正确的图像进行旋转还原；对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，进行去污处理；对彩色模式扫描的图像进行裁边处理，去除多余的白边；对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理，合并为一个完整的图像。
三是对图像存储的要求。采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用TIF格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。图像材料的命名应确保唯一性，并与电子档案目录形成对应。
3.卷内材料按内在关联性排序
房产档案卷内材料的排序要能够反映出材料之间内在联系，必须综合考虑材料时间顺序、材料主次关系和材料的形式这三者的关联性，从而固定每种材料的存放位置，方便档案的查找和利用。
“材料时间顺序”是指房产档案中权属材料形成的时间先后顺序。例如在房屋所有权初始登记中，取得土地使用权的证明材料在前，房屋已竣工的证明材料在后。“材料主次关系”是指房产档案中权属材料的重要程度。例如在房屋所有权转移登记中，证明房屋所有权发生转移的合同或协议书在前，申请人身份证明材料在后。“材料的形式”分为审核性材料和申请性材料，依据《房地产登记技术规程》的规定，审核性材料在前，申请性材料在后。
总之，房产档案的卷内材料不能仅仅侧重于某一面来排序，而是要综合考虑以上三个方面，才能更好体现档案形成的特点和规律。
4.装订方式遵循标准化规范原则
房产档案管理部门应以《城市房地产权属档案管理办法》为指导，以《归档文件整理规则》和《房地产登记技术规程》为依据，规范房产档案装订的各个环节。
第一，材料装订方式。采用“三孔一线”的装订方式，卷内材料应向左下角对齐，在材料的左侧打孔装订，装订孔的中心线距离材料左边际应为12.5mm，装订线采用棉线，卷内材料与卷皮装订在一起，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。
第二，装订材料纸张大小。归档材料纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm），若材料破损或幅面过小，应采用1张A4白衬纸托裱；幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并应预留装订边际。
第三，装订材料内容一致。卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替。
在国务院、地方各级人民政府的统一领导和各级普查办的精心组织下，广大普查工作者的积极努力辛勤工作，第六次全国人口普查工作已经取得了显著的成果。在普查工作过程中形成了大量有价值的文件、表册、音像和实物等普查资料。这些资料蕴藏着极其丰富的信息，能够全面、客观、系统地反映人口的性别、年龄、民族、受教育程度、行业、职业、迁移流动、社会保障、婚姻、生育、死亡、住房等情况，为科学制定包头市国民经济和社会发展规划，统筹安排人民的物质和文化生活，进一步实施可持续发展战略，提供了重要依据。同时，也可为社会各界提供大量翔实的基础数据。充分认识人口普查档案的重要作用，积极开发利用，科学系统管理人口普查档案显得更加重要。
一、什么是人口普查档案
人口普查档案指在人口普查工作中直接形成的有价值的历史记录。主要包括两部分：一是人口普查工作中形成的调查统计材料、表册；二是领导和组织人口普查工作中形成的文件材料。
（一）人口普查工作中形成的调查统计材料、表册
如人口普查登记表、计算机编制的各种数据带、各种手工汇总表和机器汇总表等。（全国人口普查条例规定：人口普查中获得的原始普查资料，按照国家有关部门规定保存、销毁。）
（二）领导和组织人口普查工作中形成的文件材料
如关于人口普查工作的指示、决定、通知、规定以及普查办法、实施细则、会议文件、工作计划、总结、报告、来往函电等。
人口普查登记表是直接向居民调查的原始记录，是人口普查的第一手材料，是汇总、整理人口普查资料的依据。
二、人口普查档案的特点
人口普查档案是人口普查部门在具体组织进行人口普查工作过程中直接形成的具有保存价值的有关人口普查资料的搜集，数据汇总，资料评价，分析研究，公布出版等专门的文件材料。
（一）普查档案数据案卷多
按照2010年人口普查的工作进度图，全部工作分为22个大项、121个小项，可形成的统计表格达35种之多，它主要包括户口整倾、调查摸底、入户登记、地址与行职业编码、全部手工与机器快速汇总表等，而且表格长短不一，如此众多的统计表格整理出来的数据案卷，可占人口普查全部档案的三分之二以上。
（二）普查档案形成周期长
人口普查工作是一项复杂庞大的系统工程。由于它具有涉及面广，工作繁杂，技术性强等特点，因此，形成的档案周期性较长。有的文件可按阶段收集归档，有的则要在下一阶段或几个阶段结束后方能补充归档,全面扫尾工作需较长时间。至于建立数据库后进行资料分析研究，需要的时间则更长，决定了人口普查档案形成周期的长期性。
（三）普查档案涉密性强
人口普查档案中很多资料涉及普查对象的个人的隐私，关系到全市公民的根本利益，如果泄露，将带来不可估量和难以弥补的损失，所以加强对普查档案的保密管理非常重要。
（四）普查档案规范要求高
一个完整的人口普查档案，必须全面、真实、系统地记载人口普查工作的各项活动，做到数据准确，分类科学，手续完备，材料真实，正确地反映人口普查工作的全部过程，人口普查档案的案卷整理和排列也要符合规范要求。
三、人口普查档案分类
按照《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》和《全国人口普查条例》的规定，结合普查工作的特点，我市人口普查档案可分为文件类、资料表册类、音像实物类和普查工作的其他重要相关材料。
（一）文件类
1.全市各级党政机关有关普查工作的决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；
2.各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；
3.普查方案、普查填写说明、普查细则及重要的修改稿；
4.普查公报；
5.各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；
6.普查文件汇编。
（二）资料、表册类
1.普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料（含计算机软盘、光盘等为载体的电子文件材料）、填表说明及计算机应用程序软件等；
2.行政区划代码本、地址编码本、行业代码本、职业代码本；
3.普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；
4.内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇报材料；
5.普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。
（三）音像、实物类
1.普查工作中的照片、录音带、录像带、电影片、电视片、幻灯片、光盘及整理汇编的相册、画册；
2.有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装、普查机构印章等。
（四）普查工作的其它重要相关材料
通过对普查档案内容进行科学的鉴定，以上各类普查档案中，重要的作永久保存，比较重要的作长期保存，一般的作短期保存。
四、人口普查档案的整理归档
收集整理人口普查档案，是一项专业性、技术性较强的工作。为了保质保量地完成这一任务，针对人口普查档案的特点，对整理好人口普查档案提出以下浅见:
（一）坚持以成文单位(即各级人口普查办公室)立卷
收集整理好人口普查档案，是人口普查工作最后一个环节，而成文单位是文件材料的形成者，对本地区本单位文件材料的形成规律了如指掌。以各级人口普查办公室为单位,负责文件材料收集归档更为有利，可以与人口普查办的有关领导和人员岗位责任制直接挂钩，档案整理任务不完成，普查班子人员不能散。
（二）实行“三步走”的立卷法
第一步，文件材料的收集与修复。凡是上级下发和本级产生的文件，可按收、发文薄进行收集，本级形成的各种文件按专业组、责任人逐个进行收集。对使用铅笔、圆珠笔、复写纸或红、纯蓝墨水起草书写的文件、表格，一律用碳素墨水重新复制抄写一次。
第二步:分类组卷。按照拟定的分类方案和归档范围，对收集起来的全部文件初步进行分类立卷。
第三步:编目装订。参照文书档案的立卷程序，完成编号、编目、装订、书写封面等工作。
（三）保证文件材料的齐全完整
对各类文件的收集整理,除了收集上级下发的文件外，收集重点应放在本级。要注意克服过去只重视“红头文件”，忽视其它文件的错误作法，凡是本单位形成的文件材料，不管是“红头文件”，还是内部文件，只要具有保存价值的，都应当收集归档。因为上下左右来文还有可能从别的地方找到，而本机关形成的文件，却是“只此一家”，一旦散失，就再也无法弥补。
（四）文件和表格分开立卷
一、干部人事档案材料收集归档范围解读
（具体请按中组部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》执行。桂组通字[2010]116号已转发此文，文件已直接发至各县市区党委组织部）
要特别注意收集的材料：报告个人有关事项的材料；干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料，以及援疆、援藏、挂职锻炼考核材料，以更加全面地反映干部经历、政绩等情况；毕业证书、学位证书复印件；国(境)外学历学位认证材料等材料；检察院不起诉决定书、法院裁定书、公安机关有关行政处理决定等材料；党政领导干部问责决定书》；选聘到村任职高校毕业生登记表以及选调生登记表等材料（新录用的公务员的行政介绍信请大家一定注意收集归个人档案，如果是几人同一张的，复印后加盖公章归档。因为录用文件时间与报到的时间可能不太一致，参加工作时间是以报到时间为准，所以这个是很重要的证据材料）；党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料等：要在继续收集代表登记表的同时，注意收集委员简历和当选通知、考察材料等；干部人事档案报送、审核工作材料。
二、干部人事档案材料收集归档工作的具体要求 1．完整 2．真实 3．及时 4．规范
三、干部人事档案整理工作
干部人事档案整理工作是根据一定的原则和方法，将收集起来的材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和规范化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。一是对新建干部档案的整理；
二是因补充材料而对原有的档案进行局部整理。
整理的第一个环节是鉴别。试卷、论文、入党思想汇报等都不必归档。如果是优秀论文，归论文评语部分就可以，论文主体不用归。要审核是否每一份材料都属于该干部的材料，要注意是否错归了别的同名同姓的干部的材料。
除了鉴别以外，整理工作包括：分类、排序、编目、技术加工、装订等。
档案材料类型：
第一类：履历材料。主要包括干部履历表、简历和属于履历性质的登记表等材料。
第二类：自传材料。主要包括自传和属于自传性质的材料。第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。主要包括考察 材料、年度考核登记表、挂职锻炼考核、后备干部登记表（提拔使用后归档）、个人经济责任审计结果报告、党校党员锻炼总结表等。注意：任职考察材料放任免审批表后作为任免表附件归九二类，平时的考察材料仍归第三类。第四类：学历学位材料；职业(任职)资格材料；评（聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。
本类分四个小类：（1）学历学位材料，主要包括报考登记表、成绩单、学生登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、英语四六级证书等。注意，在第四类的第一小层次中,同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。
（2）职业（任职）资格材料，主要包括专业技术职务任职资格评审表、聘任专业技术职务审批表、计算机等级证书等。（3）反映科研学术水平的材料。
（4）教育培训材料，主要包括学员参加党校学习的登记表等。
第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。在2006年10月以前，已经按照组通字〔1990〕24号更改了 出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原始户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复；这些材料归在干部档案第五类。注意：更改姓名的材料以前是放第一类的，现改放回五类。第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。主要包括入团志愿书、申请书；入党志愿书、入党申请书、转正申请书；民主评议党员的组织意见，党员登记表；参加民主党派的材料。
第七类：表彰奖励材料。主要包括干部荣获各类奖励的登记表、审批表、先进事迹材料等。
第八类：涉法违纪材料。主要包括处分决定、处分通知、解除（变更、撤销）处分的材料等。
第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。
本类又分为四个小类：（1）工资待遇材料，主要包括各类工资变动审批表等。（2）任免材料，主要包括应征入伍登记表、干部任免审批表（含考察材料）、公务员登记表、公务员调任审批表、授予军（警）衔、海关关衔、法官和检察 官等级审批表、军人转业（复员）审批表、（离）休审批表；以及辞退、辞职材料等。（3）出国（境）材料，主要包括因公（私）出国（境）审批表等。（4）参加会议的代表登记表等其它材料。
第十类：健康检查和处理工伤事故处理；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。
注意：以后转出档案时加一个《报送档案有关说明》在第十类，将需要说明的在里面写清：如本来有涂改的档案材料；经查找仍无法补齐的档案材料及原因。
操作实务：
第一步 技术加工
对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。
档案纸张裁剪、打孔时注意不要损害纸面文字。不能横着贴材料，要确保档案翻开后是竖着阅读的。
现在新归档的散材料，A4规格的不必裁剪。大于A4需要折叠的不要直接往回折，要让本来的边折在外围，不然翻多了容易断。
档案中材料如果是复印件的，必须加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。并在目录备注栏注明“复印件”。材料纸不够装订边的，要进行加边或包边处理。打孔装订不能压文字。必须拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
第二步 分类
档案材料的分类有几点说明：
1、第四类、第九类材料的二级分类
今后，凡新建的干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。
2、内容交叉材料的分类：
1、学生鉴定表，如果档案第四类中有毕业生登记表，则毕业生鉴定表归第三类；如无，归第四类第一层次。
2、招工政审表或招工登记表，后面有同意招工的审批意见和公章，而九二类无招工审批表，则招工政审表或招工登记表归九二类。
3、参加培训的，比如参加党校培训等，学员鉴定表归第四类的第四小层次培训材料类别去。一般归2个月以上的培训材料，不过建议只要是有完整材料的都收录。
第三步 排序
1.按材料形成的时间排序：
第一、二、三、七、十类；第九类每一小层次按形成时间排序。第四类基本也是按时间顺序排，但第四类的第一小层次中，注意要将同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时 候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序：
第五、八类材料按材料内容的主次及内在联系排列：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第八类要把解除处分的材料放在处分材料前面。第六类材料按共青团、共产党、民主党派的材料顺序排列，入团志愿书应排在入团的其它材料之前；入党志愿书应排在入党的其它材料之前。其它材料按时间先后依次排序。
3、特殊情况下的排列方法：
第五类、第八类材料，有时遇到特殊情况，即多次审查材料。主要有两种情况：
第一种是同一问题的多次审查材料。如同一个问题经过三次审查的材料，其排列方法是：把最后一次审查的材料放在前面，接着是第二次审查材料、第一次审查材料。
第二种是非同一问题的多次审查材料。其排列方法是先按问题性质排列，再按上述方法排列。注意：
1、每类材料的第一份材料的右上角贴角标号。
2、凡是有文字、表格的材料都应编页码，包括封面和有字的封底及扉页的填表说明。页码用铅笔写，位置：材料下边距居中。
3、每份材料要在右上角标注类号和顺序号。
不分小层次的类的标法如下：1-1，1-2，1-3，1-4……前面的1是指第一类的标识；破折号是指联接标识，后面的1、2、3、4……是指第几份材料的标识。其它类的依此类推，如第二类的，编为2-1，2-2，2-3，2-4…… 分小层次的类（第四、第九类）的标法如下：
第四类：4-1-1，4-1-2，4-1-3……前面的4是指第四类的标识；破折号是指联接标识，中间的1是指第一小层次的标识，后面的1、2、3、4……是指第几份材料的标识。其它小层次的依此类推，如第二类的，编为4-2-1，4-2-2，4-2-3，4-2-4……
第九类：同第四类编法。9-1-1，9-1-2，9-1-3……9-2-1，9-2-2，9-2-3，9-2-4……
第四步 编目（具体请参照新目录版式）
目录修订思路
1.“类号”改为“序号”；
2.“材料制成时间”改为“材料形成时间”； 3.删除“份数”栏。编目的具体要求 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。
2.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。3.“序号”填写材料类号和排列顺序号。
4．“材料名称”根据材料题目填写，必须名符其实。材料题目不长的应登记全称；无题目的应按材料内容拟定题目；材料题目过长的，可适当简化；凡材料题目不符合实际内容的应在《干部人事档案目录》备注栏注明。填写证明材料的名称要简明扼要，但不能简单地写成“证明”或“证明材料”几个字。可写成“XXX同志写的证明”、“XX单位写的证明”。5.“材料形成时间”一般采用材料落款的时间。复制材料，采用原材料形成的时间。无形成时间的应尽量查明注明；若实在查不清的可空着不填写。6.“页数”填写材料的页数。7．“备注”填写需要说明的情况。
8.每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
第五步 装订
1、为了妥善保管并利用档案材料，档案材料应采取活页装放，不再使用缝纫、裱糊等装订方式。
2、干部人事档案材料用纸规格、档案卷夹及打孔样式请按组通字[2012]28号文的要求进行。
3、对一卷装不下的档案材料，要进行分卷。但应保持干部人事档案上下有机联系、连贯，不得将同一类别的材料分成两半，分别作两卷。一般应以材料较多的那一类另立卷。比如：把第五类分出独立成为正本
（二），留下的成为正本
（一）。正本
（一）的目录的第五类只填写“
五、政审材料” 即可，不必逐份逐页登记目录，但要在备注栏注明“详见正本
（二）”，并留出空格备用。而另立的正本
（二），则必须写上第五类标题并逐份逐页登记目录，其他各类的标题不必写，也不留各类的空格。
四、干部人事档案的保管和保护（具体按《干部档案工作条例》执行。）
每千卷需20至25平方米；铁质档案柜；设置空调、去湿、灭火器等设备；防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温（温度14至24度；相对湿度45-65%）。
每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
五、干部人事档案的提供利用和转递（具体按《干部档案工作条例》执行。）
近几年来，各地各管档单位以实施干部档案工作目标管理为契机，合理调整管档体制，全面收集整理档案，认真开展档案审核，努力改善管档条件，在干部档案的内容建设和硬件建设等方面取得了明显成绩。为巩固和深化已经取得的成果，提高干部档案质量和管理水平，使干部档案更好地为党的建设和组织人事工作服务，根据中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》和《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》精神，现就加强干部档案规范化管理提出以下意见。
一、严格按照规范要求形成干部档案材料，提高干部档案材料的质量
1、干部档案材料形成部门要增强档案意识和责任意识，提高干部档案材料形成的质量。凡需归档的干部档案材料必须做到内容真实、填写完整、手续齐全、用纸统一、印制美观，符合归档要求。凡规定由组织审查盖章的，必须盖章，规定要同本人见面的材料，一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，应由组织注明。各类归档材料填写的出生日期、参加工作时间、入党时间和学历学位等基本情况应与档案记载一致，不得随意更改。
2、任免干部必须填写《干部任免审批表》并及时归档。《干部任免审批表》应逐栏逐项填写，不得出现空白；应签署党委及组织部门讨论决定的意见，注明任免通知文号和任免时间，并加盖公章。按照有关法律、章程规定选举或任免的，应在《干部任免审批表》上注明当选或通过任免的日期。实行任职试用期的干部，应在《干部任免审批表》上注明试用期限；试用期满后，须在《干部任免审批表》上注明是否正式任职或者填写《试用转正审批表》。
3、干部考察材料应注明考察人、考察时间，并加盖负责考察工作的干部人事部门印章。
4、干部档案材料应统一使用16开(长26cm，宽18.4cm)规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5cm装订线。文字须是铅印、胶印、打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书
写。一般不得用复印件代替原件存档，若需归档的复印件必须经过组织人事部门审核盖章。
5、干部档案材料份数应根据需要制作，送交管档部门归档的材料一般只需一份，避免重复。除属上级管理的干部档案或者垂直管理单位管理的干部档案，协管单位可以制作副本外，其余可以不制作副本。
二、建立材料收集联络员制度，拓宽干部档案材料收集网络和渠道
1、各管档单位都要建立材料收集联络员制度，明确材料收集联络员职责，以使收集渠道广泛、畅通，使材料收集及时、完整。
2、要加强对材料收集联络员的业务培训，使其熟练掌握干部档案工作的业务知识。
3、材料收集联络员要自觉学习档案业务，在本单位大力宣传和贯彻落实干部档案工作要求，指导本单位按规范要求形成材料，及时转递档案材料。
4、材料收集联络员所在单位要支持联络员开展工作，主动配合管档单位做好材料收集工作。
三、准确把握干部档案材料的归档范围，保证干部档案的精炼、实用
1、凡组织人事部门或其他单位正式形成的，有关干部本人历史、经历、学历、待遇以及德、能、勤、绩、廉，包括干部家庭情况等方面有价值的材料，都应归入干部本人档案。
2、管档部门要按照有关文件要求，历史地、辩证地分析鉴别干部人事档案材料，慎重对待材料取舍，做到鉴别准确，取舍得当，使干部档案达到精炼、实用的要求。
3、管档部门既要按照有关文件对归档范围的统一规定，全面收集干部人事档案材料，也要认真研究本地本单位在干部人事制度改革等工作中形成的各类材料，将其中涉及到干部本人的、有价值的单行材料及时纳入归档范围，使干部档案材料收集工作与干部人事工作保持一致。
4、对不必存入干部档案的材料，应根据相关规定，详细登记报批后，区别不同情况，予以销毁或退回。
四、严格执行干部档案及材料转递制度，确保干部档案材料及时归档
1、干部提拔或调动后，管档权限发生变化的，有关管档单位应在接到调动或任免文件后一个月内，将干部档案及相关材料转递至新的管档单位。
2、干部档案材料转递前，转递单位应将有关干部档案材料收集齐全，并对档案进行规范整理。
3、材料形成单位在干部任免、考核、工资调整、干部教育培训、奖励处分、经济责任审计等工作中形成的归档材料，应在办理完毕后一个月内送交管档单位。
4、材料形成单位和管档单位都应建立规范的干部档案材料接收和转出登记表册，无论档案材料转入还是转出，都要做好详细登记。交接双方应当面清点档案材料并签名。
登记表册应妥善保管，存档备查。
5、干部档案材料只能通过机要交通或专人送取进行转递。转出单位应填写《转递通知单》，转入单位收到材料并清点无误后，应及时填写《转递通知单》回执，加盖印章，及时退回转出单位。通过机要交通寄送档案的转出单位，没有收到回执的，应及时催要。任何个人不得携带本人档案。
6、管档单位收到转入的干部档案材料后，应妥善保管，及时将档案编号入库，将材料归入干部本人档案，不得累积拖延。
五、建立干部档案材料审核把关制度，防止不符合要求的档案材料入档入库
1、干部人事部门在干部任免和日常管理工作中，要认真查阅、严格审核干部档案。对拟提拔干部的档案，发现缺材料多，有错装混装的材料，有涂改现象，材料填写不全、不规范或手续不完备，信息不准确或档案整理质量差的，应要求原管档单位将材料收集齐全、内容审核准确并重新整理后再报。
2、干部人事部门对相关单位呈报的工资、任免、奖惩、培训和考核等材料，要认真审核，发现纸张规格不合要求、内容不准确、填写不完整、手续不完备等情况的，应予退回，要求补办或重办。
3、管档单位在接收新提拔或调动干部的档案时，也应严格把关，发现不合要求的，退回转出单位，限期重新整理后再报。同时，对材料形成单位送交的归档材料要严格检查，发现不符合规范要求的，应予退回补办或重办。要防止不合要求的材料入档和不合要求的档案入库。
六、严格查借阅制度，确保干部档案作用的发挥和安全、保密
1、管档单位既要增强服务意识，搞好干部档案的查借阅服务，充分发挥干部档案的作用，又要坚持查借阅制度，确保干部档案安全、保密。
2、组织人事、纪检监察、司法公证等单位或部门因工作需要了解干部情况的，在填写《干部档案查阅审批表》并经审批同意后，方可查阅干部档案。任何个人不得查(借)阅本人及其亲属的档案。
3、干部档案一般不外借，确因特殊情况需要借出的，必须经审批同意。借出时间一般不超过15日，档案外借期间不得转借或给无关人员翻阅。档案归还时，应予认真检查，确认无误后，方可入库。
4、管档单位应建立查借阅登记表册，每次查借阅情况都应由查借阅人详细登记。
5、管档人员不得泄露查借阅单位或部门的查借阅理由或用途。
七、加强干部档案信息化建设，提高干部档案管理效率和服务水平
1、干部人事部门和管档单位要增强信息化意识，积极运用现代科技手段，管理干部档案，开发利用干部信息资源，提高管理和服务水平。
2、管档单位要使用档案管理软件，辅助做好干部档案的日常管理，减少管档人员的劳动强度，提高工作效率。
3、干部人事部门要依托干部档案，使用信息管理软件，普遍建立干部信息库，并做好干部信息的更新维护，为干部任免、干部统计和日常管理工作服务。
4、干部人事部门和管档单位组织开发干部档案管理软件和干部信息管理软件，必须经过省委组织部同意和鉴定验收，避免重复建设。
八、建立干部档案工作责任制，努力实现干部档案规范化
1、组织人事部门的领导要重视干部档案工作，为干部档案工作的开展提供必要的保障。要将干部档案工作纳入组织人事部门的议事日程，努力解决机构、人员、经费等实际问题。要定期研究部署、检查指导干部档案工作，经常过问干部档案工作，关心档案工作人员，重视解决档案工作人员的政治经济待遇。要将干部档案工作所需经费列入财政和部门预算，并切实用于干部档案工作的开展。
2、有关各方要各负其责，协调配合，共同抓好干部档案的规范化管理。材料形成部门要从“材料形成”这个源头抓起，提高干部档案材料形成的质量，努力做到该归档的材料一份不漏；该填写的内容一项不错；该履行的手续一个不少；该送交的材料一天不拖，力求每一份材料都符合规范要求并及时归档。档案管理部门在做好档案的日常管理和提供利用工作的同时，要主动及时地掌握干部档案材料形成信息，定期对干部档案材料的归档情况进行检查，督促提醒材料形成部门按规定形成、送交干部档案材料，并注意研究和解决干部档案工作中出现的新情况、新问题。
3、要建立干部档案工作检查通报制度。负有干部档案工作宏观指导职责的组织人事部门，要继续以实施干部档案工作目标管理和开展干部档案审核为抓手，创新管理手段和指导方法，经常开展对干部档案工作的专项检查，并对检查结果予以通报，发现问题，及时纠正，促进干部档案管理的经常化、规范化和科学化。
4、对在干部档案工作中违反组织人事工作纪律和保密
纪律，涂改、伪造、擅自抽取或销毁干部人事档案材料的，要追究当事人和有关人员的责任，并视情节轻重给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。
中共湖北省委组织部
一、干部人事档案整理工作原则
干部档案管理部门在档案工作中应始终坚持以下几个工作原则:一是真实性原则。“真实性”原则应贯穿于干部人事档案工作的始终, 是干部人事档案工作最基本的原则。为了保证档案材料的真实性、可靠性, 管档人员必须细致分析档案中已有的以及要新归入干部档案的各类材料, 做到逐份审核, 细致鉴别, 杜绝虚假、不实的材料归入档案, 提高干部人事档案材料的质量和参考价值。二是规范性原则。由于干部人事档案对于干部的考察、任用具有重要作用, 因此在干部人事档案整理中必须严格按照一定的工作原则开展工作, 做到工作程序、档案内容以及工作要求的规范性, 规范档案材料的鉴别、分类、加工制作、装订等一系列工作。三是完整性和精炼性相结合的原则。干部人事档案材料的收集工作必须坚持全面、完整的原则, 细致准确地对干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等, 但是在保证干部人事档案材料完整性的基础上还必须做到精炼的要求, 对于参考价值较小、不应归档的材料应严格按照相关工作流程予以剔除, 保证干部档案的精炼、实用。
二、干部人事档案整理工作要求
一是干部人事档案整理必须做到“鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、加工规范、装订整齐”。通过整理工作力求使每卷干部档案均达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。
二是干部人事档案的整理人员, 必须切实理解党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识, 并不断加强自身学习, 提高自我的工作素养, 熟悉干部人事档案整理的相关规定, 熟练掌握档案整理的基本方法、技能, 细致、认真、负责地做好档案整理工作。
三、干部人事档案整理注意事项
首先, 干部人事档案涉及干部生活、学习、工作等各方面的详细信息, 在整理工作中, 只有做好保密工作, 才能保证在档案整理工作中干部信息的安全。因此, 参加整理档案的人员, 必须细致学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》, 并掌握干部人事档案工作的相关规定, 切实履行好安全保密制度, 确保干部档案信息的安全。
其次, 除工作需要外, 工作人员不得擅自涂改、抽取、撤换或者伪造干部档案材料, 对于干部档案材料变动应按规定工作流程进行, 并进行详细登记。
第三, 不得私自处理或销毁档案材料。对整理中按规定应予以剔除的档案材料, 必须予以登记, 经主管领导审查批准后处理。
第四, 在整理过程中, 必须加强对档案材料的管理, 防止档案材料的丢失和干部人事档案信息的泄露。
四、当前干部人事档案整理中存在的主要问题
(一) 纸张尺寸问题。
档案用纸规格标准不统一, 虽然根据中组部、国家档案局《关于印发<干部档案工作条例>的通知》 (组通字[1991]13号) 以及《干部档案整理工作细则》等相关文件的规定, 档案材料要统一使用16K办公用纸, 但是现行的公文材料用纸尺寸基本为29.7×21CM, 国际标准A4纸型。纸张大小、规格的不同, 导致了在干部档案整理工作中的诸多不便, 不仅增加了档案整理人员的工作量, 也严重影响干部档案的质量和利用。
按照《干部档案整理工作细则》的要求, 在干部档案整理过程中, 为方便干部档案的保存、使用, 常常为了达到外观整齐、美观的要求而对超出16K办公用纸尺寸的档案材料进行裁剪或折叠等加工, 而对尺寸较小的档案材料则要进行托裱、裱糊等技术加工, 正是由于技术加工过程的繁琐增加了干部档案损坏、脱落甚至遗失的风险, 难免对干部档案管理工作造成影响。
(二) 打孔装订的问题。
虽然《干部档案工作条例》等文件对于干部档案材料的打孔装订有严格的要求, 但由于各个干部档案管理单位的档案管理人员以及同一单位不同时期档案管理人员业务素质、档案材料加工硬件设施以及其他实际情况的不同而导致了同一单位不同时期、不同单位干部档案整理的水平参差不齐, 不仅为日后的干部档案材料归档、整理工作带来了诸多不便, 影响了档案整理人员的工作效率和工作质量, 而且也逐步导致了干部档案管理工作中问题的频出。
(三) 装具问题。
为了达到对干部档案的标准化要求, 中共中央组织部建议干部人事档案应使用统一标准的装具。装具尺寸为28×20.5×35CM, 卷盒设有3个金属弹簧装订立柱。有丰富的干部档案材料整理、归档工作经验的人员不难发现:档案装具因为生产厂家、生产批次的不同, 装具质量也不尽相同, 在长期频繁使用过程中, 不仅装具外表会损坏, 而且其中的不锈钢档案夹以及金属弹簧立柱也会生锈, 从而导致档案材料的破损、脱落、腐蚀, 严重影响了干部档案的阅读和利用, 而更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。
(四) 反复拆装的问题。
在干部人事档案整理过程中, 归档材料必须经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等过程, 直至装订完成的干部人事档案应做到外形整齐美观, 但是对干部档案的保管、利用以及日后的零散材料的归档、档案材料的复制等工作造成了一定的不便, 极易在以后的干部档案材料归档、复制等利用过程中损伤档案材料。而且随着时间的推移, 干部档案的内容需要不断进行充实, 每一份干部档案都将定期归入新增的档案材料, 从干部档案的建立至干部的退休甚至过世, 干部档案将面临无数次的反复拆装、装订, 部分档案材料纸张强度会严重降低甚至被损坏, 严重缩短了干部人事档案的使用寿命。
五、干部人事档案整理的几点建议
(一) 提高档案整理人员的业务素质。
档案整理人员的专业素质水平直接关系到干部人事档案整理的质量, 对于干部人事档案整理工作的科学、有序进行具有重要的影响。因此, 整档人员必须增强自我的学习意识, 加强学习, 努力提升自身的政治思想水平的同时, 不断提高业务水平和工作技能水平, 做到干部档案整理的规范化、标准化, 保证干部人事档案整理工作的有序开展。
(二) 规范用纸标准。
首先, 相关的干部档案主管部门应加大宣传力度, 制定相关的用纸标准, 尤其是对干部人事档案材料的形成部门, 应对干部档案材料的用纸作出统一的要求, 或者可以采取直接提供档案材料的标准用纸的方法, 做到各干部档案材料形成部门所形成的档案材料具有统一的标准, 以便于干部人事档案管理部门的材料归档、整理工作, 同时对于干部档案的保存也具有一定的积极意义。
(三) 简化干部人事档案的整理。
由于各级干部档案管理部门实际情况和管档人员素质的差别, 干部档案的规范问题任重而道远, 为了使干部人事档案工作尽量做到统一化、规范化, 就很有必要减少人为因素对干部档案的影响, 因此对现行的干部档案整理工作进行一定的精简就具有了十分重要的意义。
(四) 加快干部人事档案工作的信息化建设。
干部人事档案管理部门应积极建立干部人事档案信息数据库, 以减少干部人事纸质档案的人为因素影响, 进而减少对干部人事档案的损坏, 提升干部人事档案利用的质量和速度, 同时应及时对干部人事档案数据库进行更新和备份, 保证信息安全, 进一步提高干部人事档案数字资料的利用率, 扩大其利用范围, 利用现代科学技术为干部人事档案工作服务, 进一步改进工作方法、提高工作效率。
(五) 加强各级、各系统干部人事档案管理部门之间的沟通和交流, 建立长效沟通机制。
及时分享先进的管理理念和管理办法, 全面提升各级、各系统干部人事档案管理工作的水平。
参考文献
[1]董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息, 2008 (04) .
1 干部人事档案的定义
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的文字载体。
2 管理干部人事档案的意义
2.1 干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案是组织、人事等部门在干部人事工作中形成的，记载和反映了干部的自然情况、成长经历、工作表现、德能勤绩等方面的情况，是准确记忆干部情况的有效工具。借助干部人事档案，可以全面了解干部的工作经历，有何特长、成绩和贡献，个性特点、道德品质等方面的情况，把档案记载与现实考察进行综合分析，就能得出全面、准确的评价。近年来，干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举措，干部考察的方式方法有了很大改进，但要全面地、历史地考察和了解干部，坚持公道正派地选人用人，查阅干部人事档案始终是一条重要途径。
2.2 干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案是关于干部成长经历和个人情况的原始记录，其中，大多数材料是各主管部门依法履行部门职能形成的，或者是当事人自己手书、签字认可并且按照规定程序经过组织确认的原始材料，因此，干部人事档案是历史的记录，它具有无可辩驳的证据作用，是澄清相关问题、维护个人权益的法律信证。
2.3 干部人事档案是人才资源的信息库。干部人事档案本质上是干部信息的物质体现，它集中、系统、全面地记载了干部、人才的各种有价值信息。对档案中记载的性别、年龄、学历学位、专业特长、工作业绩等进行深入的开发利用，有助于进行有针对性的培养教育和合理使用人才；可以掌握人才队伍现状，分析人才队伍。
2.4 干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。干部人事档案是组织人事部门形成的，客观反映了干部任免、调配、考察、考核、审查、奖惩等干部工作的质量。通过查阅干部人事档案，既能够历史地系统地了解干部情况，看到干部人事工作的成就，也能够发现干部人事工作是否全面执行了党的路线方针政策，是否符合上级主管部门规定的程序。正是因为干部人事档案客观记录了干部人事工作的真实情况，干部人事档案成了检查干部工作质量、开展巡视工作、进行廉政教育的重要依据。
2.5 干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。干部人事档案数量巨大，内容丰富，从不同侧面反映了组织工作、干部工作固有的内部联系及其发展规律。通过深入研究干部的成长经历，能够发现某些地区某些部门培养干部的做法，总结归纳不同类型、不同地区和部门干部成长的特点和规律。通过对比分析、深入研究不同时期的干部人事档案材料，能够梳理出干部工作的演变轨迹，揭示出干部工作背后的深层次原因，研究提出改进工作的建议。
2.6 干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。历史主要是靠档案记载的，档案工作是一项记载历史、传承文明的重要工作，古人说档案是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”。确实，从历史的角度来看，今天的档案就是明天的历史，做好档案工作就是在为组织工作积累史料，为党和国家积累财富。中国历代都有利用档案编史修志的传统，利用档案教育后人的传统。认真做好手中文件资料的收集、归档，其实就是在保存历史、保护历史。
3 新形势下创新干部人事档案管理工作的意义
新形势下创新干部人事档案管理工作是适应知识经济时代的需要。当前，在干部人事档案管理中，存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性，并且在很多方面都存在着明显不足。作为档案管理工作者，我们要深刻挖掘知识经济时代干部人事档案管理工作新的内涵和特点，要具有广阔的视野和开放的思维，更要适时把握当今社会不断发展和变化的局势，及时调整工作思路，完善工作手段，以适应时代改革的新潮流、新思想。
4 当前干部人事档案管理工作存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理手段对推动我国的各项工作作出了不可磨灭的贡献。但随着“改革开放”进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度已无法跟随时代的潮流。而“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等不良现象逐日剧增，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、“身份阻隔”等负功能已愈演愈烈，在相当一部分人才的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，可见目前干部人事档案管理工作之尴尬。由此可见，传统的干部人事档案管理手段必将走向尽头，取而代之的则是新的、科学的、跟随时代潮流的管理手段。
根据全国人事人才工作会议之精神，要想促进人才的合理流动，就必须及时消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等规定的束缚，大力发展干部人事档案管理代理业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。我认为，干部人事档案及其制度的公共政策创新必将沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说，契约化、社会化、电子化、法制化是新形势下干部人事档案制度创新的必然路径。
5 关于创新干部人事档案管理工作的几点建议
保持人事档案工作的高质量，就必须有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
5.1 实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。对已经收集好的资料要进行严格的分类，还要进行逐次的筛选和核对，做到细致的分类、排序和编目，直到装订成卷。整理档案时要做到仔细对照，认真研究，并根据人事档案的内容和特征进行必要的分类。还要对一些档案材料不够规范和出现破损，清晰度不够以及次序不够的档案资料进行技术的加工和修剪。还要做到装订的四边整齐，保证文字不被遮住，材料的内容不会被损坏，最终要达到的目标就是实现档案的完整、真实、条理分明、精简、实用性强。
5.2 改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。21世纪是一个知识经济时代，如何适应经济时代发展的需求、实现干部人事档案管理工作全方位的创新仍是重要课题。当前，人事档案信息化管理基础薄弱，尚处在建设时期，因此，更需要制定信息发展战略，分阶段、有计划地加以实施，进而奠定档案现代化管理的基础。首先遵循“科学、实用、适用”的原则，要确定档案信息化建设的长期工作目标和近期工作任务，以“收集、管理、利用”三大环节为主线，以信息集聚、整合、发布为原则，构筑干部信息化管理平台，逐步消除各自为政、系统缺乏通用性、科学性的现状，促进档案管理社会化，发挥人文管理在信息化管理中的作用，建设一支高素质的干部人事档案管理队伍。
5.3 分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
5.4 人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
总之，完善干部人事档案管理是一项长期而艰巨的任务，需要宏观上的调控指导，也需要微观上的具体实践，但无论怎样，都必须以干部人事档案的改革创新为核心。通过一系列改革创新，深化认识，开拓创新，不断提高人事档案工作质量和服务水平是我们的当务之急。
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