公司招待用品管理制度
1.目的
强化招待用品管理，规范领用制度,提高接待水平，控制招待费用。2.范围
涉及公司业务招待所用的各类饮料、茶叶、香烟等物品，及各类礼品的申购、领用、管理。3.职责
3.1总经办负责本规定的制定和修订。3.2各部门主管负责本规定的遵照执行。3.3采购部或行政部负责相关物品的采购。4.内容 4.1申购
A.总办人员负责公司所有招待用物品的申购。
B.每月初，总办人员须根据月度盘点之结余库存，依据安全库存要求填写《申购单》，由本部主管签字确认后方可传递采购部或行政部执行采购。4.2采购
每月初，采购人员依据获准之《申购单》进行物品的采购。4.3入库
由总办人员建立《招待用品台帐》，采购物品入库前必须提供《申购单》发票，由总办人员验收后开具《物资入库单》后方可入库。4.4 报销
遵照《采购管理规定》，采购人员须将《申购单》、《物资入库单》及相关发票备齐方可到财务部报销。4.5领用
A.总经办招待用香烟的领用数量在5包之内时,须填写《招待用品领用登记表》;领用超过5包以上,须填写《物资出库单》并由领用人之直属领导签字确认。
B.总经办招待用饮料的领用须填写《招待用品领用登记表》。除召开大型会议或活动外，需以箱为单位领用矿泉水时，必须开具《物资出库单》并填明相关事项。
C.各部门因业务招待需要领用相关物品时，必须填写《招待用品领用登记表》，由总办人员进行发放。4.5盘存
A.每日下班前，总办人员须依据《招待用品领用登记表》之记录检查库存并登记于《招待用品台帐》上。
B.每月末，总办人员须对照《招待用品台帐》进行月度盘点和清帐，必须做到帐物相符，出具《招待用品盘存报告》，报批存档并抄送一份财务部。5.相关文件：
5.1《采购管理规定》 5.2《仓库管理规定》 6.相关记录： 6.1《申购单》
第一条 为加强公司业务招待费报销管理，堵塞漏洞，减少不合理支出，规范招待费支出审批程序，制定本办法。
第二条 业务招待费的使用原则：业务招待费的使用要符合廉政建设的有关规定和财经纪律的有关要求，只能用于公司业务上的招待支出，不能用于高消费场所和正常招待之外的支出。
第三条 业务招待费的使用范围：用于上级主管单位、政府部门到我公司检查指导工作及兄弟单位之间的因公接待；用于公司承办的各种会议的招待；用于各部门对外工作的必要招待。
第四条 业务招待费的管理细则：
（一）财务部按照报销程序认真把关，严格招待费管理制度，并做好招待费的考核工作。
（二）公司办公室对招待费的使用程序及每次就餐标准负责把关工作。具体程序是：由接待业务的部门填写审批单（提出招待申请），经副总经理批准；办公室根据招待人数及级别确定用餐标准。审批单一式两份,一份由办公室存档记录，一份由招待部门 按实填写作为报销附件。
（三）审批原则:招待费一定要先申请后使用，即使在公司外也要电话申请批准后方可招待。财务部每年终将提交全年业务招待费使用情况。
（四）招待客人时，一般限定在，确需在其它酒店就餐的需报请领导批准。就餐完毕按授权签单，每月25日前由办公室统计汇总，到财务部报销。
第五条 业务招待的标准：
（一）上级主管部门来公司检查指导工作的，来公司联系业务的一般工作人员，需要接待就餐的，需报副总经理批准，方可招待。一般安排在定点酒店就餐，由接待部门填写业务接待审批单，经副总经理同意，安排就餐。普通招待不得超于 元/人，重要客人可适当提高标准，最高不超过 元/人，未超出标准据实报销，超出标准经报副总经理批准方可报销。
（二），在外办公，需要招待相关部门就餐，特殊情况，可以电话申请副总经理批准，方可招待。返回公司后二个工作日内补办手续，延期不予报销。
第六条 其它有关规定
（一）各部门应严格按业务招待费标准执行，凡超出授权标准的其超出部分自理。
（二）凡没有完善就餐手续而发生的招待费用一律自理。
（三）招待来客时，严格控制陪餐人数，一般情况下，陪餐人员只限于主管领导、部门负责人及直接业务人员。陪餐人数一般不能超过来客人数。
公司食堂内部招待客饭管理制度 食堂内部招待客饭规定 为加强管理，规范食堂内部招待客饭管理，特制订本管理制度。
一、食堂内部招待客饭的类别分为工作餐、接待餐；
二、客饭人员范围：1.工作餐： 公司高层领导； 因工作需要加班人员； 在公司协助工作需要搭餐人员；2.接待餐： 业务相关的外协厂商、供应商 到厂视察工作的相关政府领导 董事长指定的其他来客
三、食堂用餐标准：1.工作餐：公司内部领导食堂就餐标准，费用标准同当时员工食堂就餐标准2.接待餐：10-15元/位；20-25元/位；30-35元/位；其他孙总指定的特殊招待费用
四、申请程序及流程：公司相关部门因业务需要，安
排客饭，用餐部门填写《食堂内部客饭招待申请表》，注明用餐时间、用餐人数、用餐事由、并经主管领导/副总签字批准，经由综合办公室通知食堂安排就餐，用餐完毕后，用餐人须在《食堂内部客饭招待申请表》签字确认。申请单一式两份，一份办公室存档留存，一份食堂留存作为记账凭证，月末统一返交办公室，由办公室上报财务。客饭申请具体流程为：
经主管负责人/总监审批，提交综合办申请单位填写用餐申请《食堂内部客饭招待申请表》用餐人用餐完毕后在《食堂内部客饭招待申请表》确认签字食堂管理员确认签字，单据返回综合办综合办月末统一上报财务部综合办通知食堂安排就餐
五、用餐规定：
五、用餐规定：1.人时，严格控制陪餐人数，一般情况下，陪餐客人只限部门主管领导、部门负责人及相关业务人员。陪客人数一般不得超过来客人数；2.司联系业务，到公司的一般
其主要内容是：
一、开支范围；上级主管部门有关领导来我司检查、指导、协调工作的；兄弟公司的领导、职工因公来我司联系业务、洽谈工作的；相关业务单位、公司（厂家）因业务往来、联系工作的；县级公司的职工因公到我司例行办事不能及时返回的；其它确需招待的.。
二、招待费的管理由行政科负责。招待来客就餐地点为公司食堂，特殊情况经领导批准可在外安排。
三、执行标准：各县公司来客每餐按25元/人（5人以上120元/桌）的标准接待。集团公司和省外产区来客每餐按45元/人（5人以上200元/桌）的标准接待。系统外的单位和外专州盐业公司来客每餐按40元/人（5人以上160元/桌）的标准接待。来客一律由行政科负责安排接待，对口业务科室可派1—2人陪同（公司领导除外）。
四、招待费的核定和使用：业务招待费原则上应依据税务部门的有关规定按比例提取使用。行政科应以“不超支”为原则，合理安排招待费的开支。因特殊情况而超支的，行政科应以书面形式详细说明理由，经领导认可后报销。
办 公 用 品 管 理 制 度
办公室 XXXX年XX月XX日
办公用品管理制度
第一章
总则 第1条
目的
为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。
第2条
本制度适用于对办公及日常消耗品、宣传品、电子设备耗材等的管理。
第二章
办公用品采购
第3条
办公用品的采购采用集中采购、定量供应的办法。（1）集中采购由办公室负责并管理。
（2）集中采购的办公用品包括招待用烟、酒；复印纸；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。（3）实行定期计划批量采购供应。即：每月25-29日各部门向办公室申报下月所需办公用品计划，由办公室统一采购。
（4）各部门若临时急需采购办公用品，由部门填写《办公用品请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后，交办公室审批同意后，实施采购任务。
（5）必需品、采购不易或耗用量大者应适量保持库存。第三章
办公用品的分发领用
第4条
各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。第5条
接到各部门的《办公用品领用单》（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记。
第6条
管理人员在进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。
第7条
用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。并做好办公用品记账存档。第四章
办公用品管理
第8条
新进人员入职时由部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并交回办公室。
第9条
印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。
第10条
部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。第11条
对决定报废的办公用品，要做好登记，在《报废处理册》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，办理报废注销手续。
第12条
办公用品（价格在20元以上的）正常使用发生损坏时，要及时向办公室报告，由办公室安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。第13条
公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由办公室负责。第五章
附则
第14条
为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度：
1、公司办公用品采用定额预算管理制。
2、公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置。
3、每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室。
4、对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取。
5、备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理。
6、备品仓库设专人负责。备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。为办入库手续，财务一律不予报销。
7、备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。
8、做好出库管理。在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算。
9、各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿。
10、公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续。
（一）本办法所称办公文具分为消耗品、管理消耗品、管理品三种：
1、消耗品：钢笔、粉笔、圆珠笔、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、钉书针等；
2、管理消耗品：奇异墨水笔、签字笔、白板笔、笔拭擦、萤光笔，修正液、打印台、电池、直线纸等；
3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、算盘、打码机、姓名章、日期章、计算器、印泥等。
（二）文具用品分为个人领用和部门部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如：圆珠笔、笔记本、橡皮擦等；“部门领用“系本部门共同使用用品，如打孔机、订书机、打码机等。
（三）消耗品可依据历史记录（如过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间），设定领用管理基准（如圆珠笔芯每人每月一支），并随部门人员的工作妥善调整发放时间。
（四）管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替代新品，但纯消耗品（如直线纸）不在此限。
（五）管理性文具列入移交，如有故障损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
（六）办公室设立“文具用品领用记录卡”，文具领用时分别登记，并控制文具领用情况。
（七）文具严禁取回家私用。
为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。第一条 申请
一、申请原则：为节约采购成本，公司实行按月上报申请制度。各部门编制采购申请时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购申请。
二、申请时间：各部门要按月提交采购计划，在每月1-5号申请。各部门在规定时间内未提交采购申请的，则视为本月无物品申请需求。
三、申请程序：
1、到行政部领取采购申请表，详细填写需申请的物品名称、规格型号、用途、数量、经领用部门负责人、审核签字之后交到行政部。对于急需采购的物资，由部门提出申请，并注明申请原因、物资使用时间及物品明细，部门负责人审核签字同意之后交到行政部。
2、各使用部门填制物品申购单交行政部门审核，行政部再交给财务部审核，再报部门经理核实同意，再次交财务部核实并准备所需资金，需求时间(须预留5天采购时间)等，购买人员凭发票到财务部报销，所采购的物品入库登记统计（办公用品由行政部入登记库统计管理，生产设备工具、物料、仪器用品由库管入库登记管理）。第三条 采购规定
1、在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。
2、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。
第四条
验货
所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。第五条
办公用品管理制度
一、为规范办公用品的领用及管理，现制定办公用品管理制度如下：
1、各部门每月1-5号报当月办公用品申购单，申购单需由部门主管签字。
2、行政部负责汇总、统一采购，并指定专人管理。
3、贵重办公用品（电脑、打印机）等，须经公司部门经理批准后方可领用。
4、行政部负责在库物品的定期盘点，填写库存统计表，报财务审核。公司对部门领用费用进行内部财务核算，并与成本效益综合评价。
5、贵重办公用品报费时应由使用部门填写情况说明，交行政、财务部门审核注销；职工调离，须归还贵重办公用品，否则按规定折价赔偿。
6、行政部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。第六条 管理和发放
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门应指定专人领取办公用品。第七条、各部门费用核定及有关规定：
1、各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。
2、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
3、各部门可根据公司下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。第八条
其它规定：
1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3、办公设备的耗材及维修费用。
(1)、电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，属各部门或个人保管使用的，计入所在公司定额费用。
(2)、耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
(3)、办公设备的报修参照耗材申购程序办理。第九条、本规定自下发之日起执行。
德宝爱卡达.行政部
遵循“搞好服务、保障供应、开源节流，物尽其用”的原则，为加强分公司办公用品日常管理，保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制订本规定。
一、本规定中的办公用品包括：
1、公司给员工个人配置的办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具、门禁卡等。
2、公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。各部门日常使用的A4纸或A3纸、信纸、信封等；公司公共区域的书籍、报刊、杂志等。
3、公司统一置办的宣传品，如宣传礼品、宣传画册等。
二、办公用品的管理及发放：
公司办公用品由人事行政部统一保管，并指定保管人，按以下要求进行管理。
1、新员工办公用品：
公司行政部门在新员工到岗时为其配置一套桌椅及一套办公用品。新员工凭人事行政部签发的“物品领用单”到保管人处领取。
新员工办公用品标配：笔记本1本、笔1支、胶棒1支、三格资料架一个、笔筒1个、接线板1个、文件夹2个、废纸篓1个及因岗位需要而配备的其他用品。
2、员工日常办公用品：
各部门员工应妥善保管及使用已领取的办公用品，并按需领取。每月每名员工限领笔一支、部门用抽纸盒一个，如果保管不好损坏或丢失则自行负责购买。其他办公用品根据各部门情况酌情领取。办公用品领用流程：
由各领用部门填写《物品领用单》---部门经理签字---人事行政部经理签字---在需要的情况下，分公司分管领导签字
3、部门办公用品：
部门根据工作需要，如有需添置电脑设备、传真机、打印机等的要求，需向人事行政部提出申请，报公司总经理室，由公司视情况统一安排。
部门办公用品和公共区域的办公用品由人事行政部统一管理和维护，公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。为避免打印、复印的浪费，对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障、需更换耗材等情况时，请及时向人事行政部报修。
对于可缴交的办公用品，如钉书机、计算器、门禁卡等用品，员工在离开本单位时应如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
4、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。具体的操作方式参照《公司销售费用管理办法》的相关规定执行。
三、办公用品的保管及报废处理
所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。保管人必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保全措施。
办公用品仓库应定期清点。清点工作由行政人员负责。清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。
对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
人事行政部 201*-01-01 附：
公司各部门：
为加强公司办公用品、低值易耗、电脑及相关设备的管理，规范办公类用品的申购、领用环节，特制定本办法。其指导思想是促进各部门负责人加强对本部门办公用品的有效管控，保障公司办公费用的合理支出，减少浪费。
一、低值易耗品的申购与领用
定义：办公用纸、笔、夹、耗材类低值易耗品
1、低值易耗品的申购、采购周期为每月一次（紧急采购除外）。
2、北京总部各部门及北京物流的申购以OA形式报批。
单笔采购总额不超过500元，OA流程为：申请人-部门经理-所属单位总监终审；
单笔采购总额不超过2000元，OA流程为：申请人-部门经理-所属单位总监-主管副总裁终审；
单笔采购总额超过2000元，OA流程为：申请人-部门经理-所属单位总监-主管副总裁-行政主管领导（总裁助理温兰英）-总裁终审。
北京分公司各部门OA批复转给采购部物资中心汇总并根据库存情况酌情申请；
所有申请核准的OA批复请于每月25日前转发至总部行政前台。执行人：总部前台。
3、低值易耗品OA申请主要内容包括：使用单位、名称、型号、数量、金额（由总部行政出具常用品的价目表）。
4、费用归属：北京分公司各部门依据当月领用金额记入当月费用；北京总部及北京物流依据申购金额记入本单位当月费用。
5、办公用品发放管理：总部部分归口总部行政；北京分公司部分归口物资中心管理。
总部各部门领用：在办公用品领用表中须有部门经理的签字确认。北京基地各部门领用：须填写料品领用单（出库单）报部门经理签字后到物资中心领用；基地办公用品的领用时间相对固定在每周一上午8：30---11：00。
6、帐务核销由执行部门依费用报销流程处理。未经行政部门和物资中心统一采购的，财务部将不予核准批复。
二、办公用品的申购
定义：耐用品、办公家具、设备类。
1、归为固定资产管理范畴的办公家具等设备按照固定资产管理流程处理，非固定资产类但使用年限在两年以上的耐用品参照固定资产管理流程处理。
2、申购以OA形式报批：
申购金额在2000元以下，OA流程为：部门经理-所属单位总监或副总裁-行政主管领导（XXX）-采购主管领导终审（XXX）。
申购金额在2000元以上，OA流程为：部门经理-所属单位总监或副总裁-行政主管领导（XXX）-采购主管领导（XXX）-总裁终审。
执行人：采购部（需要总部行政办理的，由采购部转发总部行政经理执行）。
3、帐务核销由执行部门依费用报销流程处理。未经行政部门和采购部统一采购的，财务部将不予核准批复。
三、IT及相关设备的申购与领用
定义：电脑及配件、活动硬盘类、打印机、复印机、投影仪、相机等IT相关设备。
1、关于电脑配置，除连接控制设备、公司ERP操作、财务做帐、人事管理类由公司统一采购和配置外，原则上鼓励职工参照“公司管理人员使用自备电脑办公补贴办法”执行。
2、IT及设备功能品牌型号参照使用部门业务需求，由数据中心最终确定。
3、IT及相关设备列入固定资产管理范畴。
4、申购以OA形式报批：
申购金额在2000元以下，OA流程为：部门经理-所属单位总监或副总裁-公司网管-总部行政经理-行政主管领导终审（XXX）。
申购金额在2000元以上，OA流程为：部门经理-所属单位总监或副总裁-公司网管-总部行政经理-行政主管领导（XXX）-总裁终审。执行人：总部行政网管。
5、帐务核销由执行部门依费用报销流程处理。未经行政部门统一采购的IT用品，财务部将不予核准批复。
四、本办法由综合管理部解释，自20XX年XX月XX日开始执行。
XXX公司
XXX部
