各类会计档案保管期限（精选8篇）
陈壮
国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对机关文书档案如何划分保管期限作出了新规定，该规定所附的《文书档案保管期限表》列举出主要文书档案应保存的期限。各机关应根据该表制定本机关文书档案保管期限表。然而，仅根据国家档案局和各机关制定的文书档案保管期限表来划分档案的保管期限是不够的，各类型机关文书档案保管期限的划分有其自身规律。为此，我们归纳出如下几条，供各机关划分文书档案保管期限时参考。
一、会议文件材料保管期限的划分。一是本机关党组（或实行党委制的党委）会、党组党委扩大会和行政办公会的纪要、会议记录为永久。二是本机关单独召开的工作会、专题会的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等重要文件材料划为永久；典型材料、代表发言材料、交流材料、简报等一般性材料划为30年；小组会议记录、参考材料划为10年。三是本机关与其他机关联合召开会议中本机关为主办的重要文件材料为永久，一般文件材料为30年；本机关为协办的重要文件材料为30年，一般的文件材料为10年。该套会议文件材料中的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。这种作法既避免了协办机关这类档案的重复进馆，又不影响其利用。确定主办机关的方法，一般是看会议的通知文号用哪个机关的，那个机关就是主办单位；以党委（办公厅室）、政府（办公厅室）名义召开的会议，会议通知往往用党委（办公厅室）文号，此时要根据会议内容归口党委或政府来确定主办单位，如某县以“两办”名义召开的商贸工作会议，由于商贸工作归口政府，政府办公室就是主办机关。四是本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会中的重要文件材料为永久；代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等一般性材料为30年；委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排材料为10年。五是上级业务主管机关召开的重要会议（如省档案局参加的全国档案工作会）的重要文件材料为30年；其他材料为10年。六是本级党代会、人代会、政协会、工青妇代会及党委、人大、政协、纪委、工青妇的常委会、执委会、主席团会、全委会，政府常委会、办公会的重要文件材料为永久，一般材料为30年，讨论未通过的文件为10年。七是本机关参加同级机关召开的非本机关主管业务的会议（如县档案局参加的县统计局统计工作会议）文件材料一般不归档；参加的同级机关属本机关主管业务的重要会议（如市档案局参加的市统计局召开的统计档案工作会议）文件材料，根据重要性划分为30年或10年。同一个会议形成的文件材料应根据其重要程度分别划分为几种不同的保管期限，其中反映会议主要内容、主要过程的文件材料保管期限要长，反映事务性的文件材料保管期限相对较短。区分的目的是为了区别重要程度、方便档案的保管、减少国家档案馆的冗余度。
二、本机关业务文件材料保管期限的划分。一是本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等重要文件材料为永久。如某市档案局制定的档案登记、执法年检制度、现行文件中心管理办法、业务建设规范、档案移交和接收要求、抢救和保护费管理、重点工程档案验收规定等，这些文件材料是“重要的”，具有法规方针政策性，涉及本机关重大业务建设，能反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值。二是本机关制发的一般性业务文件划为30年。如机关管理制度、岗位责任制，目标管理，一般性业务指导、检查，一般的统计数据，非本机关主管业务工作（如一般机关的公文处理、档案、保密、机要、通讯、保密、内务管理等工作）的计划、总结、报告，一般性的业务情况通报，宣传工作等，这些文件材料是“一般的”，具有常规性、技术性、基础性，涉及本机关一般业务建设，能反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值。三是本机关制发的事务性文件材料划为10年。如：本单位学习记录、一般事务性会议通知、节假日安排、值班记录、各科室的工作总结、不重要的情况报告等事务性文件材料，这些文件材料是“事务性的”。四是本机关编辑、编写的大事记、组织沿革等划为永久；简报、情况反映、工作信息等划为10年。五是本机关与其他机关联合制发的文件材料中本机关为主办的重要业务问题的文件材料为永久，一般业务问题的文件材料为30年；本机关为协办的重要业务问题的文件材料为30年，一般业务问题的文件材料为10年。区分主办机关的方法是看联合发文的文号用哪个机关的，那个机关就是主办机关；该文件材料的正本由主办机关归档，副本或复制件由协办机关归档。
三、行政管理、执法检查，审批、审查、核准文件材料保管期限的划分。一是行政管理工作制度、程序、规定，执法检查情况汇总、通报，整改通知等划为永久。二是本机关为主管机关（如发改委、科委）或承办单位的固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料，以及本机关为主管机关或所有权单位（如国资委、国土资源局）的不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料划为永久。三是本机关（如公安、环保、工商、国土资源、药监、专利、林业、技术监督等部门）主管业务形成的20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料划为永久；20年以下有效的划为30年。对于10年以下有效的护照、港澳通行证等可划为10年。四是建设、公安、海关、信息产业等部门的商品房备案、建材备案、竣工备案、装修备案，企业备案、合同备案、海关备案、公安备案、网站备案、域名备案、论坛备案等文件材料划为10年。
四、行政处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料保管期限的划分。对于新闻出版、科技、园林、文物、农业、信息产业、无线电管理、质监、公安（消防、交警）、海事等行政管理部门在行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料，一是受到警告处罚的10年，受到没收非法所得、没收非法财物、责令停产停业、暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料划为永久；二是行政复议的文件材料比照受到行政处罚的相同种类划分保管期限；三是行政处分中受警告处分的划为30年，受记过、记大过、降级、撤职、开除处分的划为永久；四是国家赔偿的文件材料都划为永久。
五、计划、总结、统计、调研、汇报等文件材料保管期限的划分。一是本机关年度和年度以上的计划、总结、汇报、统计材料，反映本机关重要职能活动的总结、重要专题调研材料划为永久。“重要”职能活动的含义是指反映本机关职能活动的规模大、影响大、问题重要，如某省档案局的全省档案馆舍建设、已公开现行文件中心、“三农”档案工作等调研报告。二是本机关半年工作计划、总结、汇报、统计材料，一般活动的总结、一般问题的调研材料划为10年。国资、商务、发改、统计等经济运行管理部门的半年度、季度计划、总结、统计材料划为10年，其他机关半年以下的不归档。“一般”活动的含义指：不太重要的业务活动、较小问题、影响不大的工作。如某省档案局形成的机关档案工作目标管理调查表、档案利用效果宣传工作总结。
六、党、团、工会、妇女工作文件材料保管期限的划分。一是工作报告、总结，换届选举结果等重要文件材料划为永久；二是创建文明单位、先进性教育、“三讲”教育等重要专项活动的报告、总结等文件材料划为永久。三是政治学习、捐款捐物、精神文明建设、红色旅游等一般性专项活动文件材料划为10年。四是党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料划为永久。五是情况反映、工作简报划为10年。
七、纪检、监察文件材料保管期限的划分。一是受到警告以上处分的综合性报告、调查材料划为永久。二是受到警告处分的综合性报告、调查材料划为30年。三是调查结论是查无实据的综合性报告、调查材料划为10年。
八、机构编制、干部人事文件材料保管期限的划分。一是人事工作制度、规定、办法等文件划为30年。二是人事任免，职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤，人事考核、职称评审文件材料，职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根等涉及到个人利益的文件材料划为永久。三是奖惩性文件材料保管期限的划分。本机关受县级（含）以上表彰、奖励的及受到具有系统性和综合性表彰、奖励的（如公、检、法机关受到政法机关表彰，某省水产局、畜牧局受到其主管部门农业局表彰）先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料划为永久；受县级以下表彰、奖励的及机关内部评选出先进工作者、优秀个人的划为30年。本机关有关人员受到党纪、政纪警告(不含)以上处分的文件材料划为永久；受到警告处分的划为30年。受到通报批评的文件材料划为10年。
九、信访工作文件材料保管期限的划分。一是本机关处理的有领导重要批示和处理结果的人民来信来访的文件材料划为永久，其中的领导批示指上级领导对解决来信来访的问题有明确的态度、方式、方法等，如领导批示为：“调查落实后，严肃查处”等。二是其他有处理结果的信访材料划为30年，这其中也包括领导一般批示的，如“请某单位处理”或“请某单位回复”等。三是无处理结果的信访文件材料暂不归档。
十、后勤、保卫文件材料保管期限的划分。一是涉及到机关或个人经济利益的文件材料，重要的划为永久，一般的为10年。具体指：房产、土地所有权和使用权的文件材料划为永久。与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料，涉及金额大的（如1万元以上）、时限长的（如10年以上）、有法律效力的（指行为人具有相应的民事行为能力，意思表示真实，不违反法律或社会公共利益）、重要的（事由重要）划为永久，一般的（如金额在1万元以下）10年。重要的国有资产（如房产、车辆等价值大、用期长的）在登记、统计、核查清算、交接等管理工作中形成的文件材料划为永久；一般的国有资产（指计算机、复印机、空调机等办公设备及用品）管理文件材料划为10年。二是机关办公设备及用品、机动车等物资购买及办理相关手续的过程（指采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等过程）中形成的文件材料一般为30年。三是级别较高的领导（如县级单位接待省级领导）、本级以上人大代表团组、政协委员团组对本地、本机关视察、检查的接待工作计划、方案划为30年；其他单位的接待计划、方案划为10年。四是保卫部门安全检查、调查记录划为10年。
十一、来文与复文保管期限的划分。一是本机关重要业务问题的请示与上级机关的批复划为永久；本机关一般业务问题的请示与上级机关的批复划为30年。其中“重要的”，指涉及本机关重大业务建设文件材料，如县档案局设法规股、现行文件中心、建设档案馆舍、开放档案、交流干部等的请示与批复。“一般的”，指常规性、技术性、基础性、一般业务建设的请示，如请领导带队到外地参观学习、增加某专项工作经费等事项的请示与批复。至于举办培训班、外出参观学习等事务性、程序性的请示与批复可划为10年。二是同级机关重要业务问题的来函与复函（本机关可为去文责任者，也可为复文责任者）重要业务问题（如是否作为档案馆的接收范围）的划为永久；一般业务问题（如机关移交某一批档案给档案馆）的划为30年。三是本机关与下级机关的请示与批复、报告与批示、来函与复函、申请与审批等文件材料，重要的划为永久；一般的划为30年。四是本机关与同级机关一般往来文书划为10年。五是本机关向上级、同级机关发的请示、函，如没有批复或复函，一般只保存10年。
十二、本机关办理或回复的提案、议案文件材料保管期限的划分。一是人大、政协机关对议案及答复、提案及办理结果、议案及提案形成的过程文件都应归档并划为永久。二是主要承办机关对议案及答复、提案及办理结果、本机关形成的过程文件及协办机关报送的文件都应归档并划分为永久。三是协办机关对议案及答复、提案及办理结果中本机关的部分文件材料归档，划分为30年。
十三、上级领导视察、上级或同级机关检查本机关文件材料保管期限的划分。一是省部级以上领导对各级机关，市州级领导对县级机关较重要的视察、检查形成的文件材料划为永久；一般性的检查、视察的文件材料划为30年。二是本级以上人大代表团组、政协委员团组对本地、本机关较重要的视察、检查形成的文件材料可划为永久；一般性的视察、检查可划为30年。三是上级业务主管机关到本机关检查工作形成的重要文件材料可划为30年；一般性的检查、指导形成的文件材料可不归档。四是同级主管业务机关对本机关较重要的检查形成的文件材料，保管10年；一般性的检查、指导形成的文件材料可不归档。
十四、代拟稿保管期限的划分。一是本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件（如档案局代政府拟的档案馆布局设置方案）、专项业务文件（如档案局代“两办”拟写的关于加强“三农”档案工作的意见）的最后草稿划为30年；二是以上级机关名义制发或转发的本机关文件，本机关收到该文件的正式文本后，归档并划为永久。这两份文件不能作为一件处理。
十五、外事活动文件材料保管期限的划分。一是出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件材料划为永久。二是出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录划为30年。出国、出境考察等活动形成的材料不应以团组为单位集中归档，应按上述规定划分保管期限，分别归档。
十六、上级机关文件材料保管期限的划分。一是上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料，重要的文件划为永久，这里的“重要的”指具有政策性、法规性、方针性、在很长时间内要贯彻执行的，如省档案局收到国家档案局制发的《机关档案工作业务建设规范》；较重要的划为30年，如省档案局收到的国家档案局制发的《关于做好集体林产权改制档案工作的通知》；一般的划为10年，如湖南省档案局收到国家档案局制发的《关于印发湖北省开展档案馆功能建设评估情况的通报》。二是上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料划为10年，如省档案局制发给各市档案局《关于做好机关文明建设工作的通知》。上级机关制发的非本机关主管业务不需贯彻执行的文件材料不归档。三是上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料划为永久。四是上级业务主管机关制发的简报、情况反映、工作信息等可划为10年。
十七、同级机关制发的文件材料保管期限的划分。一是同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料划为10年，如县档案局收到的《县保密局关于做好节假日期间保密工作的通知》。二是同级机关制发的本机关主管业务的文件材料，按前面叙述的同级机关来文与复文处理。三是同级机关制发的非本机关主管业务不需贯彻执行的文件材料不归档，如县档案局收到县委统战部的《关于做好工商界著名人物统战工作的通知》。
十八、下级机关制发的文件材料保管期限的划分。一是下级机关报送的重大问题的专题报告划为30年，如县档案局报送给市档案局关于档案馆馆舍情况的报告。二是下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料划为10年。三是上级机关对越级报送的不需办理的文件材料不归档。
按照国家财政部颁发的《会计档案管理办法》规定, 会计档案保管期限分永久、定期两类, 其定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年共5类。其总账、明细账、凭证等保管期限为15年;银行和现金日记账保管期限等25年;年度财务报告决算等保管期限为永久。这些档案保管期限均为最低保管期限, 并不是到了保管期限这些档案就必须销毁, 而是要根据实际情况才能决定是否继续保存。
档案部门应按照会计档案的保管期限严格规定执行。一般会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证, 职工的工资表属于原始凭证, 这些凭证在企业里按照规定也只能保存15年, 然而经过多年管理企业会计档案发现, 企业人员工资表保管15年是远远不够的, 所以在企业里如果工资表保管期限到了, 不能急于销毁, 为了大多数人的利益我们尽量多保存几年, 原因如下:
众所周知, 企业职工的工资表不仅反映一个人在企业的工作薪酬, 还体现了职工工作的时间和工种。由于国家对特殊工种的人退休时有优惠政策, 好多特殊工种的职工在退休时由于自己的人事档案信息不全, 有的是工种没详细登记在档案上, 有的是根据晋级表显示的年限不够, 这就导致了该到退休年龄时办不了退休, 因此必须通过查找工资表来确认当时的工种年限。就以西钢公司来说, 由于原来的西安钢铁厂资不抵债导致破产后, 很多人下岗到了社会上自寻出路, 档案也都从现在的公司转到了社会统筹办。经过几年, 有的到了该退休的年龄却退不了休, 原因是有的特殊工种年限不对, 有的发现工作时间不对等, 导致许多下岗职工只能跑到现在的公司查找会计档案 (工资表) 。由于西安钢铁厂破产了, 档案由现在的西钢公司管理, 现公司工作人员接收的会计档案 (工资表) 是从1983年开始的, 查1983年后的工资发现有的进厂时间是上世纪七十年代, 如果要从本人工作那年查起, 根本无从查找。按规定这些工资表大部分早已超过了档案保管期限, 而现公司考虑到许多下岗职工的需求, 特别是近年来到公司档案室查找当年工资表的人络绎不绝, 几乎都是为工龄和特殊工种年限的问题。为了维护广大下岗职工的利益和正常保障, 现公司财务部门仍一直保管着原来移交下来的工资表。通过查找为原来企业的下岗职工提供档案信息, 看到他们开心地拿到凭据, 现公司工作人员也非常高兴, 深感会计档案的保存对企业职工有着极其重要的作用。
档案保存的宗旨就是为民服务, 脱离了宗旨保管档案也就失去了意义。随着时间的推移, 社会上当年破产企业的职工陆续开始办理退休, 但是企业破产后, 由于个人档案丢失或企业建档不完善, 职工的工作记录面临无处可查的窘境, 而档案室存放的破产企业会计档案成为这些企业职工将来办理退休手续的重要依据, 因此做好会计档案工作也是安定社会团结的一项光荣职责。
企业会计档案特别是工资表这类凭证的保存直接关系着职工退休时待遇的计算, 是破产企业职工在社会上退休时的唯一凭证。因此, 适当延长保管期限是对个人档案的负责, 也是档案管理人员的职责。企业保管到期的会计档案如果确实因各种原因需要销毁的, 应由企业领导审查, 档案管理部门提出销毁意见, 报经上级主管部门批准后, 编制会计档案销毁清册, 企业负责人在会计档案销毁清册上签字同意后方能销毁。对于有未了结的债权和债务原始凭证, 应单独抽出另行立卷, 由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。销毁时必须由档案部门和会计部门共同派人到指定地点监销。监销人在销毁会计档案前, 必须认真清点核对, 销毁后应在销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告企业领导。
会计档案是企业档案管理的一项重要组成部分, 因此, 它不但是研究财政、经济历史发展的第一手材料, 而且其中部分也是为企业发展和职工利益的有力保障。如果没有会计档案这一可靠的史料, 仅凭一些间接材料是无法达到凭证依据, 也不能很好地为员工及社会团体服务。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（简称《规定》）将文书档案的保管期限划定为永久和定期，定期又实行“标时法”，分为30年、10年两种年限。“标时法”的应用使归档工作能够更准确判定档案材料的保存年限，避免了过去笼统将“16～50年”保存的档案材料均划作“长期”，致使只需保存20年的材料必须到其保存50年后才能鉴定销毁的尴尬。
划分机关文书档案保管期限应把握哪些原则？
（一）永久
凡反映本机关主要职能活动、基本历史面貌、经济关系和个人利益的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管。
永久保管的文书档案主要包括：
1、本机关制度的法规政策性文件材料；
2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；
5、本机关机构演变、任职任免等文件材料；
6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
7、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
（二）定期
凡是反映本机关一般工作活动，在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。定期又分为“30年”和“10年”
“30年”保管的文书档案主要包括：
1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
4、本机关关于一般性问题的请示与上级机关批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。
5、下级机关报送的重大问题专题报告等。
“10年”保管的文书档案主要包括：
1、本机关一般性事务性管理文件材料；
2、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
3、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
4、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
5、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计等文件材料，列为10年保管。
如何理解文书档案保管期限的分析方法？
（一）分析归档文件的责任者
1、分析归档文件是本机关（本系统）责任者还是外机关（外系统）责任者。在相同内容、相同文种的情况下，本机关（本系统）形成的本专业文件材料比外机关（外系统）形成的本专业文件材料至少要长一个档次。
2、分析归档文件是本级责任者还是上级、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长。上级形成的文件材料比下级的要长。发文机关的级别还需考虑是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。
3、分析归档文件是多个责任者还是单个责任者。多个责任者中要区分本机关是主办机关还是协办机关。如本机关是主办机关则视作本机关的单独发文来划分保管期限，如本机关是协办机关，则比本机关单独发文的保管期限稍短一点。
4.分析归档文件在运转过程中的责任者。文件材料在主送、抄报、送阅等运转过程中，可能会出现上级批复、领导签署意见等情况，此时保管期限应从长。
（二）分析归档文件的形式
归档文件保管期限划分应以形式重要为主。这里的“重要”指“规范性”、“权威性”、“正式性”和“珍贵性”。
1、分析归档文件的文种。决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，比处理日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长。
2、分析归档文件的稿本。归档文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限长。
3、分析归档文件的外形特点。有重要领导、著名人物的题词、批注、签字的文件材料有权威性，具有纪念价值。
（三）分析归档文件的内容
分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面。归档文件内容为“重要的”其保管期限相对较长。
1、分析归档文件是否体现机关主要职能。归档文件的内容是否为本机关主要任务、主要工作、中心工作、主要活动、主要工作事项，其内容是否具有典型性。
2、分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌。归档文件是否反映本机关辖内工作全貌、本机关工作状况、工作水平、工作规模、工作变化、工作发展、较长时间的工作情况。
3、分析归档文件是否反映本机关的经济关系。价值高、债权债务时间长的归档文件其保管期限长。
第二十一条
公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需要长远考查、利用的公证档案，列为永久保管。
凡属于在相当长时间内需要考察、利用，作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为六十年。
凡属于在较短时间内需要考察、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为二十年。
第二十二条
公证档案的保管期限，从公证事项办结或终止后的下一年算起。
第二十三条
下列公证档案，列为永久保管：
1、收养证明；
2、解除收养证明；
3、出生证明、死亡证明；
4、结婚证明、离婚证明；
5、亲属关系证明；
6、继承权证明；
7、有关财产转移方面的声明书证明；
8、赠与证明；
9、房屋买卖证明；
10、析产证明、产权证明；
11、遗嘱证明；
12、学历证明；
13、提存证明；
14、宅基地使用权证明；
15、商标注册证明；
16、公司章程证明；
17、涉及到不动产的证据保全证明。
第二十四条
下列公证档案，列为长期保管。
1、受过或未受刑事处分证明；
2、职称证明；
3、国籍证明；
4、营业证书证明；
5、抵押、担保证明；
6、招标投标证明；
7、联营协议证明；
8、中外合资、外资企业的合同证明；
9、申请专利的有关证明；
10、劳务合同证明；
11、清点遗产证明；
12、证据保全证明；
13、房屋搬迁协议证明；
14、房屋租赁证明；
15、涉及到不动产的副本、节本、译本、影印本与原本相符证明；
16、履行期在十六年以上的农林牧副渔各业承包合同证明；
17、履行期在十六年以上的其他合同证明；
18、用于诉讼的有关证明。
第二十五条
下列公证档案，列入短期保管：
1、生存证明、健康证明；
2、定居证明；
3、未婚证明、无配偶证明；
4、委托书、委任书证明；
5、援外人员劳动保险证明；
6、副本、节本、译文、影印本与原本相符证明；
7、现场监督证明；
8、商品成分证明；
9、技术标准证明；
10、企业承包、租赁证明；
11、生产经营责任制证明；
12、执行许可证明；
13、保管遗嘱或其他文件证明；
14、履行期在十五年以下的农林牧副渔各业承包合同证明；
15、其他履行期在十五年以下的合同证明。
第二十六条
凡终止的公证事项所形成的档案，列为短期保管。
第二十七条
公证处复查公证事项所形成文书材料，应与原公证档案合并保管；由司法行政机关复查的，应将其复查结论存入原公证档案内，其保管期限均与原公证档案相同，复查后作出撤销公证书的决定和通
知合并重新列为短期保管，其保管期限从原公证档案保管期限起算时间开始保管。
第二十八条
公证处总登记簿册列为永久保管。
第二十九条
对未规定保管期限的公证档案，须由公证处比照上列档案保管期限的规定提出保管期限的意
一、文书类
1.党群组织工作文件材料
1.1本村党组织(党委、党总支、党支部)委员会会议记录、党员大会会议记录、村“两委”联席（班子）会议记录
永久
1.2本村党组织工作计划、总结等材料
永久
1.3本村党组织关于机构设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示，上级批复、通知、决定等材料
永久
1.4本村党务干部任免、分工、考察、奖惩等材料
永久
1.5本村党组织换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料
永久
1.6本村党员教育培训、组织活动、党性分析、民主评议等方面的计划、总结、会议（活动）记录、请示及上级的批复
永久
1.7本村发展新党员，党员转正、延期、退党，处置不合格党员等方面的材料
永久
1.8本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料（1）重要的永久（2）一般的30年
1.9本村党组织、党员名册和年报表
永久 1.10本村党组织关系介绍信、通知书存根
永久 1.11本村党员交纳党费的清单、票据等
永久
1.12本村先进集体、先进个人登记表，审批表，名册及各种事迹材料（1）受到县级（含）以上表彰、奖励的永久（2）受到县级以下表彰、奖励的30年 1.13本村党员违法违纪的有关材料，处理意见和上级决定、批复等材料（1）受到警告（不含）以上处分的永久（2）受到警告处分的30年
1.14本村纪检、党风廉政工作的计划、总结、报告等材料
30年
1.15本村开展政治思想、形势教育、精神文明建设工作的计划、总结等有关材料
10年
1.16本村共青团组织发展、换届选举材料，团员名册、组织关系介绍信及存根、团费缴纳、统计表等材料
永久
1.17本村团代会通知、议程、代表名单、开幕词、报告、决定、选举结果、闭幕词等材料
永久
1.18本村团组织、团员获得表彰奖励及违法违纪受到处分的请示、报告、批复等材料
永久
1.19本村工会工作计划、总结，工会代表大会的通知、名单、议程、开幕词、报告、决议、闭幕词、选举结果等材料
永久
1.20本村工会干部任免的请示、批复，会议记录，工会干部、会员名册及统计年报表等材料
永久
1.21本村妇代会换届选举等材料
永久
1.22本村计划生育工作计划、总结、统计表等材料
永久
1.23本村独生子女证申请表，育龄妇女生育多胎的申请表、审批表及超生调查报告、汇报、处罚决定等材料
永久
1.24本村村民婚姻状况证明存根等材料
永久
1.25本村五好家庭、敬老爱幼模范、文明户、好婆婆、好媳妇等评选活动的材料
30年
1.26上级发布的本村民兵工作需要执行的文件材料
10年 1.27本村普通民兵、基干民兵登记表和花名册
永久
1.28本村兵役登记材料，现役军人、退伍军人情况登记表
永久 2.村务管理文件材料 2.1本村村委会会议记录、纪要、决议等材料
永久 2.2本村村委会工作计划、总结等材料
永久 2.3本村村史、组织沿革、大事记等材料
永久
2.4本村村委会换届选举工作的通知、选票、选举结果、干部任免等材料
永久
2.5本村各类工作的请示、报告、汇报及上级的批复等材料
（1）重要的永久（2）一般的30年
2.6本村干部、村民名册，村办股份公司股民名册、各类技术人员名册等
永久
2.7 本村干部的招聘、录用、定级、调配、人员任免、离退、调动介绍信存根、工资表，农业村级协管员的聘书、合同或协议等材料
永久
2.8本村和村内机构设置、更名、撤并及行政区划与隶属关系的变化，启用、废止印章等材料
永久
2.9本村关于年终分配方案、工资福利、劳动保护的各种文件材料和参加社会养老保险人员名册
永久
2.10本村干部、职工工资单及年终收益分配审批表、归户结算表等材料
永久
2.11本村关于房屋拆迁、土地征用、村民房产、地产等材料，相关人员名册等
永久
2.12本村的村规民约等各种规章制度材料
永久
2.13本村各种统计报表(包括农副工业生产年报，收益分配报表，土地、人口、户数等基本情况统计表等材料)
永久
2.14本村各种保险材料、综合治理、安全生产承包责任和各种案件、民事纠纷的调解协议、处理决定等材料
永久
2.15本村信访信件处理结果等材料
（1）有领导重要批示及处理结果的永久（2）有处理结果的30年（3）没有处理结果的10年
2.16本村拥军优属、优抚救助等材料
30年
2.17本村开展教育、卫生、合作医疗等工作的材料
永久 2.18本村规划、经济建设及重大决策等材料
永久 2.19本村公共设施管理、维修维护的材料
永久
2.20本村生产管理、企业管理的工作计划及总结和重大决策等材料
永久
2.21本村财务管理的计划、总结，有关财务审计情况材料
永久 2.22本村工业、农业等相关税收征收清册和纳税变动情况等材料
永久 2.23本村各种经济、人口普查统计表
永久
2.24本村重大事故事件登记材料，调查处理意见、情况报告及善后工作中形成的材料
永久
2.25本村创建文明小区、爱国卫生工作形成的材料
30年 2.26 本村农业村级协管事项公开、协查工作记录等材料
30年 3.村级集体经济组织经营管理文件材料
3.1本村经营管理中长期规划和专项发展计划等材料
永久 3.2本村企业发展重大经营决策方案、规划
永久 3.3本村企业董事会会议记录、纪要、决议等材料
永久
3.4本村企业负责人对企业承包、租赁、任期目标责任等材料
永久 3.5本村企业改制、转制等各种法律证书等材料
永久 3.6本村企业历史沿革、大事记等材料
永久
3.7本村集体经济组织、所属各企业工作计划、总结等材料
永久 3.8本村企业的设置、撤并、名称更改、启用和废止印章的请示、批复、通知等材料
永久 3.9本村及所属各企业的产权文件、土地使用证，各种集体财产合同、协议、委任书、公证书等法律文本、证书材料
永久
3.10本村集体经济组织章程，换届选举工作的通知、选举结果等材料
永久 3.11本村集体经济组织成员（股东）名册、股权登记簿
永久
3.12 本村新办公司、企业项目的申请和批复及可行性报告、章程、合同、验资、营业执照等材料
永久
3.13本村有关工商企业管理执照的申报、登记、批复以及违章违法被处理，经营不善歇业、破产等材料
永久
3.14本村企业各种统计报表及经济分析等材料
永久 3.15本村有关物资供销工作的合同、协议等材料
30年 3.16本村有关经营活动的争议、索赔、判决等材料
永久 3.17本村企业合资、独资、联营招商的合同、协议等材料
永久 3.18本村企业经营、销售统计等报表（1）重要的永久（2）一般的10年
3.19本村企业工资计划、工资总额、奖惩、年终分配方案等表册
永久 3.20本村企业物资管理、安全生产检查、整改措施执行情况等材料
永久 3.21本村企业环境保护等材料
永久
3.22本村企业有关产品标准、国际质量认证等材料
永久
3.23本村企业有关资产评估，资金、价格管理的审查、验证材料
永久 3.24本村企业有关经营、审计活动中形成的各项证明和结论材料
永久 3.25本村有关产品市场调查、宣传、广告和用户服务等材料
30年 3.26本村有关产品销售等活动中形成的材料
30年 3.27本村各类农业普查材料
永久 3.28本村农作物规划布局，粮、棉、油多种经营实种面积、产量以及采、购、留、分配等材料
永久
3.29本村科学种植、科学饲养的经验总结及原始记录
永久
3.30本村“星火”“丰收”“火炬”计划项目的申报、验收材料
永久 3.31本村农业植保、农机管理、水利建设等材料
永久
3.32本村副业生产及上交任务的指标(畜、禽、蛋、鱼、菌菇等)以及各项任务完成情况、年报、统计表等材料
永久
3.33本村村办副业项目材料
30年
3.34本村关于土地批租、出让、租赁有关材料
永久
3.35本村农村集体产权制度改革实施方案、工作计划、总结、汇报材料
永久
3.36本村成立的农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会等机构及组成人员名单
永久
3.37本村农村集体产权制度改革工作领导小组、理事会、监事会工作职责及工作制度
30年
3.38本村研究农村集体产权制度改革工作所形成的会议记录、纪要、决议
永久
3.39通过协商、招标、挂牌、拍卖等方式流转农村土地承包经营权的文件材料
永久
3.40农村集体产权制度改革的动员会、宣传、培训，上级领导检查等形成的文件材料
10年
3.41农村耕地保护、土地承包经营权、集体建设用地使用权台账
永久 3.42集体土地调查材料及统计表
永久
3.43农村集体土地所有权、农村建设用地使用权、村民宅基地使用权等相关确权、登记、颁证的文件材料
永久
3.44农村土地承包经营权登记申请书、变更登记申请书、登记簿、核准文件
永久
3.45农村土地承包经营权流转备案申请书、登记表和备案证明等材料
永久 3.46农村土地承包经营权确权登记方案、登记册、花名册及审核材料
永久 3.47农村土地使用权确权登记注册情况公告、注册表
永久
3.48农村土地承包合同、土地承包经营权流转合同、耕地保护合同
永久
二、基建项目类
1.项目建议书、申请、报告及批复等材料
永久
2.可行性研究报告、论证意见、项目评估、调查报告等材料
永久 3.项目设计任务书、计划任务书或立项报告、批复等材料
永久 4.基建项目的会议记录等材料
永久
5.地质勘探合同、报告、记录、说明等材料
永久
6.征用土地移民申请、报告、批复、通知、许可证、使用证、用地范围等材料
永久
7.工程建设执照、防火、环保、防疫等审核通知单
长期 8.工程建设招投标文件、会议纪要等材料
长期 9.工程初步设计图纸、概算、设计合同等材料
长期
10.施工设计、说明、总平面图、建设施工图、给排水图等专业图纸
长期 11.施工合同、协议，施工预决算，图纸会审纪要、技术核定单、工程更改、材料代用、原材料质保书和全套竣工图等材料
永久
12．施工监理文件材料
长期
13.水电安装合同、协议，施工预决算，技术交底，图纸会审，材料出厂证明和竣工图等材料
永久
14.项目竣工验收申请、批复，消防、环保、防疫、档案等验收记录，基建财务结、决算，项目审计，项目竣工验收证书等材料
永久
三、设施设备类
1.设备仪器购置可行性研究报告、申请、批复和购置仪器资金申请、批复等材料
长期
2.设施设备招投标文件、设备采购合同、购买协议等材料
长期 3.设备仪器开箱验收记录、使用说明书、操作手册、合格证、装箱清单等材料
长期
4.设备仪器安装调试记录、验收报告、操作保养规定等材料
长期 5.设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料
长期 6.设施设备技术改造、升级改装、革新改进等文件材料
长期 7.设备仪器报废申请、批复、证明等材料
长期
四、会计类
1.各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证
30年 2.会计账簿类
2.1银行日记账、现金日记账
30年 2.2总账、明细账、辅助账簿
30年 3.会计报表类
3.1财务报表
永久 3.2财务决算表
永久 3.3月、季度财务报表
10年 4.其他类
4.1会计档案移交清册
永久 4.2会计档案保管清册
永久 4.3会计档案销毁清册
永久
五、照片类
1.上级领导来村视察、检查工作的照片
永久
2.国际友人、专家、学者等知名人士前来活动的照片
永久 3.本村委会各种会议、重要活动形成的照片
永久
4.本村委会各种产品、奖状、证书、奖杯、锦旗等的拍摄照片 永久
5.反映村容、厂貌、市政项目建设等的照片
永久 6.新闻媒体刊登的反映本村情况的照片
一、党群工作
1、党员代表大会、党总支会、民主生活会、总结表彰会、妇女代表大会的文件材料
（1）请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、记录 永久
（2）典型材料、代表发言 30年
2、妇联、工会、共青团工作相关材料 30年
3、有关奖惩的相关材料 永久
4、党总支工作计划、总结、专题报告
（1）和以上的 永久（2）以下的 30年
5、党团组织关系介绍信及存根 永久
6、党团员名册、统计表、批准加入党团组织的文件材料 永久
7、党总支制定的各项规章制度 永久
8、开展党建、宣传工作计划、总结材料 30年
9、党费收缴收据 永久
10、党务公开记录 30年
11、开展人大、政协、工商联、妇女、青少年、社区大学生、高校毕业生工作的相关材料 30年
12、统战工作人员名单 永久
13、宗教工作人员名单 永久
计划、总结、活动记录 30年
14、征兵人员名册 永久
15、拥军、优属工作材料 30年
16、优抚工作人员名单 永久
工作记录 30年 计划、总结、活动记录 30年
二、行政综合
1、居委会会议记录、居民代表大会的文件材料，换届选举结果以及讨论通过的文件、决议、纪要、记录、街道对社区人事任免材料 永久
2、居民议事委员会、居民小组长会议记录 30年
3、居委会工作计划、总结、发展规划
（1）及以上的 永久
（2）以下的 30年
4、居委会工作汇报、专题报告、典型发言、经验材料
（1）重要职能活动的 永久（2）一般的 30年
5、居委会制定的各项规章制度 永久
6、居委会居务公开工作记录 30年
7、社区区域图、简介 永久
8、上级机关、上级领导、人民代表视察、检查本社区工作时形成的文件材料（1）重要的 永久（2）一般的 30年
9、大事记、组织沿革等材料 永久
永久
11、人事考核 永久
12、职工名册 永久
13、国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）相关材料
（1）重要的 永久（2）一般的 30年
14、经济普查、统计调查有关材料
（1）及以上的 永久（2）以下的 30年
15、安全生产规章制度、应急预案、活动记录等材料 30年
16、社会组织备案申请表 永久
17、报刊登载反映本社区情况的材料 30年
18、社区档案资料管理、移交清册 永久
19、社区与其他单位签订的协议、合同 永久 20、居民迁出、迁入记录 永久
21、上级机关制发的属于社区主要工作职责范围的文件材料
（1）重要的 永久（2）一般的 30年
22、上级机关制发的非社区主要工作职责范围但要贯彻执行的文件材料 30年
23、防台、防汛、危险化学品泄漏、突发环境污染、禽流感防控、重大动物疫 病防控、冬季除雪工作等应急预案 30年
10、本社区机构设置、撤并、名称变更、人员编制、印信启用等相关材料
各项制度、计划总结、活动记录等材料 30年
三、社会保障
1、社区保障工作统计报表 永久 计划、总结、报告 30年
2、养老保险、优抚、扶贫、残疾人、困难家庭、低保、无保障人员、居家养老统计报表 永久
计划、总结等材料 30年
3、最低生活保障金发放人员名单、统计报表 永久
4、经济适用房、廉租房人员名单、统计报表 永久 相关文件 30年
5、志愿者活动信息 30年
6、社区高龄老人死亡名册 永久 相关文件及管理材料 30年
7、社区就业工作统计表 永久 相关文件材料 30年
8、下岗、再就业职工情况统计表 永久 相关文件材料 30年
9、企事业单位新接收人员名单
（1）的 永久（2）以下的 30年
10、失业职工名单、管理统计台账 永久
11、退休人员统计表 永久
管理活动、走访等材料 30年
12、开展便民服务、慈善活动、好事实事等材料 30年
四、治安调解
1、社区治保、信访、调解、帮教、综合治理、消防工作、安全社区等职责制度、处理记录、计划总结等材料 30年
2、开展法制教育、普法工作材料 30年
3、居民登记表 永久 居民治保、调解制度及考核细则 30年
4、治安调解领导小组名单 永久
5、综合治理工作责任书 30年
6、群防群治、矛盾纠纷调解处理材料 30年
7、服刑、刑满、解教、在押、再教、染毒人员，青少年违法违纪情况材料 报表 永久 其它材料 30年
五、人口与计划生育
1、计划生育统计报表 永久
工作计划、总结、报告 30年
2、计划生育协会组织建设（成立协会、人员名单）永久
工作计划及会议记录 30年
3、计划生育宣传材料 30年
4、独生子女奖励扶助材料
（1）独生子女审批表、计划生育统计台账 永久（2）失业转退休人员独生子女奖励费 永久（3）双失业人员独生子女奖励费 永久（4）特殊家庭扶助材料 永久
5、流动人口管理统计报表 永久 其它材料 306、计划生育药具管理及相关材料 30
六、环境卫生
1、环卫工作统计报表 计划、总结、报告 302、环境建设、创卫达标、检查评比材料
获奖材料 其它材料 303、初级卫生保健记录 304、环卫宣传教育各项活动记录 305、食品安全规章制度、监督检查记录材料 306、爱国卫生运动实施方案、宣传教育、检查整改材料 307、病媒防治计划、组织，疫情检测、防控措施等材料 308、健康教育组织机构、人员名单 会议记录等材料 309、食品安全事故应急预案、检查整改等材料 30
七、文化教育
1、文化教育工作计划、总结、工作记录 302、文化活动场所管理、开展群众活动材料 30、科普宣传组织、活动记录材料 304、开展居民精神文明建设活动、评比、成果材料
获奖材料 其它材料 305、志愿者队伍名单、统计报表
6、志愿者队伍组织、管理、活动记录材料 307、未成年人思想道德建设、心理健康、心理咨询材料 304
年 年
永久 年 永久 年 年 年 年 年 年 永久 年年
一、《规定》带来的主要变化
《规定》中体现的文件材料归档与不归档范围及档案保管期限划分方法和要求的变化有以下几方面:
(一) 档案保管期限划分不同。
《规定》将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。“定期中再实行标时制, 一般分为“30年”、“10年”。期满后进行鉴定或销毁, 或延期, 缩短了除永久之外的归档文件的保管期限, 将以往的长期 (50年) 年限改为30年, 将短期 (15年) 年限改为10年, 这就便于档案工作人员可以把更多的人力、物力、财力用于那些具有永久保存价值的档案的保管及利用。
(二) 档案工作内容发生变化。
《规定》突出了立档单位的主体地位, 妥善解决了文件材料重复归档和档案重复进馆的问题。《规定》要求, 档案分类要根据与本单位的关联度和重要性进行, 这体现了“以我为主”的原则;从内容上看, 《规定》相对缩小了文件材料的应归档范围, 主要针对上级机关、同级机关、下级机关的文件材料归档范围;至于本级的文件材料归档范围不仅没有缩小, 反而有所扩大, 进一步突出了“以我为主”的原则。
(三) 文件材料归档体现新特征。
《规定》加大了行政管理力度, 将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”, 建立了文件材料归档范围和保管期限的审批制度。同时充实了一些如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。这里可以从三方面来归纳《规定》的新特征:一是紧跟依法治国、依法行政新要求, 进一步提高了其法律效力和法律地位;二是紧跟社会全面发展的新要求, 把过去不太重视的“人事考核”、“职称评审”、“纪检、监察”等纳入应归档范围, 而且有些还要永久保存, 如“人事考核、职称评审”材料等;三是体现以人为本的理念和对个人利益的关注:凡是涉及“人”的切身利益的资料全部列入永久保管范畴, 比如对个人荣誉更加重视, 将以往关于“省级以上的表彰存永久, 地、县级以下表彰的存长期”的要求, 放宽到受县级以上 (含县级) 的表彰、奖励存永久。
二、针对《规定》开展的初步实践
《规定》出台后, 笔者所在单位的档案归档范围、保管期限必将调整。作为档案工作人员, 首先必须转变观念, 适应变革。尽管2009年局 (公司) 已重新制订了新的文书档案归档范围和保管期限表, 但长期形成的归档范围模式、工作方法已根深蒂固, 按照永久、长期、短期开展文书档案归档思维方式, 在一段时间内还难以完全改变。因此, 必须明确内涵, 理清思路, 转变观念, 改变习惯, 努力适应《规定》的新要求、新方法, 这是当前行业档案管理工作必须解决的首要问题。当前, 笔者结合新形势、新要求, 进行了初步实践。
(一) 加强基础工作, 明晰保管期限。
档案基础工作的好坏将直接影响到本单位乃至全系统档案工作质量的高低。从发展趋势看, 对档案基础工作的要求, 会随着行业规范化、标准化、现代化管理的提高而越来越高。一是对照《规定》与《范围》的不同之处, 结合本单位实际做好归档工作。2009年, 我们对原来的文件材料归档范围与保管期限进行了修改, 并向本级各处室及四个县级直属单位下发了文件。二是在内容上进行较大调整。近年来, 根据行业机构变化, 局 (公司) 新设立了法规处、审计处, 合并了投资管理处。笔者以处室为单位, 根据实际情况完善了归档范围, 明确了保管期限:如在新成立的企业管理处增加了客户投诉中心管理制度、工作标准作永久归档内容;人劳处室中的市级以上包括本单位对职工奖励全部放在永久归档;经济运行处取消了业务合同归档等。三是在归档形式上有所改变。修改后的保管期限表取消了综合类, 保留了党组这一块。因为, 党组与内设机构的关系不是并列关系或平等关系, 而是领导与被领导关系。党群工作方面的文件 (任免职务) 归到了党组类;行政任免职务放入人事劳资部门归档;纪检监察、廉政建设方面文件材料归到监察部门。
(二) 保持行业联络, 加强地方沟通。
烟草行业属于垂直管理, 在保持与行业上下部门之间顺畅交流的同时, 局 (公司) 没有忽视加强与地方档案行政管理部门的联络沟通。局 (公司) 把新修改后的归档范围、保管期限及时报送到了当地档案管理职能部门, 并自觉接受其业务指导。2010年5月, 当地档案管理职能部门组织了《规定》的学习培训活动。通过培训学习和交流探讨, 我局档案工作人员对《规定》有了进一步深入的认识与理解。2010年, 局 (公司) 的归档工作计划按照修改后的保管期限分永久、30年、10年三类开展归档。
三、对做好下阶段档案归档工作的思考
(一) 全面修改文件材料归档范围与保管期限。
在按照《规定》开展归档前, 档案工作人员一定要本着求真务实的态度, 结合本单位实际修改文件材料归档范围与保管期限, 并严格按照修改后的归档范围、保管期限做好下阶段的归档工作, 确保文件材料归档范围科学、保管期限划分合理, 使今后的档案管理工作更加规范、严密、有效, 便于顺利实现更替与有序衔接。
(二) 重视文书档案保管期限的划分工作。
档案管理工作人员必须全面了解《规定》对文书档案保管期限划分的要求, 这不仅关系到今后归档的质量, 还直接影响到档案信息资源的开发利用。因此, 档案室所存的档案一定要完整准确地记录历史, 为将来档案移交进馆和查找、开发利用打下更加扎实的基础。
(三) 开展对达到保管期限档案的鉴定、销毁工作。
关于这项工作, 当前许多单位都存在一定的欠缺, 许多到了保管期限需要销毁的档案仍然累积在档案室的现象。下一步, 要对档案室那些到期但仍有价值的档案如会计传票等进行科学鉴定, 并适时进行销毁。这也是摆在档案工作人员面前的一个新课题, 需要进一步取得上级和地方档案管理部门的有力指导, 以提高档案鉴定、销毁工作质量。
(四) 进一步加强档案工作培训研讨。
根据笔者了解, 《规定》出台后, 有部分单位档案归档划分还在探索阶段, 原档案工作人员或多或少存在知识老化、力量不足、方法陈旧等问题。因此, 搭建宽广的经验交流平台, 开展多样化的业务培训与研讨活动, 充分激活档案工作人员的主观能动性, 这是下阶段档案归档工作必须关注的又一重要任务。
《中国档案》2006年第2期汪孔德的文章,认为档案保管期限表在目前的档案鉴定工作中并没有发挥预期的作用｡表现在三个方面:一是档案工作人员在鉴定工作中主观随意性大,保管期限表对鉴定者没有多大的规定和约束作用,从保管期限表的制定到具体的鉴定依据都带有不全面性和阶段性､主观性｡二是档案鉴定人员对档案鉴定存在畏难情绪,不敢轻易决断,怕承担责任,即使依据已设置的档案保管期限表他们也有后顾之忧｡三是档案已保存期满仍不敢进行鉴定,一拖再拖,造成馆藏膨胀｡这表明现有的档案保管期限表还不能在指导和推动档案鉴定工作中发挥应有的作用｡
作者指出,现在的档案保管期限表还缺乏科学性､可操作性和权威性,这从现行机关档案保管期限表的制作过程就可略见一斑｡现行机关档案保管期限表大都是机关档案员照抄或照搬上级主管机关或同级同类型同行业单位的有关规定,并未经全面准确细致的研究,并未顾及到鉴定标准与实际相结合,也未经严格的审查论证｡多数既不是集体研究决定,也未经单位领导批准｡这样制订出来的保管期限表就会出现这样一些结果:移植别人的尤其是照搬照抄上级的,使档案保管期限表过于笼统抽象不符合本单位实际;对档案价值不作具体分析和研究,期限划分不准确,不能与时俱进,有的机关工作内容变化了,但期限表还是从前的,鉴定时不能对号入座｡怎样解决档案保管期限表的科学性,树立期限表的权威性,使档案保管期限表真正起到档案鉴定工作依据和标准的作用,使档案人员勇于鉴定,放心鉴定,其中最为重要的因素就是实行基层单位的档案保管期限表必须经过当地档案行政管理机关的审批｡
作者认为,实行档案保管期限表审批制可以促进机关工作作风的转变,正确行使档案行政管理部门的职能,而且确立了档案保管期限表的权威性,能够消除基层档案鉴定人员的后顾之忧,并解决了长期存在的机关档案人员能否参与鉴定的争论｡
作者指出,要注意处理审批后的期限表在实践中的几点关系｡1､稳定与修正的关系,在实际鉴定中不能墨守成规,要及时补充与调整,定期修改,报主管机关批准备案｡2､创造性运用与严格执行的关系,在严格执行保管期限表时还应兼顾其他价值标准,做到具体问题具体分析,不能依此表简单地僵死地对号入座,仍需视其具体价值创造性作出价值判断｡
知识产权对档案信息利用工作的影响
曹一平在2006年第2期《浙江档案》上撰文指出,对于属于国家的档案信息资源,档案部门可以在法定授权下进行开发｡利用者持有合法证明或征得有关部门批准并交纳相应费用即可合法使用该类档案,但不得危害国家的利益｡而对于属于集体或个人等其他权利方的档案,档案部门应征得权利人的许可或授权并交纳一定的费用,方可进行开发,利用者付费使用｡
对于编写档案馆指南､全宗指南､专题指南､馆藏目录或为保存版本的需要,复制本馆收藏的作品等不以营利为目的的行为,都应认为是对知识产权的合理使用,而无需权利人许可,并不向其支付报酬｡除此之外,档案馆在提供利用或公布这类档案时,要考虑知识产权保护问题,自觉遵守知识产权法的相关规定,同时也要主动向利用者宣传有关规定｡
作者提出了具有知识产权的馆藏档案的五项保护措施｡1､对具有知识产权的馆藏档案进行识别､鉴定,实行分类,规范管理｡如在编目时要加上“知识产权”标志进行重点提示等,保护好知识产权所有者的利益,也便于档案部门对其进行重点管理和加强保护｡同时,使档案的利用者在引用或使用这些材料时能够控制在合理利用的范围内｡2､在档案信息共享时,要确保知识产权所有者的权益不受损害,对具有知识产权的馆藏档案进行数字化转换､上网传输时,应特别注意符合知识产权法的规定｡3､积极与出版商､文献传递集成服务商等知识产权拥有者合作取得授权,建立档案信息服务与利用中心,丰富档案知识产权信息,更有效地传播和利用档案信息｡4､合理利用知识产权法中的“法定许可”,对非“法定许可”使用按许可协议依法收取使用费,以维护权利所有者利益｡5､对需要保密的档案知识产权,要加强管理,关键信息要采用加密技术对其进行知识产权保护｡
浅谈三资企业档案信息的流失
2005年第6期《陕西档案》张洁的文章,分析了三资企业档案信息流失的三个主要原因｡1､档案分散,所保存的档案中原件少,复印件多,外方的档案尤其是技术档案,中方无法保管｡对于外方来讲,怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因｡从国外引进的重要技术资料､市场信息等科技档案,一般都控制在外方手中,中方的档案工作无法开展,没有有效的控制手段｡2､档案人员兼职过多,且大多不具备档案方面的专业知识｡三资企业中的人员一般来讲综合素质较高,但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识｡在企业中缺乏有效的档案管理制度,没有把档案工作纳入职责范围｡这也使得档案工作在三资企业很难开展,导致一大部分档案信息的流失｡3､在三资企业中从投资者的角度看,档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报,所以索性不对档案进行投入｡
作者针对上述问题提出了以下对策:1､根据档案法规和有关规定,建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度｡档案行政主管机关还应主动了解情况,上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务,帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系,为三资企业档案工作发展提供有效的支持｡2､档案管理中介机构介入三资企业的档案管理,这样既节省企业的人力物力,又为有效保护三资企业中的档案信息资源提供了可能｡3､在三资企业建立时就明确规定档案工作的责权利要求,并对其进行有效的督促,确保在企业发展的同时档案工作不被削弱,以使档案信息资源得到保护｡
夏日当头时养生正当时
立夏(5月5/6日):夏天开始,雨水增多,农作物生长渐旺,田间工作日益繁忙｡
小满(5月21/22日):大麦､冬小麦等夏收作物,已经结果､籽粒饱满,但尚未成熟,所以叫小满｡
芒种(6月5/6日):芒种表明小麦等有芒作物成熟,宜开始秋播,如晚谷､黍､稷等｡长江中下游地区将进入黄梅季节,连绵阴雨｡
夏至(6月21/22日):阳光直射北回归线,白天最长｡从这一天起,进入炎热季节,万物生长最旺盛,杂草害虫也迅速滋长｡
小暑(7月7/8日):正值初伏前后,天气很热但尚未酷热,人们忙于夏秋作物的工作｡
大暑(7月23/24日):正值中伏前后,一年最炎热时期,喜温作物迅速生长;雨水甚多｡
夏热使人体腠理开泄,加之乘凉饮冷,每易损伤阳气｡如何能做到夏季养阳呢?芽
调精神:夏季养生重在精神调摄,保持愉快而稳定的情绪,切忌大悲大喜,以免以热助热,火上加油｡心静人自凉,可达到养阳的目的｡
巧运动:宜通过有益的文体活动来活动筋骨,调畅气血,养护阳气｡运动要循序渐进,严格控制运动量,不要过度疲劳｡
慎起居:夏季自然界万物生长旺盛,起居也应随之作适应性调节,如清晨早起,洗漱后在室外清静处散步､慢跑,呼吸新鲜空气,舒展人体阳气｡
要午睡:中午人体散热量大,午饭后又昏昏欲睡,通过短暂午睡小歇,可以避开中暑高峰,又可补充夜间睡眠不足｡
勿贪凉:老年体弱者,阳气不足,如长时间对着电扇吹或久居空调室内,反会感到头晕脑涨,四肢疲乏,精神困倦,更容易导致受凉感冒等病症｡
节饮食:夏季天气温热,应注意饮食调节,切勿极饥而后食,食不可过饱｡亦忌极渴而后饮,饮不宜过多｡还须慎食瓜果冷饮,以免伤脾胃阳气｡
防中毒:盛夏细菌繁殖迅速,70%的食物中毒发生在夏季｡老人小孩胃肠功能薄弱,抵抗力差,发病后极易发生脱水而危及生命,故应做好预防工作｡
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