公文规范格式的规定

公文规范格式的规定（精选6篇）

公文规范格式的规定 篇1

报告格式：（建议报告）

关于××××××的报告

院领导：

根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

例文(建议报告)

关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告

国务院：

脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：

一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。

二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。

以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。

卫生部

一九九三年十月二日

报告格式：（情况报告）

关于××××××的报告

根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：

一、×××××××××××××××××××。

二、×××××××××××××××××××。

北京积水潭医院××处 ××××年×月×日

《报告》写作要点

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。

二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

公文规范格式的规定 篇2

一、公文格式不规范的种种表现

(一) 公文标题不规范。

公文标题由发文机关、公文内容和文种三部分组成, 不能缺项。在我们接触的公文中, 一是有的公文制发时不标明发文机关, 如有的公文只标注“关于XXXX的通知”, 省略了发文机关;二是有的重复使用介词结构“关于”, 如“XX市关于印发关于XXXXXX规定的通知”等;三是有的重复使用公文文种, 如“XXX转发XXX部转发XXX部印发关于XXXXXX规定的通知的通知的通知”;四是有的文种使用不当, 在法定公文文种以外随意创造文种, 如“XX厅关于XXX的建议”、“XX厅关于XXX的说明”、“XX厅关于XXX的对策”等;五是有的在标题中随便使用标点符号, 如“XX厅关于XXX、及“XXX”的通知”等;六是有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容, 如“XX市人民政府关于XXX非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字, “XX厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。

(二) 行文规则把握不准确。

发文机关应根据隶属关系和职权范围行文。一是有的市违反党政分开的原则, 以市委、市政府名义给省政府行文, 有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文, 还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省人民政府并XXX省长”;二是有的省直部门不经省委或省政府同意或授权就给市委或市政府下发指令性公文, 有的省直机关除办公室之外的其他内设处室违反行文规则给市、县对口业务部门行文;三是有的部门在上报的公文需要上级机关审批的事项中, 涉及其他部门的职权时未与相关部门充分协商会签, 或虽经协商会签但未取得一致意见, 也没有反映会签部门的意见或提出建设性意见, 即向上级机关行文;四是有的报告中夹带请示事项, 有的报告未附上级机关领导同志对此事的批示复印件;五是有的请示类公文一文数事, 有的请示类公文未标注签发人, 有的没有注明联系人姓名和联系电话 (办公电话和手机) , 有的行政机关公文只有单位落款没有加盖印章。

(三) 公文用语不规范。

不同类型的公文应按各自的公文用语来表述。有的机关对上行文、下行文和平行文的语气把握不准。一是对上行文, 向上级机关提出不适当要求和建议;二是向不相隶属机关行文, 有的向对方提出指令性要求, 缺乏协商语气;三是有的公文不注意行文格式, 标题排列不够整齐美观, 文中的小标题有的一句话有的两句话, 有的有标点有的没标点, 字体不统一, 序号不规范, 既杂乱又不协调美观;四是有的上报公文中出现错别字, 有的甚至把上级领导同志的名字写错;五是有的公文主题词标注不准确, 随意编造主题词词目;六是有的公文无印制版记, 有的公文附件不全。

(四) 文种使用不规范。

一是有的该用“请示”却用了“报告”, 有的属报告类公文却用了请示, 有的“请示”、“报告”合用, 如“XXX厅关于XXXXXX的请示报告”;二是有的该用“通知”却用了“意见”, 有的该用“函”却用了“通知”;三是有的该用“复函”却用了“批复”, 如有的业务主管部门向同级部门或下级政府下达项目核准通知书或资金使用计划时, 不用“复函”却用“批复”。

(五) 公文密级和紧急程度不规范。

一是有的公文在上报或下发时应该标注密级而没有标注;二是有的公文应该制发后即向社会公开发布而没有及时发布, 也没有在文尾附注处加以说明;三是有的公文在制发过程中运转时间太长而报送给上级机关时就标注紧急公文, 没有给上级机关留出足够的办理和审批时间。

二、存在问题的原因

一是领导重视不够。有的机关或部门对党政机关公文处理《条例》和《办法》规定的公文格式规范化要求执行不严格, 落实不到位。机关公文是代表一级党委、政府或部门行使职权的文字载体, 是代表本级机关说话的, 各级各部门相关领导同志都应该高度重视, 不仅要亲自撰写重要文稿, 还要指导文秘人员严格按照公文处理有关规定办事, 使发出的每一件公文都格式规范, 文面整齐。

二是审核把关不严。公文审核是一项群体性工作, 每一个环节都必须严格把关。有的部门参与公文制发和审核的机关工作人员责任心差, 缺乏公文质量第一、细节决定成败的意识。在公文运转的各个环节, 未经相关部门负责同志审阅签批, 对文中的内容、格式以及各类细节问题没有认真把关, 草率马虎, 很容易出现纰漏。

三是工作程序混乱。有的部门在公文审核中不按程序办事, 该送有关处室会签的不会签, 该送办公室把关的不把关, 最后将经部门领导批示同意的公文从办公室要个文号印发了事。这些做法随意省略了工作程序, 忽视了公文的规范格式, 致使发出的公文格式不规范, 差错再所难免。

四是业务知识不熟。公文写作与处理是一项细致入微的工作, 不仅专业性强, 而且文字水平要求高, 相关知识都要熟练掌握。有的机关或部门从事公文写作与处理的人员更换快, 新手多, 对相关知识不熟悉, 业务技能不够强。撰写和起草的公文缺胳膊少腿, 甚至出现一些常识性错误, 影响了公文的质量和办理效率, 也使机关或部门的形象大打折扣。

三、公文格式规范化的措施建议

(一) 把握好八大原则

1. 根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。

上级党委与下级党委、上级政府与下级政府、上级部门与下级部门之间有行文的隶属关系, 上级可对下级发布指令性公文;凡没有隶属关系的均不应给对方发指令性公文, 可发商洽类公文。

2. 授权行文的原则。

属于部门职权范围内的事务, 应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项, 经政府同意也可以由部门行文, 文中应注明经政府同意, 凡未经授权均不应给下级机关或部门下发指令性公文。

3. 行文由办公厅 (室) 或秘书部门统一处理的原则。

机关或部门制发的公文, 经业务部门或处室起草和审核后, 要由办公厅 (室) 秘书处 (科) 审核把关, 重点是文稿体例、格式是否完整、统一、规范, 是否符合有关规定, 语言文字是否符合语法逻辑, 报批手续是否完备等。办公厅 (室) 或秘书部门审核把关后, 要及时按程序报送有关领导同志审批。

4. 公文不直接报领导者个人的原则。

除领导同志交办事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件或部分涉外事项外, 不得将应报请党委或政府审批的公文直接送领导同志个人 (包括以信函、内部签报形式) 。

5. 非特殊情况不越级行文的原则。

除重大社情灾情和重大突发事件、紧急情况外, 各级机关和部门一般不得越级直接向上级党委或政府报送公文。确需越级行文时, 应当同时抄送被越过的上级机关或部门。

6. 同级机关可以联合行文的原则。

同级党委、政府和军队, 军政、政府部门与同级人民团体具有行政职能的事业单位, 同一单位的同级机关, 地区与地区之间等同级机关或部门, 都可以联合行文。

7. 部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。

一部门的某项工作如涉及其他部门职权的, 主办部门要主动与相关部门充分协商。经协商取得一致意见后, 方可根据其内容向下级业务部门或涉及到的有关部门行文。

8. 请示性公文一事一文和不向下级抄送的原则。

下级机关或部门向上级机关请示工作, 要一事一文, 不能在一个请示件中请示多个不相关联事项。要突出重点, 一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可, 不能贪多求全。请示类公文一般不抄送发文机关的下级机关。

(二) 严格规范公文格式

一篇公文制作完成后, 首先要审查公文文种选用是否适当, 秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、发送范围、主题词、抄送机关、印制版记等是否符合要求。

1. 公文标题要规范。

拟写标题的要点是, 内容提炼准确, 标题显明, 一目了然, 文种使用正确。公文标题中一般不加标点符号, 但颁布法规规章类公文时除外。标题中使用介词“关于”时只能出现一次, 不能重复使用。如果转发类公文标题太长, 可引用被转发公文的文号作为标题内容。

2. 主送、抄送、抄报机关要规范。

主送机关是公文的受理机关, 抄送机关是在向主送机关发文的同时向不相隶属的有关部门发文。如省政府主送各设区市政府和省政府各部门的公文, 对涉及到的省委、省人大、省政协各部门和省各人民团体则用抄送。抄报机关是向非主送的上级机关发文, 抄报有两种情况:一是下行文需报请上级了解掌握的公文, 如省质监局向各市、县质监局下发的政策性公文, 必要时可抄报省政府;二是受双重领导的部门向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报, 如省国税局向省政府行文的同时可抄报国家税务总局。

3. 上行文、下行文、平行文要规范。

一是上行文, 是下级机关向其直接上级机关的行文。必须标注签发人, 签发人在文头之下、红线之上、发文字号的右侧。二是下行文, 是上级领导机关对所属下级机关、单位的行文, 包括逐级行文和多级行文。逐级行文是向直接下一级机关行文, 如省政府向设区市政府行文;多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关, 如省政府直接向市、县政府的行文。三是平行文, 即互不隶属机关、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文。其内容包括申请办理事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等, 不管什么内容的平行文, 均应以平等、协商的口气行文。

(三) 加强业务培训

关于规范集团公文格式的通知 篇3

各分公司、部、室：

为进一步规范机关公文格式，提高办公效率，根据领导要求，现对集团上报公文格式作统一要求，请各科室在将有关文件材料上报之前，按照以下要求进行排版编印。

一、纸张及页面设置

（一）报告、总结、汇报等文件统一用A4纸，页边距设置（厘米）：上3，下2.4，左2.8，右2.8。

（二）申请、请示等字数较少的文件统一用B5纸，页边距设置（厘米）：上2.6，下2，左2.5，右2.5。

一般情况下，公文页码采用“页面底端”和“居中”方式，页码采用默认格式。如有特殊要求，另行处理。

二、公文结构层次序数、字体及行距

公文结构层次序数一般为：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“

1、”，第四层用“（1）”。

标题用二号宋体字加粗，其余正文文字均用小三号仿宋字。正文行距用“固定值”，“设置值”为28磅（如第二页字数较少可适当调整固定值）。

四、署名及成文日期

公文成文日期用阿拉伯数字写明年、月、日（如：2006年6月20日）,左右位置由字数来定，一般右空2-4字。

五、需要注意的其它问题

1、使用自动编号的问题。部分材料在起草过程中，输入第一个序号回车后，软件往往会使用自动编号而产生第二个序号，这样不利于正常排版，解决的办法是在产生第二个序号后，单击常用工具栏的“撤消”按钮。

2、标题下空一行，首行缩进2字符，并保持整篇文档左右缩进和段前段后距的一致。

集团办公室

0 规范公文格式 篇4

一、公文用纸幅面

公文用纸采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

二、公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

三、排版规格与装订要求 1.排版规格

文中标题用宋体二号；一级标题用黑体三号；二级标题用楷体三号；正文内容用仿宋三号；如有序号，则依次为“

一、”、“

（一）”、“1.”和“⑴”等。页边距左右为26mm±1mm。

（注：以上字号要求是比较正规的文件要求，一般的文件或教案可根据内容及需要调整字号、行距大小。）

2.关于附件

公文附件是公文内容部分的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容。附件应在正文下空一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有号码使用阿拉伯数码（例“附件：1.××××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以便查阅。

3.关于落款

行文最后的落款应含单位及成文时间。题目中若体现单位在落款中则不需注明。时间落款应用汉字标全“年月日”，不得以小圆点“.”代替。“零”规定一律用插入符号中的“○”，而不能用数字健中的“0”。4.装订要求

公文应左侧装订，等距两个订。

附件：规范例文

二○一○年三月二十三日

附规范例文：

xx市xx区xxx局

关于2017-2018学年度第x学期

xx工作的通知

(标题 2号宋体)（正文：3号仿宋GB2312）

局属各学校，各街道教委办，区实验幼儿园，各私立学校：为认真贯彻落实“城阳区2010年教育工作会议”精神，全面

完成2010年教育工作目标，经研究，2009-2010学年度第二学期期初视导安排如下：

一、视导时间(一级标题 3号黑体)（一级标题后不加标点符号）2010年3月3日—3月5日

二、视导范围 全区中小学和幼儿园。

三、视导内容

（一）常规工作(二级标题 3号楷体)

1.各街道教委办、各学校和幼儿园对寒假工作意见的落实情况；校园、师生安全工作和对师生的安全教育开展情况。

2.各学校深入推进素质教育、规范办学行为采取的措施和执行课程计划、教师备课、课堂教学等教学常规工作落实情况（每校至少听2节课）。

3.各学校新学期开学准备及校园环境、教学设施管理情况。4.各街道教委办、各学校和幼儿园2010年工作打算和完成全年工作目标的措施。

（二）重点工作

1.各单位学习贯彻城阳区2010年教育工作会议精神和贯彻落实《关于促进教育均衡发展的意见》、《关于进一步加快职业教育发展的意见》、《关于加快学前教育发展的意见》计划制定情况。

2.各单位“标准化学校”和省市级规范化学校创建计划制定情况；申报市级示范幼儿园名单及准备情况，农村标准化幼儿园申报情况；迎接山东省中小学“体育卫生、职业教育，三项工程”专项督导工作进展情况。

3.普通高中落实《2010年高考备考工作指导意见》情况；学习永成经验，推行高效课堂教学模式的措施。

4.职业学校创建全国中等职业教育改革发展示范校；根据产业结构调整的实际灵活设置专业，健全职业学校专业定期调整机制;进一步加快办学模式改革，加大校企合作力度,实现校企互动双赢；深化技能教学改革，发挥技能竞赛对教学的导向作用；安排专业教师到企业或服务一线实践,加快教师专业发展,加大兼职教师的引进等重点工作的进展情况及具体措施。

5．各街道社区幼儿园伙房计划推进情况。

四、视导形式

1.本次视导重在调查研究，了解当前教育教学工作中存在的问题。

2.程序。

（无单位）

二○一○年二月二十一日

教育系统公文格式规范 篇5

行政公文页边距（上、下、左、右）分别为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm。

行政公文标题用二号方正小标宋_GBK，行间距28.9磅。行政公文正文用三号仿宋_GBK，行间距磅值28.9。文中如有小标题，结构层次序数和格式如下：第一层为“

一、”，三号方正黑体_GBK，句末无标点符号；第二层为“

行政机关公文格式常见问题辨析 篇6

一、排版规格不当

公文用纸天头 (上白边) 为:37mm±1mm, 公文用纸订口 (左白边) 为:28mm±1mm, 版心尺寸为:156mm×225mm (不含页码) ;一般每面排22行, 每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是, 严重影响了公文的严肃性。

二、发文机关标识乱

发文机关标识应套红居中印在公文首页, 字体要庄重 (行政机关推荐使用小标宋体) , 字号要适当, 一般不能超过22mm×15mm。发文机关标识的位置, 《格式》提出了两种:第一种是用于平行文或下行文, 在设计文件红头时, 发文机关位置应自上页边起留出天头37mm+25mm=62mm的距离。第二种仅限于上行文, 上行文发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm, 留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单位未分上下行文, 向上级报送的文件都是用下 (平) 行文红头。

三、发文号标注不规范

一是序号用虚数, 如××办[2012]019号, 正确的应为××办[2012]19号;二是错用括号, 如××办[2012]42号, 正确的应为××办[2012]42号;三是字号、字体不标准。《格式》规定:发文字号, 用3号仿宋体字。常见的问题, 有的字号小于3号, 有的字体用小标宋体字, 有的用楷体, 也有的用黑体, 五花八门。

四、签发人标识不合规定

上报的公文需标识签发人姓名, 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字, 签发人后标全角冒号, 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。而实际工作中经常出现:左右没按要求空1字, 签发人姓名字体不是楷体, 而用仿宋体;更为不应该的是有些部门在上报的公文中, 连签发人都没有。

五、标题字体字号不规范、滥用标点符号

《格式》规定“红色反线下空2行居中位置, 字体一般用2号小标宋体字”。常见的问题, 一是标题与红色反线只空1行。二是字体字号不规范, 有用宋体加粗的, 有用黑体的, 有用小二号宋体的, 不一而足。三是滥用标点符号, 《办法》规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号”。但是在实际公文处理中, 标题中滥用顿号、逗号等标点符号, 不伦不类。如“关于转发××厅《关于加强学生防溺水工作的通知》的通知”中的“《》”符号不应该使用, 应改为:“关于转发××厅关于加强学生防溺水工作的通知”。

六、正文引用公文格式不对、结构层次序数使用不规范

正文中引用公文时应当先引标题, 后引发文字号, 引用的发文字号要用圆括号括起来。目前, 有些单位对这一规定没有掌握好。如“依据××厅[2012]36号文《关于××××××的通知》”, 其引用公文的方法就是不符合规定的。正确的应为:依据《关于××××××通知》 (××厅[2012]36号) 。还有一种常见问题是结构层次序数使用不规范。《办法》规定:正文结构层次为“一、二、……”、“ (一) (二) ……”、“1.2.……”、“ (1) (2) ……”。但是有些单位一些公文正文结构层次序数数词仍然存在使用不规范的情况, 如:第一层次用“1、”;第三层次的“1.”写成了“1、”, 把小圆点写成了顿号等等。

七、附件标识不符合规定

公文如有附件, 在正文下1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”, 后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”) ;附件名称后不加标点符号。常见的问题:“附件”和正文之间的间隔或大或小 (更有甚者将“附件”放在成文时间后) , “附件”顶格标识, “附件”序号使用汉语数字标识, “附件”名称后加标点符号等。

八、成文时间标识不清

单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称, 只标识成文时间, 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”, 并且右空4字。实际操作中, 常见的问题有将“零”写作“O”, 如“二OO七年八月八日” (正确的写法应为“二○○七年八月八日”) , 未按规定右空4字, 甚至有少数单位用阿拉伯数字标识年、月、日等。

九、印章使用不规范

加盖印章时不能与正文距离太远, 印章要端正、清晰地盖在成文时间的上方, 并做到上不压正文, 下边缘居中压成文时间。常见的问题是盖章不清晰, 不居中, 不端正, 上下压文等, 还有将印章盖到成文时间以外。

十、抄送各行其是

首先, “抄报”、“报送”现象依然存在。一些单位给上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词, 这是要改变的, 行政公文无论是对上级还是对下级抄送, 概用“抄送”一词。其次, 抄送机关名称应标注在主题词下1行, 印发机关和印发日期上方, 左右各空1字, 用3号仿宋体字标注“抄送”, 后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开, 回行时与冒号后的抄送机关对齐, 在最后一个抄送机关后标句号。常见的问题是有的抄送机关间用顿号隔开;有的抄送机关较多回行时顶行, 而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。

十一、“此页无正文”现象依然存在

《格式》明确规定:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应采取调整行距、字距的措施加以解决, 务使印章与正文同处一面, 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。而现在仍有少数单位存在“此页无正文”的现象。

总之, 对于行政公文格式不规范问题, 只要我们提高认识, 加强自身业务建设, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性, 相信这些问题都会迎刃而解的。

摘要：公文格式规范化, 是充分发挥公文作用, 维护公文严肃性和权威性的必要条件。笔者就行政机关公文格式方面常见的问题进行辨析, 以供同行们借鉴。

关键词：公文,公文处理,公文格式

参考文献

[1]王明修.公文常见错误例析.办公室业务.2012 (4) .