社区档案管理制度（推荐8篇）
为进一步规范社区的档案管理工作，根据社区档案工作的实际情况，特制定社区档案管理制度如下：
一、社区要设置一名档案管理员（可兼任），负责社区各类档案的归档整理工作。档案管理员变动时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。
二、原始记录材料坚持做到随时发生、随时记录、随时归档，因特殊原因漏记的要及时补记。
三、每年要将上一应归档的档案材料按归档立卷要求整理、分类、装订，建立案卷目录。
四、档案要分类、有序存放，并按要求保持室内温湿度，做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬等工作，定期进行清点、核实，保持档案完好。
五、严守档案保密规定，未经社区负责人批准不得借阅、翻印。
六、社区工作人员借阅档案要履行手续，档案不得涂改、勾画、拆散，借阅后档案要保持完好。
七、不需归档文件暂存一年后、保管期满档案经鉴定无保存价值的登记造册，经社区负责人批准后方可到指定造纸厂销毁，销毁时两人负责监销并签字，销毁清册要永久保存。
一、和谐社区建设中社区档案管理的服务性
1. 传统社区档案管理的服务性不强。
长期以来, 我国档案工作形成了一个传统, 即档案工作最重要的内容就是对档案材料的保管。社区档案部门也往往认为社区档案管理工作的主要任务就是社区档案的保管工作, 而在一定程度上忽视了社区档案的利用工作。这种情况, 一方面是受社区档案工作水平有限所致, 另一方面也与社会公众对传统社区档案的利用需求不高有一定的关系。总之, 种种因素导致了传统社区档案工作“重保管、轻利用”的局面, 而这种局面长期存在必然导致传统社区档案工作的服务性不强。
2. 和谐社区建设中社区档案管理的服务性较强。
和谐社区建设中的社区档案管理的对象和内容同传统社区档案管理相比有很大不同, 从社区行政管理类活动转到关系社区居民民生问题的各种活动上, 使得和谐社区建设中的社区档案管理与社区居民的利益关系更加紧密, 并且在和谐社区建设中的服务作用更加突出。首先, 和谐社区建设中的社区档案管理服务于和谐社区建设, 担负着为和谐社区建设工作提供依据、凭证及考核指标的任务。如通过社区档案真实记录和反映和谐社区建设活动的过程、效果等内容, 不仅能直接反映出社区工作的全貌, 还能为全面考核评估和谐社区建设工作提供依据。其次, 和谐社区建设中的社区档案管理服务于社区居民。一方面要通过对社区居民的信息进行收集和整理来指导和谐社区建设活动开展;另一方面作为社区与居民联系的桥梁, 起到沟通的作用。
二、和谐社区建设中社区档案管理的自主性
1. 传统社区档案管理的自主性较弱。
传统社区档案工作的自主性, 主要是由我国档案工作一直以来形成的工作原则所决定的。我国传统档案工作的基本工作原则包括档案工作实行统一领导、分级管理的原则、维护档案的安全与完整原则等;同时, 我国的档案事业体制属于集中式体制, 即实行执政党和政府的档案、档案工作集中统一管理原则下的管理体制。这些工作原则和体制说明传统档案工作是在党和国家的统一领导下, 按照集中统一管理的原则进行的, 在一定程度上就难以发挥档案部门的自主性。另外, 在没有开展和谐社区建设活动的时候, 社区建设活动的主要内容集中在保障社区顺利运行的各种行政管理活动上, 社区档案主要是在这些管理活动过程中产生的文件转化而来的, 是社区日常活动的真实记录, 主要发挥凭证和参考价值, 档案工作自主性不强。
2. 和谐社区建设中社区档案管理的自主性较强。
由于和谐社区建设活动是以社区为对象, 社区管理者为主导, 根据本社区情况开展的, 所以其活动本身的自主性就比较强, 也就使得和谐社区建设中的社区档案工作具有较大的自主性。首先, 和谐社区建设中社区档案工作具有较大的自主性是由构建和谐社会背景下我国现行的行政体制改革所决定的。为适应构建社会主义和谐社会, 我国的行政体制进行了很多变革, 和谐社区建设中的社区“既不是机关单位, 也不是企业事业单位, 而是城市居民群众自治组织。”社区居委会一方面接受街道办事处、政府部门的指导, 另一方面通过社区自治活动实施社区的“自我管理、自我教育、自我服务、自我监督”。因此, 和谐社区建设中社区的自主性使得其社区档案工作也相应具有了自主性。社区档案管理部门并没有严格意义上的上级主管部门, 未完全实行“统一领导, 分级管理”的集中式管理体制, 而是根据社区所处实际环境制定社区档案工作范围及各项工作制度, 通过自主性的发挥推动社区档案工作及和谐社区建设工作的进行。其次, 和谐社区建设中产生的社区档案属于社区居民委员会所有, 属于“社会其他组织所有的对国家和社会具有保存和利用价值的档案。”同时, 每个社区都有不同的情况, 如居民构成、地理环境、开展活动的种类与内容等都不尽相同。因此, 和谐社区建设中不同社区的社区档案管理工作也应该体现出差异性, 决不能采取一刀切的模式, 而是应该充分发挥社区自身的主动性, 找到适合本社区档案工作的方法。
三、和谐社区建设中社区档案管理的超前性
1. 传统社区档案管理不具有超前性。
以指导全国档案管理工作的文件生命周期理论为例, 文件生命周期理论将文件从其形成到销毁或永久保存看成一个完整的过程, 在这个过程中以文件价值形态的不同分为不同阶段, 即通常所说的现行文件、半现行文件和非现行文件。传统社区档案管理工作的对象主要是半现行文件和非现行文件。一方面, 非现行文件对于形成机关即社区的第一价值基本丧失, 如果还有针对其他利用者的第二价值, 则由社区移交给档案部门进行保管。另一方面, 随着整个社会档案工作的发展, 传统社区档案工作也逐渐包括了半现行文件, 通过对社区建设活动中的半现行文件进行管理, 最大程度地发挥社区档案具有的价值。由此可以看出, 传统社区档案管理主要集中在实践活动开展的过程中和活动结束后, 基本不具有超前性。
2. 和谐社区建设中社区档案管理具有超前性。
【关键词】居民健康档案; 居民健康档案的管理
【中图分类号】R-1
【文献标识码】A
【文章编号】1007-8231（2011）10-1615-02
党中央国务院高度重视社区卫生工作，将发展社区卫生服务作为深化卫生改革问题的重要举措，作为实现“人人享有卫生保健”目标的基础环节，把居民健康档案列为九类公共卫生服务项之首，加快推进城市居民健康档案建设，启动社区居民健康档案建设工作。要求到2011年老年人、孕妇、儿童、残疾人、慢性病人等重点人群的健康档案建档率力争达到90%以上，随着社区居民健康档案建设工作全面铺开，档案内容的更新深化，为档案专业部门和档案行政机关带来了新的研究课题，值得档案部门及时跟进，指导建立和完善社区居民健康档案建设工作的顺利发展。
1 建立社区居民健康档案的社会意义
建立完善完整系统的社区居民健康档案，除了满足卫生服务需求，保障全科医疗实践，实施预防医学措施，建立全科医疗制度，规范社区卫生服务，合理利用卫生资源，评价医疗卫生质量，提供管理决策依据和科研教学九大功能之外，社区居民健康档案还有更深层次、更重要的社会学的意义、其真实性、科学性、完整性，连续性和可用性还将发挥不可估量的健康档案本身以外的社会作用。如果不及时采取有效的管理措施，甚至引起社区居民健康档案作用的异化。例如我国五千年的文明造就了家族聚居性，一支支具有血缘性、姻亲关系的人群居住在同一个村寨，我国五十六个民族也有各自的部落聚居地。这种特殊的人群分布世代相传，繁衍生息形成了自然纯种基因进化谱。从这样的人群采集的来自人体的血液、毛发等生物材料以及与人群相关的环境构成材料，具有独特的科研价值，对不同民族、不同种族的人类基因图谱对比分析，食源结构差异对人群疾病發生和健康素质的影响，药物的研制与应用，都是难得的科研信息载体材料。随着社区居民健康档案内容的发展，体验内容的进一步增加，基因检测，疾病预测将普遍应用，这将产生深远的社会影响，社区居民健康档案甚至事关中华民族身体素质发展方向的研究。如欧美等国家采用优化食物结构，增强民族的身体素质的研究取得了突破性进展;日本为改善本名族的素质，已使战后第三代、第四代明显增高［还有研究报告称俄罗斯近10年来人均身高下降了2.5厘米，出生缺陷较上世纪90年代中期增加1倍。
一些西方杂居民族国家对我国独有的聚居种族的生物资源早已垂涎欲滴，尤其是一些居心叵测的敌对势力，不惜假借“扶贫”、“项目”、“传教”等各种手段，窃取血液、毛发、食物等生活样本。一旦这些研究被敌人利用，就有可能埋下祸害民族身体素质的隐患。外来鸦片使“东亚病夫”的历史称谓让中国人痛心疾首，至今记忆犹新。二战期间法西斯大肆屠杀犹太民族，建立犹太人死亡集中营的惨状触目惊心，成为历史的借镜。借助社区居民健康档案材料进行正、反两方面的研究作用显而易见，为了抢占生物科研制高点，国际竞争异常激烈，不可小觑。此外，居民健康档案包括了个人的全部健康信息，必然涉及到个人隐私。个人隐私的内容是复杂的，如残疾、基因缺陷，精神分裂症等。这些隐私的泄密，可能对个人的生活和工作带来不良影响，产生心里自卑、心情抑郁等生理、心理问题。如何保护好个人隐私成为居民十分关注的问题，弄不好可能成为建立个人健康档案的障碍。
另外，有些个人隐私的泄漏还可能被坏人利用。如新疆发生的针刺事件，以假借传播艾滋病的卑劣手段恐吓群众，扰乱社会治安。还有国际恐怖分子寄含炭疸杆菌邮件的恐怖袭击事件。要把建立社区居民健康档案严格的保密制度，不得泄漏个人病情等保密措施作为重要的培训内容，正面宣传与思想工作相结合，加大对破坏分子的打击力度，不给坏人有可乘之机，消除人们对自己的健康档案失密的担心，才能顺利配合好社区居民健康档案的建设工作。
2 社区居民健康档案的管理现状
2.1缺乏完善的指标管理体系
到目前为止，社区居民健康档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准，随着科学技术的进步和社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，社区居民健康档案管理工作中，由于还没有统一的管理标准和模式，多数单位是根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入。档案管理工作缺乏系统化，主要体现在：
2.1.1年初缺乏计划，年底没有考核，档案管理状况同管理人员的考评没有直接挂钩，缺乏规范化的措施。
2.1.2由于个人认识不同，档案管理水平参差不齐，没有按照规定收集档案的现象依然存在，档案丢失、归档不及时、个人留存不交的情况时有发生，档案的管理职责有待进一步加强。
2.1.3由于社区居民健康档案管理制度不够健全、规范，缺少适应社会主义市场经济体制的综合性医院档案管理的新模式，装备参差不齐，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，人力和空间浪费现象严重。
2.2档案管理意识不强
长期以来对社区档案管理缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案痕迹留存可有可无的模糊认识。尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，同时由于受人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作受到冷遇。正是因为存在这些问题，导致个别同志为了方便自己利用，任意扣压或丢弃使用完毕的文件材料。
2.3档案管理人员素质有待提高
档案管理人员知识更新不够，业务素质不高。档案管理工作是专业性强、涵盖面广、涉及部门多、工作内容繁杂的一项专业性工作。从目前看，各部门的档案管理人员多为兼职人员，档案信息处理复合型人才就更为缺少，大部分档案人员专业水平偏低。对档案管理人员的素质提高也没有纳入计划和要求，平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力。
3加强对社区居民健康档案的管理
3.1加强领导、重视宣传、增强全员档案管理意识
社区应切实加强对档案工作的领导。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为社区发展的重要内容来抓，与社区建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使社区领导、管理者都能充分认识档案工作的重要性，认识档案与日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。
3.2重视人才培养，提高人员素质要将档案人员培养纳入社区人才培训计划，应加大对档案人员教育培训力度，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习及培训，通过在职学习，短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案人员进行全面系统的业务培训，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。
3.3依法管理社区居民健康档案
社区要把居民健康档案纳入自己的职责范围，依法管理，加强行政监督。从定期归口收集管理入手，对档案人员进行统一培训，增强档案室的行政监督力度，使社区居民健康档案工作走上法制轨道。
依法保护社区居民健康档案的各种载体信息材料和生物材料等资源，防止被窃取外流；依法保护社区居民健康档案的隐私记录，维护尊重人格，防止破坏社会稳定的非法行为发生，保持社会、家庭的和谐稳定。
3.4管理模式的建立与发展
建立社区档案分类大纲，要把居民健康档案纳入社区档案的管理范畴，建立台帐，分配全宗号。年度统计资料和专项分析材料应列为永久保存的档案材料定期收集进馆，为以后的发展比较和工作决策提供本底资料。社区居民的健康档案是动态资料，其建档方式通常采用群体建档和个体分别建档相结合的方式。其基本方法是在确定了建档对象后，对所有的建档对象通过个人健康检查，家庭调查等途径获取的资料，填入个人健康档案。对日后新加入的居民则采取个别建档的方式，把平时就诊资料记录进档，通过不断积累逐步完善个人健康档案。个人健康档案使用期限是人的终生，为便于检索，对已故之人要有专门的销号检索，以减少贮存空间占用，为统计带来方便。
设置卷内目录，按着目前我国统一的居民健康档案的内容一般为十项：即一般资料、长期性健康问题、暂时性健康问题、体检记录、接诊记录、会诊记录、转诊记录、辅助检查和其他资料。由于档案是动态形式，为便于翻阅查找和内容扩充，一要使用打孔活页装订；二要用不同颜色的纸张做卷内目录，便于卷内检索；三是将不同型的资料进行打孔、折叠、粘帖后归类，保持案卷整齐；四要对特殊载体材料（如x光胶片、CT胶片、核磁共振胶片等）另行编号，分开存放，并在报告单和目录上注明存放号。这方面要在实践中不断摸索完善。
3.5发挥社区居民健康档案的重要作用
居民健康档案在医学科研中具有重要的利用价值，在于资料的全面性、连续性、可检索性，是不可多得的好教材。计算机的应用，将使社区居民健康档案在科学计算、信息管理、过程控制、记录查询、保密检索、音像动态、远程会诊、互联网传递和资源共享等方面，带来了巨大的发展空间。因此，档案管理在应用现代化管理技术，做好社区居民健康档案方面的指导协调作用。加强社区居民健康档案的管理工作，大有可为，必将为档案部门的业务工作开辟一片新天地。
参考文献
［1］杨文秀.刘爱民 社区居健康档案（试用）
［2］周兰萍谈社区居民个人健康档案的完整性
第一章 总 则
第一条 为加强社区矫正人员档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、最高人民法院、最高人民检察院、公安部、司法部《社区矫正实施办法》，并结合我省工作实际，制定本办法。
第二条 社区矫正人员档案是指社区矫正机构对社区矫正人员实施社区矫正过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式或者载体的文件材料，是矫正社区矫正人员过程的真实记录。包括社区矫正执行档案和工作档案。工作中形成的各种电子文档可以作为社区矫正人员档案的补充材料。
第三条 司法行政部门对社区矫正人员档案管理工作实行统一领导，分级管理，并接受上级和同级档案行政管理部门的指导和监督。
第四条
社区矫正人员档案管理工作坚持准确、客观、规范、保密的原则。
第二章 档案管理
第五条
社区矫正人员档案管理是指对社区矫正人员档案的收集、整理、装订、保管和查阅工作，具体由社区矫正人员居住地县（市、区）司法局和乡镇（街道）司法所指定专人负责。
县级司法局应当为社区矫正人员建立社区矫正执行档案，包括适用社区矫正的法律文书，以及接收、监管审批、处罚、收监执行、解除矫正等有关社区矫正执行活动的法律文书。
司法所应当建立社区矫正工作档案，包括司法所和矫正小组进行社区矫正的工作记录，社区矫正人员接受社区矫正的相关材料等。
档案管理人员调离档案岗位时，应做好档案移交工作，社区矫正工作分管领导监督交接，并办理核验、审批等相关手续。
第一节 档案收集与整理
第六条 县（市、区）司法局在收到社区矫正人员原判决（裁定、决定）法律文书及相关材料之日起，为社区矫正人员建立执行档案，并应以乡镇（街道）司法所为单位，按社区矫正人员矫正类别做好分类登记工作，及时对乡镇（街道）司法所档案管理工作进行检查监督。
第七条 乡镇（街道）司法所应当在收到有关部门送达的社区矫正人员相关法律文书、材料之日起，为社区矫正人员建立工作档案。
第八条 社区矫正执行档案主要包括以下内容并按如下顺序排列：
1、社会调查委托函
2、调查评估意见书
3、社区矫正人员基本信息表
4、社区矫正人员报到情况通知单
5、被判处管制、宣告缓刑的刑事判决书、执行通知书；被裁定假释人员的假释裁定书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书、罪犯在监所服刑期间的表现材料/罪犯出监（所）鉴定表；被暂予监外执行人员的暂予监外执行决定书/暂予监外执行通知书、暂予监外执行审批表（限监所决定暂予监外执行的人员）、指定医院的病残鉴定书、暂予监外执行保证书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书（限监所决定暂予监外执行的人员）、罪犯在监所服刑期间的表现材料/出监（所）鉴定表
6、社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表
7、社区矫正人员外出（居住地变更）审批表
8、社区矫正人员警告审批表
9、违反社区矫正规定警告决定书
10、提请治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑审核表
11、治安管理处罚建议书，撤销缓刑、假释、收监执行、减刑建议书
12、撤销缓刑、假释、减刑裁定书，治安管理处罚、收监执行决定书
13、解除社区矫正证明书
14、解除社区矫正通知书
15、社区矫正人员死亡通知书
16、死亡证明、法医鉴定等有关材料
17、社区矫正人员脱管（下落不明）情况登记表
18、其他应当归档的材料
第九条 社区矫正人员工作档案主要包括以下内容（包括盖有与正本核对无异公章的复印件）并按如下顺序排列：
1、社会调查委托函
2、调查评估意见书
3、社区矫正人员基本信息表
4、社区矫正人员报到情况通知单
5、被判处管制、宣告缓刑的刑事判决书、执行通知书；被裁定假释人员的假释裁定书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书、罪犯在监所服刑期间的表现材料/罪犯出监（所）鉴定表；被暂予监外执行人员的暂予监外执行决定书/暂予监外执行通知书、暂予监外执行审批表（限监所决定暂予监外执行的人员）、指定医院的病残鉴定书、暂予监外执行保证书、刑事判决书、最后一次减刑的刑事裁定书（限监所决定暂予监外执行的人员）、罪犯在监所服刑期间的表现材料/出监（所）鉴定表
6、社区矫正宣告书
7、社区矫正责任书
8、矫正方案
9、社区矫正人员手机定位监管告知书
10、社区矫正人员接受手机定位监管承诺书
11、社区矫正人员进入特定区域（场所）审批表
12、社区矫正人员外出（居住地变更）审批表
13、社区矫正人员关于遵纪守法、接受监督管理、参加教育学习、社区服务和社会活动的情况汇报
14、保外就医的社区矫正人员的病情复查情况报告
15、社区矫正人员参加教育学习情况记录
16、有劳动能力的社区矫正人员参加社区服务情况记录
17、个别教育或心理辅导记录
18、开展职业培训、就业指导和落实社会保障措施情况
19、定期考核结果
20、社区矫正人员警告审批表
21、违反社区矫正规定警告决定书
22、提请治安管理处罚、撤销缓刑、撤销假释、收监执行、减刑审核表
23、治安管理处罚建议书，撤销缓刑、假释、收监执行、减刑建议书
24、撤销缓刑、假释、减刑裁定书，治安管理处罚、收监执行决定书
25、社区矫正期满鉴定表
26、解除社区矫正证明书
27、解除社区矫正通知书
28、解除社区矫正宣告书
29、社区矫正人员死亡通知书 30、死亡证明、法医鉴定等有关材料
31、社区矫正人员脱管（下落不明）情况登记表
32、其他应当归档的材料
第十条 归档材料书写及打印要求清晰、规范，用色一律为黑色，不得使用圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久书写工具起草和签批文件。
归档材料应逐项如实填写，用词准确，简明，不得空项。凡没有具体内容的，一律填写“无”。
第十一条 社区矫正人员的罪名、矫正类别、矫正期限等表述应完整准确。数字统一使用阿拉伯数字。
第十二条 社区矫正工作人员或社区矫正人员签名由本人在材料指定位置完整书写，并注明日期，不得略写或代签。
第十三条 凡盖章或按捺手印处一律使用红色印泥。
第十四条
归档材料中引用的法律法规，必须使用全称，并准确无误。
第十五条 档案文字材料采用A4型纸张，做到左齐、上齐，统一在有文字的页面右上角按顺序编写页码，并在案卷左侧三孔一线装订。所有档案材料必须用线装订，不得使用订书针，曲别针等金属物品装订归档材料。
第十六条 社区矫正人员执行档案、工作档案归档应遵循下列方法：
（一）坚持一人一档，以县级司法局和乡镇（街道）司法所为单位按社区矫正类别分别编制档案编码，分类存放。档案编码内容包括解除矫正、矫正类别号、所编卷号。
矫正类别号指对管制、缓刑、假释、暂予监外执行四种社区矫正类别分别以阿拉伯数字1、2、3、4表示，对既属于前四种
社区矫正类别又同时附加剥夺政治权利者可在前四种社区矫正类别对应的代码后以“/5”表示。
所编卷号指司法局或司法所对每每种社区矫正类别的社区矫正人员档案的排列顺序号。每每种社区矫正类别分别从阿拉伯数字“1”开始编排。
档案编码格式为“解除矫正—矫正类别号—所编卷号”。
（二）在归档材料首页右上端的空白处加盖归档章（见附件1），并如实填写有关内容。归档章设置归档、司法局或司法所名称、矫正类别号、所编卷号、页数、密级。
页数是指归档材料有文字的页面数。
密级是指根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及司法行政工作保密要求，对涉密社区矫正人员档案按绝密、机密、秘密三个级别进行的分类。
涉密社区矫正人员档案在管理和使用上应同时符合保密法律法规等相关规定。
未成年人社区矫正档案应列为秘密级。
（四）按一人一档一目录的要求，为每一份社区矫正人员档案编制目录（见附件2）。
（五）按一人一档的要求，将每一份社区矫正人员档案按顺序装入档案盒，并如实填写档案盒封面，盒脊和备考表。
档案盒盒脊设置档案编码、矫正类别号、盒号、案卷范围、涉密情况、解除/终止矫正、县级档案保管机构名称。（见附件5）
盒号指县（市、区）司法局在一个内对每种社区矫正类
别的社区矫正人员档案的排列顺序号。每种社区矫正类别分别从阿拉伯数字“1”开始编排。
备考表置于盒内归档材料之后，用于说明本盒内归档材料情况，并如实填写立卷人、检查人。（见附件6）
第二节 档案保管与查阅
第十七条 县（市、区）司法局、司法所应按解除/终止矫正和矫正类别对社区矫正人员档案进行分类保管。
第十八条 社区矫正人员档案应设专柜存放，并具备保密、防遗失、防火、防潮、防虫、防霉等基本保管条件。
第十九条 社区矫正人员档案管理人员必须严格遵守保密要求，不得违规泄漏、传播档案内容，确保档案安全。
第二十条 存有涉密社区矫正人员档案信息的计算机不得直接或间接与国际互联网连接。
第二十一条 县（市、区）司法局、司法所应按解除/终止矫正、社区矫正人员姓名、县（市、区）司法局级档案编码等内容做好社区矫正人员档案登记索引工作。
第二十二条
禁止无关人员查阅社区矫正人员档案。
查阅人因工作需要拟查阅社区矫正人员档案的，必须严格履行登记手续，由查阅人亲自填写《社区矫正人员档案查阅登记表》（附件7），经批准后在指定地点查阅。不得用电话、信函等方法间接查询社区矫正人员档案。
社区矫正机构内部人员查阅、摘抄或复印档案材料，须经乡
镇（街道）司法所长或县（市、区）司法局社区矫正科（股）长批准；外调人员查阅、摘抄或复印档案材料，须持本单位介绍信及本人有效证件（身份证或工作证），并经县（市、区）司法局社区矫正工作分管领导批准。
第二十三条 社区矫正人员居住地发生变动时，其接受社区矫正期间的档案应按规定移交社区矫正人员迁入地县（市、区）司法局。社区矫正人员重新犯罪或被收监执行的，其档案应由原居住地县（市、区）司法局按程序移交有关部门，移交时，县（市、区）司法局应留存复印件。
第三章 附 则
第二十四条 社区矫正人员执行档案保管期限为永久，工作档案保管期限为30年，保管期限从社区矫正人员解除或终止社区矫正当年算起。
第二十五条 本办法由河北省司法厅负责解释。
1、召开项目启动会
20--年7月31日，召开有县乡两级卫生保健单位参加的“基本公共卫生服务项目”启动会。此次会议标志着基本公共卫生服务项目在我县正式展开。
2、积极开展项目培训
20--年8月1日，举办有9个乡镇卫生院院长、负责项目工作的工作人员，各村卫生室工作人员参加的《基本公共卫生服务项目》培训班，为保质保量完成项目工作奠定了基础。
3、加强组织领导。
县乡两级成立了项目工作领导小组和技术指导小组，具体负责建档工作。建立健全各项工作制度，明确责任，落实到人。
4、广泛宣传动员。
在全县范围内加强宣传力度，印制发放《农村居民健康档案》、《老年人健康管理》宣传材料、《公共卫生服务项目》政策宣传等宣传材料60000份。居民健康档案宣传标语200条，并且还制作了大量的工作规章制度。有效地调动了妇幼工作人员的工作积极性。
5、加大督导力度。
自建档工作开展以来，我县领导小组共组织人员，下乡督导30余次，有效地保证了建档工作的顺利开展与工作的质量水平。
二、《居民健康档案》建档情况：
今年截止到10月13日完成纸质建档76817人，完成建档率56%;完成电子建档13828人，完成建档率11%。其中，65岁以上老年人建档9561人，高血压患者建档6784人，糖尿病患者建档1123人，重性精神病患者建档108人，0-6岁儿童建档人，孕产妇建档人。较好的完成了我县今年的工作任务。
三、存在的主要问题：
酒泉市民政局 酒泉市档案局
酒市档发[2003] 45号
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关于印发《酒泉市社区档案 管理暂行办法》的通知
各县,市、区组织部、民政局、档案局：
在新的历史时期，城市社区建设已成为城区的中心工作和主题。与此同时，在社区建设中将会形成大量的反映社区历史面貌的档案。这些档案不仅反映了城市基层组织建设、社区服务、社区卫生、社区文化、社区环境、社区治安、社区保障等方面的基本历史面貌，也反映了城市经济、社会和环境协调发展的状况。为搞好社区档案工作，我们在调查研究的基础上,制定了《酒泉市社区档案管理暂行办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。同时，提出如下要求：
一、切实加强对社区档案工作的领导。各级社区主管机关和档案部门，要真正把档案工作作为社区基础工作的一项重要任务来抓，做到社区建档与社区各项工作同步。社区档案工作应列入议事日程，纳入岗位责任制。明确社区由党支部书记分管档案工作，有较稳定的兼职档案员，明确档案人员的任务，做到档案工作有人管、有人干。
二、加强业务指导，保证建档的质量。搞好社区档案，是档案工作拓宽服务领域的必然趋势，也是档案部门义不容辞的职责。档案部门要组织一定的人力，深入社区，实地指导,要统一标准，规范方法，严格要求，保证建档质量。
三、纳入目标管理，实现文件材料“当年清”。各县市档案局和各街道办事处要把社区档案工作纳入目标管理责任书，依照《办法》的具体要求，抓好落实，逐步规范社区档案工作。今年社区建档工作要于九月底完成任务，作到清理彻底，整理规范，一步到位。今后，以街道办事处为单位，集中所属社区兼职档案人员，统一参加“三集中”立卷归档工作，做到“当年清”。市档案局、市民政局每年统一检查一次，使社区档案工作健康发展。
附件：
1、《酒泉市社区档案管理暂行办法》
2、《酒泉市社区档案归档范围、保管期限、顺序排列表》
二00三年六月二十六日
主题词：社区档案 管理办法 通知 报 送：省档案局 市委办公室 市政府办公室
酒泉市社区档案管理暂行办法
第一条 为加强社区档案的规范化管理和有效利用，维护社区组织的真实历史，促进社区各项工作的健康发展，更好地为社会主义的物质文明、政治文明和精神文明建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《甘肃省档案管理条例》，结合酒泉市社区档案工作实际，制定本办法。
第二条 社区档案，应包括过去的居委会和现在的社区党支部、社区居委会以及群众团体等组织在各项活动中直接形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。
第三条 社区档案工作由社区党支部领导。应将档案工作列入工作计划和议事日程，切实解决档案工作中遇到的实际问题，保障档案工作与社区各项工作同步发展。
第四条
社区应指定一名干部负责收集、整理、保管本社区的各类档案，积极提供利用；从事档案管理工作的人员应具有高中以上文化程度，经过档案业务培训，严格遵守档案管理和保密制度，妥善保管档案，档案管理人员应保持相对稳定。第五条 社区居委会应根据具体情况设置综合档案室或档案专柜，集中统一管理各种门类和载体的档案，确保档案的完整与安全。个人不得私存或占有属于社区所有的档案。
第六条
综合档案室要有防火、防盗、防光、防鼠、防虫等设施，发现不安全问题应及时解决。
第七条
社区应建立健全档案收集保管立卷归档、安全保密、借阅利用、鉴定销毁、统计等制度，并坚持贯彻实施，保证档案工作沿着制度化、规范化的轨道 发展。
第八条
社区档案工作在业务上接受县区档案行政部门和街道办事处的指导。
第九条 每个社区居委会为一个立档单位，所形成各种门类和载体的档案为一个独立全宗，全宗名称由街道办事处和社区居委会名称两部分组成。
第十条 社区档案依据实际情况，分为文书、科技、会计、声像和个人禁毒（吸毒）、特困户等门类档案。不同门类的档案，应分别整理、编目和保管。
第十一条 凡在社区工作中形成的反映社区主要职能活动的、具有查考利用价值、办理完毕的文件材料均属归档范围，应收集齐全、完整，及时归档，任何个人不得据为己有。第十二条
归档要求：凡归档的文件材料须做到齐全完整，手续完备，字迹工整，禁止用圆珠笔、铅笔、复写纸、红色和纯蓝墨水书写；归档的声像材料必须是原版、原件、底片正片相符，图像清晰、声音清楚，底片不得磨损；电子文件在保存拷贝磁盘、磁带和光盘的同时要打印出纸质文件一并归档，需长期归档的电子文件定期复制。
第十三条 归档时间：文件材料在次年的六月底前归档；会计文件材料自形成结束起，由财务人员整理完毕保管一年后归档；科技档案中的基建文件材料在基建项目竣工验收后归档，设备文件材料在设备开箱验收、安装调试后归档；照片、录音、录像、实物档案随时归档；特困户和禁毒（吸毒）个人档案以户、以个人为保管单位归档；电子文件一般一年归档一次，或任务完成后随时归档。
第十四条 档案整理应做到区分、区分类别、区分保管期限。区分，即不同的文件材料应分别整理立卷；区分类别，即将具有有机联系的同一类别、同一问题、同一型号、同一项目的文件材料组合在一起；区分保管期限，即将保管期限分为永久、长期和短期，分别组卷、排列、编目。
第十五条
归档文件整理质量要求做到分类科学，排列有序，期限准确，检索目录清楚无误，整理标准规范。
第十六条 整理立卷
一、文书档案
按照《酒泉市〈归档文件整理规则〉实施细则》的具体规定进行整理。采用期限————问题分类方法，分党群工作类（包括党、团、妇、综治等机构）、行政管理类（包括居委会、文体、计生、民调、民政等机构）文件材料分别整理装盒。归档文件目录分期限5年或10年编一个流水号。
二、会计档案
分按照财务报告（决算）、会计帐簿、会计凭证分类组卷，分别编号。
三、科技档案
（一）基建档案。社区办公及活动场所的基建文字材料和图纸等按基建项目组卷。
（二）设备档案。社区重要的办公等设备的随机文件材料按设备型号组卷。
四、声像档案
（一）照片档案。可按拍摄的时间先后顺序装册；照片较多也可按类别装册，并按册编流水号。底片与照片要相符，每组照片要有文字说明，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
（二）录音、录像档案。按盒组成保管单位，分别按时间先后顺序编流水号，盒上填写录音、录像说明。
五、实物档案。各种奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗、印章等有纪念意义的凭证性实物按类别或分别登记归档。
六、居民禁毒（吸毒）档案、特困户档案等，按人、按户组成保管单位，分别按时间顺序编流水号。
七、电子档案
社区应用电子计算机形成的磁盘、磁带、光盘及相应支持软件产品和软硬件说明材料，按——类别或类别——归档。
第十七条
为方便利用档案，应编制实际工作中需要的检索工具和编研材料，为社区各项建设和维护社区居民合法权益服务。
第十八条 档案室要建立档案查、借阅登记和利用效果登记簿，严格执行档案的查、借阅制度，及时登记查、借阅档案情况。做好档案统计工作。
第十九条
街道办事处、社区居委会对档案工作成绩突出的组织或个人，应给予表彰和奖励；对工作失误造成损失的，给予批评教育或行政处分；违反《档案法》第二十四条规定的，由档案行政部门给予行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第二十条 档案人员调离工作时，要编制档案移交清单，认真办理档案交接手续。
第二十一条 本办法由酒泉市档案局负责解释。
第二十二条 本办法自发文之日起实施。酒泉市社区档案归档范围、保管期限、顺序排列表
文
书
档
案
永久
一、党群工作类
（一）、社区党务工作
1、社区党支部（总支）委员会会议纪录及民主生活会会议纪录；
2、社区党支部（总支）大会日程、代表登记册领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果；
3、成立社区党支部（总支）的批复、请示；
4、社区党支部（总支）选举结果的批复、请示；
5、成立社区各专委会的批复、通知、请示；
6、启用社区党支部（总支）印章的通知；
7、社区党支部（总支）工作计划、目标管理责任书、总结、社区党建工作规划；
8、社区党支部（总支）工作职责；
9、社区党支部（总支）工作各项管理制度；
10、社区党建工作基本情况统计表、党员花名册；
11、社区精神文明建设总结、报告、规划；
12、创建文明社区实施方案、命名决定、请示。
（二）、社区共青团工作
13、社区共青团工作计划、总结；
14、社区共青团基本情况统计表、花名册；
（三）、社区妇女工作
15、社区妇女代表大会日程、开幕词、领导讲话、工作报告等；
16、社区妇女工作计划、总结、报告；
17、社区妇女儿童基本情况统计表；
（四）、社区综治工作
18、成立社区综治机构的批复、通知、请示；
19、社区综治机构会议纪录； 20、社区综治工作职责；
21、社区综治工作计划、目标责任书、总结；
22、社区综合治理基本情况统计表；
23、社区禁毒工作责任书及完成情况报告；
24、社区禁毒工作职责；
23、创建“无毒”社区的实施方案、标准；
25、命名“无毒”社区的决定、报告；
26、禁毒工作基本情况表；
二、行政管理类
（一）、社区行政综合工作
27、社区居民委员会（以下简称社区居委会）领导班子会议纪录；
28、社区居民代表大会的通知、议程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举办法、选举结果等；
29、设置、调整社区居委会的批复、请示； 30、社区居委会印章启用的通知；
31、社区居委会干部任免、分工的批复、请示、通知；
32、社区居委会工作职责；
33、社区居委会各项工作管理制度；
34、社区居委会工作目标责任书；及完成情况报告、表彰决定；
35、社区居委会工作计划、总结、社区发展规划；
36、社区基本情况简介，大事记；
37、社区工作基本情况统计表；
（二）、社区文化工作
38、社区文化工作基本情况统计表；
（三）、社区卫生工作
30、社区环境卫生建设基本情况表；
（四）、社区计划生育工作 40、社区计划生育工作目标责任书及完成情况报告、表彰决定、工作制度；
41、社区计划生育工作基本情况统计表；
（五）、社区民政工作
42、社区就业保障工作计划、统计表
长 期
一、党群工作类
（一）、社区党务工作
1、社区党员大会及党员组织生活会议纪录；
2、社区党员评议纪录及汇报；
3、社区党支部（总支）半年工作计划、总结、汇报；
4、社区党支部工作手册；
5、表彰奖励社区先进党支部（总支）、优秀党员决定；
6、社区党支部（总支）违纪党员处分的决定及上级党委的批复；
8、社区党员组织关系转入、转出介绍信及存根；
9、社区党建工作包挂单位和帮建任务的通知，及完成情况总结、统计表；
10、社区包挂单位帮建工作联席会议纪录、纪要；
11、社区精神文明建设的汇报；
（二）、社区共青团工作
12、社区共青团工作的半年工作计划、总结；
13、社区共青团活动情况汇报；
（三）、社区妇女工作
14、社区妇女工作半年计划、总结；
15、社区居民开展家庭“美德”教育的汇报、表彰决定；
（四）、社区综治工作
16、社区综合治理工作半年计划、总结；
17、社区民调工作的总结、汇报；
18、社区禁毒工作汇报、半年工作总结；
19、社区无毒居民家庭禁毒责任书； 20、社区涉毒居民家庭责任书；
21、社区吸毒人员帮教责任书、吸毒人员花名册；
22、社区吸毒人员分类花名册；
23、社区禁毒工作基本情况统计表；
二、行政管理类
（一）、社区行政综合工作
24、社区居委会半年工作计划、总结；
25、社区居委会专项工作报告；
26、社区居委会干部工资待遇的批复、请示；
27、表彰先进社区和个人的决定；
28、社区常住人口登记册；
29、社区档案资料管理、移交、销毁清册；
（二）、社区文化工作
30、社区文化体育活动的安排、总结；
31、社区文化活动基本情况统计表；
（三）、社区卫生工作
32、社区环境卫生工作的计划、总结、汇报；
33、社区环境卫生建设创卫达标的汇报、决定；
（四）、社区计划生育工作
34、社区计划生育半年工作计划、总结；
35、社区计划生育合格居委会工作标准、考核办法、表彰决定；
36、社区城市育龄妇女计划生育管理登记册；
（五）、社区民政保障工作
37、社区失业职工家庭再就业等情况登记表；
38、社区失业职工管理台帐；
39、社区退休人员登记表；
40、社区企业退休人员社会化管理服务登记台帐，档案卡：
41、社区残疾人工作基本情况统计表；
42、社区居民最低生活保障家庭审批表； 短 期
一、党群工作类
（一）、社区党务工作
1、社区党建工作的一般汇报、通知；
2、社区党员学习、党课教育的安排、汇报；
3、社区党员登记表；
4、社区党员志愿者队伍登记表；
5、上级党组织下发的有关党务工作的通知、规定、讲话等材料；
6、社区文明楼院、家庭登记表；
7、上级有关单位下发的精神文明建设的文件材料；
（二）、社区共青团工作
8、社区共青团团员活动情况汇报；
9、社区共青团志愿者队伍登记表；
10、上级有关单位下发的关于共青团工作的文件材料；
（三）、社区妇女工作
11、社区妇女志愿者队伍登记表；
12、上级有关单位下发的关于妇女工作的文件材料；
（四）、社区综治工作
13、社区调解工作中形成的一般汇报；
14、社区调解工作的通知、简报；
15、社区开展法制教育的通知、汇报；
16、社区治安联防、帮教工作的一般文件材料；
17、社区吸毒人员帮教计划、汇报；
18、社区青少年教育工作计划、汇报；
19、社区青少年教育工作基本情况登记表；
20、上级党组织及有关单位下发的关于综治、民调、禁毒工作的通知、规定、讲话等文件材料。
二、行政管理类
（一）、社区行政综合工作
21、社区居委会工作的一般通知、临时事务性文件材料；
22、社区开展便民利民服务和服务网点建设的文件材料；
23、社区服务厂所管理的文件材料；
24、社区组建的志愿者服务队伍名册、活动纪录；
25、社区出具结婚、离婚、出生、死亡等介绍信存根；
26、上级下发的有关社区行政事务工作的通知、讲话等文件材料；
（二）、社区文化工作
27、社区开展群众性文化教育活动、普及科普教育活动的文件材料；
28、社区举办的板报、宣传专栏和开展宣传活动形成的文件材料；
29、上级有关单位下发的社区文化、科技等方面的文件材料；
（三）、社区卫生工作
30、社区卫生、健康教育形成的文件材料；
31、社区环境保护、绿化、净化、美化等工作中形成的文件材料；
32、社区卫生服务网点建设管理形成的文件材料；
33、社区开展疾病预防、医疗保健、康复、卫生防疫等形成的文件材料；
34、上级有关单位下发的社区卫生、环境等文件材料；
（四）社区计划生育工作
35、社区计划生育协会组建、活动形成的文件材料 ；
36、社区计划生育流动人口登记册；
37、社区计划生育处理结果决定；
38、社区计划生育宣传材料；
39、社区计划生育育龄妇女生育、节育卡； 40、社区计划生育调查表；
41、上级有关单位关于计划生育工作的文件材料；
（五）、社区民政保障工作
42、社区养老保险、优扶、特困户管理名册、登记表；
43、社区开展敬老、扶贫、助残活动材料；
44、社区老年人活动情况登记表。45、社区老龄工作制度、章程；
46、社区老龄人口花名册；
47、社区残疾人花名册、死亡人员花名册；
48、社区红、白理事会章程、职责、情况表；
49、社区最低生活保障金、入户调查表；
会
计
档
案
一、财务报告类
财务报表、决算及文字分析说明 永久
二、会计帐簿类
1、现金和银行存款日记帐 25年
2、总帐、明细帐 15年
3、辅助帐簿 15年
三、会计凭证类
４、原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年
四、其它类
1、会计移交清册 15年
2、会计档案保管清册、会计档案销毁清册 永 久 3-银行余额调节单、银行对帐单 5年
科
技
档
案
一、基建档案（J）
1、社区修建的办公及活动场所形成的审批文件材料、地质勘探文件材料 长期
2、施工过程中形成的分部、分项工程验 收记录、隐蔽工程记录、技术复核资料等文件材料 长期
3、工程竣工验收纪要、决算、竣工图纸等文件材料 长期
二、设备档案（S）
社区是若干社会群体或社会组织聚集在某一个领域里所形成的一个生活上相互关联的大集体, 是社会有机体最基本的内容, 是宏观社会的缩影。我国正面临一个崭新的发展机遇, 无论是经济发展还是政治、文化发展都有可能上升一个新的高度, 在这样的发展趋势下, 作为社会基本单位的社区, 更是发展改革的重点。随着社会主义管理体制改革的不断深化, 社区作为基层组织在实现经济和社会协调发展、解决基层各种社会问题、维护社会稳定、加强基层政权建设等方面发挥了重要的作用。在这个过程中, 社区档案作为社区发展的见证者应运而生。在新农村建设和城市改革的背景下, 社区的形成有着很多诸如村落合并、房屋拆迁、政策推动等具有重大的历史性变革的事件参杂其中。在社区建设过程中, 社区也会形成自己的文化、经济基础, 发展出自己的社区精神、人文关怀, 社区从形成到建设再到成熟发展的过程, 都离不开档案的收集、整合和管理。档案记录了社区的成长之路, 记录了社区中人们生活的点点滴滴, 记录了社区的旧貌与新颜。所以说, 社区档案的形成, 就是一个社区发展的轨迹, 它是一个社区过去的缩影, 也是社区展望未来的跳板。
社区档案是依托于社区发展起来, 在其发展过程中形成了一套自己的发展的特点, 主要包括在以下几点方面:
(一) 社区档案内容纷繁复杂
社区就是一个小社会, 麻雀虽小五脏俱全, 社区作为一个为居民服务的组织体系, 几乎包含社区居民平时生活所需的一切基础设备、组织机构、文娱设施等等。无论是小到社区居民的家长里短、邻里纠纷, 还是大到社区内部重大政策及决策, 都需要记录在案, 存档归案, 而且社区档案不仅仅包括文字资料, 社区所获得过的奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗以及办公楼、住宅楼等实物也是社区档案的一部分, 内容杂乱而繁多, 这对于档案管理者是个不小的挑战。
(二) 社区档案涉及范围广
社区作为一个综合性较强的组织体系, 职责范围比较广, 会与社会各界都保持一个比较密切的联系, 包括社区内部的居民委员会、业主委员会和党群组织, 还包括所在地的党组织、民政、公安、司法、文化、卫生、社保、教育等部门。另外, 社区内居住着各式各样的人群, 有普通的工薪阶层也有社会名流, 在他们身上发生的大事小事有时也是档案整理的一部分。在社区档案中, 不管是党建工作、居民自治、社区服务等方面的档案, 还是综合治理、环境卫生、文化教育等方面的档案, 除了本社区形成的, 上级政府下发的有关本社区的同类问题的文件材料也要归档保存。这也充分说明了社区档案管理涉及范围之广、工作量之大。
(三) 社区档案形成周期差异大
社区档案的形成是来源于该社区的发展历程的, 而社区的形成包括建设、发展、维护、管理等方方面面, 是一个长期的过程。因此, 社区档案形成的周期也就相对比较长。而对于社会保障、救助、医疗等服务体系的建立和形成, 需要的时间相对较短, 档案的建立也就比较快。这就需要档案管理者努力跟进社区的发展步伐, 针对社区不同发展阶段的情况, 按照档案资料的周期性特点, 及时收集整理, 确保档案资料的完整性和可靠性, 尽可能全面准确的建立档案资料库。
(四) 档案资料衔接性要求强
社区一旦建立就是一个长久的存在, 对于社区档案的管理来说, 不管是社区的居民还是社区内的各种基础设施、机构团体、党群组织等等, 都需要有一个衔接性强、连贯性大的档案资料库。随着城市化进程的加快, 城市社区内的人口流动也随之加大, 这其中涉及到众多人员的户籍、住址等变化, 面对这些变化, 提高档案资料的衔接性要求就显得愈发重要。社区内人员的流动情况都需要通过档案来记录和反映, 保持文件资料的衔接性, 使其既能反映现在, 还能说明过去, 防止出现记录断档现象。这也有利于保护居民安全、提高居民生活质量。
二、加强社区档案管理的意义及面临的困难
加强社区的档案管理, 主要是出于以下三个方面的考虑:首先, 随着我国经济体制改革的深入发展, 我国各级政府的职能发生很大的变化, 尤其是对基层行政单位的发展格外重视, 而作为社会基本单位的社区必然成为政府重视的焦点, 以此来保证社会基础的稳定, 从而维护社会的长治久安。这其中档案管理又是社区管理的重中之重, 所以, 必须抓好社区档案管理工作;其次, 随着社会的发展, 市场经济的繁荣, 城市务工人员急剧增加, 人口流动性不断增强, 社区的人口构成也日趋复杂, 因此, 完善社区档案管理体系迫在眉睫, 只有具备了比较完备的社区档案管理体系, 才能对社区人员的活动进行记录, 能够比较容易的把握社区的动态, 有利于社区的管理和社会的长治久安。最后, 社区档案反映了新老社区的发展变迁, 记录了社区成长的点点滴滴, 是珍贵的历史资料, 是社区开展活动、进行管理的依据, 也有利于处理纠纷、解决矛盾, 从而保证社区稳定发展。所以, 在建设和谐社区的要求下做好社区档案管理工作非常重要。但目前我国的档案管理工作存在许多不足和欠缺, 主要有以下问题:
(一) 对于加强社区档案管理的认识不足
社区中的一些管理者对档案管理工作缺乏应有的认识, 往往说起来重要、做起来次要、忙起来不要。加之受编制体制等方面制约, 大多数的社区不存在独立的档案管理机构, 社区档案多数是由上级单位的办公室进行管理, 甚至有些社区连专门的档案室、档案柜都没有。这种不认真、不重视的态度对社区档案资料的收集、整理工作会产生很多不良影响。
(二) 社区档案管理人员专业素质偏低
社区档案管理并不像表面上看起来的那么简单, 它不仅仅是将文件资料转化为档案资料, 其中蕴含着很大学问。在很多人看来, 它是一份任何人都能胜任的工作, 但其实不然, 社区虽然是一个基层的群众组织机构, 但也是“上面千条线, 下面一根针”, 方方面面的工作都要给予落实, 这就要求档案管理的工作人员有较高的素质。然而, 在大多数社区中从事档案工作的都是兼职人员, 他们没有专业的知识, 也没有经过专门的培训, 对档案管理工作也不熟悉。而且因为社区把档案管理的工作岗位只是当做“临时岗”, 经常会出现岗位人员变换频繁的现象, 这样就会出现档案工作的交接问题, 从而影响社区档案库的整体质量。
(三) 社区档案的利用率太低
一部分社区档案管理者往往只注重将文件资料转化为档案资料, 然后装进一排排的档案柜, 作为工作能力和工作成果的展示, 而忽略了档案资料的潜在功能。这种重保管、轻利用的心态, 很容易使档案管理工作走进误区, 从而导致社区档案管理机构工作地位的下降。
(四) 社区档案管理的经济基础比较薄弱
社区档案主要是由社区居委会管理的。因此, 社区居委会的经济基础决定了社区档案管理环境的好坏, 社区居委会的经济来源主要依赖于政府的财政拨款, 但由于种种政策和观念问题的制约, 这些拨款可能不会落到实处。这对于原本就缺乏足够重视的档案管理工作来说无疑是雪上加霜, 在资金匮乏的情况下, 相当一部分社区的档案存储设施陈旧、档案用具奇缺, 档案的存放问题仍然无法解决, 时间一长, 档案丢失散失的现象在所难免。这不仅威胁着档案资料库的完整与安全, 而且还会影响到社区的日常工作。
三、加强社区档案管理工作的几点建议
(一) 加大宣传力度, 提升社区档案管理工作的意识
要想改变社区档案管理工作不受重视的现状, 就要先从改变社区领导的态度下手。社区档案发展环境的好坏取决于领导的态度和意见, 只有上级领导足够重视, 才能激发出基层工作人员的工作热情。社区工作人员应利用社区内一切可以利用的资源加强宣传, 例如设计社区内的宣传专栏、印发宣传品、观看影视资料等多种形式向社会宣传相关的政策法规, 使人们真正认识到加强社区档案管理的迫切性, 只有认识到档案的重要性和档案在社区工作中的重要作用, 才能从思想中真正认识到加强社区档案工作的刻不容缓。
(二) 加强专业培训, 提高工作人员专业素质
社区的档案管理人员一般情况下都不是档案管理的专业人士, 他们可能来自不同阶层, 有着不同的文化背景, 档案管理能力也有很大差别。因此, 定期开展一些有关档案管理的培训课是很有必要的, 不仅能够提高档案管理人员的专业素质, 激发他们的工作热情, 提升他们的管理能力, 而且对于档案资料的建立、社区专门人才的培养以及新型社区的发展都具有重要意义。
(三) 完善社区档案管理机制, 提高档案利用率
加强社区档案管理工作, 社区居委会要建立充分的自我发展机制, 要勇于打破传统的档案管理方式, 创新发展思路, 走出一条不同于以往的新的发展道路。传统的档案管理, 全部是人工收集整理资料, 既费时又费力, 而且随时都有可能出错, 存在漏页、缺码、分类不完整等诸多问题。当今是一个信息化的时代, 随着计算机和网络技术的普及, 利用计算机处理和整理档案信息, 已是大势所趋。如果能在社区内大范围的实现自动化管理, 将会对社区的档案管理工作有很大的帮助, 不仅能够节约人手、提高档案管理工作效率, 而且还能够更好的发挥档案的价值, 提高档案的利用率。很多社区只注重档案整理数量的多少, 往往忽视对档案资料的利用, 很容易造成社区档案的千篇一律。这就需要档案人员深入挖掘研究本社区内的特色档案, 发展出具有利用价值的档案资料, 来引导社区的发展方向, 开拓社区的发展思路, 汲取长处, 摈弃糟粕, 扬长避短, 走出一条具有本社区特色的发展道路, 以此来强化社区档案的利用效果。
(四) 加大档案管理工作的资金投入
俗话说“巧妇难为无米之炊”, 资金充足是做好档案管理工作的前提, 有了充足的资金, 就可以为档案的管理工作购进大批的基础设备, 有利于档案资料得到更好的储存和保护。也可以利用这些资金定期安排一些档案工作人员的培训课程, 提升工作人员的专业素养, 培养一批专业化的档案管理人才, 促进社区档案管理工作的长足发展。
摘要：随着我国经济体制改革的深入发展, 社区结构和社会各阶层的生活方式都发生了巨大的变化, 在新的时代背景下, 为适应新形势的发展要求, 社区发展正面临着考验。社区档案是在城市社区建设活动中形成的, 对于社区发展有着不可估量的作用。管好及使用好社区档案, 对于提升社区规范化管理, 完善社区各项服务功能, 保障社区良好发展势态, 促进城市精神文明和物质文明建设都具有重要的现实意义。本文拟从社区档案的形成及特点、加强社区档案管理的意义及其面临的困难、加强社区档案管理等几个方面谈一下对社区档案管理工作的几点认识。
关键词：社区档案,管理,问题,解决策略
参考文献
[1]吴建华.我国社区档案管理的现状与发展趋势[J].档案与建设, 2003 (1) :54-56.
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[4]吴拥军.浅议社区档案管理存在的主要问题及对策[J].办公纸业务, 2013 (10) :120.
1 油田社区综合管网档案管理现状
1.1 档案收集规范度不高。油田建设开发初期的综合管网档案，由于油田档案机构和管理制度不健全，档案部门不能准确掌握工程项目开工、竣工时间，无法动态监管和规范约束，造成管网工程建设文件材料归档不全，部分管网档案仅有交工资料无竣工图纸，特别是部分住宅小区水、电、气、暖、通信等改扩建、维修施工形成的档案材料归档不全问题突出。
1.2 档案整理规范度不高。在油田社区综合管网档案整理的过程中常有卷内目录和档案资料实体不符的情况出现。另外，由于个别施工单位工程技术人员责任心不强，在编制竣工图时缺乏对管线埋设的深度、节点、材质、管线走向及附属构筑物进行深入细致的调查，使竣工图成为所谓的“示意图”，不能准确反映出管线现场具体的施工建设信息，给以后的档案利用带来了一定的困难。
1.3 档案管理方式落后。随着住宅小区的改扩建，新管线不断增多，旧管线也在不断更换和废弃，各类管线的规模和复杂程度也越来越高，形成的综合管网档案也越来越多，使得传统手工管理及计算机目录级查询的社区综合管网档案管理方式已无法迅速、准确地提供档案信息。
1.4 档案人员素质待提升。综合管网档案是否系统、完整、准确，关键是做好管网工程文件材料的收集工作，而能否把好收集关，则取决于整个工程建设工作的管理水平和档案人员的自身业务素质。而目前一些施工单位不设专人收集、整理管网工程资料，或临时抽调一些不懂专业的人员管理，这样就会造成资料收集不齐全、填写内容不准确，内容不真实的档案，给今后档案管理和利用带来隐患。管理人员的管理知识结构老化，也严重影响了档案管理工作的技术水平。
2 对策
2.1 纳入合同管理。工程建设单位在与施工单位签订工程项目承包合同时，除对施工单位移交竣工技术文件材料的时间做出具体要求外，还应对竣工技术文件，尤其是竣工图的编制任务、归档文件材料的质量检查标准等做出明确规定。如明确规定由施工单位编制包括竣工图在内的竣工档案资料，并预留工程概算总造价的3%作为竣工档案保证金，竣工档案经建设单位和辖区内档案管理部门验收合格后，再将保证金如数退还，竣工档案不合格者保证金不予退还。
2.2 强化日常监管。以质量控制前移为端口，保证归档文件材料的质量。档案人员应当转变观念，在加强对建设单位工程技术人员的业务指导的同时，对施工单位技术人员进行业务指导，加强编制竣工技术文件的质量要求和规范，引起施工单位对编制技术文件材料的重视。要做好从形成到归档的全过程归档文件材料的管理，把综合管网文件材料的形成纳入建设单位的行政、经营、生产技术管理中，做到管网档案归档与项目建设进程同步，保证归档文件材料的质量。
2.3 把好工程验收关。工程施工单位在办理施工许可证时，如果不附管网工程档案归档承诺书，将不予办理施工许可证；工程完工后，必须有档案管理部门参与竣工验收，了解工程施工内容，审查档案移交是否齐全完整，否则工程不予通过验收。
2.4 强化档案业务培训。档案人员应更新观念，增强责任意识、现代化意识，提高自身业务素质同时，加强对相关部门档案业务指导力度，定期举办由建设单位专兼职档案员、施工单位和监理部门资料员参加的档案培训班，以油田基本建设档案管理细则、建设项目档案验收细则、科学技术档案案卷质量标准为主要内容，对管网档案归档内容、整理标准、装订方法等系统讲解和实际操作演示，通过培训提高人们的档案意识和业务素质，保证归档竣工技术文件质量。
2.5 建立管网档案信息系统。油田各社区管理中心、档案部门应密切配合，尽快建立油田社区综合管网档案信息管理系统。可先由各社区组织专业人员对现有管网进行普查和探测，收集准确数据，移交档案部门。档案部门进行系统整理、鉴定后，利用数据库技术和GPS技术建立一个精确度高、时效性强的综合管网档案信息系统，并实时动态更新和维护，实现油田社区综合管网档案管理的科学化、标准化、信息化。
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