档案管理数字化

档案管理数字化（共8篇）

档案管理数字化 篇1

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝（Nicholas Negroponte）在《数字化生存》（Being Digital）一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

（一）档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化；其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库；其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

（二）数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

（三）数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

（一）档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

（二）馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化；而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

（三）档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

档案管理数字化 篇2

一、数字化档案

数字化档案最早是在1986年《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》文章中提出的, 但没有对其下定义。在2005年发表的《数字档案资源建设中的著作权问题研究》文章对数字化档案进行明确定义:“数字化档案是档案的复制品, 经过办公自动化软件形成的电子文件归档后形成的电子档案, 是将传统档案形成数字化形式的档案。”数字化档案包含两部分, 一是信息化的进程, 办公自动化的出现使档案管里大量的档案生成电子文件, 然后对生成的电子文件进行归档存储。另一部分是指档案文件利用网络数据库技术, 将纸质的档案文件进行扫描、压缩形成数字化的档案。所以, 数字化档案是纸质档案进行电子文件归档后的一种表现形式, 并不是真正的档案。

二、档案数字化

档案数字化最早是在1993年李惠波在《档案学研究》提出的。2002年李小春对档案数字化定义为:“档案数字化是计算机网络数字化技术在档案管理方面的应用。其包括两部分内容:一是将传统纸质档案文字信息、图片信息等通过计算机进行档案数字化处理;二是档案信息的数字化可以将纸质档案信息还原, 用户则可通过计算机将档案信息输出。”档案数字化是以计算机为载体将纸质档案信息与档案数字化进行相互转化。

三、数字档案

1979年方志豪在《经济管理》上发表的文章中首次提到数字档案, 自此之后数字档案开始频繁使用。在2005年宋岩将数字档案定义为:“数字档案是将历史记录信息通过计算机等电子技术进行数字编码并保存的一种档案, 通过计算机数字编码的形式代替传统纸质档案的载体。”数字档案是真正的档案, 但却是一种虚拟的档案。

四、数字化档案、档案数字化以及数字档案概念的差异性

(一) 数字化档案与档案数字化的不同

数字化档案是档案的复制品, 并不是真正的档案。而档案数字化是以计算机为载体将档案信息进行录入、转化处理, 是将纸质档案转化数字化的一个过程。档案数字化的处理对象是档案, 而数字化档案是档案管理的辅助品。

档案数字化是通过利用数字化技术, 保护数字化档案原件的保存与使用, 是数字化档案演变的过程, 即没有档案数字化就不存在数字化档案。数字化档案的发展与档案数字化的发展都是为了满足现代社会发展的需求, 保护档案原件, 提高档案检索速度, 发挥出档案信息的利用价值, 促进档案资源的管理与开发利用。

(二) 数字档案与数字化档案的不同

数字档案是现代办公自动化应用软件通过数字代码的形式将历史记录下来, 是现代社会档案发展的一种新形式。数字化档案是数字档案的复制品, 不具备档案的基本属性, 因此数字化档案不是真正的档案。

(三) 数字化档案、档案数字化以及数字档案的区别

数字化档案、档案数字化以及数字档案, 都含有“档案”与“数字”, 其中数字化档案与档案数字化与“数字档案”没有任何关系, 并不是真正的档案。档案数字化是数字化档案演变的过程, 而数字化档案则是档案数字化演变的必然结果, 没有档案数字化就没有数字化档案。数字化档案是档案数字的复制品, 而档案数字化则是将纸质档案进行数字化加工的过程。

五、结语

通过对数字化档案、档案数字化以及数字档案的概念差异性进行分析研究, 有利于人们对这三个概念的区分与使用, 提高档案信息的利用率, 充分体现出档案的价值, 促进档案领域的发展。

摘要：数字化档案、档案数字化以及数字档案三个概念, 由于文字没有多大的区别, 往往很容易使人们对这三个概念产生混淆。本文通过对这三个概念进行全面的分析, 可以得出:数字档案是真正的档案, 而数字化档案是档案数字的一种表现形式, 是档案数字的复制品, 它是由档案数字化演变的结果, 并不是真正的档案, 而档案数字化是数字化档案演变的过程, 其概念有广义与狭义的区分。

关键词：数字化档案,档案数字化,数字档案

参考文献

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[3]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展的策略[J].档案学通讯, 2011, 11 (10) :15-19.

[4]薛思媛, 林延升.实现社会保险档案数字化的实践探究与战略发展思路[J].信息系统工程, 2010, 13 (12) :8-10.

高校学生档案管理数字化初探 篇3

摘要:随着高校教育体制改革的不断深化,高校毕业生就业模式发生了根本的变化,学生的档案的数字化管理随之提上了议事日程。为了方便学生查询,满足用人单位需要,学生档案的数字化建设势在必行。档案作为一种原生信息资源,是国家教育、教学、科研及干部队伍建设的重要历史资料,数字化建设随着信息化的快速发展,其重要性也日益凸显出来,档案管理不再是纯粹的物质载体的保管,也朝着档案利用的方向发展,这使得信息传输在学生档案数字化建设的中心枢纽更加凸显出来,也就要求档案工作者不断学习科学知识,逐步掌握信息技术,及时解决在学生档案数字化建设和管理中遇到的种种困难,建立健全数字化学生档案管理系统,更好的为高校学生服务。

关键词:学生档案 数字化

中图分类号:G25文献标识码:A文章编号:1673-8209(2009)5-0252-01

1 高校学生档案数字化产生的背景

档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

学生档案是指学生本人在学历教育阶段的各个时期所产生的文字资料,是每一个人成长的最原始记录,它能真实反映学生的各种情况,是其个人最早、最原始的文件材料,是党和国家考核干部的最真实、最可靠的参考资料。学生档案管理的基本工作包括:学生档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等。

由于计算机网络的建立,使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术,数字化档案管理将逐步建立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心,从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加,人们更多地将从网络中获取档案信息,而档案实体将会从直接利用中脱身。数字化档案建设是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件,对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段,再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于磁带库、光盘库等各种大容量的存贮介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料,可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网,最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。例如:黑龙江大学8万多名毕业生将档案信息由各种物理载体形式体现出来的信息,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,使各种介质承载的重要文献资料被大量数字化;让任何人都可以通过信息高速公路中任何一点、任一终端即可查阅到自己所需要的档案信息,做到“键盘轻敲,鼠标一点,信息即出”,从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制。

然而,一直以来,诸多原因使得计算机技术在档案工作中没有发挥它应有的作用和价值,档案的保密性和档案的利用二者之间的矛盾,使档案在信息化方面的发展远远落后于社会的信息化发展。

2 高校学生档案数字化管理的必要性及其发展

2.1 数字化学生档案存在的必要性

数字化学生档案是由于招生情况的变化而出现的新情况,原来的招生模式是新生只有纸质档案,纸质档案由于体积大、纸张容易发黄及被虫注等原因,保持时间受限。相比电子档案体积小、容量大、易长时间保存的来说,它是今后保存档案材料的重要手段。

2.1.1 高考录取新生电子档案的产生及发展的要求

从2001年开始,我国高校新生录取工作实行网上录取,参加高考的学生基本信息要整理成数据输入电脑,在这种形势下,电子档案就产生了。随着网上录取技术越来越成熟,越来越多的信息通过数据传输来完成,如何将这些信息以有效的载体保存下来,这给学生档案管理工作提出了新的要求。

2.1.2 纸质档案存在的不足

纸质载体是学生档案的根本依据,但是档案管理工作避免不了其局限性,存在着数量多、体积大、质量重,不易携带,不便查找,信息传递慢,无法检索等方面的不足。

2.1.3 数字化档案的优点

数字化学生档案主要是以现代通信、计算机网络、多媒体信息技术为基础,建立计算机网络平台,以建立好的各种档案信息库为资源,利用智能信息处理技术,将数据库转变为知识库,以供需要者查询、搜索,并且为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密的措施。数字化学生档案的优点主要有:资源信息的数字化、资源管理网络化和智能化、用户使用方便化。

2.2 在我校的具体运用和发展

数字化档案的出现使得档案的存在有了两种载体,在当今档案载体多元化的时代,同一内容但不同载体的两种档案由于其作用、特点不尽相同,已不属于重复保存,在这样的背景下,数字化学生档案走进了我校,为我校提供服务。

2.2.1 解决存在的问题

为了使数字化学生档案运用在我校,我们经过长时间的调研,总结数字化学生档案在我校的问题主要表现在:

(1)从纸质档案到数字化档案变化。

数字化学生档案是纸质档案存在的另一种方式,它们之间有联系也有区别,纸质档案是最原始的依据,在查证时它是最有力的证明,而数字化档案为档案的利用提供了最有效的途径,它们之间又是相辅相存的,二者同时存在就要考虑到它们之间的关联性和一致性,因为同一物质的新载体的诞生如果不能使这种物质发挥它特有的功能和属性,那这种载体就没有出现必要性。而数字化学生档案的出现,不论是从功能上考虑,还是从其存在和利用上考虑都在它诞生的必要性。

(2)在利用方面的安全性?

数字化学生档案把纸质档案逻辑化了,它的物理内容还是纸质档案,所以我们在运用时就必须做到依法管理、有法可依、有据可查!

1)两种档案的信息是否完全相同,还是以纸质档案为基础,数字化档案只包括其中一部分必要的信息。

2)还必须从人、财、物的投入方面考虑数字化档案在我校存在的必要性。

2.2.2 具体运用及发展

由于电子文件的大量产生以及纸质档案的数字化速度的加快,导致了档案实体与所包含的信息内容高速度的加快,档案工作本身也随之发生变化,这就要求档案工作者必须用自己所学的知识结合信息化技术,提出可行、可靠的方法建立数字化档案,以提高档案管理的效率和利用率。

结合我校实际情况,数字化学生档案管理主要从以下几个方面着手:

(1)实现资源信息的数字化。

在我校,档案是分层次管理的,学生刚入校时把档案交到自己所在院(部系),在学生处档案室的统一组织管理下,由各院(部系)的老师负责本系学生在校期间的所有文字记录的收集、整理归档,同时将这些信息录入微机。在学生即将毕业时,由各院(部系)学生材料汇总交到学生处档案室,由学校档案管理者根据学生的就业去向传送学生的档案信息。

(2)实现资源管理网络化和智能化。利用网络的实时性,方便学生、企事业单位和查询者查询、检索学生档案。我校数字化学生档案解决了智能化检索问题,使得检索速度快,效率高,范围广。

(3)实现使用用户查询简捷化,提高工作效率。学生档案可以在任何时间、地点通过计算机方便地使用档案信息,获取及时、准确、系统的信息,从而节省大量的人力、物力和财力资源。

(4)实现管理权限分级化。权限是做好数字化学生档案保密工作的关键,采用加密技术对重要信息进行加密处理,管理员、学生、一般用户三级权限为数字化档案的安全性提供了基本的保证。

我校数字化学生档案管理通过三年的使用,用人单位及学生反映良好。

3 数字化学生档案的未来

通过学生档案的数字化探讨和初试,我们认识到数字化学生档案无论对学生,还是对学校都是有利的,并且对社会认识新一代青年也发挥了巨大的作用。随着社会的进步,信息技术的不断发展,数字化学生档案在以后的发展和运用中一定会取得更好的成功,加快我校迈向更高水平的步伐。

参考文献

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[5] 连志英.档案和著作权保护.档案.2000(2).

文物档案的数字化管理分析 篇4

[摘 要]信息时代已经到来，电子档案已普及到各个领域，很多单位、企业对档案数字化管理工作越来越重视。快捷的查询方式，完整详尽的档案内容，较长的保存期限，在线搜索等功能是档案数字化管理的优势，文物档案的数字化建设是大势所趋。

[关键词]文物档案;数字化;管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.22.126

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-01

文物档案数字化管理现状及存在问题

文物档案数字化的建设是全国文博信息化建设发展的必然所趋，进一步规范文物档案信息处理和交换工作，建立规范化的数字化管理系统。2001年我国的文物局便出台系统规范文物档案信息管理的文件。从那时起，我国便开始了建立文物调查与数据库建设的试点工作。当时的调查项目，主要是对文物信息进行采集，并建立数字化管理系统，大力提升对文物的保护和利用管理水平。

现在很多博物馆已经建立了自己的网站，其内容还仅限于对自身馆藏及内设机构的介绍，但是我国的文物档案数字化管理整体还处于初步发展阶段。这样的现状与当今信息化的要求不相适应，甚至与信息时代的具体需求相差很远。集中表现在以下几点。

1.1

文物档案的标准化、规范化工作有待提高

文物档案基础工作需要规范化和标准化，这是文档档案数字化管理的前提条件。不同地方的博物馆文物档案的发展水平不等，大多数地方的文博单位关于档案数字化管理的基础性工作较为薄弱，信息化发展程度较低。很多文博单位在实施过程中，往往看到的是满足现阶段的发展情况，对未来文物档案数字化管理的长远考虑不足。目前实现文物档案数字化管理的文博单位没有相关统一的标准。因此，各文博单位都是按照自己的需要进行档案管理，随意行较大，很多工作停留在归档阶段，至于今后的整理、保管、编排目录等工作则没有具体的管理规范，有时文博单位的文物档案数字化管理集中于某一项工作流程，所有工作环境的数字化管理还没有推广，这也直接制约了整个文物档案信息工作的数字化推广及应用。

1.2

文物档案信息数字化的管理有待成熟

文物档案工作涉及的信息量很庞大，目前将传统文物档案装换成数字化的管理方式通常需要通过两种方式实现，即键盘录入和扫描。键盘录入的普遍缺点是录入速度较慢，且准确率不高，效率过低，有时所需要的人力、物力等方面的过高。但是，扫描存在的普遍缺点是图形的质量不高，扫描的速度慢，很多汉字的识别率不高。有的文物档案信息类别不同，保密的程度也应当有所侧重，因此哪些档案需要数字化管理，哪些只能通过传统管理方式也需要按需进行。

文物档案信息数字化的管理也存在自身的缺点，没有个人笔迹的特征，也没有新旧区别，所管理的内容很容易被篡改和复制，档案信息的真实性容易被破坏。

1.3

文物档案信息管理人员的素质有待提高

过去传统的文物档案管理人员不需要较高的技术操作，只需要从事简单的抄录及搬运。文物档案的数字化管理工作实施后，管理人员需要具备现代化知识的人员，要有较高的专业知识和技术水平，不仅需要大量精通计算机技术的人才，还需要掌握更多科技性工作的人才，例如，他们需要进行信息录入、图片扫描、电子文档排序或网络系统设置。很多文博单位缺乏这类的现代高技术人才，特别是文物档案及信息处理型人才紧缺，尽管很多单位已经引进了现代化设备，但是缺乏相关人才，设备也无法发挥应有的作用。

1.4

文物档案网络开放利用效率不高

不少文博单位都已经开设专门的网站，但各网站面临的情况却不乐观，很多网站存在不同程度的问题。例如，很多网站的内容欠缺系统性和完善性，网站的内容仅限于馆藏及所设机构的配备情况，内容刻板，更新速度慢，没有吸引人眼球的创意，浏览量不高，专业知识及服务性很低。

文物档案数字化管理工作的一些可行性措施

2.1

加强文物档案数字化工作人员队伍建设

在未来的文博单位档案管理工作中，要重视档案管理人员的综合素质，注重选拔高素质的管理人员来胜任此项工作。档案管理人员应加强对档案信息资源管理及应用方面的知识学习，将过去注重文物收藏工作的传统观念彻底革新，组织相关人员进行文物专业知识、档案专业知识及计算机信息基础知识的培训学习情况，提高档案管理人员的综合技能，以适应当今文物档案数字化管理的需求。

2.2

加强电子文件安全性、完整性、真实性

要强化保证文物档案管理部门的权威性，将文物档案管理的工作流程及文件传输工作规范化、制度化。确保文物档案数字化管理的设备及环境适合工作，以确保外在环境上文件的安全。为了保证文物档案数字化管理的完整性及可读性，应当让技术人员专门对记录电子档案的计算机设备定期检查，一旦发现问题，要及早有效的采取维护措施。对文物档案的数字化管理工作做好保密设置。电子档案保存的同时，纸质版本应当作为备份材料予以保存，确保文物档案资料的原始性。

2.3

与时俱进，创新档案数字化管理工作

文物档案电子化管理工作需要不断与时俱进，顺应社会形式不断创新工作制度，从责任风险、目标管理、竞争机制、激励机制等多方面着手，不断转变档案管理人员的综合素质。不断强化管理职能，加强文物档案管理工作的后续监管力度，让档案工作实现数字化管理后更加制度化、规范化、科学化。

结 语

文物档案的数字化管理工作是一项长期的工作，从目前我国文博单位的现状来看，存在的问题和差距较大。因此，要想建立一个完善全面的文物档案数字化建设工作，需要不断创新工作方法，全面提升文物档案的数字化设备，加大关于档案管理人员的科技水平及综合素质，培养掌握现代化档案管理的综合性专门人才。不断革新计算机等硬件设备以顺应信息技术发展的水平，最大程度提升文物档案的现代化管理水平，实现文物档案事业的持续发展。

主要参考文献

档案管理数字化 篇5

档案馆是收集、保管档案的机构，负责接收、征集、管理档案和开展档案利用等。档案馆的资料可分为纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物等。由于档案馆是存放重要信息和有历史或存储价值信息的机构，且其保管的资料量十分庞大，故将其保管的档案资料安全电子化就显得尤为重要。而档案电子化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

传统人工管理流程存在的弊端：

档案馆档案扫描除了对高品质、高效率的需求外，信息管理也非常重要。由于资料扫描量巨大，传统方案在扫描后需要人工进行管理，所以经常会出现信息错乱的现象，需要花费大量的时间在整个档案库中寻找遗漏的信息，费时费力。

档案馆日常业务需求： ● 纸质档案录入：

√ 高速扫描，将各种纸质档案等转换成电子档案

√ 高精度的彩色图片档案扫描

√ 可承受批量性连续扫描

√ 操作便捷，稳定耐用

√ 重张检测，不能漏扫 ● 电子档案预处理：

√ 影像清晰，便于识别

√ 识别条码对文件进行自动分类

√ 纸质档案和电子录像档案关联，比对审阅

√ 不同资料按需分类，归整管理 ● 档案管理：

√ 资料在线审核 √ 分权限进行档案管理 √ 多平台档案查阅 √ 档案安全管理 √ 档案备份

中晶档案馆电子化管理解决方案

● 档案馆电子化管理系统，对于已有的各种载体形式的档案采用数字化处理技术进行加工处理，以实现不同载体形式档案的数字化管理和档案信息资源的数字化共享。● 由于实施了电子化管理，电子档案存放占用的空间比纸质档案存放占用的空间大幅地减少，并能有效避免资料重复提交。同时，在网络环境下，档案馆电子化管理系统将纸质档案和电子录像档案紧密关联起来。通过扫描方式生成电子档案，经过分级授权，不同部门的档案馆人员可在线查阅相关等级的档案信息，缩短档案信息传递时间，提高工作效率。● 利用档案编号对每份档案进行唯一标识，让每个档案都拥有一个属于自己的文档，实现快速编辑、管理、索引的功能。通过扫描端进行自动识别分类，自动完成同个档案编号下全部档案资料分类的绑定，减少了人工干预。并强化其他上传通道，保证档案资源的电子数据与录音档案、录像档案等的结合，有效地确保档案原件和数字化档案信息的一致性。● 采用软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

● 同时，档案馆电子化管理系统也同步加强了纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，有效地确保档案原件和数字化档案信息的安全性。本系统针对纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录索引。

中晶档案馆电子化管理解决方案优势

标准的扫描设备,高效快捷、耐用稳定、精准呈现：

√ 快速连续扫描：可将纸质较好的A4纸质档案资料通过批量性快速扫描转化成电子化档案资料，既节省扫描等待时间，又便于已扫档案的整理归档，彻底提高工作效率。

√ 完美精确扫描：可将画册、照片等纸质较厚的档案资料通过平板扫描的方式转化成电子化档案资料，有效地保证原档案资料的高精度信息。

√ 一次采购，多年使用：维护保养操作简单，维护成本低，坚固耐用，达成长时间的日常使用需求。

完美的影像采集及识别技术，让影像更清晰、美观

√ 支援自动节选纠偏、背景平滑、黑边补白、二值化、去污渍、去装订孔、亮度对比度等影像调整功能，确保扫描影像接近原稿甚至优于原稿。

√ 支持删除空白页、智能拆页、空白页分割、指定扫描页数、折叠扫描、插入扫描、导入页面等更多人性化功能，让扫描不再是枯燥的作业。

√ 支持重张检测功能可有效减少档案信息遗漏，有助于提升档案信息的完整性。

√ 支持PDF文档加密，把自动归档后的档案进行加密，可有效的防止信息的泄漏。

智能人性化档案归整功能，为管理服务

数字化城市管理 篇6

XXX市数字城管信息服务业务外包是本着信息采集“群专结合”和“政府花费买服务”、“养事不养人”的原则，将单元网格范围内的城市事、部件委托给社会上具有信息采集、且具有合法经营资质的法人单位，按照城市事、部件管理标准、巡查监管要求，根据部件、事件的多少，综合考虑，并以一定量的网格数作为基础单位，进行定时、全覆盖、公正、及时的监管和有效信息数据采集，准确传输核查、核实等，保证问题的及时发现和全面处置。数字化城市管理信息系统建设的总目标是：依托空间信息技术、工作流技术、计算机网络技术、无限通信技术等先进技术手段，实现城市部件和事件管理的数字化、网络化和空间可视化，创新城市管理模式，再造城市管理流程，建立一套科学完善的监督评价体系，并实现政府信息化建设和相关资源的共享，提高城市管理水平，构建和谐社会，提升城市品味。同时，将信息员岗位外包，通过采集公司负责对城市管理问题信息采集工作，及时发现、解决各种部、事件问题，从而实现对xxx市建成数字城管覆盖范围的全覆盖，保证数字化城市管理模式的运营效果，提升城市管理水平。

二、信息采集实施细则

为了确保信息采集工作符合XXX市数字化城市管理的要求。特制定了信息采集项目实施方案，对信息采集项目的实施进行了明确划分，以保证在实施过程中保证信息准确性、共

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及时性。通过整合流程，明确相关人员和岗位的职责分工、管理权限，完善管理权限以及相关的管理制度，以信息采集服务质量为考核依据，以市场的杠杆激励信息采集的运作，提高信息采集质量，提升专业服务能力使信息采集工作在制度化、规范化的基础上运行。

管理内容是将XXX市建成区内被数字化城市管理新模式覆盖的区域内的区域巡查、问题信息采集、公众投诉问题核实、专业部门处置结果核查这四项工作统一外包给信息采集公司完成．通过实施信息采集的市场化运作，聘请专业公司组建信息采集队伍，全区域进行信息采集、上报、核查以及统计分析等，市城管监督指挥中心只需负责对采集公司的业务考核和质量抽查，从而实现信息采集的公正、客观、及时、有效。同时，考评队伍的优化降低了数字城管的运行成本，减轻了人员管理的负担，充分发挥数字城管的效能。

依据相关城市管理标准，以人工巡查的方式负责对城市事件动态问题及部件完好、变更信息的限时采集；对热线投诉等途径反馈问题进行核查；对所发现问题结案前进行核实。（1）数字城管信息采集范围

XXX市信息采集面积共XXX平方公里，包括XXX个街道，XXX个社区，划分了约XXX个单元网格，XXX个工作网格以区，项目覆盖区域为市主要中心城区。

按照管理要求的不同将全市数字化城市管理区域分为五大区，每个区再划分三级区：

一级区域：中心城区繁华区域及城市出入口、广场、主

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干道；

二级区域：城市次级繁华区域及政务新区周边；

三级区域：城市一般区域、各区政府、街道及途径主要道路。

通过专业人员周密细致的划分巡查区域，分配信息采集员，并严格划分巡查路线，保障在空间上以及时间上对XXX市实现全覆盖的信息采集。在运行中保障信息采集过程中的核实、核查及时回复，保证信息采集员的巡查区域和巡查周期符合全覆盖的要求。

三、管理模式

XXX市数字化城市管理信息采集服务外包将贯穿数字化城市管理新模式的网格巡查、问题上报、公众问题核实、处理结果核查的全过程，员工绩效工资

（1）员工工资＋绩效工资

员工工资分为：基本工资+绩效工资二个部分，其中基本工资固定不变（按国家要求的最低基本工资），绩效工资按照每月完成绩效情况发放。（2）激励机制的作用

激励方式的多样性。激励的方式是与激励的重要性同等重要的内容，激励方式的选择取决于激励手段的多样化，这种多样化表现在从时间上看可以是长期激励也可以是短期激励，从内容上看既可以是物质激励也可以是精神奖励。

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四、项目保障方案

项目启动环节是一个十分重要的阶段，它关系到一个项目能否成功的实施，能否达到最佳的项目期望。在项目启动过程中，这个阶段的工作占项目经理整个工作量的50%以上，一个项目的成功与否都在于计划做的是否完善、预见的问题

五、信息采集器（城管通）的管理

1、“城管通”是数字化城市管理新模式中的主要创新点之一，是为城市管理监督员对现场信息进行快速采集与传送而研发的专用工具。系统实现采集员在自己的管理范围内巡查过程中向监督中心上报城市管理问题信息，并通过城管通接收来自监督中心的任务指派。该系统可以依托移动设备，通过无线数据传输技术，基于城市部件和事件分类编码体系、地理编码体系，完成城市管理问题文本、图像、声音和位置信息实时传递。

2、公司将按照“三定”（定人、定区域、定手机）原则为每位信息采集员配置采集器，每个信息采集员应该维护、保养好自己的采集器，禁止在工作之外使用采集器，禁止将采集器挪作他用，如有员工违反规定，将受到严厉处罚，具体如下：

（1）自行承担非工作之用所产生的信息通信费、短信费等一切费用，同时处以同等金额的3倍罚款。

（2）在非工作时间发生采集器丢失、被窃、倍抢等事件，相关人员自行承担采集器的费用，按实际价格。

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（3）若发现将采集器用于非工作之用，如：上网、听歌、下载与工作无关的东西，视情节的严重性罚款。

3、所使用的采集器是由城管办统一采购的国有资产，采集公司及信息采集员只有使用权没有所有权，不能随意维修和处置采集器，因此，我们从采集器的管理、领用、维修都制定了统一的流程，保证采集器得到正常的使用和维护，责任到人。专人保管，如有出现采集器丢失的情况将直接追究保管人员的责任，并视情况有当事人承担部分或全部费用。若员工私自维修采集器，情节严重的将予开除。

六、应急保障

数字城管是项政府型项目，通过数字化城管项目的运行与实施，大大提高了政府工作效率，保证了区域的“全覆盖”，有利于问题的“第一时间”发现。为使项目高效、稳步的开展，有效处置项目开展过程中可能出现的重大事件或突发性事件，依据紧急预案的处理流程，并结合项目运行的实际，针对重特大事件和突发事件制定预案。

对重大事故、事件的处置，由公司领导小组统一指挥。区域领导小组成员在接到公司领导小组指令后，必须在第一时间赶到制定地点，参与处置。做到装备齐全、通讯畅通、行动迅速、工作效率高，及时有效地解决突发情况。

七、服务计划

为进一步规范信息采集管理，保证这支队伍能够认真履职，管理是硬功夫。我们初步确立了以业主、公司领导、班

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组长、管理人员的检查督导机制，不间断的对信息采集员进行跟踪检查和业务指导。

区域经理负责本辖区内所属信息采集员的全面管理工作。日常工作中，区域经理必须全时在位，包括每天中午的点名、交接班、队员调整、突发事件处置、疑难问题处理、收集和反馈信息、传达中心指示等。区域经理对所辖片区检查每周不低于两次，对所属人员的检查，每人每周不少于一次。平时注重帮助解决信息采集员工作中的重难点问题，指导业务工作，保证本辖区内信息采集员上报事部件案卷的准确性，提高立案率。

企业要使自身处于最佳发展状态，团队精神是必不可少的。培养一支充满团队精神的高绩效信息采集团队，是公司决策层的管理目标之一。要尽可能使该支队伍趋向于有着共同的目标和期望，形成一种共同的行为模式,团结共进。团队要逐渐形成自身的行为习惯及行事规范。这种规范同时也表现出了这个团队的行为风格与准则，提升了信息采集员的工作热情。

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档案数字化建设与企业档案管理 篇7

随着社会信息化进程的加快, 信息资源己经成为人类社会活动和经济活动的战略资源, 信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一, 与此同时, 信息技术的发展与广泛应用给企业档案工作带来了新的研究课题, 这就是档案数字化建设。

档案作为一种原生的信息资源其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战, 档案工作者应积极应对要不断更新知识逐步掌握信息技术, 为档案工作服务, 为企业的安全生产、经营效益和精神文明建设服务。早在2000 年12 月, 国家档案局、中央档案馆就把“加快档案信息化建设”“ 加快现有档案的数字化进程”列为发展目标。传统档案室的数字化建设之路并非一蹴而就, 而是一个循序渐进的过程, 对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的, 只有在有了清楚认识的基础, 才能规划和解决好档案室的数字化之路。近几年, 在对现存上万种档案、图书进行整理、鉴定、归档的数字化建设方面进行了积极的探索, 取得初步成效, 在工作实践中感觉到档案数字化也给档案工作带来了极大的方便。

1 企业档案数字化建设的重要性

1.1 可改善档案管理工作

只有实现档案数字化, 才能冲破档案利用的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放,

从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为企业提供高效、优质的服务。

1.2 形势发展的需求

21 世纪是信息化的时代, 把档案数字化建设摆在了十分突出的位置, 无疑是十分及时和正确的。其一档案室就是企业保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数万卷档案资料、技术图书等, 是企业最丰富、最有实用价值的信息资源库。这样一大批档案信息资源只有实现了信息资源的共享, 很好地为各级领导和广大技术员工所利用, 才能充分发挥其效用。其二档案载体的更新换代迫切要求档案室数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质, 发展了几千年, 记录下了中华文明和世界文明史。近年来, 档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替, 电子档案的出现给档案室提出了一个待解决的课题, 那是电子档案的收集、保管、保护和利用手段, 而解决这个问题的途径只有一个, 那就是实现档案室的数字化。

2 电子档案的整理

目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。

2.1 文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成。组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2.2 科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。

(1) 基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

(2) 设备档案。企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。

2.3 会计电子文件整理

(1) 工资单。工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

(2) 账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。

3 企业档案数字化建设优势

3.1 企业档案的载体转变

企业档案载体的转变在企业实现计算机全程管理后适时实现了信息数据的远近传交换和处理。

在企业各项管理活动中, 电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件, 通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如企业要保证安全生产对设备进行更新改造和技术创新, 就需产生许多图纸, 而其中又要承袭老产品的大部分成果, 因此电子图纸显示了其比纸质图纸旺盛的生命力, 保存电子图纸比保存地图方便省事并且有意义。

3.2 企业档案的分类变化

旧有的企业关于科技档案、文书档案、财务档案、声像档案、基建档案、人事档案等传统分类方案将被打破, 取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置一份完整的档案信息分散在几个管理系统中, 计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同, 但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况, 分类也将更详细、更科学、更规范。

3.3 企业档案工作者的知识更新

企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台。要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性, 掌握电子档案信息的收集、管理。此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具, 更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库”。

4 结语

为企业活动提供利用档案信息亦发生了转变, 掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求, 重要的是微机管理人员在企业信息集成系统中, 一切以企业生产建设为中心, 找准档案工作为企业服务的切入点, 使档案管理人员做到把正确的信息, 在正确时间, 以正确的方式, 传递给正确的对象。档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 不可能一步到位。工作中力求分步实施, 突出重点, 讲求实效, 持续发展。

摘要：阐述了档案数字化建设使企业档案发生巨大变化, 说明企业档案数字化建设的重要性。

关键词：信息资源,档案数字化,电子档案,管理

参考文献

实施档案管理数字化的重要意义 篇8

[关键词]档案数字化管理；档案队伍；工作效率；利用方式

档案是对社会活动的真实记录，其客观的记载了人类历史中的各个方面，是人类历史发展过程的真实写照。档案由于是真实的对历史进行的记载，所以其具有非常重要的保存价值。而且在档案形成过程中，人们也加大了对档案涉及领域的广度和深度的拓展，确保其更具系统性和完整性，能够更好的对历史进行反映。同时档案还具有非常重要的参考和借鉴作用，通过对档案所记载的大量信息进行分析和筛选，从而为各项经济建设决策提供重要的科学依据，确保各项决策的正确性。档案管理数字化是充分的在档案管理工作中应用信息化技术，在国家档案部门统一规划和驵织下，将现代信息技术全面在档案信息资源管理中进行庆用，从而加快档案管理模式的转变，强化档案信息的数字化存储和服务功能，加快档案管理的规范化、数字化、网络化和社会化的实现。

一、优化了档案队伍结构和知识结构

在当前信息化环境下，在各行各业都加快了信息化建设的进程，信息技术得以在各领域不断的渗透和拓展，在这种大背景下，档案行业也加快了信息化建设，利用信息化技术来加快档案管理数字化的实现。在传统的档案管理工作中，由于是对纸质载体的档案进行管理，这就导致使用过程中会对档案自身带来较大的不利影响，不利于档案的开发利用。但在档案数字化管理模式下，档案的载体开始向多样化的发展，各种磁性介质、光盘、照片、录像带等都成为档案的归档材料，这些载体在使用过程中不易损坏，相对于纸质载体来讲具有较多的优势。特别是在数字化管理模式下，有效的促进了档案管理人员对自身知识结构的更新，使其不断的强化自身的专业知识和技能，通过培训来更好的掌握各种新技术和新方法，从而在档案数字化管理工作中能够更好的实现对各种新技术的应用。在档案数字管理规模下，各档案部门在吸纳人员时更注重对吸引具有针对性的专业型人才，特别是经过档案专业系统教育，能够熟悉掌握计算机和信息技术的人才。同时档案部门也加大了培训和再教育的力度，加强了对档案数字化管理需求下人才的培养，使现有档案管理人员在培训中不断强化自身的专业知识，同时还要对计算机技术和数字通信技术进行掌握，能够对电子档案管理技能熟练深怕，从而提高档案管理者的知识结构，对改善档案管理者队伍的结构，确保档案管理人员整体素质的提升。

从这些方面可以充分的看出来，档案管理数字化不仅对档案队伍结构进行了优化，而且也加快了档案管理人员知识结构的更新速度。

二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率

档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件進行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。而利用计算机立卷发现文件遗漏时，插入非常方便，只需修改一下文件的目录就行了。

三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会破坏文件全貌甚至切掉重要的批示和领导的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式

漫长的社会发展历史和悠久的档案存储历史，使我国现存的档案和书刊，种类众多，其价值不可估量，如古老的文化遗产和元朝、明朝、清朝及民国时期的珍贵档案、历史地图和其它大量的珍贵历史文献。这些古老的珍贵文献和档案记载着中华民族灿烂文化与悠久的历史，必须加以妥善保管，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭致毁灭性的破坏，达到了保护作用。

在当前档案数字化管理工作中，在纸质档案的基础上形成数字化副本，这样就避免了纸质档案孤本的诸多弊端，而且提高了档案的利用率，一份档案可以同时提供给多人进行使用。同时档案管理的数字化，可以使档案使用者不再受制于时间和空间的限制，可以通过局域网或是广域网实现数字档案文件的异地传输，实现档案的异地调阅和利用。档案使用者只需要通过一台联网的计算机就可以查阅到自己所需要的档案信息，进一步对档案的利用空间进行了拓展，而且档案使用者也不再受掉于时间的限制，可以随时实现对档案资源的利用。

四、结束语

随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案管理数字化的优势不断发挥出来，并在实际工作中取得了较好的成效，但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方，所以需要我们充分的认识到档案管理数字化的重要意义，在日常工作中不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展，为档案信息化建设奠定了良好的基础。

参考文献

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[2]王瑕.浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设[J].四川档案，2014-02-25 .

[3]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014-02-15.