高级秘书与行政助理

高级秘书与行政助理（推荐6篇）

高级秘书与行政助理 篇1

【课程名称】：高级秘书、助理与行政人员技能提高训练

【所属类别】：职业技能培训

【课程编号】：MKT014320

【时间安排】：2012年09月14日 到 2012年09月15日3200元/人

【授课城市】：深圳

【主办单位】：名课堂 企 业 管 理 培 训 网

【课程说明】：本课程常年循环开课，欢迎电话咨询报名。如有需求,我们可以提供高级秘书、助理与行政人员技能提高训练相关内训

课程背景

您是否遇到这样情况：

1.在行政工作中没有受到过系统训练，无法从战略性全方位角度认知行政管理工作

2.不知如何把握上级的意图，完成任务

3.感觉工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏

4.行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”要提防

5.想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省

6.对行政工作的各项标准不清楚

7.在公司的职位地位不理想，与各部门沟通不顺畅

8.要干的事情太多，社会资源也有很多，但不知如何利用社会资源

9.对于如何管理公司的系统性整体行政事务心中没底

10.想系统学习，提高行政管理技能，但没有合适的传授经验课程，空有理论知识

随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作； 同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基

层而被投诉、抱怨，不知道该如何有 效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。

为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。课程收益

★提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层

★掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能

★运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法

★学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率

培训受众:

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等

培训颁发证书:

认证费用：中级600元/人;高级800元/人(参加认证考试的学员须交纳此费用，不参加认证考试的学员无须交纳)

备注：1.凡参加认证的学员，在培训结束参加考试合格者由<<国际职业认证标准联合会> >颁发<<高级职业秘书> >国际国内中英文版双职业资格证书，（国际国内认证／全球通行／社会认可／官方网上查询）；2．每位学员须课前准备大一寸红底或蓝底数码照片两张（电子版或纸质均可），供制作证书之用；3．课程结束后20个工作日内将证书快递寄给学员；课程大纲:

时间地点：2012年7月13-14日深圳 7月26-27日北京 7月28-29日上海

2012年9月14-15日深圳 9月20-21北京 9月22-23日上海

2012年11月16-17日深圳 11月22-23日北京 11月24-25日上海

学习费用：￥3200元/两天（含两天中餐、指定教材、茶点）

课程大纲

第一部分：怎样看待我们的工作

1.现阶段你的职业满意度如何？你是否发自内心热爱自己的工作呢？

2.怎样看待现在的职业，如何找到自己的职业定位呢？

3.用R&R五步法确认和梳理目前的工作职责，明确目前的工作定位。

4.秘书/行政类工作究竟有哪些模块？专业的从业人员应具备哪些能力？

5.我们的职业未来在哪里，如何规划自己的职业生涯？

第二部分：如何有效沟通从而提高工作绩效

1.沟通的根本目的是什么？

2.你的职业生涯中遇到的最大沟通挑战是什么？

3.良好沟通的前提和原则是什么？

4.我们应该如何与我们的上级、平级做好沟通？

*如何领会对方的意图，把握弦外之音？

*如何通过非语言行为了解沟通对象？（你处的位置都会影响沟通哦！）

*面对不情之请、对方有情绪、隔级上级越级指挥等特殊情况如何应对？

*赞美和批评也有步骤和方法

5.学会换位思考，用PDP测评工具帮助我们更好的理解沟通对象

6.学会算账，用数据说话

*行政费用的类别

*如何使用数据来沟通

第三部分：高效的会议管理

1.练习：你所在的组织在会议中有哪些可以改善之处

2.会议成本分析

3.会议管理的两个“三三三”法则

4.会议时间安排的技巧

5.会前准备——会议议题的收集和安排

6.会中协助*——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对

7.会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

8.总结：利用会议管理练习中学习到行政工作中遇到问题的处理方法和思维模式

第四部分：如何管理我们的时间，让8小时更有效

1.时间管理的五个原则和三个工具

2.练习1：整理自己过去一天的工作时间，找出时间碎片，如何改善？

3.练习2：整理一个秘书的工作日程

4.让自己不被干扰——学会拒绝

5.必须学习和掌握的重要工作方法——预防性管理

6.练习3：你立即需要动手做的哪些预防性管理类工作

7.哪些现代化的办公软件你要熟练使用来帮助提高工作效率

8.办公室5S运动及文档管理技巧

9.学会利用表单管理自己的工作

第五部分：项目性工作的组织管理与行政类工作手册编写

1.公司年会活动的案例分享

2.项目型大型活动组织的12字技巧

3.工作手册编写的重要意义——工作成果的载体及自我销售的工具

4.工作手册应包含的主要模块

5.手把手教你编写工作手册

6.工作手册案例分享

第六部分：公文写作简介

1.公文写作的概念及公文的要素

2.公文的类别

3.公文的行文规则

4.公文写作的一般步骤

5.公文写作的主题与材料

6.公文写作的结构和语言

7．几种常见文体的写作及练习

林老师

职业培训师，拥有十年职业培训实务经验，曾任跨国集团中国区的中方培训经理、国内某电子5强企业和世界500强之一的汽车制造企业的人力资源高级经 理，曾先后为顺德美涂士、熊猫电子、中国电信、中国网通、中国联通、苏州绕城高速公路有限公司、宗申产业集团、广东巨轮模具股份有限公司等几十家企业做过 咨询和内训。

所授课程：以绩效为导向的考核制度、TTT讲师培训、人力资源管理策略、高级秘书/助理和行政人员技能发展、商务文书写作、非人力资源主管和人力资源培训、高绩效主管训练、员工教育培训与发展计划、员工招募、面谈与甄选技巧、薪酬福利与奖金管理等。

高级秘书与行政助理 篇2

自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。

国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。

《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。

二、《秘书实用手册》所存在的主要问题

与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。

(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。

《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。

(二) 内容设置过泛、过于庞杂。

从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。

(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。

手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。

该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。

(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。

《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。

用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。

物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :

(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。

秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。

另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。

(六) 语言生硬, 排版太密。

《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。

《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。

(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。

《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。

而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。

(八) 服务意识不够强。

这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。

三、改进建议

上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:

一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?

二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。

三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。

四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。

五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。

六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。

七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。

八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。

摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。

关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比

参考文献

[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.

[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.

[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.

[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.

高级秘书与行政助理 篇3

关键词：高职院校 行政秘书 德 行

随着社会工作的压力越来越大，更多人倾向于工作既稳定、假期又较多的高职院校，从而形成院校行政秘书岗位人群来自各行各业，有刚毕业的学生、有在企业工作几年的职员，他们的专业有文秘类的、管理类的、也有计算机类的，形形色色，组成高职院校行政秘书这一强大而坚实的队伍。行政秘书是各级领导之间，学校与院系、部门之间，院系与教师之间，以及学校与外部单位之间的桥梁与枢纽，秘书素质的高低、能力的大小直接影响着工作效率甚至学校的形象。因此，高职院校在招聘行政秘书时应该重视其素质，并不是为了岗位需要眉毛胡子一把抓。而已在高职院校秘书行业的人员更要注重自身的综合素质和业务能力的提高，不能自甘堕落，倚老卖老。

1 高职院校行政秘书之“德”篇

“德”，指品德，道德品质的简称，它是社会道德在个体身上的表现。个人依据一定的道德准则行动所表现出来的某些稳定的特征。

1.1 具有较高的思想道德和政治觉悟性 高职院校是个教书育人的单位，相对于中小学校来说，它更偏向于言论和人身自由，偏重于培养高技能实用型人才。根据国家的教育方针政策，结合本校的实际，制定符合自己的发展道路。高校秘书除了要了解时事政策外，还要具有较高的政治思想觉悟，这样对问题的观察和理解才能有高度、深度，才能帮助领导过滤掉无关的信息，在一定程度上减少决策上的失误。

①高职院校秘书要提高自己思想道德。以人为本，以学校利益为重，树立正确的人生观、世界观和价值观。热爱本职工作，顾大局、识大体，有高度的奉献精神，在工作中不断强化服务意识，全心全意为教育事业服务。②高职院校秘书要提高的政治思想觉悟。首先应该系统地学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想， 要深刻领会和准确把握党的十八大精神，不断增强自身的理论功底，运用科学观点分析、处理问题。其次要认真贯彻实施学校的规章制度，准确执行领导交待的任务。

1.2 具有较高的职业道德和服务意识 高职院校行政秘书工作繁杂，从上到下、从里到外，整天忙忙碌碌、简单而繁重，若没有一定的业务素质和服务意识，到头来只会一团乱，分不清缓急轻重，工作效率低，得不到领导的肯定，从而影响工作和心情。作为秘书应具有谦虚谨慎、严守机密、热情服务、热爱本职的职业道德。在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。服务要热情，态度要端正，对领导和其他人员要一视同仁，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

2 高职院校行政秘书之“行”篇

“行”，即行为，秘书在从事职业活动过程中，为了实现学校目标、维护学校利益、履行工作职责、严守职业道德，从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律。秘书的一言一行，一举一动，代表主管领导、部门、甚至学校的形象的。所以，不断提高秘书的业务素质和自身素质，规范秘书的行为也是学校文化建设之一。

2.1 具有较高的业务素质 现在大多秘书并非与自己所学的专业对口，非文秘专业的秘书做文书工作会比较吃力，没经过系统的学习，用到了只能凭经验临场发挥。每天有大量的书稿要处理，这不仅要熟悉掌握各类型公文及其它文体写作的基本格式、行文规则及办文程序等一整套工序，而且还要有一定的计算机操作基础，理解文字、语言能力以及表达能力。首先，公文撰写通过自学或是抽空去听听专业老师的课。学校有很多可利用的资源，图书馆可以看、借书，秘书专业的授课老师是你很好的导师，每天接触请示、通知、纪要等文书，即使不是秘书专业的久而久之也能熟知一二。其次，计算机的基本操作要熟悉，尤其是办公软件。在信息的时代，很多工作需要依靠电脑来完成。如文件的收发，很多时候都是通过网络，这样会更高效更直观。秘书的工作要用电脑来完成一半，把繁杂的办公室事务用一张表格或是一个流程表达出来，不仅自己工作起来有条有绪，在别人看来也更为清晰。再次，理解文字和语言能力也是非常重要的。对于领导的批示或口头的指示，要理解不透执行错了，那会导致一连串的麻烦，工作的失职，能力受到怀疑，得不到领导的认可。所以，一个称职的秘书要勤于观察、思考和总结，思维敏锐，思路开阔，善于抓本质，在领受领导交办的事情后，要用心思考，认真执行。最后，沟通、表达能力也是秘书必备的。接待师生和客人，洽谈各项公务，传达领导指意等等，没有较好的沟通表达能力是很难胜任的。

2.2 具有较高的自身素质 在前面也提到，即使不是秘书专业的，天天对着这些文书，久了也能学到很多相关的知识。秘书没有教师那样出差学习的机会多，更多是在于自学。从学历、职称以及科研方面进行晋升，这个过程会比较漫长和艰辛，但只有通过不断地学习和实践，才能尽快提高自身素质，使自己的知识结构更加合理，从而更好地担负起高校办公室秘书的重任。

总之，高职院行政秘书应该牢记自己的工作职责，深入了解工作的特点，干一行爱一行，不断提高业务素质和自身素质，在自己平凡的岗位上做出不平凡的业绩，为高等教育事业的改革和发展做出自己的努力。

参考文献：

[1]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011（4）：9-12.

[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].高等教育，2011（6）：62-63.

高级秘书与行政助理 篇4

A Resume Of Junjun Du

OBJECTIVE

To contribute acquired administrative skills to a senior secretary/word processor position.

SUMMARY OF QUALIFICATIONS

-*More than 13 years administrative/clerical experience; type 90 wpm. *Self-motivated;able to set effective priorities and implement decisions to achieve immediate and long-term goals and meet operational deadlines.

-*Proven communication abilities,both oral and written.

PROFESSIONAL EXPERIENCE

1988-Present CALDYNE ASSOCIATES,Providence,RI

Secretary

-Process technical reports, engineering specs, and traffic studies utilizing Multi-mate WP. Type all requisite documents for staff of 30 professionals. Arrange meetings,handle incoming calls. Expedite UPS mailings, Federal Express, faxing and courier services. Type statistical charts, manuscripts, correspondence, and minutes. Order supplies, coordinate daily meetings, arrange luncheons, and administer labor cards.

1984-1988 BRISTOL BANK,Bristol,CT

Secretary/Receptionist

-Utilized call director,typed reports,letters,and expense sheets.Reserved conference rooms,order supplies.Responsible for calligraphy assignments.

1981-1984 SARGENT AGENCY,Hamden,CT

Secretary

-Assigned to school of public health.Managed typing of medical charts used in textbooks for government funded medical program in Iran.

EDUCATION

POLLACK SECRETARIAL SCHOOL,Jackson,TN 1979

COMPUTER SKILLS

DOS,Microsoft Word,IBM Compatible,Lotus 1-2-3

PERSONAL DATA

Name：Junjun Du

Gender：Female

Born：April 23, 19xx

Marital Status：Married, one child

Phone：(156)562-7895

E-mail：dujunjun@jxue.com

高级秘书与行政助理 篇5

尊敬的各位领导，我是来到公司上班的。转眼两个月的时间即将过去了，对于五月份的工作总结如下：

一、工作内容

（一）行政助理岗位：

1、《会议管理制度》的修改及签发；

2、向公司各部门发布《会议室及设备管理制度》、《会议管理制度》以及会议总览表，并作出相关说明；

3、配合四楼会议室使用前的相关设备及调试准备工作；

4、请购U盘，并将相关视频文件拷贝给黄老师；

（二）总经理秘书岗位:

1、参与流程评审会并做好会议记录，会后整理签发给与会者；

2、每周一汇总整理工作周报，参与总经理办公会同时做好会议记录工作；

3、每周五参与项目周例会，会后做好会议记录的整理，及项目周报的汇总工作；

4、确定参与羽毛球活动相关人员的尺码；

5、多渠道对比、甄选后，选购相关衣裤及鞋子；

6、部分衣服及鞋子的调换事宜；

7、来访客户的接待工作；

8、总经理安排的其他事务。

二、需要进一步提高的事项

1、会议中的一些专业术语及产品名称需要熟知；

2、个人兴趣爱好的某些方面需要持续不断的练习，将兴趣爱好发展成一种长期的习惯；

3、早点把开车技术练好。

三、岗位认识

刚来公司时，我对于自己的岗位定位不是很清晰，后来才明白原来自己是有着两种岗位身份。其实秘书工作跟行政工作在某些方面是有交叉之处的。就我目前的情况而言，行政工作更侧重于一些制度的撰写及相关办公方面的事项；秘书工作则要求的是一种组织、沟通及协调能力，以及不断学习进步的心态。自己也是本着职场新人的态度，把每一次的任务都看做是一种很好的锻炼机会。

四、入职导师辅导情况

两个月的时间里，岚姐作为我的入职导师，给予了我入职指引，并制定了入职计划表。让我清楚的知道每个阶段需要完成的任务。她作为一个职场“老人”，以过来人的经验耐心的传授我知识。在处理工作的过程中，对于工作中我碰到的一些问题，给予了我很大的帮助。

五、一点建议

总经理助理与行政副总的区别 篇6

一、职位方面

1、二者在组织架构序列上应该是平级的，但在实务中有些微妙的差别。由于总助是“领导身边的人|”，有着较强较广泛的监督权和执行权，平时通常被授权充当钦差大臣的身份，到各个分公司及各部门督查工作，所以在整个公司里都有较强的影响力。所有独当一面的副总，都随时会被督查。这样以来，包括行政副总在公司副总当然内都希望与之搞好关系。

2、总经理助理根据公司需要可以设多个，分别侧重于不同方面的工作，比如文秘方向、业务方向等，而行政副总只有一个。

3、优秀的总助，可以被委派到分公司做经理或公司副总，但极少有可能直接提升至总经理。而优秀的副总可以提升至总经理。

二、岗位职责

1、总助本事没有实质性的职权，主要负责收集整合公司各方面的信息，监督检查工作进展及落实情况，总经理的行程安排及生活等。行政副总在行政人事方面是独挡一面的，承担着较为重要较为具体的目标管理任务。同时，如果公司各个副总分别在各自的范围内做到十分优秀，总助也就只起到一个为总经理的琐事服务的作用。

2、行政副总与分管其他业务的副总相比属于后勤岗位，就是说是为其他业务部门做服务的。而总助是为总经理服务的。

3、如果分管副总工作不力，总助可能会取而代之。即总助是一个储备人才，具有高级储干性质。

4、总助接受委托行使总经理职权时，具有同总经理一样的权利。

5、如果一个公司设置了行政副总职位，同时又设置行政人事方向的总助，那就比较特殊了。这可能有两个情况，一是集团公司的总经理考虑到公司规模大、行业跨度大，同时对现有行政副总不太信任或不太了解。