行政办公管理工具

行政办公管理工具（精选8篇）

行政办公管理工具 篇1

第一条 目的

为促进工作的规范化，进一步提高公司日常接待的管理水平，制定本规定。

第二条 客户接待分类

1、贵宾接待

贵宾接待主要是指对公司的重要客人、公司的重要客户、外宾及相关政府相关部门及领导的接待。

2、业务接待

业务接待主要是指对营销客户洽谈等的接待。

3、普通接待

普通接待主要是指对一般来访客户的接待。第三条 接待场地

1、客人来访时要进行来访登记，登记后前台工作人员要立即通知被来仿者；

2、如来访客人为贵宾且人数较少时，安排到贵宾室等候，如人数较多时统一安排到会议室等候，业务接待或普通接待视来访人数安排至会议室或洽淡室。

3、接待场地环境要求

1）物品摆放整齐，且表面无灰尘

2）地面干净无污物，室温适宜，灯光合适.第三条 相关部门职责及程序

1、贵宾来访

相关领导需提前1天通知管理部部提前准备接待事宜；管理部在得知有贵宾来访前，管理部要落实人员做好必要的安排：

1）清扫、整理接待场所，备好茶水（水果鲜花需要请提前1天告知）；

2）按公司相关领导的指示安排车辆接送，预订客房、客人返程机（车）票、就餐等。3）准备公司资料及通知相关人员陪同客人。

2、业务接待及普通接待

1）一般由相关业务部门自行安排接待，管理部行政人员随时提供协助。2）如需就餐，相关业务部门应及时通知管理部行政人员。

第三条 前台礼仪规范

为规范前台接待的形象，充分发挥前台接待的窗口展示作用，维护良好的公司形象，特制定本规范。

1、仪容规范

1）前台接待人员头发梳理整齐，不化浓妆；保持口气清新，以适合近距离交谈； 2)指甲修剪整齐，不涂抹鲜艳的指甲油，不宜使用浓郁的香水。3）前台接待人员服饰要求职业装，且干净、简约、不花哨。

2、电话接听礼仪规范

1）电话接听：接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2)在电话玲响后的第二、第三声的时候接起电话。首先要说：“您好，盛业金融集团，请问有什么可以帮到您”，如因故迟接，要向来电者“对不起，让你久等了”。

3)做好电话记录：前台工作人员在接电话时，要随时记录电话内容，这些记录应简洁完整，最好具备以下几点：何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。

4)礼貌挂断电话：通话完毕后，可以询问对方：“还有什么事吗”或者“还有什么要吩咐的吗”要表示感谢，并让对方先挂断电话。

会议管理制度

第一条 目的

为进一步规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理规范化、制度化，特制定本制度。

第二条 会议规范

1、凡是会议，必有准备

会前明确会议议程，应提前邮件或书面告知各参人员，明确具体的时间、地点、会议主题、会议主持人、会议记录人员、会议资料准备等。

2、凡是会议，必须守时

开会请设定时间，尽量准时开始、准时结束；一个议题不宜过久，如不能得出结论可暂放，以免影响其他议题。

3、凡是会议，必有主题和记录。1）开会应有明确的会议目的；

2）会议应有一个准确完整的记录，各项决定要有具体的执行人员及完成期限。

4、凡是会议，必有结果。

开会是为了解决问题，每个人都要积极参与到会议议程中来。

5、凡是会议，必有事后追踪

1）“散会不追踪，开会一场空“，对每项决议都要进行跟踪、稽核、检查，如遇问题及时沟通调整，确认各项决议都能完成。第三条 会议室纪律

1、开会前2-3分钟参会人员应到达会场，勿迟到、缺席、早退。

2、会场内严禁吸烟、未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。

3、参会人员因特殊原因不能按时参会的，请提前知会会议召集人。

4、会议期间应将手机设置为无声或震动状态，与会人员如有急事或有必须接听的电话需离开会场，请知会会议主持人处理完毕后及时返回。第四条 会议室使用制度

1、会议室的使用由管理部负责管理及协调，如公司有重要客人来访及总经理紧急召开会议，优先安排会议室；一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。

2、会议室使用需提前0.5-1天通知前台预留，并告知相应的时间段；如需准备水果、鲜花也一并告知前台。

3、需要使用视频会议系统或相关电子设备的，请提前一天通知IT及异地使用方，做好相关安排；

4、如临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请；应在所预约的时间到达会议室，如超过30分钟未到达，管理部有权对会议室的使用另作安排。

5、离开会议室前，请收拾好自己的物品，椅子归位，关闭好会议室的灯光和其他设备。

办公室管理规定

第一条 员工仪容、仪表要求

1、上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。

2、头发需保持清洁，发型自然整洁，严禁头发脏乱及发型另类怪异。

3、面容整洁，女性化妆宜淡妆，保持自然、和谐、庄重、活力的风格，禁止浓妆、怪妆。不得使用香味浓烈的香水。

4、保持指甲卫生，女性不得涂沫颜色浓重夸张的甲油。

5、饰品佩戴应得体，禁止佩戴不符合职业形象的其它装饰品。第二条 员工着装要求

1、工作时间着装应简洁大方，符合职业形象，应穿着正装或职业便装，参加接待、大型会议等正式场合必须着正装。

2、着装时要扣好衣扣，禁止敞胸露背。禁止在衣服前后印制内容颓废或不健康的文字和图案。禁止将衣服随意搭在肩上或围在腰间。

3、男员工衣领、袖口应保持洁净，衬衫钮扣必须扣整齐，禁止穿无领T恤、短裤、背心上班。

4、女员工不得穿着暴露服装、超短裙、奇装异服及有透视效果的服装。

5、上班期间不得穿着拖鞋、休闲鞋类进入办公区域。第三条 员工日常工作行为规范

1、办公区请保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏等与工作无关之事。

2、工作中请匆擅自查看他人电脑、翻阅文件、资料、报告等材料。

3、请勿在办公座位上吸烟。第四条 公共办公区域规范要求

1、请自觉维护办公环境的整洁和干净，请勿在公共办公区域吸烟。

2、下班时请将重要文件收拾好，做到桌面整洁、办公椅归位。请勿私自挪动办公区域内 的办公家具、办公设备及公司绿植。

3、下班时，所有员工请关闭好自己使用和负责的电脑等设备，如果你是最后一个离开公司，请检查所有的灯、打印机、饮水机等无需夜晚工作的电源。

4、常规情况下消防门处于关闭状态，非危急情况，请勿从消防门进出！

5、空调温度调节注意事项：最高温度不高于28度，最低温度不超过17度，调动的幅度2度以内。

6、请各自注意保管好统一配备的移动柜钥匙，避免丢失。

7、各个部门主管负责监督本部门所在的办公区域。第五条 茶水间、洽淡室、贵宾室规范要求

1、茶水间

1）如饮用机的饮用水已使用完，请最后一位同事及时关闭电源或主动换水，遇桶装水已没库存，请及时通知前台。

2）请保持茶水间桌面清洁，垃圾丢入垃圾桶，勿用桶装水清洗杯子；茶水滴到桌上请及时清理，以免留下茶迹。

3）员工自带午餐可用公司为员工提供的冰箱、微波炉，使用时请参照上面贴的使用注意事项；饭盒以及装饭盒的袋子，请勿放置桌面。

4）下午茶试行期间，时间初步定为下午16：00，一人一份。

2、洽淡室

1）暂定洽淡室为午餐用餐场所，用餐后请把桌面收拾干净，桌子摆放整齐及关闭灯光。2）面谈或会客使用后洽淡室后请关闭灯光。

3、贵宾室

1）接待客人如不可避免要吸烟，请打开抽风机，离开时请关闭。第六条 公司行政服务

1、的士呼叫服务，电召电话：83166666，83938000，96511；

2、公司在前台备了药箱，针线盒以及女性卫生用品，以便紧急之需；

3、泊车卡：需办理泊车卡的员工，可到前台咨询办理。

4、机票咨询：如需私人订票，前台提供协助查询航班信息。

5、私人快递邮寄。

办公用品管理规定

第一条 目的

为保证办公用品的有效使用和妥善保管、规范办公用品的管理和流程、节约成本，特制定本规定。

第二条 办公用品范围

主要包括：A4纸、签字笔、涂改液、计算器、文件夹、订书机、剪刀、文件夹等。第三条 办公用品的购买及入库

1、常规性的办公用品由管理部行政人员统一购置办公用品，统一备存，各单位/部门请勿随意自行购置。

2、非常规或其他偶然性使用物品，如验抄机、电风扇、电子配件、烧水壶等；对非常规的办公用品，需求部门需提前填写“办公用品采购申请表”（附表1），交由部门主管审核，价值300元以上的，需管辖高管审核。

3、办公用品送至后，管理部行政人员负责核对所送货单上的单价、数量、规格是否与申购的相符，确认无误后填写《入库单》验收入库，登记入帐。第四条 办公用品领用和管理

1、办公用品的领用和管理由管理部行政前台负责，常规的办公用品，员工直接到前台领取，并在“办公用品领用登记表”做好登记。

2、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品。

3、员工应自觉爱护公司财产、节约使用办公用品。

4、使用中的办公用品出现问题及故障，使用人直接告知前台，由管理部负责退换、保修、维修等事项。

5、员工离职时，应将剩余办公用品一并交给管理部。第五条 办公用品盘存

办公用品，每月清点一次，清点工作由管理部负责。清点要求做到帐物一致，如果不一致要查找原因，使两者一致。附表1 《办公用品采购申请表》

名片管理规定

第一条 目的

为使公司名片统一规范化，强化公司对外形象管理及展示，特定本规定。

第二条 适用范围

适用于集团各单位/部门名片制作和使用管理。第三条 名片印制范围

各单位总经理、副经理、各部门经理/主管成员、因工作需要对外联系业务人员。第四条 名片印制要求

管理部对集团名片实行统一管理，集团名片版样统一规格，各单位参照集团的格式样版制作，确保字体、字体大小、格式、纸张、颜色需一致。第五条 名片申请流程及规定

1、需印刷名片的员工，应镇写＂名片制作申请表＂，申请人应明确标示个人信息，包括姓名、职务、联系电话、传真、邮箱等，2、申请表经部门主管审核后，传至HR审核，最后交由管理部行政前台制作。

3、审核时应检查申请人职务是否与名片申请单上的相符，因工作需要使用比实际较高的职务头衔，需分管高管或总经理审核。第六条 名片的使用及注意事项

1、员工辞职时请将剩余名片交回管理部，行政前台进行粉碎销毁。

2、由于名片内容信息发生变更时，应及时通知管理部印制更新新名片，行政前台将未使用完的名片旧名片全部收回。

3、交往中，员工应掌握名片递送礼仪与交换规则，维护公司形象。附表1 《名片制作申请表》

收发快递管理规定

第一条 目的

为了规范公司发快递管理，防止快递丢失节约快递成本，提高工作高率，制定本规定。

第二条 寄件流程及规定

1、寄件时所注明邮物品的性质与紧急程度，合理性选择快递公司。紧急件、贵重件类选择：顺丰或EMS，普通件：发一般的快递如圆通、申通、韵达等。

2、寄件时到前台领取及填写快递单，寄件人用正揩清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话等）。

3、寄件人填写快递单后将快递件交由前台核查，核查内容包括：是否为私人件，快递单是否填写正确，核查完毕后通知相应的快递公司收件，由前台保留寄件单据。

4、公司寄件由公司承担费用，私人件由个人承担，严禁公费邮寄私人物品，一经发现将严惩。

5、保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件须进行保价。第三条 前台收件规定

1、不需要支付到付快递费的收件由前台签收、登记后，及时通知收件人签字领取。

2、需支付到付快递费的快递收件，前台及时联系收件人确保是否为公司件并支付其费用。

3、前台签收所有公司快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相关人员代签。

4、公司所有的寄件快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对帐和查询。第四条 遗损件索赔

寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损失的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔。

飞机票、火车票及酒店预定规定

第一条 目的

为进一步明确预定机票、车票及酒店的预订管理工作，提高工作效率，规范费用支出，特制定此管理规定。

第二条 飞机票的预定规定

1、飞机票、火车票的归口部门为管理部，具体负责人为前台文员。

2、员工因公出差需预定飞机票时，将审批后的《出差申请单》交由前台统一预定。如遇特殊情况临时出差急需订票，需上级领导邮件或致电前台，前台确认后方可预订，出差回来后需要补上《出差申请单》。

3、员工在申请订票时须告知前台个人证件信息、出发时间等相关事项，前台查询航班后把相关信息反馈给订票人。

4、员工非因公外出所需订票，前台可协助订票，机票费用由本人支付，公司不予办理报销。第三条 火车票的预定规定

原则上由个人自行网上预订或窗口购票并支付其费用，特殊情况外，可由前台预订，出差回来后订票人需把火车票票据及时交至前台报销，个人原因遗失票据的，其费用将在工资中扣除。

第四条 酒店预定规定

1、管理部的相关行政人员负责找寻与公司合作的酒店并签订相关的优惠商务协议。

2、员工出差或有接待需要求的单位/部门优先安排已签订的酒店，相应的酒店接洽由当地行政人员负责，如当时没有相应的行政人员则由所属单位的行政人员负责。

3、所有预定的酒店原则上费用先行垫付，回司后自行报销。如遇特殊情况需挂公帐的，需要提前1天通知相关管理部的行政负责人协助办理。

固定资产管理办法

第一条 目的

为加强对公司固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确认公司财产不受损失，特制定本制度。第二条 界定标准

1、为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的。

2、单位价值较高(一般在2,000元以上)，使用年限超过一年，办公家具无论单价多少均列入固定资产。

3、以下物品均也列入固定资产进行管理: ①打印机、照相机、复印机、一体机、传真机等办公室固定使用的电子设备无论单价多少均列入资产管理； ②机械、运输工具和其他与经营有关的设备等;○3采购价格在1000元以上的均列入固定资产管理。

不具备以上条件的，使用年限在一年以上的资产作为低值易耗品，仿照固定资产进行管理。

第三条 固定资产分类

1、电子设备。包括各种办公及文字处理设备，如电脑、相机、投影仪、集线器、摄像机、PC服务器、不间断电源、防火墙、服务器、小型机、视频会议系统、机柜、计算机存储设备、路由器、网络设备、复印机、打印机、扫描仪、装订机、传真机及其它办公、通讯及文字处理设备等。

2、交通运输设备。包括各类业务用车、管理用车等。

3、办公家具。

4、无形资产。包括软件、土地使用权及其他。第四条 固定资产编号

编号原则：板块代码+地区代码+财务系统自动生成代码

1、盛业金融集团 板块代码：FG

2、盛业商业保理 板块代码：FA

3、盛业国际能源 板块代码：RE

4、盛业融资租赁 板块代码：LE 第五条 固定资产的管理

管理部作为固定资产的主要管理部门

1、应设置固定资产实物台帐，建立“固定资产卡片”

2、对固定资产进行统一分类编号，定期组织对固定资产的清点，做到帐、物合一。

3、财务部负责固定资产综合核算，全面掌握固定资产的增减情况，以及正确认计提折扣等财务核算。

第六条 固定资产添置及入库登记

1、需要添置固定资产的各单位/部门，应填写《固定资产购置申请表》，经部门经理、财务部审核及总经理签字批准后交由管理部进行相应的采购.2、固定资产到达使用单位后，管理部和使用部门共同验收，对固定资产核查、清点，并填写《入库单》。

3、所有资产验收后须入库登记、填写固定资产卡片，更新台帐，落实使用负责人。第七条 固定资产的调拨

1、固定资产在公司内部员工之间转移调拨，需填写“固定资产调拨申请单”报调出单位的部门负责人、总经理批准，由管理部与调拨双方办理调拨手续。

2、调出和调入部门、财务部、管理部门各存一份复印件。第八条 固定资产的维修

各部门一旦发生固定资产故障，应立即停止使用，由管理部进行维修的协调与安排。第九条 固定资产停用、报废

报废原则：

1、超过使用年限、自然损耗造成性能降低，主要部门损坏，无法修复的。

2、设备因产品质量低劣，不能正常运行，又无法改造利用。

3、多次维修，费用超过设备原值50%以上的。报废手续：

1、当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请表”并写清各项内容及报废原因，交由固定使用部门负责人、财务部、总经理审批，审批后交给管理部。

2、固定资产管理部门对实物进行处理，处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将结果书面告知财务部。第十条 固定资产盘点

1、为加强对固定资产的管理，确认帐物合一，帐帐相符，公司定于每月对资产进行一次实物清点清点工作由管理部组织。

2、清点完成后，管理部应编制“固定资产盘点表”，交由财务部核对。

第十一条 固定资产管理员变更时，须首先完成辖区固定资产的实地盘点，完成交接手续。附表一《固定资产购置申请表》 附表二 《固定资产调拨申请单》 附表三 《固定资产报废申请表》

行政办公管理工具 篇2

1 高校行政办公管理信息系统的工作模型

高校办公管理信息系统为了实现跨校区等办公的需要,传统的单机单人的作业模式已经不能适应现实的需求,而是以基于B/S或C/S,或B/S和C/S的混合的网络版模式出现,这样既可以满足跨校区的管理模式,又可以使一般工作人员的办公电脑无需复杂的办公管理信息系统软件,而用简单的客户端模式或Windows操作系统中的常用软件来实现办公模式,节省了资源,又提高了工作效率,从而把高校办公管理信息系统的日常维护和管理,或专业的设计编程等工作交与服务器端的系统管理员来完成。

同时,对于客户端来说,使用起来既简单又方便,从而能适应所有工作人员的需求,也无需经过复杂的培训等。从服务器端来说,也不会因为客户端数量的普通增减,而影响到办公管理信息系统的整体性能。

高校办公管理信息系统的工作模型如图1所示,它模仿实际办公管理模式,主要的办公工作核心是学院领导,是主导整个系统业务的“大脑”,是系统管理决策的重心。各职能部门可以通过按日常办公的模式,把需要报送给领导的信息加以提炼,通过办公管理信息系统来报送,即方便简单,又实用。从而使各级领导根据不同的权限,查阅或审批不同的范围的信息,最终领导可以对这些信息进行分析或预测、决策等,从而通过办公管理信息系统又返回给各职能部门。因为高校的日常办公是十分繁忙的,办公无小事,事情又多又杂,通过办公管理信息系统来传递信息,不但方便了目前的工作,还为以后的信息查找,提供了快捷的途径。

1.1 校办(即校行政办公室)

校办是学校中的综合办公部门,主要处理日常办公的综合业务,也是学院领导与各个综合职能部门发挥“上传下达”的作用的重要“桥梁”或“纽带”,负责学校对外的各种交流与联系,接收文件和拟写办公意见或文件等,进一步处理文件与各中层领导和职能部门的交接下达等,负责各职能部门的各种业务之间的调度、协调等,还负责每周的工作计划安排、会议安排的组织,为领导的日常工作提供必要的管理后勤服务等,是学校处理日常业务的核心部门,也是工作的中转交接或处理中心。

1.2 档案室

档案室顾名思义是保存单位日常处理有保存价值的历史文件等,包括各种会议汇编、历年校内发生的大事汇编、各人事职称档案、各类获奖证书等,为以后的随时备查,提供了必要的存放位置,其重要地位是不可忽视的。

1.3 中层领导

中层领导是负责各自职能部门业务的负责人,也是指挥个职能部门决策的重要决策人,是学校各职能部门日常运转必要的“处理中心”,各职能部门的决策好坏直接影响到整个学校的工作效率等。

1.4 职能部门

职能部门是根据学校的各种业务需要,为完成某一项工作而设立的专门处理部门,各职能部门设立一个决策岗位,多个具体职能处理中心。比如为了完成人事管理设立了人事处,为了财务管理设立了财务处,为了进行学生管理设立了学生处,为了教学管理设立了教务处等职能部门。

各职能部门有自己的办公管理信息系统职能模块,比如人事处有人事办公管理信息系统模块,财务处有财务办公管理信息系统模块,学生处有学生办公管理信息系统模块,教务处有教务办公管理信息系统模块等。不管是哪个职能管理模块,这些职能管理模块都是高校办公管理信息系统中的子管理模块而已,都是为了集中高效处理个职能业务而开发的子管理模块,都是统一连接到高校办公管理信息系统数据管理中心的。

这样操作既有利于各职能部门高效率地处理自己职能业务,也实现统一管理、分散处理的思想,满足了现在高校行政办公的实际需要。除此而外,个职能部门之间也可以通过自己的授权范围,通过高校行政办公管理信息系统来,同其它职能部门进行必要的业务交流或信息共享等。

2 高校行政办公管理信息系统具有的特点

因高校行政办公管理信息系统涉及到办公的各个方面,这就要求系统必须具有良好的稳定性、可靠性、安全性、系统设计规范化、办公文档一体化和公文处理自动化等特点。

2.1 稳定可靠

高校行政办公管理信息系统采用了集中管理,专业管理的方案,使服务器运行更加安全稳定可靠。

2.2 简单实用

高校行政办公管理信息系统采用了B/S和C/S的混合模式,使用户端使用普通的浏览器也可以访问,无需每个用户都使用客户端软件来访问,从而扩大了普通用户的使用范围和使用量。

2.3 安全易用

对于专业的用户端客户,才使用授权的方式来访问系统,还需要加装客户端软件,这样就提高系统的安全性,使用也不受区域所限制,显得十分方便易用。

2.4 规范化、一体化和自动化

为了符合教育部或各省市区教育部门统一规范的要求,高校行政办公管理信息系统的设计必须符合《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文格式》、《国家行政机关公文处理办法》、《中华人民共和国档案法》和《归档文件整理规则》等规范要求。

除此之外,还要求系统能为各种办公要素提供有效的支持,从而为实现文档一体化办公打下良好的基础,以及要求系统有个严密的逻辑设计、完善各办公细节问题,实现行政办公自动化。

3 高校行政办公管理信息系统的发展方向

随着高校近年来规模的不断扩大,对高校行政办公管理信息系统的要求也不断提高,未来随着实际的需求和科技的不断发展,高校行政办公管理信息系统向模块化、专业化和智能化方向发展。

3.1 模块化

高校行政办公管理信息系统对各种业务的划分将更加细致,对每个模块的功能要求可以实现灵活的变动,从而来满足不断变化和不同高校之间的区别需求等,这就要求高校行政办公管理信息系统能够按模块的方法来设计,并自定义各种公共编码等,以便满足各种功能可以自由的组合,也就是说未来高校行政办公管理信息系统将向模块化的方向发展。

3.2 专业化

高校行政办公管理信息系统从之前的手工单机版模式向网络版模式发展,对业务的需求也不断扩大,依赖于系统的专业化程度也不断提高,甚至要求各模块要不断的进行变更,实现更加专业的要求,从而才能满足不断变化的业务需求。各种处理出来的数据,和专业人才做的一样,才能真正实现自动化办公,这就要求未来高校行政办公管理信息系统将向专业化的方向不断发展。

3.3 智能化

随着高校业务的不断扩大,要求高校行政办公管理信息系统对信息的加工处理能力更加高。需要用到各种数据报表等,从而有助于高层领导的辅助决策。这就要求高校行政办公管理信息系统的各种功能、数据报表、用户的权限等都可以灵活自定义,向着智能的方向发展,才能满足实际的需求。

4 结束语

总之,高校行政办公管理信息系统的研究,有助于高校的各种业务开展,提高日常办公工作效率,减轻工作人员的工作负担,了解高校行政办公管理信息系统的发展方向,为高校行政办公管理工作向科学化、标准化、信息化和智能化方向发展,奠定一定的基础,从而为整个学院信息化水平的提升,提供有利的支持。

参考文献

[1]姚若汀.独立学院办公管理模式的现状与探索[J].河北能源职业技术学院学报,2011(4).

[2]吕爱春.基于B/S结构的网络协同办公管理系统开发研究[J].信息与电脑:理论版,2010(12).

[3]林琳.浅谈办公管理系统的现状与展望[J].现代营销:学苑版,2012(12).

行政办公管理工具 篇3

【关键词】高校 网络化 行政管理系统研究

高校是一个科学研究性很强的地方，很多现代新型技术都是先在高校中发展和应用的。在国外网络技术的发展过程是先由高校开始，而我国也有类似的发展过程。网络技术对高校能产生深刻影响，它可以连接各类子系统，使系统之间能够资源共享、信息交换。

一、网络技术对于高校行政管理的作用

（一）展示高校各种信息。高校将学校的重要事件、科研成果、各部门的信息以网页的形式发布在网上，比如在网上展示校园风貌、人才培育、招生就业、师资队伍等。通过展示来树立学校的良好形象，提高学校知名度，让社会能更了解学校的情况，吸引科研机构来合作，吸引学生来报考，使学校和世界相互了解。

（二）发布学校的动态信息、各种通知和文件等。通过电子邮件传达学校的最新精神和规章制度，保证师生及时地获取学校最新动态。

（三）提供各种服务给广大师生。如图书借阅、教学安排和各种报表。学生可建立属于自己的网页。

（四）网上教育。老师可以发布各种多媒体的课件到网上，便于学生直观地学习；还可以让老师进行远程教学，师资共享。

（五）搭建交流平台。可以通过电邮在网上交流，包括部门之间的交流、教师之间的交流、学生之间的交流、师生之间的交流。学生可以用电子邮件将完成的作业发给老师。还可与外界交流，和其他学校或者科研机构交流学术。

二、系统的需求分析

（一）行政办公需求调研

调研的目的是让开发小组全面而具体地了解行政管理中的整个情况，只有对业务需求有了了解，才能针对情况，设计开发系统。此过程中，办公人员、设计人员要相互交流、询问、讨论，详细整理行政办公管理中的业务内容、权限、表格、流程和图形操作，形成调研报告，按照此报告创建原型系统。相关的管理人员能够通过该系统更加感性地认识以后的系统运行的模式，双方讨论和调整，对原型系统的设计进行定稿。把握好系统调研环节，能帮助系统开发环节。

（二）行政办公需求描述

包括系统在性能和功能上的需求。性能需求是系统要必须遵循的约束、限制，例如访问权限限制、可靠性的要求和处理时间要求。系统应有自动保护功能；系统界面要具有友好性、操作简单性；要具有安全可靠性，对于不同身份人员给予不同权限；系统功能要完整，设计要先进，设置要灵活，维护要方便，广泛适应环境。

三、系统的概要设计

（一）结构设计

在系统中的软件体系基本采用目前的B/S结构：浏览器、数据服务器和应用服务器三层体系的结构；按照B/S结构作基础而开发的软件有在用户接口、适用范围、信息交互、系统维护、二次开发、安全要求等方面上的优势。基于此结构的软件一般集成在XP系统里，用户使用方便。

（二）功能设计

系统功能包含公文管理、规章管理、会议管理等。公文管理包括审批校内来文和处理校外来文等，管理好相关档案，收集整理文件档案资料，实现各部门的公文起草，传输，存储和查询。校内来文分作请示报告以及拟发公文，该公文由各部门来起草，经由负责人的审定后再送交校办，呈送有关领导，然后经批准送到相关部门，实现了办公自动化，使工作清晰透明，所有的过程都在网络中实现，是文件的管理计算机化，方便查询。

四、系统的安全设计

（一）网络方面安全设计

防火墙技术在物理层面上被广泛使用，它是外部网络与被保护网络间的一层屏障，阻止破坏性的侵入，限制、监测、更改数据流，把内部结构信息和运行情况对网络外部屏蔽起来，以保护网络安全。除了采用防火墙技术，还应使用密码技术来加大安全强度：要加密保存数据，对于系统核心保密数据应该采用密文的方式进行存储，防止非法者备份数据；加密传输数据，为防止数据被窃取，要加密处理数据后传输，保证网络传输安全。

（二）应用方面安全设计

各信息数据库存取控制权限，是系统安全设计的核心，可采用以下方法实现在应用方面上的安全设计：

1.定义用户的角色，决定数据库文档元素的存取权限，依据用户实际情况以及工作职责，设计定义其角色职责，利用程序限制不同的角色存取和操作特定的设计元素。管理员依照实际需求赋予不同角色以不同的操作权限。公文处理数据库中，“负责人”可使用表单形式来对文档进行创建和修改，“校领导”除了拥有自己下级所具有的权限外，还有拥有批阅、制定阅读意见人等其他权限。

2.存取控制列表决定存取级别。系统中每一个数据库皆含一个存取控制列表，指定何人能通过何种方式来访问数据库。用户的类型指定列表中用户名称所属类型，它给数据库提高了安全性。

五、结束语

网络技术在不断进步，它在高校行政管理系统中的应用越来越广泛，它将发挥更大的作用，提高行政管理工作的效率，节省工作的成本，为提升高校的核心竞争力提供技术支持。

参考文献：

[1]曾莉.浅析网络技术对高校行政管理的技术实现[J].数字技术与应用，2012（4）.

[2]李春兰，庞有军.校园网络环境下的高校管理信息系统的设计与实现[J].大连大学学报，2005（4）.

办公室管理(行政管理) 篇4

第2题: 会谈是指双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流交换意见、达成协议等。会谈的内容比较正式，而且(专题性)较强。

第3题: 应邀赴家宴时，到达时间应该(稍晚几分钟)。

第4题: 会议的其他要素包括(内容要素、财务要素、程序要素、形式要素)。

第5题: 从系统工程的角度看，会议是组织运作中的一种管理方式。会议能在如下哪些方面发挥管理（协调行动、管理监控、决策部署、上下沟通）

第6题: 以分散方式召开的会议包含(广播会议、网络会议、电视会议、电话会议)。

第7题: “会海”的危害有(滋长不正之风、造成经济的浪费、造成时间、精力的浪费)。

第8题: 提出会议议题有(由秘书部门上下广泛征求意见后，按照重要程序、缓急程度提出由领导提出)种情况。

第9题: 确定会议场所要做到(地点合适、附属设施齐全、大小适中)。

第10题: 日常办公会、座谈会等小型会议，宜采用的桌形有(椭圆形、长方形、圆形)。第11题: 会前准备应注意的问题有(集中力量，确保时限、反复检查，杜绝隐患、安排周密，不丢不漏)。

第12题: 签到方法主要有(证卡签到、工作人员代签、簿式签到、电子计算机签到)。第13题: 会议经费预算的原则为(精打细算，厉行节约、量人为出，收支平衡、遵守制度，严格手续)。

第14题: 分发会议文件时要注意(登记手续完整无误、保密性、准确性)。

第15题: 会议记录内容包含对会议的描述，即要交代(开会时间、会议主办方、会议名称、会议地点)。

第16题: 会议简报的要求是（实、新、快、短)。

第17题: 会议通讯录的主要信息包括(通讯地址、邮编、单位、姓名、联系电话)。第18题: 做好会议后的检查催办工作必须依靠一整套科学的方法和制度来保障，包括(健全登记制度、加强催办人员的责任感、建议反映汇报制度)。

第19题: 工作会议的特点是(会议时间、地点、与会人员相A稳定、议题相A集中、具体)。

第20题: 代表会议的特点是(代表必须依法选举产生，并经过严格的程序和相应的资格审查、代表会议是权力最大的会议、代表会议依法定期召开，与会必须达到法定人数)。第21题: 与会人员一般包括(来宾、记录人员、主持人、会议代表)第22题: 签约必须在(形成表达清晰、周密的文本、双方或多方充分讨论、平等协商、达成共识)的基础上进行。

第23题: 五位公司高层开会讨论公司重大人事变动事项，从会议规模和涉密角度看，这个会议应分(机密会议、小型会议)第24题: 会议策划方案一般包括会议(筹备方案、预算方案)。

第25题: 检查会场布置的情况应注意的方面是(旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体、会标是否庄严醒目、领导者名签安排是否委当)。

第26题: 在纠正会议检查过程中所发现的问题时，要努力做到(及时将纠偏的结果进行通报、在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备)。第27题: 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要(进行会商、广泛征求意见)。第28题: 会议营销预算内容中一般包括(寄送宣传物品的邮寄费用、宣传材料的制作成本、宣传广告的花费)。

第29题: 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金，其中包括(会议场地定金、展览区位定金、视听设备定金)。

第30题: 提出会议预算方案，要拥有（时间观念、成本观念、效率观念)。

第31题: 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持(时间性、全面性、及时性)原则。

第32题: 会议总结的目的在于(检查会议目标实现情况、积累经验)。

第33题: 举办会议既要确保会议质量，又应遵循(勤俭节约)的原则。

第34题: 会议纪要的拟写要求是(忠于会议实际)。

第35题: 会议文件的归档应(遵守档案制度)。

第36题: 在审核会议文件的具体内容时，首先要审核会议文件内容(是否偏离会议主题)。

第37题: 在会议经费使用情况进行监督和控制时，通过比较各项成本的预算和实际值的差额，并在结算表中计算出二者差额的方法称为(损益平衡法)。

第38题: 会议的主题除了要有切实的依据之外，还要(结合本单位的实际情况)。

第39题: 与会人员交费的计算公式正确的表述是(预期的与会人员数X交费额+预期陪同人数X资费额—交费折扣额)。

第40题: 在会议文件审核修改之后，要由(主要领导或主管领导)进行终审。

第41题: 在召开电话会议时，人数较少的单位或个人，可(直接使用带有免提扬声器的电话机)会议。

第42题: 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现的同步传输，因此需要(配置视频设备)。

第43题: 《国务院关于加强水土保持工作的通知》，其主题词是(农业 水土保持 通知)。

第44题: “人是能够制造和使用生产工具的动物。”此句话所用的说明方法是(定议)。第45题: “××省商业储运公司关于××FC16SA大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的()”，括号处应填写的最恰当的文种是(商洽函)。

第46题: 刻录机的读写速度是用“倍速”表示的，8X表示每秒钟能够传输(1200KB)的数据。

第47题: 一般研讨会、汇报会、座谈会等小型会议最好用(精要)记录法。第48题: 会议决定事项的传达要求是(及时到位)。

第49题: 会后不需要立卷归档的会议文件资料有(重份文件)。

第50题: 会议文件分发传递的正确步骤是(登记、附清退目录、装封、发出)。第51题: 会议信息从内容方面划分可分为(指导性、宣传性信息)。

第52题: 会场的整体布局要做到庄重、美观、舒适，一般不用考虑会议的(时间)。第53题: 小型会场内座位的安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于(远离入口处、正A门)的位置。

第54题: 为了压缩会议的时间，提高会议的效率，对于代表的口头报告一般要求(只涉及最重要的项目或者需要集体进行讨论的事项)。

第55题: 制定会议的议程首先要明确(会议的目标)。第56题: 会议中心文件不包括(讨论稿)。第57题: 会议日程表属于(会议程序性文件)。

第58题: 在庆祝开业时，用的花饰形式是(花篮)。

第59题: 召开人代会应该在会场装饰的花卉是(君子兰、铁树、万年表)。第60题: 会议记录主体部分是会议内容的记录，这部分不包含(出席情况)。第61题: 哪一项不属于会议保健工作(会场设置保安人员)。第62题: 会议简报编写要求“新”，指的不是(要提出新人)。

第63题: 董事会、院务会等会议属于(工作会)。

第64题: “朝鲜核问题六方会谈”是涉及朝、中、俄、韩、美、日六国之间的谈判，这种多边会谈，应该将会场格局布置为(多边形)。

第65题: 签字仪式会场布置时不应该(准备好签字双方座位，主方座位居右)。第66题: 以与媒体单向沟通为主，重点在组织发言人将事先准备好的内容报告给记者们以期理解和支持并广为宣传的会型是(新闻发布会)。

第67题: 报告会“会务要点”说明有误的是(报告会结束就算完成了报告会所有工作)。

第68题: 会议通讯录的主要信息一般不包括(出生年月)。第69题: 不属于会场装饰物的是(饮用水)。第70题: 展览会布置要求(新颖别致)。

第71题: 隆重典雅是(纪念会)会场的装饰要求。

第72题: 电脑、投影、白板属于会议的(演示设备)。

第73题: 不属于书面形式的会议通知的是(电话通知)。

第74题: 会议为议事而开，要讨论的核心内容，即为会议的(议题)。第75题: 按照会议的规模分类，数人到数十人的会议，算(小型会议)。

第76题: 会议主持人评估的要素包括(对会议进程的控制能力、对会议时间的控制能力、业务水平)。

第77题: 在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、(按时间顺序排列、不排列、按来宾身份排列)第78题: 选择恰当的会议地点要综合考虑的因素有(交通便利、良好的设备配置、场地租借的成本合理、会场的大小应与会议规模相符)。

第79题: 在确定会议住宿地点之前，应随意抽查(一个套房、一个单人房间、一个双人房间)的设备。

第80题: 会议组织方在去接待会议的酒店做考察之前，应先具备以下条件(报价方（酒店）拟订的合同条款能否基本接受、报价方（酒店）是否接受会议明细表中各项事宜、报价方（酒店）是否是候选名单中较好的一个，领导是否已审核认可)。

第81题: 会场的主席台和场内座次一般根据(是否是正式代表、职务的高低、选举的结果)安排。

第82题: 会场的附属性声像设备包括(立体电视、电脑控制的多镜头幻灯)。

第83题: 会议召开前，秘书一般应在会议主席的桌位上放置(上次会议的记录、会议文件、会议日程)。

第84题: 会议议题性信息包括(各项决议的草案、预算决算报告)。

第85题: 会议签到时发给与会人员的文件一般有(会议须知、工作报告、日程安排、会议议程)。

第86题: 提供给新闻单位的图片、表格和音像资料要重点审核(是否涉及商业秘密、是否涉及知识产权)。

第87题: 会议安全保卫人员的职责包括(熟悉地方和国家法律、法规、能够协助公安人员冷静制服滋事者、监督装卸货，防止会议有关的财产或展品被盗、向领导汇报事故情况、熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序)。

第88题: 影响接待规格的因素有(上一次的接待标准、突然的变化、对方与我方的关系)。

第89题: 了解来访者的基本情况，应包括其所在单位的全称、(业务范围、来访者人数、发展态势、来访的目的)、姓名、性别、身份、民族（国籍）、宗教信仰等。

第90题: 在拟定接待计划时，要与(下级单位、本单位相关部门)沟通情况并报请上司审批。

第91题: 劳动标准法的构成为(工资法、工作时间法、劳动安全卫生标准法)。

第92题: 劳动保障法的构成为(职业培训法、劳动福利法、社会保障法、促进就业法)。

第93题: 劳动关系转变为劳动法律关系的条件为(存在现实劳动关系、存在调整劳动关系的法律范畴)。

第94题: 劳动法律关系主要包括的类型为(劳动行政法律关系、劳动服务法律关系、劳动合同关系)。

第95题: 劳动法律关系的特征包括(具体国家强制性、其内容是权利和义务、双务关系、是劳动关系的现实形态)。

第96题: 劳动者成为劳动法律关系主体的前提条件是必须具有(行为能力、劳动权利能力)。

第97题: 劳动法律关系的构成要素分别为劳动法律关系的(客体、内容、主体)。

办公室行政管理总结 篇5

加强公文管理、档案管理、信访接待、会议组织、办公自动化及其他领导交办的各项工作，现总结如下：

1.公文、印章、保密管理工作

公文管理严格执行《神华准能公司公文处理办法》、《黑岱沟实业公司公文管理制度》的规定，公文处理工作由办公室统一负责，设专人负责公文的收发、登记、归档等工作，发文管理做到了文件内容合法合规，文种使用正确，文字表达精准，格式规范；公文发文、收文严格按照流程规定办理，及时催办、督办，从而进一步规范了公文的办理程序，有效提高了公文的质量。截至到2012年6月，接收公司各类文件 358份，按期办结率为100%；我公司发文66份。公文处理做到及时、准确、安全、保密，目前未发现任何公文管理问题，达到了“快、严、准、精、实”的工作标准。

印章管理按照《黑岱沟实业公司印章使用管理制度》的规定严格执行，实行印章和用印登记簿由专人妥善保管，用印审批手续完备，记录完整，不开具空白介绍信或空白纸上盖印，保证了印章使用的规范化、制度化。上半年未出现没有出现印章的滥用和盗用现象。

保密管理严格按照《黑岱沟实业公司保密管理制度》执行，对涉密文件、材料的立卷、归档要严格按照公司保密制度和机要文件管理制度办理，对于其他保密事项要严格遵守

保密制度，上半年未发生失密、泄密事件。

2.信息报送、督查、调研管理

信息报送工作按照要求做到了及时准确报送，未出现漏报、虚报的现象，信息内容数字准确、情况清楚、主题鲜明、文字简练，较好的完成了信息的报送交流工作。

督查管理工作由专人负责，对会议议定事项和领导交办事宜进行了定期、不定期催办、落实，将办理结果及时反馈，确保了各项事宜的顺利进行。

能够针对重点、难点、热点问题开展调研工作，上半年共撰写调研报告2份，调研报告做到了观点明确、逻辑严谨、文风朴实、反映情况清楚，查找问题准确，措施和对策具有可操作性，协助领导及时发现和妥善处理有关问题，做到了决策前搞好调研，提供依据；决策中协助领导工作，提供预案；决策后提出意见和建议。

3.接待、信访管理

接待管理工作严格按照《黑岱沟实业公司接待管理制度》开展执行，严格遵守公司招待费使用管理有关规定，接待审批手续完备，有效提高公务接待管理和服务水平，严格控制接待费用，杜绝公务接待中的不正之风，接待管理做到了科学有效。

信访工作管理严格按照《黑岱沟实业公司信访工作暂行办法》的有关规定，扎实开展信访工作，做到了信访组织健

全、制度完善、接待记录齐全、各类应急预案具有可操作性，坚持“属地管理、分级负责、谁主管，谁负责”的原则，指定专人负责帮教，有效预防了上访事件的发生。

4.会议管理、文字材料编撰

进一步完善和加强了会议管理工作，会议管理制度齐全，会议材料做到了翔实准确，会议记录和会议纪要简明扼要、规范完整，从而有效的提高了会议效率和质量，实现公司会议管理规范化、制度化，不断提高议事的科学性和有效性。

日常工作中注重加强文职人员的写作能力和专业知识的培训，规范文稿格式，使文字材料做到表述清楚、内容准确、结构严谨，提高办文文字材料的质量。

5.办公自动化

继续推广和应用OA办公系统，定期对OA办公系统进行检查和维护，确保OA系统的正常使用，及时地将OA系统中存在的问题反馈给公司。

6.档案管理

档案管理严格按照《黑岱沟实业公司档案管理制度》执行，档案管理人员负责定期收集、整理、归档材料，严格按照借阅制度执行，做好档案登记工作，不断加强档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，上半年未发生档案遗失、泄密等问题。

7.其他工作

按时、保质、保量完成了其他日常工作任务。

新行政办公管理制度（范文） 篇6

行政办公管理制度

一、员工必须严格执行公司的各项规章制度及工作流程。

二、员工进入办公场所后应做到着装整洁、语言文明、举止得体。

三、公司办公室和办公物品实行统一安排制度，任何人都不得以任何理由非法占用或挪作他

用。

四、上班时间禁止在办公场所闲聊、喧哗和进行无组织的文体活动。

五、保持清洁的办公环境，不许在办公场所内吃早餐和零食、不许高声喧哗。

六、员工上班时间应集中精力、兢兢业业地工作、学习，禁止做与本职工作、业务学习无关之

事。

七、上班时间内，如有宾客来访，行政人员负责接待，问明事由后，再做出正确处理。

八、上班时间内，公司员工不得带领与工作无关的人员进入办公场所，员工与公司业务无

关人员的会面不得超过15分钟。需要延长时间的，在获得上级领导的许可后，做事假处理。

九、员工在上班时间离开办公场所，应向部门负责人说明去向和返回时间。当负责人不在时，应向本部门其他同事说明。因个人私事离开时，应履行请假手续。

十、接听各种内外来电，员工均应使用文明用语。对于上级来电和有关公司业务的来电，如对

方所找人员不在，接听人员应做好电话记录，及时向有关人员转达。如属紧急事务，应在第一时间转告当事人。

十一、员工应保守企业秘密，相关文件必须妥善保管，严禁擅自传阅或拷贝、转借给他人使

用，严防泄密；不得在公共办公场合讨论涉及公司秘密的问题。

十二、员工在下班离开办公场所之前，必须关好门窗，关闭微机（含显示器）、空调、扫描仪、打印机、电灯等用电设备，确保做好防火、防盗、防雨工作。

十三、办公场所应保持干净整洁、窗明几净，物品、用具摆放有序。各部门应安排好卫生值

日人员。

十四、员工应妥善使用和保管好微机、打印机等办公物品，禁止非本公司员工擅自使用本公

司办公物品。

十五、以上规定事项，全体员工应自觉遵守、执行。如有违反，行政部将采取适当方式和当

行政办公管理工具 篇7

1.1 从办公室的地位看, 办公室是综合性办事部门, 是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”。

1.2 处理日常事务工作, 尽管大多是琐碎的事务、重复的服务, 然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。

1.3 从办公室整体效率看, 机关各业务科室每一项工作的各个环节的合理、准确、及时的衔接, 都要靠办公室综合协调、处理、解决。

2 办公室的行政管理职能

2.1 助手作用

办公室作为领导的参谋助手, 要大力创新, 经常给领导提出深思熟虑、脱凡出新的参谋意见, 成为领导必不可少的智囊团和参谋部。

2.2 参谋作用

一是政策性调研, 通过调研为单位出台有关的政策提供依据;二是决策性调研, 通过调研和举办领导论坛等形式, 为单位决策多出好主意、好建议;三是经验性调研, 通过调研总结推广单位跨越式发展中出现的重大典型。

2.3 执行作用

办公室对上级机关的工作部署, 对本单位领导的各项指示精神, 应及时转达传送、贯彻执行和检查落实, 要起到组织、执行的重要作用。

2.4 协调作用

作为一个沟通上下, 联络所有机构的职能办公室, 要善于紧密结合单位的工作中心, 深入的协调, 使领导、部门和人员之间的思想最大限度地团结和行动的相互一致, 尽量减少整体发挥最佳性能情况下的不必要的内部摩擦。

2.5 保障作用

既要保证上级主管部门及本单位分派和布置的各项具体事务工作及时有效地完成, 又要同单位内各部门建立良好的工作关系, 倾听他们的意见, 充分调动员工的积极性, 齐心协力完成各项任务。

3 办公室工作需处理的五个矛盾

3.1 有权不越权

办公室是协助领导管理和指导工作的手臂, 工作人员应摆正位置, 工作中只计划不决策、只参与不干预。

3.2 积极不邀功

办公室的大部分是协助其他部门开展工作。办公室工作人员必须淡泊名利, 保持一个良好的姿态、甘愿当配角。

3.3 大局和小局

办公室作为一个综合部门, 这就要求办公室把“一切服从大局, 一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点, 当部门工作与机关的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候, 自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作, 因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。

3.4 主动和被动

办公室工作的服务性质决定了其工作的被动性, 但要做好办公室工作, 又必须发挥主动性, 善于在被动中求主动, 变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作, 要主动着手, 提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作, 要有灵活的应变能力, 做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路, 想领导之所想, 谋领导之所谋, 把问题想在前面, 把工作做在前头, 主动做好超前服务。

3.5“过”与“不及”

为领导出主意、当参谋, 一定要把握“度”, 掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位, 不能缺位, 也不能越位。要为领导决策提供尽可能多的背景资料, 但不能越权代包。要积极谏言, 但不能乱掺和。

4 做好办公室工作的关键

4.1 奉献精神

办公室工作无论大小, 都必须一丝不苟, 不得有半点懈怠, 更不得有半点差错。对工作认真负责, 甘于吃苦, 乐于奉献, 讲究原则性、规范性。

4.2 精益求精

办公室日常工作具体而细致, 简单而琐碎, 要优质、高效、有序地完成这些工作, 最根本的是要有一套行之有效的管理制度, 规范各项工作的运转程序, 明确各岗位的职责范围, 真正做到办文、办会、办事, 都有章可循, 有据可依。

4.3 量化管理

办公室工作的量化管理需应用定性与定量相结合的原理和方法。定性, 就是对人与事的特性进行鉴别和确定。定量是通过一种数字符号显示人的功能特性或人的效率特性。

4.4 超强服务

办公室工作面广, 综合性强, 管理人员要始终保持良好的工作心态, 在被动服务中寻找主动, 探索做好行政事务工作的新路子, 注重对新知识、新问题的学习研究, 在规范服务、搞好事务上多主动去想、主动去做。牢固树立全方位服务观念, 积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务.以良好的“窗口”形象, 提高办事效率。

4.6 铁板团队

行政办公管理工具 篇8

【关键词】国有企业；办公室；行政事务；管理；研究

对于国有企业而言，办公室行政事务管理工作的综合性非常的强，起到了承上启下作用。由于办公室行政事务管理工作内容繁琐、复杂，管理难度非常的大，因此在具体管理工作中，国有企业应立足实际，制定符合本企业特点的有效管理方法，只有这样才确保办公室行政管理部门落实工作。

一、国有企业办公室行政事务管理工作概述

1.主要职能

国有企业办公室行政事务管理部门，综合性强，具体工作涉及面非常的广泛，集中表现为服务与管理两种职能，与国企内部每一个员工的利益息息相关。在办公室行政事务管理工作中，要进行档案文件的管理、督察督办以及公务接待、制定规章制度、印鉴及车辆管理、后勤管理等。上述工作内容均是针对国企运营过程而提供的服务和管理事项，工作质量与效率会直接影响国企的正常运转。从这一层面来讲，国有企业应当深刻地意识到办公室行政事务管理的重要性，结合企业实际情况，不断规范和完善管理机制，明确管理目标和工作细节，采取针对性的措施解决日常琐碎事务。

2.办公室行政事务管理意义和价值

作为综合性的管理部门，办公室行政事务管理工作中，因为工作性质繁杂而琐碎，对应部门较多，因此在国有企业内部各部门间起到了协调、衔接以及桥梁和纽带的作用。具体而言，国有企业办公室行政事务管理的意义体现在如下方面：第一，联系与协调。国有企业的办公室行政事务管理工作人员，负责企业内外的上传下达，负责部门之间的沟通协调；既要将上情下达到部门、员工，又有将下情上报至领导、决策层。由此可见，办公室行政事务管理工作，就是在国有企业内部发挥联系内外、综合权衡以及上传下达、服务协调的作用。对于办公室行政事务管理部门而言，其兼具着指挥、决策以及执行和协调等功能，而且处在基层与决策层之间，负责上报相关情况于决策层，并且严格按照领导层的意图，进行文件起草、协助方案的制定，并最终将规章下发到基层执行。第二，助手与参谋。其协助决策层有效处理日常行政事务，并且参与相关事务决策、控制以及执行和反馈活动。实践中，其负责组织调研，为国有企业的快速发展提供决策性的参考。同时，还可以为企业各项重大决策的做出，提出合理的建议；在办公室行政事务管理过程中，应当充分利用好信息技术手段，全面收集和把握好国有企业的重要信息，并且应具备预见性能力，可将问题以及隐患等，消灭在萌芽状态。

二、当前国有企业办公室行政事务管理中的常见问题

1.思想观念仍显落后

据调查发现，目前国内仍有很多的国有企业办公室行政管理工作思想观念比较落后、陈旧，严重影响了企业的发展。在当前经济快速发展的时代背景下，各领域、各行业都要保持与时俱进、紧跟时代发展的步伐。尤其是在当前的形势下，国有企业办公室行政事务管理工作人员的思想观念，也应当转变、有所创新，这样才能满足和适应企业的发展要求。然而，实践中却并非如此，很多国有企业办公室行政管理水平有待提高，这主要是思想观念落后所致。很多国有企业内部行政事务管理人员，并未真正地认识到个人的工作重要性以及岗位职责要求，“只做好分内事”成为一种常见的现象，一味地应付工作，而不是积极主动地去创新和改进工作思路，“让做才做”、缺乏热情。不具备围绕中心、服务大局的能力。

2.现行制度仍需完善

国有企业行政事务管理工作制度，应确保规范化。这对行政事务管理工作质量和效率，具有非常大的影响。从实践来看，当前国内部分国有企业办公室行政事务管理目标并不非常的明确，而且职责也不够清晰，工作人员缺乏积极主动性；虽然加大了人、财、物等方面的投入力度，但是工作仍处于效率低、质量差的状态，传统的态势没有从根本上得以改变，严重影响了企业持续发展。

3.加强国有企业办公室行政事务管理的有效策略

基于以上对当前的情况分析，笔者认为，要想做好国有企业办公室行政事务管理工作，應从以下几个环节入手。

三、认清当前的形势，解放思想

针对当前国企工作人员的思想观念仍显落后问题，我们应当解放思想、与时俱进，增强他们的紧迫感。对于国有企业办公室行政管理人员而言，应对认清形势，增强个人的紧迫感、责任感以及使命感，并且提高其工作积极主动性和自觉性。同时，还要转变思想观念、解放思想，要敢于创新、勇于实践。在日常工作中，既要循规蹈矩，又要适时敢于打破常规；面对新情况、新问题，勇于思考和探索，将工作抓实、做出成效。在工作实践中，能够分清工作的轻重缓急，提高办事质量和效率。为此，对国有企业的办公室行政事务工作人员提出了以下要求，即素质要高、作风要正以及原则要强和服务要优。

1.素质高

针对部分国企办公室工作人员的思想观念过于保守和陈旧等现象，我们应对不断提高他们的素质，做好“四个坚持”。第一，坚持针对性学习。结合实际情况，从管用和能用的视角精选学习材料，对重要的、关键的知识点，应对学深、学透、掌握牢。第二，坚持广泛性学习。实践中，应对多涉猎一些知识，不断拓宽工作人员的视野。虽然不强他们样样精，但时也要尽量做到样样通。第三，坚持创新性学习。在学习过程中，应对不断丰富内容、创新思路和途径。第四，坚持经常性学习。将工作人员培养成张口就能讲、遇事就能办以及提笔就能能写和无事也要思的高素质人才。

2.作风正

国有企业办公室管理人员应当勇挑重担，勇于面对办公室行政事务管理的繁杂。同时，还要勤于思考，避免出现人云亦云的现象。办文如此，组织开会、日常事务处理，也应当如此。最重要的是要乐于奉献，要有责任心、使命感，能够认真负责，作风要正。

3.原则强

对于办公室管理人员而言，既要有大局意识，又要胸怀全局，重视协调工作的落实。无论是做人还是办事，均应当讲原则，确保工作的透明、公开和规范；处理行政事务时坚持对事不对人的原则，在坚持原则的基础上争取大家满意。

4.服务优

办公室工作是为领导提供服务的，实践中应对模拟领导来思考问题。为此，应积极主动地开展各项管理工作，全面了解和掌握现实情况，提高工作的全局性、系统性和预见性。同时，还要不断提高办事质量和效率，有时间观念。提高办公室服务的积极主动性，全面了解工作情况，实时跟踪、督导落实，努力做到对上沟通协调、谋取动力；对下沟通协调，化解阻力；横向沟通协调、求得合力。

四、健全和完善办公室行政事务管理制度

针对当前国企办公室行政事务管理制度滞后问题，笔者认为应对进一步健全和完善现行制度，使管理制度更加的规范化。有规矩才成方圆，加强制度建设是非常有必要的。国有企业应对制定规范的、科学的、高效的以及可以准确反映新形势下行政管理特点的制度，并且要保证制度的权威性，可充分发挥其约束作用，这有利于国有企业办公室行政事务管理工作的规范化、高效化。同时，还要建立和完善激励机制，使劳有所得，这样可以激发办公室工作人员的积极性和工作热情，对于提高他们的工作质量和效率，也起到了有效的促进作用。从这一层面来讲，建议国有企业立足实际，制定健全、完善和高效的激励机制，并在此基础上制定弹性人事机制，采用灵活的薪酬管理方法，让员工准确找到自我价值实现的平台。行政事务管理过程中，管理人员应多角度全方位的思考，坚持人本原则，施行人性化管理，解决员工生活、工作中遇到的问题。

五、结束语

总而言之，办公室行政事务管理工作作为国有企业内部管理的主要内容，是国企生产经营的重要保障。随着市场经济体制改革的不断深化，国企竞争日渐激烈，其经营、发展过程中面临着很多不确定因素。我们应当解放思想，创新管理制度，促进企业快速发展。

参考文献：

[1]张晓丹.企业办公室行政事务管理工作的相关研究[J]經营管理者，2016（03）.

[2]赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2014（04）.