声像档案管理工作

声像档案管理工作（精选8篇）

声像档案管理工作 篇1

一、声像档案的归档范围

（一）本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料；

（二）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料； •

（三）本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料；

（四）本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料； •

（五）本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

（六）本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料；

（七）其他具有保存价值的声像材料。

二、声像档案的归档要求

（一）属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档，不得私自保存或者据为已有；

（二）归档的声像材料必须是原版、原件，底片与照片影像应当一致；归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚，底片不得磨损；

（三）对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档，分别整理、编目、保管，并注明互相参见号；

（四）归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存； •

（五）归档的声像材料应当加以相应的文字说明；

（六）归档时应当填写归档清单一式两份，交接双方各留一份备查。

声像档案单件（卡带）

声像档案（录像带）: 光盘档案封面: 光盘档案内页和总说明 光盘档案案卷目录 注意事项： •归档时间：随时归档和年终归档； •保管期限分为：永久、长期和短期；

•声像档案要注重防磁（尤其是磁性载体）、防震、防潮、防日光及紫外线； •声像档案应当恒温、恒湿保存，在24小时内温度变化不得超过±3℃，相对湿度变化不得超过±5％；照片、底片存贮温度应当控制在2—21℃，相对湿度应当控制在20—50％之间；录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15—27℃，相对湿度应当控制在40—60％之间；

第二节

照片档案管理

一、照片档案的定义与分类

1、照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

2、随着社会技术的跨越式发展，相片的形成方式也在不断地更新换代。从成像原理与载体上区分，相片档案可分为：传统照片档案与数码照片档案。

•传统照片档案即感光材料照片档案。感光材料是指见光后能发生各种化学反应的材料。譬如：银盐胶片和非银盐胶片。

•数码照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中形成的有保存价值的数码照片。

•数码照片是指用扫描仪扫描或数码相机直接拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的图片文件。

二、传统照片档案的管理

1、传统照片档案管理的基本原则 ①照片与底片应分别整理和存放； ②照片与文字说明要一同整理和存放；

2、底片档案的管理

作为档案保存的底片应力求原底片、原件。

值得注意的是，一般原底片是不能提供利用的，只作存档之用。冲洗照片一般通过翻版复制原底片的方式。此外，文字说明应包括事情、时间、地点、人物、背景等情况，应简单明确，避免重复。底片的分类与排列 根据各个单位存有底片档案的实际情况，可分为：黑白底片和彩色底片；原版底片和翻版底片；硬底片（玻璃片）和软底片（胶片）。如果底片类型单一，则可不分类。底片的排列应该按时间顺序来排，先年份再月份。

底片装袋与编号 底片保存应放入专用的底片袋。规格为：45mm*55mm。而且必须一张一袋，连张的底片要裁剪。底片编号由底片册号和张号组成，格式是¡°1-15¡±（表示第1本底片册中的第15张底片）。底片编号一般标注在底片袋的右上方和底片册内的¡°底片编号¡±。底片入册 严格按照一张底片一个袋，一个袋子入一个（芯页）格。

底片册内备考表 底片册册脊 底片档案案卷目录

3、照片档案的整理

•照片档案的整理包括照片的分类、排列、编号、装册、编写文字说明、编制卷内目录、填写照片册内容、编写照片档案案卷目录等工作环节。

•编写文字说明的六要素：

1、时间：事件、事物发生、变化的时间。•

2、地点：所拍照片的具体地点。

3、事由：照片所反映的事件、事物的情由。•

4、人物：主要人物的身份、姓名、位次。•

5、背景：对揭示照片主题有一定作用的背景。•

6、摄影者：拍摄单位和拍照人。

•每组照片前要对整组照片作总说明，即这组照片反映事件的时间、地点、经过、主要人物等总说明。每张相片还必须有分说明。

 照片组说明与分(张)说明

照片档案案卷目录 照片档案卷内目录(档案局)照片档案卷内目录(说明到张)

三、数码照片档案的管理

1、数码相片档案一般由数码图像、文字说明和EXIF信息（Exchangeable Image File 可交换图像文件）三部分组成。

2、EXIF信息是镶嵌在图像文件格式的一组拍摄或扫描参数，主要包括摄影或扫描时的光圈、焦距、分辨率、相机品牌型号、日期时间等各种与当时摄影或扫描条件相关的信息。介绍：数码相片EXIF信息的查看方式

3、数码照片的收集可以参照前述照片档案收集范围的要求，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

4、数码照片形成后，由摄影者及时向档案室移交归档。

5、档案部门要完善数码照片档案收集制度，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

6、归档时要求数码照片、纸质照片（永久、长期保存的）、文字说明三者齐全并做到内容相符。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置（对应数码照片存放文件夹和文件名）四个项目，移交时要求全部著录。

8、数码相片的文字说明包括组文件夹的命名、组文件夹内的总说明和每张数码照片的分说明。

9、数码相片的存储：

①只读型、质量好、容量大的单片盒装DVD光盘； ②“一次性写入”，低速（一般用8X以下）；

③一式三套：一套封存保管；一套供查阅利用；一套异地保存。套别分别用字母A、B、C表示。

10、刻录内容： ①数码照片文件夹； ②数码照片目录文件； ③光盘说明文件。例如：市档案局2005年数码照片 套别：A 照片文件起止时间：20050112-20051228 保管期限：永久 照片张数：417 照片文件类型：JPEG 光盘类型：DVD-R 制作时间：20060215 制作软件：NERO6.1 制作设备：HP 2000e 制作人：文章

11、光盘整理。

可参照《电子文件归档与管理规范》

•归档时档案室要对数码照片的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见。

•对于重要的数码照片，还要注意及时登记读取设备软件环境和硬件环境的版本、数据类型、格式，以保证数码照片的真实性。

声像档案管理工作 篇2

关键词：声像管理,规范

随着社会信息化时代的发展, 声像档案地位日益凸显。目前声像档案普遍存在归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题, 直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。因此, 采取有效措施, 加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

1. 声像设备存在着“一硬一软”现象。

“硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要, 机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。总体讲, 声像设备可算比较“硬”。“软”是指声像设备管理之乱。有的单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求, 致使有的设备闲置, 有的设备存放在科室或个人手中, 有的设备使用人员不明确或频繁变动, 设备不能有效地利用。这种现状最终造成一些重要活动没能及时摄录, 档案未能完整保存下来, 为以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

2. 摄录人员对声像档案存在思想认识上的误区。

摄录人员思想认识上的误区主要表现在:根本就不知道什么是声像档案, 他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案, 而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等, 认为拍完、录完就算完成任务了, 不需要归档保存;误以为谁拍的照片就归谁, 如何处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念, 致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存, 未及时移交档案室或档案馆统一保存。随着人员变动和机构调整, 造成声像档案的失控或流失, 严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

3. 管理制度不健全, 声像档案没有集中统一管理。

声像档案的管理主要存在三种形式:一是档案室集中统一管理, 随时形成随时移交;二是各科室一年一次移交档案室;三是由科室分散保管或个人保存。声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度, 或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。

4. 档案意识不强, 声像档案难以及时完整归档。

声像档案有较强的时效性和特殊性归档要求。例如照片底片需同时归档, 影像需辅以文字说明, 如果不及时归档, 日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。各单位积存的照片档案多数照片、底片早已分家或已无底片, 文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看, 更令人担忧, 相当一部分单位都是一盘带子反复用, 原始录音 (像) 没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案, 虽管理不规范, 但当档案部门去收集时, 往往不愿交。究其原因, 主要是档案意识不强, 对声像档案管理重要性缺乏重视。

5. 保管条件差, 声像档案难以长久保存。

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。部分单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜, 其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存, 不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色, 底片粘连变质, 磁带受损等, 不利于声像档案的长久保存和利用, 一旦发生问题, 悔之晚矣!

6. 收集渠道不畅, 声像档案馆 (室) 藏匮乏。

照片档案散存在个人或科室内部, 没有集中统一管理。源头没控制住, 加之征集措施不得力, 渠道不畅, 造成馆 (室) 藏匮乏, 利用时无法满足需求。

7. 档案失控, 声像档案流失严重。

多个单位同时参与的大型活动, 档案管理不集中统一。一是各自负责一块工作, 相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中, 活动结束后, 档案材料也各归东西, 声像 (包括文书、实物等) 档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作, 也造成档案材料流失;三是有关专业人员形成的档案不及时归档, 用完之后就归为已有或是下落不明, 造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

1. 加强宣传、提高认识, 争取领导重视。

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事, 更是各立档单位乃至全社会的事, 而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持, 特别是增强各级领导及有关人员的档案意识, 营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇, 服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇, 结合本地、本单位中心工作, 通过馆 (室) 藏档案以及生动的利用实例, 发挥档案自身的宣传教育作用。

2. 加强档案基础设施建设。

要充分利用声像档案, 必须强化基础设施建设, 改变现有存档环境, 广泛地利用现有条件制定强化声像档案资料基础设施建设规划。购置先进的刻录设备, 配备电脑, 实现微机化管理, 培训刻录人员, 转录复制档案资料。有原来磁带存档就光盘存档, 解决声像档案存储介质 (磁带) 的老问题, 使之更加有利于永久保存和利用。

3. 加强监督, 分类指导, 注重业务培训。

针对声像档案管理现状, 档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度, 并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时针对不同单位现状, 采取不同方式进行分类指导, 力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位, 要巩固提高, 在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员而档案管理没跟上的单位, 应在依法管理、建章立制上加强指导和监督, 促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位, 要限期建档, 加大指导监督力度, 不留死角。注重业务培训, 全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训, 为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

4. 结合实际, 创造条件, 力求妥善保管。

从长久保护和利用考虑, 声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求, 短时间内配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际, 创造条件, 力求妥善保管是当务之急。首先, 声像档案要独立成卷, 使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度, 远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施, 尽量延长声像档案的寿命。

5. 全面出击, 形式多样, 疏通收集渠道。

要实现声像档案收集完整, 采取必要的行政手段和物质保障, 建立并疏通收集渠道, 运用多种形式收集。主要有: (1) 通过正常移交接收。科室移交档案室; (2) 重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的, 要有重点地强化收集, 经常沟通及时掌握情况; (3) 重点人物 (摄录人员) 直接征集; (4) 有奖征集。对个人保存有价值的资料, 采取给予鼓励的手段收集。

6. 档案主管部门参与各类重大活动。

加强海事声像档案管理工作 篇3

【关键词】 海事；声像档案；管理

一、声像档案管理存在的问题及原因

1．管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

大部分海事单位制定了相应的档案管理制度，然而，建立声像档案管理规定的单位却很少，声像档案有着管理要求高、分类标准独特等特点。据调查，能够做到声像档案随时形成、随时移交，由档案室集中统一管理，仅占20%；科室一年一次移交档案室，占30%；由科室分散保管或个人保存，占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度；有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保护措施。

2．档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片与底片需同时归档，影像需辅以文字说明，否则，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值，是非常让人遗憾的事情。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，档案管理部门不知道或当档案室去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案缺乏归档意识。

此外，摄录人员中也存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期保存在个人或科室内部，不移交档案统一保存，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保存和开发利用。

3．管理状况良莠不齐，发展不平衡

一方面声像设备管理存在着诸多问题。随着社会的发展及工作需要，许多海事机关单位的声像设备有了很大改善，添置了不少新的声像设备。而有的单位管理没有跟上，如没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，致使有的设备闲置，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，似乎成了个人商品，设备没有合理利用；有的设备使用人员不明确或因人员频繁变动，不能有效地利用。有的单位虽制定了这方面的制度，但未能真正得到落实，而直接影响了声像设备作用的发挥，最终造成一些重要活动没有及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像的产生及归档留下隐患。

另一方面摄录人员素质良莠不齐，专业与业余并存。摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出摄录人员中存在着强弱不齐的状态，文化程度较高经过专业培训在实际工作中拍摄出来的场景质量、完整度就高，但在海事执法队伍中较少，普遍存在的是缺乏专业技能，拍摄者不求技能只求能过的去的局面。

4．保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更高、更严格。底片、照片应恒温、恒湿保存，而调查发现，不少海事单位都没有按照要求配备声像档案专柜或设置声像档案室，而是将声像档案存放在文件柜内或与其它档案混存，有的甚至将声像档案叠放在一起，同时不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求，致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣。

5．无专职摄录人员，声像档案流失严重

众所周知，任何一次海事部门组织重大活动，召开重大会议，都安排有摄录像人员。其中一些在报刊上刊登或印成书册对外发行，尔后档案室取找不到或找不齐这此原始档案。究其原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都时临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施，也造成材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的声像档案及及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强海事声像档案管理工作的对策及建议

1．完善制度，狠抓管理，保证工作落实到位

要改变目前声像档案管理混乱的现状，首先要制定一套海事档案管理办法。国家档案局已出台了照片档案管理办法；各海事单位也应建立相应的管理制度，首先是加强声像设备的管理，防止丢失，防止集体资产个人用，同时加强声像设备的维护和保管，使之处于有效利用的状况之下；其次应强化对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理和利用，以防止分散流失或杜绝归为已有。对散失在外的，要采取必要的行政手段和物质保障，疏通收集渠道，如：（1）过正常移交接收；（2）重点单位、重点科室重点收集；（3）重点人物（摄录人员）直接征集；（4）广泛的社会征集。以确保海事部门重大活动中产生的声像档案，得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便各方面利用。对声像档案的日常保管、借阅、利用也应作出明确规定。再次要制定有效的配套措施，要确保有关法规和制度落到实处，对档案人员要求明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

2．加强收集，拾遗补缺，服务中心工作

声像档案工作不仅是档案管理部门的事，更是海事执法单位乃至全社会的事，而各级领导重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看，由于不少声像资料散失，因此档管部门一是要争取新闻单位、网络媒体的大力支持，对资料不齐的或遗失的应到其有关部门进行复制，以使档案声像资料齐全，如散失在个人手里的要加强征收；二是抓住机遇，服务中心工作。海事点多面广，人员分散，工作任务繁重，因此要充分发挥声像档案这一新型档案载体的作用，来为海事两个精神文明建设及“三个海事”即阳光海事、数字海事及交通海事，保安全、保畅通上发挥最大作用；三是管理部门要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的声像实例，进行必要声像档案资料的编研，制作成新年的声像资料片，来举办图片展览、录像片专场等对广大被管理对象以及身边的执法工作人员进行播放，促进海事各项中心工作的深入开展，从而羸得领导的重视和广大执法人员的支持和配合。

3．加大资金投放，创造条件，延长声像档案寿命

加大经费投入，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件，来加大对软硬坏境的资金支持，积极创造条件。首先，配备专柜或有条件的增设专室，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，元离光线、磁场等；在行政执法中所产生的重要的录音、录像带应采取定期到带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

4．加强业务指导和责任管理，不断提高人员素质

高校声像档案数字化管理论文 篇4

一、高校声像档案数字化的概念和意义

本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌;另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。

二、高校声像档案数字化管理问题分析

(一)复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂;声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等;声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。(二)声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。(三)兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备(包括网络设备)的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。(四)数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]

三、高校声像档案数字化管理策略

(一)存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5](二)技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6](三)鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的`要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。(四)保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。(五)检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。(六)开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题;将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]

作者:梁骁 单位:贺州学院

[参考文献]

[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).

[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).

[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,,(01).

[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,,(03).

[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).

[6]张艳欣.社会记忆视角下的声像档案保护研究[J].北京档案,2013,(12).

声像档案管理工作 篇5

各位评委、各位同事：

大家好！首先我要感谢公司领导给我这样一个锻炼的机会,不论这次成功与否，我都将获益匪浅，对我今后做好本职有很大帮助。我今天竞聘的是负责科技、会计、声像档案管理工作的四级职员岗位，我之所以竞聘这个岗位，是因为我相信自己已经具备担任这项职务的基本条件。版权所有

我叫黄晓莉，现年37岁，中专学历，会计员职称，原司办档案室档案员。1991年我毕业于陕西省高等教育职业技术学校，工作后通过考试取得了中央党校经济管理专业学校大专学历，先后从事过基层财务出纳、内部银行储蓄代办等工作，1999年调入档案室从事会计档案和声像档案管理工作至今。

一、对竞聘岗位的认识

这次机关全员下岗，竞聘上岗是企业精兵简政，提高工作效率，整顿机关干部工作作风的一大举措，作为机关的一名员工我积极响应和拥护，因为企业只有以市场为导向，抓品牌拓市场，抓管理增效益。才能提升企业的核心竞争力。

二、个人优势

1、具有较强的会计理论知识和业务能力。本人自1991年中专毕业从事财务工作至今已经8年多了，1999年调入档案室从事会计档案和声像档案管理工作至今也有6个年头，对国家金融政策、会计制度、业务流程等比较熟悉，会计知识、银行业务技术功底扎实，实践经验丰富，具备良好的业务素质。

2、具有较强的档案管理能力、组织能力和协调能力。我先后参加过铁道部组织的档案管理培训班、总公司组织的《电子文档管理》培训班、铁道部对我公司目标管理升级复查活动，积累了丰富的工作经验，已经熟悉和掌握了公司的各项档案管理规章制度，能够轻车熟路地掌握各类档案的.业务技能，并得到集团公司档案科和主管领导的一致认可。

3、取得助理会计师资格的我，具有任劳任怨的黄牛精神，作风踏实，具有一丝不苟的敬业精神，认真工作、思维活跃，为人正直善良,爱好广泛，能歌善舞是我的强项。

各位领导，如果公司领导聘用我，我将充分运用我的会计工作经验和会计管理知识，做好档案工作。

三、履行职责的打算

1、明确职责。编制好检索工具，严格档案借阅、复印审批和保密制度，对到保管期限的档案提出鉴定销毁意见。积极开展档案利用工作，自觉树立为公司生产经营服务的意识，不断加强业务敏锐性、服务预见性和工作的前瞻性，积极为公司各部门提供多方位、多层次的服务，确保档案的查考工作快而准。

2、强化档案业务管理。认真贯彻实施总公司的《档案管理实际细则》并组织实施。把好收集进口关，提高公司档案的整体案卷质量，确保档案的安全和完整。版权所有

3、加强档案信息化建设。通过去年总公司组织的《电子文档管理》的学习，充分利用现代化先进的设施设备，配置档案管理软件，实现与机关大楼办公网安全链接，实现网上检索和档案信息共享，为今后的文档一体化管理打下良好基础。

总之，我非常热爱自己的工作。如果我竞聘上了这个工作岗位，我将更加珍惜这次机会，并在今后的工作中，牢牢把握“与时俱进，开拓创新”这个关键，把档案信息资源开发利用作为工作重点，把创新作为一项长期任务。我深信如果组织给我这次机会，我有信心，有能力干好这份工作，不辜负领导和同志们的期望。

谢谢大家！

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声像档案管理工作 篇6

为保证建设工程声像档案资料完整、准确、系统的归档，根据《苏州市城市建设档案管理办法》有关规定，结合本市建设工程实际情况，制定本规定。

建设工程声像档案资料主要是指在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像等以声像为主、文字为辅的历史记录。

一、声像档案资料的归档范围

建设单位报送声像档案资料的归档范围如下：

1、所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料；

2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料：

7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；项目总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；城市主干道；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。

3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片：

列为市级以上重点（或实事）工程的项目；需申报市级以上优质工程的项目。

二、建设工程声像档案资料归档内容

（一）开工前

1、原址、原貌及周边状况；

2、重要建（构）筑物；

3、拆迁情况。

（二）基础工程

1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；

2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；

3、建筑物位移、沉降、变形及处理。

（三）主体工程

1、主体设计模型；

2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；

3、砌体、砼灌注、屋面工程；

4、主体结构布局、大型构件安装等现场；

5、防水、保温、防腐工程的工艺现场；

6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；

7、质量事故及处理情况。

（四）竣工后新貌

1、工程整体外观和立面状况；

2、消防等主要设施情况等。

（五）其它方面

1、工程总体规划、设计方案图

2、开工、竣工仪式；

3、施工建设中的重要活动、重大事件；

4、工程质量检查验收情况；

5、竣工验收情况。

其中，开工前原貌、基础处理、隐蔽、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。

三、声像档案资料的归档要求

1、总体要求

移交归档的声像档案资料，要能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，并填写声像档案著录卡。

2、照片档案资料归档要求

（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；

（2）照片应一律洗印成5吋至7吋的彩色照片；

（3）数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；

（4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；

（5）照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。

3、录像档案资料归档要求

（1）录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄；

（2）录像档案资料应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实；

（3）录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象；

（4）录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明；

（5）专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。

4、录音档案资料归档要求

（1）录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好；

基于声像档案管理工作的思考 篇7

声像档案亦称音像档案、视听档案。是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案, 包括照片、影片、唱片、录音、录像档案等。声像档案主要由通讯社、文化馆、报社、国家机关、企事业文化宣传等单位产生, 具有真实记录、视听形象、艺术美感、交流通用、选材典型性的特点, 在传播知识、宣传教育、科学研究、历史凭证和艺术欣赏等方面发挥着重要作用。声像档案继承了文件的原始性, 是可以真实再现历史的原貌。声像档案也具有凭证价值作用, 是直接、原始、真实并客观存在的影像, 不受其他外在因素的影响和限制, 能使人身临其境, 震撼效果更具有穿透性和感染力。

二、声像档案发展的历史沿革及作用

1826年, Joseph Nièphore Nièpce制得了世界上第一张照片。照片档案是指各单位和单位各成员之间在其活动中直接形成的具有保存价值的以照片形式来保存历史真实的纪录, 是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的, 有保存价值的以感光材料为载体, 以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式为主要反映方式的历史纪录。

在档案管理中, 特别值得注意的是作为声像档案照片, 以直接且真实的影像实体展现给照片的使用者, 让照片档案使用者犹如身临其境, 更具震撼力。由于其真实客观的历史记录形式, 如提供历史的真实画面, 重现历史的辉煌。在档案利用中占有十分重要的地位。如北京大学100周年校庆举办的校园变迁展, 展出了学校各个时期琳琅满目的历史照片档案, 从不同的角度充分展示出学校办学100年来的发展和变迁历程, 使今天人们直观地感受到学校发生的翻天覆地的变化, 亲身体会到几代教职员工的历史贡献和取得的伟大成就。同时, 激发了在校学生爱国爱校的情怀, 取得了令人震奋的效果。

三、声像档案归档范围

在各个历史时期声像档案都是各单位和各部门在社会活动的各个时期、各种特定环境下特殊事件的真实反映, 特别记录当时的领导人、有影响的政治活动家、重大会议中的国家级、省部级及各层级领导和名人, 声音和照片都是十分重要的归档材料。

声像档案范围包括:在社会历史发展的长河中, 对社会产生影响的人和事;领导人在各个时期重大公务活动照片, 声音资源, 领导者或个人参加的重要外事活动的照片和声音资料;记录国家或单位发生的重大事件、事故、自然灾害及其他特殊情况和事由的照片及各种载体材料;记录着地理环境、概貌、基本建设、各级各类重点工程、各地自然风光以及当地风俗和名人、大师们的照片并涵盖其他具有保存价值的照片声音资料。

四、声像材料归档原则

不论部门还是单位对照片、声音等档案的应用都十分广泛。对个体照片、声音等具体事项本身是对于各部门、各单位直接反映的重大事件和重大活动的直接记录。但是, 任何档案如果不被开发利用, 那就不能体现其存在的价值。如果不对声像档案材料按照规范化要求进行加工和处理, 若干年后没有人能考证该声像档案所反映的主人姓什名谁。因此, 规范的声像档案管理不能缺乏其关键要素, 否则, 所反映的信息仅是影像或声音, 都不是完整的声像档案。

开展声像档案材料的实际整理工作需要严格按照声像档案整理的要素要求开展整理工作, 如对每一张照片或一组声音档案信息采集都应具有完整的文字说明、摄制或录制的时间、地点、人物、事件和作者等基本信息, 以便于今后照片档案的准确查找和开发利用。鉴于摄制照片或录制声音的作者不懂照片或声音档案的归档要求, 大多数只会注意照片或声音本身的艺术性, 而不会考虑其存档的因素。因此, 档案工作人员必须及时收集照片声音材料, 及时补足相关要素和材料。

(一) 声像档案整理内容。

声像档案整理内容以照片档案整理为例, 包括:底片号、照片号、照片题名、页码和备注等。底片经过科学分类后编号、编制底片目录登记簿, 一张底片或一组相关的底片确定为一个基本的保管单位并编制出一个底片号。考虑到如果是一组底片, 在底片顺序号后面还需要编制出一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的, 对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循照片档案管理实施办法的要求进行。在同一个全宗内按年度——问题进行分类, 保持前后一致, 相对稳定。同一事件的一组照片编一个号, 组内的照片编制小流水号。底片在全宗内编流水号, 格式为全宗号-底片号, 注意用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号, 同时在底片袋的右上方标明底片号。每张照片都要有说明, 一组同事件的照片要有总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号, 其中参见号为与本张 (组) 照片有联系的其他档案的档号。文字说明包括六要素, 最后编制照片档案卷内目录, 使每张或组照片具有准确的位置。

(二) 电子声像档案材料归档的管理。

电子声像档案材料归档的管理分电子照片或声音材料、文字说明两部分。根据电子声像档案与纸质照片档案不同的特性, 注意对电子照片或录音的收集、归档进行科学管理和指导, 以电子照片为例:从形成开始时就要保证其规范与安全。数码照片采取标准格式TIFF、JPEG。为了保证电子照片的质量和清晰度, 规定电子照片必须超过500万像素数。扫描照片的线数必须超过600dpi。在对感光胶片数字化处理时, 其扫描仪的分辨率必须超过1200~2400dpi。对馆藏永久保存的电子照片, 在保存数字照片档案时还必须冲印或打印出纸质照片。归档时应标明互见号, 格式为:全宗号—光盘号—照片号 (标注于纸质照片的文字说明中) 或全宗号—册号—张号 (标注于数码照片的文字说明中) 。

五、声像档案管理

声像档案的规范化管理不仅是档案人员的责任, 而且需要各级领导的关心和支持。

(一) 声像档案必须加强领导, 实行集中统一管理。

以声像档案的主要形式电子照片或纸质照片档案管理为例, 需要一定的技术性设备条件才能保证安全可靠地进行永久保存。档案馆领导必须安排必要的档案人员, 时刻关注所管辖单位的大事和大型活动情况, 及时与组织单位或部门联系, 及时联系声像档案, 如电子照片或纸质照片的收集归档工作, 使声像档案的收集率更加齐全、规范和完整, 为档案馆制成标准化、规范化的纸质和声像档案工作夯实基础。

(二) 建章立制确保声像档案的安全与稳定。

档案馆必须根据档案管理的要求, 制定各门类档案实体和声像档案管理规章制度。档案专业人员必须指导所属各单位声像档案摄制、录制人员科学地拍摄照片、录制领导讲话声音并及时向档案馆办理移交手续, 从制度上保证声像档案顺利归档, 做到声像档案管理工作的制度化、规范化、科学化。档案管理部门必须想方设法及时做好声像档案的归档等基础性工作。照片材料和录音材料归档后应及时对其材料进行科学的分类, 然后按照科学地整理方法对声像档案材料进行整理。

(三) 严格按照声像档案管理规范实施管理。

声像档案是馆藏档案的重要组成部分, 档案馆必须按照声像档案管理规范的要求严格实施管理。声像档案必须做到安全、可靠、稳定, 真正实现声像档案材料的永久保存、科学管理和有效利用。

(四) 声像档案数字化应用.

随着现代科学技术的飞速发展, 数字化已经成为照片、录音生成的主要手段, 机械地拍摄胶片的照片已经成为历史, 数字化照片的摄制和声音的录制方便易行、成本低廉使得数字化声像档案数量以惊人的速度发展, 档案网站的建立又为数字化声像档案的收集方式提供了快捷的手段。声像档案可以实现网上查询和利用, 数字化声像档案更易实现的深度开发得到更有效地利用, 这不仅促进了声像档案的管理, 更有力地推动声像档案管理上新水平, 实现新跨越。

六、结语

声像档案一直的各单位关注度较高, 但做起来又比较难的一项工作, 特别是近来的数字化声像档案的发展超过了人们的想象, 学习、钻研数字化档案管理成为了当今档案馆的一项十分重要的工作和任务, 必须下大力气去做并且做好。

参考文献

声像档案管理思想的变革 篇8

一、前端控制和全程控制的思想

在大多数人看来，前端控制和全程控制思想是针对电子文件管理的特殊要求而言的。然而，无论是从复制编辑简单、更改不易察觉的特点还是从信息和载体可分离的特质上说，声像文件与电子文件均有很大的相似之处，因此声像文件的形成和归档同样容易超出传统约束机制，影响文件的真实性、完整性以及归档的质量，声像档案收集成为困扰各个档案室、档案馆的难题。早在1988年以声像档案等新型档案材料为中心议题的第十一届国际档案大会上，就有档案工作者指出声像档案的形成和收集与以移交为主要途径的传统档案收集有非常明显的差别，希望在档案的形成阶段就有一个档案保管计划，“从一开始就过问此事，以便按技术、经济、法律和历史标准接收到档案馆保存”。这完全可视作前端控制思想的发端，只是当时的声像档案规模和影响远不及如今的电子文件，才未能为众人所关注和认同。同样地，在声像档案的数字化趋势下，随着声像电子文件越来越多地产生，实施前端控制，变革传统收集归档方式的要求更加迫切了。

根据文件形成的特点，在文件形成的初始阶段即开始实施有利于实现档案管理目标的控制。例如。要求形成文件的载体格式达到一定的技术标准；在文件形成的时候即产生相关的著录信息，以免去归档后大量文件积累再逐份著录所需要的人力和时间等。后者对于声像档案非常耗时耗力的著录而言，尤其重要。

此外，新的技术环境也为前端控制提供了条件，尤其是文件产生与收集之间的时间缩短，较容易对文件进行必要的管理、核对和移交。拿数码照片来说，可在拍摄时录音，将所拍摄图像的基本要素用声音记录下来，便于后期整理。即使没有在拍摄时录音也没有太大影响，因为数字摄影无需胶片冲洗，缩短了照片形成的过程，加上数码相机内存有限，必须及时将内存转入电脑，故可以在将数码相机内存照片输入电脑时，即将相关的信息，如人物、事件内容、拍摄者等记录下来，免得像过去那样等积累了大批照片冲洗出来再整理时，已不能准确回忆照片的基本要素。

二、“简化整理、深入检索”思想

长期以来，我国档案整理的模式是细化整理并立卷，这一模式的优势体现在以下两方面：一是案卷的一个突出优点是可将零散的纸张组在一起，构成放大的保管单位，方便管理，有利于安全保密；二是过去主要依靠手工检索时，实体的整理和保管排架方式直接影响到查取信息的效果，因此需要实体的细化整理，按照各种逻辑联系分类组合，相应地建立多层实体目录来帮助提供更便捷的检索途径，提高检索效率，由此分细类直至组成一个个案卷。

然而，上述两方面优势在声像档案管理的实际中和新的技术背景下发生了变化：

首先，对于声像档案来说，除照片还有纸质文件的若干特征需要形成照片册这种“案卷”外，大多类型的声像档案本身就形成了特殊的天然的保管单位，如一卷(盒)录音(像)带、一盘电影胶片等类似案卷的单位，人为组立案卷的形式在这里失去了应有的意义。

其次，计算机技术的运用为声像档案检索提供了广阔的空间。只要建立了声像档案数据库，并给予合理的著录和标引，就可以实现多途径、多层次的检索利用。如果只是查看利用档案信息内容，一般都不会涉及档案实体的取用，当然如果要利用实体，可根据计算机上提供的库架编号来查取。同时，计算机检索也可避免依靠细化实体整理来检索的缺陷——例如，由于分类整理在每一层次必须是同一标准，故档案实体每次分类只能维系一种逻辑联系，势必割开了其他联系，而实际中往往又会出现一盘磁带内录有多个主题类目的信息或者交叉类目信息的情况，给传统模式的分类排架及检索造成一定困难。利用计算机则可以按照各种逻辑联系随时建立多个虚拟的档案类别，便于查检，同时也降低了实体整理的难度。

“简化整理、深入检索”是新背景下的档案管理趋势。新修订的《照片管理规范》(2003年)亦体现了这一点，如废除了底片的分类、案卷题名等内容，新拟“照片档案目录的编制”。分“目录的著录”、“目录的编制”两个条款，大大充实了编目的内容。对声像档案管理而言，档案实体只要保证基本的联系，排架时有利于安全保护并能合理利用空间，便于取放即可；而与实体整理简化相对应的，是对信息组织的更高要求，相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示，这就要求提供更加全面和深入的检索信息。

三、以原始信息内容为主和便于保管和利用的思想

这是在载体汇合的趋势下声像档案管理必须所作的应对。面对层出不穷的载体形式，档案部门应当如何选择呢?文件形成的初始介质与最终的载体并不完全吻合。甚至其间涉及到多种载体，对于同一信息内容的文件，应当选择哪种载体归档呢?这些看似复杂的问题，实际上只要把握一个原则就可以了——以原始信息内容为主，便于保管和利用。

档案原始信息内容是档案管理的重点。因为对相当一部分声像载体来说，在保管寿命和所承载信息的可读性方面受到的限制都是它们难以避免的缺陷，在这种情况下，就有必要借助载体替代——用新的载体替代已经淘汰或老化的载体来延续档案原始信息的生命。另一方面，还要注意到载体的兼容性，以便根据管理和利用的不同需要选择在某些方面具备特定优势的载体。所以，档案部门应保持清醒头脑，明确自己的责任和使命，既要保存好档案原始信息内容，维护历史的真实面貌，也要发挥不同载体的优势使声像档案更有利于保管和利用。总之，应当充分利用技术发展给档案管理带来的便利而不是被纷繁的景象迷惑得分不清方向。

具体来说，对符合馆藏要求的档案原件载体，当然要予以保存，但可以随保管、利用需要的不同，复制成不同的载体。存储质量高、容量大、保存时间长的载体，利用便利的载体在这一过程中都大有用武之地，可以让它们在各自具有比较优势的功能上完成对其他载体的替代。

在声像档案的数字化趋势下，对声像电子文件的处理更能充分地体现这一思想。相比文字型的电子文件，声像电子文件的载体形式要丰富得多。这也是视听时代的一个重要标志和特色。数码摄影、录像，尽管采用的初始记录材料层出不穷，形态各异，如“记忆棒”、“记忆盘”等，但并非都适于作为档案保存，或是长期具备读取的条件(相应的硬件和软件)。这里需要注意的问题在于，初始采用何种载体往往并不重要，重要的是它们所记录下来的

数字化声像信息，这些载体上的信息一般都具备一个起码的条件，即都能在当时借助相应的设备、接口，通过计算机或其他设备来得到所记录声像信息的再现。所以对于档案管理而言，只需要将这些数字信息转制到一种或几种相对统一的便于长期读取和保存的标准载体格式和形式上，进行保存、传播和利用。数字化的声像记录与传统的模拟声像记录不同，后者由于每次在从模拟到模拟的复制转录中都可能会造成一定的信息蜕变，所以注重最初记录载体(实体)的原始性，而声像电子文件因为能够实现数字代码序列原封不动(无损)的转移和各种相关载体之间的传递，故而更有条件保证信息本身的原始性。

1990年代以后，国外声像档案界已在一定程度上达成共识，即如果要长期保存大量声像档案，那么就应该保存有档案价值的原始信息而非原始载体(原件)。如果将每一件声像档案都以其产生时的形式进行保管，对档案馆来说将是无法承受的负担。可见，保证声像档案原始信息内容的延续是声像档案管理的中心目标，这是由声像档案本身的发展趋势所决定的。

四、整体的效益观念

所谓效益即是以最少的投入获取最大的产出。树立正确的效益观念应当做到系统和辨证地评价投入与产出的比例。这要求从系统整体出发、从多方面、多角度长远地看待效益。

例如，声像档案的著录和标引如果过于简略，短期看是节省了不少人力、时间和资源，但是将来因为著录标引深度不够使检索难度加大不仅会耗费大量人力和时间，而且还影响了利用效果。

又如，现代技术提供的存储便利和高存储率可能会增大人们留存声像档案的任意性，造成数量的迅速增多，认为这只是较小的投入获得了较大产出。但是这样的想法却忽视了重要的一点——即使利用最成熟的检索技术，将数量很多的声像档案进行前处理转变为可检索的信息形式存入数据库，并按照特定需求获取它们仍然需要大量时间和人力物力。尤其是声像档案的处理非常耗时，必须实时地去听和看，以便分析其内容和功用。所以从整体和长远看，投入并非像人们开始想像得那么少，而且也会因为保存的档案量多质杂影响利用效果。故保存时的投入和利用时的产出之间的效益比仍然要通过鉴定来提高。而说到鉴定，同样需要全面评价效益问题，充分考虑档案的各种保管和管理费用，而不是仅仅考虑其存储和保存的便利与否。目前在很多单位，声像文件的收集是最突出的问题，鉴定则尚未提上日程，但是，随着时间的推移，鉴定的任务会越来越迫切，主要集中表现在两个阶段：一是归档鉴定，即筛选出真正具有保存和利用价值的声像文件归档；二是将传统文件进行数字化转存时的鉴定。一方面，数字化磁带库也有容量的限制，另一方面因为数字化转存很大程度上是为了提高档案的利用效率，原件大多依然保存，所以无选择地将一些利用率和价值不高的档案数字化转存显然是资源的浪费，反而降低了数字化存储应有的效益。