学校档案（精选8篇）
对策
【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。
【关键词】学校档案 管理现状 对策
学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。
一、学校档案管理工作的重要作用
1.学校档案是学校的历史载体
学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进
作用。
2.学校档案是学校的教学总结
学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。
二、学校档案管理工作的现状分析
现阶段,很多学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:
1.档案管理意识淡薄,利用率不高
长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。
2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大
一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。
3.硬件设施不达标,档案资料不全
学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易缺失
或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。
三、加强学校档案管理工作的对策
1.领导重视,完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。
2.专员管理,强化档案管理工作基础
优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。
3.全民参与,增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。
4.硬件支柱,保证档案管理工作质量
硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
5.多点开花,丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。
6.实现管理现代化,拓宽服务领域
随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
7.与时俱进,努力与校园文化建设相结合学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史
面貌。
总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。
参考文献:
[1] 王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报
[2] 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育
[3] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案
一、对中小学档案分类的设想
由于学校档案是学校在各项工作形成的真实记录, 因此, 学校档案的分类必须根据学校档案的性质、内容、特点以及相互之间的联系进行。本文根据学校档案形成的自身规律以及学校工作的职能和特点把学校档案分为党政工团队、教学业务、总务后勤三大类, 然后再根据每个大类各自的特点进而分别细分为党务工作类、校务工作类、工团队会工作类;教务工作类、教师业务类、学籍类;财会类、校产类、基建类、勤工俭学类。在三个大类中, 每个大类代表学校的一种职能或某一方面工作, 综合起来能全面反映学校以教学管理工作为主的全部内容。其中以主体为核心机构等与主体活动特点相应的分类方法, 沿用原文书档案的立卷原则。以客体为核心的大类 (如总务后勤类的基建工程类) 则根据客体的情况采用工程项目与客体及其活动特点相应的分类方法, 类似于原科技档案的立卷原则。值得注意的是, 教学业务档案作为一个大类从文书档案 (党政工团队会类) 中单列出来, 突出了学校档案工作为教学服务的指导思想。
二、各大类的主要内容
(一) 党政工团队会档案。
由于中小学党政工团队方面的文件材料数量有限, 但这些文件材料又不能截然分开, 因此把它们合在一起, 以利于统一管理。
1、党务工作类:
主要包括党的组织建设、支部工作及学校的政治思想工作三个方面的内容。
(1) 反映党的组织建设状况的文件。包括党员花名册、党员年报表、党组织关系介绍信存根、党内干部任免通知、关于党的组织发展的决定、批复以及本校优秀党员的先进事迹材料、党内处分材料等。
(2) 反映党支部工作情况的文件材料。主要包括支部工作计划、总结、支部 (委) 大会记录、党费收缴存根及党的组织对校务工作所作出的领导、指导性决定、意见和建议、上级党委的文件及党内有保存价值的其它文件材料。
(3) 学校思想政治工作的文件材料。主要包括学校政治思想工作计划、措施、总结, 师生思想反映记录, 支部领导关于思想政治工作的讲话, 政工干部任免, 少先队辅导员的聘请, 班主任任命及班级工作计划、总结, 以及学生的思想性格分析等材料。
2、校务工作类:
主要包括上级来文、本校行政事务工作两个方面。
(1) 上级来文。包括上级常委、政府及教育主管部门发来的对本校工作有指导意义的各种指示、批复、上级有关部门对本校干部的任免、人事处分对本校的表彰、处罚等文件材料。
(2) 校务行政工作方面。包括校务工作记录和会议记录, 学校各项工作计划、总结、决议、报告及校规、校纪和守则, 学校干部任免、机构设置、印章启用等相关的文件材料 (包括名册和统计报表) , 有关教职工的晋级、调薪、聘任、离退和调动材料, 校内先进集体、个人名单事迹, 学校各项中心工作中形成的重要文件材料, 以及反映本校历史沿革, 大事记和反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像带材料。
3、工团队会工作类:
可分为教师工会和团队会两个方面。
(1) 教师工会方面。包括工会组织的各种会议记录、工作记录、会员发展情况、花名册、会费收支情况等文件材料, 及工会参与民主管理学校形成的各种文件、决议、选举结果等。
(2) 团队会工作方面。包括共青团、少先队、学生会三方面的内容。具体包括团、队、会组织发展状况、花名册、干部任免文件、各种会议记录和活动记录及工作奖罚、工作计划、总结及有关典型材料。
(二) 教学业务档案。
教学工作是中小学工作的中心环节, 主要包括教务工作、教师业务、学籍管理三方面的内容。
1、教务工作类:按其来源可分为四个方面。
(1) 上级来文。包括上级教育主管部门下达的教学计划、专业和课程和设置、学校教学大纲及招生、教学质量抽查等方面的指示、规定、计划、方法等文件材料。
(2) 教务处制定的各种教学制度、办法、规定、条例、守则等文件, 教务工作的统计报表、学校教师的课程安排及进程。小学还应包括普及小学教育的基本情况统计、学龄前儿童的登记、统计及普及小学教育的发展规划等。
(3) 教研究 (组) 的工作计划、总结、教研活动记录、分科教学改革计划、教学改革设计及论证、总结、典型情况分析、自编教材、讲义、辅导材料、教改实验教案、上级有关方面对教改实验的检查、验收结果等文件材料。
(4) 各科各类考试、竞赛题卷及参考答案、评分标准及有关考试情况的分析材料。
2、教师业务类:
主要包括教师教学的基本情况登记、教学鉴定、教学成绩登记、教师记录、教师先进事迹材料, 教师教改研究、实验方面的总结、论文;各类报纸、简报登载的教师的教学过程中对学生规律、学习兴趣及性格和性格培养的研究和调查记录;各类教学方法的比较分析等内容。有关教师的人事档案一直单独保存, 故此处从略。
3、学籍类:
主要包括新生花名册、新生登记表、学籍登记表、学生成绩册、学生学籍变更登记、毕业证存根、毕业生登记表, “三好”学生、优秀学生干部表, 学生先进事迹材料, 学生奖惩情况, 身体检查记录以及学生特长、爱好等鉴定材料。
(三) 总务后勤档案。主要包括财会、校产、基建、勤工俭学四方面的内容。
1、财会类:
包括三方面的文件材料。
(1) 财务管理工作的各种文件。
(2) 会计凭证、报表、帐簿等。包括学校经费收支帐、记帐凭证、收据存根、工资报表、银行存款帐、现金支出帐以及财务年度决算、其它经费年报表等。
(3) 财务审计等文件材料。
2、校产类:
主要包括学校仪器设备、图书资料和其它固定资产等方面的内容。
(1) 仪器设备。包括图样、图纸、仪器设备的安装、调试等技术性、凭证性文件材料, 仪器设备的使用、维修记录、设备改进、改装及报废等方面的文件和登记簿册, 以及实验室化学药剂使用情况记录、生物标本登记等。
(2) 图书资料。包括图书需求登记、库存登记、损毁登记和使用统计以及学校接受捐赠图书等方面的文件材料。
(3) 其它固定资产方面。包括桌椅凳床、办公用具、水电设施、体育设施、校办工厂、农场设施、食堂设备等购置、使用和维修记录。
3、基建类:
包括校舍拆迁、新建、维修等方面形成的申请、报告、批准文件、土地征用、搬迁民房补偿、工程概算、预算、决算等文件、基建经费等拨、收支文件、工程承建合同、协议书、基建勘测、设计、施工、竣工的有关资料、图纸、验收鉴定等材料。
4、勤工俭学类:
主要包括学校勤工俭学的计划、总结、活动记录, 典型活动分析, 学校在勤工俭学过程中与社会有关方面往来形成的合同、协议及其履行的记录文件, 学校在勤工俭学中形成的有关技术资料以及勤工俭学的收支、结算、报表等文件材料。
三、该分类方法的特点
1、类别简明, 内容完整。本分类把成份多、内容复杂的学校档案全宗分成三个大类, 使得整个学校档案管理系统化、条理化。同时, 三大类中的每个大类中的每个大类又代表了学校工作的一种职能或一方面工作, 囊括了学校档案工作的全部内容, 体现了类别简明、内容完整、条块清楚的特点。目前在以手工检索为主的情况下, 这种分类方法可以快速、准确地查出所需材料, 提高档案的查全率、查准率, 从而提高利用职权档案的速度。
2、方向明确, 重点突出。本分类一改过去教学档案分散保管、各存自用的管理方法, 并把它从文书档案中分离出来, 单独组卷。这样, 既突出了中小学档案工作为教学服务的工作重点, 又坚持了中小学档案工作为教学工作服务的方向。
3、兼容性大, 局限性小。实际上, 按主体活动特点分类的职能分类与按客体活动特点分类的工作项目分类并不矛盾。从一定意义上讲, 本文的分类也适用于按客体特点分类, 具有兼容性。所以在成份复杂, 既需要按主体特点, 也需要按客体特点分类的全宗内, 将它选作为一层次的分类方法比较适宜 (如总务后勤类) 。因为上位类对下位类具有制约作用, 上位类具有兼容性, 其下位类分类方法的选择余地就大, 不会受到局限。
一、档案管理的内容
1、学校行政管理方面：校史及学校平面图、建筑图纸;上级的文件、通知及有关批复;工作计划、总结及大事记;各种规章制度、会议纪录及有关决定;固定财产登记表、统计报表及财务资料;受各级各部门表彰 情况及证件;历年学校领导班子的组成人员及基本情况等。
2、教育教学管理方面：教导处、教研组及团队组织的工作计划、总结;每学期教师任课情况安排表;每学期期终考试、各类学科竞赛及每学年升级、毕业考试试卷、质量分析、成绩统计表、分数册;不同版本的教材、教参;历年所订主要报纸、杂志;图书资料、教学仪器、文体器材、电教设施（含自制软件）的登记册; 学校和教师在各种报章杂志上发表的论文、经验材料及他人发表的（含广播、电视）报道本校事迹的新闻、通讯、经验材料;完整的教育教学档案资料等。
3、教师管理方面：逐年逐学期教职员工的花名册及基本情况登记表;逐月逐日教职员工的考勤原始记载;教师在校级以上（含校级）进行示范课、观摩课、教改实验汇报课、新教师转正定级公开课的教案及评教记录、指导意见及结论;教师在县级以上有关会议交流过但未发表过的经验材料;每学期教师的学科教学计划及班主任工作计划;教职员工的年度工作总结及考核评定材料;学历不合格教师的文化、业务进修资料及学历合格教师的继续教育资料;逐学期填写的《教师业务档案》等。
4、学生管理方面：每学年的分年级、分班学生花名册及基本情况登记表;学籍登记表（学籍卡或借读卡）;转学、休学、复学、留级的有关证件、存根及失学、死亡原因的情况登记;学生体检登记表及体育达标成绩 测查表;学生奖惩情况登记表;学生去向及毕业生花名册、毕业证存根、毕业生合影、毕业生去向等。
二、档案管理的方法
1、人人树立档案意识。一个学校能否把档案建起来，并管好、用好，关键是领导。校长重视档案建设，善于用档案资料统管学校各项工作，是做好档案工作的根本保证。校长重视了，就必然会要求全校教职员工人人树立档案意识，在日常工作过程中养成积累资料的良好习惯，避免平时不注意收集保存，遗失了，期末交不回档案室，入不了档。
2、校校设立管理人员。一般地说，在不增加编制的条件下，尽可能设档案专职管理人员（如聘用有一定管理能力、工作认真负责、身体健康的离退休教师），其他规模较小的学校可设兼职管理人员。要制订管理人员职责和管理制度，除建好、管好、用好档案资料等内容外，要特别注意在管理人员变更时，做好交接工作，防止人员变、资料丢的混乱现象。
3、件件资料分类入档。档案资料，通常一学期收集整理一次。对所收集的资料，在入档前一定要进行审查整理，认真鉴别，决定取舍，然后系统地分类、分项、分卷装入档案袋。一般学校要建立档案柜，档案袋入柜存放;凡有条件的都要建立档案室，档案室除放置档案柜存放文书资料等档案袋外，还要陈列、存放学校有史以来保存下来的有价值的珍贵实物（如奖旗、奖杯、奖匾、奖品，用过的校牌、校旗、国旗等）和报纸、杂志、教材、试卷等不能入袋的资料。
4、事事处处注意“四性”。即档案资料的连续性、完整性、系统性和价值性。连续性，是指跨学年的重要事件，如教改实验课题，一般都不是一个学年能够完成的，周期较长，一轮实验要延续几年、十几年，对每学期、每学年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告，以及其他有关资料，或二轮、三轮的实验资料，都要注意连续性;完整性，是指本学期、本学年的某件事、某项活动要有头有尾，善始善终，防止有部署没检查，有计划没总结;系统性，是指分类立卷工作要规范化。要科学地系统地分类分项，便于查找资料，发挥档案资料对学校工作的指导作用;价值性，是指对收集起来的资料，要严肃认真地审查整理，对那些没有教育价值、科研价值、保存价值和历史资料查找使用价值的就不必入档，可另作处理。档案资料不能兼收并蓄，把凡是收集到的东西统统塞进档案袋里。即使入档的资料，也要标明保存期--“永久”、“长期”，或“30年”。
三、档案管理的优越性
1、实行档案管理，能增强对学校检查评估的真实性和准确性。档案，是督查、评估和指导学校工作的可靠依据。有的学校，平时做了许多工作并卓有成效，但督导检查时，听汇报成绩不少，查资料证据不足，有的已经失落，有的一时找不到，而评估“重证据，不轻信口供”，积分自然受到影响。有了档案资料，就是真凭实据，督查评估就能做到公平合理。
2、实行档案管理，能调动教师的工作积极性，激励教师的竞争意识。比如《教师业务档案》，每学期根据各人的工作实绩填写一次，内容和本人见面，学校领导、教研组长和本人共同签字方能生效。由于绝大多数 教师的上进心、自尊心很强，这样做对每个教师都是一个有力的鞭策和鼓舞，增强其事业心和责任感，对全面贯彻教育方针，面向全体学生，全面提高教育教学质量，都有极大的促进作用。评模范，评职称、民办教师转公办等，“模范不模范，翻开档案看”，按工作实绩排队上，这几个过去的“老大难”，就会变成再也不难。
3、实行档案管理，便于查找和使用有关资料，便于利用校史及有关实物（包括录音、录像等），对学生进行校史教育、传统教育、爱国主义教育等。
4、实行档案管理，能进一步加强和完善学校的科学管理体制，使每所学校都能从本校的实际出发，摸索经验，按照教育教学规律办好自己的学校。教育是一门科学，有其本身的规律，但这个规律并不是任何人随便都可以掌握的，只有在工作实践中，不断总结成功的经验，记取失败的教训，得而不骄，失而不馁，才能从中找出规律，指导自己的工作在曲折的道路上不断前进。档案资料为此提供了有利条件，使学校管理从随意性、 经验型向自觉型、科学型发展。
一、档案分类
1、综合资料卷
2、普及程度卷
3、素质教育卷
4、标准化建设卷
5、特色教育卷
二、档案内容
（一）综合资料卷
1、学校基本情况简介
2、学校发展规划、工作计划、工作总结
3、学校反映课程设置、教育教学、教研教改、教育教学质量等状况的相关资料
4、学校日志
5、会议记录
6、各项管理制度
7、德育工作制度、计划和活动资料
8、学校安全工作的相关资料
9、学校精细化管理相关资料
10、义务教育均衡发展工作方案
11、义务教育均衡发展工作情况汇报
12、对照《甘肃省义务教育学校办学基本标准评估表(试行)》逐项自评表
13、省、市或区级政府及有关部门对学校办学基本标准达标评估验收合格证书或相关资料
14、省、市或区卫生防疫部门对学校食堂检查验收合格证书
15、学校平面图(显示布局、面积等数据)
16、反映素质教育和展示学生成长发展的展板资料
17、学校文化建设和特色建设的资料文集
18、校本教材或劳动实践课程资料
19、反映学校教师专业发展和教科研成果的文集 20、义务教育均衡发展自查报告
（二）普及程度卷
1、金川区小学教育普及程度统计表
2、金川区初中教育普及程度统计表
3、金川区4–6周岁人口统计表
4、金川区7–12周岁适龄儿童统计表
5、金川区小学适龄儿童登记表
6、金川区13–15周岁适龄人口统计表
7、金川区初中适龄人口登记表
8、金川区15周岁人口受教育情况统计表
9、金川区15周岁人口入学登记表
10、金川区17周岁人口受教育情况统计表
11、金川区17周岁人口入学登记表
12、金川区7–15周岁残疾儿童少年受教育情况统计表
13、金川区7–15周岁残疾儿童少年花名册
14、金川区辍学学生情况统计表
15、金川区异动学生花名册
16、金川区进城务工人员子女入学情况统计表
17、金川区进城务工人员子女入学情况登计表
18、金川区在校学生统计表
19、金川区在校学生花名册
20、金川区小学（初中）在校学生统计表
注意：各校所填数据必须是2011秋–2012秋两个的，所填数据必须与年报数据相符，并能和“两基”数据对接。
（三）素质教育卷
1、中小学近三年学生综合素质评价资料
2、近三年学生体质健康档案及达标情况统计表
3、学校总课程表及作息时间表
4、学校安全教育与管理档案资料
（四）标准化建设卷
1、学校设置与规划（1）学校布局、设计规划图（2）学校建筑设计及验收有关材料（3）学校规模统计表（4）学校班级、人数统计表（5）学校校园平面图
（6）学校占地面积、生均占地面积统计表（7）学校“三化”建设情况
2、建设用地和校舍建筑
（1）校舍建筑面积①统计表（总面积、生均面积）（2）学校教学、辅助用房一览表（包含数量及面积）（3）学校各功能室分布图
（4）学校教学用房及辅助用房局部照片
（5）学校运动场地面积统计表（包含总面积及生均面积）（6）学校体育场地设施一览表（7）校园按标准要求悬挂国旗（8）学校生活用房一览表（9）学校生活用房局部照片
（10）学校绿化用地面积②统计表（包含占全校面积、生均面积）
3、装备配置
（1）常规通用教学设备台帐（黑板、交式电子白板、课桌椅③、板书工具等）
（2）文科专用教学设备台帐（挂图、模型、卡片、用表、教学软件等）
（3）理科专用教学设备台帐（教学仪器④）（4）学校音乐教学设备台帐（5）美术学科教学设备台帐（6）学校体育器材台帐
（7）现代教育技术设备台帐（多媒体教学教室、计算机教室⑤）（8）图书台帐⑥（总数、生均、目录、每年新增比例及目录）（9）计算机室电脑、多媒体教学平台及办公电脑台帐（10）校园安全设备台帐（消防、报警装置、监控等）（11）各种仪器、设备、器材的使用登记表
（12）各种仪器、设备、器材的使用照片（教师、学生正在使用时的）
4、师资队伍
（1）校长聘书、学历证书、职称复印件、岗位培训合格证、各种证书及论文等
（2）关于教师交流调配方面的文件
（3）教职工一览表（含学历、职称、所学专业、任教学科、工作年限等）
（4）教师资格证书复印件（5）教师聘任书复印件（6）教职工业务考核制度（7）教职工奖惩制度
（8）学校行政、教辅、工勤人员花名表
5、教育教学 A、教育教学资料
（1）学校教育教学总体要求（指导思想、目标要求、措施保障）（2）教师教学常规管理有关资料（教学计划、教学大纲、教案、教学工作手册、听课记录、教学质量分析报告、教学总结）（3）学校各科组工作计划、总结（4）学校各年级工作计划、总结（5）学校课程设置计划（6）坚持面向全体学生，实施素质教育的工作意见或方案 B、德育工作资料
（7）学校德育工作总体要求（8）学校德育工作计划、总结
（9）开展爱国主义教育资料（方案、讲稿、照片等）（10）学校关于加强和改进德育工作的实施意见（11）心理健康教育计划、总结（12）心理辅导、咨询记录（13）心理健康教育教案 C、体育工作资料
（14）学校每年举办全校性体育活动资料（方案、记录、成绩、照片、总结等）
（15）学生课外体育活动资料（活动安排表、记录等）（16）学校学生体育竞赛活动、校运会资料（秩序册、成绩表、照片等）
（17）学生体质健康测试登记表
（18）学生体质健康测试达标情况统计表⑦（19）健康教育资料（教材、讲稿等）（20）学生体格检查资料（21）各年级体育课教案
D、法制、劳动、艺术、安全等教育工作资料
（22）开展法制教育资料（计划、小结、讲稿、图片等）（23）学校美育工作资料（计划、总结案、记录、照片、作品等）（24）学校美育活动有关资料，如艺术节、文艺演出、书画比赛等（方案、记录、照片、作品等）（25）劳动教育的计划、总结
（26）劳动教育实践活动资料如社会实践、社区服务、参加生产劳动等（方案、记录、小结、照片等）（27）学生劳动习惯、劳动能力情况调查资料
（28）学生课外活动安排表（含对象、时间、地点、内容等）（29）学生参加课外活动资料（方案、记录、照片、体会、小结）（30）兴趣小组种类及成员统计表（31）各兴趣小组活动安排表、活动记录
（32）安全教育工作资料（包括主题班会、升旗仪式、实践演练等）
E、班主任工作资料（33）班主任配备的花名册（34）班主任工作计划、总结
（35）班主任工作资料（工作记录、主题班会资料、班级活动资料）
（36）班主任家访记录（每期每生不少于1次）
（37）班主任学习培训、工作经验交流资料（记录、讲稿、经验材料等）
（38）班主任工作津贴制度和奖励制度落实情况资料
（39）班主任考核评价资料（评价标准、考核结果、表彰奖励资料）（40）班主任职责要求和管理制度 F、家长学校资料
（41）家长委员会组成人员及职责（42）家长委员会工作制度及工作记录（43）家长学校资料（通知、签到、讲稿等）G、学生综合素质评价资料（44）学生综合素质评价考核制度
（45）学生综合素质评价考核实施方案（指导思想、评价内容、标准、评价办法等）
（46）学生综合素质评价过程资料（统计表、评价表）（47）学生成长档案资料 H、校本教研、校本培训资料（48）学校校本教研、校本培训制度（49）教师集体备课、听课、评课制度
（50）教研组开展教研活动安排表，教研活动记录（51）备课组集体备课安排表及活动记录（52）校本教研课题立项资料
（53）校本教研课题研究活动过程资料（记录、教案、听课、评课资料）
（54）教育教学论文
（55）每学期专任教师承担公开课、听课、评课情况统计表（56）校本培训计划
（57）校本培训过程资料（记录、讲稿、心得体会等）M、教育教学其它工作资料（58）校园文化建设规划与简介
（59）学校推广普通话和使用规范汉字工作领导机构（60）学校使用普通话和规范汉字的要求（61）普通话演讲比赛、书法比赛资料（62）共青团、少先队组织机构、人员职责（63）共青团、少先队工作计划、总结资料
（64）共青团、少先队活动资料（方案、记录、总结、照片等）（65）学生学业质量测评资料⑧（试卷、成绩统计表、考试质量分析等）
6、学校管理
（1）学校办学宗旨、办学目标、章程（2）学校办学理念
（3）校训、校风、教风、学风及释义（4）学校制度汇编
（5）学校内设机构及工作分工（6）学校各部门岗位职责及负责人（7）各功能教室的使用和管理要求（8）校务公开的相关资料或相关内容记录（9）学校会议记录
（10）学校安全应急机制，突发应急预案（11）学校安全检查记录
（12）学校节假日值班护校人员安排表（13）学校卫生检查评比类材料
（14）学校治理周边环境情况资料（方案、工作记录）（15）校园保洁资料（制度、分工、记录等）（16）学校对家庭困难学生资助情况的资料（17）学校收入、支出公示（18）学校财务明细表（19）学校作息时间表⑨
（20）上级有关减负的文件及课本资料征订的通知（21）学生健康档案资料(五)特色教育卷
（1）中、小学特色教育规划（2）中、小学特色教育实施方案
（3）记录中、小学特色教育活动过程性资料（4）中、小学特色教育活动总结
注释：
①校舍建筑面积小学5平方米/生，初中5.5平方米/生。
②学校绿化率达100%，绿化用地不低于学校用地总面积的30%。小学和九年制学校不低于0.5平方米/生，初中不低于1平方米/生。
③课桌椅应符合《学校课桌椅功能尺寸标准》（GB/T3976—2002）。④教学仪器设备按照《小学数学科学教学仪器配备标准》（JY/T0388—2006）、《初
中理科教学仪器配备标准》（JY/T0386—2006）规定的基本要求配备。
⑤学校计算机拥有量至少达到小学生机比12:1，初中生机比10:1，有供教师使
用的计算机，师机比至少达到3:1。
⑥学校要有藏书室、阅览室，生均藏书小学15册以上，初中25册以上，每年新增图书比例不少于藏书量标准的1%。
⑦学生体质健康达标率98%以上，常见病发病率控制在2%以内，近视眼年新发病率控制在7%以内。
⑧学生学业成绩合格率小学达100%，初中达到98%以上。初中物理、化学、生物实验操作合格率不低于93%。
⑨走读生每天在校用于教育教学活动时间（包括自习和文体活动）：小学不超过6小时，初中不超过7小时。寄宿生：小学不超过7小时，初中不超过9小时。寄宿生晚自习时间：小学不超过1课时，初中不超过2课时。晚自习结束时间：小学不晚于21:00，初中不晚于21:30。小学学生冬季到校不早于7:50，夏季不早于7:30。初中学生冬季到校不早于7:30，夏季不早于7:00。
三、档案管理有关要求
（一）学校资料建档以本指导目录为指导，结合学校实际进行。区、学校均要结合自身实际，按照《甘肃省县域义务教育均衡发展督导评估方案（试行）》文件要求，结合此目录收集有关工作文件资料，整理归档。
（二）各义务教育阶段学校，都应根据此指导目录做好各种档案的收集整理工作、评估验收表册的统计工作、音像资料、展板制作工作等。
（三）为减轻学校建档费用支出，各类专档中，若某一项目大量资料在学校常规档案中已建，可以以该子项为单位建立索引表备查；但学校必须对常规档案进行清理复查，确保统计口径及档案信息无误。
（四）所有建档资料中纵横数据必须和教育事业年报保持高度一致。实际评估中，对2012年秋季校际差距数据监测督导数据的采集将以学校建档资料为依据，并同教育事业年报进行核对。
（五）档案盒封面要求统一贴上或打上“义务教育均衡发展档案”标签，横标下有分卷标签，标签统一使用黑体字电脑打印，分卷标签用小一号黑体字，分卷一盒不够需用几盒的，在分卷标签上注明分卷顺序，如综合卷①„„，档案盒侧面有同样字体的竖标签。区“义务教育均衡发展”档案都要有总目录，各分卷都要有分卷目录与卷内文件目录，装订顺序按各分卷内容先后装订。
第四部分
义务教育均衡发展宣传要求及标语
一、宣传要求
（一）学校宣传：各中小学校至少制作一块义务教育均衡发展工作宣传展板。展板内容为学校简介、近几年教育的亮点、历史上的亮点，领导关怀，群众办学积极性，校园规划图，学校领导班子、全体教职工照片各一张，校容校貌、硬件设施设备，教育教学活动等状况。
（二）县（区）要有专题纪实片和相关板报。
二、宣传标语口号参考
（一）推进均衡发展 维护教育公平
（二）百年大计，教育为本；教育大计，均衡为先
（三）强化政府主导作用 推进教育均衡发展
（四）加快学校标准化建设 促进教育优质均衡
（五）推进教育均衡发展 强化社会公平和谐
（六）义务教育均衡发展 公平教育人人受益
（七）推进均衡发展 建设教育强区
（八）全面贯彻落实《义务教育法》 大力推进义务教育均衡发展
（九）改善民生从教育突破，发展教育从均衡抓起
（十）全员动员，努力攻坚，发展教育，改善民生
（十一）振奋精神，与时俱进，开创教育现代化新局面
（十二）千秋基业，教育为本，继往开来，再创辉煌
（十三）合理配置教育资源 努力促进均衡发展
（十四）实施农村义务教育经费保障机制，努力促进城乡义务教育均衡发展
（十五）实施农村义务教育经费保障机制，建设社会主义和谐社会
（十六）教育均衡发展 学生人人平等（十七）享受均衡教育资源 促进学生全面发展
（十八）全面落实科学发展观 推进义务教育均衡协调发展（十九）全力办好人民满意、均衡和谐的义务教育（二十）让每一个学生受教育机会均等
（二十一）建设义务教育标准化学校 培育社会主义创新型人才（二十二）突出公平质量两大主题 统筹推进义务教育均衡发展（二十三）贯彻纲要精神推进教育公平为我区率先基本实现教育现代化而奋斗
（二十四）推动教育均衡 促进教育公平提高国民素质（二十五）全面贯彻方针 打造特色教育 构建和谐社会（二十六）育人为本 德育为先 能力为重 全面发展（二十七）教育公平是社会公平的重要基础
（二十八）坚持教育的公益性和普惠性 保障公民依法享有接受良好教育的机会
（二十九）让每一个家庭的孩子都能依法享有接受良好教育的机会
（三十）国运兴衰系于教育 教育振兴全民有责
（三十一）优先发展 育人为本 改革创新 促进公平提高质量
（三十二）优先发展教育 建设人力资源强国
义务教育均衡发展情况问卷调查
（每问只能选一个答案，打“√”）
一、您居住在城镇还是农村？
1、县城
2、乡镇
3、农村
二、根据调查需要，请问您的职业或身份？
1、企业单位职工
2、事业单位工作人员（科教文卫体）
3、机关单位工作人员
4、个体户及其雇员
5、自由职业者(指独立工作，不隶属于任何组织的人,）
6、无业（失业）人员
7、离退休人员
8、农民
9、其他（请注明）：
三、您家现在是否有小孩在上小学或初中？
1、有（小学 初中）
2、没有
四、整体印象
（一）您对本地的小学教育均衡情况是否满意？
1、满意
2、基本满意
3、不满意
4、不了解
（二）您对本地的初中教育均衡情况是否满意？
1、满意
2、基本满意
3、不满意
4、不了解
（三）您认为本地政府对义务教育的均衡发展是否重视？
1、重视
2、还可以
3、不重视
4、不了解
五、专题问答
（一）您认为本地小学与小学之间的办学条件是否大体相当？
1、相当
2、差不多
3、差距大
4、不了解
（二）您认为本地初中与初中之间的办学条件是否大体相当？
1、相当
2、差不多
3、差距大
4、不了解
（三）本地现有小学的好学校、差学校是否差距很大？
1、差距很大
2、差不多
3、没什么差别
4、不了解
（四）本地现有的初中好学校、差学校是否差距很大？
1、差距很大
2、差不多
3、没什么差别
4、不了解
（五）本地各小学学校之间教师队伍整体水平是否差距很大？
1、差距很大
2、差不多
3、没什么差别
4、不了解
（六）本地各初中学校之间教师队伍整体水平是否差距很大？
1、差距很大
2、差不多
3、没什么差别
4、不了解
（七）根据您知道的情况，本地贫困家庭子女、残疾人、外来工子女、留守儿童有没有不能上学的？
1、没有
2、有个别的
3、有好多个
A级指标——宣传工作
A5.1创设良好的语言文字规范化宣传环境：全市中小学、师范院校设立永久性宣传标语牌
永久性宣传牌、宣传挂图等宣传物品的文字、图片资料 A5.3精心组织每年的“推普周”活动，搞好语言文字规范化的宣传
（1）“推普周”活动
“推普周”活动计划、活动通知、活动开展原始资料（简报、照片影音资料、活动经费支持等）、活动总结、奖状证书等（含09、10、11三年）。
另：（1）“中华诵 中华赞”活动、“规范汉字书写大赛”活动（资料同上）。
（2）学习宣传《国家通用语言文字法》有举措（可通过“国旗下的演讲”形式，有图片音像资料、学习宣传资料等，09、10、11三年）。
B级指标——普及普通话
B3.1主管部门将普及普通话纳入教育教学要求，作为教育督导、检查、评估的内容，措施到位，制度健全，认真检查落实
（1）各区教体局将普及普通话纳入到教育教学要求，各级各类学校有落实此项要求的措施。
（2）普及普通话作为教育督导、检查、评估内容，措施到位，制度健全
①各区教体局有将普及普通话作为教育督导、检查、评估内容的相关文件或制度。
②各区教体局有普及普通话的措施或要求。
③各级各类学校有接受教育督导、检查、评估时的方案、总结、简报等。
④各单位年度语言文字工作计划及总结（09、10、11三年）。内容包括机构、制度建设（将语言文字工作纳入精神文明创建活动和学校建设，有明确要求）；普通话成为校园用语、教学用语、工作用语的要求；关于用字规范化的要求及保障措施、开展活动的情况；关于语言文字工作的学习培训情况，照片影音资料、专项活动经费支持等。
（3）各区教体局对普及普通话工作有检查和改进措施 ①各区教体局对普及普通话工作的检查计划、检查总结、检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查人员、时间检查表、检查意见、整改通知、整改记录等，含09、10、11三年）。
②各级各类学校存档的区教体局组织的普及普通话检查及反馈资料（含09、10、11三年）。
B3.2各级各类学校将普及普通话作为素质教育、学校管理的内容，要求明确、制度健全、认真检查落实
（一）各级各类学校将普及普通话作为素质教育、学校管理的内容
①各级各类学校有普及普通话的相关要求或规章制度 ②各级各类学校有语言文字领导小组及分工文件及名单。
（二）各级各类学校对普及普通话工作有检查和改进措施
各级各类学校有对本单位普及普通话工作的检查计划、检查总结、检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查人员、时间检查表、检查意见、整改通知、整改记录、等，含09、10、11三年）。
B3.3普通话成为各级各类学校及幼儿园的教学语言（1）各级各类学校及幼儿园有把普通话作为教学语言的相关要求或规章制度。
（2）体现教师教学语言的听课记录（含09、10、11三年）。
（3）定期举办教职工演讲比赛（含09、10、11三年）。（4）能体现各级各类学校及幼儿园的教职工以普通话作为教学语言的各种材料（含09、10、11三年）。
B3.4普通话成为各级各类学校及幼儿园的校园语言（1）各级各类学校及幼儿园有把普通话作为校园语言的相关要求或规章制度。
（2）校园普通话使用情况的检查记录（含09、10、11三年）。
（3）能体现各级各类学校及幼儿园以普通话作为校园语言的各种材料（含09、10、11三年）。
B3.5对在职教师进行普通话培训，在职教师普通话水平达到规定等级
（1）全体在职教职工参加过培训
在职教职工的普通话培训（语言文字法规、政策和语言文字规范化知识）情况材料。（培训计划总结、培训时间、地点、人数、签到表，图片资料、主讲人、培训内容资料等）。资料能够证明培训率。
（2）全体在职教职工达到规定等级
全体在职教职工的普通话测试情况材料（测试计划、测试名册、等级证书复印件、水平等级登记册、参测率、达标率等）。
B3.6将普通话合格作为对教师进行业务考核和录用教师的一项条件
（1）各区教体局有把普通话合格列入教师业务考核、教师岗位职责、评聘奖惩的规章制度，并有实施措施。
（2）各级各类学校有把普通话合格列入教师业务考核、评聘奖惩的相关要求或规章制度，并有实施措施。B3.7师范专业和其他与口语表达关系密切专业的学生，普通话水平达到规定等级
师范专业学生和与口语表达关系密切的专业的学生普通话水平测试情况材料（测试计划、测试名册、等级证书复印件、水平等级登记册、参测率、达标率等，09、10、11三年）。
B3.8小学、中等学校及普通高校学生能说比较标准的普通话
（1）小学、中等学校及普通高校选取推普员，有纠察普通话使用情况的记录（含09、10、11三年）。
（2）班级推普晚会、校园广播宣传、普通话口语课等（有条件可开展，09、10、11三年）。
（3）能体现小学、中等学校及普通高校学生普通话水平的各种材料（含09、10、11三年）。
C级指标——社会用字管理
C2.1主管部门把用字规范化纳入教育教学要求，作为教育督导、检查、评估的内容，制度健全、认真检查落实
（1）各区教体局将用字规范化纳入到教育教学要求，各级各类学校有落实此项要求的措施。
（2）用字规范化作为教育督导、检查、评估内容，措施到位，制度健全
①各区教体局有将用字规范化作为教育督导、检查、评估内容的相关文件或制度。②各区教体局有推进用字规范化的措施或要求。③各级各类学校有接受教育督导、检查、评估时的方案、总结、简报等（含09、10、11三年）。
（3）各区教体局对用字规范化工作有检查和改进措施 ①各区教体局对用字规范化工作的检查计划、检查总结、检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查人员、时间检查表、检查意见、整改通知、整改记录等，含09、10、11三年）。
②各级各类学校存档的区教体局组织的用字规范化检查及反馈资料（含09、10、11三年）。
C2.2各级各类学校将用字规范化作为素质教育、学校管理的内容，要求明确，制度健全、严格管理
C2.3名称牌、标志牌、标语（牌）用字符合要求 C2.4公文、校刊（报）、讲义、试卷及其他自办印刷物用字规范
C2.5指示牌、电子屏幕等用字规范
C2.6教师板书及批改作业、书写评语用字符合要求
（一）各级各类学校将用字规范化作为素质教育、学校管理的内容
①各级各类学校有用字规范化的相关要求或规章制度 ②各级各类学校有语言文字领导小组及分工文件及名单。
（二）各级各类学校对用字规范化工作有检查和改进措施
各级各类学校有对本单位用字规范化工作的检查记录，对检查中发现的问题提出的改进措施等材料（如检查通知或会议、会议记录、检查表、检查意见、整改通知、整改记录、整改效果、整改前后的图片等原始资料，09、10、11三年）。
（三）体现教师板书情况的听课记录；定期举办教职工钢笔字（或粉笔字、毛笔字）书法讲座或比赛的资料（含09、10、11三年）。
C2.7学生能认识并正确书写所学规范字
（1）检查本学期学生作业，确保纠正学生不规范字。（2）对学生正确书写识字范围内的规范字有检测举措（含09、10、11三年）。
（3）对小学生、师范生正确书写所学汉字、字形、笔顺有检测举措（含09、10、11三年）。
补充说明：
1.各单位可将除以上资料外的本单位开展的其他语言文字活动的档案按要求分类入档。
第一、学校应当遵守有关安全工作的法律、法规和规章，建立健全校内各项安全管理制度和安全应急机制，及时消除隐患，预防发生事故。
第二、学校应当建立校内安全工作领导机构，实行校长负责制；应当设立保卫机构，配备专职或者兼职安全保卫人员，明确其安全保卫职责。
第三、学校应当健全门卫制度，建立校外人员入校的登记或者验证制度，禁止无关人员和校外机动车入内，禁止将非教学用易燃易爆物品、有毒物品、动物和管制器具等危险物品带入校园。
学校门卫应当由专职保安或者其他能够切实履行职责的人员担任。
第四、学校应当建立校内安全定期检查制度和危房报告制度，按照国家有关规定安排对学校建筑物、构筑物、设备、设施进行安全检查、检验；发现存在安全隐患的，应当停止使用，及时维修或者更换；维修、更换前应当采取必要的防护措施或者设置警示标志。学校无力解决或者无法排除的重大安全隐患，应当及时书面报告主管部门和其他相关部门。
第五、学校应当落实消防安全制度和消防工作责任制，对于政府保障配备的消防设施和器材加强日常维护，保证其能够有效使用，并设置消防安全标志，保证疏散通道、安全出口和消防车通道畅通。第六、学校应当建立用水、用电、用气等相关设施设备的安全管理制度，定期进行检查或者按照规定接受有关主管部门的定期检查，发现老化或者损毁的，及时进行维修或者更换。
第七、学校应当严格执行《学校食堂与学生集体用餐卫生管理规定》、《餐饮业和学生集体用餐配送单位卫生规范》，严格遵守卫生操作规范。建立食堂物资定点采购和索证、登记制度与饭菜留验和记录制度，检查饮用水的卫生安全状况，保障师生饮食卫生安全。
第八、学校应当建立实验室安全管理制度，并将安全管理制度和操作规程置于实验室显著位置。
学校应当严格建立危险化学品、放射物质的购买、保管、使用、登记、注销等制度，保证将危险化学品、放射物质存放在安全地点
第九、学校应当建立学生安全信息通报制度，将学校规定的学生到校和放学时间、学生非正常缺席或者擅自离校情况、以及学生身体和心理的异常状况等关系学生安全的信息，及时告知其监护人。
第十、建立住宿学生安全管理制度，配备专人负责住宿学生的生活管理和安全保卫工作。
学校应当对学生宿舍实行夜间巡查、值班制度，并针对女生宿舍安全工作的特点，加强对女生宿舍的安全管理。
学校应当采取有效措施，保证学生宿舍的消防安全。
第十一、学校应当建立安全工作档案，记录日常安全工作、安全责任落实、安全检查、安全隐患消除等情况。
1. 与时代发展相匹配。
在我国现代化信息技术高速发展的大环境下,教育领域已经充分引入了这项技术,学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等,而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配,更好地满足时代发展要求。
2. 为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。
发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响,而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策,那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一,实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合,进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。
3. 使档案管理效率得到提升。
一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等,其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性,这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘,而实现电子档案管理使一些档案变活,档案中的信息能够通过计算机被提取出来,进而使档案管理的效益得到充分发挥,对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。
4. 全面实现信息资源共享。
学校传统档案管理方式主要以纸张为载体,相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高,不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机,相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用,只需要被授权后通过网络调取相关信息,使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作,全面实现信息资源共享。
二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求
1. 电子档案管理的优势。
相对于传统档案管理方式来说,电子档案管理不仅具有存储容量大的特点,而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能,而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时,学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改,使系统更能够满足档案使用需要,促进档案管理工作效率的提高。
2. 电子档案管理的要求。
学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求,因为传统档案是纸质的,档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要,不仅需要具备计算机操作能力,能够熟练运用档案管理软件,而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。
三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题
1. 档案管理理念存在滞后性。
目前,一些学校还没有树立正确的档案管理理念,管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性,对此项工作的进展不太关注,没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求,难以提高档案管理人员的工作积极性。同时,一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面,没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性,自身工作主观能动性较差,难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。
2. 电子档案管理规章制度有待完善。
现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作,努力构建一套较为完善的档案管理系统,并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要,有的学校存在着管理员权限责任不明的情况,一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位,对于一些较为特殊的党政活动、教学和科研档案管理较为随意,对电子档案管理效率的提高非常不利。
3. 对电子档案管理的监管力度不够。
一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够,没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管,主要体现在以下几点:第一,学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作,难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,不能使电子档案的价值得以充分发挥;第二,有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题,但是由于缺乏相应的惩罚措施,不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为,这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。
4. 电子档案管理设施有待进一步优化。
电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术,要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够,有的虽然已经构建了电子档案管理系统,但是由于现代化信息技术的不断进步,一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要,而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善,进而使电子档案管理工作效率低下。同时,一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设,没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件,难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫,但是硬件设备存在着老化的情况,难以带动系统运行,如果不及时对这些设备进行更新换代,那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。
5. 电子档案管理人员的综合素质有待提高。
在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下,学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低,不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档,严重影响了此项工作效率。同时,学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知,不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。
四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议
1. 树立正确的电子档案管理理念。
目前,学校应当积极树立正确的档案管理理念,管理层要认识到实现电子档案管理的重要性,加大对此项工作进展情况的关注力度,加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度,采取会议等方式落实档案管理精神,明确电子档案管理工作的侧重点,探究合适的电子档案管理模式和方法。同时,学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求,督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性,确保电子档案管理工作顺利开展。
2. 完善电子档案管理相关规章制度。
建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此,各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件,在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先,学校应当对档案管理人员的权责进行明确,给予相关人员管理员权限,一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人,有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时,学校还应当完善电子档案规章制度中的内容,对一些新增的电子档案类型进行准确定位,使较为特殊的党政活动、教学和科研档案准确归档,进而提高电子档案的管理效率[4]。
3. 加大对电子档案管理的监督力度。
首先,学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况,监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档,并将其业务进行情况与其绩效相挂钩,提高其工作的主观能动性,确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性,使电子档案的价值得以充分发挥;其次,学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施,对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励,树立典型,对于一些工作拖拉的人员要严惩,从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生,进而提升电子档案的管理效率。
4. 优化电子档案管理设施。
学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面,应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善,使系统能够紧跟时代发展,间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时,学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设,安装和升级杀毒软件和防火墙软件,保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面,学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点,根据实际需要购进一些先进的硬件设备,使硬件设备能够与系统相匹配,为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。
5. 提高电子档案管理人员的综合素质。
学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养,加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度,邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时,学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求,不能只看其学历,更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力,尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务,为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。
参考文献
[1]郑长彬.浅谈电子文件的真实性特点以及由此引发的法律地位问题[J].学校档案,2012(3).
[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.
[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).
【关键词】中职学校；档案保护；档案保护技术；信息化
档案保护工作是档案工作的重要组成部分，也是中职学校档案工作者的基本职责。档案具有原始性和唯一性，是一种不可再生的信息资源，它是中职学校建设发展历史的真实记录，随着信息技术的不断进步，各种形式的信息载体不断涌现，必须采取积极、稳妥、有效的安全保护措施，做好中职学校档案的安全保护工作，维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命，发挥档案的整体功能和价值，为中职学校建设与发展提供优质服务，推动档案事业不断向前发展。
一、档案保护在中职学校建设发展中的作用
（一）文化传承
中职学校在发展的过程中，拥有了许多历史留存和实践得来的文化资源，其中富集着学校发展史、人才培养优势和众多的文化成果，让我们能在教育体制变革的形势下，历史优势资源能完整地利用和借鉴发挥了重大作用，为中职学校的全面发展奠定了丰富的资源基础。
1.档案信息。档案信息资料是中职学校档案收集、整理、归档的相关资料，记录着整个学校各项管理信息的全过程，利用档案信息资源能保证学校教育教学和各项管理的顺利进行，在整个教学、科研、管理中发挥着积极的作用。
2.档案资源。档案是科学研究的基础，而中职学校档案真实地记录了学校历年来艰苦创业曲折发展的实践过程，记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等活动中积累的宝贵经验和重要的知识信息，为学校丰富学科门类、学术研究和科研工作提供了大量的图书情报资料和科技信息，特别是中职学校学术成果档案记载了全校师生历年来的学术论文、著作等学术成果，记录了他们在教学、科研活动中形成的大量有价值的事实、数据，总结了他们在科研教学活动中成功和失败的经验，蕴藏着丰富的知识资源，是知识继承和创新的基本条件。
3.档案服务。中职学校档案部门是为满足学校各部门和社会各领域对学校教学管理、专业设置和实习就业的需求，充分发挥其有价值的知识信息为社会服务。当前，档案部门从被动变为主动，从后台走向前台，充分发挥档案信息资源的优势，提供创新形式多样化的特色档案信息，为满足学校教学、科研和社会对其日益增长的需求，在很大程度上扩展了档案信息的社会服务化。比如说作为学校的信息资源可以作为决策的直接论据来源和预测未来的背景材料；对外开放可以吸引有需求的人和研究人员到档案部门来利用档案，进行学术研究。
（二）文化创新
不论是高校还是中职学校，文化传承与创新是密不可分的，传承是基础，创新是动力，没有传承就不可能产生创新。学校档案创新，要把学校图书、档案和校园网资源有效结合，充分利用校园网建设的平台，为师生提供方便、快捷的优质服务，丰富校园文化建设，让师生能够通过不断的学习研究去引领文化传承创新，继承传统而不保守，视野开阔而不盲从，始终坚持与时俱进适应时代发展需要。
（三）文化升值
中职学校档案的信息资源都是有价值的，它包括两种价值即文化价值和社会价值，文化价值是自身存在的历史价值，而有可能发挥出来的是它的社会价值，只有最大程度地发挥其社会价值，才能创造出合理的价值取向和经济效应。只有对这些收集、整理、保管、鉴定、统计得来的原始積累资料进行充分利用，才能体现出中职学校档案的利用价值。档案的价值就是其利用价值，且利用价值是随着时间的推移而增强的，只有充分利用档案资源，才会让档案价值得到充分的显现。
二、新时期中职学校档案保护工作
档案保护工作是一项专业性技术工作，即延长档案使用寿命的一系列的技术工作，如库房温度控制与调节，防光、防有害气体与防尘，有害生物的防治，库房建筑，档案修复技术等。因而，中职学校档案如何被及时、有效地安全保护以及如何最大限度地延长档案的寿命等一系列问题也就成了档案保护工作的重要部分，迫切需要我们档案人员去解决档案保管及利用的安全问题，档案能否安全保存下去起着决定性的作用。现就中职学校如何做好档案保护工作概括如下几个方面：
（一）提高档案保护意识
当前，一些中职学校对档案管理工作认识不足，存在一定误区，认为档案管理工作只是简单的抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校重要工作的一部分。一些学校领导只重视教学工作和其他管理工作，学校上下都没有档案保护意识，认为都是些无关紧要的辅助工作，只要“守好摊”就行了。这样的思想意识严重影响到档案工作的滞后，致使相关文字材料、图片资料、实物档案等不能主动上交存档，造成原始档案材料采集不及时和不完整归档。只有把档案保护工作纳入到目标管理考核工作中来，提高档案工作在学校管理工作中的地位，积极争取领导对档案工作的重视和支持，才能做好档案保护工作。
（二）提高档案人员素质
学校必须配备专职的档案管理人员，负责学校档案材料收集、整理、归档、查阅工作，使日常工作中形成的档案材料能及时完整归档。以便让具有保存价值的档案材料，能有效地为领导决策、教学、科研提供准确、完整的信息资源。档案管理工作的好坏，取决于档案人员的专职水平，一方面要有责任心，能吃苦耐劳；另一方面就是要注重自身专业水平的提高，要通过在实践中的学习和参加档案管理培训等方式，以求达到熟悉和掌握科学、规范管理要领和方法，来提高工作实效和档案质量。达到
（三）提高档案投入
中职学校应设置专门的档案室，配置专用的档案库房。一般库房应选择在楼层高的位置且通风条件好、能遮阳的地方，整个库房的设计应符合国家档案保管库房的标准要求，以达到符合保护档案的条件。同时也要根据学校的条件配置相关的设备设施，如自动报警与灭火装置、杀菌设备、扫描仪、消毒机，还可根据温、湿度对档案的影响添置温湿调配器、空调等，特别是根据库房的面积位置来选择合适自己学校档案存放的密集架，也可根据新型载体的种类配备不同的柜架来贮存声像资料、光盘、胶片，以便于对这些载体档案信息的保护。在当前信息化时代，电子档案产生的同时需借助计算机系统来存贮和读取，通过网络来访问是必然趋势，故中职学校也要添置配套的计算机和相适应的网络系统，为日后的无纸化管理奠定相应的基础。
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三、新时期档案保护技术的应用与发展
中职学校的档案形式有文字、声像、图文等，为保证档案材料的完整，保证学校档案质量，迫切需要对档案资料进行保护。
（一）传统纸质载体的保护及保护技术的应用
传统收集、整理、归档的文件以纸质为主，纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。由于纸质档案在整个档案形成的过程中会受到紫外线和温湿度的危害，复印、扫描带来的损失，还有人为破坏、传阅丢失等客观因素的影响，会导致纸质文件不能永久性保存。特别是纸张的耐久性在一定的条件下，如高温、高湿酸、酶、氧化剂的腐蚀，可发生水解和氧化反应，会导致纸质文件不能长期或永久保存。但只要我们运用现代科学新技术、新成果，对纸质档案进行防光、防霉、抗氧、去酸、去湿等技术处理，就能使处理过的纸质档案抵抗外界不良环境的能力有显著的加强；另外，纸质档案信息褪化或字迹渐变模糊的情况下，可以采用先进的恢复剂、保护剂和固色剂来防止纸质材料上的信息褪化、模糊。比如陕西省档案馆李玉虎研制的扩散、褪色复写纸、圆珠笔字迹恢复剂和褪色蓝黑墨水固色剂都是效果明显的保护剂。
（二）电子档案新型载体的保护及应用
随着电子技术的发展，电子文档也应运而生。电子文档的载体材料是磁性物质和光盘等新型载体，新型载体具有双重性，一是载体本身，二是所载信息。由于受电子文档载体制成材料的不稳定性，新型载体比纸张更容易受磁场、霉菌、库房温湿度、有害气体、烟尘等外界因素的破坏，特别是不可忽视的电脑病毒，最易导致所记录的信息更易被破坏，影响数据的正常读取和数据信息，使电子文档失去保存价值。对新载体的这种特性，需以科学的保护技术手段入手来保护所载信息的永久性和稳定性。国
1.纸质档案被电子档案所取代。在学校的日常档案管理中，电子文档应用越来越多，出现了纸质文档和电子档案并存的现状。档案人员在备份保存纸质档案的同时，必须对电子档案进行拷贝和加密，为了保护电子数据的安全性应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份并分开保存，为防止自然灾害等特殊情况，还要对重要档案资料采取异地备份和保存，以防档案信息任意更改和丢失。同时还需让电子档案保持中性格式化，具有兼容性，以便于信息可以在不同时期的计算机上读取和载体之间进行转移、传阅。
2.电子档案的多样性。中职学校除了文字材料还有图像、视频、音频等形式多样的原始资料。不同载体的保护方式是不一样的。如照片、照相底片、缩微片、磁带、软盘、光盘等新型载体，这些承载着整个学校的实践点滴和深刻记忆的信息资料，除了对它们进行库房环境优化、选择适当的保管器具和存放位置、正确使用防止误操作等物理技术的保护之外，如：照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长可调节库内环境的pH值，添加必要的防霉剂；照相底片應配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。如果要防止电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。在条件允许时，及时将存贮电子文件的磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。
总之，随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，提高档案保护意识，采取有效的档案保护手段，把档案管理提升到一个全新的水平。转贴于中国论文下载中心 http：//www.studa.net 转贴于 中国论文下载
参考文献
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[3]刘菲.电子文件与纸质档案在保护技术上的差异[J].兰台世界，2007，（4）.
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