文秘来客接待礼仪
1.当访客来访时
应起立、微笑迎接，亲切地问好。如因工作或接听重要电话而影响接待，应向访客表示歉意，并请客人稍等。
2.对访客的咨询
应细心倾听后再做解答。解答问题要耐心，不能准确解答的应表示歉意，进一步了解情况后要及时向访客反馈。
3.在接待有预约的访客时
应事先作好准备，通报有关部门。在接待未预约的访客时，应询问其来访事宜，然后根据具体情况(征求相关部门意见)决定是否安排约见。如未能立即安排约见，应向访客说明，留下其相关资料并表示会协助另定时间(此方式同样适用于访客要找的负责人不在时)。
4.陌生访客来访时
务必问清其姓名及公司或单位名称，也可邀请访客赐赠名片。谢绝外来推销员、闲杂人员来访，必要时可请保安员协助处理。
5.访客来访时
接待员方负责人由于种种原因不能马上接见，要向访客说明等待理由与等待时间，若访客愿意等待，应该向访客提供茶水、杂志，奉上茶水时应左手扶杯，右手托杯底递向对方。如果可能，应该时常为访客更换茶水。
6.核实来访事宜及约见负责人后
为进一步规范来客接待申请，保障接待工作的有序落实，现就有关事项通知如下：
一、出车申请注意事项：
凡公司任何部门来客接待，需要公司派车接送，请直接致电保卫科长，详细对接来客接送时间、地点、联系方式等，由保卫科长安排具体司机和车辆负责接送。
部门与保卫科长对接后，可将《出车申请单》交前台，前台代为转交保卫科长。前台不代为向保卫科长申请。
为避免后期环节出错，经办人应与出车司机取得联系，跟踪后期接送事宜。
二、就餐申请注意事项：
公司来客就餐原则上安排在欧博特餐厅包厢。来客需在包厢就餐的，相关部门至少提前一天填写《来客就餐通知单》（附点菜单），经部门负责人签字，交前台转小食堂安排。
为避免《来客就餐通知单》在传递过程中出错或延缓，经办人在填写《来客就餐通知单》时，应直接致电小食堂，详细对接就餐时间、人数、用餐标准,通过电话或编辑短信、照片形式预先点菜，方便食堂提前准备。
二、住宿申请注意事项：
来客需要安排酒店住宿的，申请部门需填写《酒店预定申请单》，经部门负责人签字，交前台，由前台负责电话预定。前台预订后将确认号发申请人。酒店住宿登记时，必须使用来客本人的身份证，不能用公司陪同人员的身份证代替，否则相关费用不予报销。
四、会议室申请注意事项： 会议室申请严格按照《会议室管理规定》执行，申请部门填写《会议室使用申请单》，经部门负责人签字交前台。需准备糕点、水果、音响、话筒服务等至少提前一天申请；需要提供横幅、桌牌等至少提前2天申请。
附件：
附表一：附表二：附表三：附表四：附表五：
