秘书与同事的沟通

秘书与同事的沟通

秘书与同事的沟通 篇1

摘要：人的社会性决定了人际交往的必然性。人际关系是在双向的互惠的积极主动的交往之中形成与发展的，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。无论从哪种方面来讲，处理好人际关系都十分重要。因此，我们有必要处理好人际关系。而对于秘书这个特殊的职业来讲，与同事相处的人际关系的原则和方法又有何新的特点和要求呢？

关键字：秘书 同事 人际关系 沟通 原则 方法

在讨论这之前我们有必要先了解一下同事的概念，所谓的同事是行事相同、相与共事；执掌同一事务、共事的人。而在这里领导是不是同事，当然是。因此我们有必要把秘书与同事的关系作以下的分类：其一：一般的同事的关系，这之中又要分成两类：一是，秘书与同职能部门同事的关系。二是，秘书与各平行职能部门同事的关系。其二：与领导之间的关系。而我们今天着重讨论的是前一种关系的处理，即与一般同事的关系。而又因为秘书特殊的地位和性质就要求其必须要有较强的社交能力，合作能力，所以这里主要讲的是秘书与同事的合作关系（人际关系）。

一，秘书与一般同事关系的特征

秘书与一般同事纯粹是工作上的合作关系，是完全平等的，相互稳定的业缘关系。但是由于秘书的特殊地位，处于主管和基层职工之间，接近上司而比较疏远职工，容易受到嫉妒或猜忌，很难与基层职工打成一片。而秘书工作的性质又要求他们在主管和职工之间传达指令，反映情况，沟通协调，职工往往视秘书是上司的替身，上司又会把秘书看作是职工的代言人。如果上下级关系融洽，秘书自然是左右逢源；如果上下级关系紧张，秘书就成了矛盾的焦点。因此，秘书要处理好与一般职工和同事的关系，比之与上司的关系更为困难一些。

二，处理好人际关系的重要性

交际是指人与人之间的往来接触，人际关系是指人与人之间互相交往与联系的关系。世界上只要有两个人，就必然产生人际关系。人们活在世界上，每天所面临的，无非就是处理两大关系：一是人与自然的关系——我们要和大自然打交道，探索自然的奥秘，不断向它索取人类的衣食住行所必需的物质资料，同时注意保护大自然，了解大自然的各种变化，及时采取防范措施，使自然和人类保持和谐的统一；二是人与人的关系——每个人都要和别人打交道，谋求沟通，理解，配合和协作，从而有条不紊的组织起来，促使社会不断发展。

人的社会性决定了人际交往的必要性。人际交往是双向的，互惠的，积极主动的交往中形成和发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义。交往方法的正确与否往往影响工作的成败。美国成人教育家戴尔·卡奈基在调查了无数的明星巨商，军政要员之后认为，一个事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%是靠人际关系和处世技巧。许多研究表明，因为缺乏技能而失去或无法开展工作的人数要比因缺乏与人相处的能力而失去工作的人少得多。例如在国外，工程界得到报酬最高的不是懂得工程学最多的人，因为人才 市场上熟悉工程学的人很多，到处可以寻到具有这种专业技术能力的人。如果除有技术知识之外还善于交际，个人的收入势必增加。无论从哪方面看，处理好人际关系都十分重要。所以，我们应该主动地、积极地培养交际能力，努力建立良好的人际关系。

三，人际交往时的主要障碍

实际上，人际关系的重要性是不言而喻的，我们生活中处处体现的出来。但是我们与别人相处时总会存在这样和那样的障碍，我们应该避免障碍的发生，使得人际沟通进行更加顺利，成功。

㈠语言表达障碍

语言是最为重要的沟通工具，但语言又是一种极其复杂的工具，加之有些人表达能力上的欠缺，这样由语言方面的原因引起的沟通障碍时有发生。

比如中国有56个民族有8大方言区，语言系统十分复杂，如四川话说“鞋子”北方人就常听成“孩子”，广东人的“二”又非常像北方说的“一”。所以如果不能很好地运用普通话就很容易造成不必要的沟通障碍。所以，作为秘书人员要经常与他人进行语言沟通。

㈡印象障碍

印象障碍是就人们的第一印象所产生的有碍沟通的负面影响。第一印象往往会给人留下特别深刻的印象，以后想要改变这种印象往往不太容易。有研究表明，84%的人对另外一个人的看法来自第一印象，如同事的外貌，打扮，言谈，举止等等

㈢年龄障碍

在我们与人交往时，年龄障碍是普遍的一种障碍，我们俗称“代沟”。因为年纪的差别，会让很多沟通归于失败，比如年轻人喜欢采用新潮，流行的语言，而中老年人则更喜欢旧式的语言。这主要体现在老秘书和年轻秘书之间，这似乎是一种普遍的情况，事实上，要消除“代沟”也不是不可能的，关键是要设身处地站在对方的角度，从对方的生活背景，文化背景等出发，求同存异。生活中也不乏“忘年交”，我们年轻秘书要向他们学习注意克服年龄障碍，学会与不同年龄层次的人沟通。

㈣地位障碍

地位障碍往往是来源两个方面，一方面是处于高位者为了维护威仪而形成的；另一方面是来源于处于低位者的自卑而怯与沟通，秘书虽然不是“官”，但是很多人会对秘书另眼相看，有些秘书自己也常常认为自己高人一等，如果有这种想法，必然会影响沟通。秘书一定要放下架子，摆正位置，才能做好沟通工作。这主要是针对秘书与各平行职能部门人员的关系。㈤心理障碍

心理障碍一般是指病态心理，病态心理对人际关系危害最大。在人际交往中常常会遇见的心理障碍有嫉妒心理，自卑心理，恐惧心理，猜忌心理，孤僻心理，现实的沟通活动还常常被羞怯心理所左右，这些病态心理常常给沟通带来障碍，严重的还可能出现行为问题。心理障碍已经成为我们每个人都不可忽视的问题。

作为秘书，一定要了解几种常见心理障碍的外在表现，形成原因和解决办法。

嫉妒心理 有嫉妒心理的人往往最不愿意看到地位相同的人强过自己，当同伴事业成功受到表扬时就心里难受，气愤，明明知道自己这样是不对的，可还是控制不了自己的情绪，严重的还会故意找茬儿，闹别扭，甚至是暗中做手脚故意拆台。

嫉妒心理的产生源于过度的自尊感。本来，人们的自尊感具有激发自身潜力积极向上的动力。适度的自尊感能驱使人不断寻求真理，忠实的履行自己的社会义务，促使人们增强责任感，发展道德感，理智感和美感，从而逐渐树立高尚的情操。然而，人们的个体自尊感有强弱之分，自我评价过高，自尊心过强，就会走向妄自尊大，唯我独尊的地步，甚至会追求徒有虚名的荣誉，蜕变为虚荣心膨胀。这是自尊的不健康状态。这种为我独尊是追求虚荣的心理，与尊重别人格格不入。交往双方平时差不多时，这种心理冲突尚不明显。当一方有了长足的进步，这种为我独尊就会恶性膨胀，与尊重别人形成尖锐冲突，这就形成了所谓嫉妒的心理特征。

克服嫉妒心理需要自觉认清嫉妒的危害。莎士比亚说过：“您要留心嫉妒啊，那是一个绿眼的妖魔！谁做了他的奴仆，就要受他的玩弄。”认清危害，注意宽以待人，嫉妒的恶魔就会远离你。

自卑心理 刚才讲了嫉妒源于自尊，其实过度的自尊就是自卑，自卑和嫉妒是孪生兄弟。一个人如果长期处于自卑状态，就会影响学习，生活和工作，严重的可能扭曲心灵。

自卑心理可能来自于身体或生理缺陷，家庭条件，学习困难，理想自我与现实自我的冲突，不当的归因等原因。

克服自卑心理，关键是要学会接受现实，同时注意收集处于同样境况取得成功的人的资料，以他们为榜样，激发自己增强自信，克服自卑。如身体残疾的收集史铁生的资料，身材矮小的看拿破仑传，家境贫寒的看林肯传等。

猜疑心理 工作中我们常常会碰到一些猜忌心很重的人，他们整天疑心重重，无中生有，认为人人都不可信，不可交。如有人见几个同事背地里讲话，就怀疑说他的坏话喜欢猜疑的人特别留心外界和别人对自己的态度，别人脱口而出的一句话很可能琢磨半天，努力发现其中的“潜台词”，这样便不能轻松自然地与人交往，久而久之不仅自己心情不好，也影响到人际关系。这种热心有疑惑，不愿公开，也甚少交心，整天闷闷不乐，郁郁寡欢。由于自己封闭，阻隔 了外界信息的输入和人间真情的流露，便由怀疑别人发展到怀疑自己、怀疑自己的能力，失去信心，变得自卑、怯懦、消极、被动。

猜忌心理主要是由于生活中的挫折感和过于敏感带来的。敏感并不一定是缺点，对事物敏感的人往往是很有灵气的，有创造力的，但是如果过于敏感，特别是与人交往时过于敏感，就需要想办法加以控制了。如果发现自己对环境、他人缺乏信任，经常无端地猜忌他人的言行，就要用理智的力量克制自己，这时候可以想想“疑人偷斧”、“智子疑邻”的故事，平时注意培养自信心、注意及时沟通，若是看法不同，通过谈心，了解对方的想法，也很有好处；若真的证实了猜疑并非无端，那么，心平气和地讨论，也有可能使事情解决在冲突之前。

恐惧心理 在日常生活中，常看到有人胆子太小，不敢一个人熄灯睡觉，不敢去接触小猫小狗之类的动物，还有的人十分怕闪电雷鸣等。这种现象即为心理学上所说的一种恐惧情绪反应。

引起恐惧的原因主要是：熟悉的情景发生意外的变化、受到他人恐惧情绪的感染、后天形成的条件反射，即所谓的“一朝被蛇咬，十年怕井绳”。

要消除恐惧心理，可以通过语言解释法、转移注意法和系统脱敏法等。

羞怯心理 害羞本是一种正常的心理，人人都有害羞的本能。但是，如果一个人因为害羞而不敢在公开场合讲话，或一讲话就脸红、语无伦次，这就是一种病态。

害羞的主要原因是自信心不足，或是曾经在某个方面遭到过挫折，害羞的现象主要发生在性格内向的人身上。

克服羞怯心理，关键同样在于自我调节。首先，不要夸大羞怯的负面影响，要看到害羞是人与动物的一大区别，不要因为害羞而抬不起头来。其次，要加强有针对性的锻炼。第三，要给自己积极地心理暗示，降低自我要求，随时做好接受失败的心理准备。

四，处理与同事关系的基本原则

首先，要强调的是秘书处理与同事的人际关系的总的原则就是实现原则性、全局性和灵活性的统一。实现工作效率的最大化。具体原则如下：

㈠积极配合而不越位擅权

秘书无论是高级、中级还是低级秘书必须做到属于别人职能范围的事，决不干预，属于自己的责任也绝不推卸，在有能力和必要帮助他人工作时，一定要掌握好分寸和尺度，掌握好时机和方法，避免产生负效应。

㈡明辨是非而不斤斤计较

秘书之间要顾全大局，从维护团结的良好愿望出发，坚持做到“是非问题弄清楚，一般 问题不在乎”。涉及大是大非问题，一定要坚持原则不妥协，不让步。但要讲究方式方法，避免言辞激烈，伤害对方的感情。对一些无关紧要的“小事”，应该采取不细究，不计较的态度，对己严，待人宽，谦和忍让，豁达大度。

㈢见贤思齐而不嫉贤妒能

处理好同级处理好同级关系，不仅要有容人之短的度量，而且要有容人之长的胸怀，见贤思齐，不怕别人超过自己。要虚心学习别人的长处，增长才干，共同进步。

㈣相互沟通而不怨恨猜忌

实践证明，善于沟通的秘书，就容易被对方理解和信任，彼此之间的“心理防线”也容易迅速消除。相反，若彼此之间缺乏相互沟通的精神、彼此“各踹心腹事”，最容易发生心理冲突，怨恨猜忌，造成“僵局”。只要经常注意沟通思想，就可以减少矛盾，消除不必要的猜忌，增进感情，增进团结。

㈤支持帮助而不揽功推过

同级之间，常常会遇到一些工作上的交叉，也会有一些需要共同处理的交叉事务。对这些交叉工作，同级之间应当互相支持、互相配合。其他秘书在工作中遇到困难时，也要主动帮助排忧解难；当对方出现失误和差距时，应当主动补台，不能看人家的笑话，更不要落井下石，趁机拆台。不能好大喜功，有了功劳往自己身上揽，有了过错往别人身上推。

五，处理与同事的关系的基本方法

其实在之前的对交往障碍的描述之中我们已经对解决方法谈了一些，但是在这里有必要再系统的和大家来归纳一下：

㈠了解同事

与人相处得好做起码的条件是先了解对方。每位同事的成长背景和工作习性都不同，我们应通过人事资料或日常交谈，了解他们的家庭背景、人生态度、专长、能力及个性、兴趣等。了解得越清楚，越能应付自如。

㈡赞美同事

赞美是对他人人格的极大尊重和对他人人格的极高赞赏。在一定程度上，满足了对方高层次的精神需求，能激起对方内心的愉悦感，从而使双方在愉快的氛围中交流。所以，作为秘书应该学会如何赞美。

我们应该明白一点：赞美不等同于恭维。其实，生活中缺乏的不是恭维而是赞美，恭维是虚伪的称赞，赞美则是发自内心的认同和肯定。它们的动机是根本不同的。所以，你首先要善于挖掘对方身上的闪光点，让自己的赞美发自内心，出自真诚，否则给人曲意奉迎的印象，让听的人尴尬万分，起不到和谐沟通协调的作用。为此，你需要做到以下几个方面。不要夸大其词

“我敢说，你可以与比尔·盖茨相提并论了。”纵使对方是公司中的中流砥柱，这样的话也未免夸大了事实，而且有明显的妄加评论之嫌疑，让听的人会有疑惑：想撵我走吗？ 态度诚恳，不附带其他条件

如果让赞美成为一种获取利益的方式，赞美就不成其为赞美，起不到交际的作用。因此，只有在他人有可赞之处，才能给予他人几句“美”言。赞美需要策略

漂亮的女人希望得到智慧的肯定，智慧之人想凸显其气质，平庸之人喜欢活得开心，成名之人愿望得到别人的尊重。

挖掘出他的美，还要善于“美化”他的美，你的赞美才能深入到他的心里。因此，掌握必要的赞美策略势在必行。赞美需要明辨对象

同样是称赞他人的年轻，对于敏感内向的人可以巧借第三者之口。对于开朗豁达的人士则可以直截了当：“你闲得很年轻”。应分清楚场合

赞美他人，既要因人而异，恰如其分，又要分清场合。当着众人，多颂扬他人的能力与品格；私下里，你们可以无所不赞。如：在公司，你可以称颂男同事的调研报告有分量，企划方案可操作性高，或者他这个人在临危决策时的冷静与果断等。至于他烧饭的手艺、洗衣的技术等，就放到休闲或饭桌上去说。选择合适的对象

男士身穿一套新西服显得“英俊”或“格外有精神”；女士身穿一套新款的衣服不只是显得“漂亮”，要从她对服饰的鉴赏能力去赞美。真诚的赞美也要别出心裁，不要千篇一律。

㈢牢记别人姓名

姓名是最甜蜜的语言。不管对谁，记住陌生人的名字，是你走近他们的钥匙。你记得越快，那扇门开得就越早。一般人对于自己的名字，比起全世界人姓名的总和还要关心。心理学家发现，当许多人坐在一起讨论问题时，如果你发言中提到某个同事的名字及他们所说过的话，那么被提到的同事就会对你的发言重视一些，容易接受一些。这就是“尊重”的作用。我们通过记住别人的姓名进一步交往、发展友谊的交际谋略之一。一般来说，每个人对自己的姓名都很关心，如果能被别人轻易而准确地叫出自己的名字，内心一定会产生莫名的好感，并愿意和此人进一步交往。相反，忘记或叫错、写错别人的名字，会使对方产生抵触情绪。

记住对方的姓名，是 建立人际关系的起点。要记住对方的名字，前提就是尊重对方。如在交换名片时可以大声的读出了，这样你在表达尊重的同时也不知不觉地记住了对方的名字，而对方对你的好感就会油然而生。名字是一个人生命中最亲切、最重要的一部分，所以记住名字，往往能立即达到其他理解所无法达到的效果，能获得友谊，或是在人际关系和社会活动中占据优势。

所以，迅速、正确地记住对方的名字，不仅能缩短双方的距离，还能增进亲密感。

㈣维护同事的自尊心

中国人很讲究面子，自古就有“人活一张脸，树活一张皮”的俗话。如果不小心，很可能在不经意间说出使同事尴尬的话，表面上也许她毫不介意，但在心里他已经受到严重的挫伤。尤其是面对某方面不如他的同事，更要留心，他们很可能因为自卑而表现出极强的自尊，他仅有的一点颜面特别需要你的细心的呵护。善于给同事找台阶

工作中，与同事发生争论，非原则性的问题不必非要争个输赢，只要阐明你的看法，在他的看法，在他强词夺理之时不妨微笑着对他说：“可能你是对的，我再考虑考虑。”

如果你遇到同事之间相互争执，眼看一方理屈词穷，又下不了台，不妨手拿一份资料过去：“对不起，打扰一下，上司要我们马上把这个方案确定下来，你看看还有没有什么遗漏？” 巧妙地帮助同事

同事之间都有明确分工，一般来说，同事都不希望别人干涉或插手自己的事务。如果任务有一定的难度，他没能顺利完成，碰巧上司来催，他又有困难，你也只能不留痕迹的帮忙，在上司走开后，你可以假装突然想起来一件事，像讲故事一样把他的问题症结编排处来，然后说出解决的方法。若有可能，你甚至可以说是他的某个动作让你想起这个解决方案的。给予他真诚的关怀

马有失蹄，人有失足。同事犯了错误，你不要落井下石，要本着真诚之心去帮助他。可以在办公室无人的情况下跟他聊天，帮助他看到自己的长处，恢复他的自信。人在遇到挫折时需要的不是批评和规劝，而是信心的恢复。㈤微笑示人

雨果曾说过：“微笑就是阳光，它能消除人们脸上的冬色。”“一切成见、隔阂、怨恨、猜忌，可望在微笑中冰释。”微笑时人际关系的一张通行证，面带微笑可以向同事传递这样的信息：我很羡慕你；我很信任你；我愿成为你的朋友；我们会合作得很愉快。

真诚的微笑体现了一个人的淳朴、坦然、宽容和信任，可以反映出一个人极高的修养和待人至诚，而且非常容易被人接受，会为你赢得口碑、好感和潜在的机遇。微笑也是一种自然的表情，能够使他人感到愉快。无论你拥有什么，你是谁，你处于何种地位，你在做什么，你遇到什么挫折，只要你笑口常开，和善待人，就能获得别人的信任和爱戴，同时也让自己保持一种轻松。

所以，学会微笑你就会在社交中拉近与陌生人的距离，使你在社交活动中深受大家的欢迎。

㈥做个忠实的听众

我们这里所说的倾听，不是无动于衷，消极的听，也不是“左耳进，右耳出”，而是积极主动的投入倾听，讲究倾听的技巧，不仅可以掩盖自身的缺点，而且可以使你得到别人无法得到的重要信息，使对方觉得自己的话有价值，从而获得信任和友谊，走向成功。倾听对我们来说似乎很简单，但是能够真正运用好这一技巧的人却比较少。我们做到有效倾听，就要注意做到以下几点： 专注

在倾听时，首先是要“专注”地听，要把所有的注意力集中在你所面对的说话人及他所说的内容上，无论是眼神、还是身体动作都要给人一种“全身心投入”倾向的感觉。同时，不仅要“听”还得要听进去，将说话人的内容和意义充分的吸收，才能达到沟通的理想效果，切勿左耳进，右耳出。关注说话内容

孔子曾说：“三人行，必有我师。”我们在交流过程中遇到的每个人都可能有我们不知道的知识。听实际上是一种很容易获得新信息的活动，我们以宽阔的胸怀去关注说话者的内容，可以帮助我们获得一些新信息，掌握一些新知识。所以我们在沟通中要关注说话人所说的话，而且最好是能听清其说话的全部内容。不要马上表明自己的观点，对不熟悉的内容要特别注意。

鼓励对方说下去

在别人说话时，你可以用一些很短的评语或问题来表示你在用心听，比如“真的吗？”等一般性的问题，让对方继续他的话题。这样说话他人便能更投入地说，使沟通更为有效和成功。

㈦对同事一视同仁

有些人往往因为个性接近、志趣相投、谈得来而感情较好。秘书与同事间也有这样的现象发生。虽然这是正常的，但其他同事却不这样看，总认为你厚此薄彼，搞小团体主义。因此，工作时，秘书与任何同事之间，要一视同仁，绝不徇私。这样才不会赢得了这位同事的友谊，却引起了另一位同事的反感。

㈧自我克制

除了以上的七点之外，我们难免会受到一些委屈，我们必须学会控制自己的情绪，理智地应对沟通环境的变化，以免发生不必要的误会，甚至使双方的关系僵化。控制情绪

在沟通过程中，很多人会因为和说话人的意见、言论不合而发生一些不愉快。一旦我们的情绪有所反应，就可能失去理性的控制，忍不住去打断对方的话，插进去争辩，结果导致双方发生激烈的争吵。作为秘书，如果有什么情况不满或者不喜欢就立马流露出来，往往会错过沟通的良机。不管怎样，要想获得良好的沟通效果，就要想办法控制自己。

首先可以先试着深呼吸一下，平静一下自己的情绪； 接下来还可以分析对方正确的地方，让自己平静的情绪；

最后还可以告诉自己，双方沟通的过程是一个“合作”的过程而不是“斗争”的过程。保持客观

在沟通的过程中，说话者的观点和立场很有可能是和你不同的虽不能因为这样与说话人发生争执，但是也不需要为了迎合说话人的观点而改变自己的立场。要从沟通中得到信息，评价说话者的观点，我们就不要急于得出结论或者放弃自己的想法，而是以开阔的胸怀去自由地倾听、交谈，保持客观。避免误会

在沟通中难免会发生误会，一般都是由我们的偏见或立场不同造成的。我们往往自认为已经完全明白别人的用意，可是对方很有可能不是这个意思。所以我们在沟通和交流时一定要尽量控制自己的情绪波动，专心、耐心、细心地去听对方说话，防止误会的发生。

结 语

在这个快节奏的社会，秘书为领导收集信息的职能越来越重要，秘书与同事的人际关系的好坏直接影响了收集信息的质和量。所以，我们必须重视人际关系的重要性，我认为我们能认真遵守以上的原则和方法就能较好的处理好与同事的关系，成为一个受人尊重的好秘 书！

参考文献：

秘书与同事的沟通 篇2

秘书与同职能部门同事的关系, 是指同属于秘书部门内的秘书人员之间的同事关系, 如同级秘书人员, 同一办公室的人员等, 他们之间在职务上往往是平等的或相近的, 又在同一个空间里工作, 接触频繁而直接。秘书是领导与同事之间的桥梁, 既要传达领导的指示给同事, 又要反映同事的意见给领导。因此, 秘书与同职能部门同事保持良好的关系, 对秘书工作同样相当重要。但是不少秘书对怎样处理好同事的关系感到困惑而且抱怨很多, 这种问题的出现是由于秘书在工作中不能够受到同事的欢迎, 不善于化解同事之间的矛盾, 在出现裂痕时没有及时弥补所导致的。所以要做个受同事喜欢的秘书应努力做到以下几个方面:

1.1必须学会尊重同事

在自尊的前提下, 秘书人员之间应彼此尊重。秘书工作中, 不能随意插手别的秘书职权范围之内的事情。有的工作需要大家共同完成时, 应互相协商、配合, 而不能只顾自己或互相破坏。

1.2保持乐观和幽默感

秘书工作似乎千篇一律, 变化不大, 没有多大的挑战性, 但秘书千万不要变得灰心丧气, 要让自己变得富有幽默感。乐观和幽默可以消除彼此之间的敌意, 更能营造一种亲近的人际氛围。更有助于秘书与同事的关系变得轻松, 消除工作中的劳累, 容易让同事感到亲近。秘书在工作中切忌情绪不佳, 牢骚满腹, 工作时应该保持高昂的情绪状态, 即使遇到挫折、饱受委屈, 也应当保持乐观的心境。切忌逢人诉苦, 在其他同事面前抱怨, 秘书应当忘记过去的种种, 把注意力放到充满希望的未来, 做一个生活的强者。

1.3化解矛盾, 增进情感

秘书与同事之间在遇到矛盾时, 需要和同事进行良好顺畅的情感交流, 就能化解各种矛盾, 使双方的工作顺利进行。秘书与同事间出现意见分歧, 秘书要能客观冷静的分析, 控制自己的情绪, 从自身找原因, 对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感, 如果确实办错了事, 应勇于为自己犯下的错误承担责任, 真诚地道歉, 不推托找借口, 对于同事的过失应客观地看待和处理, 要尽量学会宽容。同事之间出现分歧, 产生矛盾, 是正常现象, 适时回避与等待, 使对方头脑冷静, 便于问题的解决。即使同事做了对不起自己的事, 也应以德报怨, 注意发现对方的长处和优点来弥补自身的不足, 增强团结。秘书还要善于选择沟通交谈的时间、场合和对方感兴趣的话题, 态度谦虚诚恳, 善于体察对方心情, 讲究说话的技巧, 来增进与同事的情感。

2处理好与各职能部门人员的关系

秘书与各职能部门人员的关系, 是在同一组织内因为工作交往所形成的相互关系。这既是一种平等的同志关系, 又是一种在组织内部工作上的分工与合作、相互支持、相互配合、相互制约的关系。也可以说这是一种广义上的同事关系。每一个独立的组织机构, 各职能部门在领导的指挥与控制下, 具体负责某一方面的业务工作, 如人事、组织、财务、后勤等等。各职能部门各司其职, 互相配合, 保证一个组织机构的正常运转。从而保证领导决策完整正确地得到实施。离开了各职能部门, 领导和与领导紧密相连的秘书部门就成了空架子。因此, 秘书要想履行自己的职责, 做好领导交代的工作, 不搞好与各职能部门的关系是难以做到的。但是秘书在与各职能部门人员沟通的过程中, 往往会感觉员工的斗志不高昂, 人心涣散, 本位主义严重, 从自己部门的利益要求出发, 无视整体协调的存在。这种问题的出现是由于秘书没有能够有效的引导彼此之间的沟通向着有利于组织发展的方向前进, 从而使员工、部门为了共同的目标而合作、减少摩擦, 从而有效保证组织实现整体的目标。秘书要做到与各职能部门人员有效的沟通, 应努力做到以下几点:

2.1平易近人, 协作支持

秘书人员在与各职能部门人员的交往中, 应摆正自己的位置, 平等相待, 平易近人。平时主动了解各职能部门的情况, 体谅职能部门的难处。秘书部门的工作需要得到各职能部门的协作与配合, 各职能部门的工作也需要秘书部门的支持与合作。平时各职能部门需要向领导反映情况、提出建议等, 常常需要通过秘书人员与领导联系或沟通。作为秘书, 应站在全局的角度支持和帮助各职能部门开展工作, 解决疑难问题。反之, 秘书人员为了贯彻领导的决策, 完成领导交办的事项, 常常必须依赖于各职能部门的支持与具体执行。一旦有时任务紧、领导要求高的情况下, 秘书往往会忽略各职能部门的难处。如果平时不注意向职能部门了解情况, 加强联络, 培养信任与感情, 而在出现状况时一味催促恐怕于事无补。

2.2提供热情周到的服务

秘书应主动帮助各职能部门与领导沟通, 在职责允许的范围内帮助各职能部门解决工作中的问题, 特别要注意平等对待各职能部门, 建立正常的合作关系。在促进各职能部门协调的过程中, 秘书人员既要忠于领导的意图, 明确协调的基本原则, 又要针对具体情况, 切实解决他们的困难, 促使各部门化解矛盾。这一过程实际上是为职能部门服务的过程, 建立与职能部门联系的过程。处理好就会得到大家的尊重、赞扬和好感, 别人也会在工作中对秘书以礼相待, 工作环境自然十分融洽。所以, 秘书人员应将促进各职能部门的协调当作自己的职责, 主动积极地做好这项工作, 并通过做好这项工作, 进一步促进各职能部门之间、秘书人员与各职能部门之间的人际关系朝着良性循环的方向发展。

3处理好与领导的关系

秘书是直接辅助领导工作的, 这使得秘书在工作中处于一个特殊的地位, 因此在秘书的人际交往中也往往显得特别复杂。在秘书与同事关系的交际中, 秘书与领导的交际是最为复杂的一种。政治思想上志同道合, 工作上辅助领导, 知识、能力、体力、思维的上补充领导, 与领导的交往频率很高, 但人格上是平等的。有时, 秘书面对的不仅仅是单个的领导者, 而且还有一个复杂的领导群体。对每一个秘书人员来说, 正确把握并处理与领导者的关系是十分重要的, 要学会与上司和谐相处。正是因为秘书处理好与领导的关系显得尤为重要, 因此出现秘书新到一个单位接触新上司刻意去琢磨上司的个性特征, 结果往往适得其反, 与上司相处不和谐甚至发生争执。这种问题的出现是由于上司的个性以及管理风格需要相处一段时间后才能了解, 而且上司的个性与管理风格并不是一成不变的, 同时, 还涉及秘书自身的资历、与上司信任关系的建立等不确定因素。因此, 秘书首先要学会与上司和谐相处。秘书要做到与上司相处和谐应该努力做到以下几个方面:

3.1尊重上司

每个人的思维方式不同, 其处事的原则与方法也会不一样。秘书工作是直接为上司服务的。所以学会如何尊重上司, 是做好秘书工作重要的一步。秘书对上司的尊重体现在以下三个方面。

(1) 维护上司的威信。

尊重上司的意见, 认真执行已完成的决议上司找你商讨问题时, 要毫无保留地提出自己的看法, 如果上司有不同的观点, 要尊重上司的意见, 如果一形成的决议, 尽管自己还有不同的看法, 此时, 也只能保留自己的意见, 坚定不移地执行决议。

总之, 秘书人员在工作中, 既要体现出在协助领导形成领导意图过程中的主动性, 又要体现出在领导意图形成之后的服从性, 还要体现出在执行领导意图过程中的创造性, 从而使领导意图经过秘书人员的努力能够得到准确无误的传达、贯彻、执行。

(2) 慎用上司的授权。

秘书的一切权力都来自上司的授予。秘书在工作的时候必须按职责规定办事, 不能越权, 不能假借上司的名义发号施令;更不能假公济私, 用上司的名义谋取个人利益。尊重上司并不是表面的恭维, 只有注意这些实际问题, 谨慎用权才是真正地尊重上司。生活中, 经常可以看到一些人当了几年的秘书后, 在众人的刻意迎合和奉承下, 竟然忘了自己的身份, 常常以领导的口吻与职工或职能部门的工作人员讲话, 人为地制造了上司与职工的心理壕沟, 严重地损害了上司的威望。

3.2注意严格要求自己

任何上司都不会喜欢一位工作自由散漫、做事丢三落四、不注意倾听、说话啰嗦的下属。秘书要与上司和谐相处, 必须首先学会让上司接受自己。

(1) 以事业为第一生命。

所有的上司都会喜欢看重自己事业的秘书。这类人除了工作积极认真以外, 他们在上下班的时间上也与其他人有区别, 上班时, 他们会提前10-15分钟进办公室, 整理内务, 打扫卫生;下班时他们会走在最后, 临走之前, 他们会主动去关灯关窗。秘书工作非常特殊, 无论你是领导的专职秘书, 还是办公室的普通文员, 都要早上班、晚下班, 领导没有离开之前不要提前离开办公室, 确有要事需要提前离开, 必须请求上司同意。

(2) 说话简洁清晰。

上司时间宝贵, 秘书说话啰嗦就意味着浪费上司的宝贵时间, 所以秘书向上司汇报工作时要言简意赅, 要做到这一点, 除了平时注意练习语言表达能力之外, 在汇报前还要注意清理思路, 突出重点, 必要时, 可以考虑写成书面提纲。

(3) 注意仔细聆听。

善于倾听的人不仅能听到上司的说话内容, 而且还要能听懂上司的弦外之音。只有这样才能把握上司的说话重点, 领会上司的意图。上司在与你谈话时, 要集中所有的注意力, 做好笔记, 没有听清楚可以请求上司重复, 最后, 要将上司的指令扼要复述一遍, 防止遗漏。上司不喜欢那些反复叮嘱的秘书。

参考文献

[1]苏醒.秘术国家职业资格培训教程基础知识[M].北京:中央广播电视大学出版社, 2006, (8) .

[2]廖金泽.秘书培训教程[M].深圳:海天出版社, 2003, (5) .

如何与同事有效沟通 篇3

1. 直接表达内心真正的感受与需要：现代婚姻所需要的是合作关系，当一个人能把自己的期待与他人沟通时，他对自己的信心同时也跟着增加了。

2. 避免暗中期盼与猜测：学习放下自己的主观、论断与猜测，愿意虚心地询问，并了解伴侣内心的经验与感受是建立甜美亲密关系的一大秘诀。

3. 用「正面请求」而非「负面抱怨」的方式来沟通。

第二个、学习用话语来表达内心的情绪与感觉。

1. 寻找最能抓住情绪感受的字眼，标明并表达他们;「我觉得」+情绪字汇，如：感恩、害怕、高兴、紧张、担心、可笑。

2. 当你用「我觉得你……」的字句时要非常小心，这常会给对方「你要开始批评」的预感。

3. 用「言语」而非以「发泄」来表达负面情绪。希望对方同情、关怀你的感受，而不是趁机嘲笑、批评或攻击你的弱点。

4. 避免用火爆的词汇：例如：你若说：「你简直快把我气死了。」你的配偶防卫心就大增;改口用这类和缓的语气作开场白：「我心里很不舒服，我们能否谈谈。」或「我有困难，不知道你能否帮我解决。」

5. 用第一人称的沟通：「我觉得……」重点是表达自己的情绪，没有指控对方。

第三个、不「越界」

「越界」与「问问题」的沟通是不同。只表达自己的体验，不替别人表达。

1. 化「越界」为「领悟」之良机：在交谈中只表达你自己的感受，或是以问问题方式来了解对方。

2. 厘清谈话的头绪：方法是多用「第一人称的表达」与以「问对方问题」来澄清沟通。

3. 用词时避免说「我们」。心理健康的重要指标，是每个人能「个体化」，每人要有清楚的心理疆界。你对你自己的思想、感觉、需要与行为负责，也尊重你伴侣的需要、喜好，即使与你不同。

4. 使用「当你……我觉得……」的沟通技巧：譬如：「当你」哭的时候，「我觉得」很挫折。

第四个、沟通原则：话里不要带刺。

带刺的话只会引起对立。对方听出话里有刺时，自然把注意力放在「带刺」的话语上，而听不进其它讯息。

1. 以回馈取代批评: 不用概括性的人身攻击。把配偶弱点看成暂时的偏差，而不是人格的缺陷，对配偶存感恩、体谅的心。

2. 避免带着「毒性」的「侵犯」。

3. 把毒性侵犯转化为自省和体谅的机会。

第五个、沟通原则：寻求了解的倾听。

1.不要说「可是」：使用「可是」表示否定，而不是试着去了解对方。要把「可是」改成「和」、「同时」、「并且」。

2. 训练自己作专心的倾听者。 让你更能了解、掌握周遭的情境，增加安全感。

3.学习过滤毒素的技巧，保持开放的心去接受觉得不舒服的话。

*你的「行为」并不代表你这个「人」。(你的伴侣可以反对你所做的，但仍爱你。)

*这只是你的一部份，并不是全部的你。(你还有其它长处。)

* 每个人都不完全。你也不可能知道全部的事。

4. 不要像法官一样听，法官听后是判定谁是、谁非。

5. 不要用律师质询的方式去听。如果你真的不同意你伴侣的意见，应先倾听并了解对方所说有理的观点，然后加上你不同的看法或再问清楚他的意思。

6. 直接问，不要用侦探方式故意去听弦外之音会比较好。

7. 向对方表示你听到了。策略性、有技巧地重复对方的话。

第六个、听对方所要表达的感觉谈话中要注意对方的情绪变化

1. 表达你的同理心。

2. 感觉第一，先体谅感觉：例如：小孩跌倒，先关心小孩疼痛的感觉，清理伤口之后，再了解摔倒的原因。

3. 倾听对方的感觉能提升关系中的安全感。

第七个、倾听彼此的需要。(听人听己)

1. 不要过度让步，而完全漠视自己的需要。

2. 调整音量。

3. 不要太霸道，愿意接纳建议。

第八个、交错的对话。

要把对方和自己的需要同时融入在其中，才能达成共识。包括：

* 专心听对方说话。

* 消化你所听到的讯息，并且用自己的话重述对方话语的精义。

* 最后再加上你自己的看法，这时候换你的配偶来听你讲。

1. 用「是的」「和」回答对方：用「是的」表示明白对方的想法，后面才加上自己的观点。

2. 总合你们的意见。

3. 好的倾听者会有的沟通方式。好的倾听者会在适当的时候中断对方的话，表达自己所听见、了解的，问恰当问题，让对方之到你用心在听，来促进沟通。感情好的夫妻在对话中比较会打断对方的谈话来澄清一些事情。重要的事，该在甚么时候、怎么中断。有效的中断包括：

(1)重复伴侣所说的话。

(2)确定你所听到的是正确的讯息。

(3)问恰当的问题来澄清你不明白的事。

4. 欲速则不达：尤其在讨论比较敏感或复杂的话题，最好不要进行太快，多问对方问题，就可以澄清一些看法。

5. 简单扼要地重述对方所说的重点。

第九个、有效的对话通常包括四个特色：平衡、分段、具体、总结。

1. 长话分小段来解说。

2. 把事情的细节说清楚。

3. 总结所讨论的事情。

第十个、控制夫妻之间的情绪温度

* 留意你说话的语气和速度。

* 注意你的用词。

* 口气变急时，暂停一会儿。

当双方口气越来越急，争吵的先兆时，如何煞车?

* 发现气氛不对时，要赶快暂停。

* 不要使用批评对方的话，譬如：「你在怪我」、「可是」。

* 暂停，考虑如何恢复到正常对话。

* 重复对方讯息中，你所听到有道理的话。

* 综合双方的重点。

* 澄清并反问对方问题，把讨论带回主题。

* 检讨在甚么时候、哪个事件时，两人最容易争吵。

1. 注意你的用词：用「我」，而不是「我们」;用「我希望」、我「可以」，而不是「应该」。

2. 当语气变快时，暂停。(人的大脑对情绪反应比对理智的反应来得快。)

3. 事先计划如何休战。休战计划包括以下几个重点：

* 开始感到情况恶化时，如何暂停。

* 暂停之后，最好两人分别到不同的房间冷静下来。

* 单独在不同房间时，要怎样缓和怒气。

* 如何以及何时回来。

* 甚么时候再继续刚才没讨论完的话题。

*如果还是冷静讨论，可能需要第三者来调停。

秘书与同事的沟通 篇4

人际沟通是工作当中最重要的话题也是国家公务员考试中的重点内容，良好的人际沟通能力可以让工作更加顺畅。其中良好的同事关系是做好工作的重要保证，如何处理好公务员工作中的同事关系，如何答好2018年国家公务员面试中与同事沟通的人际沟通题，华图教育特意为大家整理了相关技巧，仅供大家参考。

（一）同事不满，否认质疑

【真题回顾】你和小王一起进国税部门工作，以前关系不错，他在你困难时帮助过你，但是现在他经常对你的工作指指点点，还在同事面前说你工作做的不好，让你难堪，你怎么做？

【应对策略】（1）摆正心态，乐观积极

例：在平时的工作中摆正心态，不能想当然的把同事对我的不满当作是故意刁难我，排挤我，我想肯定是我在工作中存在问题，同事对我不满意，才导致了对我不信任，认为我不行。我更应该诚恳的接受批评，心怀感激，真诚面对同事的质疑，更要认真地对自己的工作进行总结，思考自己在进入单位后的工作中存在什么问题。（2）自我审视，自我完善

是缺乏理论素养还是缺乏实战经验？是工作不够细致谨慎还是方式方法有待商榷？这些都是我们在进行自身审视的时候可以思考的角度。不管是何原因，都要提高自身的素养，如果理论与实践相脱节，就要理论和实践相结合；如果存在工作中不够细致谨慎的问题，就要从心底认识自己的问题，端正自己工作作风。例：遇到在工作中的上述问题，我要进行有效的学习，多看、多学、多做。多看一些书籍和资料，丰富自己的知识和业务能力水平。观察同事的做法，请教同事的意见，多主动揽活，多实践；如果存在工作中不够细致谨慎的问题，就要从心底认识自己的问题，端正自己工作作风。“细节决定成败”，用高度的责任感对待自己面对的工作。（3）加强交流，增强信任

尊重同事，真诚待人，注重沟通，加强交流，要做到千方百计替他人着想。与同事打交道，首先要想一想是否为对方的工作创造了自己应该提供的服务条件，是否由于自己要求过度给对

方工作造成了困难，自己能够做些什么，去努力帮助别人完成任务。

例：我会充分发挥主动性，第一时间与同事沟通，了解情况，主动地解决问题，就我们之间存在的误会进行澄清，如果我确实之前有做的不对的地方我会真诚道歉，请求同事的谅解。我会在工作之中多与同事交流，主动提供帮助；生活之余，打篮球、聚餐唱歌，采用多种团队活动方式，增强我们之间的凝聚力。更要学会换位思考，多替对方考虑，这样才能增强彼此之间的信任。

（二）意见不一致

【真题回顾】你和同事下基层调研，两个人观点不一样，你认为你是对的，你怎么办？ 【应对策略】

（1）宽容待人，工作为重

工作中要保持宽容的心态，宽以待人，在工作中与同事搞好关系，就要讲风格，讲大局，多想着同事的长处，不必追求尽善尽美，不能总是想着同事来迎合自己，而应时刻想着，怎样做才能对工作有利，对全局有利。

例：在实际的工作中，同事和我的意见有分歧也在所难免，但无论如何我们务必首先保证工作的顺利开展，不耽误工作的基本进程，只要不是原则性分歧意见，就不要斤斤计较。如果只看到同事与自己不合的一面，只看到别人的缺点，自然不会有什么好印象。但如果换一种看人的眼光，求同而存异，多看同事的可取之处，宽容人，欣赏人。

（2）充分探讨，深入交流

同事有自己的看法可能是同事基于以往的经验提出的合理建议，意见本身看起来虽然不一致，但是是可以充分融合的，并且有利于工作的进一步开展，所以我们要根据组织原则和工作流程进行深入地意见交流，努力找寻出共同点，以便更好推进工作。

例：在工作中遇到上述情况，我会及时和同事取得交流，了解同事的想法，还会根据组织原则和工作流程进行深入地意见交流，积极发掘同事意见的亮点，及时调整自己的工作状态，通过协调、沟通达成共识，更好地推动我们工作的进展。

（3）积极劝导，达成共识

一个人的认识是有限的，再精明的人也难免有考虑不周到的地方。对于同事间观点上不一致的地方我们要通过平等的交流、启发，缩小认识上的差距，我们需要通过有力的案例或者数

据向同事说明我们的工作原则和基本流程，及时校正我们的工作方向，从而达成共识。

例：在工作中遇到上述情况，同事坚持自己是对的，也有可能是同事没能从全局考虑，缺乏全局意识，偏执于自己的意见。这时候我会积极劝导，通过有力的案例或者数据向他说明我们的工作原则和基本流程，及时校正我们的工作方向。如果在此情况下，同事依然固执己见，为了不耽误工作和保证效果，我会在照顾同事自尊的基础上，同同事积极向有经验的老同志或者领导请教，以便我们能取得一个更好的共识，并保证工作的方向不会出现偏差。

（4）博采众长，完善自身

工作中要学会时时反思，多方请教，对于自己分内的工作应该注意多与其他同事商讨、交流，积极主动地征询他们的意见，采纳他们合理的建议，欢迎同事对自己所辖工作进行有益的批评，虚心向同事学习，不断提升自己各方面的能力。

例：我会积极反思自己的沟通方式和做事能力，加强学习、不断提高自己的业务能力，积极主动地征询他们的意见，采纳他们合理的建议，吸取他们的优点不断改进，更多地了解不同同事的做事风格和方式，努力和大家做工作上的好同事、生活上的好朋友。

（三）同事不配合工作

【真题回顾】你是单位的新人，领导安排你和一个老同事共同完成一项工作，由于你个人的原因导致事情没有办好，老同事对你有意见，不愿再与你合作，你怎么处理？

【应对策略】

（1）真诚理解，理性客观

摆正心态，工作为重，工作的顺利开展离不开同事的帮助，我们的工作就是要需要同事的配合与支持，人有七情六欲，同事出现种种的情况也是可以理解的，我们要换位思考，理解同事的情绪，以单位的团结为主，以良好的心态看待，以理智的方式处理。

例：同事不配合我的工作，我会保持冷静，不急不躁，理智的处理问题，以良好的心态看待。同事不配合工作的背后可能会有多种原因，不管是何种原因，我们都要学会换位思考，站在同事的立场和角度来理解对方，从而选择更为适合的方式，或真诚道歉或心怀感激，更要选择合适的沟通场所。

（2）了解情况，询问缘由

同事不愿意配合工作，我们需要了解对方的想法，是遇到了困难还是心里有抵触情绪？只

有耐心倾听之后才能找到对症下药的方法。

例：我们可以根据对方的性格选择直接沟通或者间接沟通的方式，了解一下同事不配合的具体原因是什么，是因为时间太紧事情太多？还是没有认识到当前工作的紧急性与重要性？还是本身对于这份工作有一些不认同？只有多方面了解情况，询问缘由，才能更好地解决问题。

（3）坦诚相待，晓以利害

真诚地与同事交流，平等、坦诚，通过适当地举例来阐述当前工作的重要性，进行利弊分析。

例：要想顺利开展工作必然要争取同事的支持，面对对方的不配合我们要坦诚相待，真诚地与之交谈，可以适当分析一下大家一起工作的重要性，比如提高个人能力、响应部门号召、提升单位形象等，也可以适当地分析一下一旦难以开展工作所带来的弊端，希望能够引起同事的重视。

（4）虚心请教，共同进步

俗话说，三人行必有我师焉。同事毕竟也有多年的工作经验，是值得我们学习的，我们要虚心请教，询问同事对于当前工作的看法，做适当地调整。同时，也要了解同事对我的看法，积极改正，共同进步。

例：在我们双方坦诚相待之后，我会就我们共同的工作项目询问同事的意见，并把自己之前做的相关调研资料与同事一起研究，以期能够做好这项工作。同时我也会询问他对我工作的意见，以此共同探讨，彼此共同进步。

（四）与同事争功抢功

【真题回顾】一项工作是由你和同事小李一起完成的，在实施的过程中你根据自己的一些专业知识提出了很多可操作性的意见，但小李提前向领导汇报工作并且说明此想法是自己提出来的，请问你怎么办？

【应对策略】

（1）摆正心态，理解同事

工作中，与同事保持良好的关系是我们的基本原则所在，也是我们更好开展工作的前提和必备要素。因此，无论是工作本身有矛盾还是处于同事自身存在一些矛盾，理应摆正心态。对工作中出现的问题先自我反思和总结，同事的某些行为的产生是由于平时彼此沟通和交流较少，所以首先应该从自身找原因。当然，对于同事的这个行为应给与理解，在合适的时间段再主动找同事交流。

（2）工作第一，剩余次之。

工作为先是我们的目标和核心，因此在整个环节应该时时抱有“工作第一”的信念，当自己提出的一些意见在和同事协商后，彼此认为对工作进度的完成上有帮助的时候应该谦虚学习，同时，也要征询同事是否有自己的想法和意见，学会换位思考，达到共同进步的目的。

（3）帮助同事，正确引导。

当工作顺利完成后不因和同事“争功抢功”。当出现同事和自己强功的情况时，应该帮助和引导同事，不应该过于功利，工作是为了更好的锻炼自己取得更快的成长，所以在同事面前应该表明自己的立场，之后再给予正确的引导让其树立一个良好的工作态度。

（五）与同事共事后，出现问题同事推诿责任

【真题回顾】某项工作由你和同事小王一起负责完成，原计划是三天完成但由于天气原因可能要往后延三天，而同事小王觉得主要是你工作能力的问题故让你去向领导汇报，也因此领导批评了你，你怎么办？

【应对策略】

（1）冷静思考，解决问题

工作中遇到一些突发情况是在所难免的，无论是客观还是主观因素使然，都是我们无法预知的。但不管是哪一种原因，我们时刻都应该保持冷静的态度积极应对，根据实际情况第一时间作出决策，当所出现的问题通过自己的分析和总结及时能够弥补的，则先以工作为重，及时予以解决；当所出现的问题会带来一些不好的或者是无法弥补的后果时，首先应该自我检讨和批评，将此次工作中出现的差错予以总结，事后要反思和提升，并且以此为鉴。

（2）主动积极，交流沟通

同事是我们工作上的好搭档，因此应该和同事保持良好的人际关系。如果工作落实的过程中出现问题，则应积极主动和同事交流，先找出问题出现的原因再提出有效的解决措施将问题解决好。一方面，如果是自身的原因而影响工作进度，则先和同事致歉，并且在后期工作开展之余加强自身的学习，积极向同事请教学习；如果是由于一些不可抵挡因素使然，则要主动向同事说明情况，再和同事商讨解决问题的办法；如果是同事自身态度的原因，应该找合适的时

间段，帮助同事找出不足之处，并且给予一些建议帮其改正。

（3）以身作则，正确引导

秘书与同事的沟通 篇5

领导和秘书是一对矛盾，互为矛盾的对立面，他们互为依存，互为条件。秘书以领导活动作为自己存在和发展的条件，没有领导秘书也失去了存在和发展的依据，如果没有秘书的辅助，领导也无法摆脱大量事务性工作而集中精力进行决策和控制。

领导者是根据一定的法律、法规或组织内部规章通过民主选举或上级任命产生的，领导一旦产生就有法定权利和权威，对外代表整个组织的利益，对内运用权利实施管理，其根本职能是决策，并通过计划、组织、指挥、协调等手段将决策付诸实施，完成决策目标，从而推动组织发展。而秘书是伴随领导活动而产生，秘书的服务范围，服务方向随着领导活动的变化而不断调整，离开了领导秘书也就失去了方向和核心。秘书的职能表现为辅助决策、处理信息、协调关系和办理事务，处于为领导服务的从属地位。所以领导和秘书的工作法定地位职责的巨大差异决策了领导和秘书的主从关系，领导总是处于主导和支配地位，而秘书总是处于从属和被动地位。领导者敢于从大处着眼，高瞻远瞩，敢当风险，秘书则慎密、细致、周到、采取逆向思维。互相切磋，砥励，所以领导和秘书互相渗透、互相补充，谁也离不开谁。

2 领导和秘书的权力特征

领导从上级任命的那一刻起，就取得了一种法定的权力，他就是一个组织的法人代表，对组织发展有决策权和管理权。而秘书资格的取得是只是通过人事部门的考核，并征得领导同意取得的，他们权力来源于两方面，一是领导权的延伸或辐射，是领导权力的假借;二是来自于秘书职位的权利，包括组织内部的事务管理权，执行权。除此以外秘书还有一种机会性权力，秘书贴近领导，参谋咨询是秘书的职能，秘书适时、适地的抓住机会提出建议让领导采纳。秘书的另一头是群众，也很有机会和周围的部门和人员建立起良好的人际关系，这些关系有时也会成为一种办事权，所以秘书的权利不象领导权，是强制的，硬性的和支配性的，而是弹性的，软弱的和广泛的。秘书的弹性权与领导权力的大小有关，秘书服务的领导的地位越高，秘书的影响越大，还与领导授权，和领导者的领导风格有关，遇上办事豁达，心胸开阔的领导，秘书权力大一些，遇事必躬亲、谨小慎微的领导，秘书权力小一些。秘书的根本职能是辅助管理，秘书活动的最大特点是辅助性，由此决定了秘书权力的软弱性，它虽然是领导权的延伸，但不具备领导权，如果秘书强行用权，一来造成越权，违犯组织分工，二是工作碰壁，无法取得别人的理解和支持，从而不能完成任务，影响领导工作的部署。秘书的权力在强度上很软弱，但从广度上看，秘书的权力辅射到整个组织系统，秘书辅助领导实施综合管理，领导工作到哪，秘书服务到哪。确保全方位服务。

3 秘书的沟通协调

秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右，这就决定了沟通协调是秘书的重要职能。秘书的协调是一种非权力支配协调。

3.1 秘书沟通协调的特点

3.1.1 从属性。秘书的协调无论是领导授权或是职责范围的主动协调，都要以领导的指示、意见、要求和用意为依据，反映领导意图，协调结果有利于领导实施管理。

3.1.2 间接性。秘书不是领导，没有拍板定案的权力。也没有职能部门人物财方面的分配权，不能直接运用行政手段，而只是在协调过程中发挥沟通、协商、疏导调节的作用，表现为一种认同疏导，顺势而行。

3.1.3 服务性。秘书随领导活动而产生，随领导活动而发展，服务服从于领导是秘书职业的最大原则，秘书无论是上下协调，还是左右协调，必须吃透领导意图，明确协调目标，体现为领导服务的原则。

3.1.4 主动性。秘书的协调，特别是授权协调工作很被动，但秘书个人是主动的，秘书在协调时要善于在被动中求主动，眼观六路，耳听八方，善于发现苗头性问题和矛盾集中区，通过请示汇报搞好协调，借权而不越权，主动工作、被动服务。

3.2 秘书沟通协调的策略

秘书的协调靠权力惯性和权力辐射，巧妙的借权行事，它也不是职责限定性，有很大的伸缩性和灵活性，协调的空间非常广泛，所以秘书的协调要讲原则，一是思想要领先，协调中讲大局、讲政策、讲团结、讲风格;二是客观公正，协调中认真调查研究，坚持实事求是，力戒先入为主，偏听偏住，感情用事;三是沟通协商，化解矛盾，秘书在协调中发挥中介作用，不要把自己的意强加于人，最终淡化矛盾、调和矛盾、消除矛盾;四是灵活适度。善于根据协调过程中出现的新情况，及时调解协调计划和协调策略，或抓住战机一鼓作气，速战速决，或发现难关，分割包围，迂回前进，或转功为守，适当让步变通执行。

秘书在沟通协调中，多用假借策略，秘书代表领导出面而产生的权威效应，促使协调;求同策略，通过沟通。寻找矛盾各方的共同点寻找突破口;折衷策略，秘书善于提出各方都接受的折衷方案促成协调;迂回策略，秘书协调遇难，强行闯关欲速则不达，不如避重就轻，挂起难题，等待时机再集中力量解决;模糊策略，这是矛盾双方情绪对立，针锋相对意气用事，乱箭齐发时，秘书避免卷入无原则之争，采用模糊语言和模糊两可的态度处理非原则问题;幽默策略，幽默是调节沉闷气氛，消除对立情绪，打破僵局的有效手段，一语双关，趣闻轶事、格言警句，夸张比喻等只要运用恰当，都会起到幽默的效果。情感策略，适当地巧妙的运用心理学原理进行情感投资，在协调对象间建立友谊，相互信任，通过创造良好的人际关系推动协调工作。

秘书协调工作的沟通技巧 篇6

一、沟通在秘书协调工作中的必要性

由于在立场、角度和观点等方面的不同, 不同的部门或不同的人对同一事件或问题的看法肯定有差异, 这就需要进行有效的沟通来协调。只有进行了良好的沟通, 才能达到使有关各方互相配合、减少磨擦、同心协力、增加效益的协调目的。秘书沟通的内容是多方面的。不仅要跟领导沟通, 同时也要跟同事沟通;不仅是对工作进行沟通, 同时也要对思想观点进行沟通。这样才能减少、消除双方的分歧, 达到协调的最佳效果。

当然, 作为一名优秀的秘书, 不但要能沟通, 还要会沟通, 也就是说要掌握沟通的诸多技巧并能灵活运用。“灵活、合理、有效地运用沟通, 会最大限度的提高秘书协调工作效率”。

二、秘书协调工作中的沟通技巧

(一) 语言技巧是有效沟通的利器。

常言道:“良言一句三冬暖”。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图, 又能使对方愉快地接受协调。秘书在沟通工作中, 必须讲究语言技巧, 说话适度, 讲究分寸。只有这样, 沟通才能取得好的效果。秘书协调沟通中的语言艺术, 目前学界已多有学者论及。我们认为还有以下三个方面的技巧可以达到良好的沟通效果。1.注意语气、语调、语速。秘书在沟通过程中, 根据不同的沟通对象、不同的场景应采用相应的语气, 并注意语速和语调。在沟通中, 很多人喜欢用命令口气压制对方。其实这往往会使对方产生抵触情绪, 适得其反。因此在沟通过程中, 切忌语气强硬, 语调过高, 语速过快, 而应多用协商的口吻, 诚恳地或委婉地表达自己的意见, 这样更能达到沟通的目的。2.善于过滤信息。善于过滤信息在秘书的协调沟通中是非常重要的技巧。秘书的工作需要经常上传下达, 沟通信息。不论是“上传”还是“下达”, 都要忠实、准确、客观、全面。在确保主要信息“忠实”“准确”的前提下, 秘书在传达信息时, 不能简单地成为传声筒, 而是要注意过滤信息。例如, 当传达领导对下属的批评意见时, 应淡化情绪色彩;确需转达领导对另一领导或下属的评论时, 点到为止, 不可过于细致;向领导汇报下属的意见时, 要有所选择地汇报善意、中肯的意见, 否则无异于打“小报告”。当然, 信息过滤, 并不是说就否定秘书要忠实的传达指示, 准确的汇报情况, 也不是说秘书可以随意加进自己的意见, 任意的发挥、解释甚至曲解领导的意见, 而是说要在忠实把握领导主要的、关键的和实质性的意图的基础上, 把一些情绪化的、情境性的或随意性的容易引起误解, 产生隔阂, 引发矛盾的一些信息过滤掉。这样会有利沟通和交流, 消除误解, 减少矛盾, 形成和谐的人际关系的目的。3.运用表情语言。“表情语言主要指面部表情, 包括眼、鼻、嘴、颜面肌肉的变化等, 也指交际过程中的一种有声但没有固定语义的语音, 如哭、笑和‘哈’‘哼’等语气词。”好的表情语言不但可以增强讲话的效果, 而且通过情感的影响可以起到让对方信任的作用。这里主要探讨两种表情语言:目光语和微笑语。 (1) 目光语。“眼睛是心灵的窗口”, 眼的奥秘在于它能如实地反映出人的喜、怒、哀、乐, 如实地反映人的思维活动, 也如实地反映一个人的内心世界。目光语是运用眼神、目光来传递信息、表达情感的语言。在与人沟通时, 眼神要根据内容的需要而变化, 不能随心所欲。目光的运用要主动自然, 别人与你谈话的时候, 你的眼睛要注视着他, 无论对你说话的人, 地位比你高或低。要正视对方, 不能看着其他地方。眼神随着谈话内容给予对方回应, 表现自己交谈的专诚。这样有利于更好的达到协调的目的。 (2) 微笑语。微笑语是一种世界通用语, 除了表示友好、愉悦、乐意、欢迎、欣赏、请求、领略之外, 还可表示歉意、拒绝、否定。微笑往往能大大缩短双方的心理距离, 彼此获得好感与信任, 促进沟通工作的顺利进行。因此, 微笑是秘书工作者的最佳情绪表现, 也是沟通当中最易接受的表情。

(二) 情感调控是有效沟通的法宝。

协调是一种让对方认同与接受的工作, 只有对方心理上接受时, 思想上才能认同。要做到这一点, 除了要注意语言技巧, 把握 (下转第25页) (上接第28页) 好时机外, 情感是十分重要的。秘书人员只有在内心对沟通对象充满着爱与尊重, 才有可能以极大的宽容心去化解矛盾, 消除误解;才有可能以一颗坦诚之心去建立互信;也才有可能以尊重之心去凝聚众力。正如法国著名作家拉罗什富科在《道德箴言录》中所说:“唯有感情是始终具有说服力的演说家。”1.以宽容之心消除误解。由于每个人所处的时间、地点、地位、经历和个性不同, 对一个问题的理解和把握的程度不一样, 就容易产生意见的分歧。如未及时沟通, 消除误解, 会造成人际关系紧张, 甚至无法开展自己的工作。要打破这种僵局, 秘书人员要心中有大爱, 继而把这种爱具化为宽容。宽容不仅可以避免矛盾的激化, 还可以感化别人, 从而达到非常好的沟通和交流。面对误解, 要能够展现宽容之心。同时, 误解一经消除, 同事们也会心存感激和佩服。“爱人者, 人恒爱之;敬人者, 人恒敬之。” (《孟子·离娄下》) 长此以往, 秘书人员的人格魅力就会充分展现, 这是秘书人员进行有效沟通的坚实基础。2.以坦诚之心建立互信。“推之以诚, 则不言而信。” (《中说·周公》) 只要能够推心置腹, 以坦诚之心待人, 不用言说也会相互信任。这句话对于秘书人员的人际沟通具有很好的启示作用。如果对方对秘书人员没有信任感, 要进行有效沟通还是很困难的。因此, 对于秘书人员来说, 要想有效沟通, 必须要有坦诚之心, 取得对方的信任。3.以尊重之心凝聚众力。有这样一句名言:“人性最深切的渴望, 是得到别人的尊重。”人, 不论从事什么工作, 也不论在什么场合, 都希望别人认可自己、尊重自己, 这是由人的自尊心所决定的。秘书人员在沟通工作中必须深谙此道。要把对对方的诚挚之情化作尊重之心。一般来说, 秘书人员在与领导沟通时, 很容易做到尊重。与职工沟通时, 同样也要注意理解与尊重。理解与尊重的实质, 就是把他们视为组织的主人, 有参与决策、参与管理的权利和机会, 使他们感到自己是组织中平等的一员。当职工感到自己得到理解和受到尊重时, 自然就会萌生一种主人翁意识和责任感。这样, 开展沟通会收到事半功倍的效果, 从而达到凝聚众力的效果。同时, 沟通还要注意时机的把握, 要适时、适地、适当, 即要注意沟通的时机是否成熟、场合是否合适、分寸是否得当。