行政公文范文（推荐13篇）
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法。即便不是文字工作者，也会时常碰到文字烦恼。面对领导的要求，往往不知如何下笔？是用请示还是用报告？是用通知还是用函？办公桌上的公文，格式准确吗？行文规范吗？用语得体吗？书本是怎么写的？经验是怎么说的？企业内部又有什么特殊的规定？
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
课程目标：
了解公文写作的重要性
掌握基本的行政公文写作要点及规范
课程形式：讲授、讨论、演练等
课程对象：基层员工、中层管理人员
课程时间： 6小时课程内容：
第一部分：概述
公文写作的概念与作用
公文写作的种类和特点
公文写作的基本原理
行政公文与一般事务性公文的理解及误区
第一部分：行政公文写作过程
行政公文写作的一般步骤
行政公文写作的主题与材料
行政公文写作的结构和语言
学习行政公文写作的意义与方法
第三部分：请示、报告以及批复
什么情况下用请示？报告？批复？（讲授）
如何写请示、报告、批示（练习，改错）
请示、报告的分类（讲授）
写作规范模式（见三类模式表格）
第四部分：计划和总结
了解计划的多种“变体”和时间限定（讲授）
熟悉计划和总结的写法（练习，改错）
第五部分：通报、通告及通知
辨析这几类常见公文，结合受训单位性质确定讲授重点。（讲授） 熟悉通知的几种类型和写法（练习，改错）
第六部分：会议纪要
学会在会议记录的基础上写作会议纪要。（讲授）
了解会议纪要的成文格式。
关键词：公文,行政管理
行政公文 (以下简称公文) 是行政机关或政府机构在行政管理过程中按照一定程序形成的具有法定效力、固定体式的文书, 是行政部门依法行政、开展管理、交流沟通的重要工具。我国政府一直注重提高公文质量, 不断规范和优化公文管理流程, 并以此促进政府工作效率的提高。加强公文管理, 提高公文质量对提高行政效率具有十分重要的意义和作用。
一、公文的功能和作用
公文有广义与狭义之分。广义的公文, 既包括《党政机关公文处理工作条例》中规定的15种法定公文, 又泛指机关常用的应用文。狭义的公文则指《党政机关公文处理工作条例》中规定的文种。
(一) 公文的特性
公文对文件作者、内容、体式、形成流程等都有严格的规范与要求, 具有以下特点:
公文的作者 (或责任者) 是依法成立、能以自己的名义行使有关权利并承担相关义务的国家机构、社会组织及其领导人。
公文直接形成于公务活动中, 代表作者表达意图、行使职权, 在规定的时空范围内强制受文者阅知或处理, 具备法定权威与现实执行的作用。
公文还具有特殊的文体、规范的格式、特定的办理或处理程序。
(二) 公文的功能和作用
公文特点决定了公文具有以下特殊功能:
是信息沟通、协调、传递的重要手段。公文中所记录的内容, 无论是对上、对下, 都是公文作者真实意思表达, 具有一般信息所具有的记载、传递、沟通等功能。
法律规范的重要表现形式。法律法规及其他规范均需以公文形式进行表现。公文不仅可以让行政管理行为有法可依, 而且使之在一定的约束范围内进行, 不得超越法律的界限。
实施有效行政行为的重要工具。公文是行政部门行使权力的重要形式, 上级行政机关在下达命令及工作要求时, 以公文的形式下发给各部门执行, 如果公文能够将这些命令或者工作要求准确的表达出来, 行政管理行为的效率就会提高。
是重要的参考和凭证。公文所记载和传递的信息直接产生于现行公务活动中, 由法定作者制发, 具备规范的体式, 经特殊处理程序后形成, 是有关工作的重要参考资料和印证事实的真凭实据。
教育激励的有效教材。公文本身就具有十分深刻的思想, 是经严格审批才通过并印发的, 具有一定的指导教育意义。
以上功能, 决定了公文具有两个方面的效用:一是现实执行效用, 也就公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响;二是历史效用, 公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。
二、公文文种和行文规则
(一) 关于公文文种的选择
行政机关使用的15种正式文种是:决议、决定、命令 (令) 、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除以上文种外, 还包括机关常用应用文, 如总结、计划、便函等。正确选择行文文种是确保公文合规的首要前提, 应遵循以下原则:
根据行文的目的确定相关文种。如, 请求上级单位给予指示、帮助支持或批准事项的, 应使用“请示”文种;对下属单位部署布置工作, 应使用“通知”文种;指导或答复下级有关工作的, 应使用“意见”文种等。
在确定公文种类时, 应根据行文的关系进行确定。如:受文单位为上级单位时, 应视情况选用“请示”或“报告”等文种。若受文单位是下级单位时, 应选用“通知”、“批复”等文种。向不相隶属的单位行文时, 应根据行文内容, 一般可用“函”等平行文种。
在行文时, 有部分文种只有特定职权的单位才能使用。如《党政机关公文处理工作条例》规定的文种, 有的只能由党政机关使用, 企事业单位则不能随意使用, 如“公报”、“议案”等。
(二) 关于行文规则
行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。制发公文应确有必要并注重效果。在行文中应注意以下规则:
应按照隶属关系和职权范围确定行文关系。一般应逐级行文, 不得越级请示或报告;相关职能的部门可根据授权, 向下级单位行文;需要共同行文明确的事项, 可由同级单位或相应单位联合行文。
要规范文件内容与报送要求。如“请示”应当一文一事, 避免一文同时包含多个请示事项, 且一般只送主办单位, 若需要同时送其他单位阅知的, 应使用“抄送”形式, 且“请示”一般不抄送下级单位。在实际工作中, 还要特别要注意“报告”中不得夹带请示事项。
三、公文管理中易出现的问题
根据笔者经验, 公文管理中易出现以下问题:
(一) 公文质量存在问题
如行文格式存在问题;文种使用不够准确;文件内容描述不清;行文语言不精练;引文、附件不规范;行文存在文字错误。
(二) 公文管理制度不健全
如没有制定本单位公文管理制度, 对公文的收发、传递、归档等要求不明确、责任不到位, 工作随意性大;制定的制度要求过于原则, 流于形式, 操作性不强;制度落实情况不好, 直接影响公文质量。
(三) 公文业务指导不到位
如没有完全建立起对有关部门和单位公文处理工作的业务监管体系;没有及时指导基层单位、部门开展工作;公文处理随意性较大, 在文件传递、处理、归档等工作方面存在问题。
四、提高公文质量的方法和手段
只有高质量的公文才能提供有效的信息和服务, 否则就会因提供虚假、失真、无效的文件信息给工作带来损失, 特别是公文具有法定效用, 有不同程度的强制性影响, 这使文件质量方面的各类纰漏起到放大作用, 微小的差错可能铸成巨大错误。所以, 要达到行文目的, 必须注重公文质量。要保证公文质量, 一要抓源头, 把好公文起草关;二要抓审核, 严把公文质量关;三要抓学习, 把好业务建设关;四要抓作风, 把好工作执行关。要提高公文质量, 最重要的是做好公文的起草和审核。
(一) 公文起草
公文起草要符合党的路线方针政策和国家的各项法律法规, 应能准确体现出发文单位的意图, 并保持与现行有关公文的有序衔接。起草时:一要注意突出主题, 内容简洁, 准确表述, 结构严谨;二要正确使用文种, 按照规范格式行文;三要注重实际, 深入调查研究, 充分进行论证;四要统筹考虑, 有涉及其他部门职权范围的事项, 应提前征求部门意见, 达成一致后方可行文。同时, 对重要文件的起草, 有关负责人应加强重视, 并亲自主持和指导有关工作。
1. 公文起草时的准备工作。
认真了解有关背景情况, 适时开展调查研究, 多方面收集有关资料, 按照“突出重点、内容详实、资料充分、真实客观”的原则, 选用材料和素材;学习掌握相关政策法规, 做到合法合规;根据行文目的, 构思文稿框架, 编写大纲, 安排结构, 力求主旨突出, 层次分明, 思路清楚;准确把握行文意图, 积极争取领导和各方面对公文起草工作的支持和指导;正确选择行文方式、发文形式、文种和格式要求等。
2. 公文起草时的语言要求。
表意清晰。行文的目的是“表意”, 一定要把行文事项表达清楚, 并根据不同的言语环境, 合理正确地使用精确词或模糊词, 使表述恰当而准确。
表述准确。要根据实际情况, 合理准确地对有关情况进行说明和表达思想, 注重准确清楚的使用词句, 符合语言规范, 词句之间逻辑严密。
用语妥当。要按照行文关系, 选择合适的用词和语气, 对上行文时, 要语气委婉, 措词平和;平行文时要注意礼貌用语;向下行文时, 应重点突出, 要求明确。
庄重平实。要规范地使用书面语和公文专用语, 一般不使用略语和冷僻字, 尽量少用专业性术语和名词, 同时, 要注意语言平实, 有关议论要精当, 说明要清楚;要客观真实, 言之有物、不打官腔, 力戒“假、大、空”话, 一般不采用描写或抒情的方式, 也不用论辩性的语言。
3. 公文起草时要合理安排公文结构。
公文的结构, 是行文内容的先后顺序和层次关系。合理的安排公文结构, 应科学谋划、统筹安排, 并围绕行文主旨, 进行辨证分析和巧妙安排, 力求做到思路清晰, 纲目清楚, 结构严谨, 详略得当。
合理安排公文结构是为了更好的表达主旨, 所以公文的一切要素都要为突出主旨服务。例如, 如何更好的划分段落层次以突出公文要义;如何选取描述方式, 采用递进式还是并列式, 以突出主要内容;如何更好的选取文字素材并妥善安排文字的表述内容, 以突出公文主题等。
同时, 安排公文的结构必须符合一般规律。安排公文结构时, 应当准确反映有关事项的内在联系和客观规律, 做到有序、周密、连贯、通顺。比如:安排公文内容时既可按时间顺序、事物发展过程进行阐述, 也可按事物的层次关系进行阐述, 既可采取由总到分、由整体到局部进行描述, 也可采取由一般到特殊、由原因到结果等进行描述。
(二) 公文审核
公文审核是保证公文质量的重要环节。审核人员按照公文处理的有关规定, 对文稿内容和办文程序严格把关, 起到提高公文质量, 精简文件数量的作用。公文审核为领导签发公文奠定良好的基础, 可以发挥文秘部门的参谋助手作用, 使领导把时间和精力用在主要的决策活动上, 提高行政效率。公文审核应重点把握行文关系、政策法规、协商会签、语言文字和体例格式等五个方面, 具体包括:
行文的依据是否合理, 行文的理由是否充分;行文内容是否符合国家法律法规, 能否准确体现发文意图;所提措施和方案是否可行;是否同现行有关公文进行有效的衔接;涉及其他部门职责范围的事项, 是否经过协商并取得一致意见;经协商部门之间仍有意见分歧的, 是否在文中进行解释;文种使用是否正确;公文格式是否符合有关标准和规范的要求;用词用语是否妥当;其他内容是否符合公文起草的相关要求。
经审核后不宜发文的文稿, 应退回起草部门进行修改或告知不能发文的原因。
五、结束语
公文是行政管理部门进行管理的重要工具, 是行政管理中最常见也是最实用的, 提高公文质量对提高行政管理能力具有重要作用和意义, 必须从公文起草的源头抓起, 才能保证公文质量, 提高行政效率。
参考文献
[1]宁永录, 刘剑坤.规范公文起草提高以文辅政水平[N].西安航空学院学报, 2011 (4) .
[关键词]公文格式 细节
公务的格式是指公文的各个组成部分在公文页面上所处的位置和书写的形式。行政机关的公文格式在规范性的同时，也有些复杂，考虑到高职高专学生就业及发展的实际需求，我们在教学中有几个小细节需要注意。
一、眉首部分
公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。
按照“格式”要求，发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
为什么要采用六角括号“〔 〕”，“格式”中并未明确说明。在实际工作中，目前大部分单位使用WORD处理文档，而在WORD文档中，六角括号“〔 〕”是作为特殊符号，需要通过“插入”—“特殊符号”—“标点符号”，才能调出。圆括号“（）”、方括号“[]”可以通过键盘直接打出，加之以前使用的是方括号“[]”，因此很多单位还是习惯于使用方括号“[]”。殊不知这违反了括号的使用原则。
二、主体部分
包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题、公文正文、印章、附注，“格式”规定得比较明确。这里简单说说主送机关、附件和成文时间。
（一）对于“主送机关”，“格式”是这样规定的：主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。在实际工作中，主送机关经常犯如下错误：
1.主送机关分类不明确，如某些高校的普发性文件中，用“各部门、各学院”来概括所有部门。实际上用各部门即可，部门指独立组织的某功能部分，可包括学院。如果为了区分部门类型，可使用“各职能部门、各学院”。
2.混淆“部门”和“单位”的用法。这二者可从下述几个方面区别：
（1）从概念上讲,“部门”和“单位”各自的定义不同：
单位和部门从概念本身而言，单位指某个独立的组织或机构，部门指独立组织的某功能部分；
（2）从性质上讲，“部门”和“单位”性质不同：
单位是相对与个人而言的，单位一般是法人，是一个比较完整的、相对独立的社会组织。而通常所说的部门是若干个性质相同或相似的某一类单位，当然部门也可以指一个单位内部的工作机构，也指政府的工作部门，如交通部、人事部等。
（3）从范围上讲，“部门”和“单位”各自的范围不同：
單位范围很广，不仅包括职能部门，也包括各级人民政府本身，还包括各级人民政府或职能部门的派出机构。
严格地说，在国家机关中，部门是指各级人民政府的职能机构，如公安局有时称公安部门、工商局有时称工商部门等等，是履行法律赋予的一方面职权的机构，是政府的一个组成部分。
“部门”和“单位”没有绝对的大小比较，都是相对而言的。有的部门下设的单位比较多，有的部门下设的单位比较少；反之有的单位是由很多部门构成，有的单位则是由较少的部门构成。
（二）对于附件的格式：“格式”是这样规定的：公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码，如：“附件：1.××××”，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件（或带序号）。 在实际工作中，附件有序号时，经常会用大写阿拉伯数码标识。
（三）对于成文时间：“格式”是这样规定的：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识右空4字。由于受使用习惯的影响，大多数人在标识成文时间时，将“〇”用数字0来代替，非常不美观。最简单的方法是通过“插入”—“日期和时间”，“语言”选择中文，然后在“可用格式”中选择需要的成文时间即可。
三、版记部分
版记部分的主题词、抄送、印发机关和印发时间，印发机关和印发时间得都比较明确。对于印发机关和印发时间的位置，“格式”规定为“印发机关左空1字，印发时间右空1字”。个人认为，在讲授时，可以不做要求。
《国家行政机关公文格式》不仅适用于国家行政机关，企事业单位、社会团体和个人都可参照使用。高职高专办学方向是：坚持培养面向生产、建设、管理、服务第一线的高技能人才。高职高专的学生毕业后，很少到国家行政机关。
参考文献
p>行政公文的类型有多种，下面以“通知”类文体为例，介绍其模板的制作。“通知”属于下行文一类公文，是国家机关、社会团体和企事业等单位，在办理公务活动中形成的各种文书材料，通常也称为“文件”。
此类文书一般分为三个部分，即文件的抬头区、正文区和落款区，我们将分段讲述其制作方法：
1?借用旧文件
为简化操作，我们采用“借用法则”调取一篇正式通知(如“通知9801?doc”)。然后，将其复制于新文档中，修改部分段落格式后，形成规范的“通知”模板。
(1)单击“开始”按钮，选择“打开Office文档”命令，再从相应的文件夹中打开(双击)“通知9801?doc”文件名。
(2)单击“新建”命令，创建一份新文档，如“文档1”。
(3)单击“窗口”菜单并选择“全部重排”命令，两个文件窗口将以上下方式进行排列。再利用窗口的编辑工具，将两个窗口重新排列成左右修饰。
(4)单击“通知9801?doc”窗口，使其成为当前窗口，再左手按下“Ctrl”键，右手移动鼠标至“通知9801?doc”窗口左侧版边区，当光标变为“左箭头形”时，单击以选中全文(显示反白状态)。
(5)在选中(反白)区内，光标变为“右箭头形”时，按住鼠标左键并向左侧“文档1”窗口中拖拉移动(移动过程右箭头光标尾部显示加号)，可将内容复制其中。2?段落格式的修饰
按通知类文体的要求(见下表)，修饰每一个段落。
下面以文章的“正文”段落为例，介绍段落格式的常规修饰方法。操作：
(1)随便选择一个正文段落(单击)。
(2)单击“格式”菜单，并选择“样式”命令，显示“样式”对话框。
(3)单击“更改”按钮，显示“更改样式”对话框。
(4)单击“格式”按钮，显示格式修饰列表。
(5)逐项进行修饰，如：宋体、四号字，段落首行内缩两个汉字(0?98cm)，且以两端对齐方式排列(设置过程从略)。
(6)单击“更改样式”对话框的“确定”钮，退至上一级对话框。再单击“样式”对话框的“应用”钮，即可完成对“正文”段落的格式修饰。
(7)删除无用的段落格式名
3?存为公文模板
Ｘ法发〔XXXX〕X号 签发人：ＸＸＸ
ＸＸ省高级人民法院关于是否给予交通事故被害者家属抚恤问题的请示
最高人民法院：
目前有关是否给予交通事故被害者家属抚恤金有两种意见。一种意见认为被害者若有劳动能力的人，并遗有家属要抚养的，给予抚恤；另一种意见认为只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。我院拟同意后者即只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤。妥否，请指示
（章）
ＸＸＸＸ年Ｘ月Ｘ日
（联系人：ＸＸＸ，联系电话：XXXXXXXX）
主题词：ＸＸ ＸＸ ＸＸＸ 请示
有广义和狭义之分，广义公文包括通用的公文和专用的公文。狭义公文有13种：命令、决定、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、行政公文的特点：1.鲜明的政策性。2.作者的法定性、3.制度的程序性、4.决定的权威性。5.体式的规范性。6.文风的庄严性。
三、行政公文的作用：1.依据和凭证作用。2.沟通交流作用。3.领导和指导作用。4.宣传和教育作用。
四、报告：
（一）概念：报告是行政机关和党务机关都广泛采用的重要的上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关
（二）特点：单向性、陈述性、事向性
（三）分类：1.工作报告。2.情况报告。3.建设报告。4.答复报告。5.报送报告
（四）写法：1.报告的标题（俩种 a.发文机关+事由+文种 b.事由+文种）。2.发文字号。3.主送机关（一般只送一个上级机关，不越级行文）。4.正文（报告缘由、报告主体、报告结语），5.落款。6.成文时间
五、会议纪要：
（一）、概念：会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项，是记载和传达会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体，基本上是下行文。
（二）、特点：1.纪实性。2.概括性。3.条理性
（三）、分类：决策性、协调性、研究性、专公性、专题性
（四）、写法：1.标题（三种：a.机关名称+会议名称+文种。b.会议名称+文种 c.双标题）。2.成文日期（加标号，写于标题之下正中位置）。3.主送机关。4.正文（前言、主体【概述式、摘要式、归纳式】、结尾）
六、计划：
（一）、概念：是国家机关、企事业单位、社会团体或个人为完成某一任务或实现某项目标，预先对今后一定时期内的工作、活动所做的的安排、设想、部署、规划和筹措。
（二）、特点：预见性、可行性、指导性、简明性、约束性、规范性、针对性
（三）、分类：1.按性质划分为综合性计划和专题性计划。2.按内容分为工作计划、培训计划、科研计划、教学计划、基建计划。3.按时间分为长期计划、短期计划、计划、季度计划。4.按范围分为国家计划、部门计划、单位计划、个人计划。5.按表达方式分为条理式计划、表格式计划、文表结合式计划
（四）、写法：1.标题。2.正文（引言、主体【目标、措施、步骤】、结尾。3.落款
七、总结：
（一）、概念：是单位或个人对已完成的工作或已发生的事项进行回顾、检查、分析评价，从而得出经验教，概括出规律性的认识，认备查考和指导今后工作实践所写的一种文体、（二）、特点：实践性、理论性、简明性
（三）、分类：1.按性质分为综合性总结和专题性总结。2.按内容分为工作总结、学习总结、科研总结、教学总结、行业总结。3.按时间分为总结、季度总结、月份总结。4.按范围分为地区总结、部门总结、个人总结。
（四）、写法：1.标题（文件式标题、文章式标题。双行式标题）。2.正文（前言【概括式、提问式、对比式、总结式】）、主体、结尾
八、调查报告：
（一）.概念：指有目的、有计划地对客观事物进行全面、深入、科学的调查研究、分析推理，从而得出能够反映客观事物本质规律的书面报告。
（二）、特点：写实性、针对性、逻辑性、新颖性
（三）、分类：1.介绍典型经验的调查报告。2.揭露问题的调查报告。3.反映新生事物的调查报告。4.反映社会情况的调查报告
（四）、写法：1.标题（单行标题【公文式标题、文章式标题】、双标题）。2.正文（前言【简介式、揭露式、议论式】、主体【基本情况、事实分析、归纳总结】、结尾）。3.落款（单位内部的调查报告一般在正文右下角写调查者和完成时期；公开发表的一般在标题下）
九、演讲稿：
（一）概念：也叫演说词、演讲词，他是演说者在某些公众场合或集会上，就一些问题发表自己的主张和见解，表达自己的情感或阐释某种事理时所依据的讲话文稿
（二））、分类：即兴演讲、文稿演讲
（三）、特点：针对性、鼓动性、临场性
（四）、写法：1.开头（楔子、衔接、激发、触题）。2.主体（层次、节奏、衔接）。3.结尾
十、讲话稿：
（一）、概念：为力提高会议效率，集中、有条理的把问题说清，避免走题和把话说错，收到预期效果，事先把要讲的话用文字表述
（二）、特点：主旨的鲜明性、表达的主动性、语言的通俗性、听众的制约性
1. 印转性公文概述
行政公文是逐级行文的, 党中央的方针政策要传达到地方必须层层转发 (经省政府、地级政府、县或县级市政府的转发) 。这样逐层转发上级机关的公文、转发一些不相隶属机关的公文和批转下级机关的公文, 使转发类通知的应用价值极大。行政公文是国家规定的法定公文, 它的格式、种类、行文的规则、办理及管理, 都有法的规定。必须遵照国务院2000年8月24日发布的《国家行政公文处理办法》 (2001年1月1日起执行) 。但在复合体公文的实际写作中, 将被印转的文件当附件处置的现象经常出现, 附件名称在格式上也采用说明”的方式。
例: x x x教育厅办公室文件
x教办发〔2007〕17号
转发教育部办公厅关于做好2007年
全国普通高等学校分省分专业招生计划编制和管理工作的通知
通知内容略。
附件:《教育部办公厅关于做好2007年全国普通高等学校分省分专业招生计划编制和管理工作的通知》
在这个文件中便把被转发的“通知”列为通知本身的附件。在第二页对被转发的通知原文照印。
2. 被印转的公文不是附件而是正件
首先弄清, 何为“附件”。关于“附件”, 裴显生先生主编的《应用写作》对“附件”的文体意义的解释是 : “附件是附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料”。首先从定义上看, 颁布 (或发布) 印发类、转发类通知是复合体公文, 是将上级或不相隶属机关的文件 (主要是指示、意见、通知) 转发给下级机关。其次从结构上看, 因为颁布 (或发布) 、印发类和转发类通知和所印发或转发的文件、材料, 是一个文件的两个组成部分, 二者缺一不可, 相对于印发语、转发语, 它才是文件的主体部分, 是转发和批转范围内所有单位开展工作、处理事务的指南或依据, 所以不是附件, 不应加附件标注。
“附件”作为正文的补充, 在公文的实际作用中, 往往更为重要。在形式上, 附件名称不会出现在公文标题中, 正文中也不涉及。只是以括号的形式被提到 (例如名单、图表等) 。它们一目了然, 无需用文字表述;还有一些插公文正文中纸质的原件或复印件, 会导致公文内容的不连贯。像这类文件的名称一般会出现在复合体公文的标题里, 如标题《关于发布﹤国家行政公文处理办法﹥的通知》 (1993年11月21日) ; 如标题《关于发布﹤中华人民共和国消费者权益保护法﹥的通知》 (1994年1月1日起施行) 。标题是文章的核心内容, 如文件《中华人民共和国消费者权益保护法》出现在标题中, 证明了它的重要性。在内容上, 复合体公文之前的“文体, 只相当于“按语之类, 被印转的文件才是公文的主要内容。是人们真正要执行的东西。它们在公文中的性质、地位和作用与附件截然不同。看随印的东西是不是附件, 就是看其名称在不在通知的标题内。在标题内, 就不是附件。这两个印发类通知, 被印发的规章名称均在标题内, 那它一定不是附件。
3. 如何对被印转文件进行技术处理
印转类文件属于复合体公文, 具有结构上的双重性。 ( 如《关于发布﹤国家行政公文处理办法﹥的通知》) 就出现两套格式, 们需在格式把它处理成一篇公文。 (1) 印发类文件:法规或规章 (含章程、条例、办法、规定等 ) 均属于被印发文件的范畴, ( 如《关于发布﹤中华人民共和国消费者权益保护法﹥的通知》。这类公文是同一个机关发文, 直接加印被印发的法规或规章即可。 (2) 转发类文件:这类文件转发机关与被转发文件的发文机关是不一致的。 ( 如《“国务院办公厅转发发改委关于××××意见的通知”》) 。“发改委”虽为法定作者, 但没有直接发文权限, 需经转发。发文机关和被转发的 (发改委) 文件都有自己格式。出现一个公文两套格式。造成承办上的混乱。所以要进行技术处理, 把被转发的公文变成发文机关所发文件的一个组成部分。具体做法是:把被转发文件的眉首、版记、主送机关、印章、日期全部去掉。将发文机关移至标题之下 ( 或以括号标注 ) 、发文字号移至被转发文件标题的右下侧。
在实际应用中, 有些复合体公文虽然未把被印转文件当附件, 因为结构上的双重性容易出现两套格式的错误, 两个文体有两个成文日期, 印章, 眉首、版记等。因此, 写作这类复合体公文, 要在格式上进行技术处理:
对被印发公文的处理:被印发的内容一般都是管理类文书, 只能借助国家行政公文来发布。此时, 公文的发文机关与印发文书是同一个机关, 比较容易处理, 既印发时直接在公文生效标识之后加印被印发的内容即可。
对转发公文的处理: ( 如“国务院办公厅转发发改委关于××××意见的通知”) 。转发机关与被转发文件的发文机关是两个机关, 但都有各自的一套格式。这时, 要取消被转发文件的独立性, 使其成为转发公文的一个组成部分。既去掉被转发文件的眉首、版记、主送机关、印章、成文日期。将发文字号移至被转发文件标题的右下侧;将被转发文件的发文机关移至其标题之下 ( 或以括号标注 ) , 若其已在复合公文的标题或“转发语”里出现, 则可省略。
结束语
行政公文是国家实施管理的重要工具, 规范的行文不仅是学术方面的要求, 也是提高管理水平的必要手段。
参考文献
机 密★×年
特 急
（均
用3号黑体字）
韶关市司法局文件
韶司字〔2010〕号
（发文字号：3号仿宋体，下行、平行文居中，上行文居左；年份：应标全称，用六角括号“〔〕”，序号不编虚位，不加“第”字）（上行文应注明签发人，3号楷体，居右）
关于规范机关公文处理程序的通知（标题：与文号空两行；标题=（发文机关）+介词+事由+文种；除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；2号小标宋体）
（正文与标题空一行）
各科（处）室、局直属各单位：
（主送机关全称或规范化简称、统称）
为了…………
（正文：3号方正仿宋体，一般22行×28字=616字；层次结构序数：“
一、”、“
（一）”、“1.”、“（1）”）
一、文件处理程序
（第一层次标题：3号黑体）
（一）以司法局名义发布的文件
（第二层次标题：3号楷体或宋体）
1．…………
（第三层次标题：3号仿宋加粗）
（1）…………
（第四层次标题与正文一样）
（附件与正文空一行）
附件：1.文件处理流程图
2.机关请示、报告处理流程图
（附件序号用阿拉伯数字，用下圆点符号；附件名称后面不加标点符号）
韶关市司法局
二〇一〇年月日
（单一机关制发的公文不署发文机关名称；必须加章印章；用小写汉字标识成文时间；联合行文每排最多盖3个印章，并在最后一排印章之下右空2字标识成文日期）
（如果是上行文，需要留联系人姓名和电话）
（不能为空页，不能标注“此页无正文”，通过调整行间距或者字距解决空页问题）
（主题词=类别词+类属词+文种；词目一般3—5个，新编词目加“△”；主题词和发送范围居底；“主题词”三个字用3号黑体，居左顶格标识；词目用3号小标仿宋体；词目之间空1字）
主题词：机关公文处理程序通知
抄送：…………（左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”；抄送机关用
逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；只有抄送和分送，没有抄报）
一、高校行政公文写作中文种的误用
在高校行政公文标题三要素中, 文种是不可缺少的。文种选择准确的行政公文, 能有效地体现其权威性和约束力, 提高高校行政机关的办事效率。但在实际工作中, 高校公文文种的误用经常发生, 主要有以下两种情况:
1、文种滥用, 即部分院校使用的公文文种不是法定行政公文
高校文种滥用的情况即《办法》规定的种公文以外的其他文种直接作为法定文种正式制发如××大学文件标题为《××大学2011年工作总结》;××学院后勤服务中心文件, 标题为《××学院后勤服务中心2010年工作要点》。总结或要点不能直接发文, 均需通过通知来印发, 否则即为文种滥用。
2、文种错用, 主要集中在请示与报告、请示与函、报告与函、公告与通告、决定与通知等文种的错用上
例如:公告是向国内外宣布重要事项或法定事项, 而通告是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项;请示是向上级请求指示批准, 而请批函是向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项等等, 这些容易混淆的文种, 使用时要格外注意, 不可混用。
二、高校行政公文格式的问题
公文写作在格式上不规范的问题较多, 常见问题如下:
1、发文单位重复, 公文的发文单位名称可以在公文的三处标明, 分别为文件头、标题、署名处, 一篇公文只要有一处明确标明后, 其它两处均可省略。可在实际写作中重复标示情况较多。
2、发文字号的标识不规范, 发文写号标识域“位于公文首页发文机关标识域以下”, “发文字号由发文机关代字、发文年度 (用方括弧括入) 和发文顺序号组成, 依以上序标识居中位置。”但在公文写作实践中发文字号的标识往往不规范:1.标识位置不规范。不少公文的发文字号写在发文机关的右下角, 有的甚至写在标题的下方居中, 或标题的右下角。2.内容书写混乱, 随心所欲。如把年份写作: (1999) 、[1999]、[1999年]、 (1999年) 等, 把顺序号写做:02号、002号、第2号、第02号等。
3、公文日期不规范, 公文的落款日期, 《办法》中有明确要求“公文中的数字, 除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语, 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外, 应当使用阿拉伯数字”。这里明确说明公文的落款日期应用汉字书写, 但在公文写作中, 一是书写的习惯, 二是对公文的规范要求不够重视, 常见公文落款日期用阿拉伯数字, 甚至有的教材中的例文也是如此。
三、造成当前高校行政公文出现问题的原因
1、思想上不重视, 是造成公文写作多种问题出现的根本原因之一
只要公文内容不错, 在规范化方面有问题算不了什么, 这种思想很典型。这种思想不仅存在于一般高校办文人员的脑海里, 而且也存在于一些领导人的脑海里。
2、业务学习尚不到位
《办法》正式颁布实施后有些高校及其下属部门对新公文法规的广泛深入宣传和认真组织学习重视不足, 一些办文人员责任心不强业务素质不高, 他们很少主动学习钻研公文业务知识, 对公文的法规标准学习掌握不够, 在写作上完全依照惯例或经验进行, 甚至沿用旧的或错误的格式。公文写作存在很大的随意性, 造成了公文写作多种问题出现, 影响了公文的严肃性、庄重性, 大大影响了公文写作标准化、规范化的进程。
四、高校行政公文写作中的常见问题的治理对策
如何从根本上解决当前高校行政公文写作出现的问题从而提高公文的质量, 使公文真正为高校的教学科研工作和广大师生员工服务, 更好地促进高校的改革发展和稳定, 我们应当努力做到以下两个方面:
1、领导重视, 高校各级行政负责人要进一步提高思想认识, 高度重视并切实加强对公文写作规范化工作的领导、指导和检查, 维护公文的严肃性和权威性。
2、加强学习, 办文人员应加强公文写作理论知识的学习, 多读公文写作方面的书籍以及规范化的公文, 熟悉公文制作的条例和规定。每位办文人员应备一套公文处理的条例和规定, 这是撰写公文必备的工具。遇到问题, 及时查阅。
参考文献
[1]薛丽敏, 杨春生.应用文写作[M].长春:吉林人民出版社, 2005.
[2]赵中山.应用写作教程[M].长春:吉林文史出版社, 2000.
[3]黄荣志.应用公文写作[M].暨南:南大学出版社, 2001.
[4]李孝华.中国标准行政公文[M].上海:复旦大学出版, 1997.
[5]李克明.关于提高高校公文写作质量的思考[J].合肥工业大学学报, 1997 (1) .
如：为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。
二是结尾用语。如：为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。
三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。
四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
—山—水—草—木 (一九五一年一月十九日)
中朝两国同志要亲如兄弟般地团结在一起，休戚与共，生死相依，为战胜共同敌人而奋斗到底，中国同志必须将朝鲜的事情看做自己的事情一样，教育指挥员战斗员爱护朝鲜的一山一水一草一木，不拿朝鲜人民的一针一线，如同我们在国内的看法和做法一样，这就是胜利的政治基础。只要我们能够这样做，最后胜利就一定会得到。
公司各部门：
公司对xx年月日下午15:10，员工×××接质检员×××所
开《处罚通知单》，未按要求签认送达时间，并将单据撕毁的恶意行
为。经查实，该行为已符合公司《人事管理制度》中辞退条件之(2)规定，经公司研究 ，做出如下处理决定：
一、本着教育挽救的原则，暂不予以辞退，但对此错误行为予以“通报批评”一次，留司考察一月，以观改正后效。同时，在执行原《处罚通知单》要求基础上，增加罚款元(由人事专员开具)。
二、员工×××必须对上述错误行为做出深刻检查。并限于xx年月日上午9时整，向经理提交书面检查报告;于同日班前班后会上，两次公开宣读检查认识，同时，向质检员×××赔礼道歉。
三、各部门组织人员学习教育，杜绝今后此类行为再次发生。
主题词： 关于 ××× 处理决定
第一条 为进一步提高以文辅政的水平，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我局实际，制定本制度。
第二条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则。做到及时、准确、安全。
第三条 各科室负责人应当高度重视公文处理工作，认真做好本科室公文处理工作。
第四条 办公室是公文处理的管理机构，主管全局的公文处理工作。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
收文办理
第六条 秘密级以上文件由办公室机要人员签收，其他文件由办公室收发人员签收。
第七条 文件签收后，由办公室根据文件内容提出拟办意见或分发意见，送局领导批示后办理。需要拟办的文件有以下三种：
（一）上级机关主送本局并需要贯彻落实的文件；
（二）本局所属部门或各级街道办事处主送本局请示性文件；
（三）平行机关或不相隶属机关送本局的商洽、征询性等需-1-
要办理或答复的文件。
无拟办事项的阅知性文件，由办公室确定传阅范围和提出分发意见。
第八条 为减轻领导工作负担，坚持实事求是、精简、高效的原则，下列文件不写拟办意见：
（一）一般性简报、刊物、资料；
（二）抄送本局机关的请示性文件；
（三）与本局职责范围无关的请示性文件。
第九条 承办科室收到交办后的公文后应当分清主次先后，及时办理，不得延误、积压、推诿；需要两个以上科室办理的应当请示领导后明确主办部门。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当说明理由。
对不属于本科室职范围或者不宜由本科室办理的，应当及时退回办公室并说明理由。
对办理中涉及其他科室职权的事宜，承办科室应当主动与有关科室协商办理；如有分歧，所涉及的科室要相互协调，不得互相扯皮和推诿。
第十条 送承办科室办理的文件，办公室有权催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。
发文办理
第十一条 行文应当确有必要，注重效用。属于科职权范围内的事务，应当由本科室自行行文，并且只能以本科室的名义发
出。
第十二条 本着精简文件的原则，遇科室之间职权交叉的事务，应在协商一致的基础上以牵头科室为主行文，其他相关科室应当提供必要的资料和数据，不得各自行文或重复行文。
第十三条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家法律、法规及部令、规章等有关规定；
（二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）使用文种正确。
（四）定密准确。
第十四条 公文送局领导签发前，应当送办公室文秘部门进行审核。审核范围主要包括：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定，定密是否准确等。
公文管理
第十五条 公文由办公室指定专门人员收发、审核、用印、归档和销毁。
第十六条 凡绝密级和注明不准翻印的公文不得翻印，其他涉密公文应经科室负责人审核签字并经办公室领导批准后方可翻印，但应当注明翻印的部门、份数、日期、经办人和印发范围等。
第十七条 不具备归档和存查价值的公文，由办公室机要人
员统一销毁。
销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。
第十八条 各科室应当搞好公文日常管理、防止丢失、泄密、毁损。工作人员外出考察学习、参加培训或调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用或保管的公文按照规定办理移交、清退手续。
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