市政府oa系统系统管理
政务信息化，就是运用信息技术实现党政机关内部事务处理、业务管理职能实施和公众服务提供三大工作内容的自动化。政务信息化是对传统机关办公自动化的一个发展和延伸。从功能领域方面看，它在传统的公文、档案、信息、督查、应急处理这些政府内部事务自动化处理基础上，又增加了管理职能实施和公众服务提供两大内容；从系统特征方面看，它强调应用系统的智能化、个性化、构件化；从技术手段方面看，它要求信息资源的统一管理和系统标准的一致以实现总集成。
“政府行政管理信息网络化是一场深刻的革命，势在必行。各级政府、各个部门都要充分认识加快政府管理信息网络化建设的重要性和紧迫性，要自觉地从思想观念、管理方式等方面适应加快信息网络化发展的要求，采取切实有力的措施，积极利用网络技术、数字技术，加快行政管理信息化、现代化步伐，以适应改革开放现代化建设新形势的需要。”朱鎔基同志的这段话很好地诠释了政务信息化的重要意义。
现在提倡无纸化办公，政府部门如果应用一套办公OA会从多方面给单位办事效率增强，省时，省力，高效，在耗材的节约上来说，原来的公文发放需要纸张，承办单需要纸张，通知、领导工作安排、工作计划等等都需要纸张。如果按公文平均每份需要20张，承办单、，通知、领导工作安排、工作计划等等每个需要1张来说，算一天25张，1年，去掉节假日230天，5750张，在分给100个人来算，需要575000，按每张2角钱来算，则需要1150000元。
在单位办事效率、省时、省力、高效来说，使用办公OA可以节省很多时间，在公文流转上，收文可以在OA上，登记、批办、拟办、传阅，网上办公省去了不必要的麻烦；发文在OA上草拟、审核、批办、签发、会签、登记，对于会签的发文，不用在到另外单位，省去了来回的路费，节省了时间，在要在网上轻松省事。
另外其它的应用系统都可以集成到OA系统做接口，包括网站，在OA系统中发布就可以到网站中显示；点选办公OA中的文件的归档即可将文件自动转入档案管理系统，同时还可以通过全宗号等查看归档的文件，并且可设置权限来控制可阅读读者，对于政府招标信息，在OA模块里填写即可发布到招标系统。
办公OA同时具有的功能就是协同办公，一些非正式文件可以通过此处进行交流。在通知版快直接发放通知，省去了电话费。
办公OA可设置用户的权限，有权限才可查看某些版块，省去了文件保密的烦恼。
办公OA还有信息报送的模块，信息报送单位通过办公OA实时报送政务信息，上级单位接收信息报送单位报送的各类信息进行处理，信息采编人员通过本系统进行信息采集、处理，完成刊物采编、发行、发布等过程。系统可以自动对各类信息的采用情况进行汇总与统计。
关键词：安全性,架构,认证机制,数据安全性,数据完整性,通讯安全性,数字签名
0 前言
20世纪90年代电子政务开始产生。有些专家认为,所谓电子政务,就是应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组,超越时间和空间及部门之间的分隔限制,向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。作为电子政务的一个重要系统之一的OA系统(Office Automation System)也应随着电子政务的产生应运而生,并在近年来获得了较快的发展。我们所使用的OA系统主要包括收发文管理、信息管理、个人事务、办公管理、档案管理、车辆管理、会议管理等功能。这一系统可从收发文、呈批件、档案管理、会议通知等都采用电子起草、审批、签发、传阅、归档等电子化流转方式,从而实现无纸化办公,极大地减少了办公室人员的工作负担,有效缩短了公文传阅的时间,提高了行政办公效率,大大节省了办公费用。由于OA系统将办公信息转化为电子信息,通过计算机网络流传,所以OA系统可能存在许多网络安全性隐患,如:未授权访问、破坏数据完整性、DOS类攻击、网络攻击等等。因此OA系统的安全性设计非常重要。
2010年6月,我作为某市电子政务管理中心的一名工程师,组织软件公司和网络公司开发我市的OA系统,在本系统的开发中,我负责完成整个系统的设计和项目管理的工作。在OA系统的安全性设计方面,提出了系统架构的选择、采用严格的认证机制、数据完整性保证、通讯安全性四个方面的设计方案,并给予实现。以下以我市OA系统开发为实例,谈一谈我对OA系统安全性设计的思路。
1 系统架构的选择
目前流行的层次架构风格主要有三层C/S架构和B/S架构。三层C/S架构将应用功能分成表示层、功能层和数据层三个部分,表示层(客户端软件)完成用户与应用间的对话功能,三层C/S架构被称为“瘦客户机”。而B/S架构将应用功能分成了浏览器、Web服务器、数据库服务器,浏览器完成用户与应用间的对话功能,实现了“零客户机”。三层C/S架构的主要优点有:(1)具有强大的数据操纵和事务处理能力。(2)数据安全性较高。(3)数据查询响应速度快。(4)数据的动态交互性强。B/S架构的主要优点有:(1)客户端无需安装软件。(2)升级和维护简单。(3)传播范围广和容易传播。基于各单位办公用户对响应速度、事务处理、安全性等的要求,我们在各单位局域网内采用三层C/S架构。基于外出移动办公用户方便使用的要求,我们对外出用户使用B/S架构。整个OA系统采用三层C/S架构和B/S架构混合架构。架构如图1所示。
2 采用严格的认证机制
从系统的安全性出发,将系统的用户分为两级:第一级为系统管理员;第二级为一般用户(OA系统的使用者)。系统管理员可分为全市的系统管理员和单位的系统管理员,单位的系统管理员由全市的系统管理员创建,系统的所有一般用户都由系统管理员负责创建和管理。全市的系统管理员和单位的系统管理员的用户名和口令由自己定义,而自己定义后的口令均采用Hash加密算法对口令进行加密处理,处理后再导入数据库,因为数据库中储存的是密文,所以就算入侵者进入数据库中获得的也是密文。一般用户的用户名为了便于记忆和区分,定义为单位拼音缩写加姓名,而初始口令是随机生成的,系统管理员通过激活手机短讯发送给每个一般用户。随机生成的初始口令或以后用户更改后的口令在自动导入数据库之前也要经过算法转换,算法可随意设置。用户口令必须达到一定的长度,系统会建议每二周修改一次口令。
用户在登录系统时必须经过三级验证,第一级是要求输入用户名,输入后和数据库中保存的所有用户名逐一比较,若完全相同则进入下一步,否则提示用户重新输入,系统提供二次输入机会,两次都错则退出系统。用户名输入正确后,用户下一步该输入口令,口令输入正确则可进入下一步,否则提示用户重输,系统提供三次重输的机会,如果三次均错则冻结账户,必须系统管理员才可以解开。用户输入的口令在和数据库中保存的合法用户口令比较之前也要经过算法转换,算法可随意设置。使用验证码可以增加黑客破解密码的难度,也能防止DOS一类的攻击。在OA系统的验证码设计中采用了动态生成图像验证码技术,验证码由系统随机产生的数字、符号、汉字等通过图像验证码程序稍做改动,如加入扭曲、变形字符、动态背景等等后组成,以干扰非法用户识别。当用户名和口令验证通过后,就进入第三步,输入验证码。验证码输入正确则可进入下一步,否则提示用户重输,系统提供三次重输的机会,如果三次均错则冻结账户。
3 数据安全性保证
对于OA系统的数据安全问题,我们通过两个方面的措施来保证,一是记录用户操作的日志;二是定时备份数据库。
我们对定制用户的每一个定制操作及取消定制操作都进行了日志记录,以便于查找定制用户是否正常使用系统和检查用户的定制范围是否在授权范围内。系统管理员可以对用户信息进行维护,对用户权限进行管理,以及对系统基础数据维护。我们对管理员的每一个操作也进行了日志记录。日志记录不但可以用于查询管理员和定制用户的操作历史记录,还有助于分析系统其它的功能问题,防止用户的误操作。日志文件的阅读权仅授予系统管理员,以加强对OA系统的控制管理。
我们在OA系统中设计了一个备份控件,用它来调用UNIX服务器下的定时任务,通过定时任务可以自动对系统的数据进行备份;并且可以根据需要选择自动备份的具体时间如一小时一次、一天一次,一周一次等和备份的内容。对系统自动产生的备份文件,我们在OA系统中设计了一个导出控件,可以把备份文件导出到移动硬盘上,防止服务器出问题时数据的丢失。
4 数据完整性保证
为了让接收方能够鉴别发送方所宣称的身份;防止发送方否认所发文件的内容;防止接收方篡改收到文件的内容,可以采用数字签名技术。常用的数字签名算法是RSA。如果把RSA算法引入OA系统中,所有需要数据签名的环节都需要创建相应的数字签名,并且所有的数字签名信息都需要存入数据库,以备以后验证之用。这样无疑增加了OA系统的负载,使性能有很大的下降。经过研究我们决定选用第三方软件——金格电子签章系统,这一系统既可盖章又可以作为数据签名使用,该系统采用了PKI机制,使用存有由CA中心授予独一无二的数字证书的usbkey,usbkey里面可以导入本单位的章,当发送方将本单位的文件盖上章保存并发送后,如果文件在传输过程中被篡改,或者接收方篡改了文件,签章上将出现灰色的二条粗线,表示签章无效。由于经过了CA中心颁证,发送方的身份也可以鉴别。这样既达到了单位盖章的目的,又达到了数据完整性,同时也不会增加OA系统的负载。
5 通讯安全性
OA系统的业务数据在网上传输安全性要求很高,而业务数据通过的物理路径环节较多,数据在传输过程中极有可能被盗用、暴露、假冒和篡改,因此必须保证通讯的安全性。通过安全性、性能、价格三方面的权衡,我们从外出移动公办用户和各单位办公用户两块进行设计。对于外出移动公办用户不可能通过专网登录OA系统,只能通过internet进行登录,而由于internet线路的开放性,数据传输的安全性最差。对于这一块我们采用了SSL VPN。SSL VPN被定义为通过一个公用网络(通常是因特网)建立一个临时的、安全的连接,是一条穿过混乱的公用网络的安全、稳定的隧道。与复杂的IPSec VPN相比,SSL通过简单易用的方法实现信息远程连通。任何安装浏览器的机器都可以使用SSL VPN,这是因为SSL内嵌在浏览器中,它不需要像传统IPSec VPN一样必须为每一台客户机安装客户端软件。在服务器和internet之间,我们放置了一台H3C secpath V1000-A-AC千兆VPN网关,系统管理员可把由VPN网关生成的VPN账号根据需要分配给需要移动办公的用户,这样保证了移动用户登录OA系统的安全性。而对于各单位办公用户我们通过20兆OA系统专线接入各单位的internet防火墙或路由器,通过在防火墙或路由器里写明细路由的方式让各单位局域网内既可以上internet网,同时又可以通过OA系统专线登录OA系统,从而使安全性和速度两方面都得到了保证。
由于该系统安全性设计的较为完善,该系统的安全性得到了保障。目前,该系统已经顺利运行了两年多,均未出现安全性问题,达到了预期的目标,得到了市领导的一致好评!
参考文献
[1]黄居源.地级市电子政务网站运行情况分析[D].山东:山东大学硕士学位论文.2008.
[2]杨春晖,孙伟,等.系统架构设计师教程[M].北京:清华大学出版社.2009.
[3]丰继林,刘庆杰等.计算机网络工程与实践[M].北京:清华大学出版社.2005.
[4]高传善,钱松荣,毛迪林.数据通信与计算机网络[M].北京:高等教育出版社.2002.
关键词：档案管理 OA系统 联系
0 引言
现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。
1 档案管理系统和OA系统联系
企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。
现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。
因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。
2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法
2.1 保持二者登陆账号一致
现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。
2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档
就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。
2.3 把握好物理归档的时间
通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。
所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。
2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理
企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。
3 结束语
现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。
参考文献：
[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.
[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.
[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.
[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.
一、总则
公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以金蝶K/3 OA协同办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、移动办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本规定。
1.1 目的
规范公司流程管理，提高公司流程效率。1.2 适用范围
各中心、各职能部门。
二、职责划分
2.1 公司人力行政中心是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：
（1）、负责制定OA系统规章制度；
（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；
2.2 OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：
（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；
（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；
（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。
三、基本要求
3.1 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有内勤用户在每个工作日上班后一个小时内必须使用电脑浏览器登陆OA系统，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好长期登陆进OA办公。
3.2 每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；
3.3每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。
3.4 OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由人力行政中心负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各中心和各部门发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。
3.5各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。
四、应用管理
4.1 流程模块的使用
流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。
流程发起要求
a、流程发起要求：经办人在发起流程时，对于需要多部门会签或审核的流程，发起人应先进行线下沟通（线下沟通至少包含直接上级和相关业务部门负责人），才能发起流程。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。
b、流程资料上传与检查：经办人发起流程时，需要上传相关附件资料，应检查资料的完整性和可用性（保证附件资料在审批过程中能正常打开）。在发起流程后，经办人须及时将纸质附件送到相关审批人处进行审核。
流程审批要求
a、审批意见：各环节审批人必须明确发表意见，客观、清晰的表达自己的意见和态度，避免出现类似“阅”、“知晓”、“好的”等无明确态度的意见。
b、禁止讨论性协商：流程原则上只是完成审批过程，具体事务通常是在各种会议上已经完成讨论，流程审批人在审批时快速明确并签署意见，禁止在流程审批过程中作讨论性协商。
c、流程搁置与打回：在流程审批过程中，如发现经办人上传流程有误或有疑问，须立即与经办人进行沟通后明确意见，禁止未经沟通直接搁置流程或者强行将流程打回，更禁止没有仔细审阅流程就直接通过。
d、流程协商：对于流程中未设置相关人员但确实需要征求意见的，可以发起流程协商，但应避免利用流程协商完成工作正常的沟通和协调。
流程审批时间要求
a、流程审批时间：原则上流程审批人每天至少早、中、晚进行三次登陆公司OA系统进行流程审批，原则上员工当天流程必须当天处理完毕，部门总监以上领导原则上流程处理不能超过2天，特殊岗位与流程除外。
4.2、消息中心的使用
消息中心主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。
五、安全保密
1、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
2、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
3、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。
六、网络维护
为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；
1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；
2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；
3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；
4、不得对网络运行进行人为设限。
七、考核
为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。
1、OA系统自动对协同审批进行跟踪，对每位同事审批事项的处理周期、延误情况进行记录。并将使用情况纳入月度或考核范围。
2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理。
3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。
4、对泄漏机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。
八、应急措施
应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。
1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。
2、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每月进行一次系统清理，每月进行一次数据库备份，对服务器进行安全防护。
九、附则
1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。
OA系统管理办法
（征求意见稿）
第一章 总则
第一条 为保证集团办公自动化系统（本办法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际情况，特制定本办法。
第二条 OA系统，主要运用于集团总部各中心、部门、各子公司之间的公文流转。
第三条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、车辆管理、工作报表、用品管理、任务管理、工作计划、工作总结、工作日志、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。
第四条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位考核范围。
第五条 本办法适用于集团总部各中心、部门、各子公司。
第二章 管理分工与职责
第六条 集团行政管理中心负责OA系统的管理、规划、实施、培训和检查考核等工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：
1．根据总裁办的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；
2．根据公司的发展，将新的管理规定实施到OA系统中； 3．根据实际情况对OA系统各类表单和流程进行修改及修订工作；
4．征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；
5．培训各使用单位的员工； 6．做好其他相关工作。
第七条 集团行政管理中心网络信息管理员（以下称系统管理员）负责OA系统的维护和管理等工作。其主要职责：
1．负责管理OA系统的软、硬件配置、升级。
2．负责日常的OA系统运行维护，网络设备故障处理。
OA系统管理办法征求意见稿
3．负责OA系统的安全技术防范，定期就系统运行进行严格检查。4．负责集团总部各部门办公终端系统的安装。
第八条 各使用单位必须设一名负责人分管OA系统的运营管理工作，指导和监督本单位员工使用OA的情况；
第九条 集团各管理中心、各子公司应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。
第十条 使用单位需变更系统中的相关资料，应向行政管理中心提出申请，并办理相关手续：
1．使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的使用人员名单；
2．使用单位撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该单位名称，注销该单位使用人员，并将系统中的相关文件按撤销单位提出的处理办法进行处理；
3．使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。
4．使用单位协同审批表单或流程需要修改，必须经过集团相关领导审批通过后，由主管部门通知系统管理员进行操作。
5．集团各部门、各子公司申请新员工系统账号，需通过所在公司人力资源部向系统管理员提交新员工资料：姓名、部门、职位及其上级主管。系统管理员添加员工编号及相关权限后，通过消息方式通知人力资源部及其上级主管，由上级主管转达给新员工，由行政管理中心统一安排新员工进行培训和考核。
第三章 使用要求
第十一条 员工应自觉遵守OA系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。对生产一线员工及辅助后勤员工（没有使用电脑的员工）用纸质先提起审批，然后由本部门文员或人事行政文员输入电脑进行审批和备案。
第十二条 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。员工应自己定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位员工都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。
第十三条 员工的密码丢失，应向系统管理员提出申请，恢复初始密码。第十四条 员工在OA系统的设置中心里面，对自己的个人信息进行添加，如联
OA系统管理办法征求意见稿
系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之间联系时查找。
第十五条 未经集团行政中心同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。
第十六条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导及各中心负责人原则上应该全天在线，其他员工至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。
第十七条 员工如因请假时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作，取得授权的代办人在OA系统上以授权人名义所做的各类操作，均视为授权人的本人意见。如因出差，请使用手机审批功能，保证工作的延续性。
第十八条 为使公文流转真正地落到实处，并提高员工对“企业信息化”的认识，有审批权限的OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假等没有上网条件的情况，须启用手机审批功能，保证事务正常审批，如遇长时间出差、事假的，须启用事务委托功能。
第十九条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件（紧急情况除外）。处理文件填写意见时必须将意见写清楚。
第二十条 有紧急重要文件需要审批，员工可通过电话或者发送手机短信提醒。第二十一条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
第二十二条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。
第二十三条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接收的，应及时向系统管理员反馈。
第二十四条 员工要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
第二十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。
第二十六条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。
第二十七条 员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：
1．通过OA 系统发布的信息、发起的协同，均视同OA使用人员知晓，因此所有员工应及时登录系统获取协同信息，处理相关业务。
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2．员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
3．员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的员工处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过手机审批功能审批或代理设置功能委托相关人员代为办理。
第二十八条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在OA上发布私人事务，禁止谈论工资等公司机密，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。
第四章 业务管理规则
第二十九条 文档管理
发文管理根据《公文管理办法》执行，会签、审批、发放等环节均通过OA系统进行，如需向外发放纸质文件的，由行政管理中心打印发放。
1．一般文档管理
各中心、子公司文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，归档到本单位“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。
2．注意事项
各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对副总经理级以上领导公开，不允许上传与工作无关的文件。
第三十条 日常办公 1．协同办公管理
单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通，请使用“即时通”替代目前大部分常使用的QQ、邮箱的工具，对外可继续使用之前的沟通工具。
2．会议管理
会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。
3．公告管理
集团总部由行政管理中心起草公告通知等信息，交中心负责人审核后在OA系统上发布，其它部门的公告由自己部门起草，交中心负责人审核后在OA系统上发布，但要选择清楚公告对象。子公司的公告由相关部门负责起草，由部门负责人审批后在OA系统上发布。
OA系统管理办法征求意见稿
第三十一条 周工作总结及周工作报告
1．集团总部所有电脑使用人员均要求每周在OA上填写周工作总结及周工计划，并作为员工考核的指标之一。
2．每周工作总结及周工作计划必须在每个周末下班前完成。
4．周工作总结及周工作计划由直接上级签阅，副总经理及以上领导可以抽查所有员工的日志。签阅时，可以签署意见、指示等。
5．周工作总结除达到每周及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映本周重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。
6．周工作总结记录本周重要工作的情况，由公司人力资源部根据日志与要求的吻合情况给予考核，如果记录特别差的，公司行政中心第一次提出改正意见，提醒当事人及时的改正，不能及时改正的，给予一定经济处罚。
第三十二条 OA系统上的月度计划、月度总结模块的填写要求按照公司相关规定执行。
第三十三条 消息中心使用要求
1． 消息中心是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息。
2． 除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过消息中心系统交流，有据可查，明确责任。
3．要求所有员工上班后，就必须登录“即时通”，并保证在上班时间内一直在线，确保消息及时接收和审批。如需长时间离开电脑的，必须登录手机版，及时查收信息及审批事务。
第三十四条 知识发布要求
公司鼓励员工将工作中积累的知识经验及处理办法写成书面的文档发布到知识中心的相应版块中。
第三十五条 公司新闻的发布要求
公司鼓励员工将发生在身边有意义的人与事写出来提交到公司新闻中。第三十六条 员工建档要求
新员工入职后的一周内要求本人填写好个人资料详细档案，信息变动后要即时更新。
第三十七条 通知与待阅要求
员工必须及时查看通知与待阅栏内的文件，特别是通知文件，及时阅读，如因未阅读造成不良后果，由本人承担。
第三十八条 领导对OA系统使用及信息查询规范 1．日常检查
部门经理以上人员，每周下班后或每周第一天上班后，必须要查看下属员工的OA系统管理办法征求意见稿
周工计划及周工作总结，信息交流、客户关系记录，及时掌握员工工作状况。
如果检查中发现员工的工作有偏差，上级必须及时给予指正。如果因此造成工作延误，上级要承担相应责任。特别是在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，上级要积极帮助员工与其它部门协调工作。
2．日常工作任务布置
通过“创建任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并在任务管理中进行查看检查。
3．日常流程审批
（1）对各类流程申请应及时进行审批，保障流程正常流转。
（2）执行公司制度，通过系统协同审批模块发起自己需要经过审批的相关流程。（3）如果因未及时审批、提交相关流程而造成工作延误，根据造成损失按比例对当事人进行处罚。
第三十九条 在使用OA系统时需要上传附件的，要求附件容量大小不得超过20M，如果附件确实较大的，可通过其它方式发送。
第四十条 使用系统时，所有涉密信息不得转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统无关的介质内。
第四十一条 禁止安装与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。
第五章 安全保障
第四十二条 OA系统的推广应用由集团行政管理中心进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据、或数据不准确的，按处罚规定处理。
第四十三条 严禁外来人员未经允许进入OA系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。
第四十四条 侦测、盗用、冒用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见考核制度。
第四十五条 联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。
第四十六条 文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入OA系统。
第四十七条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统无关的计算机中。
第四十八条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规
OA系统管理办法征求意见稿
定。
第四十九条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。
第五十条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应及时向集团行政管理中心反馈。
第五十一条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。
第五十二条 员工应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的员工予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。
第五十三条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按公司《公文管理办法》有关规定执行。
第五十四条 机房作为OA系统的中枢，原则上不允许外来人员进入，确须进入的，需由系统管理员陪同，全体员工均有义务保护机房内所有设备的安全。
第六章 应急处理
第五十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知系统管理员。由系统管理员尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由集团行政管理中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。
第五十六条 系统运行中遇到的问题，应及时向系统管理员反馈。
第七章 处罚规定
第五十七条 对处理OA系统流程或协同工作延误而造成工作积压的情况，按以下标准处罚：
一个月内发生3次（含）以内的每次处罚责任人100元，超过3次以上的每次处罚责任人300元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜）。
第五十八条 集团总部全体人员未按要求每天登录OA系统的，按以下情况处理： 1．员工级的每少登录一天，罚款20元； 2．部门经理以上级每少登录一天，罚款50元；
如因出差、因公全天外出办事的，可凭出差申请表或外出登记表免除处罚。如请假的可凭请假单免除处罚。
第五十九条 对不按时间要求提供OA共享数据或准时填写各类报表的，对责任
OA系统管理办法征求意见稿
人及其直接上级每次分别罚款100元、200元。
第六十条 冒用、盗用、侦测他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的予以开除。
第六十一条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并按所造成经济损失的10%进行经济处罚。
第六十二条 违反上传规定上传与工作无关的资料的，每次罚款50元。第六十三条 分公司、项目部未按公司相关规定准时填报数据报表的，按公司相关规定给予相应处罚。
第八章 附则
一、集成描述
1、集成实现功能
实现数据同步，从OA系统中将部门、用户、职位等信息同步到档案管理系统； 实现OA流程归档到档案管理系统； 实现单点登录，从OA登录到档案管理系统；
2、运行环境
档案管理系统版本（V6.0） OA系统版本（V6.0）
数据库（sql server 2000或sql server2005）
3、注意事项
OA系统版本（V6.0）需打PT040173、PT042993两个补丁
二、数据集成
1、配置管理控制台
进入OA管理控制台：http://localhost:7890/oa/admin，登录后依次点击：环境设置—集成管理—档案集成设置，如下图：
2、修改OA配置文件
一、D:KingdeeOA6.0firstframereasourcesjdbc.properties(D:Kingdeeeasserverprofilesoaea
soaconfigreasourcesjdbc.properties)1.如果是tomcat，在此文件中最后加入代码：jndi.archive_name=java:comp/env/jdbc/firstoa_main 2.如果是apusic，在此文件中最后加入代码：jndi.archive_name=jdbc/firstoa_main
二、D:KingdeeOA6.0firstframeresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml)，将此文件中的：
修改为(即将上面红色注释符号去掉)：
三、D:KingdeeOA6.0firstframeresourcescontextapplicationContext-db.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigresourcescontextapplicationContext-db.xml)
将此文件中的：
修改为(即将上面红色注释符号去掉)：
3、修改数据源
1.如果是tomcat，则修改tomcat配置文件：tomcat/conf/server.xml,在
a)如果是sqlserver数据库，则加入：
2.如果是apusic，则修改apusic配置文件Apusic-4.0.3configdatasources.xml，在
a)如果是sqlserver数据库，则加入：
url=“jdbc:jtds:sqlserver://127.0.0.1:1433;DatabaseName=edms_data” idle-timeout=“300” min-wait-time=“2” max-wait-time=“60” min-spare-connections=“10” max-spare-connections=“20” max-connections=“100” initial-connections=“10” >
jndi-name=“jdbc/firstoa_main” driver-class=“oracle.jdbc.driver.OracleDriver” url=“jdbc:oracle:thin:@127.0.0.1:1521:orcl” idle-timeout=“300” min-wait-time=“2” max-wait-time=“60” min-spare-connections=“10” max-spare-connections=“20” max-connections=“100” initial-connections=“10” >
三、单点登录
要配置从OA单点登录到单独的档案系统，还需要更新找到补丁：PT042184，根据里面的readme.txt文件更新档案系统中的文件，否则单点登录会有问题。
四、OA流程归档案
修改applicationContext-workflow-manager.xml文件，打开D:KingdeeOAfirstframeresourcescnfirstsoftmodulesworkflowapplicationContext-workflow-manager.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigreasourcescnfirstsoftmodulesworkflowapplicationContext-workflow-manager.xml)，找到
可以将上面 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchiveNew 是归到OA的档案模块 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchive 是归到独立协同档案管理系统6.0 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchive_TAITAN 是归到泰坦档案 cn.firstsoft.modules.workflow.service.logic.ToArchive_KEYI_V40 是归到科怡档案 启动OA服务，在流程的结束节点配置归档属性 五、注意事项 1、第一次归档必须将OA中的部门与用户的历史数据同步到档案系统中。 2、当第一次部门与用户同步成功后，第二天需要停止tomcat服务，再修改文件：D:KingdeeOA6.0firstframeresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml(D:KingdeeeasserverprofilesoaeasoaconfigresourcescnfirstsoftfirstframepluginsquartzapplicationContext-quartz.xml)将此文件中的： 加上注释，即修改为： 一、高校档案信息管理系统与OA系统合成的需求分析 1.数据转换与存储需求。通过合高校档案信息管理系统与OA系统合成,可以实现OA系统中的公文数据和电子数据的转换,将其以实时或者定时的方式在高校的档案信息管理系统中完成归档。将公文的详细信息录入到高校档案信息管理系统的数据库中,包括公文的标题、编号,还有发表的时间与单位等具体信息的录入。通过建立与具体信息对应的字段,将电子公文的文字内容、图像信息、音频视频信息都存储在公文对应的文件夹里。对公文数据和电子数据的实时归档是指在文件发布的时候就立即归档;定时归档是指为公文数据预先设置归档的特定时间,完成自动归档。 2.系统的稳定运行、数据存储和传输安全。对数据的安全保护既包括对原有数据的安全保护,还要保护数据在传输过程中的安全,以保证原有数据库中的数据信息的有效利用,避免数据在传输过程中造成对数据完整性、准确性和真实性遭到破坏,提高数据作为凭证的可靠性,保证档案管理系统和OA系统的安全稳定运行。 3.简化操作,提高档案信息管理效率。通过对高效档案信息管理和OA系统的衔接,可以将分散、复杂、海量的信息以数字化的形式存储,文档存储的介质由传统的纸质变为电子格式,可以简化传统信息归档中的繁琐程序。通过简单的操作就可以实现对海量数据的存储、搜索、整合,甚至生成新的数据。数据信息存储的平台由传统的文件夹、文件柜变为了数字化处理平台,提高了高校档案管理的质量,提升了档案工作效率,减少了重复劳动造成的冗余操作,减少了文档存储的工作量,优化了高校档案信息化建设的目标。 二、高校档案信息管理系统与OA系统的合成方案设计 立足高校档案信息管理系统与OA系统合成的需求,高校可以通过借助联机传输归档和建立数据库中心完成对数据信息的归档这两种途径,完成对高校档案管理系统和OA系统的合成建设。 1.联机传输文档的归档方式。这种方法是指通过技术手段完成对高校档案信息管理系统和OA系统的无缝连接,实现电子公文数据信息借助网络传输技术直接存储在高校档案信息管理系统中。想要完成这种数据传输就需要借助数据接口程序,使两个系统平台能够进行顺畅的数据传输。 通过在OA系统上设置接口程序,这种程序呈现在用户面前的是“归档”这个操作按钮,用户只需要点击此按钮,就可以链接到档案信息管理系统的数据库上,可以完成实时或定时地将电子公文写入到数据库里。两种归档按钮只出现在“文件处理已结束”的界面上,只有具有导出数据权限的人才能看到此操作按钮,这种操作设置既简单又能有效保障数据安全。导出数据的操作包括单条导出和批量导出两种操作模式。由于单条导出的操作导出的数据量比较下,操作比较费时,效率很低所以没被广泛应用;批量导出数据较单条导出而言,一次操作即可实现对数百条的数据的导出,提高了数据导出的工作效率。数据的写入和导出操作都可以通过实时和定时的方式完成,这两种传输过程都是自动化操作,定时传输一般是在夜间对文档进行传输,然后在当天更新信息数据;实时传输是指在公文数据产生后立即通过接口程序实现传输功能。 2.数据库传输归档方式。由于高校的部门较多且各个部门的职责不同,导致部门之间产生的数据源以及对数据的需求类型相差很大,对档案信息管理系统的访问时间、访问方式和访问类型不一样,很难实现各个系统和数据源之间进行有效的数据交换与共享,产生了“信息孤岛”。有效消除信息孤岛是高校档案管理系统与OA系统的合成建设的重要内容。要想消除信息孤岛,一方面要推翻高校原有的信息系统,以建设数字化校园作为标准,重建高校档案信息系统,建立起服务全校、高度共享的数字化系统,这种系统是由办公自动化管理、教务管理、人事管理、学生管理、院系管理等各个要素组成的,各个部门作为整个系统的功能模块,可以在自身的权限限制内共享数据库丰富的数据资源;另一方面还可以通过系统集成整合各个部门的信息系统,各个子系统成为一个无缝连接的整体,实现数据集成,不断扩充和完善数据库的信息量。 当前高校的数字化信息系统建设应该立足自身发展现状采取对应的方案,对于现阶段系统运行良好的学校,可以应用集成整合的方式开展工作;对于现阶段为发展不完善的新系统或发展滞后的落后系统,可以以建设数字化校园信息系统为标准开展重建工作。不管是采取集成整合的方式还是重建的方式,都要将建设高度共享的数据库作为工作的核心和落脚点,充分发挥数据库信息交换与共享的服务功能。只有将高校档案信息管理系统和OA系统有效结合,才能将各个子系统的数据集中到数据库中心里,这些海量的数据信息同时为各个子系统服务,基于这种循环模式,当档案信息管理系统可以从OA系统中共享到目标数据信息,实现数据库的传输归档,消除高校数据资源的“信息孤岛”。 3.联机传输归档和数据库传输归档方式的比较。随着网络技术的发展,高校具备良好的网络环境,这种背景下为联机传输归档创造了广阔优良的发展环境,通过简单的操作即可实现对文档的归档,能够科学经济地完成电子文件的归档;数据库归档更适合具有良好的数字化环境的高校,高校档案信息管理系统合成OA系统,再联合高校的各个部门组成的子系统,可以同时完成电子文件和电子数据的传输归档,但是由于这种归档方式对技术和配合要求都很高,所以建设过程中有完成周期长、工程量巨大的特点,限制了这种方式在现实中的推广。所以现阶段的高校中联机传输归档是电子文件归档的主要途径,基于数据库传输归档的优越性,是高校电子归档发展的目标和方向。 三、高校档案信息管理系统与OA系统合成的实现 高校档案信息管理系统在实践中与OA系统合成存在很大的困难,要想在实践中完成两个系统的有效衔接与合成,首先可以通过全程管理、前端控制以及两个平台账号一致的方式来保证高校信息管理系统与OA系统的协调统一;其次可以借助电子文件和纸质文件的双套保管、电子双套保管、本地和云端的双套保管方式,为电子文件制定个性化的保管方式;还要兼顾逻辑归档和物理归档,把握合理的物理归档时间。 1.保证高校信息管管理系统与OA系统的协调统一。要想实现对电子文件有效地传输归档,首先要将电子文件的形成作为一个动态发展的过程,对其实施全程管理的办法。参考陈兆祦教授提出的“四分法”,可以将文件的形成过程分为文件孕育形成、文件被现实使用、暂时保管文件和长期保存文件四个阶段[7]。所以要借助周密的管理制度和技术支持,采用严格的全程管理和监控手段,从文件的形成过程中保证其可靠性、完整性与有效性。其次,要做好电子文档的前端控制工作,也就是突破电子文件的形成过程,将电子文件的归档工作提前到其形成之前,运用到高校档案管理系统和OA系统中,就是运用分类编码的方式,把电子文件档案分类作为分类的依据,以档案号和文件号作为分类的标识,可以通过数据库中的各个功能模块完成对数据信息的分类整理,通过分门别类的功能模块预见性的为电子文件做好分类。最后,要保持用户在高校信息管理系统和OA系统里的登录账号和密码一致,虽然各个用户在系统里的权限不一样,但是要尽量保持同个账户在不同系统里的权限相同,实现一次进入两个系统,实现账号同步的目的,完成跨系统的文件复制粘贴操作。 2.制定个性化的保管方式。基于电子文件具有自身不稳定、易修改、对系统的依靠程度高和容易受技术限制的特点,对其保管方式要针对其特点制定个性化的保管方案。首先,可以通过电子文件与纸质文件的双套保管、电子双套保管、本地和云端的双套方式为电子文件制定保管方案。对于一些具有重要凭证作用和法律效力的文件,可以将文件同时在电子版本和纸质版本中两套档案并存,既提高了文件的可靠性,两套文件还能起到参照作用;由于电子文件的存储密度高、对系统依赖程度高、可操作性强的特点,采用电子双套保管的方式,一套用于平时利用,一套封存起来,可以保证电子文件原始性;本地和异地的双套保管方式,当自然灾害和不可抗拒的外来伤害损坏电子文件时,异地存储的文件可以起到重要作用。其次,可以通过信息备份来保证电子文件信息的可靠性,由于网络下存储的数据信息容易遭遇黑客入侵和其他物理原因的损坏,所以通过光盘库、磁盘镜像、灾难恢复方案等新技术和新设备对电子文件进行备份,能够保证文件信息的安全性。最后,还可以利用数据转移的保管方式,当电子文档存储的设备和系统发生变化时,可以通过数据转移来完成对电子文件的继续保存。 3. 兼顾逻辑归档和物理归档,把握合理的物理归档时间。逻辑归档是在网络中不改变电子文件的存储方式和位置,将电子文件的管理权限移交到档案部门的归档过程;物理归档是指将电子文件下载到可脱机的载体上的归档过程。把电子文档存储在OA系统上可以提高办公自动化,但是这种逻辑归档,只是对电子文件进行了归档的标识,文件还存在原服务器上。对通过网络完成逻辑归档的文件,把握合理的物理归档时机,及时的将电子文件转成档案资源,能够减少归档操作中的异常为电子文档带来的风险。 四、高校档案信息管理系统与OA系统的合成案例分析 河南农业大学的档案信息管理系统与OA系统的合成建设,方案设计采用的就是联机传输的归档模式。软件学院的师生协助学校技术开发人员开发设计了两个系统的接口程序,通过操作OA系统界面上的归档按钮,就可以完成电子文件信息的归档和传输。 1.数据库介绍。该校的OA系统是BM Lotus Domino平台,档案信息管理系统是SQL Server2000 平台,系统使用的数据库是由档案信息管理系统自动创建的,名称是sdb,存储着所有归档的电子文件的目录和正文储存位置,电子文件正文和数据库中描述的储存位置相照应,贮存在FTP中。下面是相关图表结构:1表h_oa_temp:[ID]关键字;[DIR]目录;[TAG]/[FLH]信息分类号;[GDH]馆代号。2表h_oa_temp_tx:[MLH]原文件名;[AJH]对应h_oa_temp中ID;[YH][INT]重复AJH,MTLX值时的顺序号;[ZTM]名称;[FZ][CPH]存储到档案信息的文件名;[FILESIZE]文件大小。3表h_dag_fl:[ID]对应h_oatemp中的DIR;[C1]一级目录名称;[C2]二级目录名称;[C3]三级目录名称。 2.接口数据的交换原则。OA系统经过接口程序传输到档案管理系统中的数据为电子文件的全文和文件目录,其中电子文件目录主要存储在sdb数据库中的h_oa_temp:中,关键字是整形数据,不设置增加和修改操作,直接由接口程序完成。电子文件的全文的存储路径为: 文本资料存储在:C:asprootuserfiledagdbaoa/temptemp 图片资料存储在C:asprootuserfiledagdbaoa_temptdxt 文本和图片资料的存储文件目录是已经存在的,接口程序有对其进行读写操作的权限。 3.接口的开发方式和数据传输的原理。接口开发是按照开放式数据库连接标准开发的,在Donimo数据库进行开发接口,代码直接传输到OA系统中,操作接口也直接呈现在OA系统里。高校档案信息管理系统中储存的文件目录和文件的正文是通过接口程序调用数据通道后录入进去的,存储在sdb的h_oa_temp:数据表里;文件的全文是通过接口程序保存到OA系统的oaftpdown目录里,当开启OA系统的FTP时,就可以把oaftpdown目录作为FTP的根目录,在信息档案管理程序上安装一个FTP的传输程序就可以实现对OA系统上FTP上oaftpdown数据1min/1 次的读取,当发现有文件需要处理时就将文件传送至档案信息管理系统的对应目录中,并把OA系统中对应的文件删掉。 数字校园背景下的高校档案管理工作面临着诸多挑战,合成高校档案信息系统与OA系统是一项长期而艰巨的任务,高校应当将其作为学校数字化和信息化建设的重要内容,借助先进的互联网和计算机技术,加快高校信息化建设进程。 摘要：本文阐述了高校档案信息管理系统与OA系统的合成需求,为其设计了合成方案,探讨了在实践中实现二者合成的方法,通过对实际案例的档案信息管理系统与OA系统结合过程的研究,旨在实现高校信息档案管理系统与OA系统资源的交换和共享。 关键词：OA系统核心应用 功能 性能 办公自动化 OA系统主要是为了政府机关以及事业单位的办公信息上下传达以及信息采集等服务的，能够将政府机关各个部门以及下属单位之间通过信息系统联系在一起，实现了党政机关单位的日常办公的信息化，规范化，标准化。 首先对于一家应用单位来说如何选择适合的OA系统是个主要问题， 选择OA系统时都应该遵循一个原则，那就是只选对的，不选贵的，适合本企业应用所需，不然什么都免谈，产品不仅具有传统OA软件的核心应用：文档管理、信息发布等功能，还提供了工作流等代表数字化办公发展方向的功能模块。在功能设置上不是追大求全，没有任何“花架子”模块，而是关注核心应用，使得用户的软件投资花到刀刃上。专业版和高级版不限制用户数，使得用户的应用规模不因价格因素而受到限制，同时，随软件免费赠送一定时间的服务与升级。软件价位充分考虑中国国情，通过内部研发与营销模式的优化改良，降低了运营成本，而不是将过高的自身成本转嫁给用户。软件实施、应用、购买成本低就是给用户省钱，面对越来越务实的企业与政府采购，低价优质顺应民心。 1 选择OA办公系统时应当注意的方面 1.1 首先在选择办公系统的时候，需要查看所选的OA办公系统能不能满足所要求的功能，如果不支持即时通讯的功能，那么，可以说这个系统对企业是毫无用处的，不仅无法帮助企业，还可能会造成企业的损失。采用先进的B/S结构，客户端简单便捷，运行的速度快，无论是在公司，还是在家里还是出门在外，这个系统都能够满足工作的需求。如果采用的服务器是公网IP的话，那么就能够通过路由器从外界访问，不需要任何其他的设置，就能够实现办公的信息化。在未来，也许OA还能够支持移动手机，那时候，就能够真正的随时随地办公了。 1.2 OA系统的易用性应非常强。系统最好采用简单便捷的，不用安装或者采用傻瓜式的安装，能够让用户非常方便的设置访问权限以及工作流。要发挥软件性能的优势，使得多台电脑能够组合成一套高性能的集群，并实现企业信息化。 1.3 OA系统的性价比要高，企业客户案例要多，服务支持要好。OA系统的稳定性很重要，因为大量企业信息资料存入其中，OA系统的不稳定造成资料丢失会对企业造成大的损失，无法弥补。因此要对数据进行集中的控制，避免数据的意外泄露。 1.4 OA系统的扩展性也要非常的强，最好采用积木式结构，可以按需选配，自由组合想要的功能，或者可以二次开发，提供第三方接口，这样也便于管理和查找疏漏。 如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。 2 OA办公系统应具备的性能 2.1 开放性：把整合用到极致，从技术上看，万户OA采用整合性强的技术架构（J2EE）作为底层设计对软件的整合性会有决定性的帮助。如此，软件就能预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。 2.2 易用性：学软件有难度，但上网人人都会。OA是目前国内唯一一款能真正做到彻底网络风格化的协同软件，平台从整体到细节，彻底坚持网络风格，甚至能实现与外网的全面打通，从而，让软件应用变得像上网一样简单。 2.3 健壮性：没有并发数上限的平台坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件和网络速度；也就是说，从理论上讲， OA这样的软件平台没有严格的并发数限制。 2.4 严密性：“用户、角色、权限”三维管控还不够企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA办公系统不仅要实现“用户、角色和权限”上的三维管控，还必须同时实现信息数据上的大集中与小独立的和谐统一，也就是必须实现“用户、角色、权限+数据”的四维管控，具备全面的门户功能。而万户OA平台的权限分配就能成功实现严密的分级设置模式，彻底实现真正的门户应用。 2.5 逐级化：包括职级门户，如集团-公司-部门三级办公门户，各办公门户的入口统一但相对独立，需要协作的信息和流程也可以互联互通。还包括内外部门户统一，如OA（内部门户）和网站（外部门户）信息的整合。 2.6 平台化：提供一个易用、开放的协同应用平台，客户自己可以便捷的搭建个性化的功能模块，并轻松实现系统内部和外部流程、数据、人员、权限的整合，而无需编码，或只需极少量编码。 2.7 移动化：未来的OA系统在PC上操作的时间将 越来越少，人们将更多的使用手机等移动终端来操作OA，包括收发消息、审批文件、上传下载、安排日程等，OA系统在手机上的兼容性正在不断成熟。 2.8 业务化：OA系统将不再是一个纯粹用于行政办公的通用性软件，而是越来越多的和客户的业务管理相结合，结合的载体在于流程管理和任务管理，但OA不会像ERP那样管理具体的业务数据，还是侧重于业务协作过程管理。可能还有人想到了云化、流程化、智能化、知识化等这样的概念。 办公的信息化是一个不断发展，不断向前的过程，伴随着信息技术的发展，办公的信息化可以分为以下几个发展阶段：网络办公的智能化使得办公的工作变得越来越轻松和便捷；电脑化办公使得单位储存文件，保存数据以及一些软件的应用更加方便；网络的程序化在办公的网络化的基础上，能够实现对整个网络的全面有序管理。总之，办公自动化的应用和发展，使得企业节约办公时间，提高了办事效率。本文中提到的OA系统正是将以上这些阶段全部都串联了起来，发挥了各个阶段的作用，为企业提供了最便捷的服务。 参考文献： [1]孙敏.办公自动化[M].北京：理工大学出版社，2010.4.1. [2]王宇翔.计算机办公自动化应用基础教程[M].北京：西北工业大学出版社，2008.1.1. [3]栾跃.软件开发项目管理[M].上海：上海交通大学出版社，2005.8.1. 1.目的 为了提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本规定。 2.适用范围 2.1 本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）办公自动化的管理。 2.2 OA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司（物流中心）工作人员和各控参股企业管理人员。 3.相关部门职责 3.1 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。 3.2集团人力资源部负责配团办公室信息技术处进行OA用户的注册和注销。 3.3 集团办公室信息技术处负责OA系统操作技术的培训，OA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。 3.4各控参股企业、各销售公司（物流中心）的部门和人员职责可参照执行。 4.文件发送与接收 4.1集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文（包括文件、会议通知、公告、简报、信息等）原则上统一采用办公自动化系统（OA）发送，特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。 4.2 集团公司的正式文件及其他需要签发的公文，仍按原流程起草、审核、签发，统一由办公室编号、制作、扫描、使用OA发送至收文单位和个人，并根据实际需要打印若干份存档和上报。 4.3 电子公文应做好登记，并由起草、审核、签发人签名。 4.4 所有OA用户每天上、下午上班后都必须及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于“在线”状态，确保信息和联络畅通。如因出差或出差时间较长，须指定授权的.公文代办人代办。 4.5 电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。 4.6 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）要建立OA系统管理体制，指定专人负责OA系统文件的管理。 5. 用户注册和注销 5.1总部新进符合使用OA系统的人员，由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处，信息技术处应在一周内完成电脑配置和OA用户注册。总部OA用户离职前，须到集团办公室信息技术处办理电脑移交及OA注销手续后，方可办理离职手续。 5.2各控参股企业、各销售公司（物流中心）新进符合使用OA系统的人员，由控参股企业、各销售公司（物流中心）在两个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料报集团人力资源部，人力资源部备案后送交集团办公室信息技术处注册。控参股企业、各销售公司（物流中心）OA用户离职前，需报集团人力资源部备案，并由集团办公室信息技术处办理OA注销手续后，方可办理离职手续。 5.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司（物流中心）对没配置专用电脑的OA用户，要合理安排电脑共用。 6.系统安全与维护 6.1 集团公司和各控参股企业、各销售公司（物流中心）的网络服务器在工作时间内必须始终保持在线，OA系统始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保存30天以上。 6.2 集团办公室信息技术处须指定管理员专门负责文件上传及系统维护。所有配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。 6.3 密级的文件不入OA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按集团公司公文管理有关规定执行。 6.4所有OA系统应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。 7. 文件共享与归档 7.1集团办公室应对公司成立以来的文件进行清理，剔除密级和失效文件外，将所有的实用文件在OA系统上发布，供用户学习、使用。 7.2 集团办公室对OA系统上电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入集团档案室。 8. 附则 8.1 本规定自1月1日起试行，原有关规定同时废止。 8.2 在试运行期间，公司除利用OA系统处理文件发送、信息沟通外，还将逐步推行自动化办公流程，以期实现真正意义上的无纸办公，加快公司的管理科学化和现代企业制度建设。 8.3 集团各部门、各控参股企业、各销售公司对在试行中遇到的问题和意见、建议，请及时向集团办公室反映，以便对本规定进行修改。 【市政府oa系统系统管理】推荐阅读： 市政安全管理07-22 潍坊市政府投资建设项目审计管理办法07-22 政府大数据分析系统07-26 市政公用工程合同管理06-19 市政设施巡查管理制度07-18 市政工程施工管理案例07-23 市政工程标准化管理07-25 2024年度市政建设管理工作总结09-16 晋中市政府07-18市政府oa系统系统管理 篇7
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