英文书信的写法（共12篇）
而美国人习惯按月、日、年的顺序写。例如:
英式:1st October，
美式:October 1，1999
在使用前一种形式时，月和年之间的逗号可用可不用，但是在后一种形式中，必需要使用逗号。
信头的写法有缩进式和齐头式。缩进式每行开头向右缩进一两个字母;齐头式左边对齐排列，如下所示:
缩进式
Wang Ming
Dept. of Chemical Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
P. R. China
齐头式
Wang Ming
Dept. of Chemical Engineering
Dalian University of Technology
Dalian 116023
Liaoning Province
关键词：商务英语书信,格式,结构
随着各国之间贸易交流的加深, 尤其是在我国加入WTO后, 国际贸易活动日益频繁, 作为对外贸易中的一种基本的交际方式, 商务英语书信也得到广泛应用。然而, 有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼, 空洞无物;有些累赘而模棱两可, 充满着陈词滥调, 晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误, 这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生, 以及从事对外贸易的工作者来说, 熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用, 是不可或缺的一项技能。
一、商务英文书信的格式
一般来说, 现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法, 缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间, 有时可能会缩进更多。现在, 齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始, 段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行, 以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是, 有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便, 所以, 人们使用了一种改良的齐头式, 即把日期放在右边, 而把其他内容放在左边。一般来说, 我们通常使用单行距来布局一封信, 这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好, 可以选择使用齐头式或缩头式。
二、商务英文书信的结构
不论传统的缩头式, 还是现代的齐头式, 一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容, 前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中, 每一部分内容都有自己固定的位置, 包含自己独特的内容, 是不能随意互换的。
1. 信头。
信头所包含的是写信人的基本情况, 包括姓名、地址、电话号码、电传号码, 以及传真号码甚至E-mail地址。信头在信纸的最上方, 有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸, 以及一个整洁、匀称的信头, 可以展示一个公司的风采, 增强公司的信誉。
2. 案号和日期。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行, 不管是齐头式还是缩头式, 一般把日期放在右端, 这可起到行尾的作用, 使信看上去更整齐。在商务英语书信中, 日期一定要写全, 不能用数字的形式, 因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号, 年份后面不用标点。
3. 封内名称和地址和开头称呼语。
封内名称和地址要用齐头式, 紧靠信纸的左边, 这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语, 在英文书信中要使用敬语, 在称呼方面, 商业上最普遍的有Gentlemen (美国式) 与Dear Sirs (英国式) 二种, 相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的, 美语用Gentlemen (复数形式) , 英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号, 英国式采用逗号, 美国式用分号。
4. 信文。
信文是实质性的内容, 信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确, 切中要点;段落划分明确, 每段集中于一个话题;打印准确, 布局要有艺术性, 使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏, 它是信文的框架。信文多用单行距, 有些短信可用双行距。
5. 结尾敬语。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards, 典型的英国式表达有Yours sincerely (熟人或知道对方姓名) , Best wishes, kind regards和yours faithfully (不知姓名) 。结尾敬语必须和信文紧连一起, 不能分开, 更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况, 则信件必须重新安排、打印。
6. 写信人签名或签署。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印, 而主管人签名则必须是手写, 两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行, 大约留出五行或更多的空间。
7. 注意事项。
注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention, 下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时, 则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外, 可放在信文以上中间。
8. 事由、标题。
事由或标题在开头称呼语以下两行, 下加横线, 除齐头式外, 一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题, 让收信人先对所谈内容有所了解。
9. 经办人代号和附件。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写, 可用小写, 也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure, Enclosures, Encl.Enc等。
1 0. 抄送。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc, 后面加上收件人或公司的名字, 可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc, 后加收件人或公司的名字, 只打印在复印件上, 并且只有写信人和收信人知道。
1 1. 附言。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容, 可用此方式, 但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉, 即在写信前, 你未能很好地安排你的信件, 这可能会影响到你的信誉。
总之, 当书写商务英语书信的时候, 必须谨记:选定一种格式, 坚持使用, 不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件, 会留给人一种良好的印象, 促进双方的进一步往来, 直至交易的达成。
参考文献
[1]戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报 (社会科学版) ;2001年03期;68～70
[2]吴鑫雁:商务英文函电主要写作技巧[J];辽宁财专学报;2002年01期;65～66
如果信件不是邮寄，而是托人转交，可在信封的左下角写上Kindness of...（受托人的姓名）或By courtesy of...（受托人的姓名）或By favour of...（受托人的姓名）。以上这些字样都等于中文的“敬烦某某转交”。
如果是介绍信，由被介绍人面交，可在信封左上角写上Introducing Mr. (Mrs., Miss, etc.)（姓名）或To introduce...（姓名）或Recommending...（姓名）。以上这些字样等于中文中的“兹介绍某人……”。
在信封的左下角可以写上信件的性质，如Personal或Confidential或Private，这些字样等于中文的“亲启”或“绝密”。如果需要还可以注明Immediate或 Urgent或Rush，这些字样等于中文的“急件”。视需要也可以注明Attention of... ，等于中文的“请某人拆阅”或“请某人处理”。
为了方便邮件传递，信封上可按各国相沿的习惯标明如下：
写在信封左上角 “A”的位置的字样，如：
→If undelivered, please return to（无法投递，退回原处）
→After 10 days, please return to（十天后请寄回）
→Return Postage Guaranteed（回信邮资已付）
→Via San Francisco（经由旧金山）
→By airmail to San Francisco, by train to Hong Kong.
（到旧金山用航空，到香港用火车）
写在信封中间上方“B”的位置的字样，如：
→Printed Matter（印刷品） →Sample（样品）
→Sample of No Value（无价值的样品）
→With Compliments（赠品）
→Photo Only（内有像片，请勿折叠）
写在邮票下面“C”的位置的字样，如：
→Via Airmail; By Airmail; Par Avion（航空）
写在信封左下角“D”的位置上的字样，如：
→Introducing Mr...（兹介绍……先生）
→Kindness of Mr...（敬烦……先生转交）
→Per favor of Mr...（敬烦……先生转交）
→Private（亲启） →Personal（私函）
→Confidential（密函）
→Registered (Reg., Regd.)（挂号）
→Urgent（急件） →Immediate（急件）
→Forward（请转交）
→Care of (c/o)（请……转交）
四化Four Modernizations
中国电信China Telecom
中国移动China Mobile
希望工程Project Hope
扶贫工程Anti-Poverty Project
外出打工人员migrant workers
外资企业overseas-funded enterprises
下岗职工laid-off workers
素质教育education for all-round development
应试教育exam-oriented education
义务教育compulsory education
豆腐渣工程jerry-built projects
西部大开发Development of the West Regions, Go-West Campaign
新新人类New Human Being, X Generation
充电recharge one's batteries; update one's knowledge
早恋puppy love
网吧Internet bar
网民netizen, net citizen
网恋online love affair
网友net friend
网上冲浪surf the Internet
菜鸟，新手green hand
摇钱树cash cow
大专生junior college student
书信可分为一般书信和专用书信两大类。
一般书信常指私人间往来的书信，也有个人对组织、组织对个人的。可用于表示庆贺、问候、规劝、吊慰、请托、推荐、邀请、洽谈工作等用途。一般书信，要求写得礼貌周全，语言 简明，字迹工整，清楚明白。写后要仔细检查，看意思是否清楚，用词是否恰当，有否有漏 字和错别字，准确无误之后方可发寄。
书信的格式，包括称呼、问候、正文、结尾、署名、日期等几个部分。
①称呼：书信的称呼要根据写信人与收信人的关系来确定。对特定的对方，称呼前可加上“ 敬爱的”、“尊敬的”、“亲爱的”等敬语，以示礼貌和尊重对方。称号要写在信的第一行，顶格写，称呼后面加上冒号。
②问候：问候语写在称呼的下一行，空两格，可以独立成一小段。一般的问候语有“您好”、“你好”等。问候语后面加叹号。也可根据对方的不同情况，从节日、身体、工作、学习等方面问候，根据不同的情况写不同的问候语。
③正文：正文是书信的主要部分，中心内容都写在这里。正文中的话要说清楚，做到表情达 意，简明扼要。正文写在问候语的下一行，开头空两格；
④结尾：结尾语是正文写完之后，加上致敬或或祝愿的话来收束全文。结尾语要根据对象的不 同而有不同：一般写“此致敬礼”；给长辈可写“敬祝健康”；平辈可写“祝工作顺利”、“祝身体健康”；给晚辈可写“愿你进步”；如果是节日可写祝贺节日快乐等等。结尾语的 “祝”、“敬祝”、“此致”等可紧接正文写，也可独占一行，空两格写，“健康”、“快 乐”、“敬礼”等要另起一行，顶格写。
⑤署名：署名是写完结尾之后，签上写信人的名字，一般写在右下侧；如果是直行，就写在 左下侧。署名也要看写信人与收信人的关系，它的称呼是对应的。
⑥日期：信的最后要写明日期，写明日期可使对方了解你写信的时间。日期写在署名的后边 或下边。
信写完后，如有补充，可补写在最后。一般先写“附”，加上冒号；写完后再写“又及”两 个字来说明。
英文日期分英式和美式,举例如下: 1)8th March,2004 或8 March,2004（英式）
2)March 8th,2004 或March 8,2004（美式）
日期写法宜遵从下列规则：
1)年份必须完全写明，不可用“04代替2004;
2)月份必须用英文拼出或采用公认的简写，即 January(Jan.),February(Feb.),March(Mar.),April(Apr.),May,June,July,August
(Aug.),September
(Sept.),October(Oct.),November(Nov.),December(Dec.);
3)日期可用序数词，如：1st,2nd,3rd,4th,...；也可用基数词，如：1，2，3，4，...。但美式大多采用后者；
4)在年份和月日之间必须用逗号隔开；
5)日期不可全部采用如7.12.2003或7/12/2003的阿拉伯数字书写，否则会引起误解。因为英美在这方面的习惯用法不同。按美国人习惯，上述日期为2003年7月12日，而按英国习惯则是2003年12月7日。
6th April,1978 是英式英文的写法.April 6th, 1978 是美式英文的写法.(注意:日子和月份中间没有逗号.)
6th,April,1978 April 6th,1978 April 6,1978 都正确
关于日期的写法，应注意以下几点：
①年份应完全写出，不能简写。
②月份要用英文名称，不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩
写。
④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但
最好用基数词，简单明了。
英文日期的写法！发表于 2009-4-8 17:29:56
o
英文日期分英式和美式,举例如下:
1)8th March,2004 或8 March,2004（英式）
2)March 8th,2004 或March 8,2004（美式）
日期写法宜遵从下列规则：
1)年份必须完全写明，不可用”04代替2004;2)月份必须用英文拼出或采用公认的简写，即 January(Jan.),February(Feb.),March(Mar.),April(Apr.),May,June,July,August
(Aug.),September
(Sept.),October(Oct.),November(Nov.),December(Dec.);3)日期可用序数词，如：1st,2nd,3rd,4th,...；也可用基数词，如：1，2，3，4，...。但美式大多采用后者；
4)在年份和月日之间必须用逗号隔开；
5)日期不可全部采用如7.12.2003或7/12/2003的阿拉伯数字书写，否则会引起误解。因为英美在这方面的习惯用法不同。按美国人习惯，上述日期为2003年7月12日，而
按英国习惯则是2003年12月7日。
6th April,1978 是英式英文的写法.April 6th, 1978 是美式
英文的写法.(注意:日子和月份中间没有逗号.)
6th,April,1978 April 6th,1978 April 6,1978 都正确
关于日期的写法，应注意以下几点：
①年份应完全写出，不能简写。
②月份要用英文名称，不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为
较短，不可缩写。
④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。
日期可有下列几种写法：
① Oct.20, 2004
② 10 May, 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept.16th, 2004
按美国习惯, ①最为通用日期的写法，月、日、年，月份用英文，日和年用阿拉伯数字。例如：2008年9月8日应写
成：Sep.8, 2008 或 _09/08/2008_ 日期可有下列几种写法：
① Oct.20, 2004
② 10 May, 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept.16th, 2004
按美国习惯, ①最为通用日期的写法，月、日、年，月份用英文，日和年用阿拉伯数字。例如：2008年9月8日应写成：Sep.8, 2008
Ubuntu是完美无缺的吗?
He has spent years in America, and speaks flawless English.
他在美国居住了几年并能说一口流利的英语。
This wonderful boyfriend was flawless — who cared about his pennilessness?
电话
Ⅰ前面一定加地区号，如（86-10）。因为你是在向外国公司求职，你的简历很可能被传真到伦敦、纽约，大家不知道你的地区号，也没有时间去查。另外，国外很流行“user friendly”，即想尽办法给对方创造便利，尤其是在找工作时，更要加深这一意识。
Ⅱ8个号码之间加一个“-”，如6505-2266.这样，认读拨打起来比较容易，否则，第一次打可能会看错位。
Ⅲ区号后的括号和号码间加空格，如（86-10） 6505-2266.这是英文写作的规定格式。
Ⅳ写手机或者向别人通报手机时，也有一定的规范，要用“4-3-4原则”，如“1380-135-1234“
Ⅴ传真号千万不要留办公室的，免得办公室的同事都知道你想跳槽。如果家里有传真号，最好告诉对方，万一他找不到你，可以发几个字，比较快；将来对方发聘书或材料时，比较方便
感谢信是对收信人的某一行为表示感谢。感谢信的使用频率非常高，在收到别人的邀请时，受到别人的.表扬时，反正只要对方帮助过你，不管大小都应该表示感谢。感谢信带有浓厚的感情浓厚，所表达的感情必须真挚。具体写作步骤：
首段：表明写作意图，让对方感受到你的谢意是发自内心的。
主体段落：写明感谢的原因，要展开说明，可以说具体的理由也可以说接受帮助的具体事例。比如说你在一家旅馆住了一段时间，在那里度过了一段美好的时光，你就可以写信表示感谢。你可以从旅馆的服务、客房环境、饮食卫生等方面来说明感谢的理由。这样展开就使文章显得充实丰满，也符合正常交际的习惯。 结尾段：再次表示感谢。
Thank you very much(very, very much)(ever so much)(mostsincerely)(indeed)(from the bottom of my heart).很（非常）（非常非常）（最真誠地）（確實）（衷心）感謝您。
Many thanks for your kind and warm letter.感謝您友好而熱情的來信。
Thanks a million(ever so much).萬分（非常）感謝。
Please accept(I wish to express)my sincere(grateful)(profound)appreciation for...請接受（致以）真摯的（衷心的）（深切的）感謝……I sincerely(deeply)(warmly)appreciate...我真摯的（深深的）（熱情的）感謝……
I am very sincerely(most)(truly)grateful to you for...為了……，我非常真摯的（深深的）（真誠的）感謝您。There is nothing more important(satisfying)(gratifying)to me
than to receive one of your letters.再也沒有比收到您的來信更使我覺得重要（快慰）（感激）了。
Your letters are so much fun(comfort)(entertainment)(company).您的來信充滿了樂趣（給了很大安慰）（帶來了歡樂）（使我不感寂寞）。
Your most courteous(considerate)(delightful)letter...您那彬彬有禮（體貼入微）（令人欣慰）的來信……I cannot tell you how much your letter
delighted(relieved)(amused)(enchanted)me.我無法告訴您，您的來信使我多麼高興（寬慰）（覺得有趣）（陶醉）。
I love the way you say(put)things in your letters.You make
even the smallest incident seem so
interesting(important)(charming)(mysterious).我很欣賞您在信中描述各種事物的手法。您的妙筆使細小的事情都顯得很有趣（重要）（動人）（神秘）。
It was good(fine)(charming)(thoughtful)of you...承蒙好意（美意）（盛情）（關心）……
It was nice(characteristically thoughtful)(more than kind)ofyou...承蒙好意（特別關心）（十二分好意）……
At the outset, I want to thank you for your kindness to me and
for your compliments.首先，我要感謝您對我的友愛和問候。
Believe me, I am truly grateful for...我確實真誠地感謝你……
We were deeply touched by...……使我們深受感動。
It is a hopeless(definite)(positive)understatement to say that Iam deeply(sincerely)(truly)grateful.這就是說“我深深的（真摯的）（真誠的）感謝”遠不足以（不能確切）（不能明確）表達我的謝意。
It‘s generous of you to take so much interest in my work(to
give me so much of your time)(to show me so much consideration).承蒙對我的工作如此操心（為我花費這麼多時間）（對我如此關懷）。
We are indebted to you...我們感謝你……
I regret very much that I did not have an opportunity to thankyou personally for...未能面謝，深表遺憾。
编者：Kisen，2013年2月
1上海市杨浦区国权路9号602室，邮编200433
Room 602, No.9, Guoquan Rd., Yangpu District, Shanghai 200433, P.R.China
2上海市杨浦区国权路88弄9号602室，邮编200433
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3上海市杨浦区国权路9号18栋3单元602室，邮编200433
Room 3-602, Building 18, No.9, Guoquan Rd., Yangpu District, Shanghai 200433, P.R.China湖南省绥宁县爱国乡民主村3组，邮编422600
Group 3, Minzhu Village, Aiguo Town, Suining County, Hunan Province 422601, P.R.China
院系：外国语学院专业：英语学生姓名：曹雨莎学号：0904404准考证号：251010100208联系电话：***所在市县：吉林省四平市
2011年11月16日
【摘要】：礼貌是英语商务信函的一个重要原则，以布朗和列文森的“面子保全理Ye(Face—savingView)”和“面子威胁行为理-g~(Face ThreateningAct)”为理论基础，分析了积极礼貌策略和消极礼貌策略在三大类英语商务信函，即好消息信函、坏消息信函和劝说性信函中的应用和体现
【关键词】：英语商务信函；礼貌策略：面子
引言：英语商务信函种类繁多，根据其功能来看，有推销信、要求函、回复函、下订单、通知对方已发货、通知对方无法发货、投诉信、感谢信、催款信等；根据其传输的内容性质，又可分为好消息信函(Good—news Let．ter)、坏消息信函fBad—news Letter)和劝说性信函fPer．suasive Letter)~大类别。商务信函应满足五个重要原则，即清楚(Clarity)、简明(Conciseness1、礼貌(Cour．tesy)、完整(Completeness)和正确(Correctness)。其中的礼貌原则最难把握，但又十分重要。
一、礼貌策略的相关理论
礼貌原则一直是语用学的一个热门话题，莱考夫(Lakof)，里奇(Leech1，布朗(Brown)，列文森(Levinson)等学者都曾探讨过这一理论，其中，布朗和列文森的“面子保全理论Face—saving View)”和“面子威胁行为理论Face Threatening Act)”最为详细和透彻，也最适用于商务英语信函中的礼貌问题研究。“面子保全理论”是布朗和列文森于1978年在戈夫曼(Goffman)的“面子”概念的基础上提出的。布朗和列文森认为．面子是每一个有理性和具有正常交际能力的人的一种公共的个人形象，面子既可以赢得。也可能丢失。言语交际中对面子的威胁是无时不在的，所以必须采取礼貌补救策略给交际双方都留点面子，减少对面子的威胁程度。礼貌补救策略分为五个级别，依次为：(1)不使用补救策略、赤裸裸地公开施行面子威胁行为；(2)积极礼貌策略；(3)消极礼貌策略；(4)非公开地施行面子威胁行为；(5)不施行面子威胁行为。言语行为对面子的威胁程度越高，所需的礼貌补救策略级别越高。布朗和列文森认为，一般情况下，交际既要实现交际目的，又要讲求效率和礼貌。只有在情况十分紧急，对面子没有威胁或无需考虑对面子的威胁的情况下，才有可能不采取任何礼貌补救策略，公开施行面子威胁行为。
上述五个礼貌补救策略主要是针对言语交际的．而英语商务信函是一种非常重视礼貌的书面交际方式．不实施礼貌补救的情况非常少，但是在礼貌补救的具体做法上又主要运用了积极礼貌策略和消极礼貌策略这两种方法。积极礼貌策略是一种以“接近为基础的”礼貌补救策略，说话人往往强调共同之处，诉诸友谊或伙伴关系。布朗和列文森提出了15个积极礼貌策略，包括：寻求一致，避免不和，假设有共同点，以伙伴关系著称，提高听话人的兴趣，注意听话人的需要和夸张自己对听话人的兴趣、赞同、同情等。消极礼貌策略的基本要求是保护听话人的隐私和自我决策的权利，主要是以“回避”为基础的，包含说话迂回，模棱两可，尊重对方，避免突出个人，表示悲观，道歉，减小对对方所施加的压力等1O种具体的礼貌策略。虽然这些积极礼貌策略和消极礼貌策略主要针对言语交际，实施者均为“说话人”和“听话人”，但这些理论在英语商务信函中也有所体现。
二、礼貌策略在英语商务信函中的体现将“面子保全理论”和“面子威胁行为理论”运用到英语商务信函中，我们不难发现，好消息英语商务信函传递积极的有利于对方的信息，因此没有
威胁对方的面子；坏消息信函传达不利于甚至伤害对方的信息，严重威胁了对方的面子：劝说性信函在一定程度上威胁了对方的面子。由于这三类信函对对方面子的威胁程度不同．因而采用了不同的礼貌策略来补救或保全对方的面子。
其一。好消息信函通常传递给对方的是积极的信息，例如积极性询问函、下订单、感谢函、确认函等，没有造成对对方“面子”的威胁．不会使对方感觉到“丢面子”。在写这类信函时，应使用积极礼貌策略，以迎合对方的“面子”需要。在谋篇布局上．好消息信函可采用直截了当的安排方式。一般采用直接演绎的篇章安排，重在信函的简洁和高效，使得读信者在第一时间内接受到好消息．满足对方的心里需求；然后再提供有关细节问题；最后以礼貌的方式结尾，或者表达希望继续合作的愿望。在遣词造句上，这类信函往往使用肯定句，句子的语气也是以对方为主的态度，并进行恰当赞扬、真心致谢。
其二，坏消息信函主要用来传达负面的、消极的信息，例如投诉信、撤销订单、发货延迟或通知客户无法供货等批评或拒绝类信函。很明显，这些信函不利于对方保全“面子”。甚至会严重威胁到对方的“面子”，所以写信时应特别注重礼貌补救策略的运用，以期将面子威胁降到最低程度，不破坏双方的合作关系。这类信函主要使用消极礼貌策略。在篇章安排上，坏消息商务信函的篇章安排恰好与好消息信函相反，往往采用间接归纳方式，其最大特色在于间接性和迂回性，即先给出解释理由，而后提出坏消息。间接归纳法能减少坏消息给对方带来的伤害。一封典型的坏消息英语商务信函一般都有一个“缓冲”，即在信开头并不直接给出坏消息，而是以一个积极的、至少是中性的事实开始信件；然后提供相应的背景信息，提出原因或给出解释；在前两部分的铺垫下，第三部分才进入主题，提到坏消息；第四步则应表现出对对方的关心，提出一个解决该问题的可行性建议：最后可加上一个礼貌的结尾，帮助对方更自信，以期今后保持更好的合作关系。在遣词造句上，这类信函经常采用委婉的语句，避免直接表达；选用正式语言和词汇。表示极大的尊重；多用表示悲观、道歉的词语来减小对对方所施的压力。
其三，劝说性信函的目的在于说服对方认可写信方的观点，或者说服对方采取具体行动，此类信函主要是推销信和催款信。在说服的过程中礼貌起着至关重要的作用，只有礼貌有加的信函才会给对方一个好的印象，使对方有接受劝说的意愿在推销信中．多使用积极的礼貌策略，包括强调自己和对方的共同之处、提高对方的兴趣、注意对方的需要和夸张自己对对方的兴趣、赞同、同情等来迎合对方的面子；而在催款信中，多使用消极的礼貌策略来保全对方的面子，包括说话迂回、尊重对方、避免突出个人和减小对对方所施加的压力等，将对对方面子的威胁程度降到最低。
三、结语
英语商务信函是现代国际贸易活动的一个重要交际手段．由于英语商务信函直接服务于交易双方的商务交际行为，礼貌就成了至关重要的原则和要求。通常．传达不同性质信息的英语商务信函所使用的礼貌策略是有区别的：好消息信函传达积极的、有利于对方的消息，因而没有威胁到对方的面子，主要运用积极礼貌策略来迎合对方的面子：坏消息信函传达消极的、不利于对方的信息，严重威胁了对方的面子，主要运用消极礼貌策略来保全对方的面子：劝说性信函在某种意义上干涉到对方的自由，也在一定程度上威胁到了对方的面子(不及坏消息信函严重)，这类信函中的推销信多使用积极礼貌策略，而催款信则多使用消极礼貌策略。总结英语商务信函中礼貌策略的使用规律，为外贸工作人员提供了实用简捷的写作指南，有利于商务英语专业的学生提高英语商务信函的写作水平，有助于从事商务英语写作
教学的教师改善教学效果。
参考文献：
【1】Brown tL Levinson S．Politeness：Some Universals in Language Usage[M]．Cambridge：Cambridge University Press,1 987．
[2]Leech．G．N．Principles of Pragmatics[M]．London：Longman，1983．
[3]何自然．语用学与英语学习[M】．上海：上海外语教育出版社，1998．
[4]杨燕．商务英语信函中的礼貌表现[J]．重庆交通大学学报，2009(6)．
[5】袁荣．礼貌原则在外贸函电写作中的应用[J】．天水师范学院 学报，2o07(1)．
常 用 英 语 文 书
第二节
常用英文书信
【例文13-2-1】
推荐信
October 2l，2006 To Whom It May Concern：
Miss Li Yuanyuan worked as a secretary in this company for three years;from 2000 to 2003.She is good at typing and shorthand and has fulfilled her other duties well．
As her immediate supervisor for the last two years，I can state that she is a very good secretary．She is hard—working and p1easant and well—1iked by the other members of our staff She now wants to move on to job with more responsibility and higher pay，for which she is surely qualified．
I can give her a wholehearted recommendation.Very truly yours，Zhang Zheyuan [译文] 有关人士：
李媛媛小姐从2000年至2003年在本公司担任秘书工作达三年之久。她打字及速记能力极强，其他的工作也做得很好。作为她二年来的直接领导，我可以说她是一位的优秀的秘书。
她工作勤奋，待人和善，深受公司同事的尊爱。她现在想转做责任更大、薪水较高的工作。她确实有此资格。
本人衷心地推荐她。
张哲元
2006年10月21日
【例文13-2-2】 求职信 October，2005 Dear Sir, I would like to apply for the position as civil engineer advertised in yesterday’s China
Daily.I was born in 1970 and graduated from ×× university.My major was civil engineering.I have been a civil engineering with Mr.Evans Smith, General Manager of the Universal Railway Co．
If these meet you requirements, please grant me an interview． Thank you in advance for your early reply．
Yours faithfully，Liu Bin [译文] 亲爱的先生：
看了昨日《中国日报》的广告，我想申请土木工程师一职，我出生于1970年，毕业于 ××大学，主修土木工程，一直在宇宙铁路公司总经理伊万斯〃史密斯处任桥梁工程师。
如上述条件尚能符合贵公司的要求，请约期面谈。盼能早日回信，不胜感激。
您的恭顺的 刘斌
2005年10月10日
【例文13-2-3】
申请信
Sep.15，2006 The secretary ×× Water Conservancy Society Dear sirs，As I have g1adly heard that your society has done excellent work ever once it foundation and enjoys high prestige both at home and abroad，I deem it a great honour to become one of its members．
I graduated from the water conservancy department of××University in1998,when l was engaged as an assistant by×× Research Institute.In 2001，I joined the Water Conservancy Of ××Province.In the Past 8 years since my graduation,I have written two books On key water control project and four papers on hydraulic engineering and other subject．I always feel that on many occasions my individual efforts were not adequate to overcome the difficulties in research work．More often than not I had to ask for help and support from others．In order to 1earn from senior colleagues，to obtain their guidance,cooperation and coordination，to keep up with the rapidly developing situation in water conversancy，I hope to join your association if l am eligible for membership． shall be much obliged if you will be so kind as to let me have by return mail a copy of your regulations together with an application form for me to fill in．
Your prompt to my request will be highly appreciated．
Sincerely yours，Liu Xishan
Encls：2books and five essays by me ［译文］ ××水利学会秘书 亲爱的先生们：
我非常高兴地听说，贵会自成立以来工作成绩卓著，在国内外享有盛名。因此，我认为加入贵会是莫大的荣誉。
本人于1998年毕业于××大学水利系，后受聘××研究所，担任助理。2001年进入××省水利学会，从事研究工作。毕业后8年来，我先后发表了两本有关水利枢纽的专著和四篇论述水利工程学和其他题目的文章。我一向觉得，我过去在许多情况下单凭个人的努力是难于克服研究工作中的某些困难，我经常要请其他人帮助和支援。为了向前辈学习，取得他们的指导、合作和配合，跟上水利方面日新月异的飞跃发展形势，我希望能加入贵会，成为会员。
盼您回信寄来有关事项的规定和入会申请表。此事烦您费心，不胜感激之至。
您的诚挚的 刘西山
2006年9月15日
附件：我的两本著作和五篇论文
【例文13-2-4】 辞职信
Sep.10, 2006 Dear Mr.Li，It was with mixed felling that I submit my resignation as manager for our corporation．Because of the confidence you have shown in my ability to take on new assignments，my six years with the corporation have been a time of growth and challenge．
As an engineer, I want to gain additional experience in other areas of irrigation works.I now have that opportunity and will be leaving the corporation on April 7．
I appreciate the support and encouragement you have given me during the years when I have worked under your leadership．
Yours truly，Zhan Tao [译文] 亲爱的李先生：
我作为本公司的经理，此刻向您提出辞职，心情十分复杂。由于您充分信任我的能力，使我担当各种新的工作，所以我在公司的六年，是不断成长和接受挑战的六年。
作为一名工程师，我想在水利工程的其他领域获得新的经验。而现在，我正好有了这样的机会，故此才提出辞职，并决定于4月7日离开公司。
我在您领导下工作的这些年里，您给予我不少支持和鼓励，本人在此深表谢意。
詹涛 敬上
2006年9月10日
【例文13-2-5】 邀请信
Nov.14, 2006 Dear professor Fishman, The Academic Conference on water resource utilization sponsored by ×× Water conservancy association well be held in Shenzhen from 6th to tenth October 2003.We take great pleasure in inviting you to attend the Conference.Your hotel accommodation meals will be borne by ours, but we will not pay for your air fare.If you have any paper or topics on which you would like to give talks, please inform me as soon as possible as the programmer is being finalized soon.Please confirm your participation at your earliest convenience.With kind regards，Yours truly，Prof.Zhao Yumeng
Secretary of the Conference [译文]
亲爱的费希曼先生：
由××水利协会举办的水资源利用学术研讨会将于2003年10月6日到10日在深圳进行。我们高兴地邀请您参加会议。您的食宿将由我们负担，机票自理。
如果您有论文提交会议或对某课题要作发言的话，请尽快告知我们，因为会议将很快确定日程。
请尽早回复告知您参加与否。此祝 安好！
大会秘书 赵雨朦 教授
2006年11月14日
【例文13-2-6】 祝贺信 Dear Mr.Green, Im very glad to know that you have opened Water Conservancy and Installation Company and it starting its business today．I would like to add my congratulations to the many you must be receiving.With your brilliant background and long record of fine business, I’m sure the new company will be a great success and more prosperous day by day.My heartiest congratulation!
Yours truly，Zhao Yangliu [译文] 亲爱的格林先生：
，欣闻你创办的水利安装公司今天开业。你一定收到了许多贺信，我也向你祝贺。我坚信，你的丰厚基础，你所取得的良好经营业绩，会使你的公司欣欣向荣，蒸蒸日上。
致以最衷心的祝贺！
你的真诚的朋友
赵杨柳 敬祝
【例文13-2-7】 感谢信
July 28, 2006 Dear Mrs.Zhao Xiangmin，I’m writing to thank you for those two wonderful days in Beijing.I will always remember this visit.Before I arrived, I was a little anxious.But I had no need to worry.you gave me a very warm help and I soon felt at home.I will never forget your kindness and hospitality.And thank you, also, for arranging so many interesting things.The visits to the Great Wall, The thirteen Reservoir were unforgettable.It was very kind of you to do all this for me and I appreciate it more than I can say.Yours sincerely，Paula [译文] 亲爱的赵向民女士：
写这封信是为了感谢您在北京给我们带来的两天美好的时光，我将永远记住这次访问。在我到达之前，我有一点担心。但我的担心是多余的，因为你给了我热情的帮助，使我感到如同回到了家里。我将永远不会忘记您的友好和好客。同时，我也要感谢您为我们安排了令人难忘的游玩，长城、十三陵水库让我永记。非常感谢您为我所做的一切，我的感谢无法用言语来表达。
您的诚挚的朋友 保罗
2006年7月28日
【例文13-2-8】 慰问信 Dear Mr.Wang，I am very sorry to 1earn from the newspaper that widespread flooding is affecting large areas of your hometown.I was not able to give you any help owing distance，and I sincerely trust you all managed to tide over a difficulty without injury．
Hope to hear of your safety and to see you soon．
Truly yours，Li Ming ［译文］ 亲爱的王先生：
今阅报惊悉洪水淹没了你家乡的大部分地区。我因居所远隔，未能赴援。唯盼全家度过难关，无所损伤。
甚盼获悉足下平安，并早日一见。
你诚挚的李明
【例文13-2-9】 介绍信
China Service April 15，2007 Bureau of water conservancy Gentleman．in Charge，The bearer of this letter is Mr.Zhang Wen，who is entrusted with task of making the necessary arrangement with you for our going to your bureau to attend the report on the new technology utilization of rainfall flood resources.［译文］
兹介绍张文先生前往你处，联系有关前往你局听取有关雨水和洪水资源利用新技术报告事宜，请予接洽为盼。
此致
2007年4月15日
【例文13-2-10】 证明信 To whom it many concern: This is to certify that Mr.Li Qiang has been employed in our company as an engineer for the period from 1st July, 2002, up to date.He has faithfully attended to his duties and has proved himself to be industrious and thoroughly reliable.Sincerely yours, Wang Dong ［译文］
兹证明李强先生自2002年7月至今受聘于我公司任工程师一职，任职期间，他忠于职守，工作勤奋，为人诚实可靠。
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