秘书信息原则

秘书信息原则（精选8篇）

秘书信息原则 篇1

秘书信息工作的原则有以下几条：

1、追踪原则

决策方案在实施过程中，必然会出现主客体状况的.变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。

2、超前原则

秘书信息工作的超前原则是由以下两方面因素确定的：第一，任何信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息，也有滞后性;第二，领导必须有所预见，走在事物运动的前面。这就要求秘书抢时间，争主动，超前收取信息，向领导提供“预测性”信息。如果凡事总是事后了解，提供“马后炮”信息，那就作用甚微。

3、选优原则

秘书信息原则 篇2

理清公私、明确界限, 是秘书人际关系正确处理的前提条件。重感情、重道义, 是中国文化的一大特色。在日常工作交往中, 人们往往过于看重双方的感情交流, 忽视规范双方行为的某些因素, 其结果导致人情交往干预或影响正式的工作行为。所以, 秘书人员首先要明确区分工作交往与私人情感交往。工作交往是指自己在工作职责范围内去交涉的人际关系, 而私人情感交往, 则是为了满足生活需要或者兴趣目的而去社交的人际关系。秘书要明确自己为开展工作交往所做的工作是否有价值, 是否符合单位的利益需求, 是否有利于单位的发展。万万不可从秘书自身的利益和情感出发, 违背他人乃至集体的利益来处理人际关系。

秉承“理清公私、明确界限”这一基本原则, 秘书人员在工作中方能清醒意识到自身职责, 在制度的笼子里处理好工作中的各式人际交往。在处理与领导的人际关系上, 秘书遵循领导的意图和命令, 不“恃宠而骄”, 不越权越位。在处理与同事的人际关系上, 秘书要起到“传声筒”和协调员的作用, 及时协调和解决同事的不满情绪和矛盾纠纷, 不要情感用事, 不搞个人小团体;在处理与群众的人际关系上, 秘书传达正确信息给群众, 理性处理群众反映的各类纠纷, 同时随时关注群众动态, 注重搜集群众的反馈意见并藉以对自己工作予以修正。不管怎么样, 秘书在工作都要遵守法律法规及其单位的规章制度, 把握好工作交往与私人交往的分水岭, 秉着良心和职业道德办事、做人。

二、相互尊重、平等谦逊

秘书是领导的贴心小助手, 负责为领导的一切大小事务服务, 因而秘书在单位的地位比较特殊, 容易产生自豪感。但是一个秘书人员自豪感过度, 则会滥用权力, 甚至出现越权处理的现象。况且, 尊重他人、谦逊待人一直是社会上普遍认同的美德。一个居功至伟、居功至傲的人必然没有好的人缘和群众基础。

秘书想要处理好人际关系, 首先就要加强个人素质修养, 人际交往中相互尊重、平等谦逊。在单位内, 对领导要尊重, 对同事要平和, 对下属要关切, 让周围的人都能觉得是在公平、公正、和谐的环境下工作, 办事要公平公正, 主持公道[1], 这样其他人才会全力配合秘书的工作;而不是利用手中的一点特权去指挥、命令他人。当然也要处理好社会上群众的关系, 要积极与群众相沟通, 主动换位思考, 平等待人, 使得群众对秘书的工作和处理结果心悦诚服, 这样才可能得到群众的信赖、帮助与支持, 自己的工作才能开展得更有力度, 取得更好的社会效应。

三、诚实守信, 宽容待人

所谓海纳百川有容乃大[2], 就是说诚实守信, 宽容待人, 这是秘书人际关系处理的态度原则。人与人的相互沟通往来, 必须要具备诚信与宽容等基本要素, 才可使得彼此的交往持续下去。秘书把持着领导给予的特权, 要遵循国家的法律和规章制度, 按照领导的意图使用特权;而不是凭着个人情感、意志来滥用特权, 歪曲领导的意图, 违背法律规则来实现自己的个人私利。秘书人员只有以真诚努力的态度工作, 提高工作的积极性, 激发同事的工作动力, 营构轻松愉悦的工作氛围, 方能促进单位事业的蒸蒸日上。

当然, 除了葆有诚信的态度外, 秘书还要做到宽容大度。秘书在单位中有着独特的地位, 是领导与同事、群众沟通的桥梁和钮带。秘书人员需要用自己的真诚大度与他人交往, 工作上积极接受和采纳他人有益的建议, 取长补短, 相互帮助, 共同进步、发展。同时, 还要积极去关注周围工作环境的变化, 保持高度敏感, 主动帮助同事解决和弥补工作上的失误, 机灵判断领导的意图, 从而让自身的人际关系网更加融洽团结, 加强单位的整体实力。总而言之, 秘书要有积极的责任意识, 在工作中真诚交往、宽容待人, 才能够博取领导的信任, 才能够与同事和谐相处, 才能够赢得群众的支持。

摘要：从对秘书人际关系各种类型的剖析来看, 可以初步认识到秘书工作中所涉及的人际关系覆盖面广, 层次繁杂, 亟待建立一系列严谨而有序的基本原则来予以遵循。本文提出秘书人际关系应该需要遵循的几项基本原则。

关键词：秘书,人际关系,基本原则

参考文献

[1]陈治萍.对秘书人际关系的几点思考[J].广西师范大学学报, 1998, 1:109.

秘书信息原则 篇3

[关键词]秘书工作；灵活；原则；统一

工作方向很重要，工作方法更重要。从事秘书工作，首要的品质必然是忠诚。但在具体事务上，光靠忠诚并不能解决遇到的一切问题。要想事务游刃有余的解决好，还需要掌握很多恰当和行之有效的方法。结合秘书的实际工作，就是灵活与原则。只有既讲灵活又不失原则，有原则性的灵活，带灵活性的原则，才能在秘书工作的具体实践中干好、干远。

原则性，是指做事的规矩、准则，指处理问题必须所坚持的规章制度、法规法纪和底线框架；灵活性，指做事不死板、不木讷，能随机应变，变通处置，处理问题时能采取蕴含艺术性的方式方法。在秘书工作中，当秘书的意见与领导的意见不一致时，服从领导——这是秘书工作的首要原则，但是对于自己认为的合适的意见，也可以选择适当的时机，用恰当的方式向领导提出，这就是工作中的灵活性了。实践证明，怎么讲灵活、灵活到什么程度，秘书是无权决定的，因为灵活性的“标准”是在秘书所服务的领导手里，因此，作为秘书，在工作中采取灵活的方法对工作、对领导、对自己都意义重大。

灵活是一个人参与社会关系的必备要素，秘书在工作中正常程度上的灵活是很有必要的。古语有云：通其变，天下无弊法；执其方，天下无善教。这句话讲的是治理好一个国家必须要通达权变，不能墨守成规。国家都如此，更何况人乎？秘书工作通俗的讲，就是给领导干部当秘书，承担的是参谋助手、上传下达和辅助决策任务。由于秘书角色的特殊性，其一言一行代表的不仅是自己，更代表的是他所服务的领导。领导毕竟是从事宏观工作的，不参与具体事务。很多事情领导往往交给秘书办理，而很多事情办理的渠道和说法很多，因此，一个秘书如果不善于灵活开展工作，木讷呆板教条化，不仅办不好事情，还影响了领导的形象。试问，这能当“好”秘书吗？这是个“好秘书”吗？

思想上愿意灵活，行动上才能灵活。在实际工作中，做好秘书就必须要善于挖掘灵感、寻找素材，要及时准确捕捉可能遇见的突发状况，把领导秘书这个角色承担好。当然，讲灵活，也不是无条件的灵活，很多话达到了效果就不要多说，否则就容易给人感觉不是灵活，是一味的没有原则。在这里我讲一个例子：一位上级领导来某局视察，一桌子二三十人开会，与会者除了大大小小的领导就是单位事先从各处随机抽来的人。座谈会开到一半，到了自由发言的环节，突然站起来一位同志对着所有人大声的说：你们这些领导，都是搞形式主义。一年来一回，一回来讲一二十分钟，能解决什么实际问题？有什么实际意义啊？此言一出，顿时静的连一根针掉的声音都能听见。大家好不尴尬，该单位的负责人更是悔不当初，怎么找的这样一个愤青的人来开会。各级领导更是没有一个人好开口接话，这时候，某位在场作记录工作的小秘书站起来，说了一句我至今都认为非常合适成功的话，他说：这位同志，你不能这么看待问题，今天这个会都是党员参加，你既然是党员，就是讲辩证唯物主义的。在这个问题上，我倒认为，领导来的多，说明关心；领导来的少，说明放心嘛。顿时，全场寂静五秒，掌声雷动。这个故事说明了什么？不是说明秘书会拍马屁，恰恰说明秘书会做人。他做的什么人？他做的是“大”人，是讲大局的人。同样一件事，运用灵活得体的方式处理，大家皆大欢喜，不仅没有破坏大局，反而增强了团结，还展现了自己的风采水平，也保全了领导的形象。这个例子充分说明了灵活是从事秘书工作的基本技巧。

但是光灵活没有原则也是不行的。有句话说得好：不以规矩，无以成方圆。原则就好比是缰绳，像紧箍咒一样警醒告诫我们自己，哪些不能逾越，哪些不能妄图。一个人，如果没有原则，他就是大醉伶仃的酒鬼，放肆调戏；他就会是酒肉食虫，堕落不堪。他心中没有准绳，没有敬畏，他为了一切可以用尽一切手段。他眼里只有利益，只有交换，为了目的出卖原则、牺牲人格，这样的人没有底线、没有良知，如若混入了党的队伍对党的事业是极大的危害。

从事秘书工作，原则更是重中之重。如果说灵活是从事秘书工作的基本技巧，那么原则就可以说是从事秘书工作的基本要求。从秘书工作对事的角度来说，有些事情涉及到重大利益，不讲原则就办不下来；有些事情牵扯的方方面面太深入，不讲原则就解脱不出来。这个时候要不要讲原则？讲原则是最明智的选择。从对人的角度来说，第一，秘书代表着领导的形象，秘书有分寸、能守规矩，对领导是一种宣传；第二，秘书是长期围绕在领导身边开展工作的，自然应该肩负起肃清领导身边不正之风的责任。领导干部是中国特色社会主义事业的重要力量，现今，存在各种目的、围着领导身边转的人还有很大的市场，坚持原则，对领导是一种鼓励，对自己是一种教育，对党的事业和人民的利益更是一种负责。

但同时，原则又是相对于灵活的一个概念，它与灵活相比较而存在。它和灵活一样，都是事物把握的一个度。比如喝酒要适量，这是原则，但它对于不同的人是不同的，每个人自己灵活掌握。有些人喝二两，有些人喝一斤，把握好这个度既是个常识问题，又是个哲学问题。坚持灵活与原则并行是符合唯物辩证法的，在日常工作生活中应该坚持灵活和原则的统一，比如说交通信号灯就是引导车辆怎样通过的，但是某天交通信号灯坏了，所有车子如果不走车道就会堵住，交通就会瘫痪，而交警一直没有来。在这个时候，司机及时的自行把车子开走疏通大街，无疑是一种有“原则”的灵活。

刘少奇同志也曾经说过：我们党必须有原则上的严肃性，但在实施原则的具体工作中又必须有高度的灵活性。刘少奇同志这句话其实就是告诉我们，如果只一味强调原则，很多事情是办不成的；但若一味只强调灵活，任何事情都是办不成的。世界上任何事情都不是独立存在的，没有能够脱离一方的另一方。国情如此，在考虑到条条框框的同时还必须照顾到现实人性。讲灵活，放弃了原则，负不起这个责任；只坚持机械意义上的原则，没有一点儿灵活，不可能开展好工作。所以，灵活的讲原则，就是原则上的灵活。刘少奇同志的另一句话“党的原则性，是灵活性的标准和尺度”，已经给我们指明了方向。

秘书信息原则 篇4

中文摘要

本文针对21世纪以来我国市场经济发展的新趋势和现代社会信息化快速发展对当前秘书工作提出的新要求、新标准，从人际关系的定义、人际关系的一般特点以及人际关系的影响因素出发，从而引申出秘书在实际工作中处理好人际关系的原则和方法及其重要意义，接下来根据秘书人际交往类型从方向上的划分：上行交往、平行交往和下行交往，重点论述了秘书人员作为领导的参谋和助手应该如何处理与领导的关系，并引用了大量的案例加以分析和讨论；秘书作为联系上下级的中心枢纽，应该如何处理好与同事及职能部门的关系，以建立起良好的交往环境和维护组织的团结；浅谈了秘书作为组织和领导的形象代言人应如何处理好与下级群众的关系，赢得群众对组织的信任和认可。关键词：秘书人员 人际关系 原则 方法 技巧 领导 同事 群从

前言

随着信息化社会的进程，一种传统的工作机制在不断被打破，在这个大潮中，一个组织拥有的公众将更加复杂，组织的横向交往将更多。现代秘书应当能利用社会变革带来的便利为组织利益建立更多的关系以更好地完成工作任务。秘书部门是单位的枢纽部分，秘书人员每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人员能否处理好人际关系，直接影响着秘书工作的成败。那么，应该怎样正确认识人际关系呢？秘书人员在处理这些形形色色的人际关系中扮演的是一个怎样的角色呢？

首先，要弄清楚什么是人际关系。这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“来缘关系”；而不是指亲属邻里的感情与道德关系。

人际关系的内容主要是通过人们在社会生活中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。这就需要考虑到人际关系的各种因素，克服人际关系中的障碍，采用适当的人际交往的方式、方法。和谐融洽的人际关系，有利于沟通思想、协调行动、加强合作、增进团结，也有利于维护健康的心理反应，保持良好的精神状态，是保证工作顺利开展的重要条件之一。人际关系表现为亲近、友好、疏远、敌对等状态，它取决于相互交往中双方或多方需要的满足程度。有的由于满足了相关各方的需要而产生亲密的关系，有的则由于某个方面的需要得不到满足而疏远，情况严重的甚至发生矛盾和冲突，在人与人的关系趋于亲密和友好的情况下，个人会感到心情舒畅、精神愉快、学习和工作会更加积极努力。在人与人相互矛盾和冷漠的关系中，个人会产生孤独感、忧伤感、影响情绪和身心健康，影响学习和工作。所以，搞好人际关系，对个人、对工作都有积极的意义，秘书工作对内对外联系商洽较多的特征，决定了秘书人员处在公务活动和社会交往的人际关系结合点上，正确妥善地处理好人际关系。对秘书活动来说尤为重要，搞好人际关系固然很重要可是影响人际关系的因素很多，并不是每个人都能与他人搞好关系的。人际关系的一般特点是：第一是个体性。和一般的社会关系不同，人际关系本质上表现在具体的个体间的互动过程中。第二是情感性。人际关系的基础就是人们彼此间感情的流动，这种情感倾向决定人际关系中可以分为两大类情况。一种是因为喜欢而产生的互相吸引和反动的分离情感，所以就有可能发生那种形影不离和相互敌视甚至伤害的种种情况。第三是对应性。人际关系总是与人际行为相对应。比如喜欢某人，便会表现出亲近和帮助对方的行为，而厌恶某人，则会表现出回避或攻击的行为。第四是管理性。人际关系就是对人的一种组织形态和方式，而这样的组织就是一种管理模式，一种管理的方法。影响秘书人员人际关系的因素有：

1、文

化因素。主要包括语言差异、性别差异、年龄差异、资历差异、学历差异等因素。语言差异造成交流的困难，影响人们的深入交往。性别差异是由于世俗观念和文化传统的影响，给男女双方的接触和交往常常产生一种相斥的戒备障碍，尤其是年龄相近的男女在交往中更易形成羞涩、疑虑心理，影响双方坦诚、大方的交往。年龄差异则使交往双方的生理、心理及行为方式的不同，从而产生隔阂、冲撞。资历差异则使双方的思想观念、价值观念等难以统一，给互相的平等交往形成一定障碍。学历差异则由于知识结构的不同，为双方畅所欲言形成困难。

2、社会因素。主要包括职位差异、职业差异、利益差异、思维差异等因素。职位差异通常存在于领导与被领导、大单位代表与小单位之间。地位居高者自视清高，盛气凌人；地位低者则往往表现为畏惧权势，诚惶诚恐，从而带来心理上的不平衡，情感上的不协调，影响双方的交往。职业差异则由于传统观念对不同职业的尊贵、低贱评估以及行业区别产生不同程度的误解、褒贬，使人们的心态不一，观点相异。利益差异是由于世界观和方法论的差别使双方对事物现状、趋势、性质、规律的认识产生区别而造成交往障碍。

3、个性因素。主要包括性格差异、心理差异等因素。性格差异是显而易见的，表现在交际方式上性格刚烈的人往往善于攻势，性格懦弱的人则往往处于守势；性格轻狂的人喜欢自作主张，性格温和的人则乐意与人商量。心理差异则涉及羞怯心理、自卑心理、嫉妒心理、自傲心理、猜疑心理、自私心理。此外，环境差异，如不同场合、不同情境、不同状态也往往造成心理差异，形成交往障碍。

4、接触范围因素。人与人是在一定的范围内产生关系的。比如，一个在农村生长而又没有外出过的人，他所接触的人只是乡邻、亲戚和来客等。当他上学以后，接触范围相应扩大，就与学校的同学、教师发生人际关系。当他走向工作岗位后，通过开会、办事、走访、接洽等接触的范围扩大，和他人的关系也就增多，人际关系就更为广泛。

5、交往频率因素。交往频率高的人，由于相互经常进行交往，容易形成密切的关系。与此相反，即使双方同住一座楼，同在一个单位办公，但彼此互不接触，连交谈的机会也没有，就无法形成密切的关系。

6、思想感情因素。信念相同、志趣相投、性情相近、有共同语言的人之间，关系会更为密切。

第一章 秘书与人际关系

作为一名优秀的现代企业秘书，我认为在秘书在处理人际关系的时候应有很高的要求，做到全方位，让办公室有一个很好的工作氛围，在处理时遇到的问题、困难，在处理过程中解决的方案，所以在处理人际关系时应注意原则方法和技巧。该论文主要是说明秘书处理人际关系的重要性和必要性，在处理过程中应注意的原则方法和技巧。秘书在人际关系中的各种人际关系应注意的事项。

（一）秘书在处理人际关系的重要性

由于办公自动化进程的加快，现代通讯技术的发展，特别是互联网越来越渗透到我们日常工作和生活。打破了种种阻隔，使人的交流变得十分便利，真正体现了全球范围内的人际交往，体现了人与人之间的“无限互联”及“无限关涉”。对秘书工作的影响也在加剧，现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命，传统的秘书工作如存档，起草文件等，在秘书日常工作所占的比重越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量，所以，有的学者提出秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。

台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是 ：“无论办公室大小，人员多少、秘书所做的工作如何烦琐，技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好”。

首先，正确处理好人际交往有利于秘书人员提高工作效率。秘书人员在日常交往活动中，应该注意同周围的人保持良好的人际关系，这样不仅可以使秘书人员与其他人协调一致，而且还可以不断得到他人的支持和帮助，从而极大地减少工作中的扯皮现象。特别是当工作中出现困难时，能够借助于周围人的关心、帮助而加以顺利解决，这对于秘书提高工作效率有着很大的作用。同时，秘书与周围人的良好交往，有利于形成比较融洽的团体气氛，增进团体间的团结合作，便于发挥团体的整体功能，对于提高整个单位的工作效率将起着更大的作用。

其次，广泛的人际交往可以帮助秘书不断扩大视野，便于收集各方面的信息情报，以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。人际交往活动就是一种信息转换传递的活动，一个人的交往活动情况反映了一个人的信息量的多少。人际交往的范围越广；接触的人越多，那么了解到的情况也就越多；人际交往的频率越高，信息的传递就越快，人们对信息的利用也就越及时。秘书人员处在一个开放的舞台上，有着十分便利的交往条件，每天都要与一些不同的人物打交道，因而每天都能获取大量新的信息材料。这对于秘书人员全面地了解情况，不断地扩大自己的视野领域都有很大的帮助。

所以在秘书的职业生涯中，怎样强调拥有良好的人际关系的重要性都不过分。秘书良好的人际关系有利于营造良好、愉悦的工作气氛，使公司充满活力与生机。不仅提高了工作效率，而且可以让工作中的人心情舒畅，这样的结果是管理者和员工都希望看到的。

（二）秘书处理人际关系应具备的能力

秘书是一种特殊的社会角色，全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是：要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系„„社会对秘书人员有一种期望：善于处事、友好谦虚等。作为秘书人员，对自己应有较高的期望。社会心理学认为，对自己期望高的人，相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。

处理人际关系是一门学问。“世事洞明皆学问，人情练达皆文章。”一个秘书如果很善于交际，见面就熟，使人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就比较高。

秘书人际关系的处理应该具备的那些能力呢？

1、理解和领会的能力。就是要听得快，听得准，记得牢。只有清楚领会他人的意图才能理解他人的立场，从而和谐融洽人际关系。

2、学会说话。这是一门学问，是关系人际关系成败的基础。它要求语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。

3、应变能力。秘书接触的人际关系多样化，办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子，这就要求秘书人员能原则不便，灵活处置这些不和谐使之和谐。

4、学习能力。则是向别人学习，同别人友好，相互谅解和支持，在互帮互学中进步。

5、控制自我情绪的能力。工作时应该保持高昂的情绪状态，绝不把消极负面的情绪带进办公室，带进工作中。

（三）秘书处理好各种人际关系

据调查反应，一个人事业上的成功只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处事技巧。作为现当代的秘书，因此，我们应该主动地，积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。秘书在处理人际关系时还应注意与领导，同事、下级之间的沟通。〔一〕秘书与领导的关系

秘书与领导的交际是最为复杂，最为微妙的一种。不仅存在这领导与被领导，服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想，知识、情感等方面的交往关系。

作为一个现代秘书如何处理好与各位领导的关系，是办公室秘书首先面临的问题。为领导服务是秘书的重要职责，秘书在旅行一定职责时，首先要从思想上，心理上对所有的领导一视同仁，同样尊重。在尊重领导的前提下，不应该惟命是从，而要做领导的帮手，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中小部分，尽力完善，改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司棘手你的观点，应在尊重的氛围内，有礼节，有分寸的磨合。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽量维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上还是行为活动上都不能产生斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁、听从谁、不听从谁的行为。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁，真诚的友谊。因要做到因要做到一下几点： 1．摆正位置，自觉服务

首先，要维护领导的威信。一个秘书人员在任何情况下都不能故意破坏领导的威信，不能散布有损领导威信的言论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠道向有关方面反映自己的意见，以求得合理妥善的解决。

其次，要尊重领导的意见和决策。领导者的意见和决策大多是经过全盘考虑和深思熟虑的。一般情况下，这些意见和决策是正确的，秘书工作者应坚决按照这些正确的意见和决策去做；特别是当这些意见决策不被人们理解或有人反对时，秘书人员要挺身而出，站在领导一边，给予大胆支持。不装老好人，不在是非面前装聋作哑。这样不仅坚持了真理，主持了正义，而且也会获得领导的充分信任和尊重，进一步密切相互间的关系。

再次，要尊重领导的职权。秘书人员是服务性人员，不是决策者，因此必须按职责规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令。秘书必须明确自己为领导服务的界限，克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈失望的心理。在处理一些较重要的事情时，应该及时向有关领导汇报请示，而不能自作主张。

最后，要体谅领导的困难，为领导分忧。一个领导者不是全能的，在工作中会遇到这样或那样的困难，如工作中的、学习中的、家庭生活中的各种困难。秘书要积极地去帮助领导克服这些困难，多出主意，多提供服务，尽可能解除领导的后顾之忧。真正做到和领导同甘苦、共患难，这样才有可能和领导密切关系，建立起深厚的感情。如果一个秘书在领导遇到困难时袖手旁观，就会伤害相互的感情，恶化相互的关系。这些是秘书人员必须注意的。秘书人员要自觉地为领导服务，就应该有一种任劳任怨、不计名利的思想。那种一心只想着自己的人是不可能干好秘书工作的。我国著名学者邹铭奋曾说过：一个人光溜溜地到这个世界上来，最后光溜溜地离开这个世界而去，彻底想起，名利都是身外之物，只有尽个人的心力，使社会上的人多得其工作的裨益，是为人生最愉快的事情。秘书在处理与领导的关系时应具有这样的胸怀。2．提高自身素养，增强办事能力

首先，诚实而不做假弄权。做秘书，根本的—条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬的精神。如果秘书人员弄虚作假、假传旨意利用领导名义批条子、拉关系，就无从谈和领导搞好关系，甚至还会走到违反纪律的路上去。

其次，当参谋而不自以为是。在工作中，秘书人员给领导提供信息，谈个人建议，想点子，拟定方案，那是参谋作用的民主体现。但是，领导在决策时是否采纳秘书的意见，那是领导的权力。秘书人员要明白自己只有建议权，而无强求领导必须采纳的权力。即使认为自己的建议是正确合理的，而领导人的决定是不正确的．也必须遵守组织原则，按领导意图办事，而不能与之对抗。

再次，公正而不搬弄是非。秘书人员在向领导汇报情况时或领导人要求秘书人员谈看法时，要做到公正、客观、超脱。特别是涉及到人事问题，绝不可借工作之便挟私向领导人说其他人的坏话，但是过多地美言也是不应该的，要做到不徇私情。

最后，受批评而不急不怨。秘书人员受批评可能有两种情况：一是工作做得不好，没有满足领导的要求，这种情况挨批评是应该的，秘书应虚心接受，及时改进工作。另一种是因领导有误解而批评错了。这种情况秘书人员可能感到委屈，但从维护大局及领导威信出发，秘书人员不可急于争辩，特别在公共场合更应冷静，要有忍耐性，要识大体，给领导留—定的面子，不要让领导下不来台。待事情过后，气氛缓和之后，再采用适当方式加以解释，这样有益于处理好与领导的关系。

〔二〕秘书如何处理与同事及职能部门之间的关系

秘书是领导与同事的桥梁。由于秘书的特殊地位，要处理好与同事的关系有许多难处。通常领导有任何意见，尤其是某些领导他本身不愿亲自表达看法，都会交给秘书去做。例如当传达领导的不满或责备给那些偶有怠惰表现的同事时，当领导交代的事情是同事最不喜欢的事情时秘书自然成了不受欢迎的人物。所以秘书人员在办公室与同事相处应切忌以下几点：忌讳拉小圈子，互相散播小道消息；忌讳情绪不佳，牢骚满腹；忌讳趋炎附势，攀龙附凤；忌讳逢人诉苦，没完没了；忌讳故做姿态，举止特异。

第一，同等友好。秘书与一般同事之间应尽量做到同等友好不要因为某些同事暂时的得势而阿谀奉承，也不要因为同事受到排挤而随之冷落。平等相待不仅仅是做人的一种标准，也是一种秘书的应具备的职业修养。我们在一视同仁的对待同事的同时，不要想到一定要求回报，其实在交往的过程中，你一定能够从任何一位同事的身上学到东西。对待弱者应该以一颗公平对待之心，而不要以怜悯之心，这样不但不会建立感情，反而会伤害同事。对待强者，也不要冷眼而视，产生对抗情绪，他们之所以比你强，肯定有高出你的地方，要虚心地向他们学习。此外，还有一点也应该注意：如果秘书与某个同事特别情投意合，也应注意在公务场合不要表现出来，如经常同进同出，同桌吃饭，平时聊天等等．以免遭到其他同事的妒忌或领导怀疑搞小团体。无论是同性或异性同事之间，都应加以注意。

第二，相互尊重和信任。在自尊的前提下，秘书人员之间应彼此尊重：不能随意插手别的秘书职权范围之内的事情。有的工作需要大家共同完成时，应互相协商、配合，而不能只顾自己或互相拆台；当对方主动寻求帮助时，应适时地给予必要的帮助，而当自己有能力和愿望主动去帮助别人时，则要掌握好分寸、时机和方法，不要令对方感到是自己无能，所以别人才来插手。相互信任的前提是为人要坦诚，做到言必行、行必果，讲信用、守诺言。讲信用就是要做到不欺骗他人，对自己的言行负责到底；守诺言就是要说到做到，不轻易失约、毁约、食言。在坦诚、守信的前提下，相互关心、爱护，不搞胡乱猜测，更不要搞小集团或分派系。若为了个人利益而打一派、拉一派，排挤自己不喜欢的人，必然会导致人际关系的恶化。

第三，严以律己，宽以待人。古语有云：唯宽可以容人，唯厚德可以载物。与同事相处，有了矛盾和问题应先从自身找原因，对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感。对于他人的过失应客观地看待和处理，要尽量做到“得理也让人”，即学会宽容。做秘书要有宽广的胸怀和容人的气量，因为秘书每天要面对各种各样的人和处理杂七杂八的事，难免不产生一些分歧和矛盾，自己也不可能每件事情都处理得十分得体、圆满，如果心胸狭窄，不能容忍一点不同意见或别人的缺点，必然难以与大多数人建立融洽的关系。

第四，谦虚谨慎，互相学习，取长补短。秘书人员之间相处，也要做到谦虚谨慎。当你的工作有了成绩，受到领导赞扬和好评时，你应当实事求是地向你的领导提及你的合作者对你的帮助和支持，并及时地将领导的赞扬转达给你的同事。平时不要总拿自己的长处去比别人的短处，而应当取他人之长，补自己之短，虚心地学习别人的优点，使自己更完善。当听到同事提出意见、批评时，不能意气用事，如认为对方是故意跟自己过不去，即使人家说得对也不接受并加以改进，这种表现只会降低你的身价。相反，如果能够谦虚地接受正确的意见，会使对方觉得你较容易相处，乐于和你共事。秘书人员还要具有良好的合作精神。现代社会中离开了人与人之间的相互合作，恐怕将一事无成。秘书要做好工作，也离不开与人合作。具有合作精神，体现在说话办事要多为别人着想，而不仅仅从自己的立足点出发。当工作中与人打交道时，多用商量的口吻，请人予以配合、协助时，提出的要求要恰如其分，在时间安排、要求方式，合作方法等方面多从对方的角度想一想，这样才能以自己的诚恳打动对方，而不能动不动打着领导的幌子，用领导的名义压人。领导的权力不属于秘书，即使是领导，也不能只靠权力来进行管理。当别人需要你的配合时，对力所能及的事情不要找各种借口推脱，也不要动不动跟人打官腔，否则下次你可能会得到同样的对待。秘书人员和同事关系还要做到以下十个方面：

1.以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群。2.信守承诺：说道做到，做事买力、讲求效率。3.全神贯注：集中注意力，积极参加集体活动组织。4.勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上。5.尊重对方：别把人只视工作上该联络的对象。6.赞美他人：不吝于赞美和鼓励，表达对他人的欣赏。7.时时感恩：别忘了在他人的赞美和善意批评之后说声谢谢。8.承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找借口推脱。9.绝不居功更不抢功。

10.不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网络过程。秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面给平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。要建立良好的人际关系还可以从以下几个方面入手：

1、寻找共同语言。交往双方有共同的话题，共同的语言、共同的体验和共同的情感就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点就为交往的关键。秘书人员在平常的工作中要细心留意把握他人特性以便更好的寻求共同话题。

2、向对方有限度的敞开自己。交往中一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。

3、善解人意。站在对方的立场上考虑问题“己所不欲，勿施于人”。

4、学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表达了你的涵养，又体现了你对他的关心。

5、真诚赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会受到意想不到的效果。所以秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的,健康的、发自内心的、无私的、适当的赞美，即可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。

6、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这就需要秘书人员具有应变能力，去应付要来的一切。

第二章 秘书处理人际关系的原则 方法与技巧

人际关系是指社会成员中人与人之间相互作用相互影响的关系，具体表现为人们彼此之间的心理相容度和情感靠拢度。在人际交往中彼此之间加强了解增进信任,增强整个团队的凝聚力，实现团队利益的最大化。

（一）秘书处理人际关系应遵循的原则

秘书人员拥有良好的人际关系有力于其工作的展开，这样可以营造一个良好的工作氛围，使整个团队充满活力，既提高了工作效率又可以使工作的人心情舒畅，这样的结果是任何团队领导都希望看到的，这就要求秘书人员能够积极正确和谐地处理好人际关系,坚持必要的原则。

秘书处理人际关系应遵循的原则。

1、平等。是人与人建立感情的基础，是公共关系的一项基本原则，平等是建立良好人际关系的前提。人际交往中着重的是人格平等，即尊重他人的人身权利，自尊心、感情、不涉及他人的隐私权。心学研究表明，人都有受人尊敬的要求，每一个人都渴望成为家庭，组织、社会中的真正的一员，平等的同他人进行沟通，只有在交往中以平等的姿态出现，不盛气凌人，不高人一等，给人以充分的尊敬，才能形成人与人之间的心里相容，产生愉悦、满足心境，建立和谐的人际关系。

2、真诚。真诚是人际交往最基本的要求，所有人际交往的手段，技巧、都应建立在真诚交往的基础上。在秘书工作中诚信有着重要的价值。它实际上是单位或个人的无形资产，真诚是单位或个人忠诚的表现。它反映了单位或个人行为的规律和稳定性，秘书在人际交往中“诚而有信”，就能发挥自身能力，得到他人或组织的支持，鼓励，更好的表现自身价值。

3、宽容。宽容指心胸宽广，忍耐力强，不计较个人利益得失。“海纳百川，有容乃大”。人际交往中要求秘书严以律己，宽以待人，关心人、理解人、大事清楚、小事糊涂，原则要坚持，方法要灵活，以德报怨，得里让人。在现实社会里，肯定金无足赤，人无宗人。交往时，只要对别人的不和与过失宽以待之，才能获得更进的交往距离。

4、知人知言。社会中每个人的气质，性格皆不同，交往的动机，所抱的目的也不同，秘书人员在开展人际交往时，交往的对象应该有较深刻的了解与把握，掌握主动。应“知其可言而不言，为人失人；知其不可言而与之言，为失言”。

5、礼仪。礼仪是礼节和仪式，它是道德的一种外在表现方式，在人际关系调节中具有不可忽视的作用。微笑是礼仪的重要组成部分，它能使生疏变为亲密，使隔阂化为融洽，使不顺变为开心。

6、慎独。秘书人员在八小时内外都要尊章守纪，坚持道德品格操守，防止误入歧途。老子言：“慎终如始，则无败事”。怎么样“慎独”？一是要慎“浮躁”，淡漠明志，宁静致远，戒骄戒躁，惯于自省；二是要慎“私欲膨胀”，利欲熏心，就难免不出问题。三是要慎“交友”，牢记“近朱者赤，近墨者黑”，避免在圈里栽跟头。

(二)秘书处理人际关系的方法与技巧

美国成人教育家戴•卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有15％是由于他的专业技术，另外85％要靠人际关系和处事技巧。因此，我们应该主动地、积极地同他人交往，努力建立良好的人际关系。

要建立良好的人际关系可以从这么几个方面入手：

1、寻找共同语言。交往双方有共同的话题，共同的语言，共同的体验和共同的情感，就意味着交往有走向成功的可能，寻找这样的共同点就成为交往的关键。由于任何一个人都是多元性的集合体，从文化、民族、地域、知识、能力、职业、年龄、个人经历、思想观点等，总能找到共同语言的基点，以利交往的进行。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”就是这个道理。这就要求我们秘书人员在平常的工作中要细心留意，把握住他人特性，以便更好的寻求共同的话题。

2、向对方有限度地敞开自己。以诚相待是人际交往中的基本的道德准则。交往中，一方要吸引另一方，只有在一定范围内敞开胸怀，言明所求，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。虚假遮掩，或表现出极强的自我保护性，对别人过于防范，都难于使交往成功。在一定条件下，应该采取“欲取之，则先予之”的方法，合理地实施交往策略技巧，实现交往目的。对我们秘书人员而言，要把握住一个尺度，那就是能言则言，不能言绝对不言。

3、善解人意。站在对方的立场上考虑问题。“己所不欲，勿施于人”成功的交往者总是善于听取对方的言论，善于理解对方的意见和意图，总是能站在对方的立场上考虑问题，设身处地为对方着想，考虑对方的需要、利益、兴趣、爱好和方便，减少给对方带来的麻烦。在交往中尽管为此而付出了代价，但给组织或个人带来的利益将是稳定的、长期的。

4、学会倾听。耐心地听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表示了你的涵养，又体现了你对他的关心。任何人都需要倾听对象，当人们在生气、悲伤、愤怒、忧愁或兴奋、激动时，都希望有人来和自己交往，希望有人细听他们诉说衷肠。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的诉说，热情接待，并根据情况及时做出理解。

5、真诚的赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，并据以确认自己的重要性，因此，内心都非常渴望他人的赞赏。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往中，不要吝啬赞美，只要这种赞美是真诚的、健康的、发自内心的。无私的、适当的赞美，既可以给对方带来快乐赢得对方的好感，又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助，有利于做好本职工作。

6、沉着应付。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，这需要秘书人员具有应变能力，去应付突来的一切。因为交际活动绝对不依其中一方设计的“程序”走，要在变化中去重新调整、重新组织，去适应变化了的情况，缓和气氛，扭转形势，化解矛盾，变被动为主动。要学会巧妙地避开所谈论的话题，模糊地对答，灵活地变通，避实就虚，运用幽默等处理意料之外的情况。

秘书信息工作之我见 篇5

秘书信息工作之我见

在我眼中秘书工作是一件十分复杂的工作，虽然表面上看上去非常简单，人人都会做。但是要做得又好又快是需要经过不断地学习和磨练才能锻炼出来的。特别是秘书信息工作，更加需要秘书工作人员有良好地信息观念和信息意识。

信息工作是秘书人员重要的基础性工作之一，秘书人员的信息工作是直接为领导服务的，信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策主要是通过为领导者提供信息来实现的，秘书人员的信息工作水平直接影响着为领导决策服务水平的高低，其重要意义显而易见。信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展，信息的价值将不断飚升，信息时代的到来，既给秘书工作带来了难得的发展机遇，同时也带来了严峻的挑战，秘书人员应如何在信息时代做好信息工作，更好地发挥秘书人员的参谋、助手作用呢?我认为秘书人员在做好 传统的信息工作的基础上，应加强以下几方面的工作：

一、强化信息观念和信息意识

现代秘书的信息观念，是秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如对待信息技术和信息工具的观念，秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据有关调查显示，大多数秘书人员认为，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但是也有相当一部分秘书

人员对信息有一种神秘感，对网络不感兴趣，这就是信息观念上的巨

大差异。

目前，国际互联网已遍布全国各地，如果秘书人员具备先进的信

息观念，积极地去了解、使用网络，就可大大提高工作效率，减少很

多不必要的重复劳动。现代秘书良好的信息观念，在本质上就是尊重

知识，崇尚科学，终身学习，善于接受新生事物。熟练的运用办公设

备是一名合格的秘书必备的素质。

二、掌握足够的信息能力和信息知识

现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书实践活动中所应

具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要

包括五个方面的内容：

（一）是信息的获取能力。秘书人员除了充分利用好组织建立的各种内部信息网络以外，还应掌握并建立自己的常规信息渠道，善于

开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信

息。

（二）是信息选择的能力。信息时代，人们每时每刻都在面对着

滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑很难避免，而这些

往往会影响领导的科学决策，因此，秘书人员必须学会准确无误地理

解、识别、判断、筛选所遇到的信息，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。

（三）是信息预测的能力。它是指秘书人员在现有信息的基础之

上对未来的一种推断和预见，它对秘书辅助领导决策具有决定意义。

（四）是信息处理能力。即对所感知、选取和获得的信息进行深

加工的过程，具体来讲就是对信息进行综合分析、整理排序、归类处

理等工作。

（五）是信息的运用能力。是指秘书人员在获取和处理信息的基

础之上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信

息传递给他人，与他人进行交流与共享，这是信息工作的最终目的。

在信息时代和知识经济的大背景下新的学科不断涌现，有资料显

示，全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5％

-20％的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已超过过去

5000年的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯-马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世纪是每50年翻一番，20世纪70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在这种情况下人们不能掌

握一种快捷的获取信息的途径将是非常可怕的。

三、信息创新，不断寻觅有新意的信息

当今社会发展变化很快，信息老化的周期大大缩短，秘书人员必

须具备敏锐的观察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。寻觅有新意的信息应把握住以下几点：

（一）是要在发展、变化中抓新。

创新是一个过程，在创新的过程中秘书人员仅仅盯住自己工作的小范围是不够的，应放开思路，开阔眼界。除了抓住身边看的见，摸

着的新事物之外，还要善于捕捉一些无形的新信息，如观念的转变，思想的变化，认识的升华等；外地的新信息；隐性新信息以及连带新

信息等。

（二）是在观察思考中出新。

随时随地地观察思考应当是秘书人员的基本功。比如通过观察苗

头性的问题，发现超前性宏观信息，从个别现象问题，揭示规律性信

息，从一次性信息增值发展为多次性信息。有些信息通过不断加工处

理，会出现多次增值。

（三）是在学习借鉴中创新。

改革的年代每个地方、每个行业都需要向其他地方、其他行业学习，借鉴先进的经验，结合本地、本行业的实际，融会贯通。推进发

展。在把外地的经验与本地实际结合的过程中，就会产生有新意的信

息。

（四）是在比较对照中求新。捕捉有新意的信息，必须学会对万

事万物进行比较对照。在比较中鉴别事物，发现有新意的信息，可以

同中求异，也可异中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意识

信息道德是指秘书人员在获取和使用信息的过程中，应遵循一定的伦理规范，不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也不得向领导者和有关用户传递不良信息。当前信息传播的媒体多种多样，媒体的多样性使信息传播过程中不可

避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一

定的无政府状态。如果没有一定的道德意识和道德约束，就很容易使

人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道

德相悖的现象。

秘书人员在自觉地遵守信息道德的同时，还应注意信息获取和使用过程中各种自觉不自觉的失密或泄密事件的发生。在这里特别提出注意的是秘书人员一定要防范隐晦性公务泄密。有的人是真心实意讲话，莫名其妙泄密，到头来，说者无意，听者有心。一些不同层次的领导人应邀到不同场合讲话，有些人为了显示自己的身份和知晓度，在部分场合、范围讲一些“小道消息”和“大家感兴趣的话题”，大 部分人一听了之，但有些人却在更大的范围内传播“小范围”的内容。

综上所述，信息的社会化和社会的信息化成为了当今世界发展的总趋势，信息作为一种资源已成为现代社会发展必不可少的基本条件。秘书工作者必须紧跟科学发展，具备强烈的信息意识，使自己始终保持对信息的积极态度，才能在浩如烟海的信息中整理和加工出对领导有用的信息，才能做一名合格的秘书工作者。

【参考文献】：

1、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》

赵扬

信息化商务秘书职业资格介绍 篇6

标准级 ibs ： 具备初级秘书的技能，并能迅速捕捉市场信息，掌握市场发展动态，为企业经营者的决策提供科学依据。能有效地与客户沟通，整理档案，熟练掌握运用电脑等现代化办公设备，能够起草一般性文件、报告和准备会议，进行信息收集和管理等工作。

高 级 ibs： 能够协助决策者策划、组织、协调和管理大型活动， 懂得法律、税务、金融、 wto 规则等专业知识，能够起草重要合同文本，能够全面协调和处理应急事务，达到总裁助理的能力。

秘书工作中的信息研究 篇7

一、信息工作的重要性

信息在秘书工作中的重要性主要体现在以下方面:领导的信息辅助需要是秘书工作产生和存在的基础。从秘书工作的历史角度来看, 领导需要信息辅助的情况下进行的具体信息工作。在当代, 秘书的主要工作性质和内容主要是为领导进行信息辅助。

(一) 秘书的工作是对信息进行管理

秘书的管理工作就是要对领导者在进行人、财、物控制的时候给予辅助。但是, 秘书管理工作不能借助于领导的权力, 不能将自己的意志强加给客体。秘书人员要借助信息, 在礼仪层面上进行, 并且要开展柔性管理。

(二) 秘书工作的主要内容是对组织成员在组织目标中的地位、角色以及相关的责任与义务进行了解

假如组织成员不能明确自己在群体里的地位和角色, 组织成员职能在观念的表层上对管理进行认同。这样就会在理解上产生一些偏差, 在组织内部产生冲突。所以, 秘书在进行辅助管理工作的时候, 要把来自不同层面的信息集中起来, 进行多方面的分析和综合, 最终实现组织目标。

二、捕获信息是秘书工作的基本内容

秘书工作主要是对信息进行收集, 同时进行信息加工, 最终对信息进行充分的利用。

秘书信息工作的基本形式是进行“零次情报”的收集。所谓“零次情报”, 指的是记忆形态的信息。这些信息产生于人们的交流过程、传播和被接受的不确定性。在进行“零次情报”收集的时候, 没有时间、空间和场合的限制。同时, 信息在传递的时候, 内容是比较广泛的, 并且传播速度比较迅速。这样以来, 信息采集是秘书捕获信息的重要途径之一。在进行“零次情报”收集的时候, 要注重对同行业、相关行业以及其他行业的人进行交流和讨论。这些信息不容易在各种文字记载里找到。同时, “零次情报”也体现在各种会议里。参加会议的人员多数都是从工作第一线来的, 他们了解和掌握具体实际问题, 有着较为感性的认识。这些信息都是比较客观现实的, 能够对客观事物的全貌进行真实反映。由于他们的实际工作经验与客观事物的本质是比较接近的。所以, 秘书人员在对这些“零次情报”进行收集的时候, 能够将收集到关于“事物运动状态和表征”的信息。同时, “零次情报”也体现在各种人群集中的场合。在这些特定场合中, 他们的谈话对政治、经济、管理的真实看法, 这些也构成了相应的“零次情报”。由于秘书人员工作性质的特殊性, 能够有效地收集到相应的“零次情报”。

秘书信息工作的重要内容还体现在对历史信息的收集。在没有产生文字之前, 秘书利用图形将捕获到的信息“记录”下来, 最终形成了甲骨文书。随着社会的不断发展, 出现了竹简、帛、纸张这些载体。我国古代管理着的管理内容和经验, 就逐渐被流传下来。比如, 汉代“兰台”、私家和寺院藏书等等, 都在当时保留了不少的信息。但是, 古代信息资源有着独特的私有性, 信息管理方法也是比较局限的, 所以信息只是在一个极小的范围内传播。因为印刷技术飞速进步, 文献信息的生产得到了发展。大量信息出现在图书、报纸、杂志和宣传品等中, 让历史信息出现了开放性的形式。当出现这些开放性的文字信的时候, 秘书人员要对这些信息进行及时梳理, 让这些无序信息条理化和简单化。

此外, 现代信息技术在飞速发展, 这些直接记录声音和图像的音像信息以及网络, 对人们的工作产生了较大的影响, 同时对人们的工作方式产生了深刻的影响。当这些现代信息技术快速发展的时候, 信息就出现了多余状态。在这些众多的信息之中, 秘书的工作任务也在发生着变化, 要将这些信息进行筛选, 选择出有用信息。

三、秘书工作的核心是利用信息

秘书在服务协调、出谋献策以及实现工作目标中, 最为基础的就是要对文献、情报、数据以及消息等方面的信息进行处理。秘书在进行信息活动中, 要对那些与本组织的有关信息进行捕获。在这个过程中, 个人和组织能够得到相应的启示, 创造出相应的信息产品。从这里可以看出, 秘书想要对信息进行充分利用, 主要是从组织的需要出发, 对信息进行捕获和加工。让组织能够使用这些信息, 同时让这些信息能够有较大的扩展空间。也就是说, 要着眼于原始文件, 同时又要将信息的实用价值和借鉴价值展露出来。秘书要对信息进行充分过滤, 对那些无用的信息筛除, 这样能够将剩余的信息较好地为本组织提供服务。

在进行这项工作的时候, 要注意实际存在的信息问题。第一, 秘书在进行调查研究、文件汇编以及资料整理这些工作的过程中, 要对大量信息进行有意识的筛选。要对大量的文献信息内容进行清理和鉴别, 将那些老化、多余以及虚假的内容进行排除, 这样才能促使信息表面化。第二, 秘书要让信息体现出新的价值。秘书要对原生信息作为基础, 对其进行加工整理, 但是这些加工整理好的信息同原来的信息是有所区别的, 应当自成体系。秘书对信息进行加工的时候, 具体信息筛选的标尺根据组织工作进行。

信息组合的核心是以近期工作为目标, 具体准则要以控制组织目标的实现情况进行。在这当中, 找到信息之间的内在联系, 找到信息中的共同点、交叉点和相似点。让信息能够突破原始价值, 从而具有新的价值。

四、挖掘信息中的新内容是秘书工作的动力

秘书在具体工作中, 对各个各样的信息总是进行自觉或者不自觉的接受。同时, 根据自己的实际情况, 加工、整理这些众多的信息;而且还要从中找到对组织有用的相关信息, 将这些信息进行及时加工并传递给用户。

秘书服务工作的主要内容是以信息服务为主, 他们“以产品或劳务的形式向用户提供和传播信息”。秘书在进行有目的地开展信息服务的时候, 要利用事物过去的已知信息, 对当前的信息进行参考, 最终对事物的未来状况进行预测。

要想有效开展信息服务活动, 可以从以下几个方面着手:第一, 要懂得信息资源的合理配置。合理配置主要体现在时间、空间和数量方面。秘书信息配置的合理性主要是指信息从产生、出发、接手到进入利用的时间间隔。第二, 信息资源要体现对其他资源的开放性和驾驭作用。只有在科技的作用下, 才能对物质资源或者能源资源进行最大限度的开发和利用。第三, 组织的重要资源体现在管理活动中所产生的信息中, 因此需要对这些信息进行处理和加工, 最终形成不同的信息流。秘书工作的主要内容就是表现在秘书信息工作方面。秘书人员在整理信息这个过程中, 要对原始信息的价值做出相应的判断, 同时要预测信息的未来价值, 最终实现信息价值的最大化。

五、结束语

在秘书开展工作的过程中, 要充分认识到信息的地位和重要性。还要运用现代化的信息技术手段, 挖掘信息中的新内容, 高效快捷地捕获、分析、整理以及利用相关信息, 更好地位领导决策提供信息服务。

摘要：信息工作在秘书工作中占有重要的地位, 收集、整理以及利用有关信息是秘书工作的主要内容之一。现代秘书的信息素养, 是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求, 自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力, 信息素养作为一种高级技能, 具有很强的实践应用性。信息素养的培养教育就应受到高度重视, 秘书可以通过制定明确的培养目标, 创建良好的培养环境, 突出信息技能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养。

关键词：秘书工作,信息,领导

参考文献

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[6]王洁.信息时代高校教学秘书信息素养的培养[J].科技情报开发与经济, 2008 (29) .

秘书信息原则 篇8

摘要：教务秘书，是整个高职院校教务管理系统中的一个重要角色，在日常的教学管理中起着举足轻重的作用。随着高职院校信息化水平的不断提高，教学管理的信息化、现代化是未来的发展趋势。因此对教学秘书的工作提出了新的要求，本文主要讨论信息化情况下的教务秘书的工作特点。

关键词：教务秘书信息化特点

中图分类号：G64

1教务秘书在教学管理中的位置

设立高等院校的目的是为了社会培养适合并且是优秀的人才，以适应社会主义市场经济的发展需要，就像企业必须生产出合格的产品满足市场需要一样。公司用现代企业管理制度来保证产品的质量，同样，高校必须用现代化的教学管理手段来保证教学质量。高效的教学管理方法才能生产出优秀的人才，因此，在高校的日常管理工作中，教学管理是重中之重。

在教学管理的各级各类管理队伍中，有一个角色即特别，又重要，这就是教务秘书。在绝大多数实行二级管理的学院中，都设置了教务秘书一职，该职位主要负责本学院的日常教学管理工作，并是学校教务处和二级学院联系的纽带。然而本文并不是讨论二级学院的教务秘书，而是教务处的教学秘书。不论从工作任务的繁重程度还是在教学管理中所处的位置，教务处的教学秘书要比二级学院的教学秘书起着更大的作用。

首先，在教务处跟各个二级学院之间所有教学工作的连接当中，教务秘书担当主要作用。教务秘书是教务处对各学院、系部的日常教学工作进行组织、管理的联络人，是命令和任务的主要传达者和具体执行者。教务处下达的各类教务文件和通知，都由教务秘书安排执行，并在过程中进行必要的催促督察。最后，由教务秘书统一汇总和整理，上交到教务处处长。在教务教学的整个具体执行过程中，教务秘书既是命令的下达者，又是执行者和管理者。另外，学校的其他职能部门，如人事处、财务处、保卫处、后勤处、工会等，都跟教务秘书进行经常的工作联系。

其次，教务秘书作为教务处处长的得力助手，直接参与各项教学管理工作，是高校教学管理队伍中的精英力量。从课程教学大纲、计划的制定执行，教师授课计划表的验收上交，到每学期的公选课、必修课、体育选项排课，再到教师备课、上课情况的督查，以及每学期协助质控部进行期中教学质量检查等等。在各种形式的教学管理活动中，教务秘书都是直接的参与者。

最后，教务秘书接触的人群远远比二级学院秘书广泛很多，教务秘书不仅仅要面对二级学院秘书、各个系部的一把手，教务处的各个同仁，还要面对全校的不同教职工和在校生。

教务处的各项工作，例如学生对任课教师课堂教学效果的收集和处理；选课的组织；专业的分流和学籍移动，四、六级考试；实习材料收交归档；毕业生资格审查；毕业生证书发放等各种大小事务，都决定了教务秘书必须面对复杂的人群。

2教务秘书在信息化下的工作要求

2.1具备较强的业务能力。教务教学秘书的基本要求是必须懂得教育教学规律，了解和掌握教学管理常规工作，明白教学各个环节的要求和标准。要非常熟悉教务处制定的规章制度，确保教务管理的规范化和制度化，掌握教务工作规范及流程，不断增强教务管理运作能力、组织能力和协调能力，具备与所从事教务管理相关学科的基本知识。了解全校教学大纲、教学计划和课程设置，了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系，熟悉教学过程和教学规律。虽然不能面面俱到，但是一定要做到心中有数。具备一定的档案管理与归纳能力。从管理实践经验来看，计算机和信息化类专业比较适合担任教务秘书。

2.2教务秘书必须具有掌握和运用计算机、网络技术为代表的信息技术的能力，以便于提高工作效率。教务秘书自己必须提高认识，树立全面的信息化工作观念，适应教务教学管理的信息化和科学化，必须确立以现代教育理论为指导的信息化工作理念。必须变革传统的工作模式、管理模式、管理方法，充分吸收其他行业信息化管理的有益经验，探索基于信息化、现代化条件下的高校教务秘书工作新模式。

教务秘书必须能够熟练的使用计算机进行日常工作的文档、表格处理，应用网络和教学管理系统实现办公自动化。这不但能提高工作效率，而且能减轻管理中的部分工作量，为各级教学管理部门提供便捷优质的服务。教务秘书要重视收集教育教学各方面的信息，例如老师对管理工作的意见、对专业设置的感受和人才培养方案的评价。同时，教务秘书要收集其它兄弟院校的信息；例如其它高校相关专业的设置和调整及教学管理模式。对已经收集到的信息，教务秘书要及时地整理归纳，然后向教务处领导反馈，以便领导能全面的掌握整个学校的教学现状，做出正确的决策。所以，信息化的资料管理和积累，对积累教学经验，改进教学质量，提高管理水平，探索信息化条件下高校教学管理规律具有重要的意义。

教务秘书要加强自身信息化能力的培养。随着现代化教育技术的迅速发展，教务秘书不能仅仅满足于打印文件、查询成绩等简单的计算机操作，还应该会运用现代教学管理系统进行日常教学管理，回答教师和学生的管理咨询，网上办公等计算机应用技能。随着网络技术的普及、教学技术的网络化已成为必然。因此，为了保障教育教学适应教育现代化的要求，要求教务秘书能娴熟地运用各种现代化的教育技术装备，为教师提供一流的教学服务。教务秘书要抽时间参加必要的计算机类应用技能的培训，加强对网页制作、图像处理等基本的多媒体应用技术的学习和使用，以便于对学生的照片等多媒体类资料的存档和编辑。为了适应管理的需要，保证教学管理系统的畅通，必须充分利用校园网，学习并使用现代化的校园计算机管理信息平台，熟练操作排课系统、学籍与学历系统、成绩管理系统、教学质量监控系统、命题与考试系统等教学管理系统，提高自动化管理工作中的水平，减少人工管理和人为因素的影响，达到即时、规范、高效的管理。将教务系统管理员和教务处秘书的职位合二为一，是一种不错的管理尝试，在实际管理中也取得了不错的管理效果。

2.3教务秘书要有较强的组织管理能力和协调沟通能力。教务秘书应该具备独立开展工作的能力，在完成上级下达任务的同时，依据实际情况灵活主动的工作，对责任范围内的工作能得心应手的组织实施。同时应具备驾驭复杂局面的能力，协调好各部门的关系，尤其是教与学的关系，学校和家长的关系，应该积极的避免矛盾的激化，作为学校、希部、教师、学生之间的桥梁和纽带，在日常工作减少不必要的摩擦和争端，创造一个和谐的工作氛围，提高工作效率。良好的协调沟通能力是教务秘书必须具备的主要素质能力之一。具体表现为要做好教务处与二级学院的协调沟通工作，保证教学任务、考试、调停课、计划和大纲等各项工作的顺利开展，做好教务处内部的协调沟通工作，保证开学初课表的发放，教学任务的下达、期中教学检查、期末考试安排，监考的落实以及听取教师对教学管理工作的建议，最后是与其它系部的教学秘书保持良好的关系，这样不仅有利于教务处开展工作，并且可以真实的反馈各个系部的教学信息和存在的问题，必须迅速与相关领导联系，向有关方面反应，及时的解决问题。由此可见，教务秘书必需具有良好的协调沟通能力，与方方面面都建立起一种稳定默契的关系，才能顺利地开展工作。

3教务秘书工作中的新问题

高校教务秘书承担繁重的教学任务，在教学管理中具备重要的作用。但是教务秘书工作内容繁杂、不易量化，非常琐碎，且工作难度和业绩不易体现，因此教务秘书往往不被重视。