文书档案分类方案（精选10篇）
文书档案是记载了社会发展中各种现实事物发生的整体过程，通过对历史客观记录来衡量某一时期领导人供给，同时是反应某一时期各个基层、部门建设和科技成果开发的主要措施。伴随着社会发展中，人们对文书档案认识的不断增加，文书档案分类是与档案整体工作的基本出发点和根本目的，是保持文件之间历史联系发生各种矛盾的过程中能够充分的考虑和保管，利用相应的方便来实现档案管理效率。在文书档案工作中，分类是通过将文件按照不同的形式和形成机关等因素分开，避免出现不同机关文件的混杂，造成档案管理工作的混乱。
1、分类法
就是根据形成和处理文件的，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施，其在分类的过程中需要注意一下几个方面：
一是在实际社会活动中，不仅有通用的公历，其中也有一些特殊行业和部门是按照工作性质和工作特点的需要来对档案在应用中采用过去农历方式进行编制的，这就造成档案在分类中容易混淆的问题，因此在分类的过程中需要对这种情况严加分析，避免出现文档分类的混乱。
二是某些文件上有几种日期，如起草日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、发布日期和收文日期等，这些日期有时还不属于同一。在这种情况下，要根据文件的具体情况确定一个最能说明文件时间特点的日期。通常的做法是：内部文件和一般发文以文件的写成日期为根据；来往文件中收文以收到日期为根据；法律、法令和条例等法规文件以批准日期或公布、生效日期为根据；指示、命令等指令性文件以文件签署日期即落款日期为根据；计划、总结、预算、决算、统计报表等以内容所针对的时限为根据；跨处理的专门案卷、来往文书等可放入关系最密切的或最后结案的。
三是一些文件由于某种原因没有标注或找不到日期，对此需要根据文件的具体情况，采取适宜的办法考证和判定文件的准确或近似的日期，并将其妥善归类。在文书档案的管理工作中，对分类要求日益增加。文书档案在管理中一般都是通过以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，元件与复制件为一件，转发文件与被转发文件。
四是在分类的过程中一般都是通过将一份文件结合实践特征来进行整理，这是通过成文时间、签发时间、批复时间、通过实践和公布时间等，不过在目前的分类管理中一般应用醉倒的是文件的签发时间。以文件签发时间来判定文件的所属是当前对各个单位和企业进行总结的主要方法，同时也是按照新方法取消其中内容的主要手段。
2、组织机构分类法
就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
采用组织机构分类方法应具备一定的条件：第一，立档单位每年设立的内部组织机构应当基本稳定。内部组织机构经常调整变化的立档单位，不宜采用这种方法。第二，立档单位设立的各个内部组织机构应当能够反映该单位的职能分工情况，并且每个组织机构具有较稳定的基本工作任务或职责，其工作活动的内容及过程应同该机构承担的相关职能保持一致。第三，立档单位的文件上应有各组织机构在形成及承办文件时留下的标记，如收文章、发文号等。
组织机构分类法的类别设置，一般是以立档单位内第一层组织机构分类，需要时也可以分到第二层组织机构，往往有一个机构就设一个类。如果一个单位的机构包括办公室、人事部、财会部、组织部、宣传部等，采用组织机构分类法就可将档案分为办公室类、人事部类、财会部类、组织部类、宣传部类等。各类的排列次序一般按习惯或正式文件的规定，把领导机构、综合机构排在前面。
3、问题分类法
就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。它以文件的内容为标准，按文件所涉及的问题（事由）分类。如一个全宗内的档案可以按人事、计划、生产、销售等类别分类，销售类内的档案还可以按广告宣传、推销、运输、售后服务等进一步分类。这种分类方法要求问题的概括应当准确并且范围明确，各个同级类目应当互相排斥，并按文件的主要内容进行归类。因此，相对而言，这种分类方法要求档案人员具有较高的业务水平。
为确保每份文件都能正确归类，使用问题分类法时应注意以下几点：一是在设置分类体系和类目时，要仔细研究立档单位的职权范围和工作任务，并依据档案的具体情况分门设类；二是分类层次和类目不宜过多过碎，否则人们在理解上容易发生误差；三是要正确使用逻辑学原理设置类目；四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件；五是若一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类别。
在实际工作中，由于全宗内文书档案构成的复杂性，单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别是比较少的，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。各单位最常用的分类方法主要有：——组织机构分类法、——问题分类法、——机构——保管期限分类法、保管期限————机构分类法。
文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。
本单位采用的分类方法是按——机构——保管期限的复式分类法进行分类。文件材料归类分为以下几种：
一是分：将归档文件材料按形成或处理分开归类。
二是分机构：归档文件材料在分的基础上，再按其内容归入分类方案中相应“机构”类。
三是分保管期限：将归档文件材料又在分机构的基础上，再按其分类方案中所列对应的保管期限分类。
四是在相同、相同保管期限内，按“机构”归类的文件材料较少的，可按顺序进行综合归类。
关键词：锦屏文书,档案分类
锦屏文书是经济学、历史学、民族法学、生态学和人类学等诸多学科研究的重要档案史料。近年来,锦屏文书在保护和学术研究方面取得了突破性的进展。同时,从思维方式到业务操作,都出现了许多分歧,其中也存在着某些明显的混乱。因此,从理论与实践的结合上探讨档案分类问题,具有重要的现实意义。
1.按材质分为纸契、布契和石契。锦屏契约文书以纸质为主,但也有少量的布契和石契。⑴纸契。纸契种类有质量较好的绵纸和毛边纸,也有本地产的质量较差的土纸。书写纸契的纸张规格各有不同,大的超过1平方米,小的不到0.2平方米。其中,固本乡培亮村范修谭家保存的一份契册长2.08米,宽0.53米。多数纸契宽和长在0.3—0.6米之间。⑵布契。布契是用本地尚未染色的苗侗土布书写的,此类出现不多。⑶石契。村寨或家族发生重大的山林权属转移或重大的山林权属纠纷得到有效解决,人们则将权属转移契约或纠纷仲裁文镌刻在石碑上立于村寨醒目处,以供子孙“永远为据”。今河口乡锦宗村脚尚存一块刊于清乾隆五十一年(1786),确定该村民众乌租、乌迫一带山场杉木分成股份的“石契”。而山林权属纠纷仲裁文碑县内多有保存,尤其以与湖南省靖州县交界的铜鼓镇岔路村最多。
2.按是否加盖官府印戳分为“红契”和“白契”。“红契”的数量不到总数的10%,而且多是水田买卖类契约。其余90%以上为未加盖官府印戳的“白契”。⑴“红契”。锦屏契约文书加盖官府印戳为“红契”。这又分为主动盖戳和强制盖戳。有的民众担心今后发生权属纠纷而主动到官府加盖官府印戳。乾隆、嘉庆两朝,贵州省布政司先后下令各地民众持所有田山契约到所在府县盖印课税。1913年,贵州省民政厅下文要求各地民众将田山买卖契约文书送所在县验证课税。民国中后期,民众田山买卖契约基本上都到县府交税打印。⑵“白契”。锦屏林多地少,官府历来重田轻山,课税往往按水田计征,对林业基本上采取“无为而治”,山林基本无课税。加上锦屏地区清代属黎平府开泰县或直属黎平府管辖,锦屏距黎平80公里,交通不便。府县对此地区管理甚为疏松,因此,山林等其他契约依旧是“白契”居多。
3.按内容划分为十类契约。⑴山林田土买卖契约。1山林买卖契约。山林买卖契约文书包括赠予、析分等契约,是锦屏所有契约文书中数量最多的一类,约占总数的30%。这类契约文书形式大体相似,通常都包含立契主题、立契人、出卖山林土地缘由、山林土地来源、地名和四至、买主、价格、买卖双方的权利义务、中间人、立契时间、执契人等方面的内容,有税的田地还注明所承担的税数。2水田买卖契约。水田买卖契约形式上与山林买卖契约基本相似,亦多包含立契主题、立契人、出卖山林土地缘由、山林土地来源、地名和四至、买主、价格、买卖双方的权利义务、中间人、立契时间、执契人等方面的内容。有的契约还加有外批。清代中期,官府对县内水田基本上作了登记造册,按田亩大小摊派税粮,故相当部分契约中都对该田应纳税粮等作了交待。因山多田少,人们以水田作为家庭经济命脉,极为珍视。为了保证所置水田权属的合法和稳定,田主多数主动持田契到黎平府或开泰县验证加盖官印。3房地产买卖契约。房地产买卖契约包括房屋、仓库、猪牛圈及地基的所有权变化文书。此类契约通常包括有立契人、立契原因、房地产名称、来源、四抵及附带物、价钱、买卖双方的权利义务、中证人、代书人、时间、执契人等项内容。有的还要加以说明的事项进行批注。4其他卖契。主要是河塘鱼塘、菜园等标的形成的契约。此类契约文书数量较少。⑵租佃契约。1佃山造林契约。和山林田土买卖契约一样,所有佃契通常都包括立契主题、立契人、佃山造林缘由、山林所有人、地名和四至、双方的权利义务、中间人、书契人、立契时间、执契人等方面的内容。在所有山场租佃契约中,主佃双方的权利义务都规定得十分严格而又具体,特别对佃户的约束和要求尤甚。2其他佃契约。其他佃契约包括田土、耕牛和不动产的租赁契约。⑶合同。1生产经营合同。生产经营合同多指生产经营收益分配合同文书,以租佃山场造林收益分成合同文书居多,其次是木材贸易过程中产生的收益分配合同。旧时立分合同,通常将一式二份合同空白处折左右拼合,于两纸中间骑缝处书写“閤”或“立分合同为据”等字样,位于左边的字称左契,反之称右契。2财产分析合同。一是集体财产分析合同。这类合同指的是村寨或家族公共所有的山林、田土或水域等不动产的股份分析文书。通常包括立合同人、析分财产的状况和缘由、各持有人分占具体情况、对各所有人的要求、凭中人、书合同人、时间和持有人姓名等项,有的还加批注。二是家庭财产分析合同。这类合同指的是家庭中父子兄弟对家庭山林、田土和房屋等不动产瓜分的合同文书,通常称为分关或关文。此类文书通常包括立合同人、原因、共有财产状况、各人分占情况、立合同人共同义务、中证人、书合同人、时间等。因对财产具体股份的占有通常采用拈阄形式来确定,故合同中对每人所拈得阄号亦书写明白。⑷财产捐赠契约。1捐赠契约。财产捐赠基本上是个人向宗祠、村寨或桥头会、南岳会、老人会等组织捐献私有财产作为公用的证明文书,捐赠者或为好公益事业的殷富者,或无子女的孤寡老人。2赠送契约。锦屏县内旧时个人财产赠送多为父母送给子女山林土地等不动产的凭据,女儿出嫁时以陪嫁礼物形式出现较多。⑸典当契约。锦屏县内旧时典当物多为水田,间有少数每年皆有收入的核桃山、油茶山,同时房屋、粮仓地基等不动产亦有典当发生。典当契约文书通常包括有立典人、缘由、典物名称及具体情况、典价、典期、双方权利义务、中间人、书典人、立典时间、外批等十部分。⑹借贷契约。锦屏县内旧时民间互相借贷银钱财物等均需书写借契。借契一般包括立契人、借贷缘由、借贷数目、利息、归还时间、抵押等项,有的还加有批注。另有一类“讨字”,形式上不用支付报酬,实际上往往得支付相应报酬。“讨字”文书至今在农村仍有出现,尤其是阳地基和阴地基的买卖多以此形式出现。⑺清白文书。过去,锦屏县内民间纠纷得到调解后,往往要书写文字以作凭据。据理方一般要求写清白字以证明自己无过错,过错一方往往被要求书写甘结或认错。此类文书通常包括立字人、立字缘由、事实真相、调解情况、中证人、对过错方要求、立字时间、批注等。⑻诉讼与仲裁文书。1诉讼词稿。清康熙以后,随着汉族文化的传播,县内人民亦渐学会利用封建王朝法律维护自己的合法权益。对利益纠纷的解决,县内苗、侗族传统习惯是先向本寨本团首人禀告,请求其裁决。如寨老、款首等裁判不下,有的当事双方便邀约到附近的庙宇中砍鸡鸣神,请其决断,但大多数还是自己或请人书写诉讼词向官府告状。在锦屏民间保存下来的契约文书中,有相当一部分属于诉讼词稿。2仲裁文书。县内旧仲裁文书指由地方团款组织和府、县、土司衙门对民间纠纷审理后所形成的判决文书。此类判决书以山林土地方面为多。⑼乡规民约。清代乾隆以后,官府加强对县域的行政管理。在官府的要求和影响下,县内各村寨纷纷按官府的要求,结合本地的传统习惯制定相应的乡规民约。诸乡规民约以社会治安方面较多,山林管护、环境保护和婚俗改革方面的也不少。⑽其他文书。1山林财产座簿。山林财产座簿指的是山林田土等不动产的登记清册。旧时契约文书较多的人家,都有座簿对山林田土契约按地名或处落根据具体情况逐一抄录,有的则节录。其目的一是为平时查验方便,二是为避免频繁翻动契约原件。山林田土较多的人家则有多册,山林、田土、房地产分开登记。诸产业发生增减变化,则及时在簿中批注。有的村为应付有可能出现的山林权属纠纷,将各家各户的契约文书造册逐一登记,需要时便按册上门提取。此方面以平略镇岑梧村最为典型。2账务清册。在锦屏契约文书资料中,有相当部分系人们在生产生活中形成的账目清单,尤其以合伙买卖山场杉木收益分配账目较多和具体。3婚姻契约。在锦屏契约文书资料中,还有少量属婚姻方面内容,包括订婚、退婚、转让童养媳或因婚姻纠纷引起的争讼裁决等。
4.按形成的时间分为清代、民国、土地改革以后契约。⑴清代契约。清代的契约文书最多,占总数的64.4%,其中又集中于乾隆、嘉庆、道光、光绪四个时期。锦屏已收到的契约文书中,最早一份是在平略镇岑梧村收到、于清康熙五十四年(1715)订立的买山契约。⑵民国契约。民国时期的契约文书占32.03%。⑶土地改革以后契约。1952年土地改革以后,虽然政府明文废除土地私有制,禁止土地买卖,但各村寨间群众私下转让、调换宅地基、墓地等契约文书不断产生,有的村寨还出现集体或个人的佃山造林合同。⑷另有少量年代不清的契约文书。
5.按是否粘连分为单契和连契。⑴单契。契约为单张,不粘连是为单契。锦屏文书除了少部分水田买卖类契约,绝大部分为单契。⑵连契。乾隆、嘉庆两朝,贵州省布政司先后下令各地民众持所有田山契约到所在府县盖印课税,实行粘连契。民国二年(1913),贵州省民政厅下文要求各地民众将田山买卖契约文书送所在县验证课税,锦屏县部分群众持其所有田契和部分(认为重要或有潜在权属纠纷)山林契约文书到县验证纳税,随后便较多地出现粘尾连契约。
《档案界》会员a1976211
从上述背景材料看，笔者初步推断会员所服务的集团公司为一家工业企业。该公司档案分类方案的编制要符合国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》(以下简称《规则》)的基本要求。
一般地说，档案分类方案由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。从分类方案的体系结构看，a1976211会员整理的该公司档案分类方案，没有标示编制说明、分类表、使用说明三个部分。
对照《规则》，笔者认为a1976211会员整理的分类方案还有不妥。一是a197621l会员将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，有违《规则》第4条“工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类”的规定。二是《规则》第9条规定“声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号”，而a1976211会员在分类方案中错误地将照片类、磁光介质类、实物类档案归入特种载体类档案，并将其单独设置为一级类目。三是a1976211会员在分类方案中将人事档案类的二级类目按姓氏来划分的做法与《规则》有关规定不符。
根据《规则》，笔者对该公司档案分类方案提出以下建议：一是严格按照分类方案体系结构的要求，编制该公司的档案分类方案。档案分类方案应由编制说明、分类表、使用说明三部分组成。编制说明包括分类方案的编制目的、分类的依据、规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。分类表是分类方案的主体部分，它是将立档单位各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序，以图表的形式表示出来。使用说明，主要说明档号标示和案卷排列方法，二是遵循以全部档案为对象的分类原则，按照工业企业档案分类一级类目的设置要求，取消其原分类方案中将其综合档案室档案的一级类目分为文书档案类、科技档案类、会计档案类、特种载体类、人事档案类的做法，将其档案设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类，如果该集团公司是特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归人上述10大类目时，可根据实际需要增设一级类目。如果该集团公司是规模小且每年形成的文件材料数量又过少的街道、乡镇工业企业和非工业企业可在不违背分类原则的基础上，结合本企业的情况减少一级类目。三是声像、照片或其他非纸质载体形式档案应该视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管。特殊载体档案，如，照片、录音带、录像带、计算机软盘、缩微胶片(胶带)等非纸质载体形式的档案不单独设置类目，应根据其内容特征同纸质档案统一分类、整理，并做到分箱或分库保管。其管理要求、方法可参照中华人民共和国国家标准(GB/T11821—89)《照片档案管理规范》的规定执行。四是科学合理地设置干部职工档案类的二级及二级以下类目。干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，其中干部档案类目设置要按《干部档案工作条例》有关规定执行。干部档案的排架方法按干部、职工、退休职工、死亡职工排列。
档案分类方案是立档单位文件归档和档案管理的业务规范，也是档案分类、组卷、编目、排架的依据性文件。工业企业在制订档案分类方案时，应遵循以企业全部档案为对象。依据企业管理职能。结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用的原则。
为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索的标准化和规范化，便于档案信息资源的开发利用，更好地为领导决策和各项工作服务，根据国家档案管理的有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。第一条 本方案规定了档案分类的原则和方法、档号标识及归档范围和保管期限。
第二条 档案分类原则是以公司所有在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体的分类、整理和排架管理。
第三条 本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。
1、公司文件（代号：01）
2、办证管理（代号：02）
3、合同管理（代号：03）
4、基本建设（代号：04）
5、检验报告（代号：05）
6、行政管理（代号：06）
7、人事档案（代号：07）
8、体系文件（代号：08）
9、声像实物档案（代号：09）
第四条 二级类目的设置方法如下：
1、公司文件、办证管理、合同管理类的二级类目，按职能部门设置；
2、基本建设类的二级类目，按厂区或基建项目设置；
3、检验报告类的二级类目，按产品种类或型号设置；
4、行政管理类的二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其他设置；
5、人事档案类的二级类目，按部门/人名设置；
6、体系文件类二级类目按厂区、类别和年限设置；
7、声像档案类的二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类的三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类的二级类目，按荣誉品、纪念品、其他设置；
8、专业档案类的二级类目根据实际情况进行设置。
第五条归档文件 1.本部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
2.整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。3.归档：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
3.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。3.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
3.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
3.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。4.组件（件的组织）
4.1 件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
4.2 件内文件排序 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。
第六条 分类
1.办公室应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
2.归档文件一般采用—机构（问题）—保管期限、—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。a）按分类 将文件按其形成分类。跨一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同的文件，统一按文件签发日期判定所属。跨形成的会议文件归入闭幕年。跨办理的文件归入办结年。当形成无法考证时，为其归档，并在附注项加以说明。b）按机构分类 将文件按其形成分类。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。c）按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。
3.排列 a)归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。b)同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。c)会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
4.编号 a)归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“DX-01·2017-Y-XZ-0001”。5.4.3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：DX。b）档案门类代码·：归档文件档案门类代码由。为文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用2位汉语拼音字母，如行政办公室代码“XZ”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。f)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。g)归档章应将档号的组成部分，即全宗号、、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项。归档章中全宗号、、保管期限、件号、机构按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。5.编目
5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。5.5.2归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。a）序号：填写归档文件顺序号。b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。g)密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。i）备注：注释文件需说明的情况。
5.5.3归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。
5.5.4归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。修整、装订、编页、装盒和排架编辑 6.修整
6.1归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。
6.2归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。6.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。6.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。7.装订
7.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。7.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。7.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。7.4永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。7.5永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。
7.6定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。8.编页
8.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。
8.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。8.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。
9.装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。9.1 档案盒
9.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。9.1.2 档案盒应采用无酸纸制作。9.1.3备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。c）整理日期：归档文件整理完成日期。d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。
10.排架 10.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。10.2 归档文件按—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，便于实体管理。10.3 归档文件按—保管期限—机构（问题）分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架，便于档案移交进馆。11.归档电子文件的整理要求编辑
11.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般要求”的规定。
11.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理符合要求。
11.3归档电子文件整理，应符合实用性。12.归档文件目录式样
12.1(资料性附录)归档文件目录 序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注
一 文书管理
1．各级文件通知
各级政府、部门下发的法规、文件、通知
2．学校文件制度
学校制发的文件和规章制度等
二 教学管理
1．各种计划措施 教导处、教研组等工作计划、措施
2．各种工作总结 每学期教导处、教研组等工作总结
3．总课程及三表 总课程表、作息表、值周表、校历活动表
4．分周各种安排 各种工作的分周安排表
5．业务学习记录 每周业务学习记录、签到卡 6．常规检查记载 教学常规工作的检查记载
7．教学活动资料 各种教学活动的方案、图片过程等资料
8．各种竞赛资料
各种教学竞赛的方案、图片过程等资料
9．质量分析报告 每期的教学质量分析报告、半期质量分析
10．考试成绩汇总表 每期的全镇考试成绩汇总表（简报）
11．教学环节考核表 教师每期、每月教学环节考核表
12．教学效果考核表 教师每期的教学效果考核表
13．学生表彰奖励 每期的学生表彰奖励资料 14．师生变动情况统计表 每期的师生变动情况统计表 15．普实工作资料 每期普实工作相关资料
16．教研工作资料 每期教研工作相关资料 17．继续教育资料 每期继续教育工作相关资料
18．课题研究资料 课题研究相关资料
三 学籍管理
1．新生花名册 每年一年级新生入学花名册
2．在校学生名册 每期全校在校学生名册
3．转入学生名册 每期的转入学生名册
4．转出学生名册
每期的转出学生名册
5．毕业学生名册 每年六年级毕业学生名册
6．学生学籍卡 各年级学生学籍卡
7．学生期末考试成绩册 每期的学生期末统一考试成绩册
8．学生基本技能考核表 每期的学生基本技能考核及考核表
9．毕业考试成绩册 每年六年级毕业学生考试成绩册
10．学生基本情况统计表 每期的学生基本情况统计表
四 教师管理
1．教师花名册
每期的教师花名册
2．教师考勤临代调课登记 每期的教师考勤及临代课、调课登记
3．教师获奖情况记载 每年教师先进表彰、竞赛获奖情况记载
4．教师业务档案
教师业务档案
在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：
1.按形式来划分
以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：
固定格式的商务文书
常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。
非固定格式的商务文书
而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。
2.按内容用途来划分
以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：
通用的商务文书
常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。
礼仪性的商务文书
档案办 陈碧兰
综合档案室保管着这么一份文书档案（中华民国37年。湛江市发生鼠疫期间政府的相关文件），那么文书档案的定义是什么？什么文件才可以归档呢？下面就由我来给大家做下普及。
文书档案，是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案。它记录了机关、团体、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此，文书档案通常也被称作管理性档案。
文书档案来源于文件。文件办理完毕后经鉴定具有保存价值的部分，经过归档整理，转化为文书档案。归档文件分为六大类：
一、规范性公文，规范性公文是党政机关、社会团体、企事业单位等在公务活动中形成的、以强制力推行的、用以规定各种行为规范的文件，为行政工作提供标准和范式。
二、领导指导性公文，常用于上级对下级进行领导指导工作。
三、公布性公文，常用于公布各种重要信息。
四、陈诉呈请性公文。
五、商洽性公文，主要是指函。
六、证明性公文，主要包括证明信、介绍信、协议书、会议纪要等四种。
那么归档范围是依照什么来划分的呢？归档范围应以本单位工作活动为主，即“以我为主”，突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点。既不能“有文必档”，不管文件的价值和来源，凡是文件都归档；也不能“有档不归”，将有价值、属于归档范围的文件漏掉。
对于我们医院来说文件材料归档范围有4条原则：
1、反映医院主要职能活动和基本历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、医院工作中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、医院需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；
文书工作是办公室工作的重要组成部分，文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务，组织公文运转，充分发挥公文的作用，为有效地推进工作服务。
学校文书工作的具体任务是：
第一，做好收文处理包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办；
第二，做好发文处理包括：拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作；
第三，做好文书管理包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括学校的各种会议记录。
（三）值班工作
学校办公室要做好值班的工作。负责安排值班、值班检查、值班统计；每天查看值班记录，了解值班情况，发现问题及时反馈；做好值班人员的管理和值班室的管理工作。
（四）会务工作
会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。
搞好会务工作的关键是：
1、会前要做好充分准备:这是保证会议开好的前提，包括（1）安排议题（2）确定会名、会期、会址（3）准备会议文件（4）提名与会人员（5）编辑与会人员名单（6）确定会议议程（7）制定会议通知（8）选择、布置会场及安排座位、座次。
2、会中严密组织：主要工作有（1）签到（2）文档的印制分发（3）安排发言（4）会议记录（5）会议纪要与编发简报（6）生活保障与安全。
3、会后要妥善处理好有关事宜：主要有（1）会议总结（2）文件处理（3）会议决议的贯彻落实（4）其它事务性处理。
做好会务工作要遵循以下原则：
1、要做好充分准备；
2、要进行周密安排；
3、要做好周到服务；
4、要协调好各方面关系。
（五）档案工作
学校档案工作就是用科学的原则和方法管理学校档案，为学校各项工作服务。学校档案工作的基本任务是：
1、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规，组织有关人员学习档案知识，总结经验。
2、制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
3、负责收集、整理、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。
4、做好档案的编研和开发利用工作。
文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度
1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度
（一）归档范围
1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
7、公司及各部门的工作计划、总结。
8、本公司的各种统计报表。
9、信访工作材料。
10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
13、专业技术职称评审材料。
（二）归档时间
1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。
2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。
（三）归档要求
1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。
2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。
（四）档案管理
1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。
2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
（五）档案利用
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。
2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。
3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。
文书档案管理办法
一、管理职责
（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。
（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。
（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。
（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。
（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。
（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。
（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。
（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。
二、立卷归档
（一）归档范围
凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。
（二）归档要求
1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。
2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。
3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。
4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。
5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。
（三）归档时间
1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。
2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。
3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。
三、档案利用
（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。
（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。
（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。
（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。
四、档案保管
（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。
（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。
（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。
（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。
（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。
（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
五、档案统计
（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。
（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。
（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。
（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。
（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。
六、档案鉴定和销毁
（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。
（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。
（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
七、保管期限
（一）办公室文书保管期限
1．上级机关下发的由办公室承办的文件材料
永久
2．党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料
永久
3．人事厅工作总结报告及计划、规划
长期
4．人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料
永久
5．由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料
永久
6．人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复
永久
7．办公室工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
8．办公室编写的《河北人事信息》
长期
（二）机关党委、人事处文书保管期限
1．党组会议记录、纪要
永久
2．人事处工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
3．本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料
永久
4．厅机关干部任免和工作人员考核奖惩的文件材料
永久
5．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料
长期
6．本厅职工调动工作行政工资介绍信存根
长期
7．本厅职工花名册及党员统计表
永久
8．省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料
长期
9．厅考核目标工作报告等有关材料
长期
（三）纪检、监察室文书保管期限
1．上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料
永久
2．本厅制定的有关廉政建设的文件材料
永久
3．清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料
长期
4．对本厅干部党纪、政纪处分材料
永久
（四）综合规划处文书保管期限
1．机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件
长期
2．全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
3．全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件
长期
4．省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
5．干部统计资料、报表
永久
6．机关事业单位职工人数、工资总额统计报表
永久
（五）政策法规处文书保管期限
1．贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等
永久
2．全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件
永久
3．公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见
永久
4．公务员制度实施工作批复及其他重要文件
永久
5．企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等
永久
6．有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话
永久
7．人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见
永久
8．重要调研资料和报告
长期
9．省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等
永久
（六）录用聘用管理处文书保管期限
1．有关录用工作的政策性文件
永久
2．重要工作向上级的请示及领导批示
永久
3．本处工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料
长期
4．审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料
长期
（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限
1．省直单位非领导职务评定情况
永久
2．有关省政府行政机关非领导职务评定文件
永久
3．行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知
永久
4．系统表彰奖励的文件材料
永久
5．有关全省奖励升级的文件材料
永久
6．有关全省政务公开的文件
永久
（八）人才流动开发处文书保管期限
1．本处干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料
永久
2．有关干部调配、毕业生分配的政策规定
永久
3．本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料
永久
4．本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料
永久
（九）培训教育处文书保管期限
1．全省公务员培训工作规划、计划、总结、报告
永久
2．全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料
长期
3．本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料
永久
4．工作总结和工作安排
长期
（十）工资福利处文书保管期限
1．全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规
永久
2．全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定
长期
3．关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复
长期
4．机关事业单位工作人员福利政策
长期
5．机关事业单位工人考核政策
永久
6．全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见
长期
7．离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见
长期
（十一）职称管理处文书保管期限
1．专业技术职务评审的有关政策法规
永久
2．组建（调整）中、高级评审委员会的批复
永久
3．破格晋升高级职务审批表及有关证明材料
永久
4．向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整
永久
5．省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见
永久
6．省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见
永久
7．职改工作计划、总结、汇报、意见
永久
8．省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料
永久
9．省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复
长期
10．全国专业技术资格考试合格名单及软盘
永久
11．各种数字统计表（汇总表）
永久
12．职改信息
长期
（十二）专家管理处文书保管期限
1．国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件
永久
2．享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料
永久
3．科技人员家属“农转非”方面的政策法规
长期
4．跨世纪人才选拔的有关文件材料
永久
5．非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料
长期
6．河北省留学人员联谊会的有关文件材料
长期
（十三）军官转业安置培训处文书保管期限
1．军官转业安置工作的有关政策法规
永久
2．省军转工作小组、军转办文件、简报
永久
3．军转办向上级的请示、报告
永久
4．省军转转业干部花名册定向名单、领导批示
短期
（十四）职称考试中心文书保管期限
专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘
长期
（十五）录用考试中心文书保管期限
1．全省招录公务员考试考务的规定和办法
长期
2．具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表
短期
3．笔试试卷、面试题本、题库
长期
4．全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料
长期
（十六）人才交流中心文书保管期限
1．人才流动宏观管理政策性文件
永久
2．人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、计划、总结、报告
永久
3．人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规
永久
4．组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料
长期
5．向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料
永久
（十七）人事信息中心文书保管期限
1．事企业单位干部统计报表
永久
2．国家公务员统计报表
永久
3．退休干部统计报表
永久
4．参照公务员管理的国家机关干部统计报表
永久
5．机关事业单位工作人员工资统计报表
永久
6．推广GPMS有关文件
长期
（十八）工考中心文书保管期限
1．工人技术等级（职务）培训考核的政策法规
永久
2．工人晋升技术等级（职务）审批人员名单
长期
（十九）省编制委员会办公室文书保管期限
1．全省机构编制工作计划，总计报告
永久
2．省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文
永久
3．有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料
永久
4．省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要
永久
5．机构编制工作会议及联席会议材料
长期
6．本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料
长期
7．本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件 永久
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